2. CONTABILIDADE GERENCIAL E O SISTEMA DE INFORMAÇÃO CONTÁBIL 1.1 Introdução
Vivemos na era da informação, de modo que a informação tem se tornado um elemento estratégico na gestão das organizações. Com a democratização do acesso à tecnologia da informação, tal tecnologia tem sido aplicada às organizações nos seus vários processos produtivos, produzindo também grandes mudanças no processo de produção de informações de auxílio à gestão.
Em decorrência do incremento de tecnologia, as empresas transformaram-se em organizações cada vez mais complexas, hierarquizadas especializadas e que demandam supervisão e gerência. Diante disso, a preocupação passou a ser com a autoridade, responsabilidade, planejamento, controle, coordenação e relações no trabalho (MOTTA, 1986).
Tais transformações apontam para um redirecionamento dos objetivos da organização, os quais antes eram voltados para o controle da produção de bens e serviços, sendo direcionados então para a informação, a tecnologia e o consumo (GUIMARÃES e ÉVORA, 2004).
Nesse cenário está a contabilidade gerencial como um sistema de informação de auxílio à gestão das organizações. Este capítulo dedica-se a apresentar os conceitos básicos de sistema de informação e como a contabilidade pode ser efetivamente utilizada como esse sistema de informação gerencial.
1.2 Sistema e Sistema de Informação
Para a devida compreensão e definição de Sistema de Informação, faz-se necessário apresentar alguns conceitos relacionados e imprescindíveis: sistema, dado e informação. A concepção de sistemas surgiu a partir do estudo dos seres vivos. Em 1971, o biólogo Ludwig Von Bertalanffy criou a TGS (Teoria Geral dos Sistemas), a qual tendia para as ciências biológicas, já que seu criador tinha formação nesta área, no entanto, é aplicável a todos os tipos de sistemas (BOCHI e SHITSUKA, 2002).
Sistema: muitas coisas podem ser visualizadas como um sistema. Um
automóvel é um sistema mecânico composto por centenas de peças. Uma flor é um sistema botânico e um animal é um sistema zoológico. Um ser humano é um sistema fisiológico e psicológico constituído de células, órgãos, atitudes, expectativas e outros. As empresas também são classificadas como sistemas sócio técnicos, visto que
combinam organização humana com a tecnologia das máquinas, materiais, processos e assim por diante (SILVA, 2005).
Assim, um sistema pode ser definido como “[...] um conjunto de partes, as quais formam um todo com um objetivo comum” (BOCHI e SHITSUKA, 2002).
Para Gil (1999, p. 13) um sistema é “uma entidade composta de dois ou mais componentes ou subsistemas que interagem para atingir um objetivo comum”.
Na definição de Padoveze (2002 p. 28) “sistema é um conjunto de elementos interdependentes, ou um todo organizado, ou partes que interagem formando um todo unitário e complexo”.
Finalmente, Silva (2005 p. 352) define sistema como “um conjunto de elementos interagentes e interdependentes relacionados cada um ao seu ambiente de modo a formar um todo organizado”.
Com é possível notar, num sistema o elemento comum é a interação entre os elementos, conforme a própria conceituação indica.
Os sistemas podem ser sinteticamente classificados de duas formas, ou seja, quanto ao grau de abertura e quanto a sua estrutura. Quanto ao grau de abertura podem ser classificados em abertos e fechados. Quanto à estrutura podem ser estáticos, dinâmicos ou homeostáticos (CORNACCHIONE JR, 2012).
Quanto ao grau de abertura, os sistemas abertos são aqueles que se relacionam com o ambiente externo, inclusive mantendo relações de troca. Como exemplo podem ser citados: homem, organismo, empresa e sociedade. Já os sistemas fechados são aqueles que não mantém relações com o ambiente externo. Os principais exemplos são: rádio, relógio e aparelho de televisão (CORNACCHIONE JR, 2012).
Os sistemas estáticos são aqueles que não estão sujeitos à alteração de sua estrutura sistêmica básica (mesa, roda, pá, etc.). Os sistemas dinâmicos são aqueles que estão sujeitos à modificação de sua estrutura, bem como as características de seus componentes (sistema político, social, educacional). Finalmente, os sistemas homeostáticos, ou híbridos são aqueles que tem a estrutura do todo estática, porém as partes componentes podem ser modificadas (geladeira) (CORNACCHIONE JR, 2012).
