MANUAL DE TREINAMENTO SPED - ECD GVDASA SPED-ECD Escrituração Contábil digital

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MANUAL DE TREINAMENTO

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AVISO

O conteúdo deste documento é de propriedade intelectual exclusiva da GVDASA Sistemas e está sujeito a alterações sem aviso prévio. Essas alterações também podem ocorrer de acordo com as possíveis modificações realizadas pela RFB através do projeto SPED-ECD.

Nenhuma parte desta publicação pode ser reproduzida nem transmitida em qualquer forma e meio, sem autorização prévia expressa da GVDASA Sistemas.

As informações contidas neste documento destinam-se somente para uso e referência para a geração da Escrituração Contábil Digital através do sistema da GVDASA, e não nos responsabilizamos pelo uso dessas informações se aplicadas a outros fins.

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Sumário

1. Apresentação ... 6

1.1. O que é o SPED? ... 6

1.2 Pessoas jurídicas obrigadas a entregar o SPED contábil ... 6

1.3 Como funciona? ... 8

1.4 Prazos para Apresentação dos Livros Digitais ... 10

1.5 Visão geral do processo de geração, importação, validação, assinatura e transmissão da SPED-ECD ... 11

2. Pré-requisitos ... 12

2.1 Procedimentos ... 12

2.1.1 Fechamento contábil do Exercício ... 12

2.1.2 Conferência e validação do fechamento contábil ... 14

2.1.3 Plano de contas Referencial e Mapeamento de contas referenciais .... 15

2.1.4 Definição dos demonstrativos ... 16

2.1.5 Definição do tipo de escrituração e regras gerais em relação aos livros 16 2.1.6 Aquisição e instalação do Certificado Digital ... 17

2.2 Sistemas ... 17

2.2.1 Instalação do PVA e Receitanet ... 17

2.2.2 Versão mínima GVCollege ... 17

2.2.3 Versão Mínima Contabilidade.Net ... 18

2.2.4 Fechamento Diário Auxiliar – GVCollege ... 18

3. Cadastro e Geração do SPED-ECD ... 18

3.1 Instalação e configuração do Serviço de Geração do SPED ... 18

3.2 Cadastro e permissões nas rotinas usadas no SPED ... 21

3.2.1 GVcollege ... 22

3.2.2 Contabilidade.Net... 22

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3.3 Importação do plano de contas referencial ... 24

3.4 Vínculo de contas contábeis x contas referenciais ... 24

3.5 Demonstrativos (Balanço e DRE) ... 26

3.6 Cadastro Escrituração Contábil Digital (ECD) ... 26

3.6.1 Cadastro Geral ... 27

3.7 Relatório diário auxiliar ... 30

3.8 Manutenção do diário auxiliar ... 30

3.9 Revisão dos dados cadastrais da unidade... 32

3.10 Geração do arquivo ECD ... 32

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Apresentação

Este manual contém instruções para a utilização da ferramenta de extração de dados desenvolvida pela GVDASA, a qual tem como único objetivo a extração, propriamente dita, dos dados cadastrados no sistema, não sendo planejada para gerenciamento de informações do SPED-ECD-2016. As consistências programadas na ferramenta em questão referem-se à obrigatoriedade ou não das informações (ex.: campos obrigatórios, condicionais e/ou optativos).

A ferramenta, nomeada “Gerador SPED-ECD/2016”, foi atualizada conforme os leiautes de migração de dados, versão Leiaute 4, de 31/12/2015 (a partir do

ano-calendário 2015) do SPED-ECD, disponível em

http://www1.receita.fazenda.gov.br/sistemas/sped-contabil/default.htm, que irá gerar arquivo(s), para enviar a RFB.

Dúvidas em relação ao preenchimento dos campos do SPED-ECD devem ser esclarecidas diretamente na RFB, ou acessar sped.rfb.gov.br.

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1. Apresentação

Este manual contém instruções para a utilização da rotina “Geração do SPED - ECD”, sendo baseado no leiaute 4, de 31/12/2015, e nos tipos de escrituração G (Completa) ou R+A (resumida com diário auxiliar).

Este tópico de apresentação traz informações de forma resumida baseadas no “Capítulo 1 – Informações Gerais” do Manual de Orientação da ECD, de 31/12/2015. Informações complementares deverão ser consultadas no próprio manual da RFB, assim como atualizações que venham a ocorrer após a disponibilização deste manual.

Informações atualizadas, assim como o manual do programa, arquivos para validar e assinar a Escrituração Contábil Digital podem ser encontradas diretamente no site da Receita Federal do Brasil, através do link http://sped.rfb.gov.br/.

