Ανάπτυξη εφαρμογής για εμπορική επιχείρηση με την χρήση Access & VBA

,Ει

ΠΤΥΧΙΑΚΗ ΕΡΓΑΣΙΑ

ΘΕΜΑ

: “

ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΓΙΑ ΕΜΠΟΡΙΚΗ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ ΜΕ ΧΡΗΣΗ ACCESS

&

^VBA

“

ΕΠΙΒΛΕΠΩΝ ΚΑΘΗΓΗΤΗΣ ΣΠΟΥΔΑΣΤΡΙΑ

Dr.

ΓΚΟΥΜΑΣ ΣΤΕΦΑΝΟΣ ΜΗΤΣΙΟΥ ΦΩΤΕΙΝΗ

ΚΑΒΑΛΑ ΜΑΡΤΙΟΣ

2006

Ανάπτυξη Εφαρμογής για Εμπορική Επιχείρηση με την Χρήση Access & VBA

“ MF CommercialWorks Junior “

Θα ήθελα να ευχαριστήσω τον Dr. Γκούμα Στέφανο, επιβλέπων καθηγητή της

παρούσας εργασίας, για την βοήθεια που μου προσέφερε.

1. Εισαγωγή στα Πληροφοριακά Συστήματα ...1

1.1 Η Έννοια του συστήματος ...1

1.2 Κατηγορίες Συστημάτων ...2

1.3 Αναδρομή ...3

1.4 Κατηγορίες Πληροφοριακών Συστημάτων ...5

1.5 Τύποι Πληροφοριακών Συστημάτων ...7

1.6 Τεχνολογία και Πληροφοριακά Συστήματα ... 10

1.7 Συνδρομή των ΠΣ κατά τη διαδικασία λήψης απόφασης ... 11

1.8 Στάδια Εξέλιξης Πληροφοριακού Συστήματος ... 12

2. Οργάνωση Δεδομένων των Πληροφοριακών Συστημάτων ... 15

2.1 Κλασσική Οργάνωση ... 15

2.2 Βάση Δεδομένων ... 16

2.3 Έννοιες του Σχεσιακού Μοντέλου ... 17

2.4 Βήματα κατά την δημιουργία Βάσης Δεδομένων ... 19

2.5 Μετάφραση του Μοντέλου Δεδομένων σε Μοντέλο Οντότητας – Σχέσης ... 22

2.6 Διαφορά μεταξύ βάσεων δεδομένων και εφαρμογών βάσεων δεδομένων ... 25

3. Σχεδίαση ΒΔ του ΠΣ Εμπορικής Επιχείρησης σε Microsoft Access ... 26

3.1 Διάφορες χρήσεις της Access ... 26

3.2 Καθορισμός απαιτήσεων ΠΣ Εμπορικής Επιχείρησης ... 29

3.3 Κανόνες κανονικοποίησης που ακολουθήθηκαν – Δημιουργία πινάκων ... 29

4. Περιβάλλον χρήστη – User Interface (Αλληλεπίδραση) ... 39

4.1 Σχεδίαση του Περιβάλλοντος χρήστη ... 39

4.2 Ανάπτυξη εφαρμογών προσανατολισμένων στον χρήστη ... 40

4.3 Παρέχοντας την επιθυμητή λειτουργικότητα ... 40

4.4 Λογικό-Απλό Περιβάλλον χρήστη-Ευκολία στην χρήση ... 41

4.5 Δημιουργία Αλληλεπίδρασης με τον χρήστη ... 41

5. Παρουσίαση Εφαρμογής ... 43

√ Φόρμες – Ερωτήματα – Κώδικας VBA- Αναφορές ... 43

© Βιβλιογραφία και πηγές Άντλησης Υλικού ... 89

1

1.Εισαγωγή στα Πληροφοριακά Συστήματα

1.1 Έννοια του συστήματος

Στη γενικότερη έννοια ένα Σύστημα είναι ένα σύνολο Συνιστωσών οι οποίες αλληλεπιδρούν μεταξύ τους για την επίτευξη κάποιου κοινού σκοπού. Οι συνιστώσες αυτές μπορεί να είναι όντα, υλικά, ιδέες, αξίες κ.λπ. Τα διάφορα μέρη ενός συστήματος είναι με τη σειρά τους συστήματα σε μικρότερη κλίμακα αλλά αποτελούν υποσυστήματα του αρχικού συστήματος. Σε κάθε περίπτωση ένα σύστημα είναι υπερσύστημα κάποιων συστημάτων αλλά αποτελεί ταυτόχρονα υποσύστημα κάποιου άλλου συστήματος. Έτσι κάθε σύστημα είναι στην πραγματικότητα υποσύστημα κάποιου άλλου συστήματος το οποίο με τη σειρά του είναι υποσύστημα κάποιου άλλου συστήματος κ.ο.κ. Συνήθως χρησιμοποιείται η λέξη “σύστημα” αντί για τη λέξη “υποσύστημα”.

Κάθε σύστημα δέχεται Είσοδο (Input), την οποία με τη βοήθεια Επεξεργασίας (Processings) την μετασχηματίζει σε Έξοδο (Output). Η αλληλεπίδραση μεταξύ των διάφορων συστημάτων επιτυγχάνεται όταν ένα σύστημα χρησιμοποιεί σαν είσοδο την έξοδο κάποιων άλλων συστημάτων.

Περιεχόμενα

2 1.2 Κατηγορίες Συστημάτων

Τα συστήματα διαιρούνται σε κατηγορίες ανάλογα με το κριτήριο κατηγοριοποίησής τους

Α) Ως προς τον τρόπο Δημιουργίας τους σε:

 Φυσικά τα οποία δημιουργούνται χωρίς τη συνειδητή συμμετοχή του ανθρώπινου παράγοντα. Ελέγχονται από φυσικούς νόμους και νομοτέλειες (π.χ. πλανητικό σύστημα).

 Τεχνητά τα οποία δημιουργούνται από τον άνθρωπο για την εξυπηρέτηση κάποιων σκοπών (π.χ. επιχειρήσεις).

Β) Ως προς τον βαθμό αλληλεπίδρασης με το περιβάλλον τους σε:

 Ανοιχτά τα οποία αλληλεπιδρούν έντονα με το περιβάλλον τους, δεχόμενα μεγάλες εισροές (είσοδοι) και παράγοντας μεγάλες εκροές (έξοδοι).

 Κλειστά τα οποία αλληλεπιδρούν ελάχιστα με το περιβάλλον τους, δεχόμενα ελάχιστες εισροές και παράγοντας ελάχιστες εκροές.

Γ) Ως προς το ρυθμό εξέλιξής τους στο χρόνο σε:

 Δυναμικά τα οποία εξελίσσονται ταχύτατα (αναπτύσσονται ή φθίνουν).

Αυτή η κατηγορία συστημάτων υποδιαιρείται στις ακόλουθες υποκατηγορίες:

Περιεχόμενα

3

☺ Δυναμικά με έλεγχο: Πρόκειται για τεχνητά συστήματα τα οποία υπόκεινται σε έλεγχο από τον άνθρωπο.

☺ Δυναμικά χωρίς έλεγχο: Πρόκειται για φυσικά συστήματα τα οποία δεν ελέγχονται από τον άνθρωπο αλλά από τους φυσικούς νόμους και τις νομοτέλειες.

