(CNPD), um tratamento de dados com finalidades de gestão de recursos humanos,

Comissão Nacional de

Protecção de Dados

Processo n." 84/2018

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Vivo Energy Cabo Verde notificou à Comissão Nacional de Protecção de Dados, (CNPD), um tratamento de dados com finalidades de gestão de recursos humanos, processamento de remunerações e formação profissional, a realizar na sua sede na Av. Amílcar Cabral, caixa postal n." 4, Cidade do Mindelo, Ilha de São Vicente.

Conforme o formulário de notificação e os documentos disponibilizados, são recolhidos os seguintes dados pessoais:

Nome, data de nascimento, género, morada, número de Bilhete de Identidade, Número de Identificação Fiscal (NIF), número de segurança social, nacionalidade, número de dependentes, estado civil, contato telefónico, email, número de conta bancária, nome do banco, data de admissão na empresa, departamento, função, nome de supervisor, vencimento mensal e anual, dados relativos a condenações e infrações penais, nível e área de formação, nome, tipo e categoria de curso" duração, custo, data de início e término do curso e nome do instrutor.

Declara a Vivo Energy Cabo Verde, responsável pelo tratamento, que os dados são recolhidos de forma direta e presencial. São registadas informações referentes a condenação a pagamento de pensão alimentícia recebida do Tribunal.

Não há comunicação, nem interconexão de dados. Porém, há transferência de dados para Vivo Energy - Central Team, em Inglaterra.

Declara que conserva os dados de acordo com a legislação. E que os titulares dos dados podem exercer o direito de acesso presencialmente.

Estão asseguradas medidas de segurança física e lógica.

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Apreciando,

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Contribuinte W: 370636406, Av. da China, Rampa da Terra Branca, Apartado 1002, C.P. 7600, Praia, Tel: (238) 5340390, cnpd@cnpd.cv, www.cnpd.cv

Comissão Nacional de

Protecção de Dados

1- Importa antes de mais sublinhar que o presente tratamento! de dados pessoais? no que diz respeito a finalidade de processamento de remuneração não está, no caso, isento de notificação visto que, por um lado, é recolhido, para o efeito, dados referentes a condenações, e por outro, o tratamento prevê transferência de dados para a Inglaterra, cfr. o artigo 3.° e n." 2 do artigo 5.° da Deliberação n," 2 da CNPD, de 27 de agosto de 2015.

No âmbito dos tratamentos de dados efetuados, a responsável pelo tratamento deve obedecer os princípios da transparência, reserva da intimidade da vida privada e familiar, bem como respeitar os direitos, liberdades e garantias dos colaboradores, consoante o artigo 4.° da LPDP. Outrossim, o tratamento deve ser feito de forma legal, lícita e com respeito pelo princípio da boa-fé, e os dados tratados devem ser adequados, pertinentes e não excessivos face a finalidade de recolha, cfr. n.? 1, do artigo 6.° da Lei n.? 133N/2001, de 22 de janeiro, alterada pela Lei n." 41NIlI/2013, de 17 de setembro, que estabelece o regime Jurídico geral de proteção de dados pessoais das pessoas singulares, doravante LPDP.

2- O princípio da licitude do tratamento de dados está intimamente ligado às condições de legitimidade.

No caso, a responsável pelo tratamento recolhe e regista informações sobre condenações e infrações penais constantes do registo criminal, bem como informação recebida do tribunal referente a condenação a pagamento de pensão alimentícia. Esclareceu a responsável pelo tratamento que o certificado do registo criminal consta do processo individual de cada colaborador e que é recolhido no âmbito da sua contratação. Mais, constata-se que as referidas informações enviadas do tribunal são registadas para fins de processamento de remunerações.

Essas informações constituem dados pessoais, cujo tratamento está sujeito a uma autorização prévia da CNPD, nos termos do n.? 2 do artigo 9.° da LPDP.

Estatui o citado artigo que o tratamento dos dados referentes a condenações e infrações penais pode ser autorizado quando tal tratamento for necessário à execução de

1 "Qualquer operação ou conjunto de operações sobre dados pessoais efetuadas, total ou parcialmente, com ou sem meios autorizados, tais como a recolha, o registo, a organização, a conversação, a adaptação ou alteração, a recuperação, a consulta, a utilização, a comunicação por transmissão ( ... )", cfr. alínea b) n.? 1, do artigo 5.° da LPDP.

2 "Qualquer informação, de qualquer natureza e independentemente do respetivo suporte, incluindo som e imagem relativa a uma pessoa singular identificada e ou identificável «titular dos dados» ", nos termos da a), n." 1 do mesmo artigo. Considera-se identificável, uma pessoa singular que possa ser identificada, direta ou indiretamente, nomeadamente, por referência a um número de identificação, a um ou mais elementos específicos da sua identidade física, económica, cultural ou social, cfr. o n.? 2 do mesmo artigo. ,_

Contribuinte N°: 370636406, Av. da China, Rampa da Terra Branca, Apartado! 002, C.P. 7600, Praia, Tel: (238) 5340390, 2 ~

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finalidade legítima do seu responsável, não prevalecendo os direitos, liberdades e garantias do titular dos dados.

Por outro lado, estatui o n." 1 do artigo 45.° do Código Laboral, que "as informações solicitadas, sob qualquer forma que seja, a um candidato a um emprego ou a um trabalhador, só podem ter como finalidade apreciar a sua capacidade de ocupar o emprego proposto ou as suas aptidões profissionais, e devem apresentar uma ligação direta e necessária com o emprego proposto ou com a avaliação das aptidões profissionais do trabalhador".