1.1. O que é o SPED?

É um “Instrumento que unifica as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração comercial e fiscal dos empresários e das sociedades empresárias, mediante fluxo único, computadorizado, de informações.”

A Escrituração Contábil Digital (ECD) é parte integrante do projeto SPED e tem por objetivo a substituição da escrituração em papel pela escrituração transmitida via arquivo, ou seja, corresponde à obrigação de transmitir, em versão digital, os seguintes livros:

I - Livro Diário e seus auxiliares, se houver; II - Livro Razão e seus auxiliares, se houver;

III - livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.

1.2 Pessoas jurídicas obrigadas a entregar o SPED contábil

Segundo o art. 3º da Instrução Normativa RFB nº 1.420/2013, estão obrigadas a adotar a ECD, em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2014:

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II - as pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido, que distribuírem, a título de lucros, sem incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF), parcela dos lucros ou dividendos superior ao valor da base de cálculo do Imposto, diminuída de todos os impostos e contribuições a que estiver sujeita; e

III - As pessoas jurídicas imunes e isentas que, em relação aos fatos ocorridos no ano calendário, tenham sido obrigadas à apresentação da Escrituração Fiscal Digital das Contribuições, nos termos da Instrução Normativa RFB nº 1.252, de 1º de março de 2012.

Conforme disposto no inciso II do art. 5º da Instrução Normativa RFB nº 1.252, transcrito abaixo, o parâmetro de valor para a dispensa de obrigatoriedade corresponde ao valor das contribuições (PIS, Cofins e CPRB) objeto de escrituração, que vem a ser as contribuições incidentes sobre as receitas mensais, que sejam inferiores a R$ 10.000,00 (dez mil reais). Nesse valor que dispensa a escrituração digital, não se inclui o valor da contribuição incidente sobre a Folha de Salários.

A partir de 1º de janeiro de 2016, as entidades IMUNES e ISENTAS que:

a) apurarem Contribuição para o PIS/Pasep, COFINS, Contribuição Previdenciária incidente sobre a Receita de que tratam os arts. 7º a 9º da Lei 12.546/2011, e Contribuição incidente sobre a Folha de Salários, cuja soma seja superior a R$ 10.000,00 (dez mil reais); ou

b) auferirem receitas, doações, incentivos, subvenções, contribuições, auxílios, convênios e ingressos assemelhados, cuja soma seja superior a R$ 1.200.000,00 (um milhão e duzentos mil reais).

Conforme IN RFB 1594 de 01 de dezembro de 2015.

IV - As pessoas jurídicas tributadas com base noLucro Presumido,que distribuírem, a título de lucros, sem incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF), parcela dos lucros ou dividendos superior ao valor dabase de cálculodo Imposto, diminuída de todos os impostos e contribuições a que estiver sujeita;

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©2017 GVDASA SPED-ECD – Escrituração Contábil digital - 2017 | 8 VI - As sociedades simples e as microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional estão dispensadas desta obrigação.

Informações complementares e atualizadas devem ser consultadas no Manual do SPED-ECD no item correspondente.

Obrigações Acessórias Dispensadas no Caso de Transmissão da Escrituração Via Sped Contábil.

No caso de transmissão da escrituração via Sped Contábil, há uma dispensa implícita: a impressão dos livros.

De acordo com o art. 6º da Instrução Normativa RFB nº 1.420/2013:

Art. 6º A apresentação dos livros digitais, nos termos desta Instrução Normativa e em relação aos períodos posteriores a 31 de dezembro de 2007, supre:

I - em relação às mesmas informações, a exigência contida na Instrução Normativa SRF nº 86, de 22 de outubro de 2001, e na Instrução Normativa MPS/SRP nº 12, de 20 de junho de 2006.

II - a obrigatoriedade de escriturar o Livro Razão ou fichas utilizados para resumir e totalizar, por conta ou subconta, os lançamentos efetuados no Diário, prevista no art. 14 da Lei nº 8.218, de 29 de agosto de 1991.

III - a obrigatoriedade de transcrever no Livro Diário o Balancete ou Balanço de Suspensão ou Redução do Imposto, de que trata o art. 35 da Lei nº 8.981, de 20 de janeiro de 1995, disciplinada na alínea "b" do § 5º do art. 12 da Instrução Normativa SRF nº 93, de 24 de dezembro de 1997.

1.3 Como funciona?

A partir do sistema de contabilidade, a empresa gera um arquivo digital no formato especificado no anexo único da Instrução Normativa RFB nº 787/07.

