PROCESSOS ADMINISTRATIVOS

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PROCESSOS

ADMINISTRATIVOS

Profª. Ms. Ana Carolina Marini ana.figueira@anhanguera.com

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DOCENTE

• Experiência - 13 anos docência

- Consultorias

- Desenvolvimento de

projetos

• Bacharel em Turismo – com ênfase em Administração

• Pós-graduação em Gestão Coordenação e

• Supervisão Escolar

• Mestrado em Planejamento Urbano e Regional

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 Boas Vindas!!!

 Avisos Gerais

 Horário: das 19:00 às 22:00

 Uso do Celular

 Lista de presença – poderá ser feita chamada; as ausências serão lançadas no sistema;

 Material das aulas – PLT 801 + material fornecido pelo professor (slides/resumo do conteúdo do PLT)

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 AVALIAÇÕES BIMESTRAIS:

• 1º bimestre – Prova Bimestral (0 a 8,0)

Entrega das etapas 1 e 2 da ATPS (0,0 a 2,0)

• 2º bimestre – Prova Oficial (peso 8,0)

ATPS (de 0,0 a 2,0 pontos)

Avaliação Oficial:

 Para a Prova Bimestral e Oficial, o conteúdo será todo aquele discutido no bimestre, e todo aquele discutido no semestre, respectivamente.

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ATPS

O DESAFIO

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ATPS

Você foi contratado para atuar como consultor em uma empresa do ramo de Alimentação, especificamente, uma Cafeteria, que

se localiza no centro da sua cidade. A empresa hoje passa por dificuldades, com queda de vendas, caixa negativo, falta de capital de giro, insatisfação dos clientes quanto à qualidade dos

produtos oferecidos e desmotivação de funcionários, que pediram a conta e só não saíram porque a empresa não tem como pagar a rescisão. Sendo assim, os funcionários continuam

trabalhando, mas recebendo salários mês sim, mês não. O proprietário é o responsável por negociar com fornecedores e fazer o pagamento de contas, não se envolvendo diretamente no atendimento aos clientes. Não atende mesa e não sabe o que sai

da sua cozinha para a mesa dos clientes. Fica no escritório, nos fundos, o tempo todo.

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ATPS

Hoje, a cafeteria conta apenas com 2 atendentes e 1 pessoa que prepara os pedidos. Seu espaço comporta até 40 pessoas

sentadas entre mesas e balcão, mas o espaço permanece quase sempre vazio. O cardápio não é atualizado há mais de um ano e não tem disponível para consumo mais da metade de seu

conteúdo. Elaborar um Planejamento Estratégico para Cafeteria, orientado à definição do negócio da empresa: missão, visão e valores, através de propostas de ações estratégicas para

recolocar a empresa de maneira competitiva no mercado,

usando das quatro funções administrativas: planejar, organizar, dirigir e controlar.

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OBJETIVOS DO DESAFIO

O objetivo deste desafio está em identificar as causas do

problema, gerar um sentimento de mudança e principalmente envolver as pessoas e processos em uma mudança para que o resultado de tal investimento e expectativa seja renovação, melhoria e crescimento.

Para o aluno, preparar-se para este desafio está diretamente relacionado ao mercado de trabalho em inúmeros problemas que incontáveis empresas enfrentam nos processos e

na falta de gestão de pessoas resultando em operações desastrosas ao crescimento da empresa.

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 ATPS – trabalho escrito, seguindo as regras de formatação, citação e referências bibliográficas, conforme regras da ABNT.

Lembre-se:

1. Normas ABNT e citações;

2. No caso de trabalhos iguais, as notas serão divididas pelo número de trabalhos.

3. No caso textos iguais a outros encontrados na internet, o trabalho não terá nota.

OBS: As atividades da ATPS ainda será definidas e passadas em sala de aula.

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Cronograma para o 1º Semestre – 2015 Mês

Fevereiro 23 Início das aulas

Abril 01

Data a ser definida

Entrega da ATPS – Etapas 01 e 02 Prova – 1º bimestre

Junho

03 Entrega da ATPS – Etapas 03, 04 e 05

15 a 19 Provas Oficiais

23 a 30 Provas Substitutivas

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OBJETIVO DA MATÉRIA

Tornar o aluno apto a compreender o objeto da ciência da administração, diferenciando os processos administrativos e relacionando os conhecimentos adquiridos com a realidade e a prática administrativa.