Os componentes básicos de um sistema são: objetivos do sistema, ambiente do sistema ou processamento, recursos ou entradas do sistema, componentes, saídas do sistema, administração ou controle e avaliação do sistema (PADOVEZE, 2010).
De acordo com Silva (2005) as empresas são sistemas abertos pois tomam entradas do ambiente e por meio de uma série de atividades transformam ou convertem estas entradas em saídas a fim de alcançar algum objetivo (Figura 1).
Figura 1 – Empresas como sistemas abertos. Fonte: Silva (2005)
Dado: é o elemento mais encontrado nos Sistemas de Informação, por ser a
matéria-prima da informação. Dado é definido por Miranda apud Castro (2006, p. 15), como “[...] um conjunto de registros qualitativos ou quantitativos conhecidos que organizado, agrupado, categorizado e padronizado adequadamente transforma-se em informação.”
Segundo Bazzoti e Garcia (2007, p. 2) “Os dados apresentam-se como elementos em sua forma bruta, os quais não podem por si só sustentar a estruturação necessária para tomada de ação. Os dados precisam passar por análise e transformações para se tornarem úteis.”
Para Silva (2005 p. 333) “dado é qualquer elemento identificado em sua forma bruta, que por si só não conduz à compreensão de determinado fato ou situação”.
Assim, percebe-se que o dado é o elemento primordial do sistema de informação, visto que ele é uma das entradas que serão transformadas numa saída do sistema, ou seja, a informação.
Informação: “é o produto final do sistema de informações e deve ser
apresentada em forma, prazo e conteúdo adequados ao usuário” (GIL, 1999, p. 13). De acordo com Moraes apud Castro (2006, p. 15), “Informação é a representação de uma situação, que foi selecionada, tratada, resumida e organizada a partir de contextos determinados [...]”. A informação é determinada pela combinação e interpretação de dados, no qual o homem atribui significado a ele, podendo ser por meio de convenção ou representação (BARBOSA, 2006).
Partindo destas definições, é necessário ter cautelas ao classificar um elemento como dado ou informação, pois segundo Ferreira apud Barbosa (2006, p. 24),
“Dependendo do ponto onde se coloca o observador numa determinada situação, o que para ele é um dado para o outro pode ser uma informação.” O autor completa dizendo que é necessário “[...] considerar ‘onde’ ou ‘em que posição’ se situa aquele que está problematizando determinada situação.”
Desse modo, a informação é o dado trabalhado e tornado útil para a tomada de decisão e solução de problemas.
Para Padoveze (2002), para que uma informação seja considerada boa, ela deve preencher os seguintes requisitos: conteúdo, precisão, atualidade, frequência, adequação à decisão, valor econômico, relevância, entendimento, confiabilidade, relatividade, exceção, acionabilidade, flexibilidade, motivação, segmentação, consistência, integração, uniformidade de critério, oportunidade, objetividade, seletividade, indicação de causas, volume, generalidade, etc.
Após a apresentação das definições de sistema, dado e informação, resta agora juntar esses elementos e apresentar a definição de sistema de informação.
Padoveze (2010, p. 48) define Sistema de Informação como “um conjunto de recursos humanos, materiais, tecnológicos e financeiros agregados segundo uma sequência lógica para o processamento dos dados e tradução em informações”.
Outra definição existente é a seguinte:
“[...] um conjunto de componentes inter-relacionados trabalhando juntos para coletar, recuperar, processar, armazenar e distribuir informação com a finalidade de facilitar o planejamento, o controle, a coordenação, a análise e o processo decisório em empresas e outras organizações [...]” (LAUDON, K.; LAUDON, J., 1999, p. 4)
Os sistemas de informação podem ser classificados da seguinte forma:
Sistema de Informação de Apoio às Operações: auxilia os departamentos na
execução de suas funções operacionais (compras, estocagem, produção, vendas, faturamento, recebimento, pagamentos, etc.);
Sistema de Informação de Apoio à Gestão: ocupam-se basicamente com as
informações necessárias à gestão econômico-financeira da empresa. O sistema de informação contábil seria classificado nesse tipo (PADOVEZE, 2010).
Para facilitar o processo de produção de informação de apoio à gestão, o ideal é que a empresa se utilize de um Sistema Integrado de Gestão Empresarial - ERP (Enterprise Resources Planning), traduzido como Planejamento de Recursos Empresariais. Esses sistemas têm como objetivos fundamentais a integração, consolidação e aglutinação de todas as informações necessárias para gestão do sistema
empresa. Esses sistemas unem e integram todos os subsistemas por meio do uso da tecnologia da informação. O sistema de informação contábil deverá estar integrado ao sistema de gestão empresarial (PADOVEZE, 2002).
