Adiel Teixeira de Almeida UFPE - Cx. Postal Recife - PE;

O PLANEJAMENTO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO NA INTEGRAÇÃO DA PRODUÇÃO

Adiel Teixeira de Almeida UFPE - Cx. Postal 7462 - Recife - PE; 50722-970 Márcia Maria Diniz Guedes Alcoforado CHESF - Cx. Postal 7462 - Recife - PE; 50722-970

ABSTRACT - The paper describes part of a research concerned with developing the planning of Information Systems through a participating methodology. The first stage of this methodology is the strategic planning, followed by, business process engineering. An Information Engineering step concludes the corporate data analysis, the modularisation and prioritisation of the whole IS. The application of the methodology shows that users can realize and accept the advantages of the corporate aspects of the IS having a greater commitment to the project when directly involved in the design of the IS. Further described work is going to use operational research techniques, which can become more effective by the implementation of this kind of IS, as supported by other studies. Finally case study based on a design of a particular Information System (IS) incorporating characteristics of an MIS (Management Information System) DSS (Decision Support System) and CIM (Computer Integrated Manufacturing) is presented. A DSS has been built to support the prioritisation step. This DSS is described including output result for the case study.

Palavras-chaves: Decision Support Systems -DSS; Information Systems Planning; CIM

1 - INTRODUÇÃO

Várias abordagens tem sido utilizadas para tratar a questão da automação das Empresas, especialmente da área de Produção. O modelo Y foi proposto dentro do contexto da produção como uma visão do modelo de Manufatura Integrada por Computador - CIM (Computer Intergrated Manufacturing). O modelo Y poderia dar uma visão global da organização, embora não seja usualmente aplicado desta forma. Por exemplo, áreas como vendas e marketing são fracamente integradas conforme Costa e Caulliraux (1995).

A metodologia utilizada neste trabalho busca uma visão global da organização

integrando-a como um todo, a partir da produção ou do negócio. A metodologia surge a

partir de aprimoramentos da metodologia referencial anterior (Almeida et al, 1991; Almeida, 1992), conseguidos quando se usa uma visão mais voltada para o cliente/produto, nas fases de engenharia de processos de negócios e quando se usa métodos quantitativos na fase de engenharia da informação.

Inicia-se um estudo da organização aplicando-se um Planejamento (Gestão) Estratégico. A partir da missão e da visão estratégica da organização é desenvolvida a Engenharia de Processos de Negócios, incorporando a ótica de Qualidade Total.

Desenvolve-se, então, a fase de Engenharia de Informação para a obtenção da arquitetura do Sistema de Informação visando contribuir para melhoria da qualidade e ganho de produtividade da organização. Esta fase contem a etapa de modularização do sistema através dos Agrupamentos de Informações (AGI’s), e os diversos Tipos de tecnologias, ferramentas, que podem ser usadas para o tratamento

destas, compondo assim, os Módulos de Serviços de Informação (MSI’s). Esta fase inclui tambem a etapa de priorização dos módulos de sistemas de informação. O processo de priorização é baseado em métodos multi-critério, incluindo principalmente a criticidade/priorização dos processos organizacionais, diretamente associados a Gestão Estratégica da Organização. Ou seja, a priorização da informação é obtida através de um procedimento de transferência das prioridades que se devem dar aos Processos.

Finalmente, a partir da visão modularizada do SI e com as prioridades obtidas, é desenvolvido um Plano de Ação visando a implementação das ações necessárias.

Resultados obtidos de um estudo de caso são considerados, para ilustrar o uso da metodologia.

2 - ESTRUTURA BÁSICA DA METODOLOGIA DE PLANEJAMENTO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

A metodologia definida tem uma característica predominante de atuar como um processo de planejamento "top down", partindo do Planejamento Estratégico e chegando a determinação da base do Sistema de Informação( SI). Para superar as dificuldades encontradas no ambiente de mudanças no qual as Empresas estão inseridas adota-se uma abordagem de refinamentos sucessivos. Assim, a cada etapa, caso necessário, por exemplo diante de certas mudanças, poderia-se voltar para reavaliar quaisquer resultados anteriores. Ou passar mais superficialmente por certas fases a etapas posteriores, e só então voltar, e aprofundar produtos intermediários.

A figura 1 apresenta as etapas de desenvolvimento para construção da arquitetura dos Módulos de Serviços de Informação.

3. FASES PRINCIPAIS DO PLANEJAMENTO 3.1. VISÃO ESTRATÉGICA

A primeira etapa corresponde ao Planejamento Estratégico da

Organização, onde são obtidos os diagnósticos externos: ameaças e oportunidades,

e o interno: pontos fortes e pontos fracos, além do estabelecimento da missão e das diretrizes estratégicas prioritárias. O principal propósito desta fase é oferecer uma visão estratégica da área da organização para a qual os Serviços de Informação são planejados. No caso, são consideradas diretrizes ou fatores estratégicos que são ponderados em grau de importância de modo a nortear a aderência dos Processos com a questão estratégica.

