A ATUAÇÃO PROFISSIONAL DOS SECRETÁRIOS NO MERCADO CONTEMPORÂNEO
EM UBERABA/MG
H IL L ESH EIM , S. L .1; T O R R ES, A . C .2
1 P rof. M es tre C urs o de Secretariado Executivo Bilíngüe, F A Z U - F aculdades A s s ociadas de U b erab a, A v. do T utunas , 7 20 – C EP 3 8 0 6 1-5 0 0 , U b erab a – M G , e-m ail: s ergio@ faz u.b r;
2 Bach arel em Secretariado Executivo Bilíngüe, F A Z U - F aculdades A s s ociadas de U b erab a. E-m ail:
ales s andractorres @ y ah oo.com .b r.
RESUMO: O p rofis s ional de Secretariado Executivo deixou de exercer p ap é is m eram ente op eracionais com o atendim ento
telefô nico ou controle de agendas p ara s er um p arceiro dinâ m ico, com um a vis ã o s is tê m ica das organiz aç õ es . P as s ou a s er um agente de m udanç as e de s up orte p ara todas as atividades adm inis trativas geradas dentro ou fora do â m b ito organiz acional, p or m eio de p lanejam ento, controle e as s es s oria na execuç ã o de tarefas . A p res ente p es q uis a avalia as organiz aç õ es de form a s ucinta, as s ociando s uas funç õ es ao p erfil do Secretá rio Executivo, tendo, as s im , cunh o q ualitativo, exp lorató rio-des critivo. Es tá em b as ada nas teorias de divers os autores , a fim de des envolver um a fundam entaç ã o teó rica p ara auxiliar a aná lis e q ue ab orda o conceito de organiz aç ã o, clim a, cultura, ob jetivos , b em com o o p ap el do adm inis trador, a lideranç a, o m ercado atual, a glob aliz aç ã o e a evoluç ã o do p rofis s ional de Secretariado Executivo, exp ondo s eu p erfil, com p etê ncias e h ab ilidades . A p es q uis a tem p or ob jetivo analis ar o p erfil e a p rodutividade q ue os p rofis s ionais da á rea de Secretariado Executivo exercem dentro das organiz aç õ es de m é dio ou grande p orte em U b erab a – M G . A entrevis ta ap licada m os tra o grau de influê ncia q ue o p rofis s ional de Secretariado Executivo tem nas organiz aç õ es e p erm ite identificar e avaliar as com p etê ncias , h ab ilidades e atitudes des s es p rofis s ionais .
PALAV RAS-CH AV E: A gente de m udanç a; C om p etitividade; O rganiz aç õ es ; P rofis s ional de Secretariado Executivo. TH E PROFESSIONAL PERFORMANCE OF TH E SECRETARIAL ACTIV ITIES IN CONTEMPORARY
MARK ET IN UBERABA CITY -MG
ABSTRACT: T h e Executive Secretary s h ip p rofes s ional h as s top p ed p erform ing m erely op erational roles , s uch as
ans w ering th e telep h one or noteb ook control, to b ecom e a dy nam ic p artner, w ith a s y s tem ic view of th e organiz ations . H e h as b ecom e an agent of ch anges and s up p ort for all adm inis trative activities created in or out of th e organiz ational s cop e th rough p lanning, control, as s is tance and execution of tas k s . T h e current res earch evaluates th e organiz ations in a concis e w ay , relating th eir functions to th e Executive Secretary . T h erefore, it h as q ualitative, exp loratory and des crip tive ch aracteris tics . It is b as ed on th e th eories of m any auth ors , in order to develop a b as is , to h elp th e analy s is th at ap p roach es th e concep t of organiz ation, its clim e, culture, ob jectives , as w ell as th e role of th e adm inis trator, th e leaders h ip , th e current m ark et, th e glob aliz ation and th e evolution of th e Executive Secretary s h ip p rofes s ional, s h ow ing h is p rofile, com p etences and ab ilities . T h is res earch h as th e ob jective of analy z ing th e p rofile and p roductivity th at th e Executive Secretary s h ip p rofes s ional, p erform s in th e organiz ations of m id and great s iz es in U b erab a – M G . T h e ap p lied interview s h ow s th e degree of influence th at th es e p rofes s ionals h ave in th e organiz ations and allow s th e identification and evaluation of th eir com p etences , ab ilities and attitudes .
K EY -W ORDS: A gent of ch ange; C om p etitivenes s ; Executive Secretary s h ip p rofes s ional; O rganiz ations . INTRODUÇÃO
A s organiz aç õ es s ã o entidades dinâ m icas e altam ente com p lexas , ou s eja, s ã o ins tituiç õ es q ue em p regam p es s oas e ap licam recurs os . A s p es s oas s e organiz am e des envolvem s uas atividades de form a coordenada e controlada p ara atingir res ultados e ob jetivos com uns .
A s organiz aç õ es p odem s er de grande, m é dio ou p eq ueno p orte, q ue s e des tinam a p roduz ir p rodutos de cons um o, ou b ens des tinados à p roduç ã o, ou p res taç ã o de s erviç os , entre outros . C ons tituem o s etor q ue gera m ais em p regos e dá vitalidade à econom ia de um p aís .
