1 Adaptado por Sandro A. Camargo OBJETIVO
O objetivo deste manual é nortear a elaboração do Planejamento da ABES-RS alinhado com o Planejamento Estratégico da ABES Nacional. O processo de Planejamento Estratégico é uma das mais importantes práticas de gestão, pois é através dele que são traçadas as Diretrizes Estratégicas, estabelecidos os Indicadores e as Metas correspondentes assim como detalhados os Planos de Ação que viabilizam o alcance dos resultados propostos.
O presente guia apresenta sugestões e recomendações para as diversas etapas do PDCA do Planejamento, ou seja:
• Como Planejar o Planejamento, • Como Executar o Planejamento
• Como Controlar a Execução do Planejamento
• Como Tomar Ações Corretivas do processo de Planejamento.
A metodologia apresentada neste guia tem um foco essencialmente prático e está adaptada às características e necessidades da ABES RS. São disponibilizados instrumentos (formulários, listagens, quadros, etc.) com o objetivo de facilitar a sua elaboração. Este é um guia básico e de caráter orientativo. Neste sentido as melhorias, adequações e ajustes serão sempre bem vindos.
A estrutura deste guia é constituída de passos que deverão ser construídos em uma seqüência lógica facilitando o entendimento das diversas etapas do processo.
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Nossa proposta é que você realize o Primeiro Passo do Manual de forma
prévia ao nosso encontro
PASSO A PASSO DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO – 2009 – 2010
METODOLOGIA DO BSC – BALANCED SCORECARD –
PASSOS DA METODOLOGIA FERRAMENTAS GERENCIAIS A SEREM UTILIZADAS 1° Passo
CONHECER A NOSSA REALIDADE E TENDÊNCIAS
•
Ambiente Externo•
Ambiente Interno1.1 Analise do macro ambiente e suas tendências considerando as suas variáveis identificando se são oportunidades ou ameaças. Aplicação da Matriz FOFA (Oportunidade e Ameaça).
1.2 Analise dos diversos aspectos relacionados com os processos, ações e resultados da ABES-RS. Utilize a Matriz FOFA (Forças e Fraquezas)
2° Passo
ANALISAR OS RISCOS A QUE ESTAMOS SUJEITOS
2.1 Consolidação da Matriz “FOFA” das Oportunidades, Ameaças existentes no meio onde estamos inseridos e Forças e Fraquezas da ABES-RS.
2.2 Identificação e classificação dos riscos empresariais da ABES-RS. 3° Passo
NOSSA PERCEPÇÃO SOBRE A VISÃO DA ABES NACIONAL
3.1 Analise da Visão da ABES NACIONAL verificando a contribuição da ABES-RS para o seu alcance.
3 4° Passo
NOSSA PERCEPÇÃO SOBRE A MISSÃO DA ABES NACIONAL
4.1 Analise da Missão da ABES NACIONAL verificando a contribuição ABES-RS para o seu cumprimento.
5° Passo
QUAIS SÃO NOSSOS VALORES CENTRAIS?
5.1 Analise dos valores da ABES NACIONAL e ajustes à realidade da ABES-RS.
6° Passo
IDENTIFICAÇÃO DOS RELACIONAMENTOS DE MÚTUO INTERESSE (stakeholders)
6.1 Identificação das principais instituições que a ABES-RS mantém relacionamento institucional e que tipo de relacionamento (clientes, fornecedores, empresas parcerias, órgãos reguladores, órgãos financiadores, instituições de ensino, órgãos dos governos municipal, estadual e federal, associações não governamentais, etc.).
7° Passo
DEFINIÇÃO DOS CRITÉRIOS PARA A ADOÇÃO DE REFERENCIAIS COMPARATIVOS
7.1 De acordo com a Visão e Missão, resultados anteriores e possibilidades, identifiquemos os critérios a serem adotados para o estabelecimento dos referenciais comparativos.
8° Passo
DEFINIÇÃO DOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DA ABES-RS NAS PERSPECTIVAS
• Responsabilidade Financeira • Associados e Parceiros
8.1 Análise dos objetivos estratégicos da ABES NACIONAL (Mapa Estratégico) e identificação em quais objetivos a ABES-RS tem participação. Utilizemos o instrumento de Objetivos Estratégicos para reavaliar as Ações e os Projetos da ABES-RS.
