Ανάπτυξη διαδραστικής διαδικτυακής εφαρμογής με σκοπό την διαχείριση εγγράφων σε γλώσσα προγραμματισμού TCL

Πτυχιακή Εργασία

Ανάπτυξη Διαδραστικής Διαδικτυακής Εφαρμογής Με Σκοπό Την Διαχείριση Εγγράφων Σε Γλώσσα Προγραμματισμού TCL

Σπουδάστρια Επιβλέπων καθηγητής

Ευθυμιάδου Ελένη Μαρδύρης Βασίλειος

Καβάλα 2005

ΣΧΟΛΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ & ΟΙΚΟΝΟΜΙΑΣ

ΤΜΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ

Ευθυμιάδου Ελένη

2 Πτυχιακή Εργασία

Ανάπτυξη Διαδραστικής Διαδικτυακής Εφαρμογής Με Σκοπό Την Διαχείριση Εγγράφων Σε Γλώσσα Προγραμματισμού TCL

Σπουδάστρια Επιβλέπων καθηγητής

Ευθυμιάδου Ελένη Μαρδύρης Βασίλειος

Καβάλα 2005

ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΟ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟ ΙΔΡΥΜΑ ΚΑΒΑΛΑΣ ΣΧΟΛΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ & ΟΙΚΟΝΟΜΙΑΣ

ΤΜΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ

Πρόλογος

Η παρούσα πτυχιακή εργασία εκπονήθηκε κατά τη διάρκεια του έτους 2005 από τη σπουδάστρια του τμήματος Διαχείρισης Πληροφοριών του Τεχνολογικού Εκπαιδευτικού Ιδρύματος Καβάλας, Ελένη Ευθυμιάδου.

Ο κύριος στόχος της εργασίας είναι η ανάπτυξη μιας διαδραστικής διαδικτυακής εφαρμογής διαχείρισης εγγράφων, που θα διευκολύνει τις επιχειρήσεις στην οργάνωση και μετακίνηση των εγγράφων που διαθέτουν.

Η υπόδειξη του θέματος έγινε από τον Ηλ. Μηχανικό & Μηχ. Υπολογιστών, κ. Βασίλειο Μαρδύρη, έκτακτο εκπαιδευτικό του τμήματος Διαχείρισης Πληροφοριών, τον οποίο θα ήθελα να ευχαριστήσω για την καθοδήγηση του.

Απρίλιος 2005 Ευθυμιάδου Ελένη

Ευθυμιάδου Ελένη

4 Περίληψη

Το αντικείμενο της παρούσας πτυχιακής εργασίας είναι η ανάπτυξη μιας web εφαρμογής με σκοπό τη διαχείριση εγγράφων, σχεδιασμένη στη γλώσσα προγραμματισμού Tcl. Για τη δημιουργία της χρησιμοποιήθηκε, επίσης, η γλώσσα κειμένου HTML, το σύστημα διαχείρισης βάσεων δεδομένων MySQL και ο Apache Web Server.

Διαχείριση εγγράφων, είναι ο αυτοματοποιημένος έλεγχος των ηλεκτρονικών ‘εγγράφων’ μέσα από ολόκληρο τον κύκλο ζωής τους, από τη δημιουργία, ως την αρχειοθέτηση.

Η ανάγκη για αποθήκευση πληροφοριών σε επιχειρήσεις αλλά και δημόσιους φορείς επιβάλλεται για την ομαλή λειτουργία της. Έως σήμερα το πλέον διαδεδομένο μέσο αποθήκευσης τέτοιων πληροφοριών είναι το χαρτί. Το αποτέλεσμα είναι, οι περισσότερες επιχειρήσεις σήμερα, να νιώθουν ότι πνίγονται σε μια θάλασσα από χαρτί.

Το υψηλό κόστος παραγωγής και διατήρησης των εγγράφων και η αναποτελεσματική στρατηγική διαχείρισής τους φέρονται ως τα κυριότερα ζητήματα που αντιμετωπίζουν οι επιχειρήσεις σήμερα σχετικά με τη διαχείριση των εγγράφων τους. Τα συστήματα διαχείρισης εγγράφων, παρουσιάζονται ως λύση σε αυτά τα προβλήματα, ώστε τελικά να φτάσουν οι επιχειρήσεις στο επίπεδο του λεγόμενου paperless office (γραφείο χωρίς χαρτιά).

Καθώς, λοιπόν, η ύπαρξη ενός ηλεκτρονικού υπολογιστή σε κάθε γραφείο, είναι πραγματικότητα, υλοποιήθηκε η εφαρμογή «e-διαχείρισης εγγράφων», η οποία προορίζεται για τα στελέχη των επιχειρήσεων, δίνοντας τους τη δυνατότητα να αποθηκεύουν τα έγγραφα τους σε μια βάση δεδομένων και να τα αποστέλλουν στους υπόλοιπους χρήστες της εφαρμογής.

Η αρχική σκέψη ήταν να αναπτυχθεί ένα εργαλείο γραφείου που εκμεταλλευόμενο τις δυνατότητες του υπολογιστή, να συμβάλει στη λύση του προβλήματος των εγγράφων. Επίκεντρο της προσπάθειας ήταν, οι υπηρεσίες που παρέχει να είναι όσο το δυνατό πιο εύχρηστες και λειτουργικές.

Για την καλύτερη κατανόηση του περιεχομένου της παρούσας πτυχιακής εργασίας και τον αποτελεσματικό εντοπισμό των επιμέρους πληροφοριών που διαθέτει, περιγράφονται επιγραμματικά τα κεφάλαια που ακολουθούν:

Κεφάλαιο 1: Περιγράφεται ένα σύγχρονο σύστημα διαχείρισης εγγράφων.

Γίνεται προσπάθεια να δοθεί ορισμός ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων.

Περιγράφονται τα χαρακτηριστικά ενός γενικού συστήματος διαχείρισης εγγράφων. Επίσης παρουσιάζονται πλεονεκτήματα αλλά και περιορισμοί ενός

τέτοιου συστήματος. Τέλος δίνονται τα προαπαιτούμενα βήματα για την επιλογή ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων.

Κεφάλαιο 2: Παρουσιάζονται τα εργαλεία της εφαρμογής. Περιγράφονται οι διαδικασίες εγκατάστασης και διαμόρφωσης των MySQL και Apache και παρουσιάζεται η γλώσσα Tcl, η HTML και το CGI.

Κεφάλαιο 3: Παρουσιάζεται η εφαρμογή και περιγράφεται η λειτουργία της. Ακόμη, αποτυπώνεται η διαδικασία σχεδιασμού της βάσης δεδομένων καθώς επίσης και ο κώδικας της εφαρμογής.

Κεφάλαιο 4: Στο κεφάλαιο αυτό παρουσιάζεται το θέμα της ασφάλειας δικτύων και οι μέθοδοι ασφαλής μεταφοράς δεδομένων.

Κεφάλαιο 5: Στο τελευταίο κεφάλαιο παρουσιάζονται τα συμπεράσματα και οι προοπτικές επέκτασης της εφαρμογής.