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BIBLIOGRAFIA BÁSICA

Administração: Teoria, Processo e Prática Idalberto Chiavenato

PLT 302 / 801

A partir da Parte III – Planejamento da Ação Empresarial

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CRONOGRAMA DE AULA

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1 Apresentação do plano de ensino e aprendizagem. O Processo Administrativo

2 Processo administrativo: Planejamento da ação empresarial

6 Processo administrativo: Organização da ação empresarial

9 Processo administrativo: Direção da ação empresarial

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14

12 Processo administrativo: Controle da ação empresarial

15 Processo administrativo: a Administração da ação empresarial

18 Prova Escrita Oficial

19 Revisão para prova substitutiva

20 Prova Substitutiva

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PLT 801 p.155

PLANEJAMENTO DA

AÇÃO EMPRESARIAL

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• CAPÍTULO 7 – PLANEJAMENTO

ESTRATÉGICO

• CAPÍTULO 8 – PLANEJAMENTO

TÁTICO

• CAPÍTULO 9 – PLANEJAMENTO

OPERACIONAL

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ILUSTRAR A IMPORTÂNCIA DO PLANEJAMENTO E

TODOS OS TIPOS QUE PODEM SER UTILIZADOS

PELA ORGANIZAÇÃO

OBJETIVO

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INTRODUÇÃO

O PLANEJAMENTO

1ª função administrativa

Serve como base para as outras funções

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Planejar significa definir os objetivos e escolher antecipadamente o melhor curso de ação para alcançá-los com o mínimo de esforço e custo.

PLANEJAMENTO DEFINE:

• Onde se pretende chegar.

• O que deve ser feito.

• Quando.

• Como.

• Em qual situação.

PLANEJAR

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PLANEJAMENTO

• Define os objetivos.

• Verifica o estado atual das coisas.

• Desenvolve premissas sobre condições futuras.

• Identifica meios para alcançar os objetivos

• Implementar os planos de ação necessários.

Organização Direção

Controle

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PREMISSAS BÁSICAS DO PLANEJAMENTO

PRESENTE FUTURO

ONDE ESTAMOS

AGORA PLANEJAMENTO ONDE PRETENDEMOS

CHEGAR

OBJETIVOS PRETENDIDOS PLANOS

SITUAÇÃO ATUAL

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ABRANGÊNCIA DO PLANEJAMENTO – TRÊS NÍVEIS DO PLANEJAMENTO

1. Planejamento Estratégico 2. Planejamento Tático

3. Planejamento operacional

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NÍVEL INSTITUCIONAL

PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

NÍVEL INTERMEDIÁRIO PLANEJAMENTO TÁTICO

NÍVEL OPERACIONAL

PLANEJAMENTO OPERACIONAL

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PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

CAPÍTULO 7 p.159

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1. Planejamento Estratégico – é o planejamento mais amplo e envolve e abrange TODA a organização como um sistema único e aberto.

Rastreia as ameaças ambientais e as oportunidades, que são elementos totalmente incontroláveis.

PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

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ABRANGÊNCIA DO PLANEJAMENTO – TRÊS NÍVEIS DO PLANEJAMENTO

CARACTERÍSTICAS:

• É projetado para o longo prazo.

• Voltado para todas as relações da empresa.

• Envolve a empresa como um todo.

• Definido pela cúpula da organização.

• Voltado para a eficiência da organização.

• Definido pela cúpula da organização

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ETAPAS DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

DETERMINAÇÃO DOS OBJETIVOS ANÁLISE AMBIENTAL EXTERNA

ANÁLISE ORGANIZACIONAL INTERNA

FORMULAÇÃO DAS ALTERNATIVAS

ELABORAÇÃO DO PLANEJAMENTO IMPLEMENTAÇÃO E EXECUÇÃO

AVALIAÇÃO DOS RESULTADOS

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ESTRATÉGIA EMPRESARIAL PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

GESTÃO DE TALENTOS E

CAPITAL INTELECTUAL

GESTÃO FINANCEIRA

PLANEJAMENTO E GESTÃO DE

MARKETING

PRODUÇÃO / OPERAÇÕES/ SERVIÇOS

RESULTADOS

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OBJETIVOS EMPRESARIAIS COM O PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

• Lucro.

• Expansão da empresa.

• Segurança.

• Autonomia ou independência.

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ANÁLISE DAS CONDIÇÕES AMBIENTAIS

Maneira pela qual a empresa procura conhecer seu ambiente externo e diagnosticar o que nele ocorre.

Análise das suas necessidades, oportunidades, recursos disponíveis, dificuldades e restrições, ameaças, coações e

contingências a que ela não pode fugir.

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1. Fatores tecnológicos 2. Fatores políticos

3. Fatores econômicos 4. Fatores legais

5. Fatores sociais

6. Fatores demográficos 7. Fatores ecológicos

Análise do ambiente geral

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Esta análise de levar em conta:

1. Consumidores ou usuários 2. Fornecedores de recursos 3. Concorrente

4. Agências reguladoras

Análise do ambiente de tarefa

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ANÁLISE ORGANIZACIONAL INTERNA

Refere-se a análise das condições internas da empresa e seu

correspondente diagnóstico.