Ora, a recolha de certificado de registo criminal no caso mostra-se excessiva face a finalidade de avaliar a aptidão profissional dos candidatos ou trabalhador, prevalecendo, deste modo, os direitos dos titulares dos dados.

Assim sendo, não se autoriza o tratamento desses dlados para a referida finalidade, devendo a responsável pelo tratamento eliminar dos processos individuais dos seus colaboradores dados dados relativos às condenações penais e/ou suspeitas de ilícitos penais.

Porém, para fins de processamento de remunerações, em ordem a cumprir uma decisão judicial, mostra-se necessária e adequando manter informações referentes aos montantes a serem descontados para o pagamento de pensão alimentícia. Portanto, trata-se de um tratamento lícito para uma finalidade legítima e determinada.

No que se refere ao tratamento dos restantes dados pessoais para as referidas finalidades, inclusive formação profissional, as condições de legitimidade residem, consoante o caso, nas alíneas a) e e) do artigo 7.° da LPDP, ou seja, execução de contrato celebrado e prossecução de interesse legítimo da responsável pelo tratamento.

3- Declara a responsável pelo tratamento que os dados são transferidos para a Vivo Energy Central - Team, sita em Inglaterra, para fins de gestão integrada de recursos humanos.

Consagra o n." 1 do artigo 19.° da LPDP que, a transferência de dados pessoais para estrangeiro apenas deve ocorrer, salvo exceções, para países que asseguram um nível de segurança adequada.

Analisando o n.? 2 do mesmo artigo, considera-se que a Inglaterra dispõe de um nível adequado de segurança.

Contribuinte N°: 370636406, Av. da China, Rampa da Terra Branca, Apartado 1002, C.P. 7600, Praia, Tel: (238) 5340390, cnpd@cnpd.cv, www.cnpd.cv

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4- Estabelece a alínea e), n." I do artigo 6.° da LPDP que, os dados devem ser conservados por forma a identificar os seus titulares por tempo necessário a prossecução das finalidades da recolha.

Ora, os dados tratados para fins de processamento das remunerações devem ser conservados por 10 (dez) anos e os para fins de formação profissional e de gestão de recursos humanos por 1 (um) ano, todos a contar da data da cessação do vínculo laboral, sem prejuízo de conservação por mais tempo em virtude de processo judicial e até o máximo de 6 (seis) meses após o trânsito em julgado.

5- A responsável pelo tratamento deve assegurar aos titulares dos dados o direito a informação sobre a finalidade do tratamento, categorias de dados, seus destinatários e comunicação, os direitos de acesso aos dados, a conhecer a lógica do tratamento, de atualização e apagamento, bem como o direito de oposição nos termos dos artigos 11.°,

12.° e 13.°, todos da LPDP.

6- A notificante deve implementar medidas especiais de segurança previstas no artigo 16.° da LPDP, designadamente, controlar as entradas nas instalações utilizadas para o tratamento de dados por quem não esteja autorizado, implementar chaves de acesso ao sistema e garantir a segurança, definir os níveis de acesso de utilizadores consoante as funções desempenhadas bem como controlar o seu transporte de modo impedir que possam ser lidos, copiados, alterados ou eliminados por quem não esteja autorizado.

Mais, sublinha-se que os dados pessoais contidos em ficheiros manuais gozam da mesma proteção que os contidos em ficheiros informáticos, cfr. o n." 7 do artigo 45.° da Constituição da República. Assim, devem ser adotadas medidas de segurança adequadas às particularidades desta situação.

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Nestes termos, com os limites acima referidos, autoriza-se o tratamento notificado ao abrigo do disposto na alínea e) do artigo 70°, n." 2 do artigo 9.°, alínea a) n." 1 do artigo 24.° e n." 1 do artigo 26.°, todos da LPDP, e da alínea a) do n." 1 do artigo 10.° da Lei n." 42NIII/2013, de 17 de setembro, nos seguintes termos:

1- Responsável pelo tratamento: Vivo Energy Cabo Verde;

2- Finalidades: gestão de recursos humanos, processamento de remunerações e formação profissional;

3- Categoria de dados pessoais tratados: Nome, data de nascimento, género, morada, número de Bilhete de Identidade (B.I.), Número de Identificação Fiscal (NIF), número de segurança social, nacionalidade, número de dependentes,

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Contribuinte N°: 370636406, Av. da China, Rampa da Terra Branca, Apartado 1002, C.P. 7600, Praia, Tel: (238) 5340390, cnpd@cnpd.cv, www.cnpd.cv

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estado civil, contacto telefónico, email, número de conta bancária, nome do banco, data de admissão na empresa, departamento, função, nome de supervisor, vencimento mensal e anual, nível e área de formação, nome, tipo e categoria de curso, duração, custo, data de início e término do curso e nome do instrutor e informações referentes a condenações a pagamento de pensão alimentícia;

4- Comunicação de dados pessoais: Há comunicação de dados para as empresas contratadas no âmbito de seleção e recrutamento de pessoal;

5- Forma de exercício do direito de acesso: O direito de acesso pode ser exercido de forma presencial junto da responsável pelo tratamento;

6- Transferência de dados para outros países: Há transferência de dados para Inglaterra;

7- Interconexão: Não existe;

8- Tempo de conservação de dados: Nos termos acima descritos;

9- Segurança: Manter as medidas de segurança indicadas e implementar as previstas na lei.

A notificante deve imediatamente proceder à eliminação da certidão de registo criminal dos processos individuais dos colaboradores.

Registe e notifique.

Praia, 08 de novembro de 2018

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Contribuinte N°: 370636406, Av. da China, Rampa da Terra Branca, Apartado 1002, C.P. 7600, Praia, Tel: (238) 5340390, cnpd@cnpd.cv, www.cnpd.cv