Política de uso provisório
do prêmio
durante a pandemia da covid-19
Fair Trade USA
Versão 1.0.0
Data de entrada em vigor: 1º de fevereiro de 2021
Introdução
A presença contínua da pandemia da covid-19 continua a tornar inseguras as reuniões de grandes grupos em muitas partes do mundo. A Fair Trade USA (FTUSA) está trabalhando para garantir que os
agricultores, trabalhadores e pescadores ainda possam ter acesso aos benefícios do Programa de Comércio Justo. Este documento descreve os ajustes aos requisitos que regem a aprovação dos gastos do Prêmio do Comércio Justo para permitir investimentos em novos projetos comunitários sem a
necessidade de reuniões em grandes grupos.
Ajustes adicionais ou modificações no programa em resposta aos impactos da covid-19 são abordados em documentos separados, disponíveis em nosso site: https://www.fairtradecertified.org/news/covid-19-response Cada programa pode ter ajustes adicionais e você pode entrar em contato com seu gerente de conta para obter mais informações.
Objetivo
Este documento descreve as modificações feitas nos requisitos do processo de desenvolvimento e aprovação do Plano do Prêmio, a fim de apoiar o investimento em Projetos do Prêmio sem exigir grandes encontros presenciais durante a existência de risco significativo de transmissão do coronavírus.
A Fair Trade USA reserva o direito de revisar e modificar esta política conforme necessário em face da atual crise em evolução.
Escopo e Aplicabilidade
Os processos e orientações descritos nesta política são aplicáveis apenas a Titulares do Certificados (TC) que não podem realizar uma reunião da Assembleia Geral (AG) com a maioria dos Participantes do Prêmio como resultado da pandemia da covid-19. Isso pode ser devido a requisitos de saúde pública e segurança ou orientações que não recomendam a aglomeração de grandes grupos. Se o Titular do Certificado puder realizar uma AG com segurança, o uso e as despesas do Prêmio devem passar pela aprovação da maioria dos Participantes do Prêmio, de acordo com os requisitos normais das Normas. Todos os Titulares de Certificados credenciados sob a Norma de Produção Agrícola (APS) da Fair Trade USA, Norma de Pesca de Captura (CFS) e Norma para Fábricas (FS) de Vestuário e Produtos para o Lar são elegíveis para os ajustes fornecidos por esta política.
1º de fevereiro de 2021
Elegibilidade
O processo e os ajustes para o uso do Prêmio descritos nesta política podem ser empregados pelos TCs durante a o período de emergência, desde que eles não possam realizar uma AG dos Participantes do Prêmio devido aos requisitos de saúde pública e segurança ou orientação que recomende contra grandes aglomerações. Uma vez que os requisitos de saúde pública e segurança ou as orientações para a área em que o TC esteja operando permitirem uma reunião dos Participantes do Prêmio, o processo regular para o desenvolvimento e aprovação dos Projetos do Prêmio deve ser retomado o mais rápido possível. Em caso de qualquer evidência de exploração ou uso indevido desses ajustes (por exemplo, um TC gastando o Prêmio unilateralmente em algo não relacionado às necessidades da comunidade), o Organismo de Avaliação de Conformidade (OAC) e/ou a FTUSA têm o direito de suspender imediatamente o TC.
Transição
Esta política substitui a Política de Uso do Prêmio - Resposta de Emergência à Covid-19. A Política de Resposta de Emergência à Covid-19 original destinava-se a criar flexibilidade na aprovação do Prêmio e regras de gastos para facilitar a resposta de curto prazo à própria covid-19. Esta política destina-se a criar os ajustes necessários para o processo de aprovação de uso Prêmio gerado pelo impacto de longo prazo do da pandemia em grandes reuniões.
Todos os TC que têm projetos em andamento com base em uma Identificação de Necessidade de Emergência (INE) e Plano de Prêmio de Emergência (PPE) sob a Política de Resposta de Emergência à Covid-19 terão até 30 de abril para concluir tais projetos e fazer a transição para um Plano de Prêmio Provisório. Observe que a maioria dos projetos sob um PPE provavelmente poderá continuar após a realização da Atualização Provisória, exceto os projetos de Emergência que não cumpriram as regras normais de Despesas do Prêmio, como pagamentos em dinheiro.
