actualização gratuita *para clientes Gnotarium com contrato de manutenção activo.

o Pedido de certidão automóvel o Pedidos de registo automóvel o Estado dos pedidos

o Pedido de certidão predial o Pedido de depósito o Pedido de registo predial

o Nova versão com melhorias na usabilidade o Vista semanal

o Interligação com o processo

o Conta corrente

o Interligação com a facturação o Duplicar processo

o Duplicar Acto

o Previsão das tarefas a executar no processo o Registo da execução e a respectiva duração o Interligação com a facturação

o Liquidação de provisões no recibo o Pagamentos parciais

o Vários meios de pagamento por recibo o Listagem de provisões

o Listagem de recibos

o Conta corrente global do escritório

o Consulta de processos, actos, facturas e conta corrente num único local o Número do cliente

novidades da versão 4.0

*para clientes Gnotarium com contrato de manutenção activo.

actualização

gratuita

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Agenda

A consulta da agenda e a respectiva marcação e alteração de eventos devem ser tarefas práticas e de fácil acesso. A agenda em papel, ainda muito usada, tende a ser substituída pela agenda electrónica porque apresenta várias vantagens.

O GNOTARIUM dispõe de uma agenda com vistas diária, semanal e mensal onde pode agendar diferentes eventos. Para além de uma agenda do escritório existem agendas para cada um dos utilizadores.

1.1 Vistas

Na página da agenda a área à esquerda apresenta um calendário para uma rápida selecção do dia. Na caixa “as minhas agendas” encontra as agendas que pode consultar.

A vista diária contém todas as horas do dia e podemos facilmente ver todos os eventos desse dia. Para marcar um evento basta clicar na hora pretendida. Se os eventos se sobrepuserem são mostrados em paralelo.

Figura 1 – Vista diária da agenda

Na vista semanal podemos ver todos dias da semana. No topo estão indicados os números dos dias no mês e o correspondente dia da semana. Trata-se de um link, se clicar é mostrada a vista desse dia.

1.

Seleccionar o dia

Mudar de agenda

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Figura 2 – Vista semanal da agenda

A vista mensal permite-lhe ter uma percepção da ocupação e da distribuição dos eventos ao longo do mês.

Figura 3 – Vista mensal da agenda

Mudar de semana Mudar de mês

Mostrar o dia

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1.2 Adicionar eventos

Para adicionar um evento basta clicar na célula da hora que se pretende. Aparecerá a janela ‘Novo evento’ onde poderá indicar um título, ajustar a duração, indicar um tipo de actividade e eventualmente incluir alguns detalhes.

Figura 4 – Agenda novo evento

1.3 Alterar eventos

A agenda permite de forma simples mover, aumentar, diminuir, editar ou eliminar eventos.

Figura 5 – Alterar eventos

Mover – Basta clicar e manter pressionado o botão do rato na zona mais escura onde constam as

horas e arrastar para nova posição. Na vista semanal pode mover dentro do próprio dia ou para outros dias.

Aumentar ou diminuir a duração Mover

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Aumentar ou diminuir a duração – Clicar e manter pressionado o botão do rato no traço preto que

se encontra no fundo do evento e ajustar o tamanho. A hora é automaticamente alterada.

Editar – Clicar na zona mais clara do evento para aparecer a janela com os detalhes do evento.

Pode alterar o título, o tipo de actividade, os detalhes, a duração.

Eliminar – Clicar na zona mais clara do evento para aparecer a janela com os detalhes do evento e

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Registos

A interligação com os serviços online é uma das estratégias do GNOTARIUM para facilitar o acesso à informação e evitar a duplicação de tarefas permitindo assim ganhos de produtividade no seu escritório.

O GNOTARIUM, para além da interligação com o portal das finanças, passa a partir da versão 4.0 a contar com interligação com os serviços online de registo predial e automóvel.

Na prática isto permite-lhe, com os dados preenchidos no processo do GNOTARIUM, requerer automaticamente certidões, depósitos e registos, evitando assim a repetição da introdução de toda a informação nos serviços automóvel online ou predial online.