C om o cres cim ento da econom ia, a com p etitividade do m ercado de trab alh o es tá cada vez m ais acirrada e p ara acom p anh ar es s e m ercado q ue cres ce cons tantem ente, as
organiz aç õ es tê m p rocurado p or p rofis s ionais q ualificados e dis p os tos a enfrentarem os des afios m ercadoló gicos . Is to faz com q ue as organiz aç õ es b us q uem , cada vez m ais , p or p rofis s ionais cap acitados , líderes cap az es de agregar conh ecim entos e de trab alh ar em eq uip e, com vis ta ao ê xito da organiz aç ã o com o um todo. A s s im , é im p res cindível q ue os p rofis s ionais b us q uem s e q ualificar.
A glob aliz aç ã o é um a das m udanç as m ais im p ortantes no am b iente externo das organiz aç õ es . É ela q ue determ ina s e as em p res as p erm anecem ou nã o no m ercado com p etidor.
A s organiz aç õ es es tã o s ofrendo com a glob aliz aç ã o, as s im com o as p es s oas , q ue s e vê em diante de um a s é rie de m udanç as q ue afetam diretam ente a vida p es s oal e p rofis s ional. P or is s o, o m ercado com p etitivo s e m os tra cada vez m ais atento aos p rofis s ionais da á rea de
Secretariado Executivo, q ue b us cam s oluç õ es p ara os p rob lem as organiz acionais de m aneira rá p ida, eficiente e eficaz , um a vez q ue es s es p os s uem em s ua form aç ã o um a divers idade m aior de conh ecim entos de as s es s oria, em p reendedoris m o, ges tã o e cons ultoria, o q ue m otivou es ta p es q uis a.
A aná lis e dos res ultados , juntam ente com o referencial teó rico levantado, dem ons tra com o a p rofis s ã o de Secretariado Executivo es tá conq uis tando o m ercado glob aliz ado. O p rofis s ional des ta á rea es tá q ualificado p ara des envolver h ab ilidades p rim ordiais ao exercício p rofis s ional, entretanto, deve b us car atualiz ar-s e s em p re com o m ercado, de form a a colocar em p rá tica s ua criatividade e dinam is m o, p roduz indo e focando res ultados cada vez m ais p os itivos .
MATERIAL E MÉ TODOS
Es te p rojeto foi des envolvido no 7 º p eríodo do curs o de Secretariado Executivo Bilíngüe, na dis cip lina de T rab alh o de C onclus ã o de C urs o I, m inis trada p elo p rofes s or e coordenador Sé rgio L uiz H illes h eim . A es colh a e a delim itaç ã o do tem a s urgiram da neces s idade de analis ar a p os tura de um p rofis s ional de Secretariado Executivo, q ualificado ou nã o p ara exercer as funç õ es delegadas , as s ociando ao s eu p erfil os conceitos de organiz aç ã o e as exigê ncias do m ercado.
O ob jetivo des ta p es q uis a é es tudar o p erfil e a p rodutividade do p rofis s ional de Secretariado Executivo dentro do â m b ito organiz acional, exp ondo s uas com p etê ncias e h ab ilidades interp es s oais , grup ais e organiz acionais .
P ara alcanç ar os ob jetivos des s e p rojeto, a p es q uis adora decidiu realiz ar um a p es q uis a exp lorató ria e des critiva, fundam entada teoricam ente em b ib liografias referentes ao as s unto. N a vis ã o de M artins e L intz (20 0 2, p . 29 ), a p es q uis a b ib liográ fica é b as eada em referê ncias teó ricas p ub licadas em livros , revis tas ou p erió dicos .
Segundo afirm aç ã o de G il (20 0 2, p . 17 ), a p es q uis a exp lorató ria e des critiva p rop orciona m aior fam iliaridade com o p rob lem a, a fim de torná -lo m ais exp lícito ou cons truir h ip ó tes es . O p rob lem a ab ordado no decorrer da p es q uis a analis ará de q ue form a o p rofis s ional de Secretariado Executivo p ode exercer s uas h ab ilidades e com p etê ncias p ara a form aç ã o das organiz aç õ es ?
O m é todo de ab ordagem utiliz ado p ara es s e p roces s o foi o h ip oté tico-dedutivo. M arconi e L ak atos (20 0 4 , p . 14 3 ) afirm am q ue es te m é todo p arte da ob s ervaç ã o de alguns fatos p articulares p ara todos de um a m es m a clas s e, p ara form ular h ip ó tes es e, p or interm é dio do p roces s o de interferê ncia dedutiva, a ocorrê ncia de fenô m enos é tes tada p ela ob s ervaç ã o e exp erim entaç ã o.
M arconi e L ak atos (20 0 2, p . 28 ) definem h ip ó tes e com o s endo “um a p rep os iç ã o q ue s e faz na tentativa de verificar a validade de res p os ta exis tente no p rob lem a”. A o p rocurar vis lum b rar um a p os s ível s oluç ã o p ara o p rob lem a, a p es q uis a ap res entou com o h ip ó tes e a idé ia de q ue os p rofis s ionais da á rea de Secretariado Executivo devem
am p arar-s e nas funç õ es adm inis trativas p ara delinear as h ab ilidades e com p etê ncias neces s á rias ao exercício da p rofis s ã o, determ inando o p erfil des ejado.
