Ανάπτυξη λογισμικού για τη διαχείριση εγγράφων δικηγορικού γραφείου

(1)

Α.Τ.Ε.Ι. ΚΑΒΑΛΑΣ

ΣΧΟΛΗ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΩΝ ΕΦΑΡΜΟΓΩΝ ΤΜΗΜΑ ΒΙΟΜΗΧΑΝΙΚΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ ΕΙΣΗΓΗΤΡΙΕΣ: Α.ΜΑΡΙΝΑΓΗ - Α.ΜΗΤΣΑ

ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟΥ ΓΙΑ ΤΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΓΓΡΑΦΩΝ ΔΙΚΗΓΟΡΙΚΟΥ

ΓΡΑΦΕΙΟΥ

ΠΤΥΧΙΑΚΗ ΕΡΓΑΣΙΑ της Σπουδάστριας:

Κ Α Τ Σ Α Μ Π Ε Ρ Η Α Ν Α Σ Τ Α Σ Ι Α Σ (Α.Μ. 7)

Κ Α Β Α Λ Α Α Π Ρ Ι Λ Ι Ο Σ 2 0 0 6

(2)

«Ανάπτυξη Λογισμικού Για Τη Διαχείριση Εγγράφων Δικηγορικού Γραφείου»

Π Ε Ρ Ι Λ Η Ψ Η

Σκοπός της παρούσας εργασίας είναι η μελέτη, η σχεδίαση, η ανάπτυξη και σ έλεγχος λογισμικού που θα βοηθήσει στην καλύτερη και ευκσλότερη οργάνωση ενός δικηγσρικσύ γραφείου, σε ότι αφορά την διαχείριση των πελατών, των υπσθέσεων, των δικαστηρίων, των απσφάσεων και των εκκρεμοτήτων του.

Το πρόγραμμα υλοποιημένο σε Access, εμφανίζει διάφορα παράθυρα στα σπσία μπαρεί ο χρήστης να εισάγει, να τροπαπσιήσει ή απλώς να δει τα στσιχεία πσυ τον ενδιαφέρουν. Επίσης ο χρήστης έχει τη δυνατότητα μέσω ενός ημερσλογίσυ να δει τις υποχρεώσεις τσυ σε θέματα δικαστή ρίσυ.

Για την ανάπτυξη και σχεδίαση τσυ πρσγράμματος αρχικά απαραίτητη ήταν η συλλσγή πληρσφσριών πσυ θα βοηθούσαν στο να δημιουργηθεί το πράγραμμα. Αφού συγκεντρώθηκαν οι απαραίτητες πληροφορίες έγινε η δημιουργία των απαιτήσεων, των εννοιολσγικών και λογικών μοντέλων, η δημιουργία του λειτουργικού προγράμματος μέσω της Access και της γλώσσας πρσγραμματισμσύ Visual Basic και ο έλεγχος του προγράμματος για την σωστή λειτουργία.

Στην εργασία αυτή αναλύσνται, βήμα-βήμα όλες σι φάσεις ανάπτυξης τσυ λογισμικσύ, παρουσιάζοντας ταυτόχρονα τα προβλήματα που συναντήθηκαν και τις λύσεις πσυ δόθηκαν. Τέλος παρουσιάζονται τα συμπεράσματα και σι πρστάσεις για μελλοντικές επεκτάσεις της εργασίας.

Κατσαμπέρη Αναστασία

(3)

«Ανάπτυξη Λογισμικού Για Τη Διαχείριση Εγγράφων Δικηγσρικσύ ΓραφεΙσυ»

Π Ρ Ο Λ Ο Γ Ο Σ

Η πτυχιακή εργασία είναι το τελευταίο βήμα για την ολοκλήρωση των σπουδών στο τμήμα του Ανώτερου Τεχνολογικού Εκπαιδευτικού Ιδρύματος Καβάλας. Η εργασία αυτή πραγματοπσιήθηκε από τη σπουδάστρια Αναστασία Κατσαμπέρη το 2005- 2006, υπό την επίβλεψη των καθηγητριών του τμήματος Βιομηχανικής Πληροφορικής, της Επίκουρης Καθηγήτριας Α. Μαρινάγη και της Καθηγήτριας Εφαρμογών Α. Μήτσα.

Η πτυχιακή εργασία μελετά το πρόβλημα της οργάνωσης των εγγράφων ενός δικηγορικού γραφείου. Προτείνεται η ανάπτυξη λογισμικού το οποίο θα έχει τη δυνατότητα να χρησιμοποιεί ο/η γραμματέας ενός δικηγορικού γραφείου για τη διαχείριση των διάφσρων τύπων δικαστικών εγγράφων που αφορούν τους πελάτες του γραφείου και τις δικαστικές υποθέσεις τους.

(4)

Π Ε Ρ Ι Ε Χ Ο Μ Ε Ν Α

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1 ° ...6

Περίληψη των κεφαλαίων και των παραρτημάτων ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2°... 10

Ποιο είναι το πρόβλημα, ποιες οι λύσεις και συγκρίσεις με υπάρχοντα προγράμματα 2.1 Το πρόβλημα που καλείται να λύσει η παρούσα εργασία... 10

2.2 Η λύση στο πρόβλημα... 11

2.3 Δημισυργία της λύσης... 11

2.4 Υπάρχσυσες λύ σ εις...12

2.4.1 Το πρόγραμμα Law Plus της ORBIT Α.Ε... 13

2.4.2 Το πρόγραμμα Δικηγορικό 2 της Finestre - Consultants & Applications... 13

2.5 Ομοιότητες και Διαφορές των υπαρχόντων συστημάτων σε σχέση με το προτεινόμενο... 14

2.5 Μειονεκτήματα και πλεονεκτήματα... 17

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3° Οι φάσεις ανάπτυξης του λογισμικού... 19

3.1 Εισαγωγή...19

3.2 Συλλογή πληροφοριών... 19

3.2.1 Ιστορικό της έρευνας...20

3.3 Ανάλυση Απαιτήσεων... 21

3.3.1 Απαιτήσεις Δεδομένω ν...21

3.3.2 Λειτουργικές Απαιτήσεις... 26

3.3.3 Μη λειτουργικές απαιτήσεις... 27

(5)

3.3.4 Απαιτήσεις διασύνδεσης με το χ ρήστη... 27

3.4 Εννοιολογική σχεδίαση... 31

3.5 Λογική Σχεδίαση...32

3.6 Προβλήματα κατά την εννοιολογική και λογική σχεδίαση...33

3.7 Υλοποίηση... 34

3.8 Έλεγχος του συστήματος...38

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4“ Συμπεράσματα και μελλοντική ανάπτυξη... 35

4.1 Συμπεράσματα - Δυσκολίες...35

4.2 Αξιολάγηση του εργαλείου...37

4.3 Μελλοντική ανάπτυξη... 38

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ A 41

Ερωτηματολάγιο και απαντήσεις

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Β 44

ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Γ 58

ΔΙΑΓΡΑΜΜΑ ΡΟΗΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΜΗΔΕΝΙΚΟΥ ΕΠΙΠΕΔΟΥ

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Δ 66

Εννοιολογική, Λογική, Φυσική Σχεδίαση Βάσης Δεδομένων

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Ε 85

ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΓΙΑ ΤΟΝ ΧΡΗΣΤΗ (user manual)

1

(6)

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΣΤ

Ανάλυση του κώδικα σε Visual Basic...110 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Η

ΕΛΕΓΧΟΣ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ ΚΛΕΙΣΤΟΥ ΚΟΥΤΙΟΥ 124 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Θ

ΛΕΞΙΚΟ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΠΙΝΑΚΩΝ 149

(data dictionary) ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ I

ΛΕΞΙΚΟ ΕΝΝΟΙΩΝ...153 (GLOSSARY)

ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΚΕΣ ΑΝΑΦΟΡΕΣ 155

1

«Ανάπτυ§η Λογισμικού Για Τη Διαχείριση Εγγράφων Δικηγσρικού Γραφείου»

(7)

<ιΑνάπτυ§η Λογισμικού Για Τη Διαχείριση Εγγράφων Δικηγορικού Γραφείου»

Κ Ε Φ Α Λ Α Ι Ο

Περίληψη των κεφαλαίων και των παραρτημάτων

Στο κεφάλαιο αυτό γίνεται μια αναδρομή των επιμέρους κεφαλαίων και παραρτημάτων της εργασίας. Αναπτύσσεται με λίγα λόγια το περιεχόμενο του κάθε κεφαλαίου και του κάθε παραρτήματος.

Κεφάλαιο 1°

Ξεκινώντας με το 1° Κεφάλαιο όπου αναπτύσσεται η δσμή της παρσύσας πτυχιακής εργασίας γράφαντας με λίγα λόγια τα περιεχόμενα των επιμέρους κεφαλαίων και παραρτημάτων.

Στο δεύτερο Κεφάλαιο γίνεται η παρουσίαση τσυ αντικειμένσυ της πτυχιακής αναλυτικά. Πσίσ είναι το πρόβλημα που καλείται να λύσει η δημισυργία της πτυχιακής. Ποια είναι η πιο ιδανική λύση για την επίλυση τσυ πρσβλήματος. Περιγράφσνται σμοιότητες και διαφσρές με άλλα υπάρχσντα συστήματα. Μεισνεκτήματα και πλεονεκτήματα έναντι άλλων παρόμοιων υπαρχόντων συστημάτων.

Στσ τρίτο κεφάλαιο περιγράφσνται με κάθε λεπτομέρεια οι δυσκολίες που συναντήθηκαν, οι σκέψεις και οι ενέργειες που οδήγησαν σε επιλογές και αποφάσεις. Τους λόγους για τους οποίους επιλέχθηκαν οι

(8)

1

«Ανάπτυξη Λογισμικού Για Τη Διαχείριση Εγγράφων Δικηγσρικσύ Γραφείου»

συγκεκριμένες αποφάσεις και αν τελικά αυτές οι αποφάσεις είχαν τα επιθυμητά αποτελέσματα.

Γενικότερα παρουσιάζεται στο κεφάλαιο αυτό αναλυτικά η δουλειά που έγινε για να πραγματοποιηθεί αυτή η εργασία. Ποια επί μέρους προβλήματα έπρεπε να λυθούν, ποιες επιλογές έγιναν και γιατί έγιναν αυτές οι επιλογές.

Στο τέταρτο κεφάλαιο καταγράφονται τα συμπεράσματα αυτής της εργασίας καθώς και υποδείξεις και ιδέες για παραπέρα ανάπτυξη της δουλειάς που έγινε στην παρούσα εργασία.

Δηλαδή με λίγα λόγια αξιολογείται εκ των υστέρων η δουλειά που έγινε για να βγει εις πέρας η εργασία. Ποια είναι τα συμπεράσματα που προκύπτουν και τι θα πρέπει να κάνει κάποιος που μελλοντικά θα θέλει να βελτιώσει το πρόγραμμα της διαχείρισης του δικηγορικού γραφείου.

Παράρτημα A

Στο παράρτημα A καταγράφονται οι ερωτήσεις που τέθηκαν στους δικηγόρους για την συλλογή των πληροφοριών και οι απαντήσεις που έδωσαν αυτοί.

Παράρτημα Β

Στο παράρτημα Β καταγράφονται οι φόρμες προδιαγραφών για τις λειτουργικές απαιτήσεις. Στις φόρμες αυτές τα στοιχεία που περιγράφονται είναι: Υπηρεσία, Περιγραφή, Δεδομένα εισόδου.

Προέλευση, Δεδομένα Εξόδου, Προορισμός.

(9)

Παράρτημα Γ

Το παράρτημα Γ περιέχει τα διαγράμματα ροής των λειτουργικών απαιτήσεων. Τα διαγράμματα που έχουν δημιουργηθεί για τις απαιτήσεις είναι μηδενικού και πρώτου επιπέδου.

Παράρτημα Δ

Το παράρτημα Δ περιέχει την τεκμηρίωση της βάσης δεδομένων.

Περιγράφονται οι πίνακες, η λογική και η εννοιολογική σχεδίαση της βάσης, τα διαγράμματα ΜΟΣ, οι οντότητες της βάσης.

Παράρτημα Ε

Στο παράρτημα Ε καταγράφεται το Εγχειρίδιο για τον χρήστη (user manual). Στο εγχειρίδιο αυτό περιγράφεται με κάθε λεπτομέρεια πως ο χρήστης θα χρησιμοπσιήσει τα σύστημα και τι θα πρέπει να πρσσέξει στο σύστημα. Τσν καθοδηγεί βήμα βήμα στο περιβάλλον του συστήματος αναλύοντας το κάθε πεδίο και την κάθε επιλογή που πρόκειται να συναντήσει. Τσ περιβάλλσν του συστήματος απεικονίζεται στο εγχειρίδιο και γραφικά ώστε ο χρήστης να έχει μια πιο πλήρη και σαφή εικόνα.

Παράρτημα ΣΤ

Στο παράριηνια ΣΤ παρουσιάζεται ο κώδικας πσυ υπάρχει στη βάση και επεζηγείτε με λίγα λόγια. Ο κώδικας, γραμμένος σε Visual Basic, χρησιμσπσιείται στη συγκεκριμένη βάση στο πάτημα των κουμπιών της για καταχωρήσεις, αναζητήσεις, αναφσρές, κ.α.

Παράρτημα Η

Στο παράρτημα Η καταγράφεται ο έλεγχος του συστήματος που έχει γίνει, ώστε να επιβεβαιωθεί ότι το σύστημα λειτουργεί ορθά και χωρίς λάθη στις καταχωρήσεις. Με τσν έλεγχσ του συστήματος στην κάθε φόρμα του επιτυγχάνεται μια βάση χωρίς λάθη στα καταχωρημένα δεδομένα της.

(10)

1

Ο έλεγχος αυιός γίνεται με την εισαγωγή διαφόρων δεδομένων βλέποντας έτσι την αντίδραση του συστήματος στις λάθσς καταχωρήσεις και αν εμφανίζει σωστά τα ανάλογα μηνύματα λάθους. Με τα μηνύματα αυτά διασφαλίζονται οι σωστές καταχωρήσεις στο σύστημα.

Παράρτημα Θ

Το παράρτημα Θ περιέχει το Λεξικό Δεδομένων (data dictionary) του συστήματος. Περιγράφεται αναλυτικά ο κάθε πίνακας που υπάρχει στην βάση και τα περιεχόμενα ταυ. Αναλυτικότερα για τον κάθε πίνακα γράφονται τα εξής: τα ονάματα των στοιχείων περιέχονται σε κάθε πίνακα, πού χρησιμοποιούνται, η ιδιότητα τους, τα περιεχόμενα τους, ο τύπος τους, τα επιτρεπόμενα όρια, η μάσκα εισαγωγής των στοιχείων στον πίνακα και αν απαιτούνται από το σύστημα ή όχι.

Παράρτημα I

Στα παράρτηνια I καταγράφεται ένα μικρά λεξικό εννοιών. Παρατίθενται μερικές έννοιες που χρησιμοποιούνται στην πτυχιακή εργασία με την ερμηνεία τσυς.

(11)

1

«Ανάπτυ§η Λογισμικού Για Τη Διαχείριση Εγγράφων Δικηγορικού Γραφείου»

Κ Ε Φ A Λ A I 2

^<

Ποιο είναι το πρόβλημα, ποιες οι λύσεις και συγκρίσεις με υπάρχοντα προγράμματα

2.1 Το πρόβλημα που καλείται να λύσει η παρούσα εργασία

Σκοπός της παρούσας εργασίας είναι η μελέτη, η σχεδίαση, η ανάπτυξη και σ έλεγχσς λογισμικού οργάνωσης ενός δικηγορικού γραφείου, που περιλαμβάνει τη διαχείριση των πελατών, των υποθέσεων, των δικαστηρίων, των απσψάσεων και των εκκρεμοτήτων του.

Μέχρι πριν λίγα χρόνια, ακόμα και τώρα, κάποιοι δικηγόροι της παλαιός γενιάς, δεν χρησιμοποιούσαν κάπσιο πρόγραμμα για την σργάνωση του γραφείου τους. Έτσι ήταν υποχρεωμένσι να κρατούν τα αρχεία των πελατών τους σε αρχειοθετημένσυς φακέλσυς, κάτι βέβαια που και χρονοβόρο ήταν αλλά και λιγότερο αξιόπιστο. Χρονοβόρο, διότι όταν θα ήθελαν να βρουν το φάκελο ενός πελάτη ή το ιστορικό μιας υπόθεσης παραδείγματος χάριν θα έπρεπε να αραδιάσουν μπροστά τσυς ένα σωρό χαρτιά και έγγραφα, έπειτα να τα βάλουν σε μια σειρά και ύστερα από αρκετή ώρα να έβρισκαν αυτό που θα ήθελαν. Λιγότερο αξιόπιστο από την άποψη ότι η πιθανότητα λάθους θα ήταν μεγάλη αν δεν έπεφτε στην αντίληψη τους κάποιο έγγραφο λόγω του ότι θα είχε χαθεί ή παραπέσει κάπου.

Αντίθετα αν είχαν στην διάθεσή τους κάποιο πρόγραμμα το οποίο θα είχε αρχειοθετημένα όλα αυτά που χρειάζονται, με το πάτημα ενός κουμπιού, ταχύτατα και αξιόπιστα, θα είχαν μπροστά τους ότι ακριβώς

(12)

ψάχνουν. Αυτό είναι και το βασικό πρόβλημα που καλείται να δώσει λύση η δημισυργία της παρσύσας εργασίας.

2.2 Η λύση στο πρόβλημα

Το πρόβλημα που καλείται να λύσει η δημισυργία αυτής της βάσης δεδομένων είναι η σωστή σργάνωση ενός δικηγσρικού γραφείου. Η οργάνωση του πελατολογίου του γραφείου ώστε σ δικηγόρος να μπορεί εύκολα να καταχωρήσει τα στσιχεία ή να βρει κάπαιον πελάτη, η καταχώρηση των υπσθέσεων των πελατών ώστε σ δικηγόρσς να μπσρεί να δει σ κάθε πελάτης ποιες και πόσες υπσθέσεις έχει από τότε που έχει απευθυνθεί στο γραφείο του. Μπορεί επίσης να δει τα απστελέσματα της κάθε υπόθεσης εφόσσν έχει εκδικαστεί στο παρελθόν.

Τέλος, κάτι που θα βοηθούσε ιδιαίτερα στην όλη, προσωπική, σργάνωση τσυ δικηγόρου, να μπορεί να δει μέσα από ένα ηλεκτρσνικό ημερσλόγισ, με τσ αττλό πάτημα ενός κσυμπισύ για την ημερσμηνία πσυ επιθυμεί, αν έχει δικαστήρια. Και αν ναι, ποια είναι αυτό τσ δικαστήριο, ποιας υπόθεσης, πσιου πελάτη, πσια είναι η ώρα της εκδίκασης και άλλα στσιχεία του δικαστηρίου που σίγουρα χρειάζεται να ξέρει ο δικηγόρος.

2.3 Δημιουργία της λύσης

Μια απόφαση που έπρεπε να παρθεί για την λύση τσυ πρσβλήματσς ήταν πιο Σύστημα Διαχείρισης Βάσεων Δεδομένων θα επιλεγόταν για την υλοποίηση τσυ προγράμματσς. Συστήματα Διαχείρισης Βάσεων Δεδσμένων έχουν κατά καιρούς αναπτυχθεί αρκετά από διάφορες εταιρίες. Τέτοια συστήματα είναι: Oracle, SQL Server, Access, κ.α.

(13)

Η Oracle και ο SQL Server χρησιμοποιούνται συνήθως σε μεγάλες επιχειρήσεις και υποστηρίζουν πολλούς χρήστες, πσλλές ταυτόχρονες προσπελάσεις πάνω στα ίδια δεδσμένα, καθώς και απαμακρυσμένη πρόσβαση μέσω δικτύου.

Το πρόγραμμα που έπρεπε να σχεδιαστεί θα ήταν για ένα δικηγορικό γραφείο χωρίς πολλές απαιτήσεις σαν τις παραπάνω και αυτός ήταν τελικά ένας από τσυς λόγσυς πσυ τελικά επιλέχτηκε η Access έναντι οποισυδήπστε άλλσυ Συστήματσς Διαχείρισης Βάσεων Λεδσμένων.

Άλλοι λόγοι που συντέλεσαν σε αυτήν την επιλσγή είναι ότι:

■ Τα σύστημα και τσ περιβάλλσν της Access είναι απλό στη χρήση του και ψιλικά στον χρήστη. Λεν απαιτεί ειδικές γνώσεις πληροφσρικής, είναι πρσσβάσιμσ ακόμα και στσν πια άπειρα χρήστη και πρασψέρει εύκσλη εισαγωγή δεδομένων στο σύστημα.

■ Υπάρχει στα περισσότερα συστήματα υπολσγιστών αψαύ οι περισσότεροι χρήστες είναι λίγο ή πολύ γνώστες ταυ Microsoft Office.

Έτσι δεν απαιτείται η πραμήθεια και η εγκατάσταση επιπλέσν λσγισμικσύ, τσ απσίο ίσως είναι δύσκσλσ στη χρήση αλλά και επιπλέσν έζσδο για την επιχείρηση.

«Ανάπτυξη Λογισμικού Για Τη Διαχείριση Εγγράφων Δικηγορικσύ Γραφείου»

2.4 Υπάρχουσες λύσεις

Δύο από τις πια γνωστές λύσεις πσυ υπάρχαυν αυτή τη στιγμή στο εμπόριο για την οργάνωση των δικηγορικών γραφείων και χρησιμοποιούντε από ένα μεγάλο φάσμα δικηγόρων είναι τα προγράμματα Law Plus και Δικηγορικό 2 των εταιριών ORBIT Α.Ε.

και Finestre - Consultants & Applications αντίστοιχα.

(14)

2.4.1 Το πρόγραμμα Law Plus της ORBIT Α.Ε.

Το Law Plus (http: / /www.orbit.gr) είναι το ολοκληρωμένο προϊόν της Orbit Α.Ε. για την οργάνωση Δικηγορικών Εταιριών, Γραφείων και Νομικών Τμημάτων. Είναι από τα πιο νέα προγράμματα που έχουν κυκλοφορήσει στο εμπόριο. Παρέχει εξειδικευμένες συμβουλευτικές υπηρεσίες σε θέματα μηχανσγράφησης για τις δικηγορικές εταιρίες.

Μερικές από αυτές είναι:

@ Διαχείριση υπσθέσεων

® Οικονομική παρακολούθηση

® Δικάσιμοι - Αποφάσεις

® Υπσδείγματα Εγγράφων - Document Management

® Εσωτερική οργάνωση

Δυνατότητα διασύνδεσης με άλλες συσκευές μέσω του Microsoft Outlook

2.4.2 To πρόγραμμα Δικηγορικό 2 της Finestre - Consultants & Applications

To Δικηγορικό 2 (http://www.finestre.gr/products/sw/law/prlaw.htm) απευθύνεται στον επαγγελματία δικηγόρο ή το δικηγορικό γραφείο με σκοπό την οργάνωση της καθημερινής εργασίας τους και των οικονομικών τους δοσοληψιών. Οργανώνει τις υποθέσεις του δικηγόρου ή του δικηγορικού γραφείου, τους πελάτες, εταιρίες, αντίδικους, μάρτυρες, δικηγόρους, δικαστές, εισαγγελείς, δικαστικούς επιμελητές, συμβολαιογράφους, καθώς και τα δικαστήρια, εφορίες κλπ. Επίσης οργανώνει την βιβλιοθήκη και τις συνδρομές σε νομικά κ.α. περιοδικά.

Επιπλέον βοηθάει σημαντικά στην επεξεργασία των υποθέσεων (λήμματα, αποφάσεις, παραπομπές νόμων, δημοσιεύματα, κλπ) κυρίως

Κατσαμπέρη Αναστασία 13

(15)

με την εκμετάλλευση του ιστορικού υποθέσεων, στον χρονοπρογραμματισμό και στην οργάνωση αρχείων κειμένου συσχετίζοντας τα με τα υπόλοιπα αρχεία που παρακολουθεί. Ακόμη, προσφέρει εργαλεία οικονομικής παρακολούθησης υποθέσεων και συναλλαγών με πελάτες, δικηγόρους, δικ.επιμελητές κλπ. Τέλος χρησιμοποιεί το Internet, e-mail και scanner για την οργάνωση χειρογράφων.

Αναφορικά το πρόγραμμα οργανώνει εύκολα:

® Υποθέσεις

® Δικαστήρια, Δικάσιμους

® Αποφάσεις, Νόμους, Αποδ.Στοιχεία

® Πελάτες, Αντιδίκους, Μάρτυρες

® Δικηγόρους, Συνεργάτες Εργασίες και γεγονότα

® Έγγραφα - Υποδείγματα εγγράφων

® Οικονομικά

@ Διαχείριση Βιβλιοθήκης

2.5 Ομοιότητες και Διαφορές των υπαρχόντων συστημάτων σε σχέση με το προτεινόμενο

Από τη στιγμή που υπάρχουν ήδη στο εμπόριο παρόμοια ουοτήματα σαν το προτεινόμενο, επιβάλλεται να επισημανθούν οι ομοιότητες και οι διαφορές μεταξύ των υπαρχόντων και του προτεινόμενου νέου συστήματος.

Μια από τις βασικές ομοιότητες, την οποία δεν θα μπορούσαν να μην έχουν και τα τρία συστήματα, είναι οι καταχωρήσεις γενικότερα.

Αέγοντας καταχωρήσεις εννοούνται οι καταχωρήσεις που γίνονται για

(16)

■Ανάπτυξη Λογισμικού Για Τη Διαχείριση Εγγράφων Δικηγορικού Γραφείου»

τους πελάτες, τις υποθέσεις, τα δικαστήρια, τους δικηγόρους, τα διαδικαστικά έγγραφα και τις αποφάσεις.

Όσον αφορά τις καταχωρήσεις αναλυτικότερα, και στα τρία συστήματα καταχωρσύνται τα ίδια στοιχεία περίπου με κάποιες μικρές διαφορές σε ορισμένες ενότητες. Δηλαδή, τα στοιχεία των καταχωρήσεων για τους πελάτες, τα δικαστήρια, τις αποφάσεις και τους δικηγόρους είναι ίδια ενώ τα στοιχεία για τις υποθέσεις είναι διαφσρετικά και στα τρία προγράμματα. Στο πρόγραμμα Law Plus και στο Δικηγορικό ζητούνται για την υπόθεση σι ημερομηνίες ανοίγματος και κλεισίματος και η τρέχουσα κατάσταση της υπόθεσης, ενώ στο νέο πρόγραμμα δεν ζητούνται αυτά τα στοιχεία.

Μια ακόμη βασική διαφσρά τους είναι ότι τα υπάρχοντα προγράμματα λειτουργούν σε παραθυρικό περιβάλλσν Windows ενώ το νέο λειτουργεί σε φόρμες της Access.

Μια ομοιότητα είναι ότι διαχειρίζονται με τον ίδιο τρόπο τα στοιχεία των δικασίμων και δικαστηρίων έτσι ώστε μέσω ενός ημερολσγίου σ δικηγόρος να μπορεί να βλέπει το πρόγραμμα των δικασίμων του.

Και τα τρία συστήματα έχουν να κάνουν με την διαχείριση εγγράφων και την σύνδεση τους σε αυτά με την διαφσρά ότι τα υπάρχσντα έχσυν την επιπλέσν δυνατότητα υποδειγμάτων εγγράφων με δομή της αρεσκείας του δικηγόρου και δυνατότητα παραγωγής εγγράφων με βάση τα υπσδείγματα.

Τα υπάρχοντα συστήματα έχουν επίοης τη δυνατότητα καταχώρησης στοιχείων εξωτερικών συνεργατών όπως συμβολαισγράφους, δικαστικούς επιμελητές, ειοαγγελείς, δικαστές κ.α.

κάτι που στο νέο σύστημα δεν υπάρχει.

Το σύστημα Δικηγορικό 2 έχει την επιπλέον δυνατότητα Διαχείριοης Βιβλιοθήκης βοηθώντας έτσι τον δικηγόρο να ταξινομεί, να οργανώνει και να βρίσκει εύκολα οποιοδήποτε βιβλίο ή νομικό

(17)

περιοδικό. Το σύστημα Law Plus και το νέο σύστημα δεν έχουν μια τέτοια παρόμοια λειτουργία.

Μια ακόμα διαφορά στα συστήματα είναι ότι το Δικηγορικό 2 βοηθάει σημαντικά στην επεξεργασία των υποθέσεων με την εκμετάλλευση του ιστορικού των υποθέσεων. Τα άλλα δύο συστήματα δεν έχουν αυτήν την επιλογή.

Τα reports υπάρχουν στο νέο σύστημα και στο Law Plus με την διαφορά ότι στο πρώτο υπάρχει δυνατότητα εκτύπωσης reports για τους πελάτες, τους δικηγόρους και τα δικαστήρια ενώ στο δεύτερο υπάρχει δυνατότητα εκτύπωσης μόνο οικονομικών reports.

Το νέο σύστημα προσφέρεται και είναι ιδανικό για την οργάνωση μικρού μεγέθους δικηγορικών γραφείων. Σε μεγάλα δικηγορικά γραφεία με πολλές απαιτήσεις δεν θα μπορούσε να αποδώσει και να λειτουργήσει σωστά. Αντίθετα τα υπάρχοντα συστήματα απευθύνονται αποκλειστικά σε μεγάλου μεγέθους δικηγορικά γραφεία με πολλές απαιτήσεις, ενώ σε ένα μικρά γραφείο θα ήταν σχεδόν άχρηστα.

Μια τελευταία διαφορά των συστημάτων είναι ότι τα υπάρχσντα συστήματα έχουν την δυνατότητα οικονομικής παρακολούθησης και χρονοχρέωσης για τις διάφορες συναλλαγές του γραφείου. Επιπλέον, υπάρχει δυνατότητα έκδοσης λογαριασμού. Στο νέο σύστημα δεν υπάρχει καμία διαχείριση πσυ να έχει να κάνει με οικοναμικές εργασίες.

Παρακάτω παρατίθεται ένας πίνακας με συγκεντρωμένες τις συγκρίσεις δυνατοτήτων συστημάτων σργάνωσης γραφείου.

(18)

«Ανάπτυξη Λογισμικού Για Τη Διαχείριση Εγγράφων Δικηγορικού Γραφειου»

ΔΥΝΑΤΟΤΗΤΕΣ Law Plus Δικηγορικό 2 Προτεινόμενο Υπόθεση:

Καταγραφή ημερομηνίας ανοίγματος και κλεισίματος και τρέχουσας κατάσταση της υπόθεσης Παραθυρικό περιβάλλον Windows Φόρμες της Access

Οικονομική Παρακολούθηση Διαχείριση Διαδικαστικών Εγγράφων Δικαστήριο;

Ημερολόγιο για εύρεση δικασίμων Υπενθύμιση Εργασιών Διαχείριση Βιβλιοθήκης Έκδοση Λογαριασμού εργασιών Καταχώρηση εξωτερικών συνεργατών Ιστορικό Υποθέσεων

Εκτύπωση Reports

Πίνακας 1: Συγκρίσεις δυνατοτήτων συστημάτων οργάνωσης γραφείου

2.6 Μειονεκτήματα και πλεονεκτήματα

Ένα από τα βασικά μειονεκτήματα που φαίνεται να έχει το νέο σύστημα βάση των συγκρίσεων με τα υπάρχοντα συστήματα, είναι ότι δεν έχει την δυνατότητα χρονοπρογραμματισμού και χρέωσης για την έκδσση λογαριασμών των πελατών. Κάτι που σίγουρα είναι απαραίτητο σε μεγάλα δικηγορικά γραφεία με πολλούς συνεργάτες.

Ένα πλεονέκτημα που βγήκε από αυτήν τη μικρή έρευνα και σύγκριση των συστημάτων μεταξύ τους είναι ότι το νέο σύστημα είναι πιο εύκολο στη χρήση του. Έχει πιο εύκολο και απλό περιβάλλον

(19)

λειτουργίας χωρίς να χρειάζεται ο χρήστης να έχει ιδιαίτερες γνώσεις στους υπολογιστές.

Μειονέκτημα του νέου συστήματος μπορεί να θεωρηθεί και το ότι δεν έχει δυνατότητα υπενθυμίσεων δικαστηρίων και εργασιών γενικότερα.

Για να δει ο δικηγόρος αν έχει κάποιο δικαστήριο πρέπει αυτός να επιλέξει την ημερομηνία και να δει αν υπάρχει κάτι για την επιλεγόμενη ημερομηνία.

Ένα από τα πλεονεκτήματα του καινούριου συστήματος είναι η δυνατότητα συγκεντρωτικών εκτυπώσεων για τους πελάτες, τις υποθέσεις και τα δικαστήρια. Ο Δικηγόρος μπορεί να επιλέξει και να δει είτε στην οθόνη του υπολογιστή είτε εκτυπωμένες αναλυτικές εκθέσεις με τα στοιχεία των υποθέσεων, των πελατών ή των δικαστηρίων.

(20)

Κ Ε Φ Α Λ Α Ι Ο 3 ^

Οι φάσεις ανάπτυξης του λογισμικού

3.1 Εισαγωγή

Στο κεφάλαιο αυτό περιγράφονται με κάθε λεπτομέρεια οι δυσκολίες που συναντήθηκαν, οι σκέψεις και οι ενέργειες που οδήγησαν σε επιλογές και αποφάσεις από την αρχή της εργασίας έως το τέλος της.

Επίσης τεκμηριώνονται οι λόγοι για τους οποίους επιλέχθηκαν οι συγκεκριμένες αποφάσεις και σχολιάζεται αν τελικά αυτές οι αποφάσεις είχαν τα επιθυμητά αποτελέσματα ή όχι.

Γενικότερα παρουσιάζεται στο κεφάλαιο αυτό αναλυτικά η δουλειά που έγινε για να πραγματοποιηθεί αυτή η εργασία. Ποια επί μέρους προβλήματα έπρεπε να λυθούν, ποιες επιλογές έγιναν και γιατί έγιναν αυτές οι επιλογές.

3.2 Συλλογή πληροφοριών

Στο αρχικό στάδιο, για ένα σωστό ξεκίνημα της εργασίας, απαραίτητη είναι η συλλογή ορθών και κατατοπιστικών πληροφοριών.

Για να επιτευχθεί κάτι τέτοιο έπρεπε πρώτα να συνταχθεί ένα ερωτηματολόγιο με τις κατάλληλες ερωτήσεις το οποίο καλόντουσαν οι δικηγόροι να απαντήσουν.

Στη σύνταξη του ερωτηματολογίου υπήρξαν κάποιες δυσκολίες αρχικά. Λογικό, όταν οι ερωτήσεις έπρεπε να γίνουν από κάποιον που

(21)

«Ανάπτυξη Λογισμικού Για Τη Διαχείριση Εγγράφων Δικηγσρικού Γραφείου»

δεν είχε καμία ανάμιξη με δικηγορικά γραφεία, πόσο μάλλον με το θέμα οργάνωσης ενός δικηγορικού γραφείου.

Εν τέλει, ύστερα από σκέψη, ψάξιμο και με βάση τη λσγική, προέκυψε τσ επιθυμητό ερωτηματολόγισ, έτοιμο να απαντηθεί από τους αρμόδιους.

Το ερωτηματολόγιο και οι απαντήσεις που δόθηκαν σε αυτό βρίσκονται στο παράρτημα A της εργασίας.

3.2.1 Ιστορικό της έρευνας

Η πρώτη επίσκεψη ήταν στα Δικηγορικό γραφείο της κυρίας Βάγιας Ποντική στα Γιαννιτσά. Πρόθυμη να βοηθήσει απάντησε σε όλες τις παραπάνω ερωτήσεις και περιέγραψε με λίγα λόγια τις βασικές λειτουργίες ενός δικηγορικού γραφείου. Στο τέλος της ζητήθηκε να δείξει ποιο είναι το υπάρχον πρόγραμμα που χρησιμοποιεί. Η απάντηση της ήταν ότι χρησιμοποιεί κάποιο πρόγραμμα, αλλά καθώς δεν είχε μεγάλη ευχέρεια με τους υπολογιστές όπως είπε, δεν είχε να εξηγήσει και πολλά πράγματα. Και ο υπολογιστής της, προς ατυχία, ήταν χαλασμένος και δε μπορούσε να τον ανοίξει.

Η δεύτερη επίσκεψη ήταν στο γραφείο του δικηγόρου Αποστόλη Μπανιώτη στα Γιαννιτσά. Σε αυτήν την επίσκεψη λύθηκαν περισσότερα απορίες που δημιουργήθηκαν από την όλη παραπάνω έρευνα, παρά απαντήθηκαν τα ερωτήματα. Ο κύριος Μπανιώτης χρησιμοποιεί στο γραφείο του το πρόγραμμα Law Plus της εταιρίας ORBIT Εφαρμογές Πληροφορικής ΑΕ το οποίο θεωρείται από τα καλύτερα προγράμματα για την οργάνωση ενός Δικηγσρικού γραφείου. Ανέλυσε τις λειτουργίες της εφαρμογής αυτής και εξήγησε τον τρόπο λειτουργίας της.

Ακολούθησαν πσλλές συναντήσεις με τον Ψαρρή Δήμο, φίλος ο οποίος έκανε την πρακτική του εξάσκηση ως ασκούμενος Δικηγόρος σε μεγάλσ γραφείσ της Θεσσαλσνίκης, ο οποίσς πάντα έδινε λύσεις και εξηγήσεις στις διάφσρες απσρίες που γεννιόντουσαν κατά καιρούς.

(22)

Σημαντικές πληροφορίες αντλήθηκαν επίσης από το Διαδίκτυο και από διάφορα βιβλία. Το Διαδίκτυο βοήθησε στη συλλσγή πληροφοριών για την λειτουργία ενός δικηγορικού γραφείου, για τις διαδικασίες που ακολουθούνται και πως μια υπόθεση καταλήγει σε δίκη, ποια είναι τα είδη υποθέσεων και ποια είναι τα αρμόδια δικαστήρια. Τα βιβλία βοήθησαν περισσότερα στον προγραμματισμό που έγινε η βάση, δηλαδή στη Visual Basic και στην Access. Τέλσς διάφσρα άλλα βιβλία και σημειώσεις από το μάθημα της Τεχνολογίας Δογισμικού και των Βάσεων Δεδομένων του ΤΕΙ Καβάλας βοήθησαν στην όλη δομή της εργασίας.

«Ανάπιυ§η Λογισμικού Για Τη Διαχείριση Εγγράφων Δικηγορικού Γραφείου»

3.3 Ανάλυση Απαιτήσεων

Στη συνέχεια της όλης παραπάνω έρευνας, κατόπιν της συλλσγής στσιχείων και της μελέτης τους, γεννήθηκαν οι απαιτήσεις του συστήματος. Οι απαιτήσεις αυτές δημιαυργήθηκαν για να καλύψσυν τις ανάγκες ενός μικρού μεγέθους σχετικά δικηγσρικσύ γραφείσυ.

Οι τελικές απαιτήσεις ακολουθσύν παρακάτω ως εξής:

3.3.1 ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ

1. Καθορισμός στοιχείων πελατών

Τα στοιχεία που θα καταγράφονται είναι τα εξής : το ονοματεπώνυμο του πελάτη (εφόσον πρόκειται για φυσικό πρόσωπο) ή η επωνυμία της εταιρίας (εφόσον πρόκειται για νομικό πρόσωπο), η διεύθυνση, η πόλη και η περισχή πσυ βρίσκεται, το τηλέφωνό του και ο αριθμός ταυτότητας και το Α.Φ.Μ.

(23)

■Ανάπτυξη Λογισμικού Για Τη Διαχείριση Εγγράφων Δικηγορικού Γραφείου»

2. Καθορισμός Ρόλου πελάτη

Θα καθορίζεται εάν ο πελάτης είναι ο ενάγων ή ο εναγόμενος της κάθε υπόθεσης.

3. Καθορισμός στοιχείων δικηγόρου

Τα στοιχεία του δικηγόρου θα είναι ο κωδικός του, ο αριθμός μητρώου του και η Επωνυμία.

4. Σχέση πελάτη - δικηγόρου

Ο κάθε πελάτης θα υπερασπίζεται από έναν μόνο δικηγόρο ενώ αντίθετα ένας δικηγόρος μπορεί να υπερασπίζεται πολλούς πελάτες.

5. Καθορισμός υποθέσεων

Οι υποθέσεις θα χαρακτηρίζονται από τον κωδικό τους, η περιγραφή της υπόθεσης περιληπτικά, τον αριθμό πράξης που προσβάλλεται, το είδος της υπόθεσης, τον κωδικό του πελάτη, τον κωδικό του δικηγόρου, και τον ρόλο του πελάτη.(αν δηλαδή είναι ο ενάγων ή ο εναγόμενος στην υπόθεση)

6. Κατηγοριοποίηση υποθέσεων

Οι υποθέσεις θα κατηγοριοποιούνται ανάλογα με το τι είδος είναι.

7. Καθορισμός κατηγοριών υποθέσεων

® ΠΟΙΝΙΚΕΣ

® ΑΣΤΙΚΕΣ Ή ΠΟΛΙΤΙΚΕΣ

® ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΕΣ

® ΕΞΩΛΙΚΑ

8. Σχέση υποθέσεων - δικηγόρου.

Ένας δικηγόρος θα μπορεί να αναλάβει πολλές υποθέσεις, μια υπόθεση όμως θα αναλαμβάνεται από ένα δικηγόρο μόνο.

(24)

1

(Ανάπτυξη Λογισμικού Για Τη Διαχείριση Εγγράφων Δικηγορικού Γραφείου»

9. Σχέση υποθέσεων -πελάτη.

Ένας πελάτης μπορεί να έχει πολλές υποθέσεις, μία υπόθεση όμως θα ανήκει σε έναν μόνο πελάτη.

10. Σχέση υπόθεσης-απόφασης

Μια υπόθεση μπορεί να καταλήξει σε πολλές αποφάσεις. Εφόσον μια υπόθεση μπορεί να περάσει από πολλά δικαστήρια επομένως θα καταλήγει και σε πολλές αποφάσεις λαμβάνοντας σαν απόφαση την αναβολή ή την έφεση παραδείγματος χάριν, μέχρι την τελική απόφαση τσυ τελικού δικαστηρίου.

11. Καθορισμός των διάφορων εγγράφων

Για κάθε υπόθεση υπάρχσυν τα κατάλληλα έγραφα τα οποία την συντελούν. Αυτά τα έγραφα θα καταχωρούνται και θα περιγράφονται.

Θα καταχωρούνται ως παρατηρήσεις από τον χρήστη του συστήματος, (πίνακας Αρχείο) Θα χαρακτηρίζονται από κωδικό του αρχείου, τον κωδικό της υπόθεσης, την περιγραφή τους και το μονοπάτι όπου θα βρίσκονται αποθηκευμένα.

12. Δικαστήριο

Το δικαστήριο είναι η εκδίκση των υποθέσεων. Τα στοιχεία του δικαστηρίου τα οποία μας ενδιαφέρουν είναι: ο κωδικός του δικαστηρίου, το είδος (δηλαδή Διοικητικό Εφετείο Θεσ/νίκης ή Πολιτικό Δικαστήριο Γιαννιτσών),ο εισηγητής, τσ τμήμα του δικαστηρίου (α, β, γ,..., ) το πινάκιο (δηλαδή ποια είναι η σειρά της εκδίκασης της υπόθεσης πσυ μας ενδιαφέρει) και η ώρα εκδίκασης, σ κωδικός του δικογράφου, ο κωδικός υπόθεσης. Βασικά στοιχεία του δικαστηρίου είναι και οι ημερομηνίες που το χαρακτηρίζουν.

Οι ημερομηνίες αυτές είναι οι εξής:

12.1 Ημερομηνία Δικογράφου. Πότε δηλαδή κατατέθηκε το δικόγραφο.

(25)

1

12.2 Ημερομηνία Δικασίμου.

Δικαστήριο (Δικάσιμος-Δίκη)

Δηλαδή πότε ορίστηκε το

13. Σχέση δικαστηρίου - υπόθεσης.

Ένα δικαστήριο (δίκη) αφορά την εκδίκαση μιας υπόθεσης κάθε φορά αλλά μια υπόθεση μπορεί να χρειαστεί να εκδικαστεί σε πο?ιλά δικαστήρια μέχρι το τελικό δικαστήριο και τη τελική απόφαση.

14. Σχέση πελάτη - δικαστηρίου.

Ένα δικαστήριο (δίκη) αναφέρεται στην εκδίκαση μιας και μόνο υπόθεσης όπως αναφέρεται στην απαίτηση 13 και επομένως καλεί έναν πελάτη για την εκδίκαση της υπόθεσης του. Αλλά ένας πελάτης εφόσον έχει πολλές υποθέσεις είναι δυνατόν να καλείται σε παραπάνω από ένα δικαστήρια (Δίκες).

15. Απόφαση του δικαστηρίου - κατάληξη μιας υπόθεσης Μετά το τέλος της κάθε υπόθεσης το δικαστήριο δημοσιεύει την απόφαση στην οποία έχει καταλήξει. Η απόφαση αυτή θα καταγράφεται σε μια φόρμα. Επίσης θα καταγράφονται η περιγραφή της ποινής που τέθηκε και η ημερομηνία της απόφασης.

3.3.2 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΕΣ ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ

16. Εμφάνιση εκκρεμοτήτων

Μέσα από μια φόρμα στην οποία θα υπάρχει ένα ημερολόγιο θα επιλέγεται η ζητούμενη ημερομηνία και θα εμφανίζονται οι εκκρεμότητες του γραφείου για την επιλεγόμενη ημερομηνία. Έτσι θα έχει τη δυνατότητα να βλέπει έγκαιρα και να εμφανίζει τις εκκρεμότητες του ο δικηγόρος. Δηλαδή το πότε έχει την εκδίκαση κάποιας υπόθεσης, κ.τ.λ.

(26)

17. Αναζήτηση στοιχείων πελατών

Για να βρούμε ια στοιχεία ενός πελάτη είτε μόνο για εμφάνιση είτε για να αλλάξουμε κάτι σε αυτά μπορούμε να τα αναζητήσουμε μέσα από μια φόρμα με το ονοματεπώνυμό του και τα στοιχεία θα εμφανίζονται.

18. Αναζήτηση στοιχείων υποθέσεων

Για να βρούμε τα στοιχεία μιας υπόθεσης είτε μόνο για εμφάνιση είτε για να αλλάξουμε κάτι σε αυτά μπορούμε να τα αναζητήσουμε μέσα από μια φόρμα μέσω του πελάτη που ανήκει η υπόθεση αυτή και τα στοιχεία θα εμφανιστούν.

19. Εισαγωγή εγγραφών στοιχείων πελατών

Δίνεται η δυνατότητα στο χρήστη του συστήματος να εισάγει τα στοιχεία των πελατών στην κατάλληλη φόρμα.

20. Εισαγωγή εγγραφών στοιχείων υποθέσεων

Δίνεται η δυνατότητα στο χρήστη του συστήματος να εισάγει τα στοιχεία των υποθέσεων στην κατάλληλη φόρμα.

21. Εισαγωγή εγγραφών στοιχείων των εγγράφων

Δίνεται η δυνατότητα στο χρήστη του συστήματος να εισάγει τα στοιχεία των εγγράφων στην κατάλληλη φάρμα.

22. Εισαγωγή εγγραφών στοιχείων των δικαεττηρίων Δίνεται η δυναιόιητα στο χρήστη του συστήματος να εισάγει τα στοιχεία των δικαστηρίων στην κατάλληλη φόρμα.

23. Εισαγωγή εγγραφών στοιχείων των δικηγόρων

Δίνεται η δυνατότητα στο χρήστη του συστήματος να εισάγει τα στοιχεία των δικηγόρων στην κατάλληλη φόρμα.

6™^ «Ανάπτυ§η Λογισμικού Για Τη Διαχείριση Εγγράφων Δικηγορικού Γραφείου»

(27)

«Ανάπτυ§η Λογισμικού Για Τη Διαχείριση Εγγράφων Δικηγσρικού Γραφείσυ»

24. Εισαγωγή εγγραφών στοιχείων των αποφάσεων Δίνεται η δυνατότητα στο χρήστη του συστήματος να εισάγει τα στοιχεία των αποφάσεων στην κατάλληλη φόρμα.

25. Τροποποίηση εγγραφών στοιχείων πελατών

Ο χρήστης θα μπορεί ανά πάσα στιγμή να τροποποιεί τα στοιχεία των πελατών.

26. Τροποποίηση εγγραφών στοιχείων υποθέσεων

Ο χρήστης θα μπορεί ανά πάσα στιγμή να τροποποιεί τα στοιχεία των υποθέσεων.

Η δυνατάτητα της τροποποίησης υπάρχει μόνο για τα στοιχεία των πελατών και των υποθέσεων. Οι τροποποιήσεις επιτρέπονται γαι όλα τα στοιχεία των πελατών και των υποθέσεων εκτός του κωδικού πελάτη και του κωδικού Υπόθεσης οι οποίοι δίνονται από το σύστημα και δεν επιτρέπεται αλλαγή τους. Οι τροποποιήσεις των στοιχείων των Αποφάσεων, των Εγγράφων, των Λικηγάρων και των Δικαστήριων δεν ζητήθηκαν από τον Δικηγόρο διότι δεν θεωρήθηκαν απαραίτητες εφαρμόγες στην όλη λειτουργία του δημιουργηθέντος συστήματος.

27. Προβολή / Εκτύπωση εκθέσεων (reports)

Ύπαρξη reports με συγκεντρωτικά στοιχεία για τον κάθε πελάτη και τις υποθέσεις του.

27.1 Προβολή / Εκτύπωση έκθεσης «Πελάτες»

Εμφανίζονται συγκεντρωμένα όλα τα στοιχεία όλων των πελατών του γραφείου.

27.2 Προβολή / Εκτύπωση «Υποθέσεις»

Εμφανίζονται συγκεντρωμένα όλα τα στοιχεία όλων των υποθέσεων του γραφείου.

(28)

27.3 Προβολή / Εκτύπωση «Δικαστήριο»

Εμφανίζονται ουγκενιρωμένα όλα τα στοιχεία όλων των δικαστηρίων του γραφείου.

3.3.3 ΜΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΕΣ ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ

28. Φιλικό περιβάλλον για τον χρήστη - Ευχρηστία

Σύστημα με περιβάλλον φιλικό προς το χρήστη με στόχο την ευκολότερη πλοήγηση του μέσα στην εφαρμογή (κουμπιά εισαγωγής εγγραφών, εύρεσης στοιχείων, μετάβασης σε προηγούμενες ή επόμενες εγγραφές, εκτύπωσης εκθέσεων κ.α. )

29. Εγκατάσταση στον ηλεκτρονικό υπολογιστή του χρήστη της Microsoft Access

Για τη λειτουργία του προγράμματος θα πρέπει να είναι εγκατεστημένη στον ηλεκτρονικά υπολογιστή του χρήστη η Microsoft Access.

3.3.4 ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ ΔΙΑΣΥΝΔΕΣΗΣ ΜΕ ΤΟ ΧΡΗΣΤΗ

30. Δημιουργία κεντρικής εφαρμογής

Δημιουργία μιας κεντρικής εφαρμογής μέσω της οποίας ο χρήστης θα έχει πλήρη και εύκολη πρόσβαση στις υπηρεσίες του γραφείου.

30.1 Κεντρική φόρμα “Κεντρικό μενού ”

Φόρμα όπου υπάρχουν οι κυρίως επιλογές του προγράμματος.

(29)

30.2 Επιλογή “Πελάτες”

Φόρμα στην οποία περιέχονχαι τα στοιχεία των πελατών.

30.2.1 Φόρμα “Εισαγωγή πελάτη”

30.2.2 Φόρμα “Αναζήτηση/Τροποποίηση πελάτη”

30.3 Επιλογή “Υποθέσεις”

Φόρμα στην οποία περιέχονται τα στοιχεία των υποθέσεων.

30.3.1 Φόρμα “Εισαγωγή Υπόθεσης”

30.3.2 Φόρμα “Αναζήτηση/Τροποποίηση Υπόθεσης”

30.4 Επιλογή “Δικαστήριο”

Φόρμα στην οποία περιέχονται τα στοιχεία Δικαστηρίου.

30.4.1 Φόρμα “Εισαγωγή Δικαστηρίου”

30.4.2 Φόρμα “Εισαγωγή Απόφασης”

30.5. Επιλογή “Έγγραφα”

Φόρμα στην οποία περιέχονται τα στοιχεία των διαφόρων εγγράφων των υποθέσεων.

30.5.1 Φόρμα “Εισαγωγή Εγγράφων”

30.5.2 Φόρμα “Αναζήτηση Εγγράφων”

30.6 Επιλογή "Αναφορές"

Με την επιλογή αυτή εμφανίζεται ένα σύνολο από reports προς επιλογή.

30.6.1 Φόρμα “Προβολή Αναφοράς Πελατών”

30.6.2 Φόρμα “Προβολή Αναφοράς Υποθέσεων”

30.6.3 Φόρμα “Εκτύπωση Αναφοράς Πελατών”

30.6.4 Φόρμα “Εκτύπωση Αναφοράς Υποθέσεων”

30.6.5 Φόρμα “Προβολή Αναφοράς Δικαστηρίων”

30.6.6 Φόρμα “Εκτύπωση Αναφοράς Δικαστηρίων”

(30)

1

«Ανάιηυ§η Λογισμικού Για Τη Διαχείριση Εγγράφων Δικηγορικού Γραφείου»

30.7 Επιλογή “Εκκρεμότητες”

Φόρμα στην οποία περιέχοντατ οι εκκρεμότητες του γραφείου βάση των ημερομηνιών που έχουν καταγραφεί.

30.8 Επιλογή “Δικηγόρος”

Φόρμα στην οποία περιέχονται τα στοιχεία Δικηγόρου.

30.9 Επιλογή “Έ§οδος”

Με την επιλογή αυτή ο χρήστης βγαίνει από το σύστημα.

Για την δημιουργία των παραπάνω απαιτήσεων καθοριστικό ρόλο έπαιξαν οι απαντήσεις του ερωτηματολογίου που έδωσαν οι δικηγόροι.

Σημαντικά βοήθησε επίσης και η συλλογή πληροφοριών απά το Διαδίκτυο μέσα από site δικηγόρων (http://www.curia.eu.int/ και www.kiriakopoulos-law-office.gr/ ).

Για να φτάσουν οι απαιτήσεις στην τελική μορφή τους πέρασαν απά πολλά στάδια καθώς κατά την πορεία της δημιουργίας τους και του προγράμματος γενικότερα, αφαιρέθηκαν κάποιες και κάποιες άλλες προστέθηκαν. Αυτές που αφαιρέθηκαν ήταν οι απαιτήσεις που ήταν άχρηστες για το πρόγραμμα και που δεν θα βοηθούσαν εν τέλει στην οργάνωση του γραφείου. Οι απαιτήσεις που προστέθηκαν ήταν αυτές που γεννήθηκαν κατά τη δημιουργία του προγράμματος καθώς όσο περισσότερο υπήρχε έρευνα και κατανόηση του προβλήματος της οργάνωσης του γραφείου τόσο ευκολότερα γεννιόταν και μια καινούρια απαίτηση.

Οι τελικές απαιτήσεις γράφτηκαν με πολλή προσοχή γιατί ο ρόλος τους στη δημιουργία ενός προγράμματος είναι καθοριστικός. Οι απαιτήσεις είναι αυτές που βοηθούν από την αρχή μέχρι το τέλος της υλοποίησης αφού αυτές είναι που καθοδηγούν τον δημιουργό από το αρχικό στάδιο μέχρι το τελικό και είναι αυτές που διαμορφώνουν το πρόγραμμα. Και καθώς η αρχή είναι το ήμισυ του παντός, η δημιουργία

(31)

•Ανάπτυξη Λογισμικού Για Τη Διαχείριση Εγγράφων Δικηγορικού Γραφείου»

σωστών απαιτήσεων είναι ένα από τα σημαντικότερα σημεία στα θεμέλια της εργασίας.

Τα Διαγράμματα Ροής Δεδομένων των λειτουργικών απαιτήσεων που καταγράφονται παραπάνω φαίνονται αναλυτικά στο Παράρτημα Γ.

Οι φόρμες των προδιαγραφών για τις λειτουργικές απαιτήσεις υπάρχουν στο Παράρτημα Β της εργασίας.

(32)

3.4 Εννοιολογική σχεδίαση βάσης

Η εννοιολογική σχεδίαση είναι μια αναπαραστάση σλόκληρου του πληροφοριακού περιεχομένου της βάσης δεδομένων με μορφή κάπως αφηρημένη. Κατά κάποιο τρόπο η εννοιολογική σχεδίαοη είναι ]_ιια άποψη των δεδομένων «όπως είναι πραγματικά».

Η εννοιολογική σχεδίαση είναι μια άπσψη του συνολικού περιεχομένου της βάσης δεδσμένων και τα εννοιολογικό σχήμα είναι ένας ορισμός της άπσψης αυτής.

Για να φτάσει κάποιας στα εννσιολογικό σχήμα πρέπει αρχικά να εντοπίσει τις βασικές έννσιες σι οποίες αναφέρονται στις απαιτήσεις ταυ συστήματας, να επιλέξει τις οντότητες από τις βαοικές έννοιες που έχει βρει, να αναγνωρίσει τις σχέσεις και τα χαρακτηριστικά των αντοτήτων και τέλος να σχεδιαστεί τσ εννσιαλσγικό μοντέλο οντοτήτων-συοχετίσεων.

Η εννοιολογική σχεδίαση και τα βήματα που έχουν ακολουθηθεί υπάρχουν αναλυτικά στο Παράρτημα Δ της εργασίας.

Κακκιμπέρη Αναστασία

(33)

3.5 Λογικός Σχεδιασμός Βάσης

Στόχος της όλης διαδικασίας της λογικής σχεδίασης είναι να παραχθεί στο τέλος του βήματος ένα τοπικό λογικό μοντέλο δεδομένων για την εφαρμογή το οποίο να είναι σωστό, πλήρες και σαφές. Ο ορισμός του σχήματος της Βάσης Δεδομένων και η καταχώρηση των στοιχείων σε πίνακες πρέπει να γίνει με τρόπο ώστε να εξασφαλίζονται τα παρακάτω:

- Η απλούστευση της επεξεργασίας τους - Η αποφυγή διπλοκαταχωρήσεων

- Η ελαχιστοποίηση της πιθανότητας λάθους κατά τη φάση επεξεργασίας. Η πληρότητα αλλά και η ορθότητα της καταχωρημένης πληροφορίας.

Η λογική σχεδίαση υπάρχει αναλυτικά στο Παράρτημα Λ της εργασίας.