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1. Missão e visão organizacional

2. Recursos empresariais disponíveis 3. Competências atuais e potenciais 4. Estrutura organizacional

5. Tecnologias 6. Pessoas

7. Cultura organizacional

Análise do ambiente interno

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PROCESSO DE FORMULAÇÃO ESTRATÉGICA

MISSÃO VISÃO

OBJETIVOS ORGANIZACIONAIS ANÁLISE

AMBIENTAL –

ameaças e oportunidades

ANÁLISE

ORGANIZACIONAL – forças e fraquezas ESTRATÉGIA

EMPRESARIAL

PLANEJAMENTO EMPRESARIAL

O que fazer?

Como fazer?

O que somos?

O que queremos ser?

Onde queremos chegar

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Passos a seguir:

• Participação das pessoas

• Comunicação intensiva

• Preparação prévia do pessoal

• Reforço contínuo

• Avaliação sistemática

• Recompensas por resultados

IMPLEMENTAÇÃO DO

PLANEJAMENTO

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O planejamento requer :

• Intenso acompanhamento.

• Avaliação dos resultados.

AVALIAÇÃO DOS

RESULTADOS

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PLANEJAMENTO TÁTICO

CAPÍTULO 7 p.187

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2. Planejamento Tático – é o planejamento elaborado em cada departamento - Cada unidade elabora o seu planejamento

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• É um processo permanente e contínuo.

• Sempre voltado para o futuro.

• É projetado a médio prazo.

• Envolve cada departamento ou unidade.

• É voltado para a coordenação e a integração das atividades internas da organização.

• Se preocupa com a racionalidade.

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Etapas do processo decisório

• Definição e diagnóstico do problema.

• Procura de soluções alternativas.

• Análise e comparação dessas alternativas.

• Seleção e escolha das melhores alternativas.

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TIPOS DE PLANOS TÁTICOS

Os planos táticos geralmente se referem a:

1. Planos de produção – métodos e técnicas.

2. Planos financeiros – captação e aplicação de recursos.

3. Planos de marketing – vender e distribuir.

4. Planos de recursos humanos – recrutamento, seleção e treinamento.

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IMPLEMENTAÇÃO DO PLANO PLANO ESTRATÉGICO

Planos de MKT Desafiar mercados regionais com

produtos da empresa

Planos de Pessoal Planos de

Produção

Planos Financeiros Centralizar as

operações nas fábricas

Treinar e capacitar o

pessoal

Reduzir custos e aumentar lucros nos produtos

PLANOS TÁTICOS

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PLANEJAMENTO OPERACIONAL

CAPÍTULO 9 p.201

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3. Planejamento Operacional – é o planejamento que se refere a cada tarefa ou atividade especificamente.

Preocupa-se basicamente com “o que fazer” e com o “como fazer”.

Refere-se especificamente às tarefas e operações realizadas no dia a dia no nível operacional.

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• É projetado a curto prazo.

• Envolve cada tarefa ou atividade

isoladamente: preocupa-se com o alcance de metas.

• É voltado para a eficiência.

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TIPOS DE PLANOS OPERACIONAIS

• PROCEDIMENTOS - relacionados com o método procedimentos operacionais

padronizados

• ORÇAMENTO – dinheiro

• PROGRAMAS OU PROGRAMAÇÕES – tempo

• REGULAMENTOS - comportamentos

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MAS PARA QUE SERVE OS PLANOS?

• Para melhorar o desempenho das pessoas;

• Para melhorar a utilização das máquinas e equipamentos;

• Para evitar possíveis paralisações ou esperas desnecessárias;

• Para melhor alcançar metas e objetivos;

• Para aumentar a eficiência e eficácia;

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Procedimentos

Relacionados com o método operacionais padronizados. Descreve como uma tarefa ou

atividade deve ser feita.

Os procedimentos são transformados em fluxogramas (vertical, horizontal e bloco)

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SÍMBOLOS UTILIZADOS

SÍMBOLOS SIGNIFICADOS

Círculo – significa uma operação Seta – corresponde a um

transporte ou tarefa de levar algo de um local para outro.

Quadrado - inspeção

D

A letra D – demora ou atraso Triângulo – parada muito longa

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Orçamentos

São os planos operacionais relacionados ao dinheiro dentro de um determinado período.

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ORÇAMENTO DA PRODUÇÃO

ORÇAMENTO DA PRODUÇÃO PREVISÃO

DE VENDAS

ORÇAMEN TO GLOBAL

DA

EMPRESA

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Cronograma

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Cronograma

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Gráfico de Gantt

• Cronograma que divide cada coluna em quatro subcolunas.

• Facilita a programação do trabalho mensal.

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O Gráfico de Gantt tem como ideia mostrar todas as atividades que estão sendo trabalhadas dentro do projeto. Assim, fica fácil identificar quais atividades poderiam causar possíveis atrasos no projeto caso sofressem algum atraso na entrega. Na maioria das vezes essas

atividades estão atreladas para que outras se iniciem, essas atividades que dependem de outras são chamadas de atividades dependentes.