ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΟ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟ ΙΔΡΥΜΑ ΚΑΛΑΜΑΤΑΣ ΣΧΟΛΗ : ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ & ΟΙΚΟΝΟΜΙΑΣ
ΤΜΗΜΑ : ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΜΟΝΑΔΩΝ ΤΟΠΙΚΗΣ ΑΥΤΟΔΙΟΙΚΗΣΗΣ
ΘΕΜΑ ΠΤΥΧΙΑΚΗΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ:
Η ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΑΠΟΘΕΜΑΤΩΝ ΣΤΟΝ ΔΗΜΟ. Η ΦΥΣΙΚΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΚΑΙ Η ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΤΩΝ ΑΠΟΘΕΜΑΤΩΝ. ΟΙ ΑΠ AIT Ο ΥΜΕΝΕΣ ΑΛΛΑΓΕΣ
ΣΤΟ ΘΕΣΜΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ.
Ε Π ΙΒ Λ Ε Π Ω Ν Κ ΑΘ Η ΓΗ ΤΗ Σ : Κ Α ΡΑ Π Λ Α Ν Η Σ ΣΤΕΛΙΟΣ
Φ Ο ΙΤ Η Τ Ρ ΙΑ : ΤΑΡΑΠΟΥΛΟΥΖΗ ΕΛΕΝΑ
ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ
ΕΙΣΑΓΩ ΓΗ Κ Ε Φ Α Λ Α ΙΟ 1
— ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΟΠΩΣ ΥΠΑΡΧΕΙ ΣΗΜΕΡΑ ΣΤΟΥΣ ΔΗΜΟΥΣ Κ ΕΦ Α Λ Α ΙΟ 2
— ΑΝΑΓΚΕΣ ΠΟΥ ΥΠΑΡΧΟΥΝ ΣΤΗΝ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΤΩΝ ΑΠΟΘΕΜΑΤΩΝ ΚΑΙ ΠΩΣ ΘΑ ΤΙΣ ΑΝΤΙΜΕΤΩΠΙΣΟΥΜΕ
Κ ΕΦ Α Λ Α ΙΟ 3
— ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΚΑΙ ΘΕΣΜΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ ΓΙΑ ΤΗΝ ΔΙΕΝΕΡΓΕΙΑ ΤΩΝ ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ ΤΩΝ Ο.Τ.Α.
Σ Υ Μ Π ΕΡΑ ΣΜ Α ΤΑ
Β ΙΒΛ ΙΟ ΓΡΑ Φ ΙΑ
ΕΙΣΑΓΩΓΗ
ΑΠΟΘΗΚΗ είναι ο χώρος όπου φυλάσσονται και παρακολουθούνται τα αποθέματα της οικονομικής μονάδας. Ο ρόλος της είναι οικονομικός, λογιστικός και κοστολογικός.
OiKovouiKÓc, είναι η παρακολούθηση των αποθεμάτων γιατί το κόστος τους επιδρά στα οικονομικά αποτελέσματα της οικονομικής μονάδας.
Λογιστικός, είναι η λειτουργία της αποθήκης μας και η παρακολούθηση των αποθεμάτων καταλαμβάνει κεντρικό και σημαντικό ρόλο στη λογιστική λειτουργία του Δήμου.
Και τέλος Κοστολογικός είναι γιατί είναι το εργαλείο εκείνο που παρακολουθεί την χρέωση των υλικών ανά υπηρεσία και έργο και έτσι μόνο είναι δυνατή η παρακολούθηση του κόστους των υλικών ανά υπηρεσία και δημοτικό έργο.
ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ ΑΠΟΘΗΚΗΣ
—» Η παραλαβή και αποθήκευση των αγοραζομένων αγαθών
—> Η ταξινόμηση και παρακολούθηση τους
—> Η διακίνηση εντός του Δήμου
Οργάνωση Αποθηκών
Η αποθήκη, όπως είναι οργανωμένη στους Δήμους σήμερα, έχει καθαρά διαχειριστικό χαρακτήρα. Έχει ως στόχο να παρακολουθεί τη διακίνηση των υλικών, συνήθως χωρίς να ενδιαφέρεται για την αξία τους.
Παράλληλα, μέσα από την διαχείριση των αποθηκών σήμερα, παρακολουθούνται και κινητά περιουσιακά στοιχεία. Η θέση της αποθήκης στο γενικότερο έργο εφαρμογής του Διπλογραφικού είναι σημαντική.
Μέσω της αποθήκης παρακολουθούμε τη διακίνηση των υλικών, τις αξίες και τις ποσότητες, και γνωρίζουμε ανά πάσα στιγμή το κόστος των υλικών που έχουν αναλωθεί.