Ευθυμιάδου Ελένη

6 Περιεχόμενα

Κεφάλαιο 1- Σύστημα Διαχείρισης Εγγράφων 7 1.1 Τι Είναι Σύστημα Διαχείριση Ηλεκτρονικών Εγγράφων 8 1.2 Τι Μπορεί Να Κάνει Η Διαχείριση Εγγράφων 8 1.3 Συστατικά ενός Συστήματος Διαχείρισης Εγγράφων 12 1.4 Πλεονεκτήματα Ενός Συστήματος Διαχείρισης Εγγράφων 13

1.5 Περιορισμοί 16

1.6 Δομή Ενός Συστήματος Διαχείρισης Εγγράφων 16 1.7 Προαπαιτούμενα Βήματα Για Την Επιλογή Συστήματος

Διαχείρισης Εγγράφων 20

Κεφάλαιο 2- Χρησιμοποιούμενη Τεχνολογία 23

2.1 Η MySQL 23

2.2 Εγκατάσταση και διαμόρφωση της MySQL 23

2.2.1 Εγκατάσταση της MySQL

23

2.2.2 Εκκίνηση της MySQL

27

2.2.3 Χρήσιμα υποπρογράμματα

30

2.3 Apache Web Server 31

2.3.1 Εγκατάσταση του Apache

31

2.3.2 Εκκίνηση του Apache

34

2.3.3 Παραμετροποίηση του Apache

35

2.4 Η Γλώσσα HTML 36

2.4.1 Οι Βασικότερες Ετικέτες Της HTML

37

2.5 Η Γλώσσα TCL/TK 46

2.5.1 Σύνταξη Της Γλώσσας Tcl

48

2.6 Το CGI (Common Gateway Interface) –

Κοινή Διεπαφή Πύλης 57

2.6.1 Εσωτερικές λειτουργίες του CGI

58

2.6.2 Δομή ενός προγράμματος CGI

59

2.6.3 Μεταβλητές περιβάλλοντος

59

2.6.4 Πρόσβαση στα στοιχεία της φόρμας

61

2.6.5 Αποκωδικοποίηση των στοιχείων μιας φόρμας

61

2.6.6 Ασφαλή προγράμματα CGI

62 Κεφάλαιο 3- Παρουσίαση Και Περιγραφή Εφαρμογής 65

3.1 Παρουσίαση Της Εφαρμογής 65

3.2 Λειτουργία Της Εφαρμογής 73

3.3 Σχεδιασμός της Βάσης Δεδομένων 74

3.4 Συγγραφή Κώδικα 76

Κεφάλαιο 4- Ασφάλεια 79

4.1 Απαιτήσεις Ασφάλειας 80

Κεφάλαιο 5- Συμπεράσματα Και Προοπτικές 85

5.1 Συμπεράσματα Και Προοπτικές 85

Βιβλιογραφία 87

Ευθυμιάδου Ελένη

8

Κεφάλαιο 1

Στο κεφάλαιο αυτό περιγράφεται η έννοια τη διαχείρισης εγγράφων, τα χαρακτηριστικά ενός συστήματος ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων και αποτυπώνονται τα οφέλη καθώς και οι περιορισμοί μιας τέτοιας εφαρμογής για μια επιχείρηση. Τέλος περιγράφονται τα προαπαιτούμενα βήματα για την επιλογή ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων.

Η ανάγκη για αποθήκευση πληροφοριών σε επιχειρήσεις αλλά και δημόσιους φορείς επιβάλλεται για την ομαλή λειτουργία της. Έως σήμερα το πλέον διαδεδομένο μέσο αποθήκευσης τέτοιων πληροφοριών είναι το χαρτί. Ένα αρχείο όμως αποθηκευμένο σε φακέλους και αρχειοθήκες, σημαίνει ότι:

Απαιτείται τεράστιος αποθηκευτικός χώρος, ο οποίος θα μπορούσε να δαπανηθεί σε παραγωγικές θέσεις εργασίας.

Ένα τέτοιο αρχείο είναι πολύ δύσκολα συντηρήσιμο.

Οι αποθηκευμένες πληροφορίες έχουν στατικό χαρακτήρα, υπό την έννοια ότι δεν μπορούν εύκολα να αναζητηθούν και να συνδυασθούν ώστε να δώσουν στους χρήστες τους την εικόνα που χρειάζονται για την διεκπεραίωση της εργασίας τους.

Η χρήση ενός εγγράφου απαιτεί την ανάσυρσή του από τη θέση αποθήκευσης, πιθανότατα τη φωτοτύπησή του και στη συνέχεια την επανοτοποθέτησή του στην αρχική του θέση, διαδικασία που εγκυμονεί κινδύνους φθοράς. [13]

Τα συστήματα διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων καταφέρνουν να ξεπεράσουν αυτά τα προβλήματα.

1.1 Τι Είναι Σύστημα Διαχείριση Ηλεκτρονικών Εγγράφων

Τα συστήματα διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων (EDMS) παρέχουν σε μια επιχείρηση τα εργαλεία που δημιουργούν, που διαχειρίζονται, που ελέγχουν, και που διανέμουν τα ηλεκτρονικά έγγραφα. Σε αυτό το σημείο θα ήταν καλό να καθορίσουμε τι σημαίνει "έγγραφο". Στα πλαίσια του συστήματος διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων, ένα έγγραφο είναι ουσιαστικά ένα αρχείο. Ένα αρχείο, σε αυτήν την χρήση, είναι ένα ηλεκτρονικό, ψηφιακό κιβώτιο για τις πληροφορίες.

Ένα έγγραφο μπορεί να είναι ένα αρχείο επεξεργασίας κειμένου, ή μπορεί να είναι μια γραφική εικόνα, ή οποιαδήποτε άλλη ξεχωριστή, αναγνωρίσιμη μονάδα πληροφοριών που μπορεί να υπάρξει μέσα σε ένα σύστημα ηλεκτρονικών υπολογιστών.

Παραδοσιακά, τα λειτουργικά συστήματα όπως το DOS και τα Windows έχουν αποτύχει να προσφέρουν τα εργαλεία και τους απαραίτητους πόρους για τη διαχείριση των εγγράφων. Δικαιολογημένα, τα εργαλεία που χρησιμοποιούνται για να δημιουργήσουν και να διανείμουν τα αρχεία -- επεξεργαστές λέξεων, υπολογισμοί με λογιστικό φύλλο (spreadsheet), προγράμματα γραφικής παράστασης, και όμοια -- έχουν επικεντρωθεί στον πυρήνα λειτουργικότητας τους, αφήνοντας τη διαχείριση εγγράφων στο λειτουργικό σύστημα. Οι εταιρίες, που δημιουργούν τους τεράστιους αριθμούς εγγράφων, και που έχουν επενδύσει το διανοητικό κεφάλαιό τους στο περιεχόμενο αυτών των εγγράφων, έχουν γυρίσει παραδοσιακά στο λογισμικό διαχείρισης εγγράφων, για να υπερνικήσουν αυτό το έλλειμμα. Όσο "περισσότερο εταιρική μνήμη" συγκεντρώνεται στα ηλεκτρονικά έγγραφα, τόσο περισσότερες εταιρίες αναγνωρίζουν την ανάγκη για ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων.

1.2 Τι Μπορεί Να Κάνει Η Διαχείριση Εγγράφων

Καταρχήν, η διαχείριση εγγράφων δεν αναφέρεται στα έγγραφα μιας επιχείρησης, αλλά στους χρήστες της και τους επιχειρησιακούς στόχους της. Η διαχείριση εγγράφων βάζει τους χρηστές στον έλεγχο της γνώσης που θεσμοποιείται μέσα στον οργανισμό τους. Οι μελέτες υποδεικνύουν ότι το μεγαλύτερο ποσοστό της "γνώσης" μιας επιχείρησης αποθηκεύονται ως μη- δομημένα στοιχεία, όπως τα έγγραφα. Ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων είναι ο τρόπος να μεταδοθεί η δομή, η οργάνωση, και η δυνατότητα πρόσβασης σε αυτήν την αποθήκη γνώσης.