 Στατικά τα οποία εξελίσσονται πολύ αργά, για την ανθρώπινη αντίληψη του χρόνου, μέσα στο χρόνο, δίνοντας την εντύπωση ότι δεν μεταβάλλονται (π.χ. ένα οικοσύστημα). Η εξέλιξή τους διαπιστώνεται με σύγκριση μεταξύ μεγάλων χρονικών διαστημάτων.

Τα συστήματα τα οποία αποτελούν αντικείμενο της μελέτης μας είναι τα τεχνητά, ανοιχτά, δυναμικά με έλεγχο, και στο εξής όταν αναφέρεται ο όρος “σύστημα” θα εννοείται ένα τέτοιο σύστημα.

1.3 Αναδρομή

Η θεωρητική προσέγγιση των Πληροφοριακών Συστημάτων αρχίζει ουσιαστικά κατά την διάρκεια του 2^ου Παγκοσμίου Πολέμου, όταν εμφανίζεται για πρώτη φορά η θεωρία των πληροφοριών η οποία βασίστηκε στις έρευνες για την ανάπτυξη οπλικών συστημάτων.

Μετά από το 1980 παρατηρείται μια ιδιαίτερη στροφή των διοικητικών στελεχών των οικονομικών οργανισμών προς την μελάτη των Πληροφοριακών Συστημάτων. Αυτό οφείλεται κύρια στους ακόλουθους λόγους:

Περιεχόμενα

4

 Τη διεθνοποίηση της οικονομίας, η οποία προκάλεσε αύξηση των διεθνών συναλλαγών και αύξηση του όγκου παραγωγής των επιχειρήσεων με συνέπεια την αύξηση της αξίας της πληροφορίας.

 Τη μεταβολή των απόψεων για την οικονομία της επιχείρησης, η οποία έθεσε “ επί τάπητος “ θέματα όπως η παραγωγικότητα, η εντατική παραγωγή, η διαχείριση του κόστους κ.λπ , των οποίων η μελέτη απαιτούσε συγκροτημένα συστήματα πληροφοριών.

 Τη μεταβολή του διοικητικού στυλ των επιχειρήσεων η οποία ανέδειξε νέας ποιότητας προβλήματα όπως η αποκέντρωση της οργάνωσης, η δημιουργία πολλών κέντρων αποφάσεων, ο συντονισμός της δράσης κ.λπ, των οποίων η λύση βασιζόταν στην δημιουργία προηγμένων συστημάτων επικοινωνίας και επεξεργασίας πληροφοριών.

 Τη ραγδαία ανάπτυξη της Πληροφοριακής τεχνολογίας, η οποία παρείχε την απαιτούμενη στήριξη για τη δημιουργία αξιόπιστων πληροφοριακών συστημάτων.

Τα Πληροφοριακά Συστήματα (Information Systems) αποτελούν βασική προϋπόθεση επιβίωσης της επιχείρησης μέσα σε ένα ολοένα αυξανόμενο ανταγωνιστικό περιβάλλον. Συνιστούν τη σπονδυλική στήλη της Διοίκησης (Management) κάθε σύγχρονης επιχείρησης. Στόχος τους είναι:

 Η υποστήριξη των διοικητικών στελεχών, όλων των επιπέδων, στη λήψη έγκαιρων και κατά το δυνατόν κοντά στην πραγματικότητα αποφάσεων, κατά την άσκηση των διοικητικών τους καθηκόντων.

Περιεχόμενα

5

 Η υποστήριξη της διαχείρισης της καθημερινής λειτουργίας της επιχείρησης.

 Ο έλεγχος της λειτουργίας της επιχείρησης.

Ο στόχος αυτός επιτυγχάνεται με την, κατά το δυνατόν, ταχύτερη και ολοκληρωμένη επεξεργασία των δεδομένων τα οποία σχετίζονται με τη λειτουργία της επιχείρησης και την παραγωγή σφαιρικής πληροφόρησης η οποία καλύπτει όλους τους τομείς της δραστηριότητας της επιχείρησης.

1.4 Κατηγορίες Πληροφοριακών Συστημάτων

Η οργανωτική πυραμίδα της επιχείρησης περιλαμβάνει τέσσερα βασικά επίπεδα σε σχέση με το εργασιακό προφίλ του προσωπικού. Σε αυτά τα επίπεδα αντιστοιχούν ανάλογα πληροφοριακά συστήματα.

 Στρατηγικό επίπεδο (Strategic Level)

Περιλαμβάνει τα Επιτελικά Διοικητικά Στελέχη (Senior Managers) τα οποία ασχολούνται με την χάραξη της στρατηγικής της επιχείρησης. Στο επίπεδο αυτό αντιστοιχούν τα Στρατηγικά Συστήματα (Strategic Systems), τα οποία βοηθούν τα επιτελικά διοικητικά στελέχη να προσαρμόσουν μακροπρόθεσμα το εσωτερικό περιβάλλον της επιχείρησης στις μεταβολές του εξωτερικού περιβάλλοντος (π.χ. ποια θα είναι μακροπρόθεσμα η εξέλιξη των τιμών των πρώτων υλών).

Περιεχόμενα

6

 Διοικητικό επίπεδο (Management Level)

Σ’ αυτό το επίπεδο ανήκουν τα Μεσαία Διοικητικά Στελέχη (Middle Managers), τα οποία ασχολούνται με την διεκπεραίωση των προγραμμάτων και σχεδίων των επιτελικών διοικητικών στελεχών. Τα Διοικητικά Συστήματα (Management Systems) εξυπηρετούν τους χρήστες αυτού του επιπέδου σε σχέση με την διαχείριση, τον έλεγχο, την λήψη αποφάσεων και τις διοικητικές δραστηριότητες. Προσφέρουν πληροφόρηση η οποία απαιτείται για να απαντηθεί το ερώτημα: “ Η Επιχείρηση λειτουργεί σωστά;”.

 Γνωστικό επίπεδο (Knowledge Level)

Αυτό το επίπεδο περιλαμβάνει εξειδικευμένα στελέχη (π.χ. μηχανικοί) και προσωπικό το οποίο ασχολείται με τη διαχείριση δεδομένων (data workers) και τα Γνωστικά Συστήματα (Knowledge Systems) βοηθούν στην ενσωμάτωση και εφαρμογή των νέων γνώσεων σ’ ολόκληρη την επιχείρηση (π.χ. πως καταπολεμείται η γραφειοκρατία).

 Λειτουργικό επίπεδο (Operation Level)

Περιλαμβάνει τα λειτουργικά Διεκπεραιωτικά Λειτουργικά Στελέχη (Operational Managers), τα οποία ασχολούνται με την διεκπεραίωση των καθημερινών εργασιών της επιχείρησης. Τα Λειτουργικά Συστήματα (Operational Systems) στηρίζουν αυτά τα διοικητικά στελέχη αναφορικά με τις καθημερινές δοσοληψίες της επιχείρησης και παρέχουν πληροφόρηση ικανή για να απαντηθούν ερωτήματα τα οποία προκύπτουν από αυτές τις δοσοληψίες (π.χ. ποιος ο σημερινός τζίρος; ποιο το χρεωστικό ή πιστωτικό υπόλοιπο των σημερινών συναλλαγών;).

