Código de Relacionamento para Fornecedores de Bens e Serviços

Código de Relacionamento

para Fornecedores de Bens

e Serviços - 2019

SUMÁRIO

1.

Apresentação

2.

Missão, Visão e Valores & Política da Qualidade

3.

Objetivos & Princípios Éticos

4.

Regras de Conduta

5.

Violações aos Princípios e Normas de Conduta

APRESENTAÇÃO

Buscando esclarecer e firmar uma parceria entre nossos fornecedores, a Ipsis Gráfica e Editora S. A. elaborou esta cartilha visando definir critérios para a aquisição de bens e a contratação de serviços com base em valores sólidos de respeito ao interesse público, à sociedade e aos seus fornecedores.

A Ipsis acredita que a qualidade de vida das futuras gerações depende de ações hoje que busquem equilibrar a conservação do meio ambiente, o bem-estar e a segurança no trabalho.

Por meio do Código de Relacionamento para Fornecedores de

Bens e Serviços, a Ipsis assume o compromisso de realizar

contratos de bens e serviços com base na ética e na transparência,

valorizando os fornecedores que se comprometam a atender

normas de qualidade, saúde e segurança e bem-estar social.

MISSÃO

Transformar ideias em imagens que saltem aos olhos

VISÃO

Ser uma empresa de classe mundial no segmento de impressão editorial e de arte, transformando o mercado gráfico por meio de inovações tecnológicas.

VALORES

 Transparência;

 Respeito;

 Ética;

 Excelência;

 Foco no Resultado

Política da Qualidade

Buscar a satisfação das partes interessadas:

 Encantando o Cliente por meio da superação de suas expectativas

 Cumprindo os requisitos aplicáveis

 Fazendo certo pela primeira vez

 Melhorando continuamente os processos

 Promovendo relacionamentos com excelência

 Investindo em tecnologias inovadoras

 Desenvolvendo e cuidando de pessoas

 Respeitando o Meio Ambiente

Manual da Qualidade - Rev. 01 (09/11/2017)

3. OBJETIVOS

O objetivo do Código de Relacionamento para Fornecedores de Bens e Serviços é estabelecer critérios para uma conduta ética nas relações comerciais da Ipsis e seus fornecedores de bens e prestadores de serviços e vice-versa. E também preservar sua integridade, demonstrando sua preocupação com o meio ambiente e segurança, por meio de procedimentos previstos neste Código.

3.1 PRINCÍPIOS ÉTICOS

3.1.1 Trabalhamos conforme a lei determina - Cumprir a lei e os regulamentos que mantenha o devido alinhamento com a legislação do País, bem como a sintonia com as normas internas, é à base de nossa reputação e de nossos princípios éticos.

3.1.2 Conduzimos o nosso negócio com integridade - Nós temos orgulho de conduzir o nosso negócio com integridade.

Enfrentamos a concorrência, mas de forma ética e justa. Nosso compromisso com a transparência torna visíveis os critérios que norteiam decisões e ações, de maneira a garantir a lisura dos acordos firmados e o cumprimento de seus termos;

3.1.3 Honramos as obrigações do nosso negócio - Nossas relações de negócio são baseadas em confiança mútua e assim tem sido ao longo de toda nossa história. Conquistamos e mantemos a confiança dos nossos clientes e de outros parceiros de negócios ao nos comunicarmos com transparência, respeitando as informações que nos são confiadas e que fazem parte de nosso compromisso.

3.1.4 Respeitamos nossos colaboradores internos, forne-

cedores e parceiros - Atingimos as nossas metas por meio das

pessoas. Consideração pelos outros que se traduza pela

integridade das condutas pessoais, pela não discriminação das

pessoas, pelo respeito mútuo e pelo tratamento digno entre

colaboradores, fornecedores e parceiros.

3.1.5 Protegemos as informações, os ativos e os interesses da Ipsis - Todos são administradores da organização. Para preservar os valores da Ipsis, nós protegemos as informações e os ativos confiados a nós e evitamos situações que possam permitir que os interesses pessoais influenciem no nosso julgamento na condução dos negócios.