Ευθυμιάδου Ελένη

10

Η διαχείριση εγγράφων είναι μια ευρεία πειθαρχία που προσφέρει ποικίλα χαρακτηριστικά γνωρίσματα και υπηρεσίες που μπορούν να εξεταστούν μέσα στις ακόλουθες κατηγορίες:

o Υπηρεσίες βιβλιοθήκης o Υποστήριξη δικτύου o Ασφάλεια κειμένου

o Πλήρη ανάκτηση εγγράφων o Ανιχνευτές Τύπου Εγγράφων o Αρχειοθέτηση

o Έλεγχος έκδοσης o Ιστορικό εγγράφου

o Έλεγχος πρόσβασης (είσοδος / έξοδος)

Τεχνολογίες όπως η απεικόνιση (imaging) και η ροή της δουλειάς (workflow) που συσχετίζονται πολύ με τη διαχείριση εγγράφων συσσωρεύονται συχνά στο μίγμα διαχείρισης εγγράφων.

Υπηρεσίες βιβλιοθήκης

Οι υπηρεσίες βιβλιοθήκης περιλαμβάνουν τον πυρήνα του συνόλου των λειτουργιών της διαχείρισης εγγράφων. Είναι ένας ευρύς όρος που καλύπτει την αποθήκευση, την καταχώρηση και την ανάκτηση των αρχείων.

Υποστήριξη δικτύου

Η υποστήριξη δικτύου παρέχει τα απαραίτητα εργαλεία για εργασία με τις διαδρομές και τους πόρους δικτύων από το διαχειριστή εγγράφων με έναν τρόπο που είναι διαφανής στους τελικούς χρήστες. Η υποστήριξη δικτύων, παραδείγματος χάριν, παρέχει στους χρήστες την ενιαία πρόσβαση ανάκτησης εγγράφων, ανεξάρτητα από το πόσο διασκορπισμένα τα έγγραφα μπορεί πραγματικά να είναι στο δίκτυο. Παρέχει επίσης στο διαχειριστή συστήματος μια απλή μεθοδολογία για να ενσωματώσει το διαχειριστή εγγράφων με το δίκτυο.

Ασφάλεια εγγράφων

Η ασφάλεια εγγράφων τοποθετεί το σύστημα διαχείρισης εγγράφων στο σημείο εστίασης της πρόσβασης και στην αποθήκευση εγγράφων. Η ασφάλεια εγγράφων περιλαμβάνει τα έγγραφα, τους χρήστες, και τις ομάδες χρηστών. Το σύστημα διαχείρισης εγγράφων ορίζει τα δικαιώματα και τις άδειες στα έγγραφα βασισμένα στους μεμονωμένους χρήστες, τις ομάδες χρηστών, και τους ρόλους τους οποίους οι χρήστες εξυπηρετούν μέσα στον οργανισμό.

Πλήρης Ανάκτηση Κειμένου

Ένας αληθινός διαχειριστής εγγράφων πρέπει να παρέχει διάφορες λεωφόρους όπου οι χρήστες μπορούν να επισκεφτούν προκειμένου να βρουν την πληροφορία. Η πλήρης ανάκτηση κειμένου είναι μια κρίσιμη διαδρομή της πρόσβασης στις πληροφορίες που δεν μπορούν εύκολα να ταξινομηθούν ή να αντιπροσωπευθούν μέσα από το περίγραμμα της δομής του έγγραφου. Η πλήρης έρευνα κειμένων δίνει στους χρήστες την ανοιχτή πρόσβαση στα έγγραφά τους με τη διαμόρφωση των αναζητήσεων βασισμένων στις έννοιες παρά τις κατηγορίες.

Η πλήρης ανάκτηση κειμένων είναι μια διμερής διαδικασία. Στο πρώτο μέρος, μια μηχανή ευρετήριο κειμένων εξάγει κάθε λέξη από όλα τα έγγραφα που καθαρίζονται για την έρευνα. Αυτές οι πληροφορίες χρησιμοποιούνται για να κατασκευάσουν έναν δείκτη στα έγγραφα.

Το δεύτερο μέρος της πλήρους έρευνας κειμένων είναι η πραγματική αναζήτηση, όπου οι χρήστες διευκρινίζουν τα κριτήρια -- λέξεις, συνδυασμοί λέξης, φράσεων, εκφράσεων, κ.λπ. -- που αναζητούνται ενάντια στο δείκτη. Κάθε έγγραφο που ταιριάζει με τους όρους αναζήτησης επιστρέφεται ως "χτύπημα".

Ανιχνευτές Τύπου Εγγράφων

Ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων επιπέδου εταιρίας καλείται για διαχειριστεί περισσότερους από έναν τύπους αρχείου. Σε μια χαρακτηριστική εγκατάσταση, το σύστημα διαχείρισης εγγράφων διαχειρίζεται τα αρχεία επεξεργασίας κειμένου -- που παράγονται συχνά από περισσότερα από ένα προγράμματα επεξεργασίας κειμένου -- υπολογισμοί με λογιστικό φύλλο (spreadsheet), πίνακες στοιχείων, αρχεία εικόνας των διάφορων σχημάτων, αρχεία έργου, αρχεία HTML, και τα λοιπά. Δεδομένου ότι αυτά τα αρχεία, ή τα αντικείμενα, είναι υπό έλεγχο του συστήματος διαχείρισης εγγράφων, πρέπει να παρέχει μέσα να εξετασθούν αυτά τα αρχεία.

Ευθυμιάδου Ελένη

12

Αρχειοθέτηση

Η αρχειοθέτηση, είναι ένας τρόπος να κινηθούν τα χρονολογημένα ή αχρησιμοποίητα αρχεία από το κύριο μέσο αποθήκευσης προς τη δευτεροβάθμια αποθήκευση. Το σύστημα διαχείρισης εγγράφων πρέπει να εξασφαλίσει ότι οι χρήστες μπορούν ακόμα να ψάξουν για πληροφορίες στα αρχειοθετημένα αρχεία και, εάν οι επιθυμητές πληροφορίες περιλαμβάνονται σε ένα αρχείο, ότι υπάρχει ένας έτοιμος τρόπος να το αποκαταστήσουν.

Έκδοση εγγράφων

Η έκδοση εγγράφων είναι μια περίπτωση, ή σχέδιο, ενός εγγράφου που σώζεται ως επόμενη αναθεώρηση ενός προγενέστερου σχεδίου. Με τη δημιουργία των ξεχωριστών εκδόσεων ενός εγγράφου, είναι δυνατό να ανιχνευθεί εκ νέου η εξέλιξή του. Οι εκδόσεις εγγράφων γενικά οργανώνονται γραμμικά, έτσι ώστε η έκδοση 2 ακολουθεί την έκδοση 1, η έκδοση 3 ακολουθεί την έκδοση 2, και τα λοιπά. Μερικοί διαχειριστές εγγράφων, επιτρέπουν στους χρήστες να δημιουργήσουν κλάδους, ή υπο-εκδόσεις. Κατά χρησιμοποίηση της υπο-εκδόσεις, την έκδοση 1 (αποκαλούμενη σημαντική έκδοση) μπορεί να ακολουθηθεί από την έκδοση 1.1 (μια δευτερεύουσα έκδοση), έπειτα από την έκδοση 1.2. Σε κάποιο σημείο μια νέα σημαντική έκδοση, έκδοση 2, δημιουργείται. Ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων που υποστηρίζει έλεγχο έκδοσης πρέπει να επιτρέπει στους χρήστες να γεννούν τις νέες εκδόσεις, στα πλαίσια των αποδεκτών οδηγιών.