Todos os TCs que gastaram o Prêmio com base em um INE e PPE sob a Política de Resposta de Emergência à Covid-19 devem manter esses registros e documentação para verificação em sua próxima auditoria.
Critérios Afetados
Esta política modifica temporariamente os requisitos dos seguintes Critérios de Conformidade para cada norma:
• APS
o Avaliação das necessidades: 1.2.1.a, 1.2.1.b
o Desenvolvimento do plano do prêmio: 1.2.2.a, 1.2.2.d o Aprovação do plano do prêmio: 1.2.2.e, 1.2.2.f • CFS
o Avaliação das necessidades: ECD-DM 1.1, ECD-DM 1.2 o Desenvolvimento do plano do prêmio: CFS ECD-DM 2.1 o Aprovação do plano do prêmio: ECD-DM 3.1
• FS
1º de fevereiro de 2021 o Desenvolvimento do plano do prêmio: FS EM-PTS 7.4
o Aprovação do plano do prêmio: EM-PTA 7.6
1. Processo de Aprovação de Uso do Prêmio sem AG
Convocar a maioria dos Participantes do Prêmio para uma AG para aprovar um novo Plano do Prêmio pode ser impossível, pois uma grande reunião presencial pode ser proibida ou considerada insegura. Quando uma Avaliação de Necessidades for necessária ou requerer uma atualização, conduzir uma Avaliação de Necessidades completa também pode ser inviável devido às restrições para a realização de reuniões.
A fim de permitir o uso contínuo do Prêmio para apoiar os Participantes do Prêmio e suas comunidades, embora não seja possível realizar uma reunião da AG completa dos Participantes do Prêmio, um processo provisório de desenvolvimento e aprovação do Plano do Prêmio está definido abaixo.
1.1. Atualização Provisória para uma Avaliação de Necessidades existente
Onde algum TC concluiu uma Avaliação de Necessidades (AN) completa nos últimos três anos e não passou por mudanças significativas1 de Participantes do Prêmio, a mesma AN pode ser usada para
informar o Plano do Prêmio. Se a AN estiver desatualizada ou houver uma mudança significativa nos Participantes do Prêmio, em vez de preencher uma AN completa (APS 1.2.1.b; CFS ECD-DM 1.2; FS EM-PTA 7.4, Anexo 5), o TC deve preencher uma Atualização Provisória para a AN para identificar as
mudanças nas necessidades.
O TC também pode optar por preencher uma Atualização Provisória para uma AN recente se acreditar que as necessidades dos Participantes do Prêmio mudaram por algum motivo. O processo necessário para preencher a Atualização Provisória está descrito abaixo.
Fazendo uma Atualização Provisória para a Avaliação de Necessidades
1.1.1. Quando uma atualização para uma Avaliação de Necessidades existente for necessária, uma Atualização Provisória para a Avaliação de Necessidades dos Participantes do Prêmio deve ser realizada e os resultados devem ser documentados. O TC e o Comitê Fair Trade (FTC) devem trabalhar juntos para realizar a Atualização Provisória. A Atualização Provisória não requer coleta extensa de dados ou o uso de dados primários – fontes de notícias, recomendações governamentais ou conversas informais com Participantes do Prêmio adicionais podem ser usadas para verificar necessidades ou identificar novas necessidades e prioridades.
1.1.2. Nos casos em que o TC e o FTC não podem se encontrar pessoalmente, e-mails, ligações em grupo ou outra tecnologia de engajamento remoto com atas de reuniões/discussões documentadas serão aceitas pela FTUSA, desde que o FTC esteja envolvido e aprove os resultados da Atualização Provisória final.
1.1.3. Sempre que possível, os resultados da Atualização Provisória devem ser publicados ou
compartilhados em um local ou locais acessíveis aos Participantes do Prêmio. Por exemplo, em um local físico de uso comum ou compartilhado digitalmente por meio de uma plataforma.
1º de fevereiro de 2021
Informações e Metodologia Necessárias
1.1.4. O objetivo da Atualização Provisória é identificar quaisquer mudanças nas necessidades dos Participantes do Prêmio, de suas famílias e das comunidades que ocorreram desde que a Avaliação de Necessidades completa foi concluída.