3.1.6 Cuidamos das pessoas e do meio ambiente - Mantemos nossas operações dentro de padrões de segurança e as normas regulamentadoras que asseguram a proteção do colaborador interno, fornecedores e parceiros, assim como o atendimento as leis ambientais para as nossas operações produtivas.

4. REGRAS DE CONDUTA

A Ipsis declara que o Código de Relacionamento para Fornecedores de Bens e Serviços aplica-se às pessoas físicas e jurídicas que com ela mantenham relações comerciais, no sentido de adotarem uma postura ética compatível com princípios, valores e normas definidas.

A Ipsis e seus empregados comprometem-se, na condução dos processos de Homologação de Fornecedores, obedecendo às normas da empresa e os princípios da legalidade, responsabilidade social, impessoalidade, diversidade, moralidade, publicidade, eficiência, julgamento objetivo e, também, ao seguinte:

Relações com a Ipsis

 Divulgar as informações sobre as licitações e contratações, de forma transparente, disponibilizando-as de forma igualitária para todos os interessados;

 Selecionar e contratar fornecedores de bens e serviços

baseando-se em critérios estritamente legais e técnicos de

qualidade, custo e pontualidade, e exigir um perfil ético em

suas gestões de responsabilidade social e ambiental,

recusando práticas de concorrência desleal, trabalho infantil,

trabalho forçado ou compulsório, e outras contrárias aos

princípios deste Código;

 Cumprir e exigir o cumprimento integral de todas as obrigações contratuais assumidas, estabelecendo uma relação de parceria com o fornecedor;

 Prestar orientações e informações claras, para permitir aos fornecedores de bens e serviços a proposição mais adequada a ser fornecida à Ipsis;

 Avaliar os fornecedores de bens e serviços com base em critérios técnicos e transparentes que privilegiem o bom desempenho e demonstrem oportunidades de melhoria para aqueles que não tenham sido satisfatórios;

 Demonstração de pró-atividade na execução dos contratos de fornecimento ou prestação de serviços, o que é entendida como a capacidade do fornecedor em antecipar a solução de possíveis problemas e/ou desconformidades do objeto contratado;

 Reparação de perdas ou prejuízos decorrentes de danos causados sob sua responsabilidade aos seus consumidores e clientes, com a máxima agilidade, em prazos exequíveis e de acordo com a legislação vigente;

 Manutenção da civilidade no relacionamento com a concorrência, buscando informações de maneira lícita e conforme a moral;

Os empregados da Ipsis comprometem-se a:

 Assumir o compromisso de cumprimento das normas deste Código;

 Tratar seus parceiros e fornecedores de bens e serviços de

maneira respeitosa e cordial, buscando fortalecer as relações

e aperfeiçoar os processos de comunicação, vedando

qualquer privilégio ou espécie de discriminação ou a adoção

de comportamentos incompatíveis com este Código e que

levem à impontualidade dos compromissos assumidos com a

Ipsis;

 Aceitar presentes de fornecedores ou potenciais fornecedores a título de brindes, propaganda, divulgação habitual ou por ocasião de eventos especiais ou datas comemorativas;

 Cumprir ou fazer cumprir integralmente as obrigações contratuais assumidas com os fornecedores e exigir que eles também as cumpram, mantendo relações honestas e íntegras, preservando-se os direitos de ambas as partes;

 Não usar de cargo, função, facilidades, amizades, tempo, posição, influências ou informações de que tenha acesso, para obter favorecimento para si ou para outrem no processo de contratação e gestão de fornecedores;

 Fortalecer o compromisso individual como base aos esforços coletivos de atendimento sistemático dos indicadores e das metas.

Política de privacidade

 Garantir a segurança dos dados e informações da Ipsis, divulgando-as somente com seu expresso consentimento;

 Garantir o direito de propriedade própria e de terceiros.