4 • Processos Internos
• Aprendizado e Crescimento
Responsabilidade Financeira: Como devemos ser vistos pelos Stakeholders.
Associados e Parceiros: Como devemos ser para os nossos Associados e Parceiros?
Processos Internos: Em que processos devemos ser excelentes? Quais que agregam valor aos Associados e Parceiros?
Aprendizado e Crescimento: Como iremos sustentar nossa habilidade de mudar e evoluir?
9° Passo
CONSTRUÇÃO DOS INDICADORES DE DESEMPENHO
• Indicadores de medição
9.1 Para cada estratégia identificar quais indicadores são mais adequados para medir o atendimento das estratégias estabelecidas.
10° Passo
ESTABELECER AS METAS DE CURTO E LONGO PRAZO E IDENTIFICAR AS PRINCIPAIS
AÇÕES:
10.1 Com base nos indicadores estabelecidos definir as metas de curto e longo prazo considerando as tendências dos anos anteriores, os referenciais de mercado e os desafios da ABES-RS.
11° Passo
DETALHAR OS PLANOS DE AÇÃO QUE GARANTAM O ALCANCE DAS METAS
11.1 Utilização de formulários e da ferramenta da qualidade 5W2H (Plano de Ação)
12° Passo
DETALHAR O ORÇAMENTO PARA A REALIZAÇÃO DOS PLANOS DE AÇÃO
12.1 Elaborar o orçamento operacional, contemplando os recursos necessários para a realização dos planos de ação.
5 (PROJETOS)
13° Passo
SISTEMÁTICA DE ACOMPANHAMENTO E AVALIAÇÃO DOS RESULTADOS DO
PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
13.1 Definir a metodologia das reuniões de análise crítica e o respectivo cronograma de monitoramento do planejamento e dos indicadores de desempenho.
14° Passo
AVALIAÇÃO DOS RESULTADOS OBTIDOS
14.1 Analisar e avaliar os resultados obtidos com a execução do planejamento estratégico, comparando com as metas estabelecidas. 14.2 Identificar situações que afetam o alcance dos resultados e identificar oportunidades de melhorias.
1º PASSO: ANÁLISE DO AMBIENTE EXTERNO, MERCADO DE ATUAÇÃO
“CONCENTRE-SE NOS SEUS PONTOS FORTES, RECONHEÇA AS SUAS FRAQUEZAS, AGARRE AS OPORTUNIDADES E PROTEJA-SE DAS AMEAÇAS.”
Escreveu “Sun Tzu” há três mil anos atrás.
Modelo esquemático da Análise FOFA ou SWOT
FOFA ou
SWOT
AJUDA
(Na conquista dos
objetivos)
ATRAPALHA
(Na conquista dos
objetivos)
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AMBIENTE EXTERNO
OPORTUNIDADES
AMEAÇAS
MATRIZ FOFA ou SWOT é uma ferramenta utilizada para fazer Análise de Cenários (ou análise de ambiente), sendo utilizada como base para a gestão e o planejamento estratégico de uma organização. É um sistema simples para posicionar ou verificar a posição estratégica da empresa no ambiente em questão. A técnica é creditada a Albert Humphrey, que liderou um projeto de pesquisa na Universidade de Stanford nos anos 60 e 70, usando dados da revista Fortune das 500 maiores corporações. Porém, devido à sua simplicidade, a Matriz SWOT é utilizada para qualquer tipo de análise de cenário, para gerir a panificadora da esquina até uma empresa multinacional.
O termo SWOT é uma sigla oriunda do idioma inglês. Significam um anagrama de FORÇAS (STRENGTHS), FRAQUEZAS (WEAKNESSES), OPORTUNIDADES (OPPORTUNITIES) e AMEAÇAS (THREATS), entendendo como:
STRENGTHS – PONTOS FORTES: Vantagens internas da organização em relação às empresas concorrentes.
WEAKNESSES – PONTOS FRACOS: Desvantagens internas da organização em relação às organizações concorrentes.
