A Administração Pública tem vindo a levar a cabo várias reformas no sentido de tornar os Municípios mais eficientes e eficazes, através do desenvolvimento de vários tipos de operações, de forma a reduzir custos e melhorar o relacionamento com os cidadãos/munícipes e outras entidades. Para tal, foram definidos como objetivos a simplificação, reengenharia e desmaterialização dos processos da Administração Pública Local.
Os objetivos da reengenharia e desmaterialização de processos são os de ajudar a melhorar e controlar as operações dentro da Administração Pública Local, minimizar as demoras dos processos, eliminar erros e desperdícios, reduzindo os custos associados e aumentando a eficácia e eficiência. Segundo o SAMA (Sistema de Apoios à Modernização Administrativa), a reengenharia de processos é o “desenho ou redesenho do processo, com o propósito de obter melhorias significativas de desempenho nas atividades dos organismos intervenientes, seja a nível de custos, qualidade do serviço ou tempo de execução, elevando assim a qualidade do serviço da Administração Pública perante cidadãos e empresas”.
O processo de desmaterialização e reengenharia de processos é complexo, considerando a CIRA que os Municípios associados necessitam de exponenciar e alavancar os conhecimentos e práticas internas neste âmbito.
Numa primeira fase, pretendemos que sejam definidas regras e políticas no âmbito da reengenharia e desmaterialização de processos em termos intermunicipais, consequentemente uma implementação individual. Pretende-se a aquisição e implementação de plataformas tecnológicas que corporizassem essas práticas de reengenharia, simplificação e desmaterialização. Entendemos que esta componente é crucial para alavancar a desmaterialização de processos externos e a processos internos. Face à especificidade desta área de intervenção, deverá recorrer-se a entidades que reúnam as condições essenciais para a implementação destas novas metodologias e ferramentas. Devem também assegurar-se que as plataformas existentes ou a adquirir dão resposta às necessidades e que existe uma permanente adaptação à legislação em vigor.
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Assim, ao nível dos processos externos e internos deve proceder-se ao levantamento, desenho do modelo de negócio e implementação de workflows. As Plataformas já existentes ou a ser adquiridas pelos Municípios facilitam esta desmaterialização e reengenharia dos processos, transformando os processos feitos em papel para suporte digital.
A presente componente visa consolidar os investimentos realizados na disponibilização de serviços públicos integrados online, alavancar um novo paradigma de reengenharia, simplificação e desmaterialização de processos, focando a sua ação em práticas de harmonização. Consequentemente, os investimentos considerados seguem esse mesmo princípio, bem como a disponibilização de novas plataformas de interação com os cidadãos/munícipes e as empresas, como por exemplo, a faturação eletrónica, sendo que a presente operação é transversal a todos os Municípios associados da CIRA, promovendo-se desta forma uma administração em rede. Esta componente obriga à implementação de um conjunto de atividades e subactividades, apresentadas nos pontos seguintes.
3.1 Desmaterialização de Processos de Negócio
3.1.1 Reengenharia e desmaterialização de Processos Externos Plataforma de Gestão de Atendimento – novas funcionalidades 3.1.1.1
DETALHE DOS OBJETIVOS
Como objetivos desta componente, destacamos como principal a consolidação da plataforma de gestão documental e processos. A CIRA procura, acima de tudo, complementar a plataforma existente com novas funcionalidades, garantindo assim uma uniformização completa dos processos desmaterializados numa única solução.
Resultante da componente de desmaterialização dos processos e dos seus resultados, esta atividade tem também como objetivo garantir que todos os processos levantados sejam implementados na solução através da ferramenta de BPM, exigindo assim que todos os processos municipais estejam desmaterializados eletronicamente e disponíveis na gestão documental.
3.1.1 Reengenharia e desmaterialização de Processos Externos Plataforma de Gestão de Atendimento – novas funcionalidades 3.1.1.1
Os Municípios de Águeda, Estarreja, Ílhavo, Oliveira do Bairro, Sever do Vouga e Vagos já dispõem de uma solução de serviços online, no entanto para garantir os objetivos da presente operação é necessário disponibilizar novas funcionalidades e garantir a integração com o ERP existente da MEDIDATA, nomeadamente, a implementação uma nova ferramenta de construção de formulários e uma aplicação de apoio ao executivo.
FUNDAMENTAÇÃO
O desenvolvimento e implementação de processos estruturados nos Municípios permite um aumento significativo da organização documental e ganhos de eficácia significativos.