3.2. ENGENHARIA DE PROCESSOS DE NEGÓCIOS

A Engenharia de Processos de Negócios consiste da definição de todos os processos que são desenvolvidos nos vários setores da área estudada.

A visualização dos processos da organização, permite a abordagem por processos, o que segundo Davenport, 1994, representa a adoção do ponto de vista do cliente. Os processos são a estrutura pela qual uma organização faz o necessário para produzir valor para os seus clientes. Em consequência, uma importante medida de um processo é a satisfação do cliente com o produto desse processo.

Porter (1989) sugere a desagregação da organização em blocos que de uma forma relativamente distinta, concorrem para o alcance do objetivo maior de uma organização. Baseando-se nesta idéia, e tendo processo como algo que fornece uma visão ampla e abrangente das responsabilidades, levando-se em conta tudo o que influi no resultado final, identificam-se os macro-processos da Empresa.

Estes Processos são relacionados às diretrizes estratégicas de modo a identificar o grau de relacionamento que cada Processo tem com cada diretriz. A partir desta informação obtém-se um índice de aderência do Processo às diretrizes estratégicas. Visão Estratégica Engenharia de Processos de Negócios Engenharia da Informação Dados Corporativos Modularização Priorização Plano de Ação Produto

Figura 1 - Metodologia para Planejamento de Siv

Conforme figura 1 esta fase da metodologia é composta por três etapas: Modelo de Dados Corporativo, Modularização e Priorização. Estas são descritas a seguir.

Finalmente esta fase se encerra com a Priorização destes Módulos, que tem o objetivo de fornecer um adequado e claro posicionamento e priorização das ações de investimentos, despesas e necessidades relativas ao desenvolvimento dos MSI’s.

3.4.1 MODELO DE DADOS CORPORATIVO

Com base nas informações obtidas através da Engenharia de Processos do Negócio, é construído o Modelo de Dados Corporativo, que através de uma linguagem gráfica, apresenta os relacionamentos existentes entre as entidades mais relevantes.da organização. Assim, são definidas as classes de dados, ou seja, os grandes grupos de dados corporativos da organização. As técnicas de modelagem de dados usadas são as tradicionais, agora adotando uma visão corporativa, que inclui o conceito de classes de dados.

2.4.2. MODULARIZAÇÃO DO SISTEMA

A partir desta visão corporativa dos dados, passa-se para a definição dos Agrupamentos de Informação (AGI’s). A composição entre os AGI’s e a ferramenta, ou tecnologia (TSI’s) utilizada para tratá-los definem os Módulos de Serviços de Informação (MSI’s). Assim, a definição dos Módulos de Serviços de Informação (MSI’s) é conseguida a partir de duas visões da Informação ou da capacidade de processamento dela, existente em cada MSI. Obtém-se uma segmentação matricial das duas visões para especificar o MSI.

Na primeira visão (AGI), agrupam-se informações pela sua natureza, mais especificamente, tenta-se segmentar as informações relacionadas a processos vs. classes de dados. Assim, os AGI’s dependem do contexto analisado, ou seja, dos processos e especialmente dos dados da organização.

No segundo enfoque, procura-se caracterizar a forma de abordagem utilizada no tratamento da informação. Para tal, é utilizada basicamente, a visão de Sprague e Watson (1989), considerando outros tipos de ferramentas. Esta visão é seguida por diversos autores (Bigdoli, 1989; Thierauf, 1982). Esta visão modificada, define os Tipos de Serviços de Informação (TSI’s). Assim, os TSI’s são pré-fixados, a saber:

TSIT: Sistema de Informação Transacional TSIG: Sistema de Informação Gerencial TSAD: Sistema de Apoio a Decisão

TSIE: Sistema de Informação para Executivos TSAE: Sistema de Apoio a Escritório

TSAP: Sistema de Automação da Produção TSAG Sistema Apoio a Composição Gráfica.

A modularização então, consiste em cruzar cada AGI com cada um dos TSI’s, obtendo assim os Módulos de Serviços de Informação (MSI’s). Isto pode ser visualizado através de uma matriz, onde a cada coluna é associada um AGI, e a cada linha um TSI, desta forma às células resultantes podem ser associados os MSI’s, conforme Figura 2.

Processos Classes de Dados

AGI1 AGI2 AGI3 AGI4

TSIT MSI11 MSI21 MSI41

TSIG MSI12 TSAD

TSIE TSAE TSAP

TSAG MSI7 MSI44

Figura 2 - Processo de Obtenção dos MSI’s

3.4.3 DETERMINAÇÃO DA PRIORIDADE NO SISTEMA

A priorização é realizada através da distribuição de pesos para os diversos aspectos a serem considerados para os AGI's e TSI's.