Combate à corrupção

 Não oferecer qualquer tipo de vantagem, nem pagar despesas pessoais de empregados da Ipsis;

 Oferecer produtos e serviços de qualidade, não utilizando ou comprando produtos de origem ilegal.

Relações com o (a)s trabalhadore (a)s

 Cumprir todas as obrigações trabalhistas, previdenciárias, contratuais e firmadas em convenções e acordos coletivos no relacionamento com seus empregados;

 Garantir aos trabalhadores das empresas porventura

subcontratadas os direitos básicos análogos aos dos seus

empregados.

Direitos Humanos

 Não utilizar trabalho escravo, forçado ou trabalho involuntário de presos, em sua cadeia produtiva;

 Não empregar mão de obra infantil em sua cadeia produtiva, salvo na condição de aprendiz, conforme disposto na lei Nº 10.097.

 Garantir as condições dignas para os trabalhadores, inclusive de empresas subcontratadas, relativas à local de trabalho, transporte, alojamento, alimentação, higiene e outros correlatos;

 Não admitir discriminação por questões de cor/raça, estado civil, condição física e cognitiva, idade, religião, sexo, classe social, opção sexual e qualquer outra espécie;

 Respeitar e valorizar a diversidade, garantindo tratamento cordial, repudiando preconceitos e discriminações de gênero, orientação sexual, etnia, raça, credo ou de qualquer outra forma de discriminação;

 Eliminar todas as formas de ameaças, coerção e violência física, verbal ou psicológica, tornando clara a proibição de assédio moral e sexual;

 Permitir efetivamente o exercício do direito de livre associação profissional ou sindical dos trabalhadores.

Política de Saúde e Segurança do Trabalho

 Zelar pela segurança no trabalho e pela segurança das instalações, equipamentos e sistemas;



Realizar exames admissionais, periódicos, complementares e demissionais;

 Garantir a saúde e segurança dos seus colaboradores,

terceiros e visitantes, por meio da prevenção e minimização

dos riscos do ambiente de trabalho;



Estimular os trabalhadores à adoção de hábitos saudáveis de lazer, esporte, higiene e alimentação, visando ao bem-estar.



A empresa prestadora de serviços que disponibiliza recursos humanos deve fornecer aos empregados gratuitamente, treinar e exigir o uso dos EPI’s necessários para o desem- penho das atividades de seus funcionários, comprovando através de registros.



Cumprir todos os procedimentos e normas legais e técnicas de segurança no trabalho e meio ambiente vigentes na Ipsis.



Os profissionais da contratada devem estar sob a orientação direta dos profissionais da contratante, para que possam integrar as ações inerentes à prevenção de acidentes do trabalho. Comunicar imediatamente, caso ocorra algum acidente onde haja lesões ou danos aos funcionários.

Meio Ambiente

 Observar e cumprir a legislação ambiental vigente;

 Buscar ações para preservação do meio ambiente, como reciclagem de materiais, diminuir resíduos de processos, efluentes entre outros;

 Buscar opções de produtos que não agridam o meio ambiente.

Política de Qualidade

 Encaminhar todo produto com Nota Fiscal e com Identificação da quantidade e do Material no palete. O serviço deverá ser identificado com o nome do trabalho e o número da OPT;

 Os trabalhos devem estar bem acondicionados com no máximo 5.000 folhas e/ou altura máxima de 1100 mm (na pilha as folhas devem estar todas na mesma posição) e não podem sofrer deformações (encanoadas, amassadas, etc.);

 Garantir que os trabalhos sejam realizados dentro da

especificação, através de teste realizado e aprovado ou e

padrão de qualidade definido pela Ipsis, assim como a quantidade solicitada;

 A responsabilidade pela qualidade do processo é do fornecedor. Quando aplicável, poderá haver acompanhamento do funcionário da Ipsis ou do Cliente, para aprovação de tonalidade e registro.

 No caso de recebimento de produto não conforme as tratativas serão realizadas conforme Procedimento Interno de Controle de Produto Não Conforme.