Το στοιχείο αυτό χρειάζεται:
α) για να γνωρίζουμε ανά πάσα στιγμή τα αποτελέσματα της οικονομικής διαχείρισης β) για να προσδιορίζουμε το κόστος στην Αναλυτική Λογιστική.
Μέσω της αποθήκης ενημερώνουμε το μηχανογραφικό σύστημα του Διπλογραφικού, πράγμα που απαιτεί την πλήρη και ορθή λειτουργία της.
Είναι γνωστά τα προβλήματα της μέχρι σήμερα τήρησης αποθήκης στους Δήμους (όπου τηρείται), γι αυτό απαιτείται να προχωρήσουμε σε "τομή" στην όλη διαδικασία της λειτουργίας αποθηκών.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1
ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΟΠΩΣ ΥΠ ΑΡΧΕΙ ΣΗ Μ ΕΡΑ
Σήμερα το θέμα οργάνωσης των αποθηκών στους Δήμους είναι πρωταρχικό και κυρίαρχο μέσα σ ’ ένα περιβάλλον όπου οι αποθήκες είναι είτε ανύπαρκτες, είτε τελείως ανοργάνωτες όπου η λογιστική διακίνηση των αποθεμάτων είναι σπάνιο φαινόμενο.
Στόχος της οργάνωσης των αποθηκών είναι να αναδείξουμε τις λογικές και τα εργαλεία της ορθολογικής διαχείρισης των αποθεμάτων. Η δυσκολία που αντιμετωπίζουν οι Δήμοι στην οργάνωση αποθηκών αφορά το ιδιόμορφο περιβάλλον διαχείρισης των υλικών. Τα υλικά που διαχειρίζεται ο Δήμος είναι αφ’ ενός μεν πολλά, αφ’ ετέρου δε ο Δήμος δεν παράγει αγαθά.
Η αποθήκη όπως είναι οργανωμένη σήμερα στους Δήμους, έχει καθαρά διαχειριστικό χαρακτήρα. Έχει σαν στόχο να παρακολουθεί τη διακίνηση των υλικών, χωρίς να ενδιαφέρεται για τις αξίες τους.
Με την εφαρμογή του διπλογραφικού στους Δήμους η διαχείριση της αποθήκης είναι σημαντική γιατί μέσω αυτής παρακολουθούμε τη διακίνηση των υλικών, τις αξίες και τις ποσότητες και μπορούμε να γνωρίζουμε ανά πάσα στιγμή το κόστος των υλικών που έχουν αναλωθεί. Αυτό μας βοηθά να γνωρίζουμε σε κάθε χρονική στιγμή το αποτέλεσμα της οικονομικής διαχείρισης και να προσδιορίζουμε το κόστος στην αναλυτική λογιστική.
Ακόμη μέσω της αποθήκης ενημερώνουμε το μηχανογραφικό σύστημα του διπλογραφικού.
Μετά από μελέτη σε διάφορους Δήμους το συμπέρασμα ήταν ότι ελάχιστοι είναι οι Ο.Τ.Α που χρησιμοποιούν το διπλογραφικό σύστημα, ελάχιστοι είναι και αυτοί που χρησιμοποιούν αποθήκη.
Ενδεικτικά θα αναλύσω το παράδειγμα ενός Δήμου που εφαρμόζει διπλογραφικό και κατά επέκταση κάνει χρήση αποθήκης, σε αντίθεση με ένα άλλο Δήμο που δεν χρησιμοποιεί αποθήκη. Οι Δήμοι στους οποίους θα αναφερθώ είναι ο Δήμος Αμαρουσίου και ο Δήμος Καλαμάτας.
1.1. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΑΠΟΘΗΚΗΣ ΤΟ ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ ΤΟΥ ΔΗΜΟΥ ΑΜΑΡΟΥΣΙΟΥ
Ο Δήμος Αμαρουσίου με την εφαρμογή του Διπλογραφικού άρχισε και την προσπάθεια δημιουργίας μιας οργανωμένης διαχείρισης των αποθεμάτων.
Με σκοπό την καλύτερη και μη αυθαίρετη διακίνηση των αποθεμάτων του και τον σωστότερο έλεγχο των υλικών, που εισέρχονταν και εξέρχονταν από την αποθήκη του.
Αρχικά δημιούργησαν ένα μεγάλο αποθηκευτικό χώρο, χωρισμένο σε ράφια για να τους εξυπηρετεί στην αποθήκευση των υλικών. Ήθελαν να δημιουργήσουν ένα κατάλογο με τα είδη που θα χρησιμοποιούσαν. Γι’ αυτό τον λόγο κατέγραψαν ότι αποθέματα υπήρχαν στην αποθήκη και γνωρίζοντας περίπου τι θα χρειάζονταν για προμήθειες τα επόμενα έτη, δημιούργησαν ένα κατάλογο που τον ονόμασαν «μητρώο ειδών».