Devido às peculiaridades das diversas legislações que tratam da matéria, este arquivo pode ser tratado pelos sinônimos: Livro Diário Digital, Escrituração Contábil Digital – ECD, ou Escrituração Contábil em forma eletrônica.

Este arquivo é submetido ao Programa Validador e Assinador – PVA fornecido pelo Sped.

Faça o download do PVA e do Receitanet e instale-os em um computador ligado à internet.

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I - Validação do arquivo contendo a escrituração.

II - Assinatura digital do livro pela(s) pessoa(s) que têm poderes para assinar, de acordo com os registros da Receita Federal, Junta Comercial (se houver) e pelo Contabilista.

III - Geração e assinatura de requerimento para autenticação dirigido à Junta Comercial de sua jurisdição (se for o caso de sociedade registrada na Junta). Para geração do requerimento é indispensável, exceto para a Junta Comercial de Minas Gerais, informar a identificação do documento de arrecadação do preço da autenticação.

V - Concluída a transmissão, será fornecido um recibo. VI - Imprima-o, pois ele contém informações importantes para a prática de atos posteriores.

Ao receber a ECD, o Sped extrai um resumo (requerimento, Termo de Abertura e Termo de Encerramento) e o disponibiliza para a Junta Comercial competente. Na atual estrutura, cabe à Junta Comercial buscar o resumo no ambiente Sped. Enquanto ela não adota tal providência, ao consultar a situação, a resposta obtida será "o livro digital foi recebido pelo Sped Contábil, porém ainda não foi encaminhado para a Junta Comercial".

Verifique na Junta Comercial de sua jurisdição como fazer o pagamento do preço para autenticação. Recebido o pagamento, a Junta Comercial analisará o requerimento e o Livro Digital.

A análise poderá gerar três situações, todas elas com o termo próprio: a) Autenticação do livro;

b) Indeferimento; c) Sob exigência.

IMPORTANTE: Para que um livro colocado sob exigência pela Junta Comercial possa ser autenticado, após sanada a irregularidade, ele deve ser reenviado ao Sped. Não há necessidade de novo pagamento do preço da autenticação. Deve ser

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Para verificar o andamento dos trabalhos, utilize a funcionalidade “Consulta Situação” do PVA. Os termos lavrados pela Junta Comercial, inclusive o de Autenticação, serão transmitidos automaticamente à empresa durante a consulta. O PVA tem ainda as funcionalidades de visualização da escrituração e de geração e recuperação de backup.

Autenticada a escrituração, adote as medidas necessárias para evitar a deterioração, extravio ou destruição do livro digital. Ele é composto por dois arquivos principais: o do livro digital e o de autenticação (extensão aut). Faça, também, cópia do

arquivo do requerimento (extensão rqr) e do recibo de entrega (extensão rec). Todos os arquivos têm o mesmo nome, variando apenas a extensão.

1.4 Prazos para Apresentação dos Livros Digitais

Para a RFB, o prazo foi fixado pelo art. 5º da Instrução Normativa nº 1.594/2015, reproduzido abaixo:

Art. 5º A ECD será transmitida anualmente ao Sped até o último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira a escrituração.

§ 1º Nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, a ECD deverá ser entregue pelas pessoas jurídicas extintas, cindidas, fusionadas, incorporadas e incorporadoras até o último dia útil do mês subsequente ao do evento.

§ 2º O prazo para entrega da ECD será encerrado às 23h59min59s (vinte e três horas, cinquenta e nove minutos e cinquenta e nove segundos), horário de Brasília, do dia fixado para entrega da escrituração.

§ 3º A obrigatoriedade de entrega da ECD, na forma prevista no § 1º, não se aplica à incorporadora, nos casos em que as pessoas jurídicas, incorporadora e incorporada, estejam sob o mesmo controle societário desde o ano-calendário anterior ao do evento.

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©2017 GVDASA SPED-ECD – Escrituração Contábil digital - 2017 | 11 § 4º Nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, ocorridos de janeiro a abril do ano da entrega da ECD para situações normais, o prazo de que trata o § 1º será até o último dia útil do mês de maio do referido ano.

1.5 Visão geral do processo de geração, importação, validação,

assinatura e transmissão da SPED-ECD

A seguir uma visão sistêmica de todo o processo para a entrega da declaração à RFB, que está detalhada nos demais capítulos deste manual.

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2. Pré-requisitos

A seguir serão apresentados os pré-requisitos necessários para a geração do arquivo SPED-ECD. Os pré-requisitos estão divididos em 2 grupos, o primeiro grupo relacionado aos procedimentos e o segundo grupo relacionado aos sistemas (GVdasa e RFB).