 Conferir a quantidade recebida, da Ipsis ou de outro fornecedor, e compará-la com a OPT e/ou NF, em caso de divergência acionar imediatamente a Ipsis.

 Analisar a qualidade dos materiais recebidos, caso seja constatado algum problema que prejudicará a qualidade do serviço contratado, deverá acionar o departamento de qualidade da Ipsis.

 Regras para a entrega e acondicionamento de produtos:

PRODUTO ACONDICIONAMENTO DE EMBALAGEM E TRANSPORTE

PAPEL

Estrado de madeira (pallet) na base, proteção externa por strech plástico e transporte em veículos cobertos (lona, baú e carros fechados)

TINTA TAMBOR

Estrado de madeira (pallet) na base, amarrado com fita, com no máximo dois tambores por pallet e transporte em veículos fechado

TINTA LATA

Embalado em latas de alumínio, aço ou plástico com tampa vedada, e acondicionados em caixas de papelão com no máximo 10kg por caixa

CHAPA OFFSET

Estrado de madeira (pallet) na base, caixa de papelão como proteção das chapas, empilhamento máximo 1000 unidades por pallet e o transporte em veículos fechado

COLA PUR TAMBOR

Estrado de madeira (pallet) na base, amarrado com fita, com no máximo dois tambores por pallet e transporte em veículos fechado

OS DEMAIS PRODUTOS &

BENEFICIAMEN TO

Embalagem apropriada com que se faça protegido o conteúdo, embalagens intactas e integras, não serão

permitidas cargas soltas e sem identificação, transporte em

veículos cobertos (lona, baú e carros fechados)

5. CONTRATAÇÃO DO TRABALHO E CRITERIOS PARA SUA ACEITAÇÃO

Antes do envio do trabalho os critérios para realização do produto ou atividades, assim como para aprovação ou liberação do mesmo são descritos conforme quadro a seguir:

A. INFORMAÇÕES REQUISITOS

B. APROVAÇÃO DE:

PRODUTOS E SERVIÇOS METODOS, PROCESSOS E EQUIPAMENTOS

LIBERAÇÃO DE PRO- DUTOS E SERVIÇOS

MATERIA PRIMA PEDIDO DE COMPRA

QUALIDADE ASSEGURADA DO PRODUTO;

SEM AVARIAS NO ACONDICIONAMENTO;

SEM VARIAÇÃO DE COR ENTRE LOTES;

PREÇO; PRAZO.

NO RECEBIMENTO; VISUAL;

CONFORME PQ APROVAÇÃO DO PEDIDO

INSUMOS PEDIDO DE COMPRA

DATA VALIDADE SUPERIOR A 3 MESES

ETIQUETA COM IDENTIFICAÇÃO;

PREÇO; PRAZO.

NO RECEBIMENTO; VISUAL;

CONFORME PQ APROVAÇÃO DO PEDIDO

ENOBRECIMENTO OPT

CONFORME REFERENCIA ENVIADA; PREÇO; PRAZO;

VISUAL; CONFORME PLANO

DA QUALIDADE; APROVAÇÃO DO PEDIDO

DEFINIÇÃO DO PADRÃO (TESTES); PREÇO; PRAZO;

VISUAL; VARIAÇÃO MÍNIMA ACEITÁVEL;

APROVAÇÃO DO PADRÃO/PEDIDO

ACOMPANHAMENTO DO PROCESSO (IN LOCO);

VISUAL; CONFORME PQ SE APLICÁVEL E/OU

REFERENCIA; DENTRO DA QUANTIDADE ESPECIFICADA;

SEM AVARIAS DURANTE O PROCESSO; VARIAÇÃO MÍNIMA ACEITÁVEL;

APROVAÇÃO DO PEDIDO/MATERIAL

TRANSPORTE E-MAIL

ATENDA AOS REQUISITOS DA DEMANDA;

MENOR PREÇO;

ATRAVÉS DE MEIOS DE COMUNICAÇÃO COMO RÁDIO E/OU CELULARES E GPS QUANDO APLICÁVEL

APROVAÇÃO DO ORÇAMENTO

CALIBRAÇÃO E-MAIL

ATENDA AOS REQUISITOS CONFORME EQUIPAMENTO;

MENOR PREÇO; MENOR PRAZO.