Ιστορικό εγγράφου

Δεδομένου ότι τα έγγραφα είναι τόσο ζωτικής σημασίας στην επιτυχία οποιουδήποτε οργανισμού βασισμένου σε πληροφορίες, είναι ουσιαστικό να διατηρηθεί ένα ιστορικό αρχείο δραστηριότητας που συνδέεται με κάθε έγγραφο.

Τα ιστορικά εγγράφων, επίσης γνωστές ως διαδρομές ελέγχου, παρέχουν αυτό στα πλαίσια του συστήματος διαχείρισης εγγράφου.

Ο έλεγχος πρόσβασης

Καθώς τα δίκτυα έχουν γίνει κοινότυπα, επίσης και η συνεργάσιμη δημιουργία και την επεξεργασία των εγγράφων. Ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων πρέπει να παρέχει κάποιο τρόπο για τους πολλαπλούς συντάκτες να συντονίσουν τις δραστηριότητες σε ένα ή περισσότερα έγγραφα.

Ένα από τα αρχικά μέσα για αυτό είναι να εφαρμοστεί ένας έλεγχος εισόδου/εξόδου εγγράφων. Όταν ένας χρήστης ελέγχει ένα έγγραφο, έχει την επιλογή "του κλειδώματος" αυτού έτσι ώστε άλλοι χρήστες μπορούν να δουν το έγγραφο, αλλά δεν μπορούν να κάνουν οποιεσδήποτε αλλαγές σε αυτό. Αυτό αποτρέπει τα προβλήματα που μπορούν να προκύψουν όταν προσπαθούν να εκδώσουν το ίδιο έγγραφο συγχρόνως διάφοροι εργαζόμενοι. Με τον έλεγχο, μόνο ένας εργαζόμενος μπορεί να επεξεργάζεται ένα αρχείο. Όταν τελειώσει, ο εργαζόμενος εισάγει το έγγραφο πίσω μέσω του συστήματος διαχείρισης εγγράφου, καθιστώντας το διαθέσιμο σε άλλους χρήστες ξανά. [14]

 Τα συστήματα διαχείρισης εγγράφων αναπτύχθηκαν αρχικά για να βοηθήσουν τα δικηγορικά γραφεία να διατηρήσουν τον καλύτερο έλεγχο και την πρόσβαση στα πολλά έγγραφα που οι νομικοί επαγγελματίες παράγουν.

Στην ουσία, τα συστήματα εγγράφων δημιούργησαν βιβλιοθήκες εγγράφων σε ένα σύστημα ηλεκτρονικών υπολογιστών ή ένα δίκτυο. Η βιβλιοθήκη εγγράφων περιείχε έναν "κατάλογο καρτών" όπου οι παρεχόμενες πληροφορίες από το χρήστη αποθηκεύτηκαν και μέσω των οποίων οι χρήστες θα μπορούσαν να ανακαλύψουν τα έγγραφα και την πρόσβασή τους. Ο κατάλογος καρτών ήταν μια βάση δεδομένων που συνέλαβε τις πληροφορίες για ένα έγγραφο, όπως αυτοί:

 Συντάκτης: ποιος έγραψε ή συνέβαλε στο έγγραφο

 Κύρια θέματα: ποια θέματα καλύπτονται στο έγγραφο

 Ημερομηνία αρχικής σύνταξης: πότε άρχισε

 Ημερομηνία ολοκλήρωσης: πότε τελείωσε

 Σχετικά έγγραφα: ποια άλλα έγγραφα είναι σχετικά με το παρόν έγγραφο

 Σχετικές εφαρμογές: ποια προγράμματα χρησιμοποιούνται για να επεξεργαστούν το έγγραφο

 Περίπτωση: με ποια νομική περίπτωση (ή άλλη επιχειρησιακή διαδικασία) σχετίζεται το έγγραφο

1.3 Συστατικά ενός Συστήματος Διαχείρισης Εγγράφων

Κανένα απ’ τα παραπάνω χαρακτηριστικά ενός ΣΔΕ δεν διαχειρίζονται από μόνα τους τα έγγραφα μιας επιχείρησης. Αποτελούν απλά τεχνολογικά εργαλεία, που καθιστούν την διαχείριση των εγγράφων ευκολότερη. Ένα περιβάλλον διαχείρισης εγγράφων αποτελείται από πολύ περισσότερα στοιχεία, τα οποία πρέπει να συμπεριλαμβάνονται στον αρχιτεκτονικό σχεδιασμό ενός ΣΔΕ:

Ευθυμιάδου Ελένη

14

Άνθρωποι: Διαθέτουν γνώση σχετική με το περιεχόμενο των εγγράφων, διαθέτουν πολλές, εναλλακτικές επικοινωνιακές ικανότητες και έχουν την δύναμη να παίρνουν κρίσιμες αποφάσεις. Επιπρόσθετα, διαθέτουν πνευματική καλλιέργεια, η οποία θα επηρεαστεί αναπόφευκτα απ’ τις αλλαγές που θα αποφέρει το σύστημα διαχείρισης εγγράφων.

Διαδικασίες της επιχείρησης: Συχνά προκαθορίζουν την οργάνωση και την ροή της πληροφορίας, που αποτυπώνεται στα έγγραφα, μεταξύ των ατόμων, εντός και εκτός της επιχείρησης. Με την υιοθέτηση ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων είναι σχεδόν βέβαιο ότι θα επηρεαστούν και αυτές, στο μεγαλύτερο μέρος τους.

Αγορά: Οι προμηθευτές, οι διανομείς και οι πελάτες συμβάλουν σημαντικά στην διαδικασία της λήψης αποφάσεων, όσο μάλιστα και οι ίδιοι οι κατασκευαστές και διαχειριστές των εγγράφων. Συχνά είναι και οι αποδέκτες των διαχειριζόμενων εγγράφων.

Χρήματα: Το κόστος της τεχνολογίας που θα αγοραστεί, το κόστος ενσωμάτωσης της στην επιχείρηση, και το καθημερινό κόστος λειτουργίας της, σε αντιπαράθεση με τα πλεονεκτήματα ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων, πρέπει να ληφθούν υπ’ όψιν απ’ την επιχείρηση.

1.4 Πλεονεκτήματα Ενός Συστήματος Διαχείρισης Εγγράφων

 Μείωση κόστους

Τα συστήματα διαχείρισης εγγράφων μπορούν να συντελέσουν στην γενική μείωση του κόστους λειτουργία της επιχείρησης.

 Μειωμένο κόστος αποθήκευσης εγγράφων: Στα πλαίσια ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων η οργανωμένη και αυτοματοποιημένη αποθήκευση εγγράφων συμβάλλει στην εξοικονόμηση φυσικού και ψηφιακού χώρου αποθήκευσης και άρα στην εξοικονόμηση χρημάτων.

 Αυξημένη παραγωγικότητα: Η αναζήτηση αρχείων ή πληροφορίας δεν είναι πλέον διαδικασία χρονοβόρα και κουραστική.