2.1 Procedimentos

2.1.1 Fechamento contábil do Exercício

Assim como para realizar a impressão e autenticação do diário e/ou Razão contábil do exercício no processo anterior (impressão dos livros) também é necessária a transferência de resultados (zeramento das contas de resultado e apuração do lucro), da mesma forma, para a geração do SPED-ECD faz-se necessário este procedimento e outros que eram executados pela instituição visando o fechamento do exercício.

Para este procedimento, deve-se utilizar a rotina de Transferência de Resultados, onde deve ser informado o plano de contas, os estabelecimentos e o período (último mês do exercício correspondente) que se deseja realizar a transferência, também deverão ser selecionados o grupo de contas que se refere às contas de resultado e que devem ter o seu “zeramento” realizado no final do exercício.

Após selecionar as contas, deve-se selecionar tanto a conta quanto o histórico e que representem o Lucro ou Prejuízo e que serão gravados nos lançamentos de transferência. Caso o histórico não esteja visível para seleção, deve-se cadastrá-lo na rotina de “Histórico contábil”.

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 Recalcular números dos lançamentos: Com esta opção selecionada, a rotina irá recalcular todos os números dos lançamentos de todas as unidades selecionadas a partir da última transferência realizada para cada uma destas;

 Não validar centros de resultado: Marcando esta opção, significa que a rotina não validará possíveis inconsistências entre os saldos das contas e seus respectivos Centros de resultados, com isso, poderá acarretar problemas na hora de validar o arquivo de Sped (ECD e ECF) quando o mesmo for emitido com centros de resultados;

 Usar contas/históricos diferentes para lucro/prejuízo: Essa opção serve para que possa ser definido conta e histórico específico para quando o resultado do exercício for lucro ou prejuízo.

Ao clicar no botão “Transferir resultados” começará o processo de transferência de resultados, e o andamento do processo poderá ser acompanhado no menu Administração => Gerenciador de tarefas, conforme imagem abaixo:

Após este processamento, será criado um lançamento com o resultado do exercício. Não houve alteração neste processo.

2.1.2 Conferência e validação do fechamento contábil

Ao concluir a transferência de resultados, é fundamental proceder a conferência nos valores transferidos, nos saldos das contas, bem como nos demonstrativos contábeis (Balanço Patrimonial e DRE). O mesmo processo de

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2.1.3 Plano de contas Referencial e Mapeamento de contas

referenciais

Conforme item 1.17 Plano de Contas Referencial para o SPED Contábil, “O mapeamento para os planos de contas referenciais é facultativo. O PVA do Sped Contábil adota, a partir do ano-calendário 2014, os mesmos planos de contas referenciais constantes no Manual de Orientação do Leiaute da Escrituração Contábil Fiscal (ECF), nos registros L100, L300, P100, P150, U100 e U150.

Todos os planos de contas referenciais estão disponíveis no Manual de Orientação do Leiaute da ECF e no próprio diretório do programa do Sped Contábil

em C:\Arquivos de Programas RFB\Programas

SPED\SpedContabil\recursos\tabelas.

Exemplo: Arquivo do plano referencial L100A (Balanço Patrimonial de PJ em Geral):

SPEDCONTABIL_DINAMICO_2014$SPEDECF_DINAMICA_L100.”

Para realizar a importação deste, deve-se unir o arquivo com as contas de Ativo/Passivo com o arquivo das contas de resultado. Deve-se verificar qual o plano adequado conforme o enquadramento da pessoa jurídica.

Apesar de ser facultativo, recomenda-se a utilização do plano referencial, pois isso facilitará a recuperação dos dados da ECD na ECF.

Recomenda-se, por questões de agilidade, já ter ciência deste vínculo, bem como das referências entre o plano de contas que é utilizado pela instituição e o plano de contas referencial disponibilizado pela RFB. A questão do vínculo será tratada no item Vínculo de contas contábeis x Contas Referenciais.

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2.1.4 Definição dos demonstrativos

Antes de iniciar o preenchimento da declaração ECD, é necessário, a fim de agilizar o preenchimento no sistema, já ter claro o demonstrativo que será fornecido à RFB na Escrituração Contábil Digital.

Tanto o Balanço Patrimonial como o Demonstrativo do Resultado do Exercício são passíveis de serem gerados a partir do plano de contas utilizado nas instituições selecionando um determinado nível. Mesmo assim é possível criar uma estrutura completamente diferente do plano de contas. Esta estrutura já deverá estar definida, bem como a relação/mapeamento das contas que compõe o saldo desses demonstrativos. A configuração de demonstrativos no sistema será trabalhada neste Manual, no item Demonstrativos (Balanço e DRE).