OPPORTUNITIES – OPORTUNIDADES: Aspectos positivos da realidade externa com o potencial de fazer crescer a vantagem competitiva da organização
THREATS – AMEAÇAS: Aspectos negativos da realidade externa com o potencial de comprometer a vantagem competitiva da organização.
Esta análise de cenário se divide em AMBIENTE INTERNO (Forças e Fraquezas) e AMBIENTE EXTERNO (Oportunidades e Ameaças).
As forças e fraquezas são determinadas pela posição atual da organização e se relacionam quase sempre a fatores internos. Já as oportunidades e ameaças são antecipações do futuro e estão relacionadas a fatores externos.
7 ANÁLISE CENÁRIO EXTERNO - MACROAMBIENTE
VARIÁVEIS
FATORES OPORT. AMEAÇA COMENTÁRIO
1. Política Macro econômica do Governo x Programas de infraestrutura (11 PAC e 14 Política Nacional do Setor)
2. Cenário econômico do País X Incerteza e retração nos investimentos. Falta de perspectivas.
3. Mercados atuais e potenciais x Áreas, temas e abordagens além da água e esgotos e resíduos sólidos. Buscar a
diversificação.
4. Situação econômica do Estado x Demanda de trabalho para várias categorias profissionais potenciais clientes. 5. Concorrência direta e indireta
X
X Muitas organizações atuando na área de eventos e capacitações. Outras associações
de categorias profissionais. Parcerias.
6. Imagem percebida pelos associados X Baixa percepção dos produtos e serviços oferecidos. Possibilidade de atendimento
das necessidades e de melhorar o relacionamento.
7. Imagem percebida pelos não associados X Baixa percepção de que agrega outras categorias profissionais (não só
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8. Legislação X Possibilita a participação na elaboração,
implantação e disseminação de políticas públicas.
9. Carga tributária x Pouco conhecimento das possibilidades
oferecidas em relação aos incentivos. Impostos elevados.
10. Prestadores de serviço X Facilidades de negociação, custos baixos, parceiros.
11. Programa de Aceleração do Crescimento – PAC X Investimentos em esgotamento sanitário,
habitação, micro e macro drenagem e infra-estrutura.
12. Sociedade X
x
Possibilidade de participação em diversas instâncias da sociedade.
Comportamento da sociedade e nova forma de participação
13. Tecnologias e Aprendizagem X Melhoria da eficiência em função do cenário econômico. Desenvolvimento de parcerias com fornecedores, pesquisadores
e clientes potenciais de novas tecnologias e tecnologias limpas.
14. Necessidades de associados PJ e PF (requisitos, expectativas e preferências captadas no sistema de relacionamento)
X Necessidades diferentes, mas recebem o mesmo tratamento.
15.Política Nacional e Estadual para o Setor de Saneamento
X Investimentos em esgotamento sanitário, habitação, micro e macro drenagem e
infra-estrutura. Desenvolvimento das pessoas.
9 energéticas.
17.Sustentabilidade de recursos naturais x Ampliação dos temas. 18.Conflitos de interesse pelo uso da água X Participação nas discussões e
representações.
19.Degradação e acidentes ambientais x Discussão proativa dos cenários e normatizações.
20.Nível de consciência de população em relação ao meio ambiente
X Abertura para discussão dos temas de forma mais qualificada. Influência sobre os
conteúdos veiculados e aplicados. Possibilidades de novos sócios. 24.Mudanças climáticas e 19.Degradação e acidentes
ambientais
X Discussão proativa dos cenários e normatizações.
Identifique outros fatores
Imagem das ONGs x Papel das ONGs visto com desconfiança. 6
10
1º PASSO: ANÁLISE DO AMBIENTE INTERNO
ASPECTOS FORÇA FRAQUEZA NEUTRO COMENTÁRIOS
FINANÇAS, PRODUTOS E SERVIÇOS
1. Recursos financeiros X Suficiente para a manutenção das atividades básicas. Não permite investimentos ou riscos
maiores (ex: evento mal sucedido) 2. Recursos não-financeiros
X X
X
X
Não há sala para treinamentos. Localização da sede é estratégica.
Custo da sede é baixo.
Espaço inadequado para uso pelos associados.