1.3 Sistema de Informação Contábil
A contabilidade é, por si só, um sistema de informação contábil e objetiva produzir informações que auxiliem seus usuários no processo de tomada de decisão.
Conforme a CVM apud (IUDÍCIBUS e MARION, 2002), a contabilidade é um sistema de informação e avaliação, destinado a prover seus usuários com demonstrações e análises de natureza econômica, financeira, física e de produtividade, com relação à entidade objeto de contabilização.
Nesse cenário, a contabilidade gerencial se destaca, visto que sua principal função é disponibilizar a informação contábil como ferramenta para a administração e suas atividades são orientadas pelas necessidades informacionais dos indivíduos internos da empresa (CREPALDI e CREPALDI, 2014).
1.3.1 Arquitetura do Sistema de Informação Contábil
Para a existência do Sistema de Informação Contábil gerencial, existem pelo menos dois pressupostos básicos necessários:
Necessidade da informação: o contador deve ter em mente que as informações
produzidas têm como alvo seus usuários, por isso, o contador gerencial deve fazer um estudo básico das necessidades da informação contábil gerencial, a fim de atender adequadamente seus clientes. Assim, para que a informação seja necessária ela precisa ser desejada, assim como outro produto qualquer.
Além disso, é necessário o apoio da alta administração da companhia, visto que o sistema de informação contábil gerencial é abrangente e necessita do envolvimento de todos os elementos da empresa (CREPALDI e CREPALDI, 2014)
Planejamento e controle: é necessário planejamento para que os relatórios
produzidos atendam adequadamente os usuários, inclusive sabendo qual o perfil de cada usuário a fim de construir relatórios com enfoques diferentes para os usuários. Assim, será possível realizar o controle posterior, pois somente o que for aceito e entendido poderá ser controlado (PADOVEZE, 2010).
De acordo com Gil (apud PADOVEZE, 2010), o Sistema de Informação Contábil deve produzir informações que atendam aos seguintes aspectos:
Níveis: estratégico, tático, operacional;
Ciclo administrativo: planejamento, execução, controle;
Nível de estruturação da informação: estruturada, semiestruturada, não estruturada.
Olhando o Sistema de Informação Contábil numa perspectiva sistêmica, assim como quando aplicado às empresas, ele contém alguns elementos fundamentais os quais são: objetivo, ambiente, recursos, saídas e gestão do sistema.
Objetivo: para Riccio (apud PADOVEZE, 2002) os objetivos podem ser
resumidos assim: gerar informações monetárias e não monetárias de auxílio às atividades e decisões dos níveis operacional, tático e estratégico da empresa e também aos usuários externos; consolidar-se como a peça fundamental do Sistema de Informação Gerencial da Empresa.
Ambiente: o ambiente são os limites da empresa, crescendo de modo a tornar-se
o maior e mais importante sistema dentro da empresa.
Recursos: para o processo de transformação dos dados em informação, além dos
dados que são a matéria-prima do sistema de informação contábil, os dois principais recursos são: recursos humanos (contadores gerenciais), software de contabilidade que possibilite ao contador potencializar a informação contábil de apoio à decisão. Além disso, os demais recursos básicos: equipamentos de informática, equipamentos de comunicação, energia, serviços de terceiros, material de expediente, espaço físicos, etc.
Saídas: informações contábeis que sejam suficientes para cumprir seus
objetivos. As informações devem ser no mínimo as necessárias ao atendimento dos usuários da informação contábil. Tais informações podem sair sob a forma de relatórios contábeis, análises contábeis, informação eletrônica para usuários específicos dentro e fora da empresa, interfaces contábeis com outros sistemas dentro da empresa, oral, consultoria, assessoria, para os diversos níveis gerenciais da empresa, palestras e treinamentos para usuários externos e internos (PADOVEZE, 2002).
Gestão do sistema: A administração do sistema é realizada pelo componente
humano, sendo determinante para o sucesso ou fracasso do seu desempenho. Assim, o gestor ou administrador do sistema é o contador, seja exercendo a função de controller, diretor administrativo e financeiro, gerente de contabilidade ou contador geral. Nessa posição, o contador nunca deve impor sua visão sobre a informação que está
fornecendo. Não deve esquecer que sua função é fornecer a informação nos moldes solicitados, respeitando a forma do usuário a enxergar e utilizar (PADOVEZE, 2002).