Υπάρχει γρήγορη και εύκολη πρόσβαση στα έγγραφα και τα αρχεία, μέσω των υπολογιστών που υπάρχουν σε κάθε γραφείο της επιχείρησης.

 Μείωση κόστος εκτύπωσης των εγγράφων: Με ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων έχουμε μείωση των εξόδων για την εκτύπωση των εγγράφων. Τα ηλεκτρονικά έγγραφα βγαίνουν πλέον σε φωτοαντίγραφα μόνο όταν υπάρχει απαίτηση τους ή και όχι προληπτικά ή αναγκαία, όπως συνέβαινε προηγουμένως για έγγραφα σε χαρτί.

 Μείωση κόστους διανομής εγγράφων : Στις περισσότερες περιπτώσεις, τα έγγραφα βολεύουν να διανέμονται σε ηλεκτρονική μορφή, με αποτέλεσμα τα έξοδα μεταφοράς και διανομής να είναι ελάχιστα. Επιπλέον ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων προβλέπει τρόπους και τεχνολογικές λύσεις για να γίνεται αυτή η διανομή όσο το δυνατόν πιο συντονισμένα και γρήγορα και συνεπώς πιο οικονομικά.

 Λιγότερα λάθη ανθρώπινου παράγοντα: Οι εταιρίες, καθημερινά, χάνουν στην κυριολεξία ολόκληρες μέρες, και συνεπώς χρήματα, προκειμένου να βρουν έγγραφα που δεν είχαν τοποθετηθεί εξαρχής στην σωστή τους θέση. Η αναζήτηση, στα πλαίσια ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων, επιτρέπει στους χρήστες να βρουν συγκεκριμένες πληροφορίες μέσα σε αμέτρητα ηλεκτρονικά έγγραφα μέσα σε δευτερόλεπτα, μέσα απ’ τον σταθμό εργασίας τους.

 Ελάττωση χρόνου επεξεργασίας παλαιοτέρων εγγράφων:

Πολλά έγγραφα είτε περιέχουν ανακρίβειες είτε το περιεχόμενο τους δεν ανταποκρίνεται στα σημερινά δεδομένα. Σε ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων η διαδικασία που χρειάζεται για την ενημέρωση τέτοιων εγγράφων είναι πολύ πιο γρήγορη, εύκολη και οικονομική, καθώς υπάρχουν μηχανισμοί για άμεση επεξεργασία του ίδιου του ηλεκτρονικού αρχείου που αντιπροσωπεύει το έγγραφο και δεν υπάρχει λόγος ανακατασκευής του.

 Μικρότερη ανάγκη για επιπλέον προσωπικό: Μια ενδεχόμενη αύξηση της παραγωγής θα είχε σαν φυσικό επακόλουθο την εμφάνιση ή δημιουργία επιπλέον εγγράφων. Για την διαχείριση μεγαλύτερου πλήθους εγγράφων, θα ήταν αναγκαία η πρόσληψη επιπλέον προσωπικού. Αντίθετα υιοθετώντας ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων, η διαδικασία διαχείρισης είναι αυτοματοποιημένη σε μεγαλύτερο βαθμό και έτσι τα επιπλέον έγγραφα μπορεί να τα χειριστεί το ήδη υπάρχον προσωπικό.

Ευθυμιάδου Ελένη

16

 Βελτιωμένη ποιότητα

 Ταχύτερη εξυπηρέτηση: Τα διάφορα έργα που αναλαμβάνει η επιχείρηση εκτελούνται γρηγορότερα, αφού υπάρχει γρήγορη πρόσβαση σε πληροφορίες και έγγραφα τόσο απ’ τους υπαλλήλους, όσο ενδεχομένως και απ ’τους πελάτες της.

 Αξιόπιστη προσφορά υπηρεσιών: Σε ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων, είναι σχεδόν βέβαιο ότι θα γίνει διανομή των σωστών εγγράφων στην σωστή ώρα. Ως φυσικό επακόλουθο, οι πελάτες θα είναι ευχαριστημένοι απ’ την ποιότητα της υπηρεσίας που τους προσφέρει η επιχείρηση.

 Αποδοτικότερη λήψη αποφάσεων: Άνθρωποι σε τελείως διαφορετικές τοποθεσίες, έχουν την δυνατότητα να εξετάζουν το ίδιο έγγραφο, την ίδια στιγμή. Το γεγονός αυτό, συμβάλει στο να παίρνουν τις αποφάσεις τα στελέχη μιας επιχείρησης πιο γρήγορα.

 Προχωρημένες δυνατότητες αναζήτησης εγγράφων: Η δυνατότητα εύκολης εύρεσης και χρήσης συγκεκριμένης πληροφορίας είναι ένα ουσιαστικό πλεονέκτημα των ηλεκτρονικών εγγράφων. Η ελεύθερη αναζήτηση κειμένου επιτρέπει στους χρήστες να βρουν συγκεκριμένες πληροφορίες που μπορεί να περιέχονται, για παράδειγμα, σε πολλά αρχεία τύπου PDF, θέτοντας ως κριτήριο αναζήτησης λέξεις που περιέχονται στο εσωτερικό κείμενο των αρχείων αυτών.

 Μεγαλύτερη Ασφάλεια

 Προστασία εγγράφων: Οι επιχειρήσεις έρχονται συχνά με τον φόβο της καταστροφής των χάρτινων εγγράφων, λόγω πυρκαγιάς, υγρασίας ή ακόμα και φυσικής φθοράς. Τα ηλεκτρονικά αρχεία μπορούν εύκολα να αντιγραφτούν σε εναλλακτικές τοποθεσίες και έτσι να διαφυλαχτούν σημαντικές πληροφορίες.

 Ανάθεση ρόλων και εξουσιοδότηση: Στα πλαίσια ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων, προβλέπεται η διαδικασία προσδιορισμού των διαφόρων ρόλων που μπορεί να αποδοθούν στους υπαλλήλους και με βάση αυτούς, να γίνεται έλεγχος σε ποια έγγραφα έχει πρόσβαση ο κάθε υπάλληλος και για ποιο λόγο (ανάγνωση, επεξεργασία, κοινοποίηση).

 Καλύτερες συνθήκες εργασίας

 Μεγαλύτερη διάθεση για εργασία: Η αυτοματοποίηση μιας διαδικασίας, που προηγουμένως ήταν χρονοβόρα, κουραστική και ανιαρή, οδηγεί αναμφισβήτητα στην βελτίωση της διάθεσης του προσωπικού. Οι υπάλληλοι αισθάνονται ότι η εργασία τους είναι πιο ουσιαστική και ενδιαφέρουσα. Ως φυσικό επακόλουθο, αποκτούν περισσότερη πρωτοβουλία και δημιουργικότητα και φυσικά περισσότερη όρεξη για δουλειά.

 Βελτιωμένη επικοινωνία: Η βελτιωμένη επικοινωνία θεωρείται ένα απ’ τα πιο σημαντικά πλεονεκτήματα χρήσης ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων, αφού διευκολύνει την επικοινωνία και την αμοιβαία συνεισφορά πληροφορίας μεταξύ εταιριών. Επιπρόσθετα, συντελεί στην καλύτερη επικοινωνία και μεταξύ των διαφορετικών τμημάτων της επιχείρησης.

1.5 Περιορισμοί

 Σχετικά υψηλό κόστος εγκατάστασης: Η άδεια χρήσης ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων είναι αρκετά πιο ακριβή από άλλα συστήματα.