Urge complementar a plataforma de atendimento com novas funcionalidades e consolidar a desmaterialização dos processos, disponibilizando a totalidade dos processos de forma estruturada na plataforma.
Considerando o contexto aplicacional dos beneficiários desta atividade (Águeda, Estarreja, Ílhavo, Oliveira do Bairro, Sever do Vouga e Vagos), com a presente atividade pretende-se potenciar o uso das ferramentas existentes.
Pretendemos a aquisição de uma solução direcionada para o Executivo Municipal, com o objetivo de despachar documentos de forma rápida e eficiente e uma solução para construção de formulários de atendimento com o objetivo de simplificar o desenho de formulários nas soluções existentes de atendimento.
CARATERIZAÇÃO TÉCNICA / ATIVIDADES
Os Municípios de Águeda, Estarreja, Ílhavo, Oliveira do Bairro, Sever do Vouga e Vagos já dispõem de uma solução de atendimento, no entanto para garantir os objetivos da presente operação é necessário disponibilizar novas funcionalidades e garantir a integração com o ERP existente da MEDIDATA.
Novas funcionalidades, por Município:
1) Solução para o Executivo municipal
A solução deve permitir o acesso, via dispositivos móveis, a várias funcionalidades das aplicações do ERP MEDIDATA, permitindo uma aproximação do executivo aos seus cidadãos.
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3.1.1 Reengenharia e desmaterialização de Processos Externos Plataforma de Gestão de Atendimento – novas funcionalidades 3.1.1.1
Esta solução tem de possibilitar a consulta e tratamento das tarefas pendentes geradas pelo sistema de gestão documental, permitindo visualizar o documento digital.
2) Solução para construção de formulários de atendimento
O objetivo desta nova solução para construção de formulários de atendimento é permitir e facilitar o desenho de formulários web, cujo objetivo final é a criação de vistas em sagaweb que integrem código HTML e código SAGA, possibilitando a sua utilização enquanto formulários e modelos para geração de documentos ou vistas nas aplicações.
Pretende-se resumidamente implementar as seguintes atividades:
Instalação e implementação de novas funcionalidades nos Municípios de Águeda, Estarreja, Ílhavo, Oliveira do Bairro, Sever do Vouga e Vagos;
Formação nas novas funcionalidades e na instalação e operacionalização dos Serviços Online, por Município: o Formação mínima de 7 horas para gestores/administradores;
o Formação mínima de 7 horas para utilizadores da aplicação;
o Formação mínima de 21 horas para implementação e disponibilização das novas funcionalidades. RESULTADOS ESPERADOS
Implementação de novas funcionalidades: solução para o Executivo Municipal e solução para construção de formulários de atendimento;
100% dos processos levantados estarem implementados na plataforma numa forma estruturada;
3.1.1.2 Plataforma de Gestão de Atendimento – novas soluções
DETALHE DOS OBJETIVOS
Como objetivos desta componente temos a disponibilização de uma da plataforma de gestão de atendimento, nomeadamente, os beneficiários cujo o ERP é da AIRC. Resultante da componente de desmaterialização dos processos e dos seus resultados, esta atividade tem também como objetivo garantir que todos os processos levantados sejam implementados na solução através da ferramenta de BPM, exigindo assim que todos os processos municipais estejam desmaterializados eletronicamente e disponíveis na gestão documental e/ou nos serviços online.
Pretende-se dotar os Municípios com o ERP AIRC deste tipo de soluções (Albergaria-a-Velha, Anadia, Aveiro e Ovar) e, assim, garantir o mesmo nível de serviços para todos os Municípios beneficiários da operação.
FUNDAMENTAÇÃO
O desenvolvimento e implementação de processos estruturados nos Municípios permite um aumento significativo da organização documental e ganhos de eficácia significativos. O processo de BPM iniciado de forma inovadora em diversos Municípios necessita agora de uma fase de consolidação que permita uma evolução da plataforma e integração dos processos desenhados na reengenharia realizada. A componente BPM (Business Process Management) foi uma das prioridades do anterior projeto de Modernização Administrativa, disponibilizando atualmente uma ferramenta partilhada que agiliza os processos internos dos Municípios, melhora a integração e respostas em tempo adequado. Urge agora disponibilizar estas ferramentas a todos os beneficiários da operação e consolidar a desmaterialização dos processos, disponibilizando a totalidade dos processos de forma estruturada na plataforma.