Existem ainda mais vantagens com esta solução:

1. Maior correcção dos dados uma vez que o GNOTARIUM permite validar alguns dados, como é o caso do número fiscal e das moradas;

2. Reaproveitamento de dados introduzidos em processos anteriores ou para futuras utilizações;

3. Em caso de dificuldades de comunicação com os serviços não perde a informação, basta voltar a tentar novamente (não há perda de dados porque o tempo de sessão terminou); 4. Facilidade de consulta e centralização da informação.

Esta funcionalidade está disponível no separador registos dentro do processo. Na primeira tabela da página de registos poderá seleccionar os actos que pretende utilizar nos pedidos a efectuar. Depois basta carregar no ícone respectivo. Na segunda tabela aparecerão os pedidos efectuados e os respectivos comprovativos.

É possível requerer pedidos de registos para vários actos em simultâneo.

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Figura 6 - Registos 2.1 Certidão predial

O GNOTARIUM suporta a requisição da certidão predial permanente através da identificação matricial1.

No processo deve introduzir os imóveis para os quais deseja requerer as certidões. Basta introduzir parte da descrição matricial, os campos necessários são: tipo de prédio, artigo e localização.

Figura 7 – Dados necessários para a requisição de certidão predial

1

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Depois de introduzidos os prédios no processo, seleccione o acto no separador registos, carregue no ícone , seleccione os imóveis a requerer certidão. Após carregar em confirmar aparecerão os dados para pagamento.

Figura 8 – Página de pedido de certidão

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2.2 Depósito predial

Para efectuar o depósito do documento particular autenticado é necessário que alguns elementos estejam preenchidos no processo:

1. Data e hora da autenticação – deve ser indicada no campo data e hora dentro do primeiro acto da escritura;

2. Intervenientes – Número fiscal e nome;

3. Descrição predial dos prédios – tipo (Descrição em Ficha ou Informatizado, Descrição em Livro ou Não Descrito - Informação Matricial), conservatória e n.º de descrição. Caso o prédio não esteja descrito será utilizada a informação matricial;

4. O documento particular autenticado e, caso necessário, documentos instrutórios devem estar devidamente anexados na tabela de ficheiros do detalhe do processo.

Uma vez colocados os dados no processo, para proceder ao depósito predial proceda da seguinte forma:

1. Entrar no separador registos;

2. Seleccionar os actos que irá efectuar depósito colocando um visto; 3. Seleccionar a opção depósito predial;

4. Verificar se a data e hora da autenticação se confirma e se o documento particular autenticado se encontra anexado;

5. Seleccionar outros documentos instrutórios que achar necessário para efectuar o depósito;

6. Seleccionar o acto de registo compatível com o acto que praticou; 7. Indicar os sujeitos do acto seleccionando entre as opções presentes; 8. Repetir os passos conforme o número de actos presentes;

9. Verificar a identificação dos prédios;

10. Escolher o certificado do requerente do acto de registo. Ver Anexo I para adicionar certificado digital em ficheiro. Se o certificado digital estiver em suporte cartão ou

pen basta escolher a opção “utilizar certificado guardado em cartão” e introduzir o

PIN;

11. Carregar em confirmar;

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2.3 Registo predial

O GNOTARIUM suporta dois métodos de pedido de registo “Documento Particular Autenticado” e “Documento ou Informação a Obter em Bases de Dados de Registos ou de Outras Entidades Públicas”. No primeiro caso é necessário que tenha sido promovido o depósito do DPA previamente no GNOTARIUM. No segundo caso é necessário submeter escritura que deverá ser previamente carregada na tabela de ficheiros do processo.

Para o registo predial os elementos que devem estar preenchidos no processo são:

1. Data e hora da autenticação – deve ser indicada no campo data e hora dentro do primeiro acto da escritura;

2. Intervenientes – Número fiscal, nome, morada, estado civil, número fiscal e nome do cônjuge e regime de casamento;

3. Descrição predial dos prédios – tipo (Descrição em Ficha ou Informatizado, Descrição em Livro ou Não Descrito - Informação Matricial), conservatória e n.º de descrição. Caso o prédio não esteja descrito será utilizada a informação matricial.