A definiç ã o das variá veis inves tigadas na p es q uis a das p ercep ç õ es dos p rofis s ionais de Secretariado Executivo p rocurou incorp orar as h ab ilidades , q ualificaç õ es e o p erfil p rofis s ional ap ontado com o relevantes p elas teorias e p rá ticas organiz acionais im p lantadas no referencial teó rico. O m é todo utiliz ado p ara es s e p rocedim ento foi o m onográ fico, q ue cons is te no es tudo de determ inados indivíduos , p rofis s õ es , condiç õ es , ins tituiç õ es , grup os ou com unidades , com a finalidade de ob ter generaliz aç õ es . F oi utiliz ado, tam b é m , o m é todo q ualitativo. N a p ercep ç ã o de M arconi e L ak atos (20 0 4 , p . 9 2), es te m é todo fornece aná lis e m ais detalh ada s ob re as inves tigaç õ es , h á b itos , atitudes ou tendê ncias de com p ortam entos .
F oram us ados com o té cnicas de p es q uis a, na coleta de dados um a entrevis ta focaliz ada com p rofis s ionais da á rea de Secretariado Executivo, dentre eles graduados , graduandos e outros s em form aç ã o s up erior. Segundo os autores acim a citados , na entrevis ta focaliz ada h á um roteiro de tó p icos relativos ao p rob lem a a s er es tudado e o entrevis tador tem lib erdade de faz er m ais p erguntas p ara es clarecer os fatos . Es s a entrevis ta p os s uía 21 p erguntas q ue foram gravadas e p os teriorm ente trans critas , em itá lico e entre as p as , no item res ultados e dis cus s ã o, com o ob jetivo de evidenciar o p erfil dos oito p rofis s ionais entrevis tados .
F orm ulou-s e p ara cada um a das variá veis um conjunto de p erguntas q ue foram feitas nas entrevis tas realiz adas , cap az es de cap tar e m ens urar s eus conteú dos . A grande m aioria das p erguntas foi form ulada de form a q ue o entrevis tado exp res s as s e s ua op iniã o e a q ualificaç ã o da s ua atuaç ã o nas organiz aç õ es .
A s q ues tõ es de nú m ero um a q uatro e a s eis foram lincadas em um a ú nica aná lis e, p ara s erem des envolvidas de form a ob jetiva. P ô de-s e ob s ervar a determ inaç ã o dos s exos , ram os de atividades , graduaç õ es e as á reas de atuaç ã o.
O s entrevis tados foram citados p or có digos de identificaç ã o (corte), garantindo-lh es s eguranç a e tranq üilidade, vis ando facilitar as aná lis es a s erem des envolvidas . O “corte” ob edecerá ao crité rio de neces s idade na aná lis e de cada q ues tã o.
A divis ã o do corte foi feita ap ó s a p es q uis a do grau de es colaridade dos entrevis tados identificando-os p or có digos diferentes , aos q uais foram definidos com o X D , X C , X B, X A e X Y aos graduandos do curs o de Secretariado Executivo, X X C ao p rofis s ional s em graduaç ã o em s ecretariado executivo, e X X A e X X X aos dem ais p rofis s ionais graduados , s endo interes s ante res s altar q ue um des s es p rofis s ionais tem p ó s -graduaç ã o em M ark eting.
A s ituaç ã o ou condiç ã o ap res entada p ela p es q uis a, de um m odo indireto, p ode traz er as p ectos des ejá veis ou indes ejá veis . A s inform aç õ es coletadas nes te trab alh o s ã o de cunh o exp lorató rio, p ara o levantam ento de dados ,
ab s tendo-s e de s erem us adas de form a individual, as s egurando aos entrevis tados , s igilo de s eu nom e e de s ua organiz aç ã o.
RESULTADOS E DISCUSSÃO
A entrevis ta foi realiz ada com oito p rofis s ionais , s endo s ete do s exo fem inino e um do s exo m as culino, q ue atuam em ram os de irrigaç ã o, p lanos de s aú de, indú s trias de fertiliz antes , vendas , indú s tria m oveleira, telecom unicaç õ es e agronegó cio, á reas q ue neces s itam de p es s oas q ualificadas p ara o des em p enh o das atividades . F oram es colh idas p es s oas q ue já atuam de um a form a direta nas organiz aç õ es .
A p es q uis adora s elecionou p rofis s ionais de divers os níveis de es colaridade, a fim de delinear o p erfil generalis ta de p rofis s ionais q ue es tã o atuando no m ercado em U b erab a – M G . D entre os níveis de es colaridade dos entrevis tados tê m -s e p rofis s ionais graduados , graduandos e s em form aç ã o s up erior em Secretariado Executivo. O s entrevis tados exercem funç õ es adm inis trativas , auxiliar adm inis trativo, s ecretá ria, s ecretá ria executiva e s ecretá ria executiva b ilíngüe, num p eríodo de atuaç ã o variá vel, p ois alguns p rofis s ionais já atuam na á rea h á anos e outros h á alguns m es es .