Face ao contexto aplicacional dos Municípios de Albergaria-a-Velha, Anadia, Aveiro e Ovar, entende-se que se deve manter a mesma linha de atuação e de implementação, dando continuidade à política existente em cada um desses beneficiários.
Propõe-se para esta componente a implementação de uma plataforma de atendimento para os beneficiários que ainda não dispõe da mesma. CARATERIZAÇÃO TÉCNICA / ATIVIDADES
Plataforma de atendimento que permita a gestão de atendimento e do relacionamento com os munícipes, bem como a integração, automação e capacidade de monitorização e acompanhamento de um qualquer pedido ou interação do cidadão/munícipe ou empresa.
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3.1.1.2 Plataforma de Gestão de Atendimento – novas soluções
Integração de forma transversal na totalidade dos serviços relativos às competências e atribuições da autarquia, incluindo serviços relacionados com o urbanismo, ambiente, atividades económicas, águas e saneamento, ação social, cultura e desporto;
Perspetiva global e consolidada das interações, processos e serviços prestados a um determinado cidadão/munícipe ou empresa. Acesso à correspondência trocada como o cidadão/munícipe e a empresa, à conta-corrente, etc.;
Total integração com o sistema de informação e de gestão documental da organização, permitindo o encaminhamento imediato dos pedidos para os serviços responsáveis pelo seu tratamento e resposta;
Suporte para a integração de pagamentos eletrónicos seguros dos serviços prestados, permitindo a integração automática dos registos da receita cobrada no sistema de informação da organização. Integração nativa com a Plataforma de Pagamentos da Administração Pública (PPAP).
Gerir os conteúdos dos diferentes canais (Intranet, Balcão de Atendimento, Site de Serviços e outros que venham a ser identificados) numa única aplicação de manutenção.
Pretende-se resumidamente implementar as seguintes atividades:
Instalação e implementação da plataforma de atendimento nos Municípios de Albergaria-a-Velha, Anadia, Aveiro e Ovar;
Formação nas novas funcionalidades e na instalação e operacionalização dos Serviços Online, por Município: o Formação mínima de 14 horas para gestores/administradores da plataforma;
o Formação mínima de 56 horas para utilizadores da aplicação.
RESULTADOS ESPERADOS
Implementação de todas as funcionalidades e integrações das novas plataformas;
100% dos processos levantados estarem implementados na plataforma numa forma estruturada;
3.1.1.3 Implementação – Reengenharia e desmaterialização de processos externos para as áreas de: atendimento/serviços online DETALHE DOS OBJETIVOS
Com a presente atividade pretende-se consolidar e reforçar as práticas adquiridas no âmbito da reengenharia e desmaterialização, nomeadamente, no âmbito do modelo atendimento multicanal implementado.
Pretende-se, igualmente, o reforço da capacitação dos “atendedores”, visando a alavancagem das competências adquiridas nas componentes específicas, avaliando Município a Município, em função das suas necessidades casuísticas.
FUNDAMENTAÇÃO
Esta atividade visa proporcionar uma melhor partilha do conhecimento e uma melhor gestão na tramitação dos processos de atendimento municipal, através do uso das ferramentas disponíveis. Pretende-se fazer um melhor controlo de prazo dos mesmos, através da implementação de circuitos estruturados com workflows, bem como outros mecanismos que contribuam para uma gestão mais eficiente daqueles processos de atendimento/serviços online.
Com a presente atividade pretendemos a reengenharia de processos de atendimento e dos serviços online, por Município, alinhada com a estratégia definida no modelo de governação intermunicipal para a modernização administrativa.
CARATERIZAÇÃO TÉCNICA / ATIVIDADES
Entendemos ser fundamental efetuar o levantamento e tratamento casuístico dos workflows dos processos de atendimento/serviços online em cada um dos beneficiários da operação, eliminando dos procedimentos as atividades redundantes ou sem valor acrescentado, apenas cumprindo as melhores práticas, a legislação e a estratégia definida pelos executivos.
