Controladoria e
Orçamentos
Prof. Luciano Pereira
Planejamento e
Controle Orçamentário
Prof. Luciano Pereira 24/10/2011
Nova Lei das Sociedades Anônimas aprovada no Congresso Nacional: Lei n°. 11.638 de 28.12.2007
Planejamento e Controle
• A base da controladoria é o processo de planejamento e controle orçamentário, também conhecido como planejamento e controle financeiro ou planejamento e controle de resultados;
• O Orçamento é a ferramenta de controle por excelência de todo o processo operacional da organização, isso porque ele envolve todos os seus setores.
Definição de Orçamento
• Para Padoveze (2004; p. 126), uma definição que pode ser dada é que orçamento é a expressão quantitativa de um plano de ação e ajuda a coordenação e implementação de um plano.
• Orçar significa processar todos os dados constantes do sistema de informação contábil de hoje, introduzindo dados previstos e considerando as alterações já definidas para o próximo exercício;
• Não há nada de especial no orçamento, basta fazer os imputs no SIC e no módulo orçamentário dos dados que deverão acontecer no futuro.
Objetivos do Orçamento
• O plano orçamentário não é apenas prever o que vai acontecer e seu posterior controle;
• O ponto fundamental é o processo de estabelecer e coordenar objetivos para todas as áreas da empresa, de forma que todos trabalhem sinergicamente com foco nos resultados;
• Os objetivos gerais da corporação, genéricos, direcionam os objetivos das diversas áreas ou funções, que são os objetivos específicos. Dessa forma, o processo de estabelecer objetivos deve ser um processo interativo, que coordena os objetivos gerais com os objetivos específicos.
Objetivos do Orçamento
• Assim, podemos dizer que o processo de orçamento é deve permitir a participação de toda a estrutura hierárquica da empresa com responsabilidade orçamentária, não devendo ser um processo “ditatorial”
com uma única direção, de cima para baixo;
Obs.: Vale lembrar que em última instância e em caso de dúvidas e prevalecerão os critérios da corporação.
Princípios gerais do Orçamento
• Diante disso, Padoveze (2004; p. 128) afirma que podemos elencar alguns princípios gerais do orçamento:
• Orientação para objetivos: o orçamento deve se direcionar para que os objetivos da empresa e dos setores específicos sejam atingidos eficiente e eficazmente;
• Envolvimento dos gestores: todos os gestores responsáveis por um orçamento específico devem participar ativamente dos processos de planejamento e controle, para obterem o seu comprometimento;
Princípios gerais do Orçamento
• Comunicação integral: compatibilizado entre o sistema de informações, o processo de tomada de decisões e a estrutura organizacional;
• Expectativas realísticas: para que o sistema seja motivador, deve apresentar objetivos gerais e específicos que sejam desafiadores, dentro da melhor visão da empresa, mas passíveis de serem cumpridos;
Princípios gerais do Orçamento
• Aplicação flexível: o sistema orçamentário não é instrumento de dominação. O valor do sistema está no processo de produzir os planos, e não nos planos entre si. Assim, o sistema deve permitir correções, ajustes, revisões de valores e planos;
• Reconhecimento dos esforços individuais e de grupos: o sistema orçamentário é um dos principais instrumentos de avaliação de desempenho, etc.
Conceitos de Orçamento
• Orçamento de tendências: Uma prática muito comum de orçamento que visa utilizar dados do passado para projeções/orçamento de situações futuras, pois há forte tendência desses eventos se reproduzirem, considerando a introdução de novos elementos componentes do planejamento operacional da empresa;
• Orçamento Base Zero: A filosofia do OBZ como também é chamado, está em romper com o passado, ou seja, consiste basicamente em dizer que o orçamento nunca deve partir de dados anteriores, pois podem conter ineficiências que o orçamento de tendências pode perpetuar;
Tipos de Orçamento
• Orçamento estático: É o orçamento mais comum onde elabora-se todas as peças orçamentárias a partir da fixação de determinado volume de produção ou vendas.
Esses volumes, por sua vez também determinarão o volume das demais atividades e setores da empresa. O orçamento é estático quando o sistema orçamentário não permite nenhuma alteração ou ajuste;
• Orçamento flexível: Para solucionar os problemas do orçamento estático, surgiu o orçamento flexível. Nesse caso, em vez de um único número determinado de volume de produção ou vendas, ou volume de atividade setorial, a empresa admite uma faixa de nível de atividade.