Para Padoveze (2010), existem três pontos fundamentais para que um Sistema de Informação Contábil continue a operar dentro de uma organização:
Operacionalidade: todos os que trabalham com a informação contábil precisam
saber que estão operando com dados reais, práticos e objetivos, os quais foram armazenados e processados de forma prática e objetiva. Assim serão obtidos relatórios necessários e entendidos por quem os utiliza.
Integração e navegabilidade dos dados: o sistema de informação contábil deve
funcionar de forma integrada no sistema de informação gerencial da empresa. Todos devem se utilizar de um único sistema de informação. Dessa forma, um dado coletado em qualquer área operacional poderá ser utilizado em todos os seguimentos de informação contábil, havendo desde o início do processo uma única classificação para o dado. Assim, todos os usuários do sistema de informação contábil receberão a mesma informação e falarão a mesma língua.
Custo da informação: o sistema de informação contábil deve ser analisado sob
a ótica do custo-benefício. Atualmente, com a facilidade de acesso aos recursos computacionais e informacionais o custo de utilização de um sistema de informação contábil é relativamente baixo, cabendo ao contador tornar esse sistema com utilidade gerencial.
1.3.2 Abrangência do Sistema de Informação Contábil
Conforme já destacado, a contabilidade gerencial é um enfoque especial dado às informações produzidas pela contabilidade com foco na tomada de decisões. Assim, os dados trabalhados pela contabilidade gerencial são oriundos das outras áreas da empresa. Estas diversas áreas são chamadas por Padoveze (2002) de subsistemas do sistema de informação contábil e podem ser assim apresentados:
Contabilidade societária e fiscal: este subsistema ocupa-se da realização dos
registros que irão criar a base de dados da contabilidade financeira, atendendo as obrigações legais.
Controle patrimonial: objetiva garantir o controle físico e escritural de todos os
Contabilidade em outros padrões monetários: objetiva transformar os dados
monetários do subsistema de contabilidade societária e fiscal para outros padrões monetários;
Valorização de inventários ou custo contábil: cuida da mensuração dos
estoques e das movimentações geradas entre eles;
Gestão de impostos: objetiva garantir um gerenciamento eficaz dos impostos,
buscando otimização e redução do impacto financeiro ocasionado por eles;
Análise financeira e de balanço: objetiva proporcionar uma visão geral da
empresa para avaliar sua solidez, capacidade de pagamento, liquidez financeira, adequação da rentabilidade e permitir análise de tendência de todos os indicadores;
Orçamento: objetiva realizar o controle do planejado com o realizado, com base
nos dados da contabilidade geral e gerar dados para novos orçamentos;
Custos:apurar os custos totais e unitários dos produtos produzidos pela empresa
e realizar a análise dos custos apurados, gerando informações para tomada de decisão;
Contabilidade por responsabilidade: objetiva identificar e separar as
informações contábeis dentro do sistema de contabilidade, para cada um dos responsáveis por alguma área de responsabilidade dentro da companhia (centro de custos ou centro de despesas, atividades, centro de lucros, centro de investimentos ou unidades de negócios);
Acompanhamento do negócio: coleta e armazena informações que possibilitem
visualizar a empresa em seu ramo de atuação, dentro da conjuntura econômica. 1.3.3 Construção dos relatórios no SIC
A base para a construção dos relatórios é a forma como foi estruturado o Sistema de Informação Contábil.
Considerando que o Sistema de Informação Contábil Gerencial deve estar integrado ao Sistema de Informação Gerencial da empresa, deve-se dar a devida atenção à otimização da utilização das informações disponíveis no sistema de informação gerencial da empresa.