1.1.5. Para tanto, a Atualização Provisória deve integrar as informações da Avaliação de Necessidades concluída mais recentemente com as informações recentes sobre as necessidades locais.
1.1.6. A Atualização Provisória não requer coleta extensa de dados, como ocorreria durante o processo completo de Avaliação de Necessidades. No entanto, é recomendável incluir uma amostra de entrevistas diretas sempre que possível, as quais podem ser conduzidas por telefone, vídeo ou outra tecnologia remota. Outros tipos de fontes podem incluir fontes de notícias locais, avaliações e recomendações do governo ou conversas informais documentadas com outros participantes não-FTC do Prêmio.
1.2. Avaliação de Necessidades Provisórias
Quando algum TC não tiver concluído previamente uma Avaliação de Necessidades (AN) completa, em vez de preencher uma AN completa (APS 1.2.1.a; CFS ECD-DM 1.1; FS EM-PTA 7.4, Anexo 5), o TC deve preencher uma Avaliação de Necessidades Provisórias (ANP) para identificar as necessidades dos Participantes do Prêmio e de sua comunidade, conforme descrito abaixo.
Conduzindo a Avaliação de Necessidades Provisórias
1.2.1. Quando uma Avaliação de Necessidades completa não foi realizada, uma Avaliação de
Necessidades Provisória (ANP) dos Participantes do Prêmio deve ser preenchida e os resultados devem ser documentados. O TC e o Comitê Fair Trade (FTC) devem trabalhar juntos para conduzir a ANP. A ANP não exige uma amostragem tão extensa de Participantes do Prêmio como normalmente ocorreria em uma Avaliação de Necessidades completa, mas ainda deve incluir o envolvimento com os Participantes do Prêmio e a avaliação de todas as áreas temáticas exigidas.
1.2.2. Nos casos em que o TC e o FTC não podem se encontrar pessoalmente, e-mails, ligações em grupo ou outra tecnologia de engajamento remoto com atas de reuniões/discussões documentadas serão aceitas pela FTUSA, desde que o FTC esteja envolvido e aprove os resultados da ANP final.
1.2.3. Sempre que possível, os resultados da ANP devem ser publicados ou compartilhados em um local ou locais acessíveis aos Participantes do Prêmio. Por exemplo, em um local físico de uso comum ou compartilhado digitalmente por meio de uma plataforma.
Informações e Metodologia Necessárias
1.2.4. O objetivo da ANP é identificar as necessidades dos Participantes do Prêmio, de suas famílias e das comunidades sem exigir nenhuma reunião em grupo ou tantas interações diretas entre os indivíduos. Todas as áreas temáticas exigidas na Norma pertinente do produtor ainda devem ser avaliadas como parte da ANP.
1.2.5. A ANP deve ser realizada por meio do envolvimento direto com os Participantes do Prêmio, embora não exija uma amostragem tão extensa de Participantes do Prêmio como ocorreria por meio do processo completo de Avaliação de Necessidades. Os métodos para consultar os Participantes do Prêmio podem incluir, por exemplo:
• Entrevistas diretas com uma amostra de Participantes do Prêmio conduzidas pelos membros da FTC ou pelo TC, que possam ser conduzidas por telefone, vídeo ou outra tecnologia remota;
1º de fevereiro de 2021 • Postar perguntas em um lugar público no local de trabalho e fornecer uma caixa de comentários; • Postar perguntas e solicitar comentários por meio de uma plataforma de tecnologia ou mídia social,
como WhatsApp, WeChat, etc.
1.2.6. Outras fontes de informações secundárias sobre os Participantes do Prêmio podem ser usadas, como índices sociais nacionais, perfis sociodemográficos, censos e estudos conduzidos por outras ONGs. 1.2.7. Se o TC não puder consultar diretamente os Participantes do Prêmio fora do FTC, então o TC deve contatar seu Gerente de Conta da Fair Trade USA para solicitar uma exceção e discutir como o Prêmio poderia ser usado para apoiar os Participantes do Prêmio durante a emergência. Veja a Seção 4. Árvore de decisão de gastos do Prêmio para um resumo sobre a decisão de como implementar despesas do Prêmio durante a emergência.