2.1.5 Definição do tipo de escrituração e regras gerais em

relação aos livros

Questões relativas aos livros do programa SPED-ECD podem ser consultadas no manual do SPED, itens:

1.6 Livros Abrangidos pelo Sped Contábil

1.7 Regras de Convivência entre os Livros abrangidos pelo Sped Contábil 1.8 Hash do livro

1.9 Impressão dos Livros

1.10 Quantidade de Livros por Arquivo e Quantidade de Arquivos por Ano-Calendário

1.11 Limite de Tamanho e Período dos Livros 1.12 Substituição do Livro Digital Transmitido

No ERP GVcollege estão disponíveis as possibilidades de transmissão com 3 livros: G – Completa, R – Resumida e A – Diário Auxiliar, ou seja, duas escriturações.

Para o diário auxiliar, é possível gerar da conta de clientes a receber.

A escolha de qual tipo de livro será gerado é de decisão da instituição através do seu contador. A GVdasa poderá orientar no processo de geração, mas não poderá intervir na decisão do tipo de declaração que se deseja encaminhar.

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2.1.6 Aquisição e instalação do Certificado Digital

Para assinatura dos livros faz-se necessária a utilização dos certificados digitais e-PF ou e-CPF, com segurança mínima do tipo A3. A declaração deve ser assinada pelo

contador e pelo responsável legal da instituição. Não podem ser utilizados os certificados de pessoa jurídica e-CNPJ ou e-PJ.

A aquisição deste certificado, bem como a instalação e/ou suporte ao mesmo, é de responsabilidade da instituição, assim como da empresa que forneceu o certificado digital. Deve-se observar o prazo, pois este certificado em média demora cerca de 5 dias úteis para ser liberado, o que pode impactar na entrega desta declaração. Sem este cerificado não é possível assinar a escrituração SPED-ECD, impossibilitando o envio.

Maiores informações sobre este assunto devem ser verificadas junto à RFB ou no Manual disponibilizado, no item 1.13 Assinatura do Livro Digital.

2.2 Sistemas

2.2.1 Instalação do PVA e Receitanet

A Receita Federal disponibiliza um site especifico para o programa SPED. Neste site é possível encontrar as orientações necessárias para a instalação do PVA e do Receitanet (necessário para transmissão).

Downloads, notícias e manuais sobre o programa SPED podem ser encontrados sempre atualizados em sped.rfb.gov.br

2.2.2 Versão mínima GVCollege

Caso o tipo de declaração seja do tipo R + A (com escrituração auxiliar das contas a receber), será necessária a atualização do GVCollege no mínimo com a versão 3.8.0.016.

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2.2.3 Versão Mínima Contabilidade.Net

A geração do SPED-ECD 2016, leiaute 5, está disponível a partir da versão 1.08.30 da Contabilidade.Net.

2.2.4 Fechamento Diário Auxiliar – GVCollege

Caso se utilize a escrituração Resumida, então deve ser realizada uma conferência no diário auxiliar do GVCollege. Existe uma rotina Ecd_ManutencaoDiarioAux.dll, no GVCollege, onde será possível consultar e realizar ajustes no diário auxiliar. Além disto, no sistema de contabilidade há um relatório que poderá ser utilizado para a conferência (Em Contabilidade\Sped\ECD). Este tópico do diário auxiliar será tratado de forma detalhada no tópico Relatório diário auxiliar

e Manutenção do diário auxiliar.

3. Cadastro e Geração do SPED-ECD

3.1 Instalação e configuração do Serviço de Geração do SPED

O item de configuração responsável pela gravação do arquivo SPED, montagem do arquivo, é um serviço que deve ser instalado na infraestrutura do cliente e deverá ter comunicação entre as estações de trabalho que irão trabalhar na geração do SPED, bem como o SGBD do GVcollege/Contabilidade.Net. Pode-se inclusive instalar este serviço na estação de trabalho do contador ou mesmo no servidor. É importante liberar o acesso no firewall, na porta 8098.

Após a atualização da versão, conforme descrito anteriormente (Versão Mínima Contabilidade.Net e Versão mínima GVCollege), deve-se proceder a instalação do serviço de geração do SPED – ECD_GeradorSPED.exe. Para realizar esta instalação, deve-se:

a) Acessar o prompt de comando como administrador, na estação de trabalho e/ou servidor em que se deseja instalar o serviço.