CONFORME PADRÕES RASTREÁVEIS APROVADOS PELO INMETRO

APROVAÇÃO DO ORÇAMENTO/

VALIDAÇÃO DO LAUDO

MANUSEIO E-MAIL

CONFORME CONTRATO; E ADENDO CONFORME NECESSIDADE;

CONFORME

OBSERVAÇÃO/AVALIAÇÃO DO SUPERVISOR DE ACABAMENTO

APROVAÇÃO DO CONTRATO

MANUTENÇÃO CONTRATO / ORÇAMENTO

CONFORME CONTRATO;

ORÇAMENTO E ADENDO CONFORME NECESSIDADE;

CONFORME EMPRESA TÉCNICA ESPECIALIZADA / FABRICANTE

APROVAÇÃO DO SERVIÇO / ORÇAMENTO

C. COMPETENCIA INCLUINDO QUALIFICAÇÃO DE PESSOAS REQUERIDAS

D. INTERAÇÕES DO PROVEDOR EXTERNO COM A ORGANIZAÇÃO

E. CONTROLE E MONITORAMENTO DO DESEMPENHO EXTERNO A SER APLICADO PELA ORGANIZAÇÃO

F. ATIVIDADES DE VERIFICAÇÃO OU VALIDAÇÃO QUE A ORGANIZAÇÃO E/OU CLIENTES PRETENDEM DESEMPENHAR NAS INSTALAÇÕES

NA CONTATO TELEFÔNICO, E-

MAIL E REUNIÕES IQF/ CDF

SERÁ AVISADO ATENCIPADAMENTE PARA AGENDAMETO DA DATA, CONFORME PROCEDIMENTO DESCRITO

NA IO_HOMOLOGAÇÃO DE FORNECEDORES NA CONTATO TELEFÔNICO, E-

MAIL E VISITAS IQF/ CDF

NA CONTATO TELEFONICO, E-MAILS, VISITA E ENVIO DE REPRESENTANTE

IQF/ CDF

NA CONTATO TELEFÔNICO, E-MAIL E REUNIÕES

IQF/ CDF

NA CONTATO TELEFÔNICO E

E-MAIL NA

DESCRIÇÃO DE CARGOS CONTATO TELEFÔNICO, E-MAIL E VISITAS

AVALIAÇÃO DO FORNECEDOR DE MANUSEIO

TÉCNICO ESPECIALIZADO

CONTATO TELEFÔNICO, E-MAIL, WHASTAPP E VISITAS

NA APÓS A CONCLUSÃO DO TRABALHO - RAT

6. VIOLAÇÕES DOS PRINCÍPIOS E NORMAS DE CONDUTA ÉTICA NO RELACIONAMENTO DA IPSIS COM OS FORNE- CEDORES DE BENS E SERVIÇOS

Violações do Código de Relacionamento para Fornecedores de

Bens e Serviços implicarão na aplicação das sanções

administrativas conforme critérios de avaliação constante na

IO_Homologação de Fornecedores e daquelas previstas nos

instrumentos contratuais, sem prejuízo de aplicação eventuais

sanções penais e civis legalmente estabelecidas.

TERMO COMPROMISSO PARA FORNECEDORES IPSIS Por meio deste termo, a empresa abaixo indicada fica ciente e concorda através de seu representante legal, aderir aos termos descritos na cartilha do fornecedor IPSIS.

A empresa declara também ter recebido e lido todo o conteúdo da cartilha do fornecedor IPSIS, e tem consciência de que todos os princípios nesta especificados devem ser atendidos e reconhece que poderá ter seu contrato de fornecimento cancelado ou suspenso caso se comprovem práticas em não conformidade com estes princípios.

suprimentos@ipsis.com.br rh@ipsis.com.br enobrecimento@ipsis.com.br

expedicao@ipsis.com.br

ipsis