1.3. Plano Provisório do prêmio e Aprovação
Desenvolvimento do Plano Provisório do Prêmio
1.3.1. O TC e o FTC devem trabalhar juntos para elaborar um Plano Provisório do Prêmio (PPP), que descreve como o Prêmio será usado para apoiar os Participantes do Prêmio e suas comunidades. No mínimo, o PPP deve incluir uma lista priorizada de projetos. Cada projeto deve incluir um resumo dos objetivos, cronograma e duração, orçamento e ações necessárias (mesma estrutura conforme exigido na APS 1.2.2.a, CFS ECD-DM 2.1 e FS EM-PTS 7.4)
1.3.2. O PPP deve ser baseado nos resultados de uma AN válida, Atualização Provisória ou ANP, e todos os projetos devem abordar diretamente as necessidades dos Participantes do Prêmio e suas comunidades. O TC não pode ser um beneficiário principal de nenhum projeto (modifica a referência para AN na APS 1.2.2.d, CFS ECD-DM 2.1 e FS EM-PTS 7.4).
1.3.3. As regras normais de Despesas do Prêmio descritas na APS, CFS e FS são aplicadas a todos os projetos incluídos no PPP.
1.3.4. Para PPPs que incluem pagamentos em dinheiro ou distribuição de bens em espécie, todos os Participantes do Prêmio devem se beneficiar igualmente, a menos que uma diferenciação clara nas necessidades seja documentada.
1.3.5. Todos os projetos que faziam parte de um Plano do Prêmio previamente aprovado pela AG completa e que foram suspensos em resposta à pandemia da covid-19 podem ser continuados como parte do PPP, desde que ainda estejam atendendo às necessidades conforme identificadas em uma AN válida, Atualização Provisória ou ANP.
1.3.6. Quaisquer projetos regularmente recorrentes, mas que não puderam ser reaprovados para o último ciclo do Plano do Prêmio devido à pandemia da covid-19, podem ser continuados como parte do PPP, desde que ainda estejam atendendo às necessidades identificadas em uma AN ou Atualização Provisória.
Plano Provisório do Prêmio e Aprovação
1.3.7. Como os Participantes do Prêmio não podem realizar uma AG, não é necessário que a maioria dos Participantes do Prêmio aprove o PPP. O processo de consulta e aprovação descrito abaixo substitui os critérios relevantes (APS 1.2.2.e, 1.2.2.f, CFS ECD-DM 3.1 e FS EM-PTA 7.6).
1º de fevereiro de 2021 1.3.8. Deve-se tentar consultar os Participantes do Prêmio e convidá-los a enviar comentários sobre o PPP antes da aprovação do plano pelo FTC. Os métodos para consultar os Participantes do Prêmio podem incluir, por exemplo:
• Postar o plano em um lugar público no local de trabalho e fornecer uma caixa de comentários; • Postar o plano e solicitar comentários por meio de uma plataforma de tecnologia ou mídia social,
como WhatsApp, WeChat, etc.;
• Entrevistas diretas com uma amostra de Participantes do Prêmio conduzidas pelos membros do FTC ou pelo TC.
1.3.9. Se o TC e o FTC não puderem consultar diretamente os Participantes do Prêmio, o TC deve documentar porque isso não é possível e registrar todos os esforços que foram feitos para informar os Participantes do Prêmio.
1.3.10. O plano deve ser aprovado pela maioria do FTC.
1.3.11. Sempre que possível, o PPP final e aprovado deve ser publicado ou compartilhados em um local ou locais acessíveis à maioria dos Participantes do Prêmio. Por exemplo, em um local físico de uso comum ou compartilhado digitalmente por meio de uma plataforma.
1.3.12. A Atualização Provisória ou a ANP e o PPP serão verificados quanto ao cumprimento desta Política como parte da próxima auditoria do TC em relação aos seguintes critérios: (APS 1.2.2.e, 1.2.2.f, CFS ECD-DM 3.1, FS EM-PTA 7.6). Recomenda-se compartilhar a atualização provisória ou ANP e PPP com seu gerente de conta da Fair Trade USA.
Revisão do Plano do Prêmio após o Plano Provisório
1.3.13. O TC deve se reunir com o FTC ao fim da pandemia para reavaliar quaisquer Projetos do Prêmio suspensos ou previamente planejados e atualizar o Plano do Prêmio.