Uma vez colocados os dados no processo, para proceder ao registo predial basta efectuar os seguintes passos:

1. Entrar no separador registos do detalhe do processo;

2. Seleccionar os actos que irá efectuar registo colocando um visto; 3. Seleccionar a opção registo predial;

4. Seleccionar o facto sujeito a registo compatível com o acto; 5. Indicar os sujeitos do acto de acordo com as opções; 6. Verificar a identificação dos prédios;

7. Seleccionar as isenções, reduções ou agravamentos emolumentares conforme o caso;

8. Seleccionar o meio de pagamento;

9. Escolher o certificado do requerente do acto de . Ver Anexo I para adicionar certificado digital em ficheiro. Se o certificado digital estiver em suporte cartão ou

pen basta escolher a opção “utilizar certificado guardado em cartão” e introduzir o

PIN;

10. Carregar em confirmar;

11. No final aparecerão o número do pedido, a referência para pagamento, quando seleccionado multibanco, o valor e o comprovativo.

NOTA: O GNOTARIUM preenche os seguintes dados do titulador com base no que está introduzido na ficha da entidade que licenciou a aplicação: morada, código postal, localidade, telemóvel e NIB. Pode alterar ou completar estes dados na opção entidades do menu principal.

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2.4 Registo automóvel

O GNOTARIUM suporta vários tipos de registo automóvel:

 Compra e venda; Compra e Venda + Locação Financeira; Compra e Venda com Reserva de Propriedade; Extinção de Locação + Compra e Venda; Extinção de Reserva + Compra e Venda; Compra e Venda + Hipoteca Voluntária; Cancelamento de Hipoteca + Compra e Venda.

 Hipoteca Voluntária; Cancelamento de Hipoteca.  Extinção de Locação; Locação Financeira.

 Extinção de Reserva.

Para o registo automóvel os elementos que devem ser preenchidos no processo são:

1. Intervenientes – Número fiscal, nome, morada, documento de identificação (tipo e número) e, opcionalmente, e-mail e telemóvel. Por exemplo, nas compras e vendas deve introduzir dois intervenientes, o vendedor e comprador, quando existir locação deve ser introduzido o locatário.

As designações a usar nos tipos de intervenientes são:

(Activo) - Comprador, Adquirente, Requerente ou Exequente; (Passivo) – Vendedor, Transmitente, Requerido ou Executado; (Outro Interveniente) - Locatário, Usufrutuário;

(Utilizador) - Utilizador.

2. Objecto registo automóvel – matricula, registos a efectuar e campos necessários conforme o tipo de registo.

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Uma vez colocados os dados no processo, para proceder ao registo automóvel deve: 1. Entrar no separador registos do detalhe do processo;

2. Seleccionar os actos que irá efectuar registo colocando um visto (pode seleccionar vários actos de registo automóvel em simultâneo);

3. Seleccionar a opção registo automóvel;

4. Seleccionar com aprovação ou sem aprovação online (no segundo caso deve fazer

upload da declaração de venda carregando em procurar);

5. Verificar os dados;

6. Pode optar por forçar a utilização do seu email e telemóvel nas fichas dos intervenientes colocando um visto na opção “Usar email e telemóvel do titulador”; 7. Escolher o certificado do requerente do acto de . Ver Anexo I para adicionar

certificado digital em ficheiro. Se o certificado digital estiver em suporte cartão ou

pen basta escolher a opção “utilizar certificado guardado em cartão” e introduzir o

PIN;

8. Carregar em confirmar;

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Tarefas

Um processo agrupa um conjunto de actos a praticar para um cliente, num determinado período temporal, nesses actos podemos ter vários intervenientes e objectos (prédios, sociedades, …). Um cliente do escritório pode ter vários processos ao longo do tempo, inclusive processos que corram em simultâneo. No ponto 5, gestão de clientes, iremos ver como poderemos consultar rapidamente todos os processos e actos de um determinado cliente.

Na versão 4.0 foi adicionada ao processo a gestão de tarefas. Podemos ver as tarefas com os passos necessários para levar a efeito os actos do processo. Requerer certidão, efectuar registo, liquidar IMT, elaborar minuta, podem ser exemplos de tarefas.