O exercício da p rofis s ã o de Secretá rio é regulado p ela L ei F ederal N º 7 .3 7 7 , de 3 0 de s etem b ro de 19 8 5 . P ara os efeitos des ta L ei, fica as s egurado o direito ao exercício da p rofis s ã o aos q ue conté m , p elo m enos 5 (cinco) anos ininterrup tos , ou 10 (dez ) intercalados , de exercício em atividades p ró p rias de s ecretaria, ou s ejam p ortadores de dip lom a ou certificados de algum a graduaç ã o de nível s up erior ou de nível m é dio.
N a q ues tã o de nú m ero cinco, foram exp os tas as p rincip ais funç õ es q ue eles exercem nas organiz aç õ es , com o ges tor, as s es s or, cons ultor e organiz ador. D e acordo com os dados coletados junto à am os tra, p erceb e-s e q ue exis tem lim ites diferenciados das com p etê ncias da p rofis s ã o, is to é , s ã o divers ificadas as s uas funç õ es . D entre as citadas , evidenciam -s e as funç õ es de efetuar traduç õ es de textos , m anuais , cartas e e-m ails nos idiom as inglê s e es p anh ol p ara o p ortuguê s ; redigir corres p ondê ncias com erciais , inclus ive ofícios endereç ados a ó rgã os federais e es taduais e atendim ento a ligaç õ es telefô nicas .
T am b é m foram citadas as funç õ es de organiz ar e m anter arq uivos ; atendim ento e contato com fornecedores e clientes ; controle de follow -up de agenda; organiz aç ã o de eventos ; rotina adm inis trativa; as s es s oria; lanç am ento de notas fis cais ; regis tro de em p regados ; entrevis ta de des ligam entos ; lanç am entos de contas p agas no p lano de contas ; contatos com a m atriz e filiais ; organiz aç ã o e recep ç ã o de vis itantes internacionais (ap oio logís tico p ara a realiz aç ã o da vis ita); res ervas aé reas ; m anutenç ã o e atualiz aç ã o de contatos atravé s de b anco de dados .
É im p ortante q ue o p rofis s ional s aib a lidar com todos os tip os de funç õ es com o atender telefone, trab alh ar com agendas , dom inar os idiom as , a inform atiz aç ã o, o contato direto com outros p aís es e até m es m o as s es s oria.
U m a das grandes caus as da trans form aç ã o atual da p rofis s ã o es tá na era da q ualidade, em q ue o p rofis s ional p recis a acom p anh ar o q ue acontece ao s eu redor. H oje as organiz aç õ es nã o criam m ais p rodutos ou s erviç os aleatoriam ente, elas p recis am atender as exigê ncias dos s eus cons um idores , q ue s erã o conq uis tados p or s eus p adrõ es de excelê ncia no res ultado de s eus p rodutos . O p rofis s ional de Secretariado Executivo é cons iderado o elo entre o cliente e a organiz aç ã o, ele é q uem tem o aces s o ao s eu m eio interno e externo, b us cando excelê ncia em tudo q ue faz .
P or is s o, o s urgim ento da neces s idade de b us car novos conh ecim entos , inves tindo em novos curs os , ap erfeiç oando-s e p ara es tar atualiz ado com as exigê ncias do m ercado atual. O des em p enh o das funç õ es adm inis trativas e s ecretariais p as s am a ab ranger todos os p ontos da organiz aç ã o, des de p rojetos p eq uenos com o organiz ar arq uivos , redigir cartas com erciais até os p rojetos audacios os com o organiz ar eventos e organiz ar reuniõ es internacionais , um exem p lo dis s o é a res p os ta do entrevis tado X X A , q ue exp õ e s eus des em p enh os organiz acionais de um a form a clara, q ue p os s a s er um p as s o p ara a certificaç ã o q ue o p rofis s ional foi criado p ara dom inar a exigê ncias de m ercado, p ois é um p rofis s ional q ue coloca q ualidade em tudo o q ue faz .
N a vis ã o de Bianch i, A lvarenga, Bianch i (20 0 3 , p . 3 ), a influê ncia da s ociedade atual nã o p erm ite q ue o p rofis s ional de s ecretariado executivo invis ta em s er ap enas um es criturá rio s olucionador de s im p les p rob lem as do dia-a-dia. Ela exige q ue es s e p rofis s ional tenh a conh ecim entos gerais e gerencie os p roces s os vis ando à s oluç ã o de p rob lem as de um m ercado de trab alh o.
A q ues tã o de nú m ero s ete p ede ao entrevis tado a com p araç ã o dos s eus es tudos com o des em p enh o da funç ã o, ou s eja, s e os es tudos acadê m icos auxiliaram p ara o des em p enh o de s uas funç õ es . T odos os entrevis tados res p onderam q ue a contrib uiç ã o foi m uito grande e q ue es tã o utiliz ando todo o conh ecim ento adq uirido durante o curs o no trab alh o diá rio.