 Έλλειψη προτύπων: Τα συστήματα διαχείρισης εγγράφων θεωρούνται μια σχετικά νέα τεχνολογία, και τα πρότυπα που έχουν δημιουργηθεί δεν είναι σαφώς ορισμένα και ξεκάθαρα.

 Μη αναγνώριση εγγράφων: Έγγραφα που παράγονται από ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων, δεν μπορούν ακόμα να αναγνωριστούν ως νομικά έγγραφα στην Ελλάδα.



Εξάρτηση της λειτουργίας του από πολλούς παράγοντες: Η χρησιμοποίηση του συστήματος διαχείρισης εγγράφων, εξαρτάται άμεσα από την ομαλή λειτουργία του υπολογιστή, του δικτύου, ακόμη και της παροχής του ρεύματος.

1.6 Δομή Ενός Συστήματος Διαχείρισης Εγγράφων

Ευθυμιάδου Ελένη

18

Τα αρχικά έγγραφα προς επεξεργασία μπορεί να είναι σε έντυπη μορφή, μπορεί όμως να είναι και σε ηλεκτρονική μορφή. Τις περισσότερες φορές, ωστόσο, αν και σε ηλεκτρονική μορφή, δεν είναι δυνατή ή εύκολη η αναζήτηση και η ανάκτηση τους υπόλοιπους υπαλλήλους στην εταιρία, που χρειάζονται κάποιες πληροφορίες απ’ αυτά. Ένα σύγχρονο σύστημα διαχείρισης εγγράφων αναβαθμίζει τις παραδοσιακές μεθόδους αποθήκευσης και ανάκτησης (έντυπων ή ηλεκτρονικών) εγγράφων, παρέχοντας αποδοτικές μεθόδους αποθήκευσης και ευέλικτες μεθόδους αναζήτησης και ανάκτησης.

Ένα πλήρες σύστημα διαχείρισης εγγράφων περιλαμβάνει τα εξής υποσυστήματα:

 Σύστημα σάρωσης

 Σύστημα δεικτοδότησης

 Σύστημα αποθήκευσης

 Σύστημα ανάκτησης

 Σύστημα ασφαλείας

Σύστημα σάρωσης

Το σύστημα σάρωσης αναλαμβάνει την μετατροπή έντυπων εγγράφων σε ηλεκτρονική μορφή, με τέτοιο τρόπο ώστε η διαχείριση των ηλεκτρονικών εγγράφων να είναι όσο το δυνατόν πιο αποδοτική. Οι κυριότεροι παράγοντες που πρέπει να ληφθούν υπ’ όψιν για την δημιουργία ενός συστήματος σάρωσης είναι η ταχύτητα, ο χώρος που θα καταλαμβάνει το παραγόμενο ηλεκτρονικό έγγραφο, η ευελιξία του τύπου του ηλεκτρονικού εγγράφου και φυσικά η ποιότητα του. Ένα καλό σύστημα σάρωσης έντυπων εγγράφων φροντίζει να παράγει με μεγάλη ταχύτητα, ένα μεγάλο πλήθος ηλεκτρονικών εγγράφων , που είναι σε συμπιεσμένη μορφή χωρίς όμως να έχουμε απώλειες σε ποιότητα ή ασυμβατότητες με άλλα συστήματα.

Σύστημα δεικτοδότησης

Όταν έντυπα έγγραφα καταφθάνουν σε ένα γραφείο, αυτά πρέπει να οργανωθούν για να είναι χρήσιμα. Στα έγγραφα αυτά μπαίνουν ετικέτες και στην συνέχεια ταξινομούνται, συρράπτονται και αρχειοθετούνται σε ένα ντουλάπι. Τα βήματα αυτά είναι απαραίτητα για να μην δημιουργηθεί χάος σε ένα πολυάσχολο γραφείο. Το ίδιο ισχύει και για τα ηλεκτρονικά έγγραφα. Ένα καλό σύστημα διαχείρισης εγγράφων πρέπει να διαθέτει ένα εκτεταμένο και πλήρη σύστημα δεικτοδότησης των εγγράφων, που οργανώνει τα έγγραφα για μελλοντική χρήση.

Σκοπός του συστήματος δεικτοδότησης είναι η δημιουργία και η χρήση ενός πίνακα με πληροφορίες αναφοράς που οδηγούν στα αποθηκευμένα δεδομένα. Το σύστημα δεικτοδότησης παίζει καθοριστικό ρόλο για την ποιότητα του συστήματος διαχείρισης εγγράφων. Η ταχύτητα εισαγωγής και ανάκτησης εγγράφων, καθώς και η αξιοπιστία των αναζητήσεων εξαρτώνται σε μεγάλο βαθμό απ’ το πόσο καλά έχει δημιουργηθεί το σύστημα δεικτοδότησης.

Αποτελείται από μια βάση δεδομένων στην οποία αποθηκεύονται εγγραφές που έχουν πληροφορίες για τα ηλεκτρονικά έγγραφα και επιτρέπει την αποδοτική διαχείριση τους.

Υποθέτοντας ότι για την δεικτοδότηση των εγγράφων χρησιμοποιείται μια σχεσιακή βάση δεδομένων, σε έναν πίνακα υπάρχουν εγγραφές κάθε μία απ’ τις οποίες αντιστοιχεί σε ένα έγγραφο που έχει εισέλθει στην βάση δεδομένων.

Ακολουθώντας ένα γενικό μοντέλο δεικτοδότησης εγγράφων τα γνωρίσματα που θα μπορούσε να έχει η κάθε εγγραφή της βάσης είναι:

 Κωδικός : Χρησιμεύει ως αναγνωριστικό κάθε εγγράφου.

 Αρχείο : Το γνώρισμα αυτό υποδεικνύει την φυσική τοποθεσία του αρχείου στο οποίο βρίσκεται το έγγραφο. Αποτελεί τον σύνδεσμο μεταξύ της βάσης δεδομένων και των αποθηκευμένων εγγράφων.

 Κατηγορία/ες : Το γνώρισμα προσδιορίζει σε ποια / ποιες κατηγορίες ανήκει το έγγραφο.

 Θέμα : Το γνώρισμα αποτελεί την επικεφαλίδα του εγγράφου

 Συγγραφείς : Το γνώρισμα αυτό προσδιορίζει τον συγγραφέα

 Ημερομηνία : Η ημερομηνία συγγραφής του εγγράφου.

 Λέξεις – Κλειδιά : Στο γνώρισμα αυτό καταγράφονται λέξεις που υπάρχουν στο έγγραφο και που μπορούν να καθοδηγήσουν ευκολότερα μια αναζήτηση.

 Σχόλια : Με αυτό δίνεται η δυνατότητα προσθήκης σημειώσεων το έγγραφο από τον χρήστη του συστήματος.

Όπως είναι φυσικό κάποια απ’ τα παραπάνω γνωρίσματα μπορούν να προσδιοριστούν αυτόματα απ’ το σύστημα δεικτοδότησης και να μην χρειάζεται η παραμικρή παρέμβαση απ’ τον χρήστη. Για παράδειγμα για ένα κείμενο επεξεργασίας του Microsoft Word, οι πληροφορίες ημερομηνίας και συγγραφέα είναι ήδη αποθηκευμένες στο ίδιο το αρχείο και το λογισμικό μπορεί να τις ανακτήσει προγραμματιστικά. Όσο περισσότερο αυτοματοποιημένη είναι η διαδικασία δεικτοδότησης τόσο πιο ισχυρό θεωρείται το σύστημα δεικτοδότησης.