De acordo com Padoveze (2002) esse processo deve ser realizado seguindo os seis passos a seguir:
1 – Estudo da empresa: esta etapa envolve o conhecimento aprofundado do negócio a fim de verificar quais elementos estarão incorporados ao sistema de
informação contábil (produtos, materiais e principais insumos, diversas unidades de negócio, processos básicos de produção e comercialização). Além disso, envolve o conhecimento da organização quanto à sua estrutura e modo de funcionamento (setores, departamentos, atividades, hierarquia formal, grau de responsabilidade sobre ativos, receitas e despesas);
2 – Identificação das necessidades informacionais dos usuários do Sistema de Informação Contábil:esse processo deve ter início com a atuação do contador geral ou controller junto à alta administração definindo quais informações o sistema de informação contábil deverá produzir. Em seguida o profissional deverá atuar junto aos demais níveis da organização a fim de diagnosticar a necessidade informacional de cada nível, repetindo esse processo até o menor nível decisorial da empresa. Além disso, o contador deve estar atento para as necessidades informacionais dos usuários externos. O processo de identificação das necessidades informacionais é apresentado na figura 2;
Figura 2 – Processo de identificação das necessidades informacionais Fonte: Padoveze (2002)
3 – Estruturação da conta contábil: a estrutura da conta contábil tradicional
utilizada para a contabilidade financeira é insuficiente para absorver as necessidades informacionais dos usuários da informação contábil com foco em decisões gerenciais. Assim será necessário utilizar uma estrutura de conta mais abrangente denominado de conta gerencial ou ampliada;
4 – Parametrização dos outros módulos do Sistema de Informação Gerencial: nessa etapa o contador deverá verificar a integração dos demais módulos do
Sistema de Informação Gerencial com o Sistema de Informação Contábil. Assim, o contador deverá trabalhar para adequar os dados dos demais módulos no formato utilizável pelo Sistema de Informação Contábil;
5 – Plano de contas e operacionalização dos lançamentos: nessa etapa,
estrutura-se o plano de contas central e o plano de contas complementares. O plano de contas é a ferramenta básica para a elaboração dos relatórios gerenciais. Desse modo, ele deverá ser construído tendo em vista os relatórios futuros que deverão ser produzidos, de modo que seja possível atender tanto as necessidades fiscais quanto as gerenciais.
Padoveze (2010) cita alguns exemplos de contas adicionais ou complementares, as quais podem possibilitar o registro dos seguintes dados:
Quantidade de horas e número de funcionários por centro de custos ou atividades;
Número de produtos vendidos, produzidos e estocados; Quantidade de materiais movimentados;
Quantidade de ações;
Quantidade do direcionador das atividades para custeamento ABC, etc.
6 – Disponibilização das informações e relatórios: corresponde à geração das
saídas do sistema, as quais devem ser coerentes com as necessidades informacionais verificadas nas etapas 1 e 2.
Fonte: Padoveze (2002)
A estrutura completa do Sistema de Informação contábil com foco na geração das informações e relatórios é apresentado na figura 3.
1.3.4 Características da informação contábil
Finalmente, de acordo com Iudícibus e Marion (2002), as saídas do Sistema de Informação Contábil, ou seja, a informação contábil precisa possuir algumas características fundamentais:
Compreensibilidade: para que a informação seja compreensiva ela necessita ser
completa e retratar todos os aspectos contábeis de determinada operação que afete o patrimônio.
Relevância: essa é uma das características mais importantes da informação
contábil. A informação possui essa qualidade quando ela proporciona uma visão de eventos passados, presentes e projeções futuras, influenciando assim as decisões econômicas dos usuários;
Confiabilidade: a informação é confiável quando está livre de erros materiais e
vieses e representa fielmente o que se espera que represente.
Comparabilidade: a informação deve ser preparada de modo a possibilitar a
comparação entre diversos períodos para a mesma entidade, mas também, a comparação com outras entidades, a fim de avaliar de forma relativa seu desempenho.
Tempestividade: a relevância da informação é diretamente influenciada pela
tempestividade, ou seja, pouco adianta obter uma informação relevante e fidedigna após o momento necessário.
REFERÊNCIAS
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CREPALDI, S. A.; CREPALDI, G. S. Contabilidade gerencial: teoria e prática. 7ª edição. São Paulo: Atlas, 2014.
GIL, A.L. Sistemas de informações contábil / financeiros. São Paulo: Atlas, 1999. GUIMARÃES, E. M. P.; ÉVORA, Y. D. M. Sistema de informação: instrumento para tomada de decisão no exercício da gerência. Ci. Inf., Brasília, v. 33, n. 1, p. 72-80, jan./abril 2004.
IUDÍCIBUS, S.; MARION, J. C. Introdução à teoria da contabilidade para o nível de graduação. 3ª edição. São Paulo: Atlas, 2002.
LAUDON, Kenneth C.; LAUDON, Jane Price. Sistemas de informação: com Internet. Tradução de Dalton Conde de Alencar. 4. ed. Rio de Janeiro: LTC, 1999.
MOTTA, F. C. P. Teoria das organizações: evolução e crítica. São Paulo:Pioneira, 1986.
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SILVA, R. O. Teorias da administração. 1ª edição. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2005.