O s conh ecim entos adq uiridos no decorrer do p roces s o acadê m ico p odem s er cons iderados com o “a ch ave do s uces s o” p ara o futuro dos p rofis s ionais , b as tando ap enas a es s es p rofis s ionais encontrarem a p orta certa. M as p ara is s o acontecer, o p rofis s ional tem q ue s e ap erfeiç oar e dedicar aos novos conh ecim entos q ue lh e s ã o concedidos no decorrer da vida acadê m ica.
O p rofis s ional de s ecretariado executivo adq uire um a q uantidade de conh ecim entos e exp eriê ncias m uito s ignificativa, p ois o curs o tem a finalidade de q ualificar p es s oas e p rep ará -las p ara encarar o m ercado com p etitivo. T em em s ua grade curricular todo o conh ecim ento do q ue é um a organiz aç ã o e com o o p rofis s ional des envolve s uas funç õ es com s uces s o dentro delas . Em b as ado nas culturas organiz acionais e m ercadoló gicas , o acadê m ico p as s a a es tudar m é todos eficaz es de com o com b ater a com p etitividade e conq uis tar um es p aç o no m ercado atual, trab alh a com o dom ínio de idiom as , s ab e lidar com novas inform aç õ es e té cnicas de gerenciam ento, s endo um ges tor,
um em p reendedor q ue b us ca enq uadrar s ua p os tura p rofis s ional de um a form a dinâ m ica com o m undo atual.
O p rofis s ional de s ecretariado executivo ch egou p ara ficar e dom inar a com p etitividade de m ercado, p ois é dinâ m ico, p roativo, criativo e, acim a de tudo, leva em p rim eiro lugar o s eu es p írito de lideranç a. Bianch i, A lvarenga, Bianch i (20 0 3 , p . 3 ) afirm am q ue as graduaç õ es em s ecretariado executivo s e tornaram indis p ens á veis p ara as organiz aç õ es e a divers idade de aç õ es dos graduandos vai alé m das exp ectativas em p res ariais . A p articip aç ã o des s e p rofis s ional é m uito intens ificada p ela grande res p ons ab ilidade q ue o m ercado exige.
A q ues tã o de nú m ero oito detalh a a im p ortâ ncia dos p rofis s ionais s e atualiz arem na á rea de Secretariado Executivo, b us cando inform aç õ es em curs os , p ales tras , artigos , entre outros . N a am os tra, todos es tã o s em p re b us cando conh ecim entos , em b ora em U b erab a a q uantidade des s es recurs os s eja es cas s a.
O m ercado es tá s ofrendo m utaç õ es cons tantes em s uas econom ias , p or is s o b us ca q ualificaç ã o em s eus s erviç os , contratando p rofis s ionais q ualificados p ara es tar a frente de s eus ob jetivos , m as p ara is s o acontecer o p rofis s ional de Secretariado Executivo nã o p ode ach ar q ue s ab e tudo e q ue já viu tudo, tem q ue b us car ap erfeiç oam entos em artigos , livros , jornais entre outros , p ois s ó as s im ele es tará atualiz ado com o m undo.
É im p ortante es tar atualiz ado, ou s eja, es tar p or dentro dos as s untos glob ais q ue cercam as econom ias organiz acionais , b us cando s em p re res p os tas p ara as incertez as do m ercado evolutivo.
N a p ergunta de nú m ero nove, avalia o conceito de p roatividade na vida do p rofis s ional. Segundo os diz eres de X X A , “ proatividade é u ma característica imprescindível no desempenh o das fu nç õ es do profissional de secretariado ex ecu tivo.” O graduando em s ecretariado X D , afirm a q ue, “a dedicaç ã o, a ag ilidade e a disponibilidade para recé m formandos sã o essenciais para mostrar o fu tu ro de u ma carreira de su cesso.” O entrevis tado X X X , ap enas afirm a q ue “o profissional de secretariado precisa ser proativo.”
G rion e P az (19 9 8 , p . 4 3 ) afirm am q ue a eficiê ncia p rofis s ional s e adq uire dep ois de algum tem p o de trab alh o e da ob s ervâ ncia de certas regras .
U m a p es s oa p roativa es tá à frente do tem p o, faz acontecer m es m o antes de s ab er. Es s a caracterís tica na vida do p rofis s ional de Secretariado Executivo é extrem am ente im p ortante, p ois o dinam is m o o diferencia dos dem ais p rofis s ionais .
A s relaç õ es interp es s oais ou o trab alh o em eq uip e s ã o focos ab ordados na q ues tã o de nú m ero onz e. Segundo es tudos de A z evedo e C os ta (20 0 1, p . 10 5 ), “o convívio s ocial conduz à interaç ã o com grup os diferenciados [...]. A s s im torna-s e neces s á ria a troca de inform aç õ es [...].” O s entrevis tados nã o tê m p rob lem as em s e relacionar com os p ares , gerando as s im , m ais um p onto im p ortante p ara a s ua es tab ilidade dentro da organiz aç ã o. Segundo p arecer de X Y , “as relaç õ es interpessoais sã o mu ito importantes para a vida do profissional.” J á X X A alega q ue “a secretá ria é
u m elo de comu nicaç ã o mu ito importante dentro da org aniz aç ã o.”
