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oF Guarda
RELATÓRIO DE ESTÁGIO
Licenciatura em Gestão
Bruno Rafael Henrique Ribeiro outubro
1
2016Escola Superior de Tecnologia e Gestão
Instituto Politécnico da Guarda
_______________________________________________
RELATÓRIO DE ESTÁGIO
Bruno Rafael Henriques Ribeiro
RELATÓRIO PARA A OBTENÇÃO DO GRAU DE LICENCIADO EM GESTÃO
Relatório de Estágio
ii
Ficha de Identificação
Discente: Bruno Rafael Henriques Ribeiro Número de Aluno: 1011247
Curso: Gestão
Estabelecimento de Ensino: Escola Superior de Tecnologia e Gestão, do Instituto Politécnico da Guarda
Orientadora de Estágio na ESTG Professora Maria Manuela dos Santos Natário
Empresa:
Morada:
Carclasse – Comércio de Automóveis, S.A.
E.N. 14, Ribeirão - Apt. 7104 4764 Famalicão
Orientador na Empresa: Dra. Maria da Luz Duração do Estágio: 400 horas
Início do Estágio 6 de Junho de 2016 Conclusão do Estágio: 19 de Agosto de 2016
Relatório de Estágio
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Plano de Estágio
Os objetivos do Plano de estágio, consistiram em aprender a estrutura e o funcionamento da empresa “Carclasse – Comércio de Automóveis S.A”, bem como dar a conhecer e colocar em prática as atividades que envolvem o dia a dia da empresa. Neste sentido, foi proposto pela entidade realizarem-se as seguintes atividades:
a) Conhecimento e adaptação à instituição; b) Práticas de controlo interno;
c) Encontros de Contas (vendas de viaturas com entregas de retomas); d) Registo de garantias;
e) Seguros;
f) Pagamentos a fornecedores g) Recebimentos de clientes; h) Outros bens e serviços; i) Vendas a dinheiro; j) Caixas;
k) Controlos de Depósitos; l) Processamento de salários;
m) Apuramento de contribuições e impostos e preenchimento das respetivas declarações;
Todas estas atividades não puderam, no entanto, ser cumpridas, dando-se prioridade a outras que foram desenvolvidas. As atividades efetivamente realizadas estão descritas no Capítulo III.
Duração do Estágio Curricular
O estágio teve a duração de 10 semanas, decorreu entre o dia 6 de Junho de 2016 até ao dia 19 de agosto de 2016. O horário de funcionamento era o seguinte:
Manhã: 9:00h às 12:30h; Tarde: 14:00h às 18h30.
Relatório de Estágio
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Dedicatória
Dedico sobretudo aos meus Pais, Avós e Namorada, que com um conjunto de esforços e sacrifícios, assim como dedicação e empenho, me proporcionaram a conclusão desta licenciatura.
A eles, o sentimento de gratidão e carinho por terem permitido que tudo isto fosse possível.
Relatório de Estágio
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Agradecimentos
Agora que esta tão importante etapa da minha vida está a terminar, naturalmente que não poderia esquecer-me de agradecer a todas as pessoas que me ajudaram a percorrer este caminho, passo a passo, até ao final.
No início da lista de pessoas a agradecer, está a minha família em geral, mas com especial realce os meus Pais, Namorada e Avós, que todos os dias lutaram comigo para travar todas as batalhas, e dia após dia me incentivavam a continuar quando as coisas pareciam inalcançáveis, e que disfrutavam comigo quando os sucessos apareciam. Se há uma definição de HERÓIS, eu penso que eles representam essa definição melhor do que qualquer palavra ou frase que eu possa escrever, a eles MUITO OBRIGADO.
Aos amigos, da turma e todos os outros que me acompanham, sabem como ninguém as dificuldades que tiveram que ser ultrapassadas, e merecem também um agradecimento especial, pois juntos ultrapassámos muitas barreiras para levar a bom porto esta tão difícil jornada. Toda a amizade, que guardo e levo no coração, assim como a dedicação e o apoio prestado, OBRIGADO. Uma palavra de agradecimento também à minha orientadora, a Dra Manuela Natário, pelo acompanhamento que me prestou no decorrer do estágio, disponibilidade, compreensão e paciência que teve comigo na elaboração do presente relatório, a quem também devo muito. Agradeço ainda à Dra Maria da Luz, assim como aos colegas de escritório Elisabete Silva, Tiago Dantas, Vitor Cardoso, Susana Coelho, Cristina Ramos, João Paulo Fernandes, Nuno Melo, Arménia Cruz e à Dra Fátima Gonçalves por me terem aceite na empresa para realizar o Estágio em primeiro lugar, e sobretudo pela paciência e tolerância, empenho e dedicação, sabedoria e apoio, e pelo conhecimento que me foi transmitido. Sempre dispostos a esclarecer todas as dúvidas e a transmitir todos os conhecimentos para que levasse comigo o maior número de ferramentas possíveis deste Estágio Curricular.
Deixo uma última palavra de agradecimento a uma pessoa que começou comigo esta etapa, mas por motivos que a todos nos transcendem, não pôde parabenizar-me fisicamente pela conclusão da mesma, mas a ele deixo o meu eterno obrigado, pois também a ele se deve esta minha conquista.
Relatório de Estágio
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Resumo
O objetivo fundamental do Estágio Curricular é dar a conhecer a realidade do mercado de trabalho aos alunos, complementando a parte teórica da licenciatura com a prática em contexto real.
Para uma clara perceção do que foi feito no decorrer desse mesmo Estágio, serve o presente relatório, que irá descrever todas as atividades desempenhadas e será dividido em três capítulos.
O primeiro capítulo constará com uma breve apresentação da empresa recetora do Estágio.
De seguida, no segundo capítulo, uma breve contextualização do cenário do Mercado do Comércio Automóvel em Portugal e do posicionamento da empresa no mesmo.
No terceiro capítulo contemplar-se-ão as atividades desenvolvidas no decorrer do Estágio e que estão descriminadas no Plano de Estágio, tais como a Classificação de Documentos, lançamento de documentos no software informático, entre outros.
Por fim, apresenta-se a conclusão do Relatório onde contém as principais dificuldades encontradas, quer durante o Estágio, quer no desenvolvimento do presente relatório.