Ευθυμιάδου Ελένη

20

Σύστημα αποθήκευσης

Σκοπός ενός συστήματος αποθήκευσης είναι η αποθήκευση των ηλεκτρονικών εγγράφων, που έχουν εισαχθεί στο σύστημα διαχείρισης εγγράφων, σε έναν χώρο με τέτοιο τρόπο ώστε να διατηρείται η σύνδεση μεταξύ των αποθηκευμένων εγγράφων και των χαρακτηριστικών που τους έχουν δοθεί, έτσι ώστε να είναι δυνατή η εύρεση και η ανάκτηση τους. Το σύστημα αποθήκευσης αποτελείται από τουλάχιστον τρία μέρη:

 Βάση Δεδομένων: Περιέχει το ευρετήριο και άλλα χαρακτηριστικά που έχουν δοθεί στα αποθηκευμένα έγγραφα. Λόγω της ανάγκης της συνεργασίας του συστήματος διαχείρισης εγγράφων με άλλες εφαρμογές, η βάση δεδομένων που θα χρησιμοποιηθεί πρέπει να χρησιμοποιεί εργαλεία και γλώσσες σύμφωνα με κάποια βιομηχανικά πρότυπα, όπως είναι το πρότυπο SQL.

 Σύστημα Αρχείων: Αποτελεί τον χώρο στον οποίο έχει γίνει η φυσική αποθήκευση των έγγραφων.



Κρυφή Μνήμη (Cache): Αποτελεί τον χώρο που προσωρινά αντιγράφονται τα έγγραφα για γρηγορότερη πρόσβαση.

Σύστημα ανάκτησης

Απ’ την στιγμή που τα έγγραφα εισαχθούν και δεικτοδοτηθούν στα πλαίσια ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων, η αστραπιαία ανάκτηση είναι σημαντική.

Οι χρήστες πρέπει να είναι σε θέση να χρησιμοποιήσουν εργαλεία απλά στην χρήση, για να βρουν οποιοδήποτε έγγραφο στο σύστημα, με βάση ένα ή και περισσότερα λογικά κριτήρια. Τις περισσότερες φορές το κριτήριο αυτό είναι κάποιο από τα γνωρίσματα της εγγραφής της βάσης δεδομένων που αντιστοιχεί στο έγγραφο. Η ανάκτηση του εγγράφου πρέπει να είναι απλή και φιλική στον χρήστη.

Η διαδικασία της ανάκτησης είναι αυτή που θα αναδείξει το πόσο ισχυρό είναι το σύστημα δεικτοδότησης. Για να είναι πραγματικά εύχρηστο ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων πρέπει να περιλαμβάνει ανάκτηση πλήρους κειμένου, με άλλα λόγια το κριτήριο αναζήτησης να είναι οποιαδήποτε λέξη βρίσκεται στο έγγραφο.

Ένα καλό σύστημα ανάκτησης καθιστά την ανάκτηση των εγγράφων εύκολη, γρήγορη και ευέλικτη.

Σύστημα Ασφάλειας

Σκοπός του συστήματος ασφαλείας είναι να ελέγχει σε ποια έγγραφα δικαιούται να έχει πρόσβαση κάποιος χρήστης και για ποιο λόγο. Επιπλέον είναι ευθύνη του συστήματος ασφαλείας να εξασφαλίσει το ότι δεν θα υποκλαπούν ή αλλοιωθούν τα έγγραφα ιδίως όταν ταξιδεύουν στο δίκτυο.

Το σύστημα ασφαλείας ορίζει ρόλους και τους αναθέτει στους χρήστες του συστήματος διαχείρισης εγγράφων. Ακολουθώντας ένα γενικό μοντέλο, καταρχήν υπάρχει ο ρόλος του υπεύθυνου που έχει πλήρη εξουσία πάνω στο σύστημα και μπορεί να ρυθμίζει κάποιες παραμέτρους του συστήματος. Στην συνέχεια μπορεί να υπάρχει ο ρόλος του χρήστη που μπορεί να στέλνει ή να αναζητάει έγγραφα.

Άλλος ρόλος είναι αυτός του χρήστη που μπορεί να αναζητάει μόνο έγγραφα. Το σύστημα ασφαλείας μπορεί να υπάρχει και σε επίπεδο εγγράφων. Ένας χρήστης μπορεί να έχει πρόσβαση σε συγκεκριμένα έγγραφα μόνο. Στην περίπτωση αυτή σε κάθε έγγραφο προσδιορίζεται το επίπεδο ασφαλείας του, που αποτελεί απλά ένα ακόμα γνώρισμα του εγγράφου. Με τον τρόπο αυτό διασφαλίζεται το απόρρητο κάποιων εγγράφων.

Καθώς τα έγγραφα ταξιδεύουν στο δίκτυο υπάρχει περίπτωση να υποκλαπούν από κάποιον που δεν έχει πρόσβαση σ’ αυτή. Για τον λόγο αυτό τα έγγραφα πριν σταλούν κωδικοποιούνται με κάποιο αλγόριθμο κρυπτογράφησης και στέλνονται μέσω δικτύου. Όταν τα δεδομένα φτάσουν στην άλλη πλευρά αποκωδικοποιούνται και ελέγχεται η αυθεντικότητα του εγγράφου.

1.7 Προαπαιτούμενα Βήματα Για Την Επιλογή Συστήματος Διαχείρισης Εγγράφων

Η ενσωμάτωση ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων σε μία επιχείρηση, δεν μπορεί φυσικά να γίνει σε μια νύχτα. Απεναντίας, η όλη διαδικασία μπορεί να χρειαστεί από τρεις μέχρι έξη μήνες. Το πιο σημαντικό βήμα στην διαδικασία λήψης μιας τέτοιας απόφασης, είναι η προσεκτική μελέτη και ο λεπτομερής προσδιορισμός των αναγκών, των στόχων και των απαιτήσεων της επιχείρησης.

Στην συνέχεια ακολουθούν κάποια γενικά βήματα που αν ακολουθηθούν θα βοηθήσουν την εταιρία στην διαδικασία λήψης μιας τέτοιας απόφασης.

 Προσδιορισμός της ανάγκης

Η συνειδητοποίηση του προβλήματος αποτελεί πάντα το πρώτο βήμα για την επίλυση του. Προσδιορίζοντας επακριβώς τα προβλήματα που υπάρχουν, η

Ευθυμιάδου Ελένη

22

επιχείρηση είναι έτοιμη να κάνει το επόμενο βήμα, να προσδιορίσει τους στόχους της.

 Προσδιορισμός στόχων και επιδιώξεων

Ο χρόνος που διατίθεται για τον προσδιορισμό των βραχυπρόθεσμων και μακροπρόθεσμων στόχων, θα βοηθήσει την επιχείρηση να εκτιμήσει την έκταση του έργου και τα βήματα για την ολοκλήρωση του.

 Αξιολόγηση εναλλακτικών στόχων

Υπάρχουν πολλοί παράγοντες που πρέπει να λάβει κανείς υπ’ όψιν του όταν αναπτύσσει ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων. Μια ουσιαστική εκπαίδευση πάνω στα χαρακτηριστικά και τα πλεονεκτήματα που μπορεί να έχουν εναλλακτικές προτάσεις συστημάτων διαχείρισης εγγράφων, θα βοηθήσουν στο να γίνει φανερή η διαφορά ανάμεσα στο τι είναι απαίτηση του συστήματος και τι είναι επιπλέον χαρακτηριστικό, ευκολία και πιθανώς υπερβολή.