No registo de tarefa podemos registar as horas gastas com nessa tarefa em cada momento. No grupo ‘execução’ basta indicar a data de execução, as horas dispendidas (h:m) e carregar em . Opcionalmente podemos efectuar previsões para a execução das tarefas indicando as datas de início e conclusão, os responsáveis e a duração expectável.

Figura 11 - Tarefas

Às tarefas é possível associar um custo, reflectindo-o na conta corrente do processo. Podendo depois incluir esse custo, através de um valor/hora, na factura a efectuar para o cliente.

3.

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Figura 12 – Custo da tarefa

Esta funcionalidade permite-lhe assim programar a execução de tarefas, controlar a sua execução e o tempo dispendido e eventualmente reflectir isso na factura do cliente.

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Conta corrente

O GNOTARIUM dispõe de 3 níveis de conta corrente para facilmente controlar os valores e os documentos de vendas do processo, do cliente e do escritório.

4.1 Conta corrente processo

A conta corrente do processo permite-nos ver rapidamente o custo do processo, o que já se encontra pago pelo cliente e o que falta pagar. Podemos ainda ver em detalhe as verbas envolvidas e os documentos elaborados.

Figura 13 – Conta corrente do processo

4.

Imprimir extracto da conta

Caixas para seleccionar verbas a facturar

Opção para elaborar facturas

Consultar factura

Receber factura que não estava paga

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Várias operações são possíveis: registar entregas de provisões para despesas por conta do cliente, registar a realização de despesas por conta do cliente, facturar, receber facturas, consultar documentos ou imprimir um extracto da conta corrente.

Tanto o recibo de provisões como o registo de despesas devem ser criados, respectivamente, no dia de recebimento ou de realização das despesas para que os movimentos se reflictam no resumo de tesouraria do dia correcto.

É possível seleccionar diferentes verbas a incluir na factura: honorários de actos, honorários de tarefas e despesas por conta do cliente.

Ao facturar, caso o cliente tenha entregue provisões, será automaticamente encaminhado para o documento factura2. Isto porque o GNOTARIUM permite fazer o acerto de valores no momento de receber a factura, ou seja, com a emissão do recibo. Caso contrário, para além da factura, teria de elaborar uma nota de liquidação em documentos » preparos » nota de liquidação.

Este acerto não é mais do que dizer que determinadas despesas que constam da factura foram liquidadas pelas provisões que entretanto o cliente já tinha entregue.

Figura 14 – Janela de recebimento da factura

Na figura anterior temos um pagamento de uma factura cujo total é de 502,65 €, dos quais 100,00 € são despesas por conta do cliente, tendo este entregue anteriormente 110,00 € de provisões. As provisões não podem ser usadas como adiantamentos de honorários, por isso, contabilisticamente é registada a devolução de 10€ (também poderíamos guardar estes 10 € que sobram de provisão para outros processos em curso). O valor que efectivamente resta receber do cliente é apresentado na caixa “saldo”, 392.65 €.

2

Se não pretender usar as provisões na factura desse processo deverá alterar o tipo de documento para factura/recibo antes de o inserir.

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4.2 Conta corrente cliente

Disponível na opção documentos » conta corrente do menu principal, separador cliente. Podemos consultar facturas por receber, receber facturas, verificar os movimentos na conta de preparos/despesas por conta do cliente e as facturas ou notas de crédito emitidas.

Se clicar na coluna documento abre o próprio documento. O número do processo é também um link para abrir o processo.

Figura 15 – Conta corrente do cliente

Na conta corrente do cliente é também possível criar registos de despesas por conta do cliente, recibos de provisões e notas de liquidação. No entanto, se o fizermos por aqui os documentos não ficam associados a nenhum processo.

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4.3 Conta corrente escritório

Disponível na opção documentos » conta corrente do menu principal, separador geral. A primeira tabela apresenta todas as facturas por receber e a segunda todas as provisões e despesas por conta do cliente por saldar.

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Gestão de clientes

Na opção clientes do menu principal podemos criar fichas do cliente e consultar toda a informação a ele associada. Desde dados pessoais, contactos, moradas, documentos, processos em que é cliente, actos em que foi interveniente e a conta corrente. Existem opções para criar processos e facturas.

Figura 17 – Ficha do cliente