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©2017 GVDASA SPED-ECD – Escrituração Contábil digital - 2017 | 19 b) Ir até a pasta onde encontra-se o executável “ECD_GeradorSped.exe”. c) Executar o comando: “ECD_GeradorSped.exe /install”. Caso tenha

sucesso na instalação, então será exibida uma mensagem que o serviço foi instalado.

d) Fechar o prompt de comando.

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g) Se desejar, pode alterar o tipo de Inicialização de Manual (Padrão) para automático, evitando que, caso a estação onde foi instalado o serviço seja desligada, não seja necessário iniciar novamente o serviço;

h) Iniciar o serviço “Gerador Sped”.

Deverão ser atribuídas permissão de leitura e escrita neste serviço, pois ao ser iniciado serão gerados logs, bem como uma pasta chamada “ScriptsSped” que conterá todas as consultas executadas pelo serviço.

Após a instalação do serviço de geração do SPED, faz-se necessário configurar os arquivos de parametrização, que serão utilizados para acessarem o serviço SPED bem como a base do CTBNet.

Os arquivos .INI, descritos a seguir, deverão estar disponíveis e acessíveis na raiz do diretório do GVcollege:

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[Config]: Tag indicando a configuração

Porta=8098: Porta utilizada para comunicação

Host: 127.0.0.1: Endereço IP ou nome do host onde está instalado o serviço de geração do SPED.

Devem ver verificadas questões de permissão no firewall, porque já ocorreram situações que impossibilitaram a geração, pois a porta 8098 não estava liberada.

ECD_Centris.ini

Este arquivo é utilizado para conectar com a base de dados do GVcollege/Contabilidade.Net. A estrutura de configuração é a mesma do DBxParams.INI,

o arquivo de configuração do GVcollege. Contudo, este somente poderá ter uma única base indicada.

3.2 Cadastro e permissões nas rotinas usadas no SPED

Serão abordadas aqui rotinas específicas utilizadas para a geração ou manutenção do SPED, outras rotinas que podem ser utilizadas como apoio, como fechamento de períodos, lançamentos contábeis, planos de contas, etc., não serão abordadas, mas poderão ser referenciadas. Caso necessitar de maiores esclarecimentos quanto ao uso das rotinas referenciadas, deverá ser consultado o Manual do Sistema Contábil.

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3.2.1 GVcollege

Para os que irão utilizar a escrituração auxiliar, com a finalidade de consultar e/ou proceder ajustes poderá ser utilizada a funcionalidade de Manutenção do Diário Auxiliar, Ecd_ManutencaoDiarioAux.dll. Esta rotina traz os dados de forma analítica quando a contabilização estiver parametrizada de forma sintética. A atualização dos registros, ocorre sempre no momento da exportação contábil (Faturamento, Arrecadação e Caixa).

3.2.2 Contabilidade.Net

A seguir são apresentadas as rotinas que deverão estar cadastradas e com permissões para que seja possível realizar a geração do arquivo SPED-ECD, no âmbito do módulo contábil.

 Plano Referencial: Utilizado para realizar a importação do plano de contas Referencial.

 Plano de contas: Utilizado para criar os modelos de demonstrativo (Balanço e Dre), que poderão ser importados no livro digital. Estes modelos são Planos gerenciais que podem ser criados à partir da replicação do próprio plano de contas contábeis utilizado pela instituição.

 ECD: É a rotina responsável por gerar os livros da ECD.

3.2.3 Parâmetros

Por padrão as opções relacionadas à ECD não estão habilitadas na Contabilidade.Net, sendo necessária a respectiva configuração em Contabilidade\Parâmetros.

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 Declara ECD: deve estar marcado para habilitar o acesso às funcionalidades relacionadas à Escrituração Contábil Digital.

 Gera ECD por unidade: Indica se a geração da ECD será por empresa ou por unidade.

 Caminho destino dos arquivos gerados pela ferramenta SPED: indica onde serão gravados os arquivos ECD gerados. Esta pasta deve ser

compartilhada (com permissões de escrita) e deve ser uma subpasta de “AppData” (onde estiver instalada a Contabilidade.Net).

 URL de retorno utilizada pela ferramenta SPED: endereço que receberá o retorno do Gerador ECD. É composta pela URL de acesso à

Contabilidade.Net + “/EcdOperacao/ResultadoOperacao”.

 Base de dados onde serão realizadas as consultas pela ferramenta SPED: nome da conexão contida no arquivo “Ecd_Centris.ini”, deve apontar para a base de dados da Contabilidade.Net (ex: “Base GVcollege”).

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 Servidor onde fica o serviço do GVcollege que gera a SPED: endereço IP do computador onde está instalado o GVcollege.