3. Recursos humanos X
X
Falta administração (gestor e funcionários). Política de comunicação (assessoria de
comunicação). 4. Produtividade e capacidade
operacional
X Muitas ações realizadas por poucos voluntários. Sobrecarga de trabalho.
5. Resultados atuais de desempenho X
X X X x X X
Resultado final dos eventos.
Melhores resultados sob a ótica financeira que de público.
Perfil dos inscritos para participar. Melhorar captação de recursos. Eventos de meio ambiente com menor
participação.
Eventos de saneamento com maior participação.
Melhorar o planejamento, organização e divulgação dos eventos.
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regulamentos, contratos etc.) com a
administração
regramentos. Melhorar os contratos. OSCIP? Oportunidades.
7. Produtos (programas, publicações, eventos e outros serviços).
Desenvolvimento de produtos. X
X Ausência da política de comunicação (publicações em geral etc).
Capacidade de posicionamento em relação as situações cotidianas que dizem respeito a ABES
8. Elaboração do orçamento X Melhorar a metodologia.
9. Acompanhamento da execução orçamentária
x Falta cultura de acompanhamento orçamentário periódico a partir de um
pensamento sistêmico. 10. Composição dos custos X
X
Controle dos custos.
Não contabilização das horas de voluntariado.
11. Sistemas de Informação / Nível tecnológico aplicado
x Banco de dados, softwares de gestão, informações sobre o saneamento, biblioteca,
etc. 12. Disponibilidade de máquinas e
equipamentos
X Necessidade equipamentos para uso em eventos como projetor e notebook, máquina
fotográfica. 13. Processo de suprimentos de
materiais e de prestação de serviços
X Falta de regramento para a gestão de compras e avaliação de fornecedores.
14. Sistemas de Comunicação X Ausência de política de comunicação.
15. Gestão de documentos X Falta de padronização no registro de
documentos como avaliações de eventos, registro da organização.
12 X Falta de padronização (feedback das
avaliações, etc).
Identifique outros fatores
Apresente abaixo resultados alcançados em 2008 relacionados a este aspecto e comente o comportamento dos mesmos em relação às suas Tendências:
GESTÃO DE PESSOAS FORÇA FRAQUEZA NEUTRO COMENTÁRIOS
- Nível de capacitação e treinamento da equipe Funcionários Voluntários Voluntários Voluntários X X X x Desenvolvimento da gestão de competências para as atividades
da ABES.
Desenvolvimento para algumas competências específicas.
Capacitação técnica. Potencial de associados pouco aproveitado. Baixa renovação dos
13 - Grau de motivação dos voluntários x Incentivo ao trabalho voluntário. - Grau de autonomia dos voluntários X
X
Conhecimento técnico. Falta de regramento para
posicionamento.
- Clima Organizacional Interno X Espaço que a ABES disponibiliza
para iniciativas dos associados.
- Sistema de planejamento x Incipiente.
- Processo decisório X Aberta a participação. Decisão
colegiada.
- Relacionamento com parceiros X Credibilidade e bom acesso.
- Comunicação interna
X
X Informal e eventual.
Disponibilização das informações das representações via web. Identifique outros fatores
Apresente abaixo os resultados alcançados em 2008 relacionados a este aspecto e comente o comportamento dos mesmos em relação às suas Tendências e aos Referenciais Comparativos:
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2º PASSO: CONSOLIDAÇÃO DA MATRIZ FOFA ou SWOT. Transcreva para cada um dos quadros a seguir até 10 aspectos considerados relevantes na análise realizada: Oportunidades, Ameaças, Forças e Fraquezas
AMBIENTE EXTERNO E MERCADO DE ATUAÇÃO
OPORTUNIDADES AMEAÇAS
1. Concorrência direta e indireta - Parcerias.
2. Legislação - Possibilita a participação na elaboração, implantação e disseminação de políticas públicas.
3. Tecnologias e Aprendizagem - Melhoria da eficiência em função do cenário econômico. Desenvolvimento de parcerias com fornecedores, pesquisadores e clientes potenciais de novas tecnologias e tecnologias limpas. 4. Política Nacional e Estadual para o Setor de Saneamento
- Investimentos em esgotamento sanitário, habitação, micro e macro drenagem e infra-estrutura. Desenvolvimento das pessoas.