Περιεχόμενα

7 Όμως η λειτουργία της επιχείρησης διακρίνεται σε κλάδους λειτουργίας (μάρκετινγκ, παραγωγή, διαχείριση προσωπικού, προμήθειες, πωλήσεις κ.λπ). Τα συστήματα οφείλουν να ικανοποιούν τις απαιτήσεις των κλάδων λειτουργίας της επιχείρησης. Οι απαιτήσεις των διοικητικών δραστηριοτήτων ικανοποιούνται κατά κλάδο.

1.5 Τύποι Πληροφοριακών Συστημάτων

Όλα τα προαναφερόμενα Συστήματα ανήκουν σε έναν από τους ακόλουθους τύπους:

 Συστήματα Επεξεργασίας Δοσοληψιών (Transaction Processing Systems – TPS)

Πρόκειται για συστήματα τα οποία εξυπηρετούν το λειτουργικό οργανωτικό επίπεδο της επιχείρησης. Υποστηρίζουν τις βασικές καθημερινές τυποποιημένες και προαποφασισμένες λειτουργίες της επιχείρησης και συλλέγουν – καταγράφουν τα δεδομένα τα οποία προέρχονται από αυτές (π.χ. παραγωγή, λογιστήριο, προσωπικό κ.λπ). Η λήψη απόφασης περιορίζεται από στενά πλαίσια τα οποία έχουν προκαθοριστεί από υψηλότερο οργανωτικό (π.χ. ποια η έκπτωση σε κάποιον πελάτη κ.λπ). Αποτελούν το μεγαλύτερο τμήμα του συστήματος και η λειτουργία τους είναι κρίσιμη για την επιχείρηση (π.χ. διακοπή του συστήματος πωλήσεων καθηλώνει τη λειτουργία της επιχείρησης).

Αυτή η κατηγορία συστημάτων εξυπηρετεί :

☺ Πωλήσεις,

☺ Προμήθειες

☺ Μισθοδοσία προσωπικού,

☺ πληρωμές κ.λπ.

Περιεχόμενα

8

 Γνωστικά Συστήματα Εργασίας (Knowledge work Systems – KWS)

Απευθύνονται στο γνωστικό οργανωτικό επίπεδο και εξυπηρετούν εκείνη την κατηγορία του εξειδικευμένου προσωπικού της επιχείρησης η οποία είναι επιφορτισμένη με την παραγωγή νέων πληροφοριών και νέας γνώσης καθώς και την ενσωμάτωσή τους στην επιχείρηση.

 Συστήματα Αυτοματισμού Γραφείου (Office Automation Systems – OAS)

Απευθύνονται, όπως και τα προηγούμενα, στο γνωστικό οργανωτικό επίπεδο και εξυπηρετούν τους χρήστες των δεδομένων, οι οποίοι δεν διαθέτουν ιδιαίτερες επιστημονικές γνώσεις. Στην πράξη δεν παράγουν νέες πληροφορίες και νέα γνώση. Επικοινωνούν με πελάτες και προμηθευτές ή με άλλες επιχειρήσεις και χρησιμεύουν σαν εργαλεία της ροής των πληροφοριών (π.χ. κειμενογράφοι, συστήματα εκδόσεων εντύπων κ.λπ.).

 Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης (Management Information Systems – MIS)

Εξυπηρετούν το διοικητικό οργανωτικό επίπεδο εφοδιάζοντας τα μεσαία διοικητικά στελέχη με κατηγοριοποιημένες πληροφορίες, υπό μορφή αναφορών, οι οποίες προέρχονται είτε από τα προηγουμένως

Περιεχόμενα

9 αναφερθέντα συστήματα, είτε από αρχεία προηγούμενων χρήσεων. Αυτές οι αναφορές αποτελούν απαντήσεις σε προκαθορισμένα ερωτήματα γενικού στατιστικού χαρακτήρα (π.χ. ποιες οι πωλήσεις του περασμένου μήνα) και εκδίδονται σε τακτά χρονικά διαστήματα (εβδομάδα, μήνα κ.λπ.).

 Συστήματα Υποστήριξης Αποφάσεων (Decision-Support Systems – DSS )

Και αυτός ο τύπος των συστημάτων εξυπηρετεί το διοικητικό οργανωτικό επίπεδο της επιχείρησης. Στόχος της ύπαρξης και λειτουργίας τους είναι η υποστήριξη της λήψης απόφασης από τα μεσαία διοικητικά στελέχη.

Αναφέρονται σε ημι-δομημένες, μοναδικές ή ταχέως μεταβαλλόμενες αποφάσεις (π.χ. η εκτίμηση του κόστους ενός έργου ανατρέχοντας στις αναλυτικές τιμές κόστους των συνιστωσών του και με πρόβλεψη της εξέλιξής τους στο άμεσο μέλλον). Τροφοδοτούνται κυρίως από τις εξόδους των TPS και MIS αλλά και από εξωτερικά δεδομένα της επιχείρησης.

 Συστήματα Υποστήριξης της Εκτελεστικής Εξουσίας (Executive Support Systems – ESS)

Αυτά τα συστήματα εξυπηρετούν το στρατηγικό οργανωτικό επίπεδο και επιτρέπουν στα επιτελικά διοικητικά στελέχη να λαμβάνουν αποφάσεις.

Σαν είσοδε χρησιμοποιούν δεδομένα από το εσωτερικό και εξωτερικό περιβάλλον της επιχείρησης καθώς και τις εξόδους των MIS και DSS.

Αφορούν αδόμητες αποφάσεις γενικού χαρακτήρα (π.χ. ποια είναι η τακτική κάποιου ανταγωνιστή).

Περιεχόμενα

10 1.6 Τεχνολογία και Πληροφοριακά Συστήματα

Η ανάπτυξη της Πληροφοριακής τεχνολογίας και των Τηλεπικοινωνιών δίνει στα συστήματα μια νέα δυναμική και τους ανοίγει νέες προοπτικές στα πλαίσια της λειτουργίας της επιχείρησης. Είναι πλέον αδιανόητο να θεωρούνται τα συστήματα ερήμην αυτών των τεχνολογιών. Τα Πληροφοριακά συστήματα βασίζονται στον Η/Υ και ονομάζονται Πληροφοριακά Συστήματα Βασισμένα στον Ηλεκτρονικό Υπολογιστή (Computer Based Information Systems – CBIS).

Στο νέο τεχνολογικό περιβάλλον η πληροφορία αποτελεί πολυτιμότατο μέρος του ενεργητικού της επιχείρησης. Αποτελεί βασικότατο στοιχείο για την επιβίωση της επιχείρησης, την ομαλή λειτουργία της, την ανάπτυξή της, την ανταγωνιστικότητά της.

Αυτή η νέα σημασία της πληροφορίας δίνει νέα διάσταση στη σχέση της οργάνωσης και των συστημάτων , και αυτό διότι:

 Πολλές χειρωνακτικές εργασίες αυτοματοποιούνται. Οι επεξεργασίες των δεδομένων με τη βοήθεια του Η/Υ καλούνται διεργασίες.

 Οι διοικητικές δραστηριότητες αφενός και το Πληροφοριακό Σύστημα αφεταίρου αλληλεπιδρούν και αλληλοεξαρτώνται.

Η επιχείρηση αποκτά πληροφοριακή αρχιτεκτονική. Γίνεται διαχωρισμός των βασικών διεργασιών του Η/Υ από την παροχή πληροφόρησης στα διάφορα επίπεδα της οργανωτικής πυραμίδας της επιχείρησης.