Propõe-se as seguintes atividades:
Reuniões de trabalho com os elementos chave com vista à reengenharia dos processos e procedimentos de atendimento e serviços online;
Levantamento, redesenho e implementação de processos de atendimento e serviços online: 25 processos por beneficiário;
Modelação e revisão de processos com o desenho dos fluxogramas;
Produção dos documentos de suporte para os processos alvo: fluxogramas e fichas de processo;
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3.1.1.3 Implementação – Reengenharia e desmaterialização de processos externos para as áreas de: atendimento/serviços online
Capacitação on the job dos elementos chave de competências base e técnicas, incluindo temáticas funcionais, organizacionais, administrativas e legais;
Monitorização da implementação dos sistemas de atendimento e de gestão documental. RESULTADOS ESPERADOS
Redesenho de 25 novos serviços por beneficiário;
Produção dos documentos de suporte para os processos alvo: fluxogramas, formulários e fichas de serviço;
100 % dos processos levantados estarem redesenhados implementados na plataforma numa forma estruturada.
3.1.2 Reengenharia e desmaterialização de Processos Internos
3.1.2.1 Plataforma de Gestão Documental – novas funcionalidades
DETALHE DOS OBJETIVOS
A presente atividade visa reforçar as soluções tecnológicas no âmbito da modelação, automatização e otimização de processos, no âmbito da plataforma de gestão documental e processos existentes nos beneficiários desta atividade, bem como garantir o mesmo nível de serviço entre os mesmos. Com a inclusão destes módulos, vamos complementar a plataforma existente garantindo assim uma uniformização completa dos processos desmaterializados numa única solução.
Resultante da componente de desmaterialização dos processos e dos seus resultados, esta atividade tem também como objetivo garantir que todos os processos levantados sejam implementados na solução através da ferramenta de modelação compatível com a plataforma de gestão documental existente nos beneficiários, exigindo assim que todos os processos municipais estejam desmaterializados eletronicamente e disponíveis na gestão documental e/ou nos serviços online.
Os Municípios de Águeda, Estarreja, Ílhavo, Oliveira do Bairro, Sever do Vouga e Vagos já dispõem de uma solução de gestão documental, no entanto para garantir os objetivos da presente operação é necessário disponibilizar novas funcionalidades e garantir a integração com todo o ERP existente da MEDIDATA.
3.1.2 Reengenharia e desmaterialização de Processos Internos
3.1.2.1 Plataforma de Gestão Documental – novas funcionalidades
FUNDAMENTAÇÃO
O desenvolvimento e implementação de processos estruturados nos Municípios permite um aumento significativo da eficácia na organização documental. Urge complementar a plataforma de gestão documental com novas funcionalidades e alargar a desmaterialização dos processos, disponibilizando a totalidade dos processos objeto de reengenharia na presente operação de forma estruturada.
Pretende-se com a presente atividade disponibilizar uma aplicação integrada e transversal ao sistema de informação existente nos Municípios beneficiários, que processa e encaminha a informação através da modelação, automatização, integração e otimização dos fluxos de processos do município. O acompanhamento constante do fluxo de informação gera uma melhoria no controle dos processos de trabalho, acelerando a sua progressão e possibilitando uma resposta mais adequada ao munícipe, com o aumento de qualidade dos serviços e melhoria dos prazos de resposta internos/externos.
Esta consolidação permitirá nos Municípios abrangidos uma maior eficácia e eficiência na gestão interna e obtenção de maiores resultados na organização documental interna do município e na disponibilização de serviços online.
CARATERIZAÇÃO TÉCNICA / ATIVIDADES
Com esta atividade pretende-se alargar a implementação da gestão documental em áreas complexas do Município, como são as áreas: Recursos Humanos, Património, Gestão de atividades, Gestão de máquinas, Contratação Pública, Atas, Execuções Fiscais e Contraordenações.
Pretende-se resumidamente implementar as seguintes atividades:
Instalação e implementação de novas funcionalidades da gestão documental nos Municípios de Águeda, Estarreja, Ílhavo, Oliveira do Bairro, Sever do Vouga e Vagos;
Consolidar a plataforma de gestão documental com a disponibilização do módulo de workflow e arquivo;
Implementação de novas componentes de workflow, designadamente, na ligação de módulos associados à gestão interna de processos;
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3.1.2 Reengenharia e desmaterialização de Processos Internos
3.1.2.1 Plataforma de Gestão Documental – novas funcionalidades
Formação mínima num total de 14 horas para gestores da aplicação e utilizadores;
Formação mínima de 21 horas para gestores/utilizadores em implementação de processos (atividades de desenho, modelação e importação) utilizando a ferramenta de interface gráfica para desenho dos fluxogramas dos processos.
RESULTADOS ESPERADOS
Implementação de todas as funcionalidades e integrações das novas plataformas;
100% dos processos levantados estarem implementados na plataforma numa forma estruturada;
Implementação de mecanismos de assinatura e tratamento digital dos processos objeto da reengenharia na presente operação.