5. Conflitos de interesse pelo uso da água - Participação nas discussões e representações.
6. Nível de consciência da população em relação ao meio ambiente - Abertura para discussão dos temas de forma mais qualificada. Influência sobre os conteúdos veiculados e aplicados. Possibilidades de novos sócios.
1. Cenário econômico do País - Incerteza e retração nos investimentos. Falta de perspectivas.
2. Concorrência direta e indireta - Muitas organizações atuando na área de eventos e capacitações. Outras associações de categorias profissionais.
3. Imagem percebida pelos associados - Baixa percepção dos produtos e serviços oferecidos. Possibilidade de atendimento das necessidades e de melhorar o relacionamento.
4. Imagem percebida pelos não associados - Baixa percepção de que agrega outras categorias profissionais (não só engenheiros) e dos produtos e serviços.
5. Necessidades de associados PJ e PF (requisitos, expectativas e preferências captadas no sistema de relacionamento) - Necessidades diferentes, mas recebem o mesmo tratamento.
15 7. Mudanças climáticas, degradação e acidentes ambientais
- Discussão proativa dos cenários e normatizações.
AMBIENTE INTERNO
FORÇAS FRAQUEZAS
1. Resultados desempenho - Resultado final dos eventos. 2. Resultados desempenho - Eventos de saneamento com
maior participação.
3. Desenvolvimento de produtos e ações - Capacidade de posicionamento em relação às situações cotidianas que dizem respeito a ABES.
4. Organização de eventos - Qualidade, mobilização e voluntariado.
5. Voluntários - Capacitação técnica.
6. Relacionamento com parceiros - Credibilidade e bom acesso.
1. Recursos financeiros - Suficiente para a manutenção das atividades básicas. Não permite investimentos ou riscos maiores.
2. Recursos humanos – Falta de administração (gestor e funcionários).
3. Recursos humanos - Política de comunicação (assessoria de comunicação).
4. Produtividade e capacidade operacional - Muitas ações realizadas por poucos voluntários. Sobrecarga de trabalho.
5. Resultados desempenho - Melhorar o planejamento, organização e divulgação dos eventos.
6. Diretrizes da ABES (estatutos, regulamentos, contratos etc.) - Desconhecimento da totalidade dos regramentos. Melhorar os contratos. OSCIP? Oportunidades.
7. Comunicação interna – Informal e eventual.
2º PASSO: ANÁLISE DOS RISCOS. Classifique os riscos de acordo com os conceitos abaixo descritos. Identifique outros riscos empresariais existentes na ABES - RS. Proponha ações para o controle e/ou minimização.
Análise do Risco Riscos relacionados à: Riscos Probabilidade da ocorrência Conseqüências da ocorrência Tratamento
16 Imagem da ABES
– RS
- Má Qualidade dos produtos e serviços oferecidos (ex: Problemas nos Eventos Organizados)
- Administração temerária dos ativos da Organização
- Entidades ocupando espaços de discussão e posicionamento da ABES – RS Média Baixa Alto Alta Alta Alta Planejamento de ações e eventos Desenvolvimento das pessoas envolvidas e controle Estratégias para participação e agilidade Legislação e Contratos
- Descumprimento de Leis, Normas e Regulamentos
Baixo Alta Desenvolvimento das pessoas envolvidas e controle
Gestão de
pessoas
- Carência de competências necessárias às atividades de empregados
- Carência de competências necessárias às atividades de voluntários Alto Baixo Média Alta Contratação e qualificação Discussão prévia e designação adequada Tecnologia - Sucateamento dos equipamentos e instalações
por desatualização tecnológica
Baixo Média Atualização
Aspectos Econômicos Financeiro
- Redução das receitas
- Aumento desproporcional dos custos - Abandono dos tradicionais parceiros
Alto Médio Alto Alta Média Alta Captação e manutenção de associados e de parceiros
Concorrência - Entidades oferecendo produtos similares Alto Alta Priorizar o foco de atuação
Associado e potencial
- Baixa sensibilidade em relação às vantagens oferecidas PF e PJ
Alto Alta Estratégia de
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associado os produtos e serviços