Περιεχόμενα

11 1.7 Συνδρομή των Πληροφοριακών Συστημάτων κατά τη διαδικασία λήψης απόφασης

Η πρώτη φάση κατά την διαδικασία λήψης απόφασης από κάποια επιχείρηση είναι η φάση καθορισμού του προβλήματος. Στο βήμα αυτό κυρίαρχο ρόλο παίζει η αντίληψη ότι κάτι συμβαίνει κάπου στην επιχείρηση, για συγκεκριμένους λόγους, και με κάποιες συνέπειες στη λειτουργία της επιχείρησης. Αυτή η αντίληψη αποτελεί προϊόν του διοικητικού και λειτουργικού ελέγχου της επιχείρησης. Κύρια πηγή πληροφοριών μπορεί να αποτελεί ένα Πληροφοριακό Σύστημα Διοίκησης (MIS)

Στην επόμενη φάση που είναι η φάση της καταγραφής των εναλλακτικών λύσεων απαιτείται μια πιο προσεκτική θεώρηση της λειτουργίας της επιχείρησης. Σε αυτήν την περίπτωση μπορεί να αξιοποιηθεί κάποιο μικρό Σύστημα Υποστήριξης Αποφάσεων (DSS)

Στην συνέχεια στις φάσεις της αξιολόγησης των εναλλακτικών λύσεων και της επιλογής της τελικής λύσης απαιτούνται τεχνικές οι οποίες επιτρέπουν την αξιολόγηση των συνεπειών στην επιχείρηση από την επιλογή κάθε εναλλακτικής λύσης. Ένα μεγάλο Σύστημα Υποστήριξης αποφάσεων μπορεί να αποτελέσει χρήσιμο εργαλείο για τον λαμβάνοντα την απόφαση.

Τέλος στην φάση της εφαρμογής της επιλεγμένης λύσης βασικό ζητούμενο είναι η αξιολόγηση του αποτελέσματος της εφαρμοσμένης λύσης. Δεδομένου ότι αυτό αποτελεί προϊόν ελέγχου το Πληροφοριακό Σύστημα Διοίκησης μπορεί να αποτελέσει και πάλι χρήσιμο εργαλείο.

Περιεχόμενα

12

1.8 Στάδια Εξέλιξης του Πληροφοριακού Συστήματος

Η ποιότητα του πληροφοριακού Συστήματος της επιχείρησης είναι συνάρτηση των απαιτήσεων της διοίκησης από την υπάρχουσα οργάνωση της επιχείρησης και της συμβολής του στις δραστηριότητες της επιχείρησης. Οι απαιτήσεις αυτές οφείλουν να λαμβάνουν υπόψη το εξελικτικό στάδιο στο οποίο βρίσκεται αυτή η οργάνωση.

Η εξέλιξη ενός πληροφοριακού Συστήματος συνήθως διέρχεται από τρία στάδια:

☺ Το στάδιο της Μύησης

☺ Το στάδιο της Επέκτασης

☺ Το στάδιο της ωριμότητας, το οποίο αποτελείται από δύο φάσεις: τον Έλεγχο και την Ολοκλήρωση.

Κριτήρια για την ένταξη της εξέλιξης του Πληροφοριακού Συστήματος σε ένα από αυτά τα στάδια είναι:

☺ Η ποιότητα της οργάνωσης του Πληροφοριακού Συστήματος.

☺ Ο βαθμός συμμετοχής του προσωπικού της επιχείρησης στην ανάπτυξη του Πληροφοριακού Συστήματος.

☺ Η ποιότητα ελέγχου του Πληροφοριακού Συστήματος.

☺ Η πορεία ανάπτυξης των εφαρμογών στην επιχείρηση.

Περιεχόμενα

13 Ο εντοπισμός αυτού του εξελικτικού σταδίου, επιτρέπει στη διοίκηση να καθορίζει στόχους γνωρίζοντας τις επιδράσεις οι οποίοι ασκούνται στον ανθρώπινο παράγοντα και στις διοικητικές λειτουργίες και να καθορίζει αντίστοιχα τις απαιτήσεις του ελέγχου.

 ΜΥΗΣΗ

Σε αυτό το στάδιο γίνονται τα πρώτα βήματα της χρήσης της σύγχρονης Πληροφοριακής Τεχνολογίας στα Πληροφοριακά Συστήματα. Έμφαση δίνεται στην ικανοποίηση των αναγκών του λειτουργικού συστήματος της επιχείρησης, δηλαδή δημιουργούνται τα πρώτα Συστήματα Επεξεργασίας Δοσοληψιών (TPS) (πρώτες εφαρμογές Λογιστηρίου, Μισθοδοσία κ.λπ.).

 ΕΠΕΚΤΑΣΗ

Στο στάδιο αυτό έχει γίνει η αποδοχή της χρήσης της σύγχρονης Πληροφοριακής τεχνολογίας και γίνονται προσπάθειες για την επέκταση της χρήσης της και σε άλλους τομείς του λειτουργικού συστήματος της επιχείρησης (επέκταση των TPS).

 ΩΡΙΜΟΤΗΤΑ

Στο στάδιο της ωριμότητας γίνεται προσπάθεια για την ανάπτυξη MIS, OAS, KWS, DSS δεδομένου ότι έχουν ικανοποιηθεί σε μεγάλο βαθμό οι ανάγκες του λειτουργικού υποσυστήματος της επιχείρησης και προβάλλει επιτακτικά η ανάγκη ικανοποίησης των αναγκών της διοίκησης. Στην επιχείρηση, κάτω από το βάρος των νέων απαιτήσεων, συγκεντρώνεται εξειδικευμένο προσωπικό (Αναλυτές, Προγραμματιστές, Μηχανικοί κ.λπ.)

Περιεχόμενα

14 και δημιουργείται ιδιαίτερο τμήμα υπεύθυνο για τη διοίκηση του Πληροφοριακού Συστήματος, το Κέντρο Πληροφορικής ή Κέντρο Πληροφοριακής Τεχνολογίας (Information Technology – I.T Center).

Πρόκειται για τις σύγχρονες ονομασίες εκείνου το οποίο παλαιότερα ονομαζόταν Κέντρο Μηχανογράφησης.

☺ ΕΛΕΓΧΟΣ

Πρόκειται για την πρώτη φάση του σταδίου της ωριμότητας. Σε αυτήν την φάση το ενδιαφέρον της διοίκησης της επιχείρησης στρέφεται στη δημιουργία δομών ελέγχου οι οποίες αφορούν το Πληροφοριακό Σύστημα.

☺ ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ

Σε αυτή τη δεύτερη φάση του σταδίου της ωριμότητας το Πληροφοριακό Σύστημα καλύπτει ολόκληρη την επιχείρηση. Γίνονται προσπάθειες για την εντατική του ανάπτυξη

Περιεχόμενα

15

2.Οργάνωση Δεδομένων των Πληροφοριακών Συστημάτων

2.1 Κλασσική Οργάνωση

Στην κλασσική οργάνωση τα αρχεία είναι ανεξάρτητα μεταξύ τους και βασική προϋπόθεση για το συσχετισμό τους είναι η ύπαρξη κοινού πεδίου στις εγγραφές τους. Έτσι, για παράδειγμα, για να συσχετισθεί το αρχείο των προμηθευτών με το αρχείο των προϊόντων θα πρέπει οι αντίστοιχες εγγραφές να περιέχουν κοινό πεδίο π.χ. τον κωδικό του προμηθευτή. Με αυτόν τον τρόπο αυξάνεται ο όγκος των αρχείων δεδομένου ότι περιλαμβάνονται πολλαπλές φορές τα ίδια δεδομένα μόνο και μόνο για να επιτρέψουν την συσχέτιση των αρχείων. Στο παράδειγμά μας ο κωδικός του προμηθευτή περιλαμβάνεται στην εγγραφή του προϊόντος μόνο για την συσχέτιση των δύο αρχείων, και αν το αρχείο προϊόντων συσχετίζεται με το αρχείο πωλητών θα πρέπει η εγγραφή του προϊόντος να περιλαμβάνει και τον κωδικό του πωλητή.

Οι συσχετίσεις των αρχείων δεν είναι δεδομένες και γίνονται με τη βοήθεια αντίστοιχων προγραμμάτων εφόσον βέβαια το επιτρέπει η οργάνωση των αρχείων.

 Βασικά μειονεκτήματα της κλασσικής οργάνωσης

☺ Ο πλεονασμός των δεδομένων : Τα ίδια δεδομένα υπάρχουν περισσότερες της μιας φοράς σε διαφορετικά αρχεία, είτε για λόγους συσχέτισης αυτών των αρχείων, είτε διότι εισήχθησαν από ανεξάρτητα Πληροφοριακά Συστήματα.

Περιεχόμενα

16

☺ Η εξάρτηση δεδομένων – Προγραμμάτων : Η μεταβολή των χαρακτηριστικών των δεδομένων (π.χ. του μήκους των πεδίων τους) προκαλεί την μεταβολή των προγραμμάτων τα οποία τα χρησιμοποιούν, αλλά απαιτεί και την αναδιοργάνωση των αρχείων τα οποία τα περιέχουν.

☺ Η έλλειψη ευελιξίας : Για κάθε εκτύπωση εξόδου απαιτείται και ένα εκτυπωτικό πρόγραμμα. Εφόσον επιζητείται διαφορετική μορφή εκτύπωσης, απαιτείται η δημιουργία νέου προγράμματος.

☺ Η μικρή ασφάλεια : Υπάρχει μικρή ασφάλεια των δεδομένων η οποία περιορίζεται στις ικανότητες των προγραμμάτων και του λειτουργικού συστήματος.

☺ Η έλλειψη διαμερισμού και διαθεσιμότητας των δεδομένων : Δεδομένου ότι τα δεδομένα βρίσκονται σε διαφορετικά αρχεία, η παρεχόμενη πληροφόρηση είναι φτωχή και περιορίζεται στα δεδομένα των αρχείων τα οποία συσχετίζονται μεταξύ τους.

2.2 Βάση Δεδομένων

Στη Βάση Δεδομένων (Database) η συσχέτιση των δεδομένων γίνεται με τη χρήση δεικτών. Τα δεδομένα δεν είναι ούτε ανεξάρτητα, ούτε ανήκουν σε αρχεία αλλά αλληλοσυσχετιζόμενα από τη δημιουργία τους με καθορισμένες εκ των προτέρων τις σχέσεις μεταξύ τους. Τα προγράμματα απλά ενεργοποιούν τις προκαθορισμένες συσχετίσεις. Τα δεδομένα τα οποία περιέχονται σε μία βάση ονομάζονται Λειτουργικά Δεδομένα για να

Περιεχόμενα

17 διακρίνονται από τα δεδομένα εισόδου και εξόδου. Μεταξύ των λειτουργικών δεδομένων και των προγραμμάτων των χρηστών παρεμβάλλεται το Σύστημα Διαχείρισης της Βάσης Δεδομένων – ΣΔΒΔ, το οποίο αποτελεί τον μηχανισμό διαχείρισης της υπάρχουσας βάσης. Τα δεδομένα τα οποία τροφοδοτούν τη βάση εισάγονται συνήθως με κλασσική οργάνωση (δημιουργία ανεξάρτητων αρχείων δεδομένων και ενημέρωση των αρχείων της βάσης).

Ο χρήστης λαμβάνει πληροφόρηση θέτοντας, με τη βοήθεια προγραμμάτων, ερωτήσεις οι οποίες δεν είναι ούτε προκαθορισμένες, ούτε σχηματοποιημένες και τυποποιημένες αλλά περιορίζονται μόνο από τις υπάρχουσες συσχετίσεις και τους περιορισμούς του μηχανισμού ασφάλειας της βάσης.

2.3 Έννοιες του Σχεσιακού Μοντέλου

Το σχεσιακό μοντέλο παριστάνει τη βάση δεδομένων ως μια συλλογή από σχέσεις. Μιλώντας χωρίς αυστηρότητα, μπορούμε να πούμε ότι κάθε σχέση μοιάζει με έναν πίνακα ή, κατά κάποιο τρόπο, με ένα απλό αρχείο.

Όταν μια σχέση αντιμετωπίζεται ως ένας πίνακας (table) τιμών, κάθε γραμμή στον πίνακα παριστάνει μια συλλογή από τιμές δεδομένων που σχετίζονται. Οι τιμές αυτές μπορούν να ερμηνευθούν ως γεγονότα που περιγράφουν μια οντότητα ή συσχέτιση του πραγματικού κόσμου. Το

Περιεχόμενα

18 όνομα του πίνακα και τα ονόματα των στηλών χρησιμοποιούνται βοηθητικά προκειμένου να ερμηνευθεί η σημασία των τιμών σε κάθε γραμμή του πίνακα. Για παράδειγμα αν έχουμε ένα πίνακα που ονομάζεται ΦΟΙΤΗΤΗΣ κάθε γραμμή του συγκεκριμένου πίνακα παριστάνει γεγονότα μιας συγκεκριμένης οντότητας : του φοιτητή. Τα ονόματα των στηλών αυτού του πίνακα (π.χ. Όνομα, Αριθμός Μητρώου, Έτος, Ειδίκευση κ.λπ.) προσδιορίζουν το πώς πρέπει να ερμηνευθούν οι τιμές δεδομένων σε κάθε γραμμή, με βάση τη στήλη που βρίσκεται κάθε τιμή. Όλες οι τιμές σε μια στήλη είναι του ίδιου τύπου δεδομένων.

Στην ορολογία του σχεσιακού μοντέλου, μια γραμμή λέγεται πλειάδα, η επικεφαλίδα μιας στήλης λέγεται γνώρισμα, και ολόκληρος ο πίνακας λέγεται σχέση. Ο τύπος δεδομένων που περιγράφει τους τύπους τιμών που μπορούν να εμφανιστούν σε κάθε στήλη λέγεται πεδίο ορισμού.

Ένα πεδίο ορισμού (domain) D είναι ένα σύνολο από ατομικές τιμές. Με τον όρο ατομικές εννοούμε ότι καμία τιμή από το πεδίο ορισμού δεν μπορεί να διασπαστεί, στα πλαίσια του σχεσιακού μοντέλου. Μια κοινή πρακτική για τον προσδιορισμό ενός πεδίου ορισμού είναι να προσδιοριστεί ένας τύπος δεδομένων από τον οποίο επιλέγονται οι τιμές δεδομένων που σχηματίζουν το πεδίο. Είναι επίσης χρήσιμο να οριστεί ένα όνομα για το πεδίο ορισμού, για να βοηθήσει στην ερμηνεία των τιμών του. Κάποια παραδείγματα πεδίων ορισμού είναι τα εξής :

 Αριθμός Μητρώου : Το σύνολο των επιτρεπόμενων 5ψήφιων αριθμών μητρώου.

Περιεχόμενα

19

 Ονόματα : Το σύνολο των Ονομάτων με αριθμό χαρακτήρων ίσο με 35.

 Βαθμολογία : Επιτρεπόμενοι βαθμοί με τιμές μεταξύ 0 και 10.

2.4 Βήματα κατά την δημιουργία Βάσης Δεδομένων

Μια απλουστευμένη περιγραφή της διαδικασίας σχεδιασμού Βάσεων Δεδομένων είναι η ακόλουθη :

Το Πρώτο βήμα είναι η συλλογή και ανάλυση των απαιτήσεων των χρηστών. Κατά την διάρκεια του βήματος αυτού, οι σχεδιαστές της βάσης δεδομένων συζητούν με τους υποψήφιους χρήστες της βάσης για να κατανοήσουν και να καταγράψουν τις απαιτήσεις τους σχετικά με τα δεδομένα. Το αποτέλεσμα αυτού του βήματος είναι ένα περιεκτικά γραμμένο σύνολο από απαιτήσεις χρηστών. Αυτές οι απαιτήσεις πρέπει να προσδιορίζονται σε όσο το δυνατόν λεπτομερέστερη και πληρέστερη μορφή. Παράλληλα με τον προσδιορισμό των απαιτήσεων σε δεδομένα, είναι χρήσιμο να προσδιοριστούν και οι λειτουργικές απαιτήσεις της εφαρμογής. Αυτές αποτελούνται από τις πράξεις (ή δοσοληψίες) που ορίζουν οι χρήστες ότι θα γίνονται επί της βάσης δεδομένων, και περιλαμβάνουν τόσο ανακτήσεις όσο και ενημερώσεις. Είναι σύνηθες να χρησιμοποιούνται τεχνικές όπως διαγράμματα ροής δεδομένων για την προδιαγραφή των λειτουργικών απαιτήσεων.

Περιεχόμενα

20 Το επόμενο βήμα μετά την συλλογή και την ανάλυση των απαιτήσεων, είναι η δημιουργία ενός εννοιολογικού σχήματος για την βάση δεδομένων, με χρήση ενός εννοιολογικού μοντέλου δεδομένων. Αυτό το βήμα λέγεται εννοιολογικός σχεδιασμός της βάσης δεδομένων (conceptual database design). Το εννοιολογικό σχήμα είναι μια περιεκτική περιγραφή των απαιτήσεων των χρηστών σχετικά με τα δεδομένα και περιλαμβάνει λεπτομερείς περιγραφές των τύπων δεδομένων, των συσχετίσεων και των περιορισμών. Όλες αυτές εκφράζονται χρησιμοποιώντας τις έννοιες που παρέχονται από το μοντέλο δεδομένων. Επειδή αυτές οι έννοιες περιλαμβάνουν λεπτομέρειες υλοποίησης, είναι συνήθως ευκολότερο να κατανοηθούν και μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την επικοινωνία με τους μη τεχνικούς χρήστες. Το εννοιολογικό σχήμα μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί ως αναφορά για να εξασφαλιστεί ότι όλες οι απαιτήσεις των χρηστών σχετικά με τα δεδομένα ικανοποιούνται και ότι οι απαιτήσεις αυτές δεν εμπεριέχουν αντιθέσεις. Η εν λόγω προσέγγιση επιτρέπει στους σχεδιαστές βάσεων δεδομένων να επικεντρώνονται στον προσδιορισμό των ιδιοτήτων των δεδομένων, χωρίς να ενδιαφέρονται για λεπτομέρειες αποθήκευσης. Συνεπώς, γίνεται ευκολότερο για αυτούς το να καταλήξουν σε έναν καλό εννοιολογικό σχεδιασμό μιας βάσης δεδομένων.

Αφού σχεδιαστεί το εννοιολογικό σχήμα, οι βασικές πράξεις του μοντέλου δεδομένων μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να προσδιοριστούν δοσοληψίες οι οποίες αντιστοιχούν σε ορισμένες πράξεις χρηστών που προσδιορίστηκαν κατά τη λειτουργική ανάλυση. Η διαδικασία αυτή χρησιμεύει επίσης και για να επιβεβαιωθεί ότι το εννοιολογικό σχήμα καλύπτει όλες τις αναγνωρισμένες λειτουργικές απαιτήσεις. Αν κάποιες λειτουργικές απαιτήσεις δεν μπορούν να εκφραστούν από το αρχικό σχήμα, μπορεί να γίνουν τροποποιήσεις στο εννοιολογικό σχήμα.

Περιεχόμενα

21 Τέλος, το τελευταίο βήμα στο σχεδιασμό βάσεων δεδομένων είναι η ίδια η υλοποίηση (ή λογικός σχεδιασμός) της βάσης δεδομένων με την χρήση ενός εμπορικού Συστήματος Διαχείρισης Βάσεων Δεδομένων και ο φυσικός σχεδιασμός της βάσης δεδομένων κατά τον οποίο προσδιορίζονται οι εσωτερικές δομές αποθήκευσης και οι οργανώσεις αρχείων για την βάση δεδομένων.

Η βάση δεδομένων είναι δομημένη για να διευκολύνει την ανάκληση των επιθυμητών πληροφοριών. Η σωστή δημιουργία αυτής της δομής είναι το κλειδί για να παραχθεί ένα αποτελεσματικό και αξιόπιστο σύστημα.

Το εννοιολογικό σχήμα που κατασκευάζεται έχει αναμφισβήτητα μεγάλη έννοια τόσο για τους σχεδιαστές της βάσης δεδομένων όσο και για τους χρήστες, αλλά δεν είναι σε μια μορφή που μπορεί να μεταφραστεί κατευθείαν σε μια σχεδίαση βάσης δεδομένων. Πρέπει πρώτα να μετατραπεί σε ένα μοντέλο που να ακολουθεί ένα από τα τυπικά συστήματα μοντελοποίησης τα οποία γεφυρώνουν το κενό μεταξύ των ανθρώπων και των απαιτήσεων ενός ψηφιακού συστήματος διαχείρισης σχεσιακής βάσης δεδομένων. Υπάρχουν διάφορα τέτοια συστήματα μοντελοποίησης, μερικά εκ των οποίων είναι πιο κατάλληλα για κάποιες εφαρμογές από άλλα. Δυο από τα πιο δημοφιλή παραδείγματα είναι το μοντέλο οντότητας – σχέσης (entity – relationship – E-R) και το εννοιολογικό μοντέλο αντικειμένου (semantic object model – SOM).

Περιεχόμενα

22

2.5 Μετάφραση του Μοντέλου Δεδομένων των Χρηστών σε ένα Τυπικό Μοντέλο Οντότητας-Σχέσης (E-R)

Το πιο ευρέως χρησιμοποιούμενο μοντέλο για την μετάφραση του μοντέλου δεδομένων (εννοιολογικού σχήματος) των χρηστών σε ένα μεγάλο φάσμα από εφαρμογές είναι το μοντέλο οντότητας – σχέσης. Το μοντέλο E-R έχει αυτά τα τέσσερα κύρια στοιχεία :

♦ Οντότητα : Ένα στοιχείο που μπορεί να προσδιορίσει ο χρήστης και είναι σχετικό με το αντικείμενο του έργου. Μια οντότητα κλάσης είναι ένα σύνολο από οντότητες που μοιράζονται μια ή περισσότερες κοινές ιδιότητες. Ένα παράδειγμα μιας οντότητας κλάσης σε ένα μοντέλο E-R μιας επιχείρησης, μπορεί ναι είναι η οντότητα κλάσης EMPLOYEE. Ένα παράδειγμα μιας οντότητας που είναι μέλος της κλάσης EMPLOYEE μπορεί να είναι ο Βασιλειάδης Γεώργιος. Οι περισσότερες επιχειρήσεις θέλουν να παρακολουθούν κάποια στοιχεία σχετικά με τους εργαζομένους τους. Αυτά τα στοιχεία είναι οι ιδιότητες των εργαζομένων.

♦ Ιδιότητα : Ένα στοιχείο μιας οντότητας που οι χρήστες θεωρούν ότι αξίζει να παρακολουθούν.

Στην περίπτωση της κλάσης EMPLOYEE, πιθανόν οι χρήστες να επιθυμούν να παρακολουθούν την διεύθυνση της κατοικίας κάθε εργαζομένου. Έτσι, η διεύθυνση κατοικίας θα είναι μια ιδιότητα του EMPLOYEE στην βάση δεδομένων. Από την άλλη, η επιχείρηση πιθανόν δεν ενδιαφέρεται για το μέγεθος των παπουτσιών ενός εργαζόμενου, γι’

αυτό το μέγεθος των παπουτσιών δεν θεωρείται μια ιδιότητα.

Περιεχόμενα

23

♦ Αναγνωριστικό : Μία ιδιότητα ή συνδυασμός ιδιοτήτων που προσδιορίζουν μοναδικά ένα συγκεκριμένο στιγμιότυπο μιας οντότητας κλάση (μια οντότητα).

Σε μια οντότητα EMPLOYEE, ο αναγνωριστικός αριθμός του εργαζομένου συνήθως εξυπηρετεί ως ένα μοναδικό αναγνωριστικό. Για οντότητες που δεν περιλαμβάνουν μια ιδιότητα που είναι μοναδική, μπορεί να χρησιμοποιηθεί συνδυασμός ιδιοτήτων. Στην χειρότερη περίπτωση, όλες οι ιδιότητες μιας οντότητας μπορεί να είναι ένα αναγνωριστικό. Αυτό υποθέτει ότι δεν είναι δυνατόν δυο οντότητες μιας οντότητας κλάσης να έχουν κοινές όλες τις ιδιότητες. Σε αυτήν την περίπτωση πρέπει να προστεθούν ή να διαφοροποιηθούν κάποιες ιδιότητες ώστε όλες οι οντότητες να είναι σίγουρο ότι ξεχωρίζουν μεταξύ τους.

♦ Σχέσεις : Ορίζει τον τρόπο που σχετίζονται μεταξύ τους οι οντότητες σε ένα μοντέλο E-R. Για παράδειγμα, μια οντότητα εργαζομένου (EMPLOYEE) μπορεί να κάνει μια πώληση (SALE) σε ένα πελάτη (CUSTOMER). Το EMPLOYEE σχετίζεται με το SALE και το SALE σχετίζεται με το CUSTOMER. Μια σχέση μεταξύ δυο οντοτήτων, όπως αυτή μεταξύ EMPLOYEE και SALE, ονομάζεται δυαδική σχέση. Αν και είναι δυνατόν να υπάρχουν σχέσεις μεγαλύτερης τάξης, οι πιο συνηθισμένες περιπτώσεις μπορούν να μοντελοποιηθούν επαρκώς χρησιμοποιώντας δυαδικές σχέσεις.

Υπάρχουν τρία κύρια είδη δυαδικών σχέσεων :

Περιεχόμενα

24

► Σχέσεις ένα-προς-ένα : Σχετίζει ένα στιγμιότυπο μιας οντότητας κλάσης με ένα (και μόνο ένα) στιγμιότυπο μιας άλλης οντότητας κλάσης.

Αυτές είναι οι απλούστερες σχέσεις. Ένα παράδειγμα μιας σχέσης ένα- προς-ένα είναι η σχέση μεταξύ ενός πλοίου και του καπετάνιου του. Ένα ΠΛΟΙΟ έχει ένα και μόνο ένα ΚΑΠΕΤΑΝΙΟ και ένας ΚΑΠΕΤΑΝΙΟΣ διευθύνει ένα και μόνο ένα ΠΛΟΙΟ. (Οι αξιωματικοί που διευθύνουν περισσότερα από ένα πλοία είναι είτε διοικητές μοίρας είτε ναύαρχοι).

► Σχέσεις ένα-προς-πολλά : Σχετίζουν ένα στιγμιότυπο μιας οντότητας κλάσης με πολλαπλά στιγμιότυπα μιας δεύτερης οντότητας κλάσης.

Ένα παράδειγμα μιας σχέσης ένα-προς-πολλά είναι η σχέση μεταξύ ενός εργαζομένου και ενός τιμολογίου. Ένας ΕΡΓΑΖΟΜΕΝΟΣ μπορεί να γράψει πολλά ΤΙΜΟΛΟΓΙΑ, αλλά κάθε ΤΙΜΟΛΟΓΙΟ γράφεται από έναν, και μόνο έναν ΕΡΓΑΖΟΜΕΝΟ.

► Σχέσεις πολλά-προς-πολλά : Σχετίζουν πολλά στιγμιότυπα μια οντότητας κλάσης με πολλά στιγμιότυπα μιας δεύτερης οντότητας κλάσης.

Αυτή είναι η πιο περίπλοκη δυαδική σχέση. Η σχέση μεταξύ της κλάσης ΣΠΟΥΔΑΣΤΗΣ και της κλάσης ΜΑΘΗΜΑ είναι ένα παράδειγμα μιας σχέσης πολλά-προς-πολλά. Ένας ΣΠΟΥΔΑΣΤΗΣ μπορεί να γραφτεί σε πολλά ΜΑΘΗΜΑΤΑ σε ένα εξάμηνο και κάθε ΜΑΘΗΜΑ μπορεί να περιέχει πολλούς ΣΠΟΥΔΑΣΤΕΣ.

Το μοντέλο E-R είναι η βάση μιας σχεσιακής βάσης δεδομένων.

Δημιουργούμε το μοντέλο E-R σχεδιάζοντας ένα διάγραμμα E-R που

Περιεχόμενα

25 διάγραμμα E-R, μπορεί να θυμηθούμε σημαντικά πράγματα που έχουμε παραλείψει, ή σχέσεις που δεν είναι σωστές. Εξηγώντας στους χρήστες το διάγραμμα E-R μπορούμε να λάβουμε ανεκτίμητες παρατηρήσεις που επιβεβαιώνουν ότι το σύστημα συμφωνεί με αυτό που επιθυμούν οι χρήστες.

2.6 Διαφορά μεταξύ βάσεων δεδομένων και εφαρμογών βάσεων δεδομένων

Κάποιες φορές, οι άνθρωποι δεν μπορούν να κάνουν τον διαχωρισμό μεταξύ βάσεων δεδομένων και εφαρμογών βάσεων δεδομένων.

Όπως αναφέραμε μια βάση δεδομένων είναι μια αυτό-περιγραφική συλλογή από ολοκληρωμένες εγγραφές. Είναι αυτό-περιγραφική επειδή οι πληροφορίες που περιγράφουν τη δομή της βάσης δεδομένων περιλαμβάνονται στην ίδια. Οι εγγραφές είναι ολοκληρωμένες επειδή οι σχέσεις μεταξύ των δεδομένων διατηρούνται άμεσα. Αυτά τα δύο χαρακτηριστικά είναι που διαφοροποιούν μια βάση δεδομένων από μια απλή συλλογή δεδομένων. Παρόλα αυτά από μόνη της, δεν λύνει κανένα πρόβλημα ή δεν εξυπηρετεί κανένα σκοπό.

Μια εφαρμογή βάσης δεδομένων χρησιμοποιεί τα δεδομένα της βάσης δεδομένων για να λύνει προβλήματα ή για να επιτύχει ένα σκοπό. Είναι το πρόγραμμα που αλληλεπιδρά με την βάση δεδομένων. Γενικά, δίνει στους χρήστες τις εξής δυνατότητες :

♦ Να προσθέτουν, να τροποποιούν και να διαγράφουν δεδομένα από την βάση δεδομένων.

Περιεχόμενα

26

♦ Να τρέχουν ερωτήματα

♦ Να δημοσιεύουν αναφορές (εκθέσεις)

Σε μερικές περιπτώσεις, μπορεί να υπάρχουν πολλές διαφορετικές εφαρμογές, κάθε μια με στόχο μια διαφορετική ομάδα χρηστών, οι οποίες θα δουλεύουν με την ίδια βάση δεδομένων. Οι χρήστες οι οποίοι καταχωρούν δεδομένα μπορεί να χρησιμοποιούν μια εφαρμογή για να συντηρούν τη βάση δεδομένων, ενώ οι διαχειριστές μπορεί να χρησιμοποιούν μια άλλη εφαρμογή για να δημιουργούν αναφορές κατάστασης ή άλλα έγγραφα, ανάλογα με την τρέχουσα κατάσταση της βάσης δεδομένων.

3.Σχεδίαση Βάσης Δεδομένων του ΠΣ Εμπορικής Επιχείρησης σε Microsoft Access

3.1 Διάφορες χρήσεις της Access

Η Access είναι ένα περιβάλλον ανάπτυξης που έχει δημιουργηθεί γύρω από ένα σχεσιακό σύστημα διαχείρισης βάσεων δεδομένων. Αν και αρχικά είχε στόχο να γίνει ένα προσωπικό RDBMS, έχει την δυνατότητα και να δουλέψει και σε ένα περιβάλλον με πολλούς χρήστες

☼ Με ένα διακομιστή αρχείων

☼ Με μια στρατηγική αντιγραφής

☼ Με μια διαμόρφωση Πελάτη/Διακομιστή (Client/Server)

Περιεχόμενα

27 σε ένα αρχείο ή σε ένα σύνολο από σχετικά αρχεία και είναι συνδεδεμένος σε ένα δίκτυο υπολογιστών. Μια εφαρμογή που τρέχει σε έναν από τους άλλους υπολογιστές (τερματικά) ζητά ένα αρχείο από τον διακομιστή αρχείων. Ο διακομιστής αρχείων ανταποκρίνεται εντοπίζοντας το ζητούμενο αρχείο και το στέλνει μέσω του δικτύου στον υπολογιστή που τρέχει την εφαρμογή.

Η αρχιτεκτονική δικτύου του διακομιστή αρχείων είναι ένας μάλλον άκομψος τρόπος να κατανέμεται η ισχύς ενός υπολογιστή. Η Access αποθηκεύει όλους τους πίνακες, φόρμες, εκθέσεις και άλλα αντικείμενα της βάσης δεδομένων σε ένα μόνο αρχείο .mdb. Μια εφαρμογή μπορεί να χρειάζεται μία μόνο εγγραφή από ένα πίνακα μιας βάσης δεδομένων, αλλά ο διακομιστής αρχείων στέλνει ολόκληρη την βάση δεδομένων σε απόκριση κάθε αίτησης- Δηλαδή απλώς προσδιορίζει ποια βάση δεδομένων περιέχει την ζητούμενη εγγραφή και μετά στέλνει την βάση δεδομένων μέσω του δικτύου στον κατάλληλο υπολογιστή-πελάτη. Το κύριο πρόβλημα με αυτή την προσέγγιση είναι η άσχημη απόδοση, επειδή στέλνονται δια μέσω του δικτύου άχρηστα δεδομένα καθώς επίσης και η φθορά ή ακόμη και καταστροφή του αρχείου σε περίπτωση αποσύνδεσης του δικτύου κατά την διαδικασία της μεταφοράς του. Τέλος, όταν ο αριθμός των ταυτόχρονων χρηστών φτάσει σε μια κρίσιμη τιμή η απόδοση πέφτει κατακόρυφα.

► Μια λύση στο πρόβλημα της άσχημης απόδοσης ενός διακομιστή αρχείων είναι να μην χρησιμοποιείται ο διακομιστής αρχείων αλλά αντίθετα, να αντιγραφεί (ρέπλικα) η βάση δεδομένων σε όλους τους υπολογιστές που τρέχουν τις εφαρμογές. Αυτό ξεπερνά το πρόβλημα

Περιεχόμενα

28 απόδοσης επειδή τα δεδομένα είναι στον ίδιο υπολογιστή με την εφαρμογή και έτσι δεν μειώνεται η απόδοση του δικτύου. Η αντιγραφή έχει δύο προβλήματα :

☻ Τον συγχρονισμό πολλαπλών αντιγράφων της βάσης δεδομένων. Αν ένας χρήστης σε ένα σύστημα κάνει μια αλλαγή σε μια εγγραφή στο δικό του αντίγραφο της βάσης δεδομένων, τότε αυτή η αλλαγή θα πρέπει να σταλεί σε όλα τα άλλα αντίγραφα, πριν ζητήσει την ίδια εγγραφή ένας δεύτερος χρήστης σε ένα άλλο υπολογιστή. Αυτό απαιτεί ένα πολύ περίπλοκο DBMS, αλλά ταυτόχρονα είναι δυνατό και με μικρότερη πιθανότητα λαθών.

☻ Τον εξοπλισμό όλων των υπολογιστών που τρέχουν τις εφαρμογές με δίσκους μεγάλης χωρητικότητας και μεγάλης ταχύτητας. Αυτό απαιτείται επειδή η βάση δεδομένων είναι αποθηκευμένη σε κάθε υπολογιστή.

► Η πιο αποτελεσματική προσέγγιση και η μόνη που μπορεί να ανταπεξέλθει σε δίκτυα επιχειρήσεων είναι η προσέγγιση Πελάτη/Διακομιστή (Client/Server). Αυτός ο συνδυασμός χρησιμοποιεί ένα έξυπνο διακομιστή (υπηρεσία) σε αντίθεση με τον διακομιστή αρχείων. Ο έξυπνος διακομιστής δέχεται μια SQL εντολή, την εκτελεί ώστε να γίνει μια λειτουργία στη βάση δεδομένων και μετά στέλνει το αποτέλεσμα πίσω, στον κατάλληλο Υπολογιστή-πελάτη.

Η Access δεν έχει την δύναμη να υποστηρίξει την αρχιτεκτονική Client- Server. Προκειμένου να παρέχει ένα πλήρες φάσμα από λύσεις για τις ανάγκες μιας επιχείρησης σε σχέση με βάσεις δεδομένων, η Microsoft συνδυάζει την Access με το RDBMS Πελάτη/Διακομιστή - τον SQL Server.

Περιεχόμενα