Palavras-Chave: Contabilidade, Documentos, Organização, Qualidade, Gestão JEL Classification: M10 – Geral (Administração de Empresas)
M40 – Geral
M41 – Accounting Scholarship
M42 – Auditoria M43 - Outros
Relatório de Estágio
viiÍndice Geral
FICHA DE IDENTIFICAÇÃO………...i PLANO DE ESTÁGIO………....ii DEDICATÓRIA...iii AGRADECIMENTOS………...iv RESUMO………...v ÍNDICE DE FIGURAS………...ix ÍNDICE DE QUADROS………....x ÍNDICE DE GRÁFICOS...xi GLOSSÁRIO DE SIGLAS………..xii INTRODUÇÃO………...1CAPÍTULO I – APRESENTAÇÃO DO EMPRESA ACOLHEDORA DO ESTÁGIO………...2
1.1.APRESENTAÇÃO DA EMPRESA RECETORA DO ESTÁGIO………...3
1.2. HISTÓRICO DA EMPRESA……….3
1.3. VISÃO...4
1.4. MISSÃO...4
1.5. VALORES...5
1.6. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DA DIREÇÃO ADMINISTRATIVA E FINANCEIRA DA CARCLASSE (VILA NOVA DE FAMALICÃO)...5
1.7. POLÍTICA DE QUALIDADE………....7
1.8. DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS………...8
CAPÍTULO II – O COMÉRCIO AUTOMÓVEL EM PORTUGAL...10
Relatório de Estágio
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2.2. A CARCLASSE, S.A NO COMÉRCIO AUTOMÓVEL EM PORTUGAL...13
CAPÍTULO III – ATIVIDADES DESENVOLVIDAS DURANTE O ESTÁGIO CURRICULAR...15
3.1. NOTA INTRODUTÓRIA...16
3.2. CRONOGRAMA DAS ATIVIDADES REALIZADAS NO ESTÁGIO...18
3.3. RECEÇÃO DE DOCUMENTOS...19
3.4. ARQUIVO E ORGANIZAÇÃO DE DOCUMENTOS...20
3.5. CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS...21
3.6. COMPRA DE VIATURAS MERCEDES-BENZ...21
3.7. PAGAMENTOS A FORNECEDORES...25
3.8. ANULAÇÕES DE ADIANTAMENTOS...28
3.9. ENCONTRO DE CONTAS...32
3.10. CONTROLO DE DEPÓSITOS...36
3.11. COMISSÕES (Financiamento Mercedes-Benz Financial)……...39
3.12. MAPA DE GARANTIAS DE USADOS...40
3.13. CAIXAS...41
CONCLUSÃO…….………...43
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS……….44
WEBGRAFIA………44
LISTA DE ANEXOS………..45
ANEXO 1 - VISÃO, MISSÃO, POLÍTICA DE QUALIDADE………...46
ANEXO 2 - CERTIFICADO ISO 9001:2008………...48
ANEXO 3 –DIÁRIO DO LANÇAMENTO DE FATURAS MERCEDES-BENZ...50
Relatório de Estágio
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ANEXO 5 - PAGAMENTO A FORNECEDORES………...58
ANEXO 6 - RECIBO DE PAGAMENTO A FORNECEDOR………...60
ANEXO 7 - ANULAÇÕES DE ADIANTAMENTOS………...62
ANEXO 8 - MAPA CONTA 27884100 (ANULAÇÃO DE ADIANTAMENTOS)…...68
ANEXO 9 - ENCONTRO DE CONTAS………...70
ANEXO 10 - MAPA PARA CONTROLO DE DEPÓSITOS………...76
ANEXO 11 - DOCUMENTO CONTROLO DE DEPÓSITOS………...78
ANEXO 12 - CENTROS DE CUSTO………...82
ANEXO 13 - MAPA DE COMISSÕES MBF………...84
ANEXO 14 - MAPA DE GARANTIAS VIATURAS USADAS………...86
Relatório de Estágio
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Índice de Figuras
Figura 1 - Horário de Funcionamento da Empresa………...3
Figura 2 – Estrutura Organizacional da Direção Administrativa e Financeira da Carclasse (Famalicão)………...6
Figura 3 - 1ª parte do Lançamento de faturas Mercedes-Benz……...23
Figura 4 - 2ª parte do Lançamento de faturas Mercedes-Benz………...25
Figura 5 - Pagamento a Fornecedores………...27
Figura 6 - Anulação de Adiantamentos………...…...…30
Figura 7 - Conta de controlo (Anulação de Adiantamentos)………...31
Figura 8 - Primeira Parte do Encontro de Contas - Contas a Receber (parte do Cliente)..33
Figura 9 - Conta de Controlo (Encontro de Contas) – Contas a Receber………..34
Figura 10 - Segunda Parte do Encontro de Contas - Contas a Receber (parte do Fornecedor)…………...………...35
Relatório de Estágio
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Índice de Quadros
Quadro 1 – Composição do Mercado Automóvel em Portugal (2011 – 2015)...…....….13
Quadro 2 – Vendas Mercedes-Benz (2011 – 2015)...………..14
Quadro 3 – Cronograma de Atividades Realizadas...……...18
Quadro 4 – Cálculo da Conta 31111111………...………...22
Quadro 5 - Classificação de Veículo Novo Ligeiro (Compra Mercedes-Benz)...22
Quadro 6 – 2ª parte da Classificação de faturas Mercedes-Benz...24
Quadro 7 - Classificação de um Pagamento a Fornecedores...………...26
Quadro 8 – Resumo do Exemplo Prático da Anulação de Adiantamento...29
Relatório de Estágio
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Índice de Gráficos
Gráfico 1 – Venda de Automóveis em Portugal (1999 – 2010)...11 Gráfico 2 – Venda de Automóveis em Portugal (2010 – 2015)...12
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Glossário de Siglas
ACAP – Associação Automóvel de Portugal BRG - Braga
BRC – Barcelos
CC – Código de Contas
CDOCC – Código Deontológico da Ordem dos Contabilistas Certificados CI - Correio Interno
CL - Custos Logísticos EC – Estágio Curricular
ESTG – Escola Superior de Tecnologia e Gestão FML - Famalicão
GMR - Guimarães GV - Gestão de Veículos
IUC - Imposto Único de Circulação IVA - Imposto sobre Valor Acrescentado ISV – Imposto Sobre Veículos
LX - Lisboa;
MBF - Mercedes-Benz Financial MG - Montepio Geral
NC - Nota de Crédito
NCRF – Normas Contabilísticas de Relato Financeiro NI - Número Interno
PME – Pequenas e Médias Empresas PP - Pronto Pagamento
RAC - Rent-a-Car
SA – Sociedade Anónima SDD - Débito Direto
SNC – Sistema de Normalização Contabilística TI - Transferência Interna
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TPA – Terminal de Pagamento Automático TRA - Transferência
VN - Viaturas Novas VNC - Viana do Castelo VNF - Vila Nova de Famalicão VU - Viaturas Usadas
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Introdução
Concluída a parte letiva da licenciatura em Gestão, impõe-se uma nova etapa com uma perspetiva prática, a realização de um Estágio Curricular, com a duração de 400 horas e que culmina com a elaboração do presente Relatório de Estágio.
O Estágio Curricular abre portas a um primeiro contacto, para grande parte dos alunos, com o mercado de trabalho. Permite a aplicação dos conceitos teóricos aprendidos durante os três anos da licenciatura, ministrada na Escola Superior de Tecnologia e Gestão do Instituto Politécnico da Guarda.
O Relatório de Estágio aqui desenvolvido, procura descrever as diversas atividades realizadas no Estágio Curricular que ocorreu no gabinete de Contabilidade da empresa Carclasse – Comércio de Automóveis, S.A em Vila Nova de Famalicão.
O objetivo deste mesmo Relatório, é apresentar, pormenorizada e rigorosamente todo o meu percurso ao longo do Estágio Curricular, desenvolvido na Carclasse S.A.
O Relatório encontra-se dividido em três capítulos. No primeiro capítulo efetua-se a apresentação da empresa onde decorreu o Estágio, a sua história e o seu organograma. No segundo capítulo, é apresentado o cenário do comércio automóvel em Portugal e a forma como a empresa está nele posicionada. Já no terceiro capítulo, apresentam-se as atividades realizadas no estágio, como a Classificação, Registo e Arquivo de documentos, Práticas de Controlo, Encontros de Contas, Stocks, Vendas a Dinheiro, Caixas, Pagamentos e Recebimentos, entre outras.
Por fim, apresentam-se as conclusões e as dificuldades encontradas ao longo do Estágio Curricular, bem como na elaboração do presente Relatório de Estágio.
No final do Relatório, nos Anexos, estarão ainda apresentados todos os documentos utilizados durante o mesmo com vista a facilitar a compreensão das situações retratadas.
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CAPÍTULO I – APRESENTAÇÃO DA EMPRESA
ACOLHEDORA DO ESTÁGIO
Relatório de Estágio
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1.1. Apresentação da Empresa recetora do Estágio
1Denominação Social: Carclasse – Comércio de Automóveis S.A. Morada: E.N. 14 (Famalicão-Trofa) Ribeirão - Apt. 7104
4764-908 Famalicão
Número de Identificação de Pessoa Coletiva: 503 048 852 Natureza Jurídica: Sociedade Anónima
Capital Social: 7.500.000,00€ Nº de trabalhadores: 365 Horário de funcionamento:
1.2. Histórico da Empresa
A Carclasse é um Concessionário oficial de várias marcas do setor automóvel, Mercedes-Benz, Smart, Evobus do Grupo Daimler, Suzuki, Land-Rover e Jaguar.
É representante oficial da Mercedes-Benz em Braga (BRG) e Viana do Castelo (VNC) desde 1993, e desde 1999 em Vila Nova de Famalicão (VNF), Barcelos (BRC) e Guimarães (GMR). Em 2011 inaugurou instalações em Lisboa (LX). Desde esta data, o concessionário de Lisboa passou a ser o maior representante em termos de volume de
1 Neste ponto, a informação utilizada foi retirada de www.carclasse.pt. Figura 1- Horário de Funcionamento da Empresa
Relatório de Estágio
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vendas da empresa e tem contribuído significativamente para a evolução e crescimento da mesma.
Com a fusão das empresas Manuel G. Castro, S.A e Braviclasse, Lda, em 2007, a Carclasse começou a representar um leque mais vasto de marcas com a inclusão da Land-Rover e também o serviço Após-Venda da MG Land-Rover.
Atualmente a Carclasse é um dos mais conceituados concessionários no universo Daimler e também a nível nacional nas multimarcas, uma vez que adota como política reunir condições e concentrar esforços que visam a satisfação dos seus clientes.
1.3. Visão
Segundo Oliveira (2014), a Visão de uma empresa traduz um conjunto de intenções e de aspirações para o futuro, servindo de inspiração para todos os colaboradores da organização. Relativamente à Carclasse, esta tem a seguinte Visão:
“A Carclasse pretende ser líder de mercado com Clientes satisfeitos e colaboradores motivados, rumo à excelência” (Carclasse, 2008).
1.4. Missão
De acordo com Oliveira (2014), a Missão da empresa como um instrumento estratégico da filosofia empresarial que a empresa deve desenvolver junto dos seus públicos internos e externos. No que diz respeito à Carclasse, a sua missão é:
Relatório de Estágio
5
“A Carclasse tem como Missão ser uma referência na qualidade do serviço prestado ao cliente, no sucesso dos seus resultados e na satisfação das expectativas de uma equipa de excelência”, (Carclasse, 2008).
1.5. Valores
Os valores organizacionais podem ser definidos como princípios que guiam a vida da organização, de acordo com Richard Barrett (2012).
Os valores da Carclasse são:
“Fidelização e satisfação permanentes dos Clientes; Otimização da rentabilidade para satisfação de toda a Organização; Motivação e realização de todos os membros da Carclasse” (Carclasse, 2008).
A empresa tem vários cartazes informativos posicionados estrategicamente nos diferentes departamentos, que mostram a Visão, Missão e Política de Qualidade, para que todos os colaboradores, assim como os Fornecedores e os Clientes que visitam as instalações, possam conhecer estas características tão importantes acerca da empresa (Anexo 1).
1.6. Estrutura Organizacional da Direção Administrativa e
Financeira da Carclasse (Vila Nova de Famalicão)
A Estrutura Organizacional de uma empresa pode ser esquematizada através de um organograma.
Relatório de Estágio
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Segundo Oliveira (2014), num organograma todos os elementos da empresa estão dispostos em níveis hierárquicos; quanto mais alto for o nível, maior será a importância desse elemento.
A Carclasse – Comércio de Automóveis, S.A apresenta uma estrutura organizacional linear e pouco complexa, o que contribui para o seu bom funcionamento. A autoridade é descendente conforme a hierarquia, o que permite à administração controlar melhor todas as áreas funcionais.
Na figura 2, podemos encontrar a Estrutura da Direção Administrativa e Financeira da empresa:
Figura 2- Estrutura Organizacional da Direção Administrativa e Financeira da Carclasse (Famalicão)
Como ilustra a figura 2, o Diretor Geral (afeto a todas as instalações e não exclusivamente às instalações de Famalicão), o Dr. Joaquim Monteiro está no topo do organigrama.
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Seguindo a hierarquia surge o Diretor Financeiro (também de toda a empresa), o Dr. Hernâni Portovedo.
De seguida, num nível hierárquico ligeiramente inferior surgem as chefes do Departamento de Contabilidade, a Dra. Maria da Luz, chefe dos escriturários que lhe prestam auxílio direto como Elisabete Silva, Vítor Cardoso, Cristina Ramos, Tiago Dantas e João Paulo. No Departamento de Recursos Humanos, a chefe é a Dra. Manuela Fonseca que é auxiliada pela escriturária e sua subordinada, Elsa Ribeiro.
A exercer funções de rececionista em Vila Nova de Famalicão temos a Carla Lemos.
1.7. Política de Qualidade
A Política de Qualidade de uma empresa baseia-se na procura pela melhoria contínua dos processos com recurso à plena e eficiente utilização dos recursos técnicos, mas também humanos, (Baía, 2009). Como já foi referido anteriormente, a empresa dispõe em todas as diferentes secções de um Cartaz Informativo onde se pode ler sobre a Visão, Missão e Política de Qualidade (Anexo 1).
Neste contexto, a Política de Qualidade da Carclasse (2008) consiste em:
“Sentir e antecipar as expectativas do Cliente e ir ao seu encontro, apostando assim na fidelização a médio e longo prazos.
Promover a melhoria contínua do Sistema de Gestão da Qualidade através da implementação e redefinição de processos cada vez mais focalizados no Cliente e no incremento da produtividade.
Apostar na redução do impacto ambiental, resultante da nossa atividade, tendo em vista a Certificação.
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Garantir a motivação dos colaboradores através da promoção da sua formação profissional/pessoal, do envolvimento no Sistema de Gestão da Qualidade e na melhoria contínua das condições de Higiene e Segurança no Trabalho”.
O certificado ISO 9001:2008 recebido pela Carclasse, comprova a aplicação eficaz do sistema de qualidade, incluindo também um processo de melhoria contínua e garantia da conformidade com os parâmetros legais dos produtos, e visa sobretudo o aumento da satisfação do cliente (Anexo 2).
Para a Carclasse, possuir certificação na área da Qualidade transparece maior segurança para os seus clientes, o que se traduz num aumento de confiança dos mesmos face à empresa. A certificação da Qualidade tem ainda vantagens ao nível da redução de custos, credibilização da imagem da empresa, aumento de produtividade e maior facilidade de controlo na avaliação quanto a conformidades e não conformidades dos produtos, o que levará ao cliente final a aquisição de um produto com qualidade e dentro de todas as especificações. Aumenta ainda a competitividade, uma vez que procura a diferenciação através da qualidade e sobretudo implementa um sistema de melhoria contínua, que fará com que a empresa e seus colaboradores procurem sempre melhorar e atingir novas metas.
1.8.
Departamento Recursos Humanos
Compete ao Departamento de Recursos Humanos todos os assuntos envolvidos com o pessoal, para que haja uma correta e eficiente gestão dos mesmos. O objetivo deste departamento é maximizar as competências de cada colaborador da empresa tentando combinar as necessidades de cada um deles com as da empresa. (Carclasse, 2015). Especificamente, este mesmo departamento tem a competência quanto a demissões e admissões, assim como a formação que é dada a cada colaborador. Cada novo colaborador, ao ser admitido passa por um processo de integração e apresentação da empresa, seguido de formação relativamente à função que vai desempenhar.
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No que toca ao controlo de faltas e do cumprimento do horário de trabalho, todos os colaboradores, de cada setor, devem “picar o ponto” a cada hora de entrada e saída, assim como no início e fim da pausa para almoço.
Quanto ao Recrutamento e Seleção, o método por norma aplicado pela Carclasse é o recrutamento externo. No seu site online, a empresa dispõe de uma secção “trabalhe connosco”, onde as pessoas se podem inscrever espontaneamente fornecendo assim à empresa um lote de candidatos disponíveis. No entanto, se nenhum desses candidatos corresponder aos requisitos procurados, a empresa pode optar por colocar um anúncio da vaga disponível e será a partir das respostas a esse mesmo anúncio que será selecionado o candidato adequado.
Neste momento, a Dra. Manuela Fonseca tem a função de gerir 365 pessoas, um número que tem vindo a aumentar em conformidade com o crescimento da empresa. É uma árdua tarefa conciliar opiniões e vontades de 365 pessoas diferentes, bem como motivá-las. Saliente-se, no entanto, que um modo geral os colaboradores com quem tive contacto encontram-se satisfeitos e de acordo com as filosofias da empresa.
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CAPÍTULO II – O COMÉRCIO AUTOMÓVEL
EM PORTUGAL
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2.1. Comércio Automóvel em Portugal
No sentido de melhor conhecer o setor automóvel, pretende-se agora analisar o comércio automóvel em Portugal, e contextualizar a Carclasse e a sua evolução no contexto nacional. O gráfico 1 mostra a evolução das vendas de automóveis de 1999 a 2010. Analisando o gráfico 1, verifica-se que em 2010 inverte-se a tendência estagnada que vinha dos anos anteriores quanto à venda de automóveis em Portugal. O ano de 2010 apresenta um crescimento de 33,9% face a 2009. Porém, o mesmo gráfico revela que este crescimento representa a normalização do mercado (depois da queda em 2009), no entanto ainda com valores distantes do pico no ano de 2000 com cerca de 418,9 mil unidades vendidas, ano em que o comércio automóvel começo a decrescer.
Gráfico 1 - Venda de Automóveis em Portugal (1999 – 2010)
Este aumento deveu-se sobretudo ao aumento da carga fiscal em 2011 como o fim do incentivo ao abate em veículos em fim de vida, ao aumento da taxa do IVA de 21% para 23% e aumento do Imposto Sobre Veículos (ISV) e do Imposto Único de Circulação (IUC), portanto levou a uma antecipação das vendas para o final de 2010.
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Dados da Associação Automóvel de Portugal (ACAP) (2010), revelam que a evolução do setor automóvel em Portugal tem-se traduzido num crescente aumento do peso do setor na economia. Podem destacar-se alguns elementos dessa realidade:
Volume de Negócios do Setor Automóvel: 26 milhões de euros; 30.000 empresas no setor;
138.000 postos de trabalho (diretos), o que representa 2,8% do emprego total; 11,7% do total das exportações em Portugal;
3,8% do PIB (aproximadamente 6,4 mil milhões de euros); 20% das receitas fiscais nacionais.
Após o ligeiro crescimento em 2010, a venda de automóveis em Portugal voltou a decrescer até 2012, como podemos observar no Gráfico 2:
Gráfico 2 - Venda de Automóveis em Portugal (2010 - 2015)
Com quedas registadas em 2011 e 2012, é em 2013 que o setor começa novamente a recuperar, apresentado um registo positivo em termos de crescimento até 2015, com cerca de 213.645 viaturas vendidas.
Um dado também importante a ter em conta é a composição destas vendas. No Quadro 1 pode verificar-se a composição do mercado automóvel entre 2011 e 2015:
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Quadro 1 - Composição do Mercado Automóvel em Portugal (2011 - 2015)
Conforme indica o Quadro 1, no ano de 2015 e com uma tendência comum aos anos anteriores, o mercado é sobretudo dominado pelos Automóveis Ligeiros de Passageiros, com 178.496 viaturas vendidas, o que representa 83,55% do total do mercado. No que refere aos Comerciais, estes representam os restantes 16,45% do total de vendas do mercado, a distribuição entre Comerciais Ligeiros e Comerciais Pesados é mais significativa e distinta, representando 14,44% e 2,01% do total de vendas do mercado automóvel, respetivamente.
2.2. A Carclasse, S.A no Comércio Automóvel em Portugal
Dados do último Relatório de Contas da Carclasse (2015), revelam que apesar de apresentar um crescimento das vendas a nível nacional de cerca de 24,0%, 2015 foi um ano muito importante para a empresa e para a principal marca que representa, a Mercedes-Benz, que atingiu o quarto lugar nas marcas mais vendidas esse ano. Com uma variação positiva de cerca de 29,3% no total das vendas (como se pode observar no Quadro 2). De salientar que para tal contribuiu também o forte dinamismo da Land Rover e da Jaguar, que trouxeram à empresa não só maior volume de faturação, mas também de rentabilidade.
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Quadro 2 - Vendas Mercedes-Benz (2011-2015)
O ano de 2015 parece ser um ano bastante positivo no Setor, quer a nível nacional, quer para a própria empresa.
Após as quedes em 2011 e 2012, em 2015 a empresa registou um novo aumento do volume de negócios para um valor próximo dos 130 milhões de euros, alienando a isso um Resultado Líquido positivo de cerca de 874.166 euros. Este volume deve-se sobretudo ao facto de ter sido ultrapassada a barreira de 2.500 viaturas novas somadas ainda à comercialização de 874 viaturas usadas. De 2014 para 2015 a variação foi de cerca de 16,5%, o que é bastante positivo.
Ao nível do “Após-Venda” e uma vez que faz parte da missão da empresa prestar um serviço de qualidade ao cliente, a empresa registou em todas as oficinas um incremento do seu volume de negócios relativamente a 2014, sendo de realçar o desempenho da oficina de Lisboa com um acréscimo acumulado nos últimos 3 anos de 52%
A Carclasse tem como objetivo para o triénio entre 2015/17 obter uma faturação mensal no serviço “Após-Venda” nunca inferior a 2,5 milhões de euros e na “Comercial” a 10 milhões.
A empresa encontra-se agora no caminho certo e com ótimas perspetivas de futuro se continuar focada no rumo que tem levado e der continuidade.
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CAPÍTULO III - ATIVIDADES
DESENVOLVIDAS DURANTE O ESTÁGIO
CURRICULAR
Relatório de Estágio
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3.1. Nota Introdutória
O objetivo da realização deste Estágio Curricular, passa pela consolidação dos conhecimentos teóricos adquiridos ao longo do curso e também um contacto direto com o mundo de trabalho.
É importante frisar que o estágio foi realizado no departamento de contabilidade organizada, e que a classificação dos documentos foi realizada de acordo com as Normas Contabilísticas e de Relato Financeiro (NCRF), presentes no Sistema de Normalização Contabilística (SNC). Para que se possa proceder à análise da empresa, é importante referir a questão do sigilo profissional, pois só assim será possível a continuação do relatório.
O sigilo profissional encontra-se explícito no artigo 10º do Código Deontológico da Ordem dos Contabilistas Certificados (CDOCC) que refere:
Artigo 10.º - Confidencialidade
“1 - Os técnicos oficiais de contas e os seus colaboradores estão obrigados ao sigilo profissional sobre os factos e documentos de que tomem conhecimento no exercício das suas funções, devendo adotar as medidas adequadas para a sua salvaguarda. 2 - O sigilo profissional abrange ainda documentos ou outras coisas que se relacionem, direta ou indiretamente, com os factos sujeitos a sigilo.
3 - A obrigação de sigilo profissional não está limitada no tempo, mantendo-se mesmo após a cessação de funções.
4 - Os membros dos órgãos da Ordem não devem revelar nem utilizar informação confidencial de que tenham tomado conhecimento no exercício das suas responsabilidades associativas, exceto nos casos previstos na lei.”
As atividades realizadas no Estágio foram: Arquivo e Organização de Documentos, Classificação de Documentos, Lançamento de faturas (Compra de Viaturas à Mercedes-Benz), Pagamentos a Fornecedores, Anulações de Adiantamentos, Encontros de Contas (compra de viaturas novas com entrega de retomas), Controlo de Depósitos, Comissões
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(Financiamentos Mercedes-Benz Financial (MBF)), Mapa de Garantias de Usados e Caixas.
Não foi possível cumprir tudo o que foi estipulado no Plano de Estágio, uma vez que foi dada prioridade a tarefas que estavam em atraso.
Assim, o presente capítulo tem como objetivo apresentar as diferentes tarefas desenvolvidas no Estágio na Carclasse. Inicia-se com a apresentação do cronograma das Atividades Realizadas, segue-se com a Receção de Documentos, Arquivo e Organização de Documentos, Classificação de Documentos, e por fim as Atividades mais práticas. Entre essas atividades, salientam-se: a Compra de viaturas Mercedes-Benz, os Pagamentos a Fornecedores, as Anulações de adiantamentos, os Encontro de Contas, o Controlo de Depósitos, as Comissões (Financiamentos Mercedes-Benz Financial (MBF)), o Mapa de Garantias de Usados e Caixas.
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3.2. Cronograma das Atividades Realizadas no Estágio
No Quadro 3 encontram-se representadas as tarefas realizadas durante o estágio e em que períodos as mesmas foram realizadas. As tarefas, de acordo com o Plano de Estágio, foram:
Adaptação; Caixas;
Arquivo; Controlos de Depósitos; Práticas de Controlo Interno; Registo de Faturas; Classificação de Documentos; Encontros de Contas;
Pagamentos a Fornecedores; Anulações de Adiantamentos; Garantias de Usados; Comissões (Financiamento MBF)
Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 5 Semana 6 Semana 7 Semana 8 Semana 9 Semana 10
Adaptação Arquivo Práticas de Controlo Interno Classificação de documentos Pagamentos a Fornecedores Garantias de Usados Caixas Controlos de Depósitos Registo de Faturas Encontros de Contas Anulações de Adiantamentos Comissões (Financiamentos MBF)
Quadro3 - Cronograma de Atividades Realizadas
Relatório de Estágio
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3.3.
Receção de Documentos
Neste ponto pretende-se apenas contextualizar a forma como os documentos chegam ao Departamento de Contabilidade, nas instalações de Famalicão, uma vez que é lá que se faz toda a Contabilidade da Empresa.
Como já foi referido anteriormente, a Carclasse dispõe de instalações em Braga, Guimarães, Barcelos, Viana do Castelo, Famalicão e Lisboa. No entanto, apenas em Famalicão é que existe o Departamento de Contabilidade, que faz a contabilidade de todo o grupo Carclasse. Para o bom funcionamento de troca e receção de documentos, a empresa dispõe de um sistema de Correio Interno (CI). O CI é transportado por um estafeta da empresa, que faz chegar os documentos de uma instalação até à outra. O CI é transportado em três malas, cada uma com a respetiva localização de destino, e dentro da mala vão os envelopes, destinados a determinado funcionário de cada estabelecimento. Os percursos são os seguintes:
Mala 1: Famalicão – Barcelos
Mala 2: Famalicão – Guimarães – Braga Mala 3: Famalicão – Viana do Castelo
Quanto a Lisboa, o Correio Interno é transportado através de colaboradores que se desloquem lá ou vice-versa. Ou seja, como a distância é demasiado longa, exigiria enormes Custos Logísticos (CL) se o estafeta tivesse que se deslocar lá diariamente, portanto a empresa opta por esperar que algum colaborador do Norte tenha que lá ir (em formação, por exemplo) ou o contrário, alguém de lá tenha que se deslocar a alguma das empresas do Norte para efetuar as trocas de Correio Interno. O caso mais frequente é através do Diretor Geral, que costuma visitar pelo menos uma vez por semana cada uma das instalações. Então no dia em que faz a visita às instalações de Lisboa, leva consigo o Correio Interno que lhe é destinado e quando regressa, faz o processo oposto, ou seja, no momento em que fizer a visita às outras instalações da empresa cá no Norte, entrega o que é destinado a cada uma delas.
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3.4.
Arquivo e Organização de Documentos
O Arquivo é muitas vezes uma tarefa desvalorizada e que ninguém gosta de fazer. No entanto, o Estágio Curricular fez-me perceber que é extremamente importante um bom arquivo. Inúmeras vezes foram precisos documentos que já estavam arquivados, mas uma vez que o arquivo estava feito de forma organizada e sequencial, em poucos minutos era encontrado o documento que se pretendia podendo de imediato ser consultado.
Após a introdução dos documentos no Autoline, que é o software utilizado pela empresa na Contabilidade, os documentos são arquivados, de acordo com as datas e o número de documento. O número de cada documento começa de acordo com a instalação a que pertence. As instalações seguem a seguinte numeração: Braga (1), Guimarães (2), Barcelos (3), Viana do Castelo (4), Famalicão (5) e Lisboa (6).
Depois de emitidos e lançados no sistema, é atribuído a cada documento um Número Interno (NI). O Número Interno segue também uma lógica sequencial, onde o seu primeiro algarismo é sempre referente ao mês em vigor, ou seja, Janeiro (1), Fevereiro (2) e assim sucessivamente.
O Arquivo é mantido nas prateleiras do escritório para consulta durante o prazo de um ano. Um ano, porque os Relatórios de Contas são feitos anualmente, e até que se feche o ano, a qualquer momento pode ser necessário consultar determinados documentos e assim estão mais acessíveis. Após o fecho do ano, todas as pastas são transferidas para a sala de Arquivo, onde são armazenadas as pastas e documentos mais antigos. A sala de Arquivo fica apenas a cerca de trinta metros do escritório, o que torna o seu acesso rápido e fácil para eventuais necessidades.
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3.5. Classificação de Documentos
Após a receção de documentos, é necessário organizá-los e efetuar a sua classificação. Esta classificação é elaborada sempre no próprio documento, e consiste em definir o código das contas a débito e a crédito, assim como os respetivos valores. O que é importante referir é que os débitos devem sempre corresponder aos créditos. Os documentos são tratados individualmente a partir dos documentos originais, sendo estes classificados de acordo com as NCRF do SNC.
Na Carclasse a metodologia adotada para classificar os documentos é de colocar sempre o código das contas (a débito e a crédito) com caneta de cor vermelha e o valor correspondente com caneta de cor azul ou preta.
Apesar de existir um Código de Contas (CC) pré-definido, cada empresa pode adaptá-lo ao ramo e atividades que vai exercer. No caso da Carclasse S.A. o Plano de Contas tem um total de 8934 contas.
3.6. Compra de Viaturas Mercedes-Benz
A Carclasse S.A. é uma empresa de comércio automóvel e deste modo, para vender as viaturas, primeiro é necessário adquiri-las. Como já foi referido, a Carclasse comercializa viaturas Mercedes-Benz, Jaguar, Land-Rover e Suzuki.
Uma das principais tarefas desenvolvidas ao longo do Estágio Curricular (EC) foi o registo das faturas de compra de viaturas à Mercedes-Benz. No Anexo 3 - Fatura (Compra de Viatura Mercedes-Benz), encontra-se um exemplar dessas faturas e de como são classificados esses documentos. A classificação dos documentos varia conforme a categoria do veículo, ou seja, entre ligeiros, Smarts, comerciais e pesados.
Para automóveis ligeiros usa-se a conta 31111111 (Compras Viaturas Novas (VN) Automóveis), para Smarts 31111411 (Compras VN Smarts), para viaturas comerciais
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usa-se a conta 31111211 (Compras VN Comerciais Ligeiros) e para pesados 31111311
(Compras VN Comerciais Pesados).
No Quadro 4 apresenta-se a forma de cálculo relativa à compra de viaturas Mercedes-Benz. A par destas contas, irá ter também a débito a conta do IVA 24321045 (IVA Dedutível Existências 23%), creditando-se de seguida a conta do fornecedor, neste caso
F090001 pela totalidade.
Cada fatura refere o modelo e a classe do automóvel que se está a adquirir, sendo desse modo feita a distinção entre os veículos a adquirir, ou seja, se é Ligeiro, Smart, Comercial ou Pesado.
O registo deste tipo de faturas é feito em duas partes e em função disso o documento será também classificado em duas partes. O Quadro 5 exemplifica a forma como é feita a classificação relativamente à compra de um veículo novo ligeiro:
Quadro 5- Classificação de Veículo Novo Ligeiro (Compra Mercedes-Benz)
Sub-Total Líquido 22.730,60€ Custos de Transporte 125,00€ Custos Legalização 300,00€ SGPU – DI nº111/2001 de 6 Abril 4,80€ SIGOU (DI nº 153/2003, de 11/07) – Contrato nº 149/06 0,38€ 31111111 23.160,78€
Quadro 4- Cálculo da Conta 31111111
31111111 – 23.160,78€ F090001 – 28.487,76€ 24321045 – 5.326,98€ Fonte: Anexo 4 Fonte: Anexo 4 DÉBITO CRÉDITO
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Após a classificação dos documentos referentes à compra, passa-se à introdução dos mesmos no software (Autoline), como se pode ver na figura 3:
Figura 3- 1ª parte do Lançamento de faturas Mercedes-Benz
A figura 3 representa a primeira parte do lançamento de faturas Mercedes-Benz, e esse lançamento é feito individualmente para cada fatura da seguinte forma:
1. Selecionar um lote de documentos (geralmente 10) e colocar na coluna “Documentos”.
2. Na coluna do “Total”, coloca-se a soma do total desses 10 documentos. 3. Efetua-se então o registo individual de cada fatura.
4. Seleciona-se a conta do fornecedor F090001.
5. Seleciona-se que tipo de documento estamos a registar, selecionando-se neste caso a fatura.
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6. Na coluna “referência do fornecedor”, corresponde ao número da fatura, que se encontra no canto superior direito da mesma.
7. Coloca-se a “Referência diversa”, que é sempre iniciado por um N (Novo) seguida de um número de 6 dígitos.
8. Data do documento.
9. Por último, coloca-se o Total (valor total pago pela viatura) e o valor do IVA na respetiva coluna. De seguida, nas Mercadorias, o valor será o da diferença entre esses dois valores, ou seja, o valor previamente calculado da conta 31111111 – Compras VN Automóveis.
Este processo repete-se para os dez documentos de cada lote e após terminar os dez documentos, seleciona-se a opção “Lançar”. A partir daí o software origina um Número Interno (NI) para cada documento, que será escrito manualmente na respetiva fatura, também a cor vermelha para ficar melhor destacado. Por fim imprime-se o Diário da primeira parte (documento 1 do Anexo 4).
Na segunda parte do lançamento, a fatura irá ser lançada na conta 22512100
(Fornecedores com Fatura de Receção de Confirmação de Viatura) em contrapartida da conta 31111111 (Compras Viaturas Novas Automóveis). O Quadro 6 apresenta a segunda parte da classificação das faturas e tem como exemplo o valor da fatura do Anexo 3.
Para o lançamento no software, os passos são os seguintes:
1. Coloca-se o número da conta, que como já foi referido, será a 22512100
(Fornecedor com Faturas Rececionadas em Conferência de Viaturas). 2. O Sufixo será o N com os seis dígitos que identificam cada viatura.
3. Na “Narrativa” será colocado o número da fatura, que se encontra no canto superior direito.
22512100 / 31111111 – 23.160,78€
Quadro 6- 2ª parte da Classificação de Faturas Mercedes- Benz
Fonte: Anexo 4
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4. Por fim, na coluna “Valor”, introduz-se o valor sem IVA.
A Figura 4 sintetiza o processo da segunda parte do lançamento da fatura.
Depois de concluído todo este processo, colocam-se dois carimbos, o carimbo “Original” e o carimbo “Lançado” para que a fatura esteja oficialmente lançada no Autoline (Anexo 4).
Após a repetição deste processo para o lote de faturas selecionadas, imprimimos o Diário de todo o lote de faturas lançadas (documento 2 do Anexo 3).
3.7. Pagamentos a Fornecedores
Para Viana (2012), a avaliação de fornecedores tem maior peso à medida que a empresa sente que necessita da subcontratação de determinados produtos/serviços, e partir daí resta escolher os fornecedores que reúnam melhores condições para tornar possível a parceria. É importante ser cumpridor para obter o melhor preço e melhor serviço possível por parte dos fornecedores.
Figura 4- 2ª parte do Lançamento de faturas Mercedes-Benz
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Os pagamentos a fornecedores são realizados por um processo pouco complexo e pouco elaborado, embora trabalhoso, uma vez que implicam a cooperação de dois colaboradores diferentes e a ligação das suas funções.
Numa primeira fase, a fatura vem do fornecedor. É recebida e é classificada e disponibilizada no sistema, ou seja, a fatura é classificada e depois vai ser lançada na conta do fornecedor no sistema como não paga. Como é comum entre empresas, os pagamentos são feitos geralmente a 30, 60 ou 90 dias.
Para que não se perca o controlo, existe um arquivo específico para os pagamentos pendentes (por pendentes entenda-se que são pagamentos que já foram efetuados, mas ainda não chegaram à posse do gabinete de Contabilidade). Deste modo, semanalmente consulta-se essa capa, entra-se na conta dos fornecedores e confirma-se se as faturas já foram lançadas na conta do fornecedor para que se possa efetuar o pagamento ao mesmo. Essa capa está muito bem organizada, está separada por bancos (tem um separador para cada banco) e ainda por tipo de pagamento (se é feito por transferência, cheque ou débito direto) para que mais tarde seja organizado também no arquivo uma vez efetuados os pagamentos.
Terminado este processo, a fatura passa então para o outro colaborador (Anexo 5). Em primeiro lugar, como em todas as situações é feita a classificação do documento (nestes casos uma classificação diferente da anterior, ou seja, a classificação do pagamento propriamente dita, em que se debita a conta do Fornecedor (F078386) em contrapartida da conta do Banco 12611000 (Montepio Geral) através do qual será feito o pagamento. Neste caso em concreto, o registo é o que se apresenta no Quadro 7:
Os pagamentos a fornecedores contemplam uma diversidade de pagamentos, desde as faturas de água, luz, internet, etc. Por vezes a Carclasse S.A recorre à subcontratação de
FO78386 / 12611000 – 11.734,20€
Quadro 7 - Classificação de um Pagamento a Fornecedores
Fonte: Anexo 5
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alguns serviços externos, como é o caso da reparação de uma jante de uma viatura, ou de uma chave, caso não existam internamente os meios para a reparação dessas necessidades. No Autoline, os pagamentos aos fornecedores processam-se conforme se pode verificar na figura 5:
1. Coloca-se a data (será emitido um recebido de pagamento ao respetivo fornecedor, portanto torna-se importante que a data corresponda com a data da transação).
2. De seguida, seleciona-se a conta do banco a partir do qual será feito o pagamento, conforme o documento.
3. Na coluna “Tipo de Pagamento”, é onde se coloca o tipo de pagamento. O tipo de pagamento interfere diretamente com a “Referência”, uma vez que a
referência tem que condizer com o tipo de pagamento. Por exemplo: a. Cheque: Número de cheque;
b. Transferência: TRA BCP;
c. Débito Direto: SDD BCP (BCP no caso de se tratar do Millenium BCP); 4. Coloca-se o valor do pagamento.
5. E por fim efetuam-se as “Alocações”, que é onde se seleciona a fatura afeta ao pagamento (sempre em anexo do documento), lançadas no sistema na primeira parte deste processo já anteriormente explicada.
Figura 5 - Pagamento a Fornecedores
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6. Sai um comprovativo de toda a operação efetuada (Anexo 6).
3.8. Anulações de Adiantamentos
As Anulações de Adiantamentos/Restituições de Sinais consistem em anular contabilisticamente o sinal (valor pago pelo cliente para reservar a viatura) entregue pelo Cliente. Ou seja, no ato da compra da viatura, o Cliente entrega um sinal para reserva da viatura. É criada uma conta para o cliente e emitido um sinal com o valor entregue pelo cliente. Quando a viatura é entregue, é faturada ao cliente pelo valor adquirido (ao qual será abatido o valor do sinal), portanto a restituição do sinal vai fazer com que seja abatido esse mesmo valor do sinal ao total da viatura que foi faturado ao cliente em termos contabilísticos.
Por exemplo:
Um cliente chega às instalações da empresa para comprar uma viatura. Depois de escolhida, entrega um sinal de 1.500,00€ (documento 1 do Anexo 7).
No ato de levantamento da viatura é-lhe faturado o valor total da viatura, que no caso em concreto é de 35.850,00€ (documento 2 do Anexo 7).
De seguida, irá proceder-se ao registo do pagamento da viatura. Esse registo processou-se da processou-seguinte forma:
Primeiro irá ser feita a Anulação do Adiantamento (caso que se está a tratar e mais à frente será explicado passo por passo) da fatura já emitida dos 1.500,00€ entregues pelo cliente (documento 3 do Anexo 7).
Posteriormente, o cliente entregou um cheque no valor de 33.492,12€, onde 33.350,00€ pagam a nossa fatura e 142,12€ pagam o Imposto Único de Circulação (IUC) que é faturado à parte. Emite-se um recibo ao cliente da operação efetuada (documento 4 do Anexo 7).
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A par de todo este processo, o cliente entregou ainda uma retoma, avaliada pela Carclasse, S.A em 1.000,00€ (documento 5 do Anexo 7).
No Quadro 8 temos o resumo das operações efetuadas ao longo de todo o processo:
Resumo:
Fatura 35.850,00€
Sinal -1.500,00€
Cheque (do Cliente) -33.350,00€
Retoma -1.000,00€
Saldo 0,00€
Quadro 8 - Resumo do Exemplo Prático da Anulação de Adiantamento
Os documentos chegam de cada departamento e contêm a conta do Cliente, o valor e o número da fatura que será paga. Caso os clientes optem pelo crédito, geralmente esse crédito é feito à Mercedes-Benz Financial, portanto será nessa mesma conta que será abatido o valor do adiantamento.
As anulações de Adiantamento são registadas na conta 27884100 (Restituições de Sinais de Clientes), que é uma conta de controlo, que serve para isso mesmo, controlar. Uma vez que o volume de vendas é elevado e são várias filiais da mesma empresa, para que a contabilidade se mantenha organizada e controlada utilizam-se muitas vezes essas contas de controlo porque caso contrário seria complicado acompanhar todos os processos. Assim, uma vez que existe esta conta de controlo, torna-se bastante mais simples controlar todos os processos e aceder a todos os detalhes relativamente aos adiantamentos.
Depois de receber os documentos, eles são ordenados por estabelecimento conforme o seu número de documento, e ordenados seguindo a sua numeração e sequência lógica: Braga (1), Famalicão (5) e Lisboa (6), sendo que apenas esses três estabelecimentos me foram destinados para a realização das Anulações de Adiantamentos. Todos os restantes são feitos no próprio estabelecimento uma vez que o volume de vendas é bastante menor. Seguem-se então os passos, como se pode verificar na figura 6:
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1. Colocar a data relativa à emissão do Recibo;
2. Registar a conta do Cliente no exemplo do (Anexo 7) é a C033592;
3. No “Tipo”, refere-se ao tipo de recebimento e neste caso seleciona-se Transferência Interna (TI), isto porque não há efetivamente um fluxo de dinheiro, ou seja, não entra nem sai dinheiro, apenas é deduzido o valor do adiantamento feito pelo cliente ao total em dívida.
4. A “Referência” será o número da Nota de Crédito (NC).
5. Segue-se então para as alocações. Nas alocações deparamo-nos com todas as faturas que o cliente possui em aberto e efetua-se o pagamento da fatura mencionada no documento.
6. De seguida seleciona-se a opção “Analisar”, que leva a um painel como o que é representado na figura 7. Seleciona-se a conta 27884100 (Restituições de sinais clientes) e coloca-se o valor que foi pago no passo anterior, para que seja cumprida a equação fundamental da contabilidade: Débitos = Créditos.
Figura 6- Anulação de Adiantamentos
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7. Seleciona-se a opção “Lançar” para concluir o processo. Daqui resultam dois documentos, um original, que será enviado para o estabelecimento em questão (para dar conhecimento de que a Anulação do Adiantamento foi feita e para que possam ter também um arquivo com esses documentos) e um duplicado, que fica na Contabilidade anexado à Anulação correspondente.
No final de cada mês é elaborado um mapa da conta 27884100 (Restituições de sinais cliente)(Anexo 8).
Esse mapa é útil para que se encontre de uma forma bastante mais rápida diferenças que possam existir no saldo da conta. Em caso de se verificarem essas diferenças, muito facilmente se deteta a sua origem. Quando isto acontece, é pedido ao responsável pelo documento no respetivo estabelecimento (o estabelecimento é detetado através do número do documento, como já foi previamente explicado) que verifique novamente o documento para que seja possível identificar a origem do erro. Posteriormente, o gabinete de Contabilidade em conjunto com o responsável do estabelecimento em questão, tratam da regularização do problema.
Este processo é sempre feito no final de cada mês ao fazer o fecho do mês, isto para que o controlo seja mais rigoroso. Assim sendo, no final do mês efetua-se o mapa, analisa-se o que foi feito durante o mês em termos de Anulações de Adiantamentos para que nada fique pendente desse mês. Faz-se esse controlo mensal, para que não se chegue ao final
Figura 7- Conta de controlo (Anulação de Adiantamentos)
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do ano e existam diferenças no saldo da conta e com isso a necessidade de se analisar tudo que está para trás, referente a esse ano. Assim, como é feito mensalmente, no fecho do ano a conta está regularizada o que torna tudo mais simples para se realizarem as Demonstrações Financeiras.
3.9. Encontro de Contas
Os Encontros de Contas dizem respeito à compra de viaturas novas/usadas com entrega de retomas.
É uma tarefa complexa de fazer, exige bastante concentração uma vez que é feita em duas partes e uma depende sempre da outra.
Os Encontros de Contas são uma transação em que a mesma pessoa (mesmo número de contribuinte) assume o papel de cliente e fornecedor. O Cliente surge no momento em que adquire uma viatura e o Fornecedor no momento em que entrega uma retoma. Nos casos em que existe Encontro de Contas, a Carclasse recebe o valor da viatura nova ao qual deduz o valor atribuído à retoma.
Em termos contabilísticos, é emitido o recibo ao cliente que será levado à conta de controlo 11842000 – Gestão de Veículos Encontro de Contas). De seguida, será emitida a nota de pagamento ao Fornecedor em contrapartida da mesma conta 11842000, ficando esta assim com saldo nulo (zero) e por sua vez as contas de cliente/fornecedor regularizadas.
Na prática:
- O cliente compra uma viatura nova por 51.500,00€ (documento 2 do Anexo 9). - Entrega uma retoma no valor de 35.000,00€ (documento 3 do Anexo 9).
- Procede-se à preparação do documento para o Encontro de Contas, da relação entre Cliente/Fornecedor pelo valor da retoma, 35.000,00€ (documento 1 do Anexo 9).
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Nas contas a receber sairá o recibo que será posteriormente enviado para o cliente (documento 4 do Anexo 9).
Por último, nas contas a pagar, efetua-se todos os passos (também estes explicados no parágrafo seguinte) dos quais originará também um comprovativo da operação da parte referente ao fornecedor (documento 5 do Anexo 9 - Encontro de Contas).
Esta tarefa está então dividida em duas partes distintas. A primeira parte será nas Contas a Receber. O procedimento no Autoline é o que se pode verificar na figura 8:
1. Coloca-se a data;
2. Introduz-se o número da conta do Cliente;
3. No “Tipo” escolhe-se o tipo de operação, que será Encontro de Contas, tecla “E”; 4. Na coluna “Referência” coloca-se- a conta do Fornecedor correspondente (Cliente
e Fornecedor têm que coincidir);
5. A “Referência diversa” será o número da fatura a pagar na conta do Cliente; 6. No valor não se coloca nada, pois não há entrada nem saída efetiva de dinheiro;
Figura 8 - Primeira Parte do Encontro de Contas - Contas a Receber (parte do Cliente)
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7. Segue-se para as alocações. Nas alocações estão todas as faturas em aberto na conta do Cliente. Seleciona-se a fatura correspondente à transação e efetua-se o pagamento pelo valor descrito no documento.
8. Por último, efetua-se o registo do valor na conta de controlo 11842000 pelo mesmo valor (figura 9).
Terminada esta parte (Contas a Receber), entra-se nas Contas a Pagar e faz-se o mesmo processo, apenas invertendo os registos de Cliente para Fornecedor. Concretamente, vai ser anulada em termos contabilísticos a retoma entregue pelo Cliente à Carclasse. O registo no Autoline será idêntico ao do processo anterior, como se pode ser na figura 10:
Fonte: Elaboração Própria
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1. Coloca-se a data;
2. Introduz-se o número da conta do Fornecedor;
3. No “Tipo” escolhe-se o tipo de operação, que será Encontro de Contas;
4. Na “Referência” colocar-se-á a conta do Cliente correspondente (o Cliente do qual foi feita a primeira parte);
5. “Referência diversa” será o número da fatura que será paga na conta do fornecedor;
6. Não se coloca valor, pois não há entrada nem saída efetiva de dinheiro;
7. Prossegue-se para as alocações. Nas alocações está em aberto na conta do fornecedor a retoma, resta efetuar o pagamento da mesma.
8. Por fim, entra-se novamente na conta 11842000 para que seja feita a contrapartida do que foi feito na primeira parte e desta forma saldar a conta, como se pode observar na figura 11.
Figura 10 - Segunda Parte do Encontro de Contas - Contas a Receber (parte do Fornecedor)
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3.10. Controlo de Depósitos
O Controlo de Depósitos consiste em efetuar o registo contabilístico da empresa do dinheiro que recebe nos bancos relativamente às respetivas faturas.
Esta operação tem relação com movimentações diretas de caixa.
Por exemplo, o cliente deixa o carro na oficina e paga o serviço requerido. A elaboração do controlo de depósitos é que vai especificar de que forma foi feito esse pagamento (se numerário, cheque, transferência ou multibanco) e que fatura está associada ao pagamento. De acordo com esses dados, será então efetuado o registo contabilístico do dinheiro no respetivo banco, de acordo com os respetivos talões de depósito, ou talões de multibancos, por exemplo.
Este controlo é feito em três vertentes na Contabilidade, logo requer o registo em três contas diferentes.
Figura 11 - Conta de Controlo (Encontro de Contas) – Contas a Pagar
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Na conta 11821000 (Caixa – Adiantamento a Clientes – Gestão de Veículos), o controlo de depósitos engloba os sinais de adiantamento emitidos pelo departamento comercial; Na conta 11811000 (Caixa – Recibos a Clientes), efetua-se o controlo de depósitos dos recibos emitidos pela Contabilidade para clientes com crédito (ou seja, clientes que não pagam a pronto pagamento, como o caso de empresas por exemplo);
Na conta 11711000 (Caixa – Vendas a dinheiro) registam-se as vendas a Pronto Pagamento (PP), ou seja, clientes sem crédito.
O controlo de Depósitos mais longo e complexo é o da conta 11711000 – Caixa – Vendas a Dinheiro. Esta foi uma das tarefas mais realizadas no decorrer do EC, ficando o estagiário responsável pelos estabelecimentos de Guimarães, Vila Nova de Famalicão e Lisboa. Tratando-se de vendas a dinheiro, todos os dias ao final do dia os responsáveis pelo caixa de cada estabelecimento encerram o caixa, dirigem-se aos bancos para efetuar os depósitos na conta da empresa, e elaboram o mapa para o controlo de depósitos (incluindo também os fechos dos multibancos e os pagamentos feitos por transferência correspondentes ao dia). Esse mapa contém todas as operações realizadas durante o dia (desde início até ao fecho) e a forma como foram pagas as faturas mencionadas (Anexo 10).
No Anexo 11 encontra-se um exemplo relativo a esta operação. Os documentos são classificados individualmente para que ao lançar no Autoline não hajam erros, sobretudo na conta referente ao banco em que vai ser depositado o dinheiro. É uma tarefa muito minuciosa, pois uma vez “picada” uma fatura no sistema, não dá para a recuperar, fica dada como paga no sistema.
Retomando o exemplo da classificação de um documento de Controlo de Depósitos (Anexo 11) e considerando o talão do multibanco (no caso específico é do Montepio Geral (MG) e referente ao caixa de Lisboa, no valor total de 166,42€ com despesas no valor de 1,66€, efetuam-se os seguintes registos contabilísticos (Quadro 7):
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12611000 - 164,72€ 69881200.9682 - 1,66€
11711000 – 166,72€
Quadro 9 - Classificação de um documento de Controlo de Depósitos
A classificação representada no Quadro 9 é então o registo da entrada do dinheiro no banco 12611000 - Montepio Geral (MG), com despesas de multibanco inseridas na conta destinada a esse fim, a conta 69881200 - Comissões de cobrança Terminal de Pagamento Automático (TPA), porém dentro desta mesma conta deve-se efetuar o registo no centro de custo específico. Os centros de custos encontram-se representados no Anexo 12. Neste caso concreto (9682) significa:
9 – Todas as Marcas 6 – Lisboa
8 – Geral/Administrativos 2 – Administrativos.
Se, eventualmente se estivesse a considerar o Controlo de Depósitos de Guimarães e não o de Lisboa, o número do centro de custo manter-se-ia o mesmo, apenas se iria alterar o segundo dígito, que é o que diz respeito ao estabelecimento e ficaria (9282), pois o estabelecimento de Guimarães é representado pelo algarismo 2.
Numa nota adicional, é importante explicar que as despesas de multibanco vão sempre para a mesma conta, embora se altere o centro de custo de estabelecimento para estabelecimento.
Os centros de custo servem exatamente para dividir as despesas especificamente onde pertencem e não as incorporar todas numa conta só. Dada a dimensão da empresa, é uma
Fonte: Elaboração Própria
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prática bastante importante, pois permite separar as despesas por cada departamento de cada estabelecimento, para que na altura de reconciliações bancárias e apresentação de Relatórios de Contas esteja descriminado onde é gasto o dinheiro e não cause qualquer tipo de dúvida na análise dos dados.
3.11. Comissões (Financiamentos Mercedes-Benz Financial)
A Carclasse, S.A é uma revendedora autorizada de viaturas Mercedes-Benz. Deste modo sempre que um cliente faz um crédito para compra de uma viatura à Mercedes-Benz Financial (MBF), a Carclasse recebe uma comissão desse mesmo crédito uma vez que serve de intermediária no negócio da venda da viatura.
Para controlo destas operações, é elaborado um mapa, onde a cada tranche recebida pela MBF relativamente às comissões, se descrimina que valor pertence a cada carro. No Anexo 13, temos um exemplo do Mapa de Comissões recebidas pela MBF.
Para o preenchimento desse mapa, é necessário saber o sufixo de cada viatura (cada viatura tem um sufixo atribuído à sua matrícula), iniciado em U (usado) ou N (novo) e através desse sufixo que se identifica o centro de custo ao qual se debitarão as mais valias das comissões, que é no fundo essa a principal razão para a elaboração do mapa, chegar aos centros do custo. Então, de uma forma sucinta, para elaborar o mapa das comissões da MBF seguem-se os passos seguintes:
- Através da matrícula, obter o sufixo da viatura (efetuar o registo no software na Gestão de Veículos).
- Consultar as transações, e verificar nas vendas (conta 71) em que centro de custo irá ser debitada a comissão.
- As comissões são todas debitadas na conta 78162300 (Comissões de Intermediários de Financiamento).
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O mapa é feito em Excel, e já está pré-formatado para depois de preenchido ser exportado diretamente para o software Autoline, o que agiliza bastante o processo, ou caso contrário a empresa teria que introduzir todas as comissões uma a uma na conta 78162300.
3.12. Mapa de Garantias de Usados
As viaturas usadas também são parte integrante da atividade da Carclasse.
No Decreto-Lei nº 84/2008 (que alterou o DL, nº 63/2003), está estipulado que a venda de um automóvel usado tem dois anos de garantia. Este período pode apenas ser limitado a um ano de garantia mediante acordo entre comprador e vendedor, mas nunca inferior a um ano.
Posto isto, e cumprindo todos os parâmetros legais a Carclasse explicita um valor para a garantia dos seus veículos usados. Esse valor é de 400,00€ para todas as viaturas exceto Smarts, que se fixa nos 200,00€.
Na sua grande maioria as viaturas usadas são provenientes da Rent-a-Car (RAC) própria da empresa ou dos carros de serviço utilizados pelos vendedores.
Para controlar o valor gasto com as garantias dos usados, existe também um Mapa onde são registadas todas as garantias dos automóveis usados vendidos pela empresa a nível geral (todos os estabelecimentos).
O mapa é extremamente completo. O preenchimento é simples, pois os campos são claros e não deixam lugar a dúvida na hora de preenchimento:
- Matrícula;
- Modelo (da viatura);
- Ano da venda (o mapa é feito com alguma regularidade, mas no final do ano o mapa contempla todas as viaturas usadas vendidas nesse ano);
- Número de Nota de Crédito (NC emitida pela empresa, uma vez que o valor da garantia consiste efetivamente em uma despesa para a empresa);
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- Data da Nota de Crédito (data em que foi efetuada a venda e emitida a NC, não é necessariamente a data em que inicia o período abrangido pela garantia);
- Centro de custo; - Conta do cliente; - Nome do cliente; - Valor da garantia; - Data de Início; - Data de Fim;
Com todas estas informações, a consulta do mapa das garantias de usados torna-se bastante simples, e facilita o controlo uma vez que permite saber o montante total das garantias gasto com os automóveis usados, bem como ter conhecimento de quando começam e terminam as mesmas.
Esta operação foi efetuada pelo Estagiário, preenchendo os meses de Junho e Julho referentes às garantias dos usados vendidos nesses meses. No Anexo 14, está resumido o mapa preenchido pelo estagiário relativo às garantias de viaturas usadas.
3.13.
Caixas
As despesas consideradas em caixa contemplam todo o tipo de movimentações financeiras, desde o serviço de oficina, a despesas com combustível, deslocações de colaboradores, almoços, estadias, entre outros, todas estas operações são descriminadas em Caixa.
Durante um dia, o estagiário teve oportunidade de realizar trabalho de observação da classificação e lançamento destas despesas. Trata-se de uma tarefa bastante complexa e com inúmeras peculiaridades.
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Entre essas peculiaridades estão, por exemplo, a distinção entre a classificação dos combustíveis, em termos de deduções de IVA é diferente nas viaturas a gasolina e a gasóleo.
Um outro pormenor a ter em atenção é o facto de haver distinção na classificação das despesas na deslocação de um colaborador em formação se for em viatura própria ou se for em viatura da empresa.
Durante o dia em que o estagiário fez trabalho de observação, as despesas mais registadas foram relativas aos combustíveis. Como já foi explicado anteriormente em outras tarefas, neste caso também a classificação dos combustíveis está associada à matrícula da viatura para assim ser possível deduzir no centro de custo indicado. Posteriormente é elaborado um mapa com estas despesas de combustíveis (Anexo 15).
Um dia apenas a observar é pouco para entender todas as regras e peculiaridades da classificação das despesas dos caixas.
É uma atividade minuciosa. O colega que desempenha essa função (Tiago Dantas), depois de classificar todo o caixa de um respetivo dia, não tem ainda autonomia para o lançar sem supervisão prévia da Drª Maria da Luz (chefe do Departamento de Contabilidade). Só depois de revisto e autorizado pela mesma, é que o caixa pode ser lançado no Autoline.