A s q ues tõ es doz e e trez e foram analis adas juntas , p ois falam de duas caracterís ticas im p ortantes p ara o Secretá rio Executivo: a organiz aç ã o e o p lanejam ento.
A organiz aç ã o de tarefas e aç õ es na vida de um p rofis s ional é im p res cindível, s endo neces s á rio es tip ular regras e conceitos de organiz aç ã o no s eu dia-a-dia, com o fixar h orá rios p ara determ inadas tarefas , agrup ando-as de acordo com s uas exigê ncias , organiz ando os m ateriais q ue es tã o guardados , es tip ulando m etas e elab orando m é todos p ara executá -las .
T odo p rofis s ional deve ter o h á b ito de ter o follow -u p, q ue s ignifica acom p anh am ento, s eguim ento, em s ua rotina de trab alh o, um a vez q ue “nem todos os as s untos p odem s er res olvidos no dia, e alguns nã o p odem s er arq uivados .” (A Z EV ED O ; C O ST A , 20 0 1, p . 7 5 ).
P lanejam ento é um a das h ab ilidades es s enciais na vida do p rofis s ional de s ecretá rio executivo, p ois facilita a rotina de trab alh o, res ultando a eficiê ncia e eficá cia p ara a organiz aç ã o. Sem o p lanejam ento, o p rofis s ional p oderá p erder tem p o, des gas tando as relaç õ es interp es s oais , m axim iz ando cus tos . Em aná lis e, os entrevis tados s e cons ideram p es s oas organiz adas , com p rovando q ue a organiz aç ã o é um fator p rincip al à p rofis s ã o de s ecretariado executivo.
A q ues tã o de nú m ero q uinz e ab orda o tem a lideranç a. A L ideranç a é um dos p ontos m ais im p ortantes da organiz aç ã o, p ois o adm inis trador é res p ons á vel p elos s eus recurs os organiz acionais . É ela q ue dem ons tra com o es tá o andam ento das eq uip es e os res ultados gerados dos s eus des em p enh os .
N a op iniã o do entrevis tado X C , lideranç a é “iniciativa, criatividade e persu asã o.” P ara X B, “a lideranç a dentro da profissã o de secretariado ex ecu tivo é mu ito importante para saber lidar com as eq u ipes” e o entrevis tado X X X afirm a q ue “tu do, o profissional precisa ser líder, principalmente na atu aç ã o de diversas atividades.”
N a vis ã o de M axim iano (20 0 4 , p . 3 0 3 ), “lideranç a é a realiz aç ã o de m etas p or m eio da direç ã o de colab oradores .”
L ideranç a é um a das m ais im p ortantes té cnicas gerenciais . O p rofis s ional de Secretariado Executivo p recis a conh ecê -la p ara p oder auxiliar o s eu s up erior a p raticá -la, e p oderá , tam b é m , exercer a funç ã o de líder, m otivando as eq uip es p ara ob ter m elh ores res ultados . Em s uas funç õ es ele s e q ualifica com o um líder, p ois é dinâ m ico, inovador conduz eq uip es com s uces s o e es tá s em p re a frente dos p rob lem as das organiz aç õ es .
A vis ã o dos entrevis tados em relaç ã o à atitude dentro da p rofis s ã o, focada na p ergunta de nú m ero dez oito, na m aioria das res p os tas da am os tra, os p es q uis ados s entem -s e ap tos p ara atuar no m ercado atual, exp ondo s uas vis õ es de um a form a clara e ob jetiva.
O p rofis s ional da á rea de s ecretariado executivo deve ter p ers p ectivas m ercadoló gicas de futuro p rom is s or, p ois é um dos curs os q ue m ais cres cem no m undo, b us cando inform aç õ es , conh ecim entos e ap erfeiç oam ento.
Segundo inform aç ã o ap res entada p or H illes h eim (20 0 4 ), “a p rofis s ã o de Secretariado Executivo é cons iderada um a das m ais cé leb res p rofis s õ es .” D e acordo com a O N U , es s a p rofis s ã o es tá entre as trê s p rofis s õ es q ue m ais cres cem no m undo.
Es s e p rofis s ional acom p anh a as m udanç as de p aradigm as organiz acionais na b us ca de ap erfeiç oam ento e agregaç ã o de valores , s ob um a vis ã o h olís tica e criativa, auxiliando, as s im , a adm inis traç ã o executiva na organiz aç ã o do fluxo da inform aç ã o e do tem p o, p ara a cons ecuç ã o eficaz dos ob jetivos e m etas da em p res a, p raticando com dinam is m o e com p rom etim ento s eu p ap el m ultifuncional, dentro de um am b iente cordial e agradá vel. A p rofis s ã o exige q ue o s ecretá rio ap erfeiç oe o s eu conh ecim ento no m ercado atuante, um a vez q ue, é neces s á rio es tar em dia com as atualiz aç õ es q ue ocorrem no m undo p ara s ab er lidar e analis ar as evoluç õ es m ercadoló gicas e organiz acionais , b em com o re-definir a m is s ã o da em p res a, com ob jetivo e reconh ecim ento.