 Προδιαγραφή απαιτήσεων

Αποτελεί, ίσως, το πιο σημαντικό βήμα για την υιοθέτηση ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων. Ο σωστός προσδιορισμός των λειτουργικών απαιτήσεων και των χαρακτηριστικών που απαιτούνται, θα βοηθήσουν στην περιγραφή του συστήματος που θα χρησιμοποιηθεί και της διαδικασίας ανάπτυξης που θα ακολουθηθεί.

 Προσδιορισμός συστήματος

Από την στιγμή που όλες οι απαιτήσεις του συστήματος έχουν προσδιοριστεί, είναι δυνατό να αναπτυχθεί μια ολοκληρωμένη λύση συστήματος

διαχείρισης εγγράφων. [3]

Ευθυμιάδου Ελένη

23

Κεφάλαιο 2

Ακολουθεί η περιγραφή των διαδικασιών εγκατάστασης και διαμόρφωσης της MySQL και του Apache. Στη συνέχεια παρουσιάζεται η γλώσσα προγραμματισμού Tcl καθώς επίσης περιγράφεται η HTML και το CGI.

2.1 Η MySQL

Η MySQL είναι ένα σύστημα διαχείρισης βάσεων δεδομένων. Είναι η πιο δημοφιλής, ανοιχτού κώδικα, SQL βάση δεδομένων που αναπτύσσεται και παρέχεται από την MySQL AB. Η MySQL AB είναι μια εμπορική εταιρεία που παρέχει υπηρεσίες γύρω από τη βάση δεδομένων MySQL.

2.2 Εγκατάσταση και διαμόρφωση της MySQL.

Οι οδηγίες εγκατάστασης που θα παρουσιάσουμε σ’ αυτό το κεφάλαιο βασίζονται στην επίσημη έκδοση της MySQL-Pro 4.0 από την MySQL AB.

2.2.1 Εγκατάσταση της MySQL.

Η διαδικασία εγκατάστασης της MySQL στα Windows είναι αρκετά απλή.

Εάν η εγκατάσταση γίνει μέσω Internet, τότε θα πρέπει πρώτα να μεταφερθεί στον υπολογιστή το πρόγραμμα εγκατάστασης. Το πρόγραμμα εγκατάστασης είναι σε συμπιεσμένη μορφή (zip). Το συμπιεσμένο αρχείο πρέπει να αποσυμπιεστεί σε ένα προσωρινό κατάλογο και να εκτελεστεί το πρόγραμμα εγκατάστασης setup.exe.

Ευθυμιάδου Ελένη

24

Όταν το πρόγραμμα setup.exe εγκαταστήσει τον MySQL server και τα client προγράμματα, το σύστημα διαχείρισης βάσεων δεδομένων MySQL είναι έτοιμο για χρήση. Τα ακόλουθα βήματα παρουσιάζουν αναλυτικά την εγκατάσταση της MySQL Pro 4.0 σε ένα σύστημα Windows 95/98/ΝΤ/2000/ΧP.

1. Μετάβαση στην σελίδα από την οποία μπορείτε να μεταφέρετε την MySQL- Pro 4.0, στην διεύθυνση Http://www.mysql.com/downloads/mysql-pro- 4.0.html. Εντόπιση του τομέα για τα Windows. Μεταφορά του αρχείου με τίτλο “Installation files (zip)”.

2. Κάνοντας κλικ στην σύνδεση Download, εμφανίζεται μία σελίδα η οποία παρουσιάζει μία λίστα “κατοπτρικών sites”, τα οποία παρέχουν το ίδιο περιεχόμενο. Γίνεται η επιλογή του site που βρίσκεται πλησιέστερα σε εσάς και μεταφέρεται το αρχείο στο σύστημά σας.

3. Αφού ολοκληρωθεί η μεταφορά του zip αρχείο στον σκληρό σας δίσκο, θα πρέπει να αποσυμπιεστεί σε ένα προσωρινό κατάλογο.

4. Στον προσωρινό κατάλογο, κάνοντας διπλό κλικ στο αρχείο setup.exe, γίνεται η εκκίνηση της εγκατάστασης της MySQL-Pro 4.0. Η Εικόνα 1.1., παρουσιάζει το πρώτο παράθυρο του οδηγού εγκατάστασης. Η διαδικασία συνεχίζεται πατώντας το κουμπί Next.

Εικόνα 1.1: Το πρώτο βήμα του οδηγού εγκατάστασης της MySQL στα Windows.

Ευθυμιάδου Ελένη

25

5. Το δεύτερο παράθυρο του οδηγού εγκατάστασης περιέχει τις πληροφορίες για τους χρήστες των Windows NT όπως δείχνει η Εικόνα 1.2, οι οποίοι θέλουν να εκκινούν την MySQL σαν μία υπηρεσία (service) στο σύστημά τους. Συνετό είναι να διαβαστούν οι πληροφορίες που εμφανίζονται και καταγραφεί οτιδήποτε αφορά την περίπτωσή σας. Η διαδικασία συνεχίζεται πατώντας το κουμπί Next.

6. Στην Εικόνα 1.3 εμφανίζεται το τρίτο παράθυρο του οδηγού εγκατάστασης σας, στο οποίο γίνεται η επιλογή της θέση για την εγκατάσταση της MySQL.

Η προεπιλεγμένη θέση εγκατάστασης είναι ο κατάλογος C:\mysql. Για να εγκατασταθεί η MySQL στην προτεινόμενη θέση, επιλέγεται το κουμπί Next και η διαδικασία συνεχίζεται. Διαφορετικά, κάνοντας κλικ στο κουμπί Browse γίνεται η επιλογή της επιθυμητή θέση εγκατάστασης. Πατώντας το Next εμφανίζεται το τέταρτο παράθυρο.

Εικόνα 1.2: Το δεύτερο βήμα του οδηγού εγκατάστασης της MySQL.

Ευθυμιάδου Ελένη

26

Εικόνα 1.3: Το τρίτο βήμα του οδηγού εγκατάστασης της MySQL.

Επιλέξτε μία θέση εγκατάστασης.

7. Στο τέταρτο παράθυρο του οδηγού εγκατάστασης σας επιλέγεται η μέθοδος εγκατάστασης Typical (τυπική), Compact (συμπαγής) ή Custom (εξειδικευμένη) όπως δείχνει η Εικόνα 1.4. Αφού επιλεγεί η μέθοδος εγκατάστασης Typical, συνεχίζεται η διαδικασία πατώντας το κουμπί

Next

.

Στο σημείο αυτό ξεκινά η διαδικασία εγκατάστασης της MySQL όπως παρουσιάζει η Εικόνα 1.5. Αφού ολοκληρωθεί η διαδικασία εγκατάστασης εμφανίζεται ένα μήνυμα το οποίο επιβεβαιώνει την ολοκλήρωση της. Κάνοντας κλικ στο κουμπί Finish ολοκληρώνεται η διαδικασία εγκατάστασης.

Εικόνα 1.4: Το τέταρτο βήμα του οδηγού εγκατάστασης. Επιλέξτε την μέθοδο εγκατάστασης.

Ευθυμιάδου Ελένη

27

Εικόνα 1.6: Η MySQL έχει εγκατασταθεί επιτυχώς.

Εικόνα 1.5: Διαδικασία εγκατάστασης της MySQL.