 Porta de comunicação do serviço do GVcollege que gera a SPED: número da porta que será usada para comunicação com o Gerador ECD (número usado na configuração do Gerador).

3.3 Importação do plano de contas referencial

Após ter escolhido o arquivo do plano referencial, conforme Manual do SPED-ECF, já referenciado no tópico Plano de contas Referencial e Mapeamento de contas referenciais, pode-se então realizar a importação deste plano no módulo de contabilidade. Este arquivo deverá ser no formato texto.

Através da Rotina de Importação do plano referencial – Contabilidade\Sped\Plano referencial −, deve-se proceder a importação do plano referencial.

3.4 Vínculo de contas contábeis x contas referenciais

O vínculo entre as contas “Plano referencial” e as contas contábeis deve ser realizado via cadastro de contas contábeis. O vínculo somente é necessário para contas analíticas. Para realizar o vínculo, edite o plano de contas contábil (Contabilidade\Plano de contas) e vincule o plano referencial e, em seguida, edite as contas selecionando a conta referencial que deve ser vinculada:

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3.5 Demonstrativos (Balanço e DRE)

Os demonstrativos da ECD são gerados à partir de planos gerenciais, que devem ser vinculados ao plano de contas contábeis em uso pelo estabelecimento. É possível criar uma estrutura utilizando níveis (assim como plano de contas) ou listagem simples. Os planos gerenciais podem ser criados à partir do próprio plano de contas, utilizando-se a funcionalidade “Replicar”.

3.6 Cadastro Escrituração Contábil Digital (ECD)

É a configuração da escrituração propriamente dita. A seguir serão apresentados os tópicos que devem ser configurados bem como a orientação de configuração a fim de possibilitar a geração da escrituração.

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3.6.1 Cadastro Geral

Estabelecimento: indica à qual empresa ou unidade (dependendo da parametrização definida anteriormente) pertence a escrituração.

Tipo de escrituração: se será gerada escrituração Geral ou Resumida com diário auxiliar.

Natureza do livro: Apresenta a descrição do livro.

Não considerar centros de resultados na ECD: Se marcado, indica que a geração do arquivo não contemplará os centros de resultados.

Data arquivamento: Informação não obrigatória. Deverá informar a data de arquivamento dos atos constitutivos.

Data arquivamento conversão: Informação não obrigatória. Deverá informar a data de arquivamento do ato de conversão de sociedade simples em sociedade empresária.

Plano de contas: plano de contas contábeis usado pelo estabelecimento. Balanço ECD: plano gerencial usado como modelo do balanço da Ecd.

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Unidades: permite selecionar quais unidades farão parte da escrituração. Instituições: inscrições cadastrais da pessoa jurídica que, legalmente, tenha direito de acesso ao livro contábil digital. Este registro é obrigatório - se não possuir nenhuma instituição, então deve ser referenciado o valor ‘00’ – sem inscrição cadastral em outra entidade. Maiores informações devem ser consultadas no registro 0007 do Manual de Orientação da ECD.

Signatários: quem assina a escrituração (registro J930); conforme o Manual da RFB, o contador é um registro obrigatório, com preenchimento do seu CRC.

É disponibilizada uma tabela de qualificação do signatário, conforme segue:

Código Descrição 1

203 Diretor

204 Conselheiro de Administração 205 Administrador

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207 Administrador de Sociedade Filiada 220 Administrador Judicial – Pessoa Física

222 Administrador Judicial – Pessoa Jurídica - Profissional Responsável 223 Administrador Judicial/Gestor 226 Gestor Judicial 309 Procurador 312 Inventariante 313 Liquidante 315 Interventor 801 Empresário 900 Contador/Contabilista

910 Contador Responsável Pelo Termo de Verificação para Fins de Substituição da ECD

920 Auditor Independente Responsável pelo Termo de Verificação para Fins de Substituição da ECD

999 Outros

Contas abertas no diário: permite selecionar quais contas serão detalhadas diário auxiliar; somente disponível se selecionada Escrituração resumida.

Auditores independentes: preencher se a instituição possuir uma auditoria externa (conforme orientação do registro J935 do Manual da ECD). O registro J935 que identifica os auditores independentes deve ser preenchido quando o campo 17 do registro 0000 (IND_GRANDE_PORTE) igual a “1” (Empresa é entidade sujeita a auditoria independente – Ativo Total superior a R$ 240.000.000,00 ou Receita Bruta Anual superior R$300.000.000,00). A indicação do porte da empresa no módulo contábil está no cadastro da empresa.