3.1.2.2 Plataforma de Gestão Documental – novas soluções
DETALHE DOS OBJETIVOS
Como objetivos desta atividade temos a disponibilização de uma plataforma de gestão documental, nomeadamente, para os beneficiários cujo o ERP é da AIRC (Albergaria- a-Velha, Anadia, Aveiro, Ovar e CIRA).
Resultante da componente de desmaterialização dos processos e dos seus resultados, esta atividade tem também como objetivo garantir que todos os processos levantados sejam implementados na solução através da ferramenta de BPM, exigindo assim que todos os processos municipais estejam desmaterializados eletronicamente e disponíveis na gestão documental e/ou nos serviços online.
FUNDAMENTAÇÃO
O desenvolvimento e implementação de processos estruturados nos Municípios permite um aumento significativo da organização documental e eficácia. Urge complementar a plataforma de gestão documental com novas funcionalidades e alargar a desmaterialização dos processos, disponibilizando a totalidade dos processos objeto de reengenharia na presente operação de forma estruturada.
3.1.2.2 Plataforma de Gestão Documental – novas soluções
Pretende-se com a presente atividade disponibilizar uma aplicação integrada e transversal ao sistema de informação existente nos Municípios beneficiários, que processa e encaminha a informação através da modelação, automatização, integração e otimização dos fluxos de processos do município. O acompanhamento constante do fluxo de informação gera uma melhoria no controle dos processos de trabalho, acelerando a sua progressão e possibilitando uma resposta mais adequada ao munícipe, com o aumento de qualidade dos serviços e melhoria dos prazos de resposta internos/externos.
Esta consolidação permitirá nos Municípios abrangidos uma maior eficácia e eficiência na gestão interna e obtenção de maiores resultados na organização documental interna do município e na disponibilização de serviços online.
CARATERIZAÇÃO TÉCNICA / ATIVIDADES
A nível dos processos internos com a Plataforma de Gestão Documental, será feita a implementação da desmaterialização e reengenharia na área administrativa e financeira, da faturação eletrónica, gestão de recursos humanos e gestão de reuniões.
De entre as várias funcionalidades disponíveis, está o sistema de gestão documental, o qual permite gerir, editar, digitalizar, guardar e localizar todos os documentos do Município, fazendo a integração dos processos ou com sistemas externos via web services. A possibilidade de incorporar a assinatura digital permitirá ao Município a redução de tempo e custos originados pela eficiência da plataforma. A constituição de um arquivo digital, também poderá ser implementada, de acordo com as normas legais. A plataforma é integradora dos serviços online e balcão único de atendimento, permitindo também gerir documentos produzidos neste tipo de aplicações. A faturação eletrónica e a aplicação dos sistemas de avaliação dos recursos humanos são outra funcionalidade disponível.
A Plataforma de gestão documental deve suportar toda a atividade da organização de processos/documental, com capacidade de gerir e pesquisar toda a documentação que entra e sai da organização, de uma forma segura e acessível, em qualquer lugar. Solução que permita acompanhar e visualizar o circuito de toda a documentação e pedidos, desde a sua criação até à conclusão do facto que originou, reunindo, num só local, todos os fluxos de tramitação, informação e documentos dispersos por diferentes soluções, assegurando assim a sua gestão simplificada, integrada e ágil.
Pretende-se que a ferramenta trabalhe em ambiente Web, esta solução pode ser integrada com a plataforma de serviços online. Pretende-se ainda que a ferramenta tenha um módulo complementar que permite modelar e implementar processos de negócio numa notação standardizada - BPMN (Business Process Modeling Notation) - podendo usá-los para abraçar mecanismos de melhoria contínua e modernização administrativa
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3.1.2.2 Plataforma de Gestão Documental – novas soluções
A plataforma deverá garantir funcionalidades específicas, tais como:
Permissão para a captura por digitalização de todos os documentos recebidos, bem como o seu tratamento e consequente registo;
Ferramenta de gestão de processos (BPM) baseada em software opensource, que permite modelar e implementar processos de “negócio” a partir de workflows existentes e baseados em notações standard, podendo usá-los para proporcionar uma melhoria contínua das atividades e processos da organização, tornando- as mais simples e melhorando a sua eficiência;
Registo de indicadores de performance dos processos que permitam a análise e introdução de melhorias na sua definição. Contribui para o aumento do rigor e