N a q ues tã o dez enove, os p rofis s ionais entrevis tados alegam q ue o m ercado tem b us cado um p erfil de p es s oas dinâ m icas , cap az es de trab alh ar em eq uip e, criativas , e é ticas , ou s eja, um p rofis s ional m ultifuncional.
D e acordo com a fundam entaç ã o teó rica, as organiz aç õ es b us cam p or p rofis s ionais trans p arentes , é ticos e com p rom etidos com o q ue faz em . T odas es s as exigê ncias s ã o exp lícitas na vida do p rofis s ional de Secretariado Executivo, p ois ele es tá em um m ercado com p etidor. Es s e m ercado oferece vá rias p os s ib ilidades m ercadoló gicas a es s e p rofis s ional, p os s uidor de um a form aç ã o generalis ta e vis ã o h olís tica, q ue deté m em s ua cons truç ã o cultural as com p etê ncias e h ab ilidades de as s es s or, ges tor, em p reendedor e cons ultor em em p res as p ú b licas ou p rivadas de p eq ueno, m é dio ou grande p ortes , alé m do dom ínio de idiom as , de inform á tica e h ab ilidades , de com unicaç ã o, de adm inis traç ã o e de relaç õ es interp es s oais .
A q ues tã o de nú m ero 21 é p raticam ente um a vis ã o do futuro, p ois cada entrevis tado, na s ua m aneira de diz er, exp res s ou um s ó ob jetivo com o m eta: o s uces s o, ap es ar das b arreiras q ue a p rofis s ã o enfrenta. N a vis ã o de X X X , “u m fator importante para o profissional é o reconh ecimento, pois o secretá rio é u m diferencial para o mercado.” P ara X X A, “ temos mu itas barreiras, mas, ach o q u e principalmente nas g randes empresas, as oportu nidades e reconh ecimento sejam objetivos possíveis de serem alcanç ados.”
O m ercado q uer p es s oas q ue cons igam lidar com as s ituaç õ es , b us cando inovar e criar alternativas p ara ganh ar a com p etitividade. O otim is m o é um a caracterís tica es s encial na vida do p rofis s ional de Secretariado Executivo, p ois é o autor da s ua p ró p ria h is tó ria no m ercado com p etidor, ins erindo-s e com o um m em b ro ativo dentro da organiz aç ã o.
CONCLUSÃO
A m etodologia ap res entada nes s a p es q uis a reú ne ferram entas de ap oio à p rofis s ã o de Secretariado
Executivo, analis ando as h ab ilidades , com p etê ncias , atitudes e p erfis des s e p rofis s ional p ara atuar no m ercado com p etidor e glob aliz ado.
D e acordo com a econom ia glob al e a com p etitividade, o m undo es tá s ofrendo m udanç as , q ue refletem diretam ente nas organiz aç õ es . C om is s o, as em p res as intens ificaram a p rocura p or p rofis s ionais altam ente q ualificados e dis p os tos a enfrentar as divers idades e des afios m ercadoló gicos , líderes cap az es de agregar conh ecim entos e trab alh ar em eq uip es , em p rol do ê xito das organiz aç õ es com o um todo.
A s s im , é im p ortante q ue os p rofis s ionais s e q ualifiq uem , p ois a referida glob aliz aç ã o es tá p res ente na vida do indivíduo, tanto p or interm é dio das notícias de guerras é tnicas (des afios de fronteiras ), com o p elos b locos econô m icos , em q ue os p ovos das m ais diferentes línguas s e agrup am econom icam ente p ara des envolver m elh ores form as de com ercializ aç ã o.
A fundam entaç ã o teó rica foi o p onto de p artida p ara o alcance dos ob jetivos p rop os tos p ela p es q uis adora, elucidando as dú vidas e novas des cob ertas a p artir dos conteú dos p es q uis ados , neces s á rios p ara o des envolvim ento da p es q uis a. F oi p os s ível b us car p ontos im p ortantes no p roces s o da aná lis e, com o os conceitos das organiz aç õ es e s uas culturas , a com p etitividade e o m ercado de trab alh o, e o p erfil do Secretá rio Executivo.
A o s e falar em Secretá rio Executivo, p erm eia-s e a vis ã o de um p rofis s ional q ualificado, cap az de b us car s oluç õ es p ara as organiz aç õ es de um a m aneira rá p ida e eficaz , s endo criativo e dinâ m ico em s uas funç õ es . F oi p os s ível avaliar, nes s a p es q uis a, de um a form a s ucinta, as h ab ilidades e os conh ecim entos de cada entrevis tado, cons tatando q ue p os s uem um a divers idade de conh ecim entos envolvidos em s ua p rofis s ã o.