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©2017 GVDASA SPED-ECD – Escrituração Contábil digital - 2017 | 30 Outras informações: O registro J800 permite que seja anexado um ou mais arquivos em formato texto RTF (Rich Text Format) na escrituração, que se destina a receber informações que devam constar do livro, tais como notas explicativas, outras demonstrações contábeis, pareceres, relatórios, etc.

O texto já deverá estar pronto e formatado, salvo em formato RTF. Após deverá ser vinculado na escrituração, antes da geração.

3.7 Relatório diário auxiliar

Para a conferência de registros foi disponibilizado um relatório do diário auxiliar (Contabilidade\Sped\Ecd\Editar Ecd), que lista os dados no formato analítico, quando o tipo de exportação da arrecadação/faturamento for sintético. Esse relatório irá buscar as informações que constam na base de dados do GVcollege, que foram “alimentadas” no momento da exportação dos dados da contabilidade e são atualizadas quando ocorre a exportação no formato oficial.

3.8 Manutenção do diário auxiliar

Esta é uma rotina no GVcollege que traz os dados de forma analítica quando a contabilização estiver parametrizada de forma sintética. A atualização dos registros ocorre sempre no momento da exportação contábil (Faturamento, Arrecadação e Caixa).

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©2017 GVDASA SPED-ECD – Escrituração Contábil digital - 2017 | 31 Ela será necessária caso houver a necessidade de proceder algum ajuste na contabilidade, que não foi realizado no GVcollege, então este lançamento de ajuste deverá ser incluído na manutenção do diário, caso contrário os valores dos livros não serão consistentes entre si, e o PVA irá gerar uma crítica a respeito, impedindo o envio da escrituração.

Pode-se localizar os registros conforme os critérios de busca disponibilizados, assim como é possível associar mais de um critério de busca.

Na opção de pesquisa, pode-se estabelecer as possibilidades de ordenação dos registros.

Lançamento Ativo: Indica se será considerado no Diário Auxiliar Empresa: Descrição da empresa

Unidade: Descrição da Unidade

Tipo de Registro: (Arrecadação / Faturamento) Data Diário: Data do diário contábil

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CFP/CNPJ: CPF ou CNPJ do responsável financeiro da parcela Matrícula: Matrícula do aluno do registro correspondente Nome: Nome do responsável financeiro da parcela Histórico: Histórico contábil da parcela

Local de pagamento: Local onde foi realizada a liquidação da parcela Conta contábil: Conta contábil (reduzido + descrição) vinculada ao registro Estruturado: Código estrutura da conta contábil

Parcela: Número mascarado da parcela Tipo Parcela: Tipo da parcela

Data vencimento: Data de vencimento da parcela Data Crédito: Data de crédito da parcela

Natureza: Informação de Débito ou Crédito do registro Valor: Valor do registro

Centro de Custo: Centro de custo do registro.

3.9 Revisão dos dados cadastrais da unidade

É importante uma revisão nos dados cadastrais da unidade. Questões como Cnpj, endereço, CEP, código do IBGE do município e informação do porte da unidade. É importante acessar o cadastro de empresa/unidade, bem como o cadastro de Bairros, Cidades e Estados, a fim de evitar erros na validação do arquivo gerado pelo PVA.

3.10 Geração do arquivo ECD

Para gerar o arquivo da escrituração, deve-se selecionar a registro correspondente no cadastro de Ecd. Para iniciar a geração, deve-se clicar no botão “Gerar Ecd”.

Ao clicar no botão será apresentada uma tela solicitando informações adicionais quanto à geração.

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©2017 GVDASA SPED-ECD – Escrituração Contábil digital - 2017 | 33 Situação especial: São apresentados os valores definidos no manual da Ecd (como Cisão, Fusão, incorporação, Extinção e Transformação). Somente deverá ser preenchido este campo caso o Escrituração esteja relacionado a algum desses fatos.

Número livro: Indica a numeração do livro. Deverá seguir a numeração dos livros impressos se for o caso.

Finalidade escrituração: a geração padrão da escrituração é o formato “Original”. Para o uso das demais opções, deve-se consultar o Manual da RFB.

Nire para substituição: Caso ocorra substituição do NIRE na escrituração retificadora.

Código hash para substituição: Caso ocorra a substituição da escrituração auxiliar após transmissão.

Situação no início do período: Situação padrão deve ser “Normal”, as demais devem ser consultadas no manual da ECD.

Mês inicial: Mês inicial do livro. Mês final: Mês final do livro.

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4 Importação, validação e transmissão do arquivo

Informações em relação à importação, validação e transmissão do arquivo devem ser verificadas diretamente no site da RFB que trata do SPED (http://sped.rfb.gov.br/) e nos respectivos manuais disponibilizados.