No caso dos TSI’s são considerados benefícios e custos além de oportunidades ou dificuldades tecnológicas

Os AGI’s são ponderados sob a ótica dos processos atendidos, de acordo com vários aspectos que refletirão sua importância relativa na organização. Isto é feito através dos índices descritos a seguir:

a) Fatores de Ponderação dos AGI's

Os índices utilizados para os AGI's incorporam a aderência às estratégias da organização, criticidade de automação e inclusive a aspectos comportamentais dos usuários envolvidos.

1. Índice de Aderência as Diretrizes Estratégicas - Expressa o quanto os

processos que compõem o AGI participam no desenvolvimento das diretrizes estratégicas.

2. Índice de Comprometimento do Usuário - Representa a disposição e o

interesse do usuário pelo desenvolvimento do AGI.

3. Criticidade de Automação - representa o grau de criticidade dos

processos envolvidos devido a não automação ou a automação parcial; indica a necessidade de automação do processo sob a ótica operacional. Agrega dois aspectos: o grau de automação e as necessidades de automação.

b)Fatores de Ponderação dos TSI's

1. Índice de Oportunidade Tecnológica - Representa as opções de mercado

em hardware e software para suprir em diversidade e qualidade os vários Tipos de Serviços de Informação.

2. Índice de Impacto na Rotina de execução dos Processos- Representa o

grau relativo, entre os outros TSI’s, de mudanças siginificativas na forma de trabalho dos usuários acarretadas pela implantação do TSI.

3. Índice de Custo Relativo entre os TSI's- Indica o custo relativo entre os

tipos de Serviços de Informação.

A partir do estabelecimento destes índices, parte-se para a priorização propriamente dita, que segue um procedimento sistemático no sentido de transferir pesos atribuidos desde a fase estratégica, passando pelos Processos, até os AGI’s. Por fim, tem-se a composição dos pesos dos AGI’s com os TSI’s, visando a obtenção dos pesos dos MSI’s. Conclui-se então, com a classificação dos MSI’s em ordem de importância.

3.4.4. ALTERNATIVAS EM ESTUDO PARA O PROCEDIMENTO DA PRIORIDADE NO SISTEMA

Em relação a questão da Priorização, a idéia é incorporar métodos mais formais neste procedimento, buscando uma sistemática mais imune a interesses que não estejam alinhados com os objetivos/estratégia da organização. Abordagem de modelagem de preferências dos decisores na linha de Auxílio a decisão Multicritério está em fase de investigação. Resultados preliminares tem sido obtidos com o uso de programação matemática.

Na abordagem de programação matemática se verifica a formulação resumidamente descrita a seguir.

Definido y = impacto da informação nos fatores estratégicos ou grau de atendimento as diretrizes estratégicas, busca-se:

Max y Suj. a:

Ct ≤ Co

xi > grau de automação do AGIi xi ≤ 1

xi > 0 onde,

xi = variável de decisão (vetor), grau de desenvolvimento ou automação do AGIi

y = Σi Σj xi.rij

rij = grau de relacionamento (impacto) do AGIi no fato j

Ct = custo total de desenvolvimento ou automação de sistemas no horizonte de planejamento considerado

Co = limite de recursos no orçamento

Observa-se que neste exemplo há grande simplificação na função objetivo devido aos aspectos intangíveis do problema. No entanto, rij já vem sendo usada na

metodologia anterior. Outro aspecto diz respeito ao uso de apenas um critério na função objetivo que é o fator estratégico. O custo é considerado como restrição. Outros critérios tais como criticidade de automação (aspecto operacional) não são considerados. Além disso, busca-se introduzir aspectos de cardinalidade nos pesos utilizados, o que possibilitaria uma gradação de quanto um AGI/TSI seria mais prioritário que os outros, e não a apenas a ordem.

4. ESTUDO DE CASO

O estudo de caso é baseado no contexto de uma unidade de negócio de uma Empresa de Energia Elétrica, onde parte dos estudos estão sendo desenvolvidos, visando a aplicação.

a) Visão Estratégica

São consideradas as seguintes diretrizes estratégicas: fornecimento de serviço; novos negócios; padrão de qualidade; desenvolvimento de pessoal.

b) Engenharia de Processos de Negócios

Consideram-se os seguintes processos: Infra-Estrutura; Operações; Assistência ao Cliente; Aquisição; Desenvolvimento de Tecnologia; Gerência de Recursos Humanos; Suporte Corporativo; Marketing.

c) Modelo de Dados Corporativo

Definem-se, as seguintes entidades para a organização: Equipamentos, Normativos, Ordens de Serviço, Pessoal, Instrumentos Contratuais, Sobressalentes, Ocorrências/Intervenções, Treinamento, Planos de Expansão e Projetos.

d) Modularização do Sistema

Com base nas etapas anteriores, tem-se: Sistema Físico; Pessoal; Gestão dos Serviços; Avaliação de Desempenho; Recursos Financeiros.

e) Determinação da Priorização

Aplicando-se o procedimento descrito anteriormente, obtem-se o resultado através de pesos para cada MSI, que é a combinação dos AGI’s e TSI’s pertinentes.

Esta etapa pode ser desenvolvida baseada nos paradigmas para (SAD) Sistemas de Apoio a Decisão (Sprague e Watson, 1989; Bidgoli, 1989). Para isto, foi desenvolvido um protótipo de SAD para a administração e planejamento de Sistemas de Informação (Almeida e Alcoforado, 1996). Este SAD fornece menus interativos para os dados de entrada, inclusive com margens para análise de sensibilidade. Como resultado, o Sistema fornece uma tabela com a relação dos MSI’s pertinentes classificados de acordo com os seus respectivos pesos, além de informações gráficas, conforme figura 3.

MSI's classificados por peso

0 0,01 0,02 0,03 0,04 0,05 0,06 0,07 0,08 0,09 AGI: GEST.SERV. TSI: TSAP

AGI: SIST.FIS. TSI: TSAG AGI: ADS TSI: TSIE AGI: REC.FIN. TSI: TSAE AGI: REC.FIN. TSI: TSIE AGI: ADS TSI: TSAD AGI: ADS TSI: TSIG AGI: SIST.FIS. TSI: TSIT AGI: REC.FIN. TSI: TSIT AGI: GEST.SERV. TSI: TSIT AGI: PESSOAL TSI: TSAE AGI: PESSOAL TSI: TSIT AGI: REC.FIN. TSI: TSAD AGI: GEST.SERV. TSI: TSAG AGI: PESSOAL TSI: TSIE AGI: SIST.FIS. TSI: TSAP AGI: GEST.SERV. TSI: TSIG AGI: REC.FIN. TSI: TSIG AGI: PESSOAL TSI: TSAD AGI: PESSOAL TSI: TSIG AGI: GEST.SERV. TSI: TSAD AGI: SIST.FIS. TSI: TSIG AGI: ADS TSI: TSAE AGI: ADS TSI: TSAP

p es o s MSI Figura 3

5. CONCLUSÕES E CONTINUIDADE DA PESQUISA

Atualmente, os estudos estão sendo direcionados no sentido de evoluir a metodologia inicialmente aplicada, especialmente na fase de Engenharia de Informação, nas etapas de Modularização e Priorização.

Na Modularização, busca-se um procedimento na definição dos MSI’s que resulte em módulos praticamente independentes uns dos outros. Isto torna o processo de priorização mais factível, já que ao se determinar, por exemplo, que o desenvolvimento de um determinado Módulo de Serviços de Informação é prioritário, isto não implique que se tenha que desenvolver os demais, devido a alta dependência entre os mesmos.

Quanto a fase de priorização segue-se as alternativas descritas anteriormente. REFERÊNCIAS

Costa, Luis Sérgio Salles e Caulliraux, Heitor M.( organizadores), Manufatura Integrada por Computador: Sistemas Integrados de Produção: Estratégia, Organização, Tecnologia e Recursos Humanos, Editora Campus, 1995.

Almeida, A. T. de; Bohoris, G. A.; Steinberg, H.; (1992) Managenment Information and Decision Support System of a Telecomunication Network. Journal of Decision Systems. 1(2-3)pp.213-241.

Almeida, A. T. de; Steinberg, H.; Bohoris, G. A.; (1991) A Decision Support System in the Management of a Telecommunication Network. IFORS First Specialized Conference on Decision Support System. 27-29 March 1991; Bruges -Belgium; 4.F11.Cpp.67. Davenport, T. H., Reengenharia de Processos, Editora Campus, 1994.

Porter, Michael E., Vantagem Competitiva: Criando e Sustentando um Desempenho Superior, Editora Campus, 1989.

Sprague Jr, R. H., Watson, H. J. (Ed); Decision Support Systems - Putting Theory into Practice, Prentice-Hall, Inc; 1989

Bigdoli, H, Decision Support System - Principles and Practice; West Publishing Company, New York, 1989

Thierauf, R. J.; Decision Support System for Effective Planning and Control - - A case Study Approach, Prentice-Hall, Inc., Englewood Cliffs, 1982

Almeida, A. T. de; Alcoforado, M.M.D.G.; (1996) Apoio a Decisão no Planejamento e

Administração de Sistemas de Informação; 20o Encontro Anual da ANPAD (Associação Nacional dos Programas de Pós-Graduação em Administração), 23-25, Setembro,1996, Angra dos Reis, RJ, 13p.