ANULAÇÕES DE ADIANTAMENTOS

As Anulações de Adiantamentos/Restituições de Sinais consistem em anular contabilisticamente o sinal (valor pago pelo cliente para reservar a viatura) entregue pelo Cliente. Ou seja, no ato da compra da viatura, o Cliente entrega um sinal para reserva da viatura. É criada uma conta para o cliente e emitido um sinal com o valor entregue pelo cliente. Quando a viatura é entregue, é faturada ao cliente pelo valor adquirido (ao qual será abatido o valor do sinal), portanto a restituição do sinal vai fazer com que seja abatido esse mesmo valor do sinal ao total da viatura que foi faturado ao cliente em termos contabilísticos.

Por exemplo:

Um cliente chega às instalações da empresa para comprar uma viatura. Depois de escolhida, entrega um sinal de 1.500,00€ (documento 1 do Anexo 7).

No ato de levantamento da viatura é-lhe faturado o valor total da viatura, que no caso em concreto é de 35.850,00€ (documento 2 do Anexo 7).

De seguida, irá proceder-se ao registo do pagamento da viatura. Esse registo processou- se da seguinte forma:

Primeiro irá ser feita a Anulação do Adiantamento (caso que se está a tratar e mais à frente será explicado passo por passo) da fatura já emitida dos 1.500,00€ entregues pelo cliente (documento 3 do Anexo 7).

Posteriormente, o cliente entregou um cheque no valor de 33.492,12€, onde 33.350,00€ pagam a nossa fatura e 142,12€ pagam o Imposto Único de Circulação (IUC) que é faturado à parte. Emite-se um recibo ao cliente da operação efetuada (documento 4 do Anexo 7).

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A par de todo este processo, o cliente entregou ainda uma retoma, avaliada pela Carclasse, S.A em 1.000,00€ (documento 5 do Anexo 7).

No Quadro 8 temos o resumo das operações efetuadas ao longo de todo o processo:

Resumo:

Fatura 35.850,00€

Sinal -1.500,00€

Cheque (do Cliente) -33.350,00€

Retoma -1.000,00€

Saldo 0,00€

Quadro 8 - Resumo do Exemplo Prático da Anulação de Adiantamento

Os documentos chegam de cada departamento e contêm a conta do Cliente, o valor e o número da fatura que será paga. Caso os clientes optem pelo crédito, geralmente esse crédito é feito à Mercedes-Benz Financial, portanto será nessa mesma conta que será abatido o valor do adiantamento.

As anulações de Adiantamento são registadas na conta 27884100 (Restituições de Sinais de Clientes), que é uma conta de controlo, que serve para isso mesmo, controlar. Uma vez que o volume de vendas é elevado e são várias filiais da mesma empresa, para que a contabilidade se mantenha organizada e controlada utilizam-se muitas vezes essas contas de controlo porque caso contrário seria complicado acompanhar todos os processos. Assim, uma vez que existe esta conta de controlo, torna-se bastante mais simples controlar todos os processos e aceder a todos os detalhes relativamente aos adiantamentos.

Depois de receber os documentos, eles são ordenados por estabelecimento conforme o seu número de documento, e ordenados seguindo a sua numeração e sequência lógica: Braga (1), Famalicão (5) e Lisboa (6), sendo que apenas esses três estabelecimentos me foram destinados para a realização das Anulações de Adiantamentos. Todos os restantes são feitos no próprio estabelecimento uma vez que o volume de vendas é bastante menor. Seguem-se então os passos, como se pode verificar na figura 6:

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1. Colocar a data relativa à emissão do Recibo;

2. Registar a conta do Cliente no exemplo do (Anexo 7) é a C033592;

3. No “Tipo”, refere-se ao tipo de recebimento e neste caso seleciona-se Transferência Interna (TI), isto porque não há efetivamente um fluxo de dinheiro, ou seja, não entra nem sai dinheiro, apenas é deduzido o valor do adiantamento feito pelo cliente ao total em dívida.

4. A “Referência” será o número da Nota de Crédito (NC).

5. Segue-se então para as alocações. Nas alocações deparamo-nos com todas as faturas que o cliente possui em aberto e efetua-se o pagamento da fatura mencionada no documento.

6. De seguida seleciona-se a opção “Analisar”, que leva a um painel como o que é representado na figura 7. Seleciona-se a conta 27884100 (Restituições de sinais clientes) e coloca-se o valor que foi pago no passo anterior, para que seja cumprida a equação fundamental da contabilidade: Débitos = Créditos.

Figura 6- Anulação de Adiantamentos

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7. Seleciona-se a opção “Lançar” para concluir o processo. Daqui resultam dois documentos, um original, que será enviado para o estabelecimento em questão (para dar conhecimento de que a Anulação do Adiantamento foi feita e para que possam ter também um arquivo com esses documentos) e um duplicado, que fica na Contabilidade anexado à Anulação correspondente.

No final de cada mês é elaborado um mapa da conta 27884100 (Restituições de sinais cliente)(Anexo 8).

Esse mapa é útil para que se encontre de uma forma bastante mais rápida diferenças que possam existir no saldo da conta. Em caso de se verificarem essas diferenças, muito facilmente se deteta a sua origem. Quando isto acontece, é pedido ao responsável pelo documento no respetivo estabelecimento (o estabelecimento é detetado através do número do documento, como já foi previamente explicado) que verifique novamente o documento para que seja possível identificar a origem do erro. Posteriormente, o gabinete de Contabilidade em conjunto com o responsável do estabelecimento em questão, tratam da regularização do problema.

Este processo é sempre feito no final de cada mês ao fazer o fecho do mês, isto para que o controlo seja mais rigoroso. Assim sendo, no final do mês efetua-se o mapa, analisa-se o que foi feito durante o mês em termos de Anulações de Adiantamentos para que nada fique pendente desse mês. Faz-se esse controlo mensal, para que não se chegue ao final

Figura 7- Conta de controlo (Anulação de Adiantamentos)

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do ano e existam diferenças no saldo da conta e com isso a necessidade de se analisar tudo que está para trás, referente a esse ano. Assim, como é feito mensalmente, no fecho do ano a conta está regularizada o que torna tudo mais simples para se realizarem as Demonstrações Financeiras.