ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΟ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟ ΙΔΡΥΜΑ ΚΑΒΑΛΑΣ ΣΧΟΛΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑΣ
ΤΜΗΜΑ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ
ΘΕΜΑ:
A ΥΤΟΜΑ ΤΙΣΜΟΣ ΓΡΑ ΦΕΙΟΥ
- ΠΤΥΧΙΑΚΗ ΕΡΓΑΣΙΑ
-νποβληθείσα στον καθηγητή Μ ΑΝΑ ΥΛΑ A Θ ΑΝ ΑΣΙΟ από την
Σπουδάστρια Κ Ο Μ Ν ΙΔ Ο Υ Μ ΑΡΙΑ από το Σοφικό Διδυμοτείχου Εβρου
Εναρξη: 10-04-95 Παράδοσι}: 20-03-96
ΑΥΤΟΜΑΉΣΜΟΣ ΓΡΑΦΕΙΟΥ
ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ
' ^c^ Cl/cT Oo^
12,12L ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1.
ΕΙΣΑΓΩΓΉ
1. Ορισμός αυτοματισμού γραφείου.
2. Ιστορική αναδρομή.
3. Δομή και σκοπός της εργασίας.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2.
ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟ ΚΑΙ ΜΗΧ/ΣΗ
1. Το γραφείο στις σύγχρονες επι/σεις.
2. Εργασίες λογιστηρίου.
3. Χωροθέτηση λογιστηρίου.
4. Το ανθρώπινο δυναμικό του λογιστηρίου.
4.1. Πρόσληψη προσωπικού και ανάθεση εργασιών.
4.2. Εποπτεία προσωπικού.
4.3. Διευθυντής λογιστηρίου.
5. Μηχανογραφημένη λογιστική και μειονεκτήματα.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3.
ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΕΙΔΗ ΜΗΧΑΝΩΝ ΓΡΑΦΕΙΟΥ
1. Μηχανές δημιουργίας και αναπαραγωγής εγγράφων.
2. Υπολογιστικές μηχανές.
3. Μηχανές επικοινωνίας.
4. Βοηθητικές μηχανές.
5. Σύγχρονες υπηρεσίες τηλεματικής.
6. ΕΡΙΚΣΟΝ: Ενεργά στον εκσυγχρονισμό των τηλεπικοινωνιακών υπηρεσιών.
1. Η σύνδεση της πληροφορικής με τις επιχειρήσεις.
2. Η πληροφορική απαραίτητο "ΕΡΓΑΛΕΙΟ" για τις επιχειρήσεις.
3. Αγορά και μέλλον της πληροφορικής στην Ελλάδα.
4. Χρησιμότητα ΗΑ".
5. Hardware
6. Υπολογιστικά συστήματα.
7. Πλεονεκτήματα ΗΛΓ.
8. Μειονεκτήματα ΗΛΓ.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 5.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4.
ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ ΚΑΙ ΗΛ^
1.
2. 3.
3.1.
3.2.
3.2.1.
3.3.
3.3.1.
3.3.2.
3.3.3.
3.3.3.
3.3.3.
3.3.3.
Λογισμικό.
Λειτουργικό σύστημα.
Προγράμματα εφαρμογών.
Προγράμματα παραγώμενα από τα μηχανογραφικά τμήματα των ιδίων των επι
χειρήσεων.
Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα από την δημιουργία προγραμμάτων εμπορι
κών και λογιστικών εφαρμογών μέσα στην επιχείρηση.
Προγράματα "επί παραγγελία".
Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα από την προμήθεια προγραμμάτων εμπορι
κών και λογιστικών εφαρμογών "επί παραγγελία".
Τυποποιημένα προγράμματα "πακέτα".
Κριτήρια αξιολόγησης "πακέτου".
Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα από την αγορά "πακέτου".
Τρία κλασσικά τυποποιημένα προγράμματα πακέτα.
1 .Τυποποιημένα προγράμματα επεξεργασίας κειμένου.
.2.Τυποποιημένα προγράμματα βάσεων δεδομένων.
3.Ετοιμα προγράμματα λογιστικών φύλλων.
Κόστος λογισμικού.
Δικαιώματα που αποκτώνται με την αγορά του λογισμικού.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 6.
ΣΥΓΧΡΟΝΕΣ ΤΕΧΝΟΛΟΠΕΣ
1. Σύγκλιση των τεχνολογιών πληροφορικής και τηλεπικοινωνιών.
2. Ενα απλό σύστημα επικοινωνίας.
3. Ν έες τεχνολογίες, καινοτομίες.
3.1. Teleconferencing.
3.2. Videoconferencing.
3.3. Internet.
3.4. EDI.
3.5. Ηλεκτρονική αρχειοθέτηση & διαχείρηση εγγράφων.
3.5.1. Βασικές λειτουργίες.
3.6. Ηλεκτρονικά αρχεία.
3.7. Νέα προϊόντα.
3.7.1. Office 95.
3.7.2. Ricoh Fax 880 ΜΡ.
3.7.3. Mustek paragon page 630.
3.7.4. Binary Document.
3.7.5. Panasonic: νέα συσκευή τηλεφώνου - τηλεφωνητή.
3.7.6. Ηλεκτρονικό (τύστημα Quest Pos.
3.7.7. Καινούργια μοντέλα προσωπικών υπολογιστών.
3.7.8. Κάρτα και συσκευή μετάδοσης φωνής.
3.7.9. Σύστημα που "ακούει" τα Fax.
3.7.10. Φωτοαντιγραφικό - Fax - εκτυπωτής.
3.7.11. Καταγραφή τηλεφωνημάτων.
3.7.12. "SIMON".
ΕΡΩΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΑ - ΓΚ,ΑΛΟΠ ΕΠΙΛΟΓΟΣ
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1.
ΕΙΣΑΓΩΓΗ
1. Ορισμός αυτοματισμού γραφείου
Ο αυτοματισμός γραφείου αποτελεί τηην εφαρμογή ενός ολοκληρωμένου συστήματος επικοινωνίας και προϊόντων νέας τεχνολογίας, σχεδιασμένο ειδικά για συντονισμένη λει
τουργία, καθώς ακόμα και εφαρμογή των γνώσεων που προέρχονται από τους τομείς της εργονομίας και των κοινωνικών επιστημών με στόχο την υποστήριξη πολύπλοκων και πολυάριθμων δραστηριοτήτων και διαδικασιών σε ένα περιβάλλον γραφείου. Ο αυτοματισμός γραφείου στοχεύει στη δημιουργία ενός γραφείου, η εφαρμογή της σύγχρονης τεχνολογίας καθιστά την εργασία απλή, οργανωμένη και απαλλαγμένη όσο το δυνατόν από την παρουσία του χαρτιού.
Ίσως ο καλύτερος ορισμός προκύπτει αν φέρουμε μπροστά μας μια εικόνα: την εικόνα του εργασιακού χώρου (και μάλιστα γραφείου), όπου θα απουσιάζει πλήρως το χαρτί και το μολύβι και η συγκέντρωση, η καταχώρηση, η επεξεργασία, η αποθήκευση και η διακίνηση των πληροφοριών θα είναι αμιγώς ηλεκτρονική.
Οποιαδήποτε λοιπόν μηχανή συνδέεται με το παραπάνω κύκλωμα δραστηριοτήτων, εντάσσεται στο περιβάλλον αυτοματισμού και υπονοείται η δυνατότητα ηλεκτρονικής σύν
δεσης με τις υπόλοιπες μηχανές της οικογένειας. Ακόμα πιο σημαντικό είναι να φανταστεί κανείς ότι όταν ένας χώρος αυτοματοποιείται, τότε δεν υποτίθεται ό η απλά εγκαταστάθηκαν κάποιες συσκευές που άλλαξαν τις ταχύτητες και την αποτελεσματικότητα κάποιων διεργασιών σε καθημερινή βάση. Αυτό που συμβαίνει, και θα έπρεπε η συγκεκριμένη αντίληψη να κατανοήσει και στη χώρα μας, είναι ότι το αυτοματοποιημένο περιβάλλον προϋποθέτει μια ολόκληρη οργάνωση που θα στηρίζετω στην αντιγγραφειοκρατική δόμηση και θα διασφαλίζει την πύκνωση των δραστηριοτήτων και εργασιών.
Διότι η ραγδαία τεχνολογική εξέλιξη στον τομέα των υπολογιστών και των επικοινωνιών, πρέπει να έχουν σαν αποτέλεσμα βαθιές και ρυζικές αλλαγές σε όλα τα επίπεδα οργάνωσης, διοίκησης και λειτουργίας των επιχειρήσεων. Η αυτοματοποίηση του σύγχρονου γραφείου και η εκσυγχρόνηση των διοικητικών στελεχών, ειδικότερα του manager, πρέπει να προχωρήσει και στη χώρα μας, έχοντας ως στόχο την αύξηση της παραγωγικότητας και τη διατήρηση της ανταγωνιστικότητας σε υψηλά επίπεδα.')
1)Βλ. Κασσάνο, Αντώνη, Το γραφείο χωρίς χαρτιά, στο: Σύγχρονη επιχείρηση, ετήσιος οδηγός '92 "Οι νέες τεχνολογίες στην υπηρεσία του σύγχρονου γραφείου, σελίδα 113.
2. Ιστορική αναδρομή
Πριν από 20 χρόνια, όταν στην Ελλάδα βγαίνανε τα πρώτα φοττοαντίγραφα, χρειαζόταν .... 4 λεπτά για την ολοκλήρωση της διαδικασίας και προέκυπτε ένα αμφίβολης ποιότητας αποτέλεσμα. Αν κάποιος έλεγε ότι μια μέρα θα είχαμε εν σειρά συνδέσεις φωτοαντιγραφικών μηχανών με όλη τη γκάμα των συστημάτων που παρέχουν υπηρεσίες data, θα τον θεωρούσαμε τρελό.
Σίγουρα όμως ο τρελός των αρχών της δεκαετίας του 70 είναι ο ευτυχής πολίτης της δεκαετίας του '90. Καθώς η εποχή της πληροφορίας και η εποχή της πληροφορικής αρχίζουν να δένουν αρμονικά σαν έννοιες, η φιγούρα του οραματιστή που φανταζόταν ότι θα μπορεί να κάνει επεξεργασίες στοιχείων στον προσωπικό υπολογιστή καθώς και τα αποτελέσματα της επεξεργασίας θα μπορούν να γίνουν κτήματα κι άλλων χρηστών αναλόγων μέσων σε αποστάσεις κοντινές και μακρινές προβάλλει δικαιωμένη από το παρασκήνιο.
Το παρασκήνιο γίνεται προσκήνιο, αποκτά δημοσιότητα και γίνεται εκφραστής της συνολικής συναίνεσης μια νέας για την ανθρωπότητα εποχής. Της εποχής της αυξημένης διαφάνειας της εποχής της οργάνωσης του "ολοκληρωμένου γραφείου".*)
3. Δομή και σκοπός της εργασίας
Στο 2ο κεφάλαιο γίνεται προσπάθεια ανάλυσης, της έννοιας του λογιστηρίου και του ρόλου της μηχανογραφημένης λογιστικής, στη συνέχεια στα επόμενα κεφάλαια 3ο, 4ο, 5ο αναλύετε ο απαραίτητος εξοπλισμός κάθε γραφείου, ο οποίος προέρχεται από τον κλάδο των μηχανών γραφείου, τον κλάδο πληροφορικής και τον κλάδο του ηλεκτρονικού εξοπλισμού. Στο 6ο κεφάλαιο παρουσιάζονται οι νέες τεχνολογίες και οι καινοτομίες που βρίσκουν εφαρμογή στο σύγχρονο - αυτοματοποιημένο γραφείο του σήμερα. Τέλος με δύο ερωτηματολόγια και ένα γκάλοπ, τα οποία αφορούν επιχειρήσεις που ανοίκουν στην περιοχή της Ορεστιάδος Εβρου, ολοκληρώνεται η εργασία, σκοπός της οποίας είναι να γίνει κατανοητό πως ο αυτοματισμός γραφείου αποτελεί στη σημερινή εποχή έναν από τους πλέον σημαντικότερους παράγοντες που αντικατοπτρίζει τη σωστή οργάνωση μιας επιχείρησης και πως αυτό που συνέβαλε στην αυτοματοποίηση των εργασιών είναι η ανάπτυξη των συστημάτων πληροφορικής.
1) Βλ. Κασάνο, Αντώνη, Το γραφείο χωρίς χαρτιά, στο: Σύγχρονη επιχείρηση "Οι νέες τεχνολογίες στο γραφείο του αύριο", ετήσιος οδη γός'92, σελίδα 112.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2.
ΛΟΠΣΤΉΡΙΟ ΚΑΙ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΣΗ
1. Το γραφείο στις σύγχρονες επιχ/σεις
Γραφείο μιας επιχείρησης καλείται ο χώρος εκείνος στον οποίο εκτελούνται και διε
ξάγονται όλες οι διοικητικές και οι γραφειακές εργασίες της οικονομικής μονάδας. Το γραφείο μπορεί να είναι ένας ενιαίος και πολυτελέστατος χώρος με αίθουσες αναψυχής, συνεδριάσεων, συνεντεύξεων κ.λ.π. ή μια απλή αίθουσα ή το δωμάτιο του ξενοδοχείου για τον πλανόδιο έμπορο ή το ίδιο το αυτοκίνητο για τον οδηγό φορτηγού αυτοκινήτου δημοσίας χρήσης, όπου εκδίδει τις φορτωτικές και εισπράτει τα κόμιστρα.
Στις καλά οργανωμένες επιχειρήσεις το γραφείο είναι ο χώρος, στον οποίο συγκεντ
ρώνονται όλες οι πληροφορίες και τα στοιχεία, που αναφέρονται στη λειτουργία της επι
χείρησης, ταξινομούνται, καταγράφονται και διαφυλάσσονται για όσο χρονικό διάστημα επιθυμεί η επιχείρηση. Από το γραφείο κατευθύνεται και καθοδηγείται όλη η δραστηριότητα της επιχείρησης.
Στο γραφείο προγραμματίζεται και σχεδιάζεται το προϊόν, μελετάται το κόστος παραγωγής του, ο τρόπος της προώθησης του και χαράσσονται οι βασικές γραμμές για τη μεγιστοποίηση της παραγωγής του.
Στο γραφείο ανήκουν ακόμη και ορισμένες άλλες γενικές δραστηριότητες της επιχείρησης χωρίς ν' αφορούν άμεσα το προϊόν, όπως είναι η τήρηση λογιστικών βιβλίων, η σύνταξη μισ- θοδοτικών καταστάσεων και ισολογισμών, η διεκπεραίωση της αλληλογραφίας, η δακτυλογράφησή τους, η πολυγράφηση και η ταξινόμηση των εμπορικών επιστολών, η ανά
θεση και η εκτέλεση παραγγελιών κ.λ.π. Ολες αυτές οι δραστηριότητες καλούνται δραστη
ριότητες γραφείου.
Ειδικότερα οι δραστηριότητες γραφείου είναι οι εξής:
1) Η συγκέντρωση πληροφοριών από τον έξω κόσμο, όσον αφορά την προτίμηση των πελατών στα παραγώμενα προϊόντα ή τη ζήτηση ορισμένων προϊόντων ή τα παράπονα για το μέγεθος και την ποιότητα του, οπότε μειώνει την παραγωγή ενός και αυξάνει άλλου ή βελτιώνει την ποιότητα ανάλογα με τις απαιτήσεις της κατανάλωσης. Η συγκέντρωση αυτή των πλη
ροφοριών επιτυγχάνεται με τις επιστολές, τα τηλέφωνα, τα τηλεγραφήματα, τα τιμολόγια, η ς διαφημίσεις και την έρευνα, που ενεργούν οι υπάλληλοι της επιχείρησης.
2) Η καταγραφή των πληροφοριών σε ειδικά έντυπα και βιβλία και η ταξινόμηση τους κατά τρόπο ώστε να τίθεται εύκολα στη διάθεση της επιχείρησης. Η διατήρηση των πληροφοριών
αυτών διαρκεί όσο χρονικό διάστημα επιθυμεί η ίδια η επιχείρηση, εκτός εάν ειδικοί νόμοι επιβάλλουν τη διατήρηση για ορισμένο χρονικό διάστημα, όπως ο Κ.Φ.Σ. για τη διατήρηση των υποχρεωτικών βιβλίων και στοιχείων επιβάλλει πενταετία από την έκδοσής τους.
3) Η επεξεργασία και η αξιολόγηση των πληροφοριών. Συγκρίνει π.χ. τις προσφορές των διαφόρων προμηθευτών της και επιλέγει τη συμφερότερη ή προσδιορίζει το κόστος της παραγωγής του προϊόντος και καθορίζει την τιμή πώλησής του.
4) Η χορήγηση πληροφοριών τόσο στα διάφορα τμήματα και διευθύνσεις της επιχείρησης όσον αφορά π.χ. την αποδοτικότητα ή παραγωγικότητα της εργασίας μιας ομάδας εργατών ή μας μηχανής, όσο και στον έξω κόσμο, πρός τους προμηθευτές ή τους πελάτες για την παραγωγή π.χ. νέου προϊόντος ή την άφιξη νέας ποσότητας εμπορεύματος κ.λ.π.
Ακόμη έχει και τα εξής καθήκοντα:
1) Παρακολουθεί, ελέγχει και συντονίζει όλες τις λειτουργικές δραστηριότητες της επιχεί
ρησης. Παρακολουθεί και ελέγχει ποιοτικά και ποσοτικά την παρεχόμενη εργασία όλων την τμημάτων της επιχείρησης. Η παρακολούθηση και ο έλεγχος επιτυγχάνεται με τη σύγκριση των στοιχείων, που λαμβάνει από τα τμήματα και τις διευθύνσεις, με τα στατιστικά στοιχεία που έχει ως standards (κριτήρια).
Το γραφείο με τα στοιχεία, τα οποία διαθέτει, επιτυγχάνει ακόμα να συντονίζει εύκολα τις δραστηριότητες των διαφόρων τμημάτων και διευθύνσεων της επιχείρησης, όπως της πα
ραγωγής π.χ. με τη ζήτηση. Εφόσον παρατηρεί ότι μειώνεται η ζήτηση ενός προϊόντος και παρουσιάζει μεγάλο stock (απόθεμα) στην αποθήκη, μειώνει αντίστοιχα και την παραγωγή.
2) Παρακολουθεί τις νομκές και συμβατικές υποχρεώσεις της επιχείρησης κατά τρόπο ώστε να μη δημουργούνται προστιβές πρός τους εργαζόμενους μέσα στην επιχείρηση ούτε πρός τους πελάτες και προμηθευτές έξω από την επιχείρηση. Για το σκοπό αυτό ενημερώνει εγκαίρως τους αρμόδιους υπαλλήλους όσον αφορά τον τρόπο και το χρόνο εκτέλεσης των παραγ
γελιών ή την εξόφληση των υποχρεώσεων. Οι υπάλληλοι πέρα από την ενημέρωση τους από το γραφείο οφείλουν να παρακολουθούν και να μελετούν την εργατική και φορολογική νομοθεσία.
Από όσα μέχρι τώρα αναφέρθησαν προκύπτει ότι το γραφείο αποτελεί απαραίτητο στοιχείο μιας σύγχρονης επιχείρησης. Χωρίς δικό της κεφάλαιο, με μόνο το ξένο, μπορεί να ιδρυθεί και να λειτουργήσει μια επιχείρηση, χωρίς όμως γραφείο, από το οποίο να καθοδηγείται και να κατευθύνεται, είναι αδύνατη η ύπαρξη της (τύγχρονης επιχείρησης.·)
1) Βλ. Σφακιανού Παν, Κων, Αρχές λειτουργίας και οργάνωσης γραφείου, εκδόσεις interbooks, Αθήνα '89, σελ. 12-14.
2. Εργασίες λογιστηρίου
Σήμερα το λογιστήριο αποτελεί, μια από τις πιο συνηθισμένες υπηρεσίες κάθε μεγέθους επιχείρησης και οι εργασίες που εκτελούνται σ' αυτό είναι:
1. Καταγραφή περιουσίας.
Στα λογιστικά βιλία, ύστερα από σχολαστική ταξινόμηση, καταμέτρηση και αποτίμηση, γίνεται η καταγραφή των περιουσιακών στοιχείων των επιχειρήσεων, αναλυτικά (Απογραφή) και συνοπτικά (Ισολογισμός) κυρίως στην αρχή και στο τέλος της διαχειριστικής χρήσης (Στατική μορφή περιουσίας).
2. Παρακολούθηση των λογαριασμών.
Κατά τη διάρκεια της διαχειριστικής χρήσης κάθε περιουσιακό στοιχείο και κάθε έξοδο και έσοδο, παρακολουθήται ξεχωριστά και με ειδικό τρόπο μέσα από ειδικά λογιστικά βιβλία, τα καθολικά. Ετσι έχουμε άμεση αντίληψη των μεταβολών των στοιχείων για περαιτέρω εατιμήσεις (Δυναμική μορφή περιουσίας).
3. Εκδοση και λήψη παραστατικών.
Καθημερινά το λογιστήριο εκδίδει και λαμβάνει πολλά παρασταπκά. Εντυπα δηλαδή που πιστοποιούν τις συναλλαγές. Είναι μ α εργασία ρουτίνας αλλά πρωταρχικής σπουδαιότητας.
4. Παρακολούθηση και καταγραφή των συναλλαγών.
Από τα παραστατικά γνωρίζουμε το είδος και τον αριθμό των συναλλαγών που έγιναν μέσα στη διαχειριστική χρήση. Οι συναλλαγές αυτές καταγράφονται στα λογιστικά βιβλία με ημε
ρολογιακή σειρά και με ειδικό (λογιστικό) τρόπο.
5. Σύνταξη ισοζυγίων και λοιπών καταστάσεων ελέγχου.
Σε τακτά χρονικά διαστήματα, το πολύ ανά μήνα, συντάσσονται ισοζύγια και άλλες κατα
στάσεις ελέγχου συμφωνίας, της ορθής μεταφοράς των ποσών των λογαριασμών από ένα λογιστικό βιβλίο σε ένα άλλο.
6. Μισθοδοσία.
Συνήθως κάθε εβδομάδα, δεκαπενθήμερο ή μήνα γίνεται η εργασία η σχετική με τη μ σ - θοδοσία: σύνταξη δηλαδή μισθολογικών καταστάσεων, φροντίδα για την αγορά ενσήμων και συμπλήρωση των σχετικών εντύπων και καταγραφή τέλος της μσθοδοσίας στα λογιστικά βιβλία (ενημέρωση βιβλίων).
7. Εργασίες διεκπεραίωσης των υποχρεώσεων πρός το δημόσιο.
Υπολογίζονται και αποδίδονται πρός το δημόσιο φόροι, τέλη και εισφορές. Συντάσσονται και υποβάλλονται δηλώσεις και βεβαιώσεις εισοδημάτων, αποδοχών, Φόρου Προστιθέμενης Αξίας κ.λ.π.
8. Κοστολόγηση.
Στα λογιστήρια των επιχειρήσεων κυρίως του δευτερογενούς τομέα της παραγωγής, γίνονται λογιστικά και εξωλογιστικά οι προϋπολογισμοί και ο προσδιορισμός του κόστους, όταν δεν υπάρχει ειδικό τμήμα για το σκοπό αυτό.
9. Χρηματοοικονομικές εργασίες.
Παρακολουθούνται τα δάνεια που λαμβάνονται από την επιχείρηση ή χορηγούνται από αυτή, γίνεται ο υπολογισμός των τόκων, ο προσδιορισμός της αξίας των μεσιτειών προμηθειών κ.λ.π.
ΙΟ.Σύνταξη των οικονομικών καταστάσεων.
Στο τέλος της διαχειριστικής χρήσης (31 Δεκεμβρίου ή 30 Ιουνίου) γίνεται η σύνταξη των οικονομικών καταστάσεων (Λογ/σμός "Αποτελέσματα χρήσης" Ισολογισμός κ.λ.π.). Η εργασία αυτή είναι μια από τις κυριότερες λογιστικές εργασίες και γίνεται από υπεύθυνα άτομα - στελέχη του λογιστηρίου.
11 .Εκτίμηση και αξιολόγηση αποτελεσμάτων.
Στο τέλος γίνεται από το λογιστήριο εκτίμηση και αξιολόγηση της πορείας των εργασιών και των αποτελεσμάτων που προέκυψαν και στη συνέχεια τα συμπεράσματα και οι προτάσεις του τμήματος αυτού, κατατίθεται στη Γενική Διεύθυνση.·)
3. Χωροθέτηση του λογιστηρίου
Η σωστή επιλογή της θέσης του λογιστηρίου είναι στρατηγικής σημασίας για το σχεδίασμά και την επιτυχή υλοποίηση του προγράμματος οργάνωσης που έχει καταρτίσει ο οργανωτής λογιστής.
Το λογιστήριο είναι το κέντρο μέσω του οποίου η επιχείρηση επικοινωνεί με όλους εκείνους με τους οποίους έχει κάθε είδους οικονομικές συναλλαγές. Μέσα σ' αυτό εκτελούνται εργασίες που έχουν σχέση με υπολογισμούς, καταγραφές, διαχείρηση χρημάτων κ.λ.π. Πρέπει λοιπόν οι εργαζόμενοι σ'αυτό να μην παρενοχλούνται από εξωτερικούς και εσωτερικούς θορύβους ώστε να εργάζονται απρόσκοπα και να διεκπεραιώνουν την εργασία τους μέσα στα χρονικά όρια τα οποία θέτει ο οργανωτής λογιστής με το πρόγραμμά του.
Πρέπει αυτό να βρίσκεται σε θέση πλησίον των τμημάτων με τα οποία συνεργάζεται ούτως ώστε να ελαχιστοποιείται ο χρόνος μετάβασης υπαλλήλων, εγγράφων κ.λ.π. από και πρός το λογιστήριο. Πρέπει να βρίσκεται πλησίον αυτών των τμημάτων σε ξεχωριστό όμως χώρο ο
I) Βλ. Ροδοσθένους Μαρία, Οργάνωση Λογιστηρίου, εκδόσεις interbooks, Αθήνα '94 σελ.15-1
οποίος θα απωμονώνεται και από τον οποίο θα μένουν, έξω οι θόρυβοι. Εκεί που οι κτιριακές συνθήκες το επιτρέπουν, καλό είναι να βρίσκεται σε διαφορετικό από τις άλλες υπηρεσίες όροφο του κτιρίου που στεγάζεται η επιχείρηση. Με τη χρησιμοποίηση των πληροφοριακών συστημάτων που βασίζονται σε υπολογιστές το πρόβλημα της εξάρτησης της θέσης του λογιστηρίου από τις θέσεις που βρίσκονται οι άλλες υπηρεσίες της επιχείρησης με τις οποίες έρχεται σε επικοινωνία, σε πολλές επιχειρήσεις έχει λυθεί με τα δίκτυα επικοινωνιών που προσφέρουν τα συστήματα αυτά.
Επειδή το λογιστήριο είναι ο σημανπκότερος χώρος εφαρμογών και χρήσης της πλη
ροφορικής, στις επιχειρήσεις όπου υπάρχει το ειδικό τμήμα μηχανογράφης (ηλεκτρονικής δηλαδή επεξεργασίας δεδομένων) καλό είναι το λογιστήριο να βρίσκεται πλησίον αυτού, διότι χρησιμοποιεί πολύ τον υπολογιστή και τα πληροφορικά συστήματα που βασίζονται σ' αυτόν για την ικανοποίηση των λογιστικών και διαχειριστικών εν γένει αναγκών του.
Για την αποδοτική χρησιμοποίηση του διαθέσιμου χώρου και τη διάταξη των θεσμών εργασίας και των αντικειμένων του εξοπλισμού του λογιστηρίου χρειάζεται προσεκτική με
λέτη. Ο οργανωτής λογιστής, με βάση τις θέσεις εργασίας που έχει ορίσει στο οργανωτικό του πρόγραμμα και το διαθέσιμο τεχνικό εξοπλισμό και σε συνεργασία, αν είναι δυνατό, με κάποιο ειδικό επιστήμονα (αρχιτέκτονα, διακοσμητή εσωτερικών χώρων) θα οργανώσει έτσι το χώρο ώστε να αξιοποιούνται καλύτερα, ανθρώπινο δυναμικό και διαθέσιμα τεχνικά μέσα.
Ορισμένοι υπάλληλοι του λογιστηρίου εξ αιτίας της φύσης της εργασίας που εκτελούν, δέ
χονται πολλές επαγγελματικές επισκέψεις από τρίτα, εκτός επιχείρησης, πρόσωπα π.χ. πε
λάτες, πωλητές κ.λ.π. Οι θέσεις των υπαλλήλων αυτών πρέπει να είναι προσπελάσιμες για τους επισκέπτες τους και σε θέση ώστε να μην παρενοχλούνται οι υπόλοιποι εργαζόμενοι.
Σε πολλές επιχειρήσεις, λόγοι διαχειριστικής πολιτικής επιβάλλουν, η ομάδα εργασίας του λογιστηρίου που έρχεται σε επαφή με τους προμηθευτές, να εργάζεται σε διαφορετικό σημείο του χώρου του λογιστηρίου από το σημείο που εργάζεται η ομάδα εργασίας η οποία έρχεται σε επαφή με τους πελάτες. Πρέπει λοιπόν να διαμορφωθεί κατάλληλα ο χώρος ώστε και τα δύο αυτά σημεία να είναι προσπελάσιμα για τους επισκέπτες τους, χωρίς όμως οι επισκέπτες αυτοί, πελάτες και προμηθευτές, να συναντώνται.
Με τη σωστή χωροθέτηση των θέσεων των εργαζομένων αξιοπιστείται ο διαθέσιμος χώρος, αποφεύγεται η συμφόρηση και διευκολύνεται ο υπεύθυνος στην επίβλεψή τους.'>
1) Βλ. Ροδοσθένους Μαρία, Οργάνωση Λογιστηρίου, εκδόσεις interbooks, Αθήνα '94, σελίδα 184-185.
4. To ανθρώπινο δυναμικό του λογιστηρίου 4.1. Πρόσληψη προσωπικού και ανάθεση εργασιών
Το έργο του υπευθύνου οργανωτή λογιστή, δεν σταματά στην οργάνωση των δικαιολογητικών εγγράφων, των λογιστικών βιβλίων και την κατάρτιση του σχεδίου των λογαριασμών ή τη μηχανοργάνωση του λογιστηρίου. Συνεχίζεται με την καθημερινή φροντίδα για το σωστό συντονισμό των λογιστικών εργασιών, των ανθρώπων που τις εκτελούν, τη συμμόρφωσή τους στις οδηγίες του και την προσαρμογή τους στις σύγχρονες συνθήκες, ώστε να πετύχει την εύρυθμη λειτουργία του νευραλγικού αυτού τομέα της επιχείρησης που καλείται λογιστήριο.
Η στρατιγική για τη σωστή οργάνωση του ανθρώπινου δυναμικού του λογιστηρίου θα καθοριστεί από τον οργανωτή λογιστή. Αυτός θα καταρτίσει ένα οργανωτικό σχέδιο το οποίο χωρίς να είναι αμετάβλητο, αλλά εύκαμπτο, να αντικατοπτρίζει κάθε φορά τις ικανότητες του έμψυχου υλικού που θα μετέχει στην όλη οργάνωση. Το σχέδιο αυτό για να πετύχει στην εφαρμογή του, πρέπει να τύχει ευμενούς υποδοχής και αποδοχής από όλους.
Εχοντας επίγνωση των αναγκών του λογιστηρίου του σε ανθρώινο δυναμικό, ο οργανωτής λογιστής θα φροντίσει να προσλάβει και να τοποθετήσει σε κάθε θέση εργασίας που εκείνος εκ των προτέρων έχει ορίσει στο οργανωτικό του σχέδιο, τον κατάλληλο άνθρωπο, στον οποίο με σαφήνεια θα καθορίσει τα καθήκοντα και τις αρμοδιότητες του. Το οργανωτικό ρητό, "ο κατάλληλος άνθρωπος, στην κατάλληλη θέση" βρίσκει πλήρη εφαρμογή στην περίπτωση της επάνδρωσης του λογιστηρίου. Για την κάλυψη των θέσεων ο οργανωτής λογιστής προσλα
μβάνει το κατάλληλο προσωπικό αφού εξακριβώσει τα προσόντα του, ακολουθώντας μια από τις μεθόδους εξακρίβωσης προσώντων (που είναι οι συνεντεύξεις, τα ΤΕΣΤ και τα ερωτημα
τολόγια).
Επειδή η επαγγελματική εμπειρία είναι κύριος παράγων για τη σωστή και γρήγορη εκτέλεση βασικών και σημαντικών εργασιών του λογιστηρίου, θα πρέπει κατά την πρόσληψη να γίνεται απαραίτητο και η εξακρίβωση της επαγγελματικής εμπειρίας του υποψήφιου για τέτοιου είδους θέση. Για μερικές θέσεις εργασίας για τις οποίες δεν απαιτούνται ειδικές λογιστικές γνώσεις (π.χ. έλεγχος τιμολογίων) μπορεί να γίνει ανάθεση σε προσωπικό με γενι
κές γνώσεις λογιστικής και μικρή επαγγελματική εμπειρία.
4.2. Εποπτεία προσωτπκού
Στα λογιστήρια των μεγάλων επιχειρήσεων όπου απασχολούνται αρκετοί υπάλληλοι, οι οργανωτές λογιστές δημιουργούν ομάδες εργασίας (τμήματα λογιστηρίου) δηλαδή ομάδες μικρού αριθμού υπαλλήλων, από έναν έως τέσσερις, οι οποίοι εκτελούν συγκεκριμένη εργασία π.χ. ομάδα που ασχολείται με τον έλεγχο των τιμολογίων (τμήμα ελέγχου τιμολογίων), ομάδα έκδοσης παραστατικών, ομάδα καταχώρησης εγγράφων.
Ο αριθμός των ομάδων εργασίας που είναι δυνατό να υπάρχουν σε ένα λογιστήριο, εξαρτάται από το μέγεθος και τις ανάγκες του λογιστηρίου. Το μέγεθος και οι ανάγκες του λογιστηρίου είναι συνάρτιση του μεγέθους, του είδους και της φύσης της επιχείρησης. Μια επιχείρηση με ευρύ φάσμα δραστηριοτήτων και με πλήθος συναλλαγών καθημερινά, χρειάζεται αρκετούς υπαλλήλους στο λογιστήριο για να διεκπεραιώνουν την καθημερινή λογιστική εργασία. Η αναλογία μεγέθους επιχείρησης και απασχολούμενου ανθρώπινου δυναμκού στο λογιστήριο, δεν είναι πάντα σταθερή. Εξαρτάται και καθορίζεται από τις δυνατότητες των ηλεκτρονικών υπολογιστικών συστημάτων που έχουν οι επιχειρήσεις και τα οποία χρησιμοποιούν για τη διεκπεραίωση των λογιστικών εργασιών και την άντληση των πληροφοριών.
Για την επίβλεψη, καθοδήγηση και έλεγχο της εργασίας των εργαζομένων στις ομάδες, ορίζονται από τον οργανωτή λογιστή, οι υπεύθυνοι των ομάδων αυτών.
Οι υπεύθυνοι των ομάδων επιλέγοναι με κριτήριο τα προσόντα τους όπως φυσικά χαρίσματα π.χ. εργατικότητα, επιδεξιότητα, ευφυΐα, ευσυνειδισία, διοικητικές ικανότητες και επαγ
γελματική κατάρτιση π.χ. ειδίκευση στη λογιστική ή φορολογικά ή εργατικά, εμπειρία κ.α.
Τα όρια της ευθύνης και της εποπτείας του υπεύθυνου κάθε ομάδας εργασίας στο λο
γιστήριο, είναι περιορισμένα και καθορίζονται από τον οργανωτή λογιστή, ο οποίος κάνει διασπορά της εξουσίας χωρίς όμως και να την μεταβιβάζει ολοκληρωτικά σ' αυτούς. Από τη στιγμή που ορίζεται υπεύθυνος - επόπτης ομάδας, δημιουργείται μια σχέση εξουσίας αυτού με τους υφισταμένους του (πήρε άλλωστε την άδεια ασκήσεως της) και υποχρέωσης να συν- τονήσει και να κατευθύνει το έργο αυτών.
Ο επόπτης ή ο ομαδάρχης ή προϊσταμένος τμήματος, επεργάζεται τις πληροφορίες που του διοχετεύονται από τους υφισταμένους και λαμβάνει αποφάσεις, το είδος και η αποτελε- σματικότητα των οποίων εξαρτάται κατά πολύ από τις ικανότητές του. Σκοπός του είναι η αύξηση της αποδοτικότητας των εργαζομένων της ομάδας του μέσα από τη συνεργασία, την επικοινωνία και την κατανόηση που θα δείξει στα δικά τους προβλήματα. Με την εξασφάλιση καλού εργασιακού κλίματος αυξάνει η παραγωγικότητα.
ο επότΓτης κάθε ομάδας πρέπει να είναι και ρυθμιστής των σχέσεων (εργασιακών κ.α.) των εργαζομένων στην ομάδα του με τις σχέσεις των εργαζομένων στις άλλες ομάδες του λογι
στηρίου ώστε να υπάρχει συντονισμός ανθρωπίνων σχέσεων και εργασίας μεταξύ των ομάδων και να διασφαλίζεται έτσι η ομαλή λειτουργία του λογιστηρίου, σαν ενιαίο οργανικό σύνολο που είναι.
4.3. Ο διευθυντής του λογιστηρίου
Των ομάδων εργασίας και των υπευθύνων των ομάδων αυτών προϊστάται ο υπεύθυνος, ο οργανωτής, ο διευθυντής του λογιστηρίου. Αυτός είναι ο άνθρωπος που ανέλαβε την ευθύνη να οργανώσει, ανθρώπους, υλικό και εργασία.
Για να επιτελέσει το δύσκολο και σημαντικό έργο του ο διευθυντής του λογιστηρίου πρέπει:
α) Να είναι πεπειραμένος επιστήμονας με τις αναγκαίες ικανότητες και γνώσεις, β) Να φροντίζει να προσαρμόζει και αναπροσαρμόζει το σχέδιο οργάνωσης ανθρώπινου
δυναμικού.
γ) Να είναι δραστήριος, οξυδερκής, να έχει ευρύτητα πνεύματος, να ελέγχει τα αποτελέσματα, να κρίνει και να λαμβάνει αποφάσεις·>.
5. Μηχανογραφημένη λογιστική και μειονεκτήματα
Μιλώντας για τη μηχανογραφημένη λογιστική, εννοούμε το πρόγραμμα που μηχανογραφεί και διευκολύνει τη λειτουργία του λογιστηρίου. Εκτός από τα μηχανήματα (ΗΑ^, εκτυπωτές κ.α.), είναι απαραίτητη η ύπαρξη του λογιστικού προγράμματος, δηλαδή του συνόλου των εντολών που εργάζονται προκαθορισμένα και παρακολουθούν το λογιστήριο. Η δομή του προγράμματος επιτρέπει τη δημιουργία των λογαριασμών και παρακολουθεί τις χρεωπιστώσεις τους. Δεν μπορεί να κατανοήσει λογιστικές έννοιες αλλά εργάζεται πάντα σύμφωνα με έναν καθορισμένο τρόπο, όπως ακριβώς θέλησε ο κατασκευαστής του.
Τότε που βρίσκονται τα πλεονεκτήματα του θα ρωτήσει κάποιος; Κυρίως στην ακούραστη λειτουργία του και στην τρομακτική δυνατότητα να "θυμάται” τα πάντα. Αυτό που επιτυγ
χάνουμε στην ουσία είναι να απαλλασσόμαστε από τις χρονοβόρες και κουραστικές εργασίες (αθροίσεις, μεταφορές λογαριασμών κ.λ.π.) και να αξιοποιούμε τις πραγματικά τεράσπες δυνατότητες τους στην αποθήκευση και ανάκτηση στοιχείων. Τα τεράστια χειρόγραφα (κακογραμμένα πολλές φορές) βιβλία και οι καταστάσεις αντικαθιστώνται με μηχανογραφικές εκτυπώσεις. Χωρίς να έχει αλλάξει η λογιστική, άλλαξε ο τρόπος εργασίας του λογιστή. Με
λιγότερο κόπο και σε μικρότερο χρόνο εκτελεί τις εργασίες του, εκμεταλλεύονας πάντα τις τεράστιες δυνατότητες του λογιστικού προγράμματος.
Δεν είναι πάντα όλα θετικά στη μηχανογράφηση. Υπάρχουν προβλήματα και μειονε
κτήματα, εντελώς διαφορετικά απ' αυτά που συναντούσαμε τόσα χρόνια, διαχειριζόμενοι χειρόγραφα συστήματα. Επιγραμματικά τα σημαντικότερα απ' αυτά είναι;
1. Η αύξηση της πολυπλοκότητας των εμπορολογιστικών προγραμμάτων απαιτεί πλέον εξειδικευμένους χρήστες - λογιστές. Δε λείπουν οι αγγελίες στις εφημερίδες που αναζητούν λογιστή ή βοηθό λογιστή που να γνωρίζει κάποιο συγκεκριμένο πρόγραμμα. Η πολυπλο- κότητα ήρθε ως φυσικό επακόλουθο της διεύρυνσης των προσφερόμενων δυνατοτήτων των προγραμμάτων και της ανάγκης προσαρμογής σε όλες τις απαιτήσεις των επιχειρήσεων και των φορολογικών νόμων.
2. Εξάρτηση από έναν ή περισσότερους προγραμματιστές και ελλειπής υποστήριξη του προγ
ράμματος. Στο μεγαλύτερο μέρος το πρόβλημα λύνεται με την αγορά προγράμματος από κάποια έγκυρη και αξιόπιστη εταιρία πληροφορικής και με τη σύναψη ετήσιου συμβολαίου συντήρησης του προγράμματος. Οι πολύ μεγάλες δυνατότητες παραμετροποίησης των τυποποιημένων προγραμμάτων, σήμερα μπορούν να καλύψουν το μεγαλύτερο κομμάτι της αγοράς. Οι υπόλοιπες εταιρίες που πρέπει να καταφύγουν σε παραγγελία προγράμματος (customize), πρέπει να εξασφαλίσουν έναν αξιόπιστο συνεργάτη - προγραμματιστή (ή εται
ρία παραγωγής λογισμικού), που εκτός από την κατασκευή του θα μεριμνά μελλοντικά για την (τυντήρηση και εξέλιξή του. Τα παραπάνω προβλήματα ισχύουν και για το υλικό κομμάτι της μηχανογράφης (ΗΑ^, εκτυπωτές, modem κ.λ.π.). Η ύπαρξη όμως πάμπολλων εταιριών πληροφορικής και η τυποποίηση στα υλικά μέρη σε μεγοΛο βαθμό ελαχιστοποιούν το πρόβλημα.
3. Η παραπληροφόρηση πολλών επιχειρηματιών σχετικά με το τι μπορεί να πετύχει η μηχανο
ργάνωση μιας επιχείρησης.
Περιμένουν οι Η/Υ να λύσουν χρόνια προβλήματα ανεπαρκούς λειτουργίας και ορ
γάνωσης με ένα θαύμα. Σε πολλούς δεν έχει γίνει κατανοητό ότι η μηχανοργάνωση μιας εταιρίας θα αποδώσει τα αναμενώμενα, μόνο όταν διαθέτει ήδη μια άρτια και δοκιμασμένη χειρόγραφη οργάνωση. Η μηχανοργάνωση σε μια επιχείρηση που (ττερείται της επαρκούς οργάνωσης, περισσότερο θα περιπλέξει τα πράγματα παρά θα βοηθήσει πραγματικά. Ενα ανοργάνωτο χειρόγραφο λογιστήριο εξακολουθεί να είναι ανοργάνωτο ακόμη και με υπολογιστές.
1)Βλ. Ροδοσθένους Μαρία, Οργάνωση λογιστηρίου, εκδόσεις interbooks, Αθήνα '94, σελίδα 172-182.
4. Λανθασμένη προσέγγιση, συνολικά, στο θέμα της μηχανοργάνωσης.
Μερικοί επιχειρηματίες ακολουθούν την μηχανογραφική έκδοση στοιχείων και τήρηση βιβλίων, ακολουθώντας τη "μόδα" ή γιατί πίστευαν ότι ένα μηχανογραφικό τιμολόγιο προσδίδει μεγαλύτερο κύρος απ' ότι το χειρόγραφο. Πολλοί ξεκίνησαν με καλές προθέσεις και όνειρα για οργάνωση και ανάπτυξη. Στην πορεία όμως διαπίστωσαν ότι το προσωπικό τους είναι ανεκπαίδευτο, το πρόγραμμα ελλιπώς παραμετροποιημένο καθώς και άλλα προβ
λήματα. Οι περιορισμένοι πόροι των μκρών επιχειρήσεων αποτελούν ανασταλτικούς παράγοντες της χρηματοδότησης της παραπαίουσας μηχανογράφησης. Συμβαίνει συχνά επενδύσεις εκατοντάδων χιλιάδων ή και εκατατομμυρίων ακόμη να χρησιμοποιούνται ως γραφομηχανές για την έκδοση των τιμολογίων. Πόσοι επιτηδευματίες αγόρασαν Η/Υ αντί ηλεκτρονικής ταμειακής μηχανής τα τελευταία δύο χρόνια που γενικεύτηκε το μέτρο!! Οι περισσότεροι απ' αυτούς τους επιτηδευματίες κατείχαν επιχειρήσεις λιανικής, μικρού μεγέθους. Θέλησαν με την αγορά του υπολογιστή να καλύψουν αφενός την απαίτηση της φορολογικής νομοθεσίας και αφ' ετέρου να εκσυγχρονίσουν την επιχείρηση τους. Ακόμη να παρακολουθούν την αποθήκη τους και να ξέρουν ανά πάσα στιγμή τι έχουν, να γνωρίζουν τα υπόλοιπα πρός τους προμηθευτές τους, να συγκρίνουν τους τζίρους ανά μήνα. Η κατάληξη όμως σε πολλές περιταώσεις ήταν διαφορετική. Πάρτε την απόδειξη που εκδίδει ένας επιχειρηματίας με ΗΑ^. Κατά πάσα πιθανότητα θα δείτε ότι στη στήλη κωδικός υπάρχει ο αριθμός 1 και στη στήλη περιγραφή μια πολύ γενική περιγραφή π.χ. ενδύματα ή χαρτικά διάφορα. Ολα αυτά δείχνουν στη συγκεκριμένη περίπτωση ότι η μηχανογράφηση που εγκαταστάθηκε αποδίδει όπως ακριβώς και ένα χειρόγραφο σύστημα, με περισσότερη πολυπλοκότητα.
Σταδιακά, με την αυξανόμενη διείσδηση των υπολογιστών σε σπίτια και επιχειρήσεις, με την αλλαγή της νοοτροπίας στους νέους (που ξεκινά από το γυμνάσιο πλέον με την εισαγωγή μαθήματος πληροφορικής) και στην Ελλάδα η πληροφορική θα καλύψει το χαμένο έδαφος τόσο αριθμητικά όσο και ποιοτικά.·)
1)Βλ. Ρεβάνογλου, Α, Μηχανογραφημένη λογιστική, σελίδα 23, 47-48.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3.
ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ - ΕΙΔΗ ΜΗΧΑΝΩΝ ΓΡΑΦΕΙΟΥ
Ο συνήθως εξοπλισμός γραφείου αποτελείται από προϊόντα που προέρχονται από:
α) Τον κλάδο των μηχανών γραφείου, β) Τον κλάδο του Ηλεκτρονικού εξοπλισμού, γ) Τον κλάδο της πληροφορικής.·)
Τις μηχανές γραφείου μπορούμε να τις διακρίνουμε στις εξής κατηγορίες:
α) Μηχανές δημιουργίας και αναπαραγωγής εγγράφων, β) Υπολογιστικές μηχανές,
γ) Μηχανές επικοινωνίας, δ) Βοηθητικές μηχανές.
1. Μηχανές δημιουργίας και αναπαραγωγής εγγράφων
Αποτελούνται από τις γραφομηχανές, τους πολύγραφους και τα φωτοαντιγραφικά μη
χανήματα.
I. Οι γραφομηχανές είναι από τα πρώτα είδη των μηχανών γραφείου, που κατασκευάστηκαν, για ν' απλουστεύσουν και να τελειοποιήσουν την εργασία του γραφείου.
Παράγουν γρήγορη, ευθύγραμμη και απόλυτα ευανάγνωστη γραφή. Χρησιμοποιούνται για την παραγωγή διαφόρων εγγράφων, για την αναπαραγωγή των εγγράςκον αυτών σε πολλά αντίτυπα, για τη δημιουργία μήτρας πολυγράφου και για τη συμπλήρωση στοιχείων σε διάφορα έντυπα.-)
Βασικός εξοπλισμός για μια επιχείρηση στη δεκαετία του '70 αποτελούσε η γραφομηχανή η οποία σήμερα έχει σχεδόν πλήρως αντικατασταθεί από τους υπολογιστές.^)
Οι γραφομηχανές διακρίνονται σε χειροκίνητες, αυτόματες και ηλεκτρονικές.
1) Βλ. Τρίγκα Νότα, Μηχανοργάνωση στον Οικονομικό Ταχυδρόμο, Εξτρα τεύχος εξοπλισμός γραφείων και επιχειρήσεων σελίδα 32.
2) Βλ. Σφακιανού Παν. Κων., Αρχές λειτουργίας και οργάνωσης γραφείου, εκδόσεις interbooks, Αθήνα '89 σελ. 81-83.
3) Βλ. Τρίγκα Νότα, Μηχανοργάνωση στον Οικονομικό Ταχυδρόμο έξτρα τεύχος εξοπλισμών γραφείων και επιχειρήσεων, σελίδα 36.
• Οι χειροκίνητες είναι οι παλαιότερες και οι περισσότερο χρησιμοποιούμενες, γιατί έχουν μικρό βάρος, πολλές μετατρέπονται σε βαλιτσάκι και μεταφέρονται εύκολα και είναι πολύ πρακτικές. Μπορούν ν' αναπαράγουν μέχρι οκτώ αντίγραφα, είναι φθηνές και οι καταλ
ληλότερες για την εκμάθηση.
Στις χειροκίνητες υπάγονται και οι ηλεκτροκίνητες, οι οποίες υπερέχουν, γιατί κινούνται με ηλεκτρισμό και παρουσιάζουν καλύτερη εκτύπωση, χρειάζονται ελαφρά χτυπήματα στο πληκτρολόγιο και παράγουν μέχρι είκοσι αντίγραφα.
• Οι αυτόματες είναι όλες ηλεκτροκίνητες και διακρίνονται σας αυτόματες, που γράφουν μόνες τους οποιοδήποτε κείμενο, που θα τους δοθεί, στις αυτόματες με μεγάλη ποικιλία στοιχείων, η οποία μπορεί να φθάσει μέχρι 700 συνδυασμούς και χρησιμοποιούνται για τη δακτυλογράφηση μητρών πολυγράφου Offset και στις αυτόματες, που διαθέτουν ειδικό κύλινδρο για κάθε τύπο γραφής.
• Οι ηλεκτρονικές έχουν μηχανή μνήμης, στην οποία καταγράφουν το κείμενο, που τους δίδεται με τη διάτρηση πάνω στην ταινία. Ο εκτυπωτής, η μηχανή δηλαδή αναπαραγωγής, από την ταινία αποδίδει το κείμενο όπως ήταν αρχικά.
II. Οι πολύγραφοί για την παραγωγή μεγάλου αριθμού αντιγράφων, όπως προσκλήσεων, εγκύ
κλιων, επιστολών κ.λ.π. Διακρίνονται σε οινοπνεύματα, μελάνης και offset.
ΙΙΙ.Τα φωτοαντιγραφικά μηχανήματα φωτογραφίζουν το έγγραφο και αυτόματα το εμφανίζουν, παρουσιάζουν ταχύτητα στην αναπαραγωγή και μπορούν να σμικρύνουν ή να μεγενθύνουν το παραγόμενο φωτοαντίγραφο. Δικρίνονται σε υγρής εμφάνισης, όταν στην αρχή παράγεται το αρνητικό κι απ' αυτό αντίγραφα όμοια με το πρωτότυπο, σε ξηρογραφαφικά, όταν δεν παράγεται αρνητικό, αλλά κατ' ευθείαν το θετικό απολύτως όμοιο με το πρωτότυπο, σε μηχανήματα διαφανών μητρών, όταν παράγονται διαφανείς μήτρες οι οποίες μπορούν να συμπληρωθούν, να διορθωθούν και να ξαναχρησιμοποιηθούν και σε μηχανήματα offset, που παράγουν χάρτινες ή μεταλλικές μήτρες κατάλληλες για μηχανές offset εκτύπωσης βιβλίων.
Κάθε κατηγορία μηχανήματος χρησιμοποιεί ειδικό χαρτί, που διατίθεται σε κασέτες ή σε ρόλους.
Με τα φωτοαντιφραφικά μηχανήματα αναπαράγονται όχι μόνο έγγραφα συνήθως μεγέθους, αλλά και μεγάλα διαγράμματα, χάρτες, σχέδια, φωτογραφίες κ.λ.π.
2. Υπολογιστικές Μηχανές
Οι υπολογιστικές μηχανές αποτελούνται από τις αριθμομηχανές, τις ταμειακές μηχανές, τους αυτόματους ηλεκτρικούς ζυγούς και τις λογιστικές μηχανές.
1. Οι αριθμομηχανές.
Χρησιμεύουν, για να εκτελούν με συντομία και αλάνθαστα διάφορες αριθμητικές πράξεις και τα επεξεργάζονται τα αριθμητικά δεδομένα.
Διακρίνονται σε χειροκίνητες, ηλεκτροκίνητες και ηλεκτρονικές και ανάλογα με την ικανότητα, που έχουν να εκτελούν τις πράξεις, σε προσθαφαιρετικές, σε μηχανές τριών και τεσσάρων πράξεων. Πολλές από αυτές έχουν και μνήμη. Κατά κανόνα παρουσιάζουν το αποτέλεσμα σε φωτεινή πλάκα ή το τυπώνουν σε χαρτί.
Είναι αθόρυβες και οικονομικές, λειτουργούν με μπαταρίες ή ηλεκτρισμό ή και με τα δύο και καταλαμβάνουν ελάχιστο χώρο, γι' αυτό έχουν επικρατήσει στην αγορά.
2. Οι ταμειακές μηχανές.
Αναγράφουν σε χαρτοταινία καθαρά και ευανάγνωστα εκτός από την επωνυμία και την διεύθυνση της επιχείρησης, την ημερομηνία και τα ποσά, που εισπράτονται και τα οποία εμφανίζονται συγχρόνως σε φωτεινή οθόνη. Τα ίδια ποσά μπορούν ν' αναγράφονται σε διάτ
ρητες καρτέλλες με τα στοιχεία των οποίων γίνεται οποτεδήποτε έλεγχος και τροφο
δοτούνται οι ηλεκτρονικοί υπολογιστές.
3. Οι αυτόματοι ηλεκτρονικοί ζυγοί.
Ζυγίζουν αυτομάτως, αντιγράφουν την τιμή κατά κιλό, προσδιορίζουν την αξία και αθ
ροίζουν τις αξίες των αγορών ενός πελάτη αναγράφοντος συγχρόνως και το αριθμό των ειδών, που αγόρασε. Ολες οι ενδείξεις αναγράφονται και στο φωτεινό πίνακα, που φέρουν.
4. Οι λογιστικές μηχανές.
Αποτελούν συνδυασμό γραφομηχανής και υπολογιστικής μηχανής και σκοπό έχουν την απεικόνιση λογιστικών πράξεων. Με βάση τον κανόνα της διπλογραφικής διατύπωσης και με τη βοήθεια διάτρητων δελτίων επιτυγχάνεται η ταυτόχρονη ενημέρωση του Ημερολογίου, του Γενικού Καθολικού και των Αναλυτικών Καθολικών.