O p rofis s ional de Secretá rio Executivo tem a q ualificaç ã o p ara des envolver h ab ilidades p rim ordiais ao exercício p rofis s ional p ara atuar em todas as á reas concernentes à p rofis s ã o na organiz aç ã o, is to é , no p lanejam ento, na adm inis traç ã o, no as s es s oram ento e na cons ultoria. D eve ter um a vis ã o generalis ta da organiz aç ã o, as s um indo as s im , as res p ons ab ilidades de gerenciar as inform aç õ es com o um todo, e tratar de as s untos internacionais .
Es te p rofis s ional, tam b é m oferece um a m elh oria contínua da q ualidade, p or m eio de um as s es s oram ento inovador e p roativo, p raticado dentro dos p rincíp ios da é tica p rofis s ional, cap az de des envolver um a ges tã o com p etente de controle e coop eraç ã o entre os s etores e as p es s oas .
P ara is s o acontecer, o p rofis s ional de Secretariado Executivo teve q ue p as s ar p or trans form aç õ es e s er lap idado p ara acom p anh ar as m utaç õ es q ue o m ercado atual es tá s ofrendo. T rans form ou o s eu p erfil de um p rofis s ional p as s ivo p ara um p rofis s ional arrojado e atualiz ado.
D e acordo com es s a vis ã o, foi p os s ível lincar as funç õ es , com p etê ncias e h ab ilidades do p rofis s ional de Secretariado Executivo com as neces s idades das organiz aç õ es , jus tificando o p rob lem a e a h ip ó tes e gerados
no início do p roces s o da p es q uis a, em q ue todas as atividades indagadas na entrevis tas alcanç aram os ob jetivos p rop os tos com s uces s o.
A p rofis s ã o es tá ganh ando es p aç o no m ercado com p etidor de um a form a p os itiva, ficando is s o com p rovado p or m eio das h ab ilidades q ue os entrevis tados detalh aram na p es q uis a, avaliando s uas vis õ es , m edos e des afios dentro de s uas p rofis s õ es , p rovando q ue s ã o cap az es e q ue es tã o s em p re b us cando o ap erfeiç oam ento, já q ue um p rofis s ional m ultifuncional deve b us car um a vis ã o da organiz aç ã o de um m odo generalis ta, com inovaç õ es e criatividade p ara lidar com a concorrê ncia organiz acional.
A ob s ervaç ã o e a p rá tica da p rofis s ã o de Secretá rio Executivo, alicerç adas nos p erfis exigidos p ara o exercício p rofis s ional, s ã o neces s á rias à s organiz aç õ es , tendo com o es s ê ncia a trans p arê ncia, a é tica, as com p etê ncias , as h ab ilidades , as atitudes e o com p rom etim ento com o q ue faz .
A p es q uis adora res s alta q ue o p res ente es tudo torna-s e im p ortante p ara os p rofis s ionais da á rea com o fonte de inform aç õ es e interaç ã o com outros p rofis s ionais da á rea, b em com o, p os s ib ilita conh ecer os p erfis q ue o m ercado contem p orâ neo exige, de acordo com a cultura organiz acional de cada em p res a.
REFERÊ NCIAS
A Z EV ED O , I.; C O ST A , S. I. Se c r e tá r ia : um guia p rá tico. 2. ed. Sã o P aulo: SEN A C , 20 0 1. 18 8 p .
BIA N C H I, A .C .M . A L V A R EN G A , M ., BIA N C H I, R .
Or ie n ta ç ã o p a r a e s tá g io e m s e c r e ta r ia d o : trab alh os ,
p rojetos e m onografias . 1. ed. Sã o P aulo: P ioneira T h om s on L earning, 20 0 3 . 117 p . G IL , A . C . Co m o e la b o r a r p r o je to s d e p e s q u is a . 4 . ed. Sã o P aulo, A tlas , 20 0 2. 17 5 p . G R IO N , L . S.; P A Z , S. Ma n u a l p r á tic o p a r a s e c r e tá r ia s , c o m is s á r ia s e m o d e lo s . Sã o P aulo: É rica, 19 9 8 . 18 2 p . H IL L ESH EIM , S. L . Pr o je to p e d a g ó g ic o d o c u r s o d e
s e c r e ta r ia d o e x e c u tiv o b ilín g ü e d a FAZ U. U b erab a:
20 0 4 . 17 4 p .
M A R C O N I, M . A .; L A K A T O S, E. M . Té c n ic a s d e
p e s q u is a . 5 . ed. Sã o P aulo: A tlas , 20 0 2. 28 2 p .
_ _ _ _ _ . Me to d o lo g ia c ie n tífic a . 4 . ed. Sã o P aulo: A tlas , 20 0 4 . 3 0 5 p .
M A R T IN S, G . A .; L IN T Z , A . Gu ia p a r a e la b o r a ç ã o d e
m o n o g r a fia s e tr a b a lh o s d e c o n c lu s ã o d e c u r s o . Sã o
P aulo. A tlas , 20 0 2. 10 3 p .
M A X IM IA N O , A . C . A . In tr o d u ç ã o à a d m in is tr a ç ã o . 6 . ed. rev. e am p l. Sã o P aulo: A tlas , 20 0 4 . 4 3 4 p .
R eceb ido em : 22/0 3 /20 0 6 A ceito em 11/0 8 /20 0 6