Στο μητρώο ειδών κατέγραψαν τα είδη που πίστευαν ότι θα έκαναν χρήση, έστω αν και ορισμένες κατηγορίες δεν είναι σε χρήση όλα τα έτη. Τα ταξινόμησαν σε ομάδες και στην συνέχεια τα κωδικοποίησαν.
Με αυτό τον τρόπο, τους ήταν πιο εύκολο να τα ταξινομούν στην αποθήκης τους κατά κωδικό για το κάθε είδος και να μπορούν να ελέγχουν τις ποσότητές που υπάρχουν, ανά πάσα στιγμή. Έτσι δεν είναι μόνο mo εύκολος ο έλεγχος τους, άλλα και η καταμέτρηση τους.
Με την δημιουργία του μητρώου ειδών, το τμήμα προμηθειών ενημέρωσε όλα τα τμήματα για την κωδικοποίηση των ειδών και τους απόστειλε ένα αντίγραφο του καταλόγου για να γνωρίζουν τους κωδικούς του κάθε είδους.
Έτσι τους είναι mo εύκολο όταν κάποιος θέλει ένα υλικό να το ζητήσει με τον κωδικό του.
Δεν είναι μόνο εύκολο για τον αποθηκάριο που θα βρει το υλικό για να το δώσει στον υπάλληλο που το ζητάει, αλλά είναι εύκολο και για τους υπαλλήλους να παίρνουν ότι ακριβώς ζητάνε, χωρίς να γίνεται μπέρδεμα με πανομοιότυπα είδη που μπορεί να υπάρχουν στην αποθήκη.
Υπεύθυνος στην παραλαβή, ταξινόμηση και εξαγωγή των υλικών από την αποθήκη διορίστηκε ένας αποθηκάριος. Αυτός είναι αρμόδιος να ελέγχει τις ποσότητες που εισέρχονται στην αποθήκη βάση του τιμολογίου παραλαβής, να τα ταξινομεί ανά κωδικό στα ράφια, αλλά και να καταμετρά τις ποσότητες που εξέρχονται από αυτήν.
Είναι ακόμη υπεύθυνος για τυχόν ελλείψεις που μπορεί να παρουσιαστούν στην αποθήκη, μετά από την απογραφή των υλικών.
Για την εξαγωγή των υλικών από την αποθήκη, γίνεται με βάση μιας εσωτερικής διαδικασίας που εφάρμοσε ο Δήμος, για να γίνεται πιο εύκολος ο έλεγχος των ποσοτήτων που εξέρχονται από την αποθήκη, αλλά και για να μην γίνεται αυθαίρετη κατανάλωση των υλικών που προμηθεύεται.
Γι’ αυτό τον λόγο το κάθε γραφείο που χρειάζεται να προμηθευτεί κάτι από την αποθήκη, πρέπει να συμπληρώνει από μόνο του, ένα έντυπο το οποίο έχουν ονομάσει
«δελτίο εσωτερικής παραγγελίας» και στο οποίο να συμπληρώνουν τον κωδικό των ειδών, με βάση το μητρώο ειδών και τις ανάλογες ποσότητες που χρειάζονται.
Το δελτίο εσωτερικής παραγγελίας πρέπει να το υπογράψει ο υπάλληλος του τμήματος που το ζητάει, ο προϊστάμενος και ο υπάλληλος που θα παραλάβει τα υλικά.
Αυτό δεν σημαίνει ότι οποιοσδήποτε κωδικός ή ποσότητα ζητηθεί από το κάθε τμήμα θα τους δοθεί, γιατί αυτό εξαρτάται από τα αποθέματα που έχει ήδη αποθήκη.
Αφού ελέγξει ο αποθηκάριος τις ποσότητες που ζητάει ο υπάλληλος, και ελέγξει τις ποσότητες που του υπολείπονται από αυτή την εξαγωγή, τότε συμπληρώνει στο έντυπο τις ποσότητες που του δίνει και τον βάζει να υπογράψει ότι παράλαβε αυτές τις ποσότητες.
Λόγω του ότι υπάρχει μηχανογραφημένη αποθήκη μπορεί να ελέγξει εύκολο τι ποσότητες από το κάθε είδος υπάρχουν και δεν χρειάζεται να ανατρέχει για καταμέτρηση εκείνη την στιγμή, που θα δώσει στον υπάλληλο τα υλικά που ζητά.
Στο τέλος της ημέρας ο αποθηκάριος καταχωρεί στον υπολογιστή τις εξαγωγές του κάθε είδους, τις ποσότητες και τι χρεώθηκε το κάθε τμήμα. Με αυτό τον τρόπο γνωρίζει ανά πάσα στιγμή τι ποσότητες υπάρχουν κατά είδος στην αποθήκης του, αλλά και τι δαπάνες έχει χρεωθεί το κάθε τμήμα.
Έ τσι γίνεται και έλεγχος για τυχόν σπατάλη υλικών από κάποιο τμήμα, αλλά βάση των υλικών που δαπανά κάθε τμήμα μπορεί να γίνεται και η προμήθεια των υλικό το επόμενο έτος.
Με αυτό τον τρόπο ενημερώνεται μηχανογραφικά και το ισοζύγιο του Δήμου. Με την μηχανογραφική ενημέρωση μπορούν τα άτομα που εργάζονται στα τμήμα προμηθειών να προβλέψουν αν για κάποιο υλικό, χρειάζεται να γίνει επιπλέον προμήθεια και να κινήσουν στις ανάλογες διαδικασίες. Δεν περιμένουν να τελειώσει τελείως τα αποθέματα των υλικών τους για να κάνουν μια καινούργια προμήθεια, γιατί ξέρουν ότι αυτό δεν μπορεί να γίνει αμέσως.
Η προμήθεια των υλικών γίνεται με δύο τρόπους α) με το Π.Δ. 28/80 ή β) με τον ΕΚΠΟΤΑ, με όλες τις νόμιμες διαδικασίες τις οποίες αναλύουμε στο τρίτο κεφάλαιο.
Η παραγγελία για προμήθεια γίνεται για όλο το έτος και οι παραλαβή γίνεται ως συνήθως σε 2 δόσεις, γιατί ο αποθηκευτικός χώρος δεν είναι τόσο μεγάλος που να χωράει τις προμήθειες όλου του έτους.
Στο τέλος κάθε διαχειριστικού έτους γίνεται καταγραφή των υλικών αποθεμάτων για να εξακριβωθεί αν όντως οι ποσότητες που θα έπρεπε να υπάρχουν στις αποθήκη μας, βάσει των εισαγωγών και εξαγωγών που έγιναν, συμφωνούν με τα αποθέματα τους.
Με αυτό τον τρόπο ελέγχουν τυχόν λάθη που μπορεί να έγιναν, αλλά και τι προμήθειες θα χρειαστούν για το επόμενο έτος.
ΣΤΑΔΙΑ ΠΟΥ ΑΚΟΛΟΥΘΟΥΝ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΡΟΜΗΘΕΙΑ ΤΩΝ ΥΑΙΚΩΝ :
1) Περιλαμβάνεται ο κωδικός του υλικού στον προϋπολογισμό και το ποσό που προβλέπεται να δαπανηθεί (αν έχουμε έργο με αυτεπιστασία, τότε στον προϋπολογισμό συμπεριλαμβάνονται ξεχωριστά όλες οι δαπάνες με τον κωδικό τους ξεχωριστά)
2) Συντάσσεται Ενιαίο Πρόγραμμα Προμηθειών στο οποίο περιλαμβάνονται οι προμήθειες που το ποσό της δαπάνης δεν υπερβαίνει τις 18.000 € και αποστέλλεται στο Γ.Γ. της Περιφέρειας για έγκριση.
3) Έγκριση της δαπάνης, της προμήθειας του υλικού.
4) Προκήρυξη διαγωνισμού για την προμήθεια του υλικού (ανάλογα με το ποσό που προβλέπεται να δαπανηθεί γίνεται και ο διαγωνισμός).
5) Επιλογή του προμηθευτή και συμφωνία για την προμήθεια του υλικού.
6) Παραλαβή τιμολογίου 7) Έκθεση ανάληψης δαπάνης 8) Απόφαση Αντιδημάρχου 9) Πρωτόκολλο παραλαβής
10) Συγκεντρωτική κατάσταση
11) Η επιτροπή παραλαβής ελέγχει αν οι ποσότητες συμφωνούν με τις αναγραφόμενες στο τιμολόγιο.
12) Τα παραλαμβάνει ο αποθηκάριος και τα τοποθετεί ανάλογα με τον κωδικό στην θέση τους στην αποθήκη (η αποθήκη είναι διαμορφωμένη με ράφια στα οποία έχουν χωρίσει τα υλικά ανάλογα με τον κωδικό τους)
1.2. ΤΟ ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ TOY ΔΗΜΟΥ ΚΑΑΑΜΑΤΑΣ
Σε αντίθεση με τον Δήμο της Καλαμάτας που δεν χρησιμοποιεί οργανωμένη αποθήκη, οι προμήθειες των υλικών γίνονται με τον ίδιο τρόπο, αλλά η παρακολούθηση τους είναι διαφορετική.
Δηλαδή εφαρμόζεται στην προμήθεια των υλικών ένας από τους 2 νόμος (Ν. 28/80 και ο ΕΚΠΟΤΑ), αλλά η σύμβαση που γίνεται με τους προμηθευτές είναι διαφορετική.
Ο λόγος είναι γιατί δεν υπάρχει μεγάλος αