REFLEXÕES SOBRE A CONTRIBUIÇÃO DOS CONTROLES DE GESTÃO NO PROCESSO DECISÓRIO DE UMA PEQUENA EMPRESA
Ana Helma Bauermann1
Vinicius C. da S. Zonatto2
RESUMO
Este estudo tem por objetivo identificar de que forma os controles de gestão podem contribuir para com uma organização comercial de pequeno porte na melhoria do processo decisório. A metodologia utilizada na pesquisa é caracterizada como um estudo de caso, de natureza descritiva, com abordagem qualitativa dos dados. Inicialmente procurou-se identificar o ambiente atual de controle da organização, bem como seu nível de utilização. A seguir, se verificou como os controles de gestão podem melhorar o processo decisório da empresa. Os principais controles utilizados são de natureza financeira e utilizados freqüentemente pela organização. Contudo, são obtidos de forma manual. Observa-se que, por meio da informatização do ambiente de controle da empresa, torna-se possível integrar os controles utilizados e melhorar o processo decisório. Os principais benefícios que podem ser obtidos com esta integração são: agilidade da geração da informação; segurança, confiabilidade, e precisão no conteúdo que esta sendo analisado; e, objetividade dos dados.
Palavras-chave: Controladoria, Controles de Gestão, Organizações Comerciais
ABSTRACT
This study aims to identify how the management controls can help with a small business organization in the improvement of decision making. The methodology of the research is characterized as a case study, descriptive in nature, with a qualitative approach. Initially we attempted to identify the current environment to control the organization and their level of use. Then there was how the controls management can improve business decision-making. The main controls used are financial in nature and often used by the organization. However, they are made by hand. It is observed that through the computerization of the company's control environment, it becomes possible to integrate the controls and used to improve decision making. The main benefits that can be obtained with this integration are: speed of information generation, security, reliability, and accuracy in content that is being analyzed, and objectivity of the data.
Key-words: Controlling, Controls Management, Business Organizations .
1 Introdução
1 Graduanda do Curso de Ciências Contábeis da Faculdade Dom Alberto.
2Professor Orientador, Doutorando em Ciências Contábeis e Administração e Mestre em Ciências
Atualmente as empresas do ramo comercial em geral se deparam cada vez mais com a necessidade de se estruturarem melhor e com segurança, tendo em vista o aumento das exigências legais, bem como da competitividade entre as organizações. Segundo Oliveira, Silva e Perez (2007), um procedimento de relevância primordial nas empresas é o estabelecimento adequado de um ambiente de controle, que possa, de forma tempestiva e segura, subsidiar o processo decisório da empresa.
De acordo com Crepaldi (2007) os instrumentos de controle têm por objetivo auxiliar a organização na salvaguarda de seus ativos, verificando a exatidão e fidelidade dos dados e relatórios, desenvolvendo a eficiência nas operações, comunicando e estimulando o cumprimento das políticas, normas e procedimentos administrativos da empresa. Frezatti (1997, p. 28) explica que “um instrumento de controle gerencial é aquele que permite apoiar o processo decisório da organização, de maneira que ela esteja orientada para os resultados pretendidos”.
Os instrumentos de controle fornecem assim as informações gerenciais que subsidiarão as decisões. Nesta perspectiva, Aguiar e Frezatti (2007), citados por Lavarda e Gorla (2011, p. 1), explicam que o “controle gerencial pode ser então entendido como o processo de guiar organizações em direção a padrões viáveis de atividade em um ambiente caracterizado por mudanças”. Logo, pode-se verificar a importância dos controles de gestão para a organização, uma vez que, por meio destes, torna-se possível avaliar decisões passadas, bem como efetuar projeções futuras, a fim de maximizar os resultados da empresa.
Neste contexto, buscando-se contribuir para com a empresa pesquisada na melhoria de seus processos de gestão, realizou-se este estudo, cujo objetivo central da pesquisa, consiste em identificar de que forma os controles de gestão podem contribuir para com uma organização comercial de pequeno porte na melhoria do processo decisório. Para tanto, a questão problema que norteia a pesquisa é: Como os controles de gestão podem contribuir na melhoria do processo decisório?
De forma mais específica busca-se: a) identificar os instrumentos de controle utilizados pela organização; b) verificar o nível de informatização e freqüência de utilização dos mesmos; e, c) propor melhorias na estrutura do ambiente de controle da empresa. O trabalho justifica-se pela aplicação prática e contribuição a organização pesquisada, e está estruturado da seguinte forma: além desta
introdução, apresenta-se a seguir uma fundamentação teórica para o estudo. Na seqüência, descrevem-se o método e os procedimentos da pesquisa. Por fim, são destacados os resultados e as considerações finais do estudo.
2. Fundamentação Teórica
2.1 A contribuição da controladoria na gestão das organizações
Uma das áreas da contabilidade em expansão é a controladoria, a qual está relacionada diretamente ao estabelecimento de um ambiente adequado de controle nas empresas. Segundo Mosimann e Fish (1999), a controladoria tem como papel principal coordenar os esforços para conseguir um resultado positivo. Oliveira, Perez e Silva (2007) explica que a controladoria é a área responsável por projetos, bem como sua elaboração, implementação, execução e manutenção de sistemas integrados de gestão das informações operacionais, financeiras e contábeis de uma empresa.
Por meio da controladoria, a organização define de que forma será delineado seu ambiente interno de controle. Após a definição de quais são as necessidades informacionais estabelecidas pelo gestor, a empresa estabelece quais controles de gestão serão necessários se utilizar, para a obtenção das informações que subsidiarão o processo decisório da empresa (FIGUEIREDO; CAGGIANO, 2006).
De acordo com Oliveira. Perez e Silva (2007), a principal contribuição da controladoria para com as empresas, refere-se ao estabelecimento de um ambiente de controle que seja capaz de gerar informações úteis a tomada de decisão. Contudo, Beuren (2000) explica que um dos grandes desafios da utilização da informação para a tomada de decisão é a capacitação dos gestores em utilizar a informação para alcançar os objetivos propostos.
Segundo a autora, gerada a informação, torna-se necessário que o gestor esteja capacitado a utilizá-la. Assim sendo, verifica-se que não basta apenas o delineamento do sistema de gestão da organização, mas sim, a sensibilização dos gestores, dos benefícios que podem ser obtidos por meio da utilização destes instrumentos de controle. Neste contexto, torna-se oportuno identificar, como os controles de gestão podem contribuir para com o processo decisório nas organizações, o que se passa a apresentar a seguir.
2.2 Instrumentos de Controles de Gestão e o Ciclo de Vida das Organizações
Para se gerenciar o desempenho de uma empresa é fundamental a utilização de sistemas de controle que possibilitem uma visão sistêmica da organização como um todo. De maneira geral, pode-se verificar que os instrumentos de controles estão relacionados aos “planos da organização e o conjunto integrado de métodos e procedimentos adotados pela entidade na proteção de seu patrimônio” (OLIVEIRA, PEREZ; SILVA 2007, p. 23).
A utilização deste controles varia de organização, para organização. No entanto, entidades que utilizam instrumentos de controle possuem um melhor processo decisório (BEUREN, 2000). Uma das razões que influenciam a utilização ou não de instrumentos de controles nas empresas está relacionada ao estágio de desenvolvimento da mesma, também denominado de ciclo de vida organizacional.
Os estágios de desenvolvimento do ciclo de vida consistem em um período com características próprias e se definem na trajetória de vida de uma organização (ADIZES, 1990). Estudos acerca desses estágios evidenciam que a postura da administração, visível através das práticas de gestão durante os estágios de desenvolvimento dos ciclos de vida das empresas, influencia as chances de sobrevivência destas organizações (FROHLICH; ROSSETO; SILVA, 2007, p. 140).
Logo, pode-se verificar que os instrumentos de controle podem contribuir para com a melhoria nos processos de gestão, fornecendo informações úteis, tempestivas e oportunas, que contribuem na avaliação do negócio como um todo. Contudo, a não utilização destes controles, pode inviabilizar uma organização, uma vez que decisões podem ser tomadas sem uma avaliação correta da real situação da empresa.
Dentre os possíveis benefícios que podem ser obtidos através da utilização de tais instrumentos de gestão, Oliveira (2007) destaca: o estabelecimento de um ambiente adequado de controle, agilidade na geração da informação, segurança, confiabilidade e precisão no conteúdo que esta sendo analisado, além é claro da objetividade dos dados que podem ser acessados a qualquer tempo. Neste sentido, conhecer o ambiente de controle, bem como as necessidades informacionais das organizações é o primeiro passo para a avaliação do mesmo. Mesmo em organizações no início do seu ciclo de vida, o ambiente de controle deve ser projetado, de forma que, se utilizado, possa contribuir para com a tomada de
decisão. O ambiente de controle em empresas na fase do ciclo de vida da infância é o tema abordado a seguir.
2.3 O Ambiente de Controle em Empresas na Fase da Infância
Adizes (1990) propõe uma classificação para o ciclo de vida das organizações baseados em nove estágios evolutivos (Pré-fase: Namoro; Primeira fase: Infância; Segunda fase: Toca-toca; Terceira fase: Adolescência; Quarta fase: Plenitude; Quinta fase: Estabilidade; Sexta fase: Aristocracia; Sétima fase: Burocracia incipiente; e, Oitava fase: Burocracia e morte). A primeira fase do ciclo de vida das organizações, a qual a empresa pesquisada encontra-se atualmente, refere-se à infância.
Após deixar o estágio do Namoro, onde o fundador assume o risco e a empresa nasce, no estágio da Infância ocorrem fortes mudanças na organização que passa a atuar e interagir junto ao meio real. A empresa, agora criada, necessita comprar, produzir, vender, receber e desenvolver-se (ADIZES, 1990). Nesta etapa, o ambiente de controle da empresa passa a ser desenhado, conforme as crenças do gestor. Logo, os controles nem sempre são mais adequados, no entanto, são os controles que o gestor acredita serem necessários, para o desenvolvimento do negócio (BORINELLI, 1998).
De acordo com Maluche (2000), nesta etapa a empresa implementa controles financeiros básicos. Estes por sua vez dão suporte ao gestor, na mensuração e análise do resultado financeiro da empresa. A finalidade aqui é apurar a rentabilidade do negócio, por meio das sobras de caixa. A Figura 1 apresenta a estrutura ideal do ambiente de controle para pequenas empresas na fase do ciclo de vida da infância.
Fonte: Maluche (2000)
Observa-se na Figura 1, que, mesmo sendo considerados por vários pesquisadores como controles básicos de gestão, a estruturação de um ambiente de controle, por meio da proposta apresentada por Maluche (2000), tem condições de atender as necessidades informacionais das pequenas organizações. Por meio desta, torna-se possível estabelecer um ambiente de controle que permite ao gestor avaliar tanto o desempenho financeiro de sua empresa, como as necessidades de reposição de mercadorias, através da gestão dos estoques (e/ou fabricação de produtos). Neste contexto, utiliza-se da abordagem proposta pelo autor, para a realização deste estudo. A seguir, apresenta-se a metodologia da pesquisa.
3 Metodologia da Pesquisa
A metodologia da pesquisa é caracterizada como um estudo de caso, de natureza descritiva, com abordagem qualitativa dos dados. De acordo com Gonçalves e Meirelles (2004), “os estudos de casos são métodos adotados para explicar os fenômenos ou problemas que apresentam características peculiares, alguma idiossincrasia com destaque que justifique o esforço da pesquisa.
Ao que se refere as pesquisas descritivas, Gil (2009) explica que estas por sua vez “têm como objetivo primordial a descrição das características de determinada população ou fenômeno ou o estabelecimentos de relações entre variáveis”. Em relação a abordagem qualitativa, Gonçalves e Meirelles (2004) destacam que esta caracteriza-se como um método adequado para investigação de valores, atitudes, percepções e motivações, ou seja fornece opções subjetiva e latente.
Inicialmente procurou-se realizar uma pesquisa bibliográfica, com o intuito de se obter maior conhecimento sobre o tema. A seguir, procurou-se efetuar a coleta dos dados, para que se pudesse concluir sobre o objeto em estudo. Esta etapa da pesquisa consistiu na realização de entrevistas, do tipo semi-estruturadas, onde se
procurou identificar o ambiente de controle atual da organização, seu nível de informatização e freqüência de utilização.
De acordo com Severino (2007), a entrevista se caracteriza como a “técnica de coleta de informações sobre um determinado assunto, diretamente solicitados aos sujeitos pesquisados.” As entrevistas da pesquisa foram realizadas no período de outubro e novembro de 2010, aplicada ao sócio responsável pelo gerenciamento da empresa. Após a análise e interpretação dos dados coletados, delineou-se a nova proposta de controle para a organização.
Esta por sua vez foi apresentada à direção da empresa, bem como aos facilitadores que se encontram na organização para o desenvolvimento de um software de gestão, que atenda também as exigências legais de implantação da nota fiscal eletrônica. Destaca-se como limitação da pesquisa, o fato desta proposta, até a conclusão deste trabalho, não haver sido implantada na empresa, razão pela qual os resultados encontrados não podem ser confirmados empiricamente na organização. A seguir são apresentados os resultados deste estudo.
4 Análise e Interpretação dos Resultados da Pesquisa 4.1 Caracterização da Empresa Pesquisada
Este estudo foi desenvolvido em uma empresa do ramo comercial alimentício, localizada em Linha Santa Cruz. A organização caracteriza-se como uma pequena empresa familiar e atende clientes de diversas localidades, fornecendo gêneros alimentícios e comercializando bebidas em geral.
A empresa foi constituída em 1999 e atualmente conta com seis colaboradores. A organização está em processo de mudança, buscando profissionalizar-se a fim de manter-se competitiva no mercado. Além disto, a empresa esta em fase de implantação do sistema de notas fiscais eletrônicas, razão pela qual motivou-se a realizar este estudo, onde se busca contribuir para com a mesma, na melhoria de seus processos de gestão.
4.2 Análise dos Dados
A primeira etapa da pesquisa consistiu na identificação do ambiente de controle da organização, bem como, o nível de informatização do mesmo. Os controles de gestão, utilizados pelas empresas, tem por objetivo subsidiarem o processo decisório. Logo, com a utilização de recursos tecnológicos, torna-se possível a obtenção de informações gerenciais úteis e oportunas, com maior agilidade e presteza.
Neste sentido, pode-se verificar que a maioria dos controles utilizados pela organização, estão relacionados às questões financeiras. O Quadro 1 evidencia os resultados desta análise.
Quadro 1 – Evidenciação dos controles de gestão utilizados e nível de informatização
Observa-se no Quadro 1 que os controles utilizados pela organização são: contas a pagar, contas a receber, controle de disponibilidades (Fluxo de Caixa), controle de despesas, controle de vendas e conciliação bancária. Os controles utilizados, tipicamente de origem financeira, auxiliam o gestor no processo de análise dos recursos disponíveis e as obrigações de curto prazo da empresa.
Busca-se estabelecer uma disponibilidade mínima, para honrar com os compromissos da organização, remunerar o capital dos acionistas e, por conseqüência, viabilizar a perenidade da mesma. A empresa pesquisada ainda não utiliza controles permanentes de estoques, avaliando os mesmos, pelo sistema de inventário periódico. Também não são utilizados controles de gestão avançados, que buscam avaliar o desempenho da empresa, como análise da margem de contribuição, ponto de equilíbrio e alavancagem operacional.
De acordo com o gestor, por ser uma empresa de pequeno porte e de origem familiar, este prefere gerenciar a organização, de forma centralizada, sem delegar
atribuições, que podem impactar financeiramente a empresa. Até este momento, o mesmo não percebeu a necessidade de investir em implantação de controles informatizados, razão pela qual a empresa não possui investimentos em tecnologia da informação.
Com o advento da obrigatoriedade da adoção por parte das empresas da nota Fiscal Eletrônica, a empresa terá que adequar-se a esta nova realidade. Assim sendo, acredita-se que será mais fácil a sensibilização do gestor, quando o mesmo perceber as vantagens que podem ser obtidas, por meio da utilização destes controles.
Destaca-se que as principais vantagens que podem ser obtidas, por meio da implantação de um ambiente adequado de controle informatizado, são: agilidade da geração de informação, segurança, confiabilidade, precisão no conteúdo que esta sendo analisado, objetividade, rapidez no fornecimento da informação, entre outros benefícios (PADOVEZE, 2007).
De maneira geral pode-se destacar que a informatização dos processos de controle na organização podem reduzir a incerteza na tomada de decisão, aumentando a qualidade da decisão do gestor. Contudo, o mesmo deve ponderar a respeito da relação custo beneficio da geração da informação versus o custo para produzi-la. A próxima etapa da pesquisa consistiu na identificação da freqüência de utilização destes controles.
4.2.2 Análise da freqüência de utilização dos controles utilizados pela empresa
Após a identificação do ambiente de controle da organização, bem como, o nível de informatização do mesmo, procurou-se verificar a freqüência de utilização destes controles. Pode-se verificar que os controles relacionados a entrada e saídas de recursos financeiros, possuem freqüente utilização. Os resultados encontrados vão ao encontro dos apontamentos do gestor, quando ao delineamento do sistema atual de controle utilizado pela empresa (Quadro 1). Logo, a empresa utiliza atualmente os controles para monitorar diariamente as entradas e saídas de recursos.
Contudo, ao que se refere à conciliação bancária realizada pelo gestor para verificação da compensação de cheques emitidos, sua utilização não apresenta a mesma freqüência. Questionado sobre a utilização deste controle, o gestor informou
que ao emitir o cheque, já reduz este valor de suas disponibilidades, havendo assim a necessidade de apenas se verificar se de fato ocorreu a compensação do mesmo (posteriormente), procedimento que é executado semanalmente.
De posse destas informações, procurou-se ainda verificar, de que forma a organização poderia melhorar o processo decisório, por meio do delineamento de um novo ambiente de controle, no entanto, informatizado. Os resultados são apresentados a seguir.
4.2.3 Estabelecimento de um novo ambiente de controle
Considerando-se os achados de Beuren (2000), o qual aponta como um dos desafios das organizações, a capacidade do gestor em utilizar a informação para a tomada de decisão, procurou-se estabelecer um ambiente de controle, de forma que este possa ser acessado pelo gestor, a qualquer tempo, considerando suas necessidades informacionais. Sabe-se, no entanto que estas informações dificilmente estão claras para os gestores, principalmente em pequenas empresas, devido a diversos fatores, entre estes, os custos que isto geraria.
No entanto, sendo viável o desenvolvimento do mesmo, a empresa pode obter vários benefícios decorrentes da informação deste ambiente. Nesta perspectiva, tendo em vista as necessidades de adequação da organização as novas exigências legais decorrentes da emissão de nota fiscal eletrônica (NFe), procurou-se estabelecer um ambiente de controle, que pudesse atender as demandas da organização e possibilitasse os benefícios advindos da informatização dos mesmos. A Figura 2 evidência a síntese da proposta apresentada a empresa. Figura 2 - Proposta de um sistema integrado de informações
Fonte: Padoveze (2007).
Para o estabelecimento desta proposta, procurou-se identificar as necessidades de informação da empresa bem como seus níveis potenciais de utilização. Assim sendo, inicialmente optou-se por atrelar os controles a serem implementados, a necessidade de atendimento da organização a NFe.
A metodologia proposta para a organização, leva em consideração sua estrutura atual de controle e a quantidade reduzida de funcionários. Deste modo, percebe-se que, com a implantação desta solução e a integração dos sistemas de controle, a empresa otimizaria suas atividades, obtendo mais informações, com menor esforço, uma vez que o sistema proposto apresenta os controles de gestão todos integrados entre si.
Ao cadastrar as aquisições de mercadorias, automaticamente o gestor estaria alimentando o sistema de estoques, os livros fiscais, atendendo a contabilidade e o fisco, bem como seus controles financeiros de contas a pagar e o fluxo de caixa. Do mesmo modo, ao efetuar a venda dos produtos, o gestor automaticamente estará baixando a mercadoria de seus estoques, efetivando seus registros na contabilidade e alimentando ainda seus controles financeiros de fluxo de caixa e, se for o caso, de contas a receber.
Desta forma, para a apuração do resultado da organização em determinado período, o gestor necessitará apenas efetuar as conciliações necessárias a apuração dos saldos das contas caixa e banco, bem como registrar os demais valores pagos neste período, no fluxo de caixa da empresa. Realizada esta etapa, torna-se possível a obtenção das informações totais sobre o negócio da mesma, a qualquer tempo, podendo-se inclusive efetuar análises comparativas entre diferentes períodos.
Após a elaboração desta proposta, procurou-se o gestor para explicar a viabilidade da mesma para a organização. Nesta etapa, foram apresentados os resultados desta pesquisa e o que poderia mudar na organização, com a implantação de uma nova metodologia de controle. A seguir, verificou-se qual a percepção do gestor, quanto a importância dos controles que estariam disponíveis a organização, após a implantação dos mesmos. O Quadro 2 apresenta os resultados desta análise.
Quadro 2 - Grau de importância atribuído pelo gestor ao ambiente de controle sugerido
Como se pode observar no Quadro 2, os controles sugeridos na proposta deste estudo são percebidos pelo gestor, de maneira geral, como controles importantes. Os controles considerados pelo mesmo como muito importantes, ou seja, que poderiam ser freqüentemente utilizados pela empresa são: controle de contas a pagar, contas receber, de disponibilidades (fluxo de caixa), de vendas, conciliação bancária, controle dos estoques e das despesas.
Em contrapartida, percebe-se que os controles de custos e análise de resultados, não recebem o mesmo grau de importância pelo gestor, o que vai ao
encontro dos apontamentos realizados por Maluche (2000). Torna-se oportuno destacar, que tais controles gerenciais podem contribuir para com o gestor na avaliação, por exemplo, dos custos de aquisição, bem como, na identificação dos resultados de determinados períodos. Logo, por meio destas informações, torna-se possível verificar quais ações podem ser desenvolvidas, no intuito de maximizar os resultados da organização. Mesmo que tais controles não sejam utilizados pela organização freqüentemente, estes permanecerão a disposição da empresa sem ônus adicionais.
Por fim, verificou-se ainda que os controles considerados pelo gestor como menos importantes (margem de contribuição, ponto de equilíbrio e alavancagem operacional), são aqueles que o mesmo não conhecia, ou seja, não sabia sua utilidade. No entanto, após a explicação de que forma os mesmos podem ser utilizados, o gestor concorda que os mesmos também podem ser importantes e contribuir para com a avaliação do negócio como um todo.
5 Considerações Finais
Este estudo concentra-se na área de contabilidade, mais especificamente na área de controladoria, e teve por objetivo identificar de que forma os controles de gestão podem contribuir para com uma organização comercial de pequeno porte na melhoria do processo decisório. A metodologia utilizada na pesquisa é caracterizada como um estudo de caso, de natureza descritiva, com abordagem qualitativa dos dados.
Inicialmente procurou-se identificar junto a empresa pesquisada, os instrumentos de controle utilizados pela organização, seu nível de informatização, bem como a freqüência de utilização dos mesmos. De maneira geral pode-se verificar que os controles de gestão utilizados pela empresa, se referem a controles financeiros. Tais controles não são informatizados e os freqüentemente utilizados dizem respeito aos controles relacionados à mensuração das entradas e saídas de recursos financeiros (contas a pagar, a receber, de disponibilidades e de vendas).
Tendo em vista a necessidade de adequação da organização a emissão de notas fiscais eletrônicas, verificou-se a oportunidade para a modernização do ambiente de controle da empresa, mediante o estabelecimento de uma nova metodologia, no entanto, informatizada. Os resultados encontrados indicam que a
proposta apresentada a organização é viável e pode contribuir para com os gestores na melhoria do processo de decisão.
Por meio de apenas três registros (entradas, saídas e lançamentos de caixa), a organização pode obter alimentar todo o sistema de controle proposto, o qual atenderá suas necessidades informacionais. Assim sendo, verifica-se a viabilidade da proposta, bem como sua contribuição desta para com a empresa, uma vez que a mesma é de fácil aplicação e proporcionará ao gestor um ambiente adequado de controle, melhorando assim o processo decisório.
Mesmo implementada de forma gradativa, a mudança será benéfica ao gestor e seus benefícios tendem a superar as questões de resistência a mudança (insegurança). Assim sendo, pode-se concluir que os controles de gestão contribuem para com a organização na agilidade da geração das informações, garantindo uma informação mais tempestiva, útil e segura, podendo esta ser acessada a qualquer tempo, para que se possa analisar comparativamente, os resultados da organização.
Como recomendação a estudos futuros, sugere-se a reaplicação desta pesquisa em outras organizações de pequeno porte que já desenvolveram a implantação de um ambiente de controle informatizado, de forma que se possa verificar se de fato tais benefícios puderam ser obtidos pela organização.
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