Sumário
Introdução 03
Por que usar indicadores na gestão 05
Dado, informação ou indicadores? 07
17
24
KPI: Os indicadores chave de desempenho 09
21 KPIs do PMO
Conclusão
Introdução
O trabalho de gerenciar um time, ou mesmo uma empresa inteira, foi
completamente transformado pela tecnologia da informação. Se há poucos anos era necessário um trabalho demorado e meticuloso na coleta, validação e análise de dados, hoje a maior parte destes números é gerada e armazenada através de softwares.
Controle de estoque, fluxo de caixa, folha de pagamento e até mesmo o ponto dos funcionários podem ser controlados por programas especializados. E a tecnologia do Cloud Computing, aliada ao modelo SaaS de negócios, tornam estes recursos, antes proibitivamente caros, disponíveis para qualquer microempresa.
Algo não mudou entretanto! Mesmo com todas estas ferramentas, ainda é
extremamente comum que a gestão ande sem rumo, sem sentimento de progresso ou melhoria. No lugar da falta de dados consolidados para tomada de decisão, hoje os gestores se perdem ao tentar acompanhar dezenas de métricas e indicadores diferentes ao mesmo tempo.
É pensando neste cenário que a Project Builder preparou este Guia. Nele, vamos mostrar a definição de indicadores corretos e como conectá-los aos objetivos da sua empresa, criando condições para uma gestão 100% estratégica.
No mundo de hoje não há mais espaço para “achismo” nas empresas. Decisões incorretas custam caro, em tempo e recursos perdidos. O trabalho orientado por indicadores passa a ser imprescindível simplesmente por direcionar os esforços da empresa rumo aos seus objetivos globais, e não às percepções individuais de cada gestor sobre o que é importante.
Os benefícios, entretanto, vão além disso. Quando uma meta é representada por um número, por uma grandeza com uma medição objetiva, as avaliações dos
métodos que serão utilizados para atingir o objetivo ganham um caráter muito mais propositivo. Sem a barreira de “eu acho que tal ação é melhor”, as sugestões passam a levar em conta os impactos práticos e deixam em segundo plano questões de ego e autoridade, que são um problema frequente em reuniões de time.
Por fim, as avaliações de desempenho, quando munidas de informação objetiva, dão a empresa ferramental estratégico para decidir o que funciona melhor. Esta capacidade de testar hipóteses e constatar a sua validade numericamente abre uma
Por que usar indicadores
na gestão
janela incrível para a melhoria contínua dos processos, aperfeiçoando e ganhando produtividade a cada nova iteração.
Dado, informação
ou indicadores?
Para a implementação certeira de uma metodologia de gestão focada em indicadores, precisamos primeiro separar o que são dados, informações e indicadores.
Um dado é a primeira instância de um número. Um fato que foi quantificado, ou medida feita em um processo. O preço de um produto ou a quantidade de caixas no estoque, por exemplo, são dados. Dados são puramente objetivos, e não servem para a tomada de decisões.
A informação por sua vez, é um conjunto de dados tratado. Obtemos informações através da análise e manipulação dos dados. Assim, são entidades
objetivo-subjetivas. Ao analisar os dados sobre o valor dos seus produtos e a quantidade de unidades vendidas, podemos gerar uma informação: o faturamento daquele período. Por último, indicadores são gerados a partir da comparação entre informações
diferentes. Dividir o faturamento pelo número de funcionários, por exemplo, nos traz o indicador receita por funcionário.
Os indicadores podem ser índices, quando comparam unidades diferentes, ou taxas, quando relacionam informações com a mesma unidade de medida. O indicador receita por funcionário, que compara faturamento com quantidade de pessoas, é um índice.
Este indicador, também chamado revenue per head, é muito usado para avaliar o desempenho de empresas dentro de um mesmo setor. Um trabalho de análise e comparação de várias empresas com este critério gera conhecimento.
KPI: Os indicadores chave
de desempenho
Qualquer operação, uma vez tabulada em dados e informação, pode dar origem à dezenas, ou mesmo centenas de indicadores diferentes. Então qual deles é mais importante?
É para responder esta pergunta que existe o indicador chave de desempenho, ou KPI.
O KPI é um indicador que possui uma relação direta com um objetivo da empresa. Ou seja, ele precisa possuir um impacto direto na sua capacidade de atingir este
objetivo. Por exemplo, um time de vendas, que tem como objetivo vender mais, pode adotar um KPI de número de propostas comerciais emitidas.
Uma queda no número de propostas enviadas impacta diretamente na quantidade de vendas concluídas. É também um número que pode ser medido objetivamente e situado em um intervalo de tempo. Portanto, um KPI válido.
O KPI ideal varia muito de acordo com a estrutura da empresa, seu ramo de atuação e maturidade na coleta de dados. Entretanto, os critérios para a sua adoção precisam permanecer sempre os mesmos.
Classificação de KPIs
Cada nível da empresa precisa ter o seu próprio dashboard de KPIs. Isto é importante para manter o indicador conectado ao objetivo medido por ele. Uma divisão comum para organizar o trabalho é a seguinte:
KPI estratégicos
São os indicadores primários de objetivos globais da empresa. São acompanhados diretamente pela diretoria, para avaliar se o trabalho está indo na direção correta.
KPI táticos
São os indicadores a serem acompanhados pelos gerentes de cada área. São medidas de ações que impactam diretamente na capacidade da empresa de atingir os KPIs primários. O desempenho de uma linha de produtos ou unidade específica, por exemplo, são KPIs táticos.
KPI operacionais
Os KPIs operacionais ficam a cargo de supervisores ou analistas mais experientes. Eles fornecem dados importantes para analisar os KPIs táticos e também para validar métodos e processos, que afetam a habilidade da empresa em melhorar seus KPIs secundários.
Portfólios, Programas e Projetos
KPI de portfólio
Na gestão de KPI de portfólio de projeto, o Project Builder otimiza muito a geração de relatórios e o levantamento dos indicadores, uma vez que a sua gestão de projetos é integrada à gestão de portfólio, permitindo rapidamente identificar desvios,
monitorar performance e identificar quanto será necessário para concluir o portfólio no prazo estipulado.
KPI de programas
Otimizar a gestão de programas significa entregar as metas para a diretoria. Uma gestão de programas apoiada pelo Project Builder ajuda a identificar a performance de diferentes projetos que trabalham em função do mesmo objetivo de negócio da companhia.
KPI de projetos
Indicadores de gerenciamento de projetos permitem identificar desvios mais rápida-mente e analisando menos informações. Com o Project Builder, mesmo no primeiro desafio, fica evidente que o gerente de projetos precisa tomar alguma atitude. Muito alinhado ao método do valor agregado, o Project Builder gera todos os indicadores que permitem identificar a suade do projeto pela perspectiva de prazo e de custo.
Em qualquer projeto o maior custo sempre será gerado pelas pessoas, logo, indicado-res de produtividade irão evidenciar o quanto a equipe está performando e quanto se pode melhorar para atingir os resultados.
KPIs do PMO
Assim como as outras áreas da empresa, em uma estrutura de gestão estratégica por KPIs é imprescindível que a gestão de projetos adote estes indicadores como norte principal da sua atuação. O PMO precisa adotar como medida do seu sucesso KPIs alinhados com o objetivo global da empresa, e não apenas àqueles direcionados aos seus prazos, custos e deadlines internos. Esta é uma maneira extremamente eficiente de comunicar à diretoria que a entrega de valor do PMO é consistente, validar quan-do o trabalho vai bem e encontrar os pontos de melhora que precisam ser trataquan-dos para a correção de erros e desalinhamento.
Sabendo disso, a lista a seguir não é uma referência universal. Os indicadores devem ser escolhidos de acordo com a sua relevância dentro da organização da empresa, assim como os seus objetivos macro.
Time to market
O tempo de conclusão de um projeto é um fator crítico para a satisfação do cliente. Dependendo da natureza do projeto, ele pode ser um determinante de sucesso ou
fracasso, como em projetos que vão atender a eventos com posição fixa no tempo, como lançamentos, datas comemorativas ou pressão de concorrentes.
O time to market pode ser encarado de maneiras objetivamente diferentes: • Tempo gasto da idealização a realidade;
• Diferença entre tempo máximo alocado e tempo gasto.
O PMO que consegue indicadores consistentes neste sentido tem uma oferta clara de valor gerado em mãos.
Disponibilidade de serviço
É uma medida da diferença de quanto tempo leva para iniciar um projeto, se compa-rado à data desejada para o seu início. Neste caso, quanto menor o número, melhor. Este indicador vai ser impactado pela capacidade do PMO em alocar os recursos cor-retos para as tarefas, atingindo os pontos críticos no menor tempo possível. O impac-to para a empresa é que se impac-torna possível executar múltiplos projeimpac-tos, ou alocar mais tempo de trabalho para projetos mais importantes.
Uma consideração importante é que um KPI de disponibilidade muito baixo pode indicar que há desperdício de recursos e força de trabalho ociosa.
ROI: Retorno sobre investimento
Este indicador precisa ser aplicado com muita cautela. Isto por que, em geral, o PMO não tem uma relação linear de geração de retorno para a empresa. O trabalho de gestão de projetos dá aos outros setores as ferramentas necessárias para gerar este retorno. Assim, seu acompanhamento precisa ser feito individualmente para cada projeto (e nunca como medida única para todo o PMO) e sempre atrelado a um se-gundo indicador.
Aumento de vendas
Assim como o cálculo de ROI, precisa ser executado com cuidado. Como são raras as ocasiões em que o PMO puxa as vendas diretamente, ele pode trazer uma falsa medi-da de insucesso do setor. Dito isso, se uma métrica adequamedi-da de aumento de venmedi-das puder ser estabelecida, ela é uma maneira excelente de mostrar a importância do PMO e é muito valorizada por investidores e executivos de alto nível.
Utilização de serviços
O KPI de utilização de serviços refere-se à taxa entre horas cobradas e o total de horas trabalhadas em um projeto. Desta maneira, ele é um excelente indicador da capaci-dade de gestão de processos e pessoas dentro do PMO.
Para que o indicador seja positivo, é necessário que o Gerente de Projetos atribua as tarefas certas às pessoas certas, garantindo que ninguém está sobrecarregado ou ocioso. Quanto melhor for esta distribuição, melhor é o aproveitamento do tempo de cada profissional, resultando em um projeto de melhor qualidade e menor custo.
Conclusão
A implantação da Gestão Estratégica por KPIs não é um processo caro, ou demasia-damente complicado. Ele pode levar mais tempo, dependendo da complexidade da empresa e de quantos KPIs precisam ser acompanhados. A sequência para a implan-tação, entretanto, é constante:
Defina indicadores
Analise os objetivos da sua empresa e escolha um KPI para cada um deles. Na sequ-ência, defina indicadores acessório, que dão informações sobre a evolução do traba-lho, oportunidades de melhoria ou alertas de problemas e erros.
Trace metas para os indicadores
Como seus KPIs são atrelados às metas da empresa, eles precisam ter metas também diretamente amarradas a elas. É a distância da meta que cria o senso de sucesso ou fracasso necessário para fazer avaliações relevantes e tomar decisões mais estratégi-cas na gestão.
Meça os indicadores
Determine uma rotina de mensuração e checagem dos seus indicadores principais, assim como o KPI. A frequência da mensuração deve levar em conta quanto tempo estes fatores levam para refletir os efeitos de mudanças, tanto internas, quanto exter-nas. Enquanto uma campanha de compra de mídia online pode requerer acompanha-mento múltiplas vezes por dia, a implantação de um novo processo de qualificação de leads pode levar semanas até que seja sentida na prática.
Definida a frequência, a cada ponto de checagem é necessário comparar os indicado-res atuais com o período anterior e analisar os motivos da variação. É a regularidade neste trabalho que garante a melhoria contínua da gestão.
Crie painéis
Para cada nível da empresa e setor é necessário um dashboard, seja ele em software ou analógico, para acompanhar a evolução dos números. KPIs precisam ser acessíveis a todos os stakeholders daquele processo. Assim, cada área precisa do seu próprio dashboard e a diretoria precisa de um dashboard separado, que reúna as informa-ções de todos os outros e destaque os KPIs primários.
Use uma ferramenta para ganhar escala
Para realizar uma gestão verdadeiramente estratégica é necessário otimizar o tempo gasto em controle e acompanhamento dos processos. O foco dos gestores precisa estar na análise de dados, interpretação do que eles dizem sobre a saúde da empresa e proposição de ações de melhoria.
Isto se torna exponencialmente mais complicado na medida em que o trabalho esca-la. Assim, para continuar crescendo, é fundamental a adoção de uma ferramenta que sistematize e facilite este controle.
O Project Builder permite que objetivos e metas sejam controlados em tempo real, acompanhando de perto a evolução da estratégia. Através dos gráficos, fica muito mais fácil interpretar e discutir informações, otimizando a capacidade de tomada de decisão por todos os stakeholders.
Há mais de 15 anos no mercado, a Project Builder tem como objetivo ajudar empresas de diversos portes a entender e aproveitar os benefícios da Gestão de Projetos, conseguindo assim atingir a alta performance em seus negócios. Para isto, trabalhamos três formas principais:
Nossa solução, o Project Builder, foi testado e aprovado por milhares de gerentes de projetos e, por isso, se tornou uma plataforma indispensável para o ganho de eficiência e a alta performance em projetos.
Temos uma metodologia passo a passo de implementação da Gestão de Projetos. Oferecemos pacotes de consultoria para ajudar a sua empresa a ganhar mais produtividade, aumentar seu faturamento e reduzir custos.
Produzimos muito conteúdo educativo na área de Gestão de Projetos, estratégia e desenvolvimento de produto. Eles são disponibilizados como posts no blog, eBooks, webinars gratuitos e palestras presenciais na Academia Project Builder.
Aproveite para conhecer as funcionalidades de nossa solução através de uma demonstração por vídeo ou realize um teste gratuito.