Tipos de Orçamento
• Basicamente, o orçamento flexível é um conjunto de orçamentos que podem ser ajustados a qualquer nível de atividades. A base para a sua elaboração é a perfeita distinção entre os custos fixos e os custos variáveis, pois os variáveis seguirão o volume de atividades e os fixos terão o tratamento tradicional;
• Orçamento ajustado: deriva do orçamento flexível, e nada mais é que o segundo orçamento que passa a vigorar quando o orçamento é modificado ou ajustado;
• Orçamento corrigido: É o ajuste do orçamento original, de forma automática, sempre que houver alteração de preços em função da inflação.
Planejamento e
Controle Orçamentário
Prof. Luciano Pereira 31/10/2011
Orçamento Ditatorial versus Orçamento Participativo
• Como vimos, é fundamental que o processo orçamentário deve ter o envolvimento dos gestores com responsabilidades sobre as peças orçamentárias;
• Analisando o orçamento Ditatorial que deriva de um processo de cima para baixo (Top Down), percebe-se que ele tende a produzir resultados inferiores do que outra proposta de condução do processo orçamentário;
• Já o orçamento participativo que deriva de um processo mais democrático, ou seja, de baixo para cima (Bottom up) também traz os problemas inerentes a essa política de condução dos negócios, ainda existe a possibilidade deos desejos, necessidades e objetivos dos setores não
Orçamento Ditatorial versus Orçamento Participativo
• estejam em primeiro momento coerente com os objetivos maiores da organização;
• Em termos de tempo de execução, o modelo ditatorial é muito mais rápido, porque poucas pessoas se envolvem no processo de planejamento e mensuração dos programas. O modelo participativo, totalmente democrático demanda muito mais tempo, pois envolve um número maior de indas e vindas dos papéis de cálculo dos pré-orçamentos;
• Nota-se que ambos modelos de forma extremada, levarão a problemas de comprometimento, motivação, e até mesmo de incorreção na mensuração dos planos setoriais e gerais da empresa.
Orçamento Ditatorial versus Orçamento Participativo
Orçamento Ditatorial
Orçamento Participativo
T o p D o w n
B o t t o m
u p
• O sistema orçamentário oscilará entre esses dois extremos, contudo, é importante ele conter o máximo possível de democracia para o comprometimento dos gestores, porém deve ser reservado aos responsáveis dos mais altos escalões a possibilidade de ajuste dos objetivos setoriais aos objetivos macro da empresa.
Vantagens e desvantagens do orçamento
• Padoveze (2010; pag. 34 e 39) resume as vantagens e desvantagens, como segue:
• Vantagens:
- O orçamento conduz os administradores a pensar à frente pela formalização de suas responsabilidades para planejamento;
- Fornece expectativas definidas que representam a melhor estrutura para julgamento de desempenho subseqüente;
- Ajuda os administradores na coordenação de seus esforços, de tal forma que os objetivos da organização como um todo sejam confrontados com os objetivos de suas partes.
Vantagens e desvantagens do orçamento
• Desvantagens (críticas):
- O orçamento é uma ferramenta insuficiente para o processo de gestão e frustração com os resultados obtidos no processo;
- Engessa em demasia a empresa (o orçamento tem que ser seguido a qualquer custo), impedindo a criatividade e o empreendimento dos gestores setoriais, provocando conformismo, medo e/ou insatisfação;
- Extrema dificuldade de obtenção de dados quantitativos para as previsões e volatilidade do futuro;
- Altamente consumidor de tempo e recursos e criador em excesso de rotinas contábeis.
Previsões/Premissas x Projeções
• Previsão (premissas): São expectativas de acontecimentos ou desejos, normalmente quantitativas.
Geralmente, as previsões antecedem o orçamento, e constituem a base para a elaboração das peças orçamentárias. Ex: Previsão de Vendas, Estoques, MOD, etc.
• Projeção: Mensuração econômica das previsões, planos e orçamentos já definidos. Nas projeções não tem as formalidades dos orçamentos e se utiliza deles, das demonstrações financeiras e dos gestores para obterem resultados mais próximos da realidade. Ex: Projeções de resultado, balanços, fluxo de caixa, etc.
Rolling Budgeting e Rolling Forecasting
• Esses termos podem ser traduzidos como Orçamento Contínuo e Projeção Contínua;
• São conceitos recentes sobre orçamento, com o objetivo de tornar essa ferramenta de planejamento e controle flexível. Na aplicação desses conceitos, a cada período em que o orçamento ou a projeção é realizada, orça-se ou projeta-se mais um período futuro .
Rolling Budgeting e Rolling Forecasting
Exemplo: Imagine que um orçamento seja feito para 12 meses, para os meses de Janeiro/ 11 a Dezembro/11.
Após realizar o período de Janeiro/11, orça-se já o período de Janeiro/12. Dessa forma, sempre haverá um orçamento para cobrir os próximos 12 meses.
Obs: O conceito de Rolling Forecasting é mais aplicado às demonstrações financeiras projetadas da empresa ou da unidade de negócios, pois essas demonstrações contém números sintetizados podem ser trabalhadas pela Controladoria, sem afetar a atividade dos demais gestores.
Organização e Processo de Elaboração
• O sistema orçamentário compreende o conjunto de pessoas, tecnologia administrativa, sistemas de informação, recursos materiais disponibilizados e a administração do sistema para a execução dos planos orçamentários;
• A gestão de todo o sistema orçamentário é de responsabilidade do Controller e essa delegação de poder vem direto da alta administração da empresa, a quem ele se reporta.
Organização do Orçamento
• Compreende um conjunto de medidas que deverão ser tomadas e estruturadas, a saber:
1- Comitê de Orçamento: deve ser instalado um comitê que decidirá pela visão maior do orçamento anual, composto normalmente das diretorias, o controller e o responsável direto pelo orçamento (gerente).
2- Premissas Orçamentárias; cabe ao comitê a definição das regras gerais a vigorarem para o próximo orçamento, que são as premissas orçamentárias.
Organização do Orçamento
3- Modelo do Processo Orçamentário: Cabe também ao comitê a definição do modelo de condução do processo orçamentário, modelo que deverá ser decorrente de suas crenças e valores.
4- Estrutura Contábil: Cabe ao controller, com base na missão e os objetivos da empresa, estruturar e monitorar o SIC, que atenda a todas as necessidades do orçamento definidos pela empresa. Ex.: Critérios de contabilização de receitas e despesas, rateios de gastos, estrutura de plano de contas, centro de custos, etc.
Organização do Orçamento
5- Sistemas de Apoio: Cabe ao controller a definição das tecnologias de informação e dos sistemas de apoio para a execução dos cálculos e lançamentos orçamentários no sistema contábil.
6- Relatórios: Cabe ao controller a definição dos relatórios de preparação, acompanhamento e controle dos orçamentos.
7- Cronograma: Cabe também ao controller a liderança da execução do cronograma do orçamento, em todas as suas etapas (previsão, reprojeções e controle).
Processo de Elaboração de Orçamento
Geralmente, o processo de elaboração de orçamentos se resume em três grandes etapas:
Previsão Reprojeção Controle
• Trabalho de Cálculos;
• Expectativa da empresa;
• Passar para o papel;
• Realizada +/- em Julho.
• Os dados são submetidos aos responsáveis;
• análise do retorno das peças e respectivas críticas;
• Acerto das previsões iniciais.
• Verifica se os objetivos previstos foram atingidos;
• Análises das variações (real x Orçado);
• Avaliação de desempenho.
Processo de Elaboração de Orçamento
O Início e o Fim do processo de elaboração de orçamentos.
• O momento ideal para inicio do processo depende de cada empresa, o que se tem no mundo corporativo em especial às empresas multinacionais é o início entre os meses de julho e Agosto do ano anterior ao exercício a ser orçado;
• O final do processo de elaboração de orçamento deverá ser concluído antes do início do período objeto do orçamento, pelos menos no mês anterior, para que todos os gestores recebam seus orçamentos antes do início das atividades.
Perguntas?
Para saber mais...
Referências Bibliográficas
PADOVEZE, Clóvis Luis, - Controladoria Básica, São Paulo, Thomson, 2004.
PADOVEZE, Clóvis Luis, - Planejamento Orçamentário, São Paulo, Cengage Learning, 2ª Edição, 2010.
Na próxima aula continua...
• Orçamento de Vendas, Produção e Capacidade;
• Orçamento de Materiais e Estoques;
• Orçamento de Despesas Departamentais;
• Orçamento de Investimentos e Financiamentos.
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Obrigado pela atenção!