1.3.14. O FTC é obrigado a documentar quaisquer mudanças no último Plano do Prêmio do Comércio Justo aprovado pelos Participantes do Prêmio.
1.3.15. Assim que uma AG de Participantes do Prêmio for possível, o FTC deve apresentar uma conta do Prêmio gasto como parte do PPP e as alterações no Plano do Prêmio original para os Participantes do Prêmio para que os projetos possam ser reavaliados e novos projetos possam ser aprovados.
1.4. Casos em que o FTC não pode se encontrar pessoalmente com o TC
1.4.1. Se o FTC não puder se reunir pessoalmente com representantes do TC, devido ao encerramento das operações comerciais normais ou restrições ou recomendações de saúde e segurança do governo, o TC deve documentar por que isso não é possível e usar outros métodos para se envolver com o FTC completo de forma colaborativa. Os métodos alternativos para se envolver com o FTC podem incluir:
• Reunião remota de todos os membros do FTC por meio de videoconferência ou conferência telefônica;
• Bate-papo em grupo, por exemplo, por meio de WhatsApp ou WeChat; • E-mail em grupo.
1.4.2. Se o TC não puder se envolver com todo o FTC de forma colaborativa, o TC deve documentar por que isso não é possível e usar outros métodos para se envolver com membros individuais do FTC. Essa documentação será verificada como parte da próxima auditoria do TC (modifica os requisitos para o FTC para desenvolver o Plano do Prêmio na APS 1.2.2.a, CFS ECD-DM 2.1 e FS EM-PTS 7.4). Os métodos alternativos para se engajar com membros individuais do FTC podem incluir:
1º de fevereiro de 2021 • Chamadas telefônicas diretas para membros do FTC;
• Troca de mensagens de texto com membros do FTC;
• Menagens individuais por e-mail.
1.4.3. Se o TC não pode se engajar com a maioria do FTC ou um FTC não existe e, portanto, não pode obter a aprovação do PPP, o TC deve entrar em contato com seu Gerente de Conta da Fair Trade USA para solicitar uma exceção e discutir como o Prêmio poderia ser usado para apoiar os participantes do Prêmio durante a pandemia. Veja a Seção 4. Árvore de decisão de gastos do Prêmio para um resumo sobre a decisão de como implementar despesas do Prêmio durante a emergência.
2. Documentação
2.1. Acompanhamento de Decisões e Despesas do Prêmio
2.1.1. Todas as discussões, comentários e decisões exigidos por esta política devem ser registrados como prova documental. Isso inclui a justificativa para o uso desta política e a justificativa para o método de engajamento com o FTC e os Participantes do Prêmio. Essa documentação será verificada como parte da próxima auditoria do TC (consulte os critérios de conformidade relevantes indicados nas seções acima).
2.1.2. As provas documentais para uma atualização provisória, ANP e PPP e o processo de aprovação e consulta do FTC podem assumir a forma de registros de chamadas de telefone/vídeo, mensagens de texto, atas de reunião, e-mails, fotos de comunicações por vídeo/texto, etc.
2.1.3. Todas as despesas do Prêmio serão auditadas de acordo com os processos de garantia regulares durante a próxima auditoria do TC (consulte a APS 1.2.3.a, a CFS ECD-DM 2.4 e a FS EM-PTA 8.1). Isso inclui, conforme aplicável, a revisão dos registros de compra, transferência do Prêmio para Participantes do Prêmio e qualquer outra despesa do Prêmio.
3. Mudanças nas Necessidades
3.1. Atualização do PPP
3.1.1. Conforme a pandemia continua, as necessidades em resposta à pandemia também irão evoluir. Se houver qualquer indicação de que essas necessidades mudaram, o TC e o FTC podem atualizar a AN e o PPP conforme necessário.
3.1.2. O TC deve seguir o processo descrito na Seção 1.1 para atualizar a última AN.
3.1.3. Se a atualização provisória revelar uma mudança nas necessidades, o TC deve seguir as etapas 1.3 e 1.4 para desenvolver e aprovar um PPP novo ou atualizado com base na Atualização Provisória para da AN.
3.1.4. Não há limitação do número de vezes que a AN e o PPP podem ser atualizados, desde que os processos exigidos sejam seguidos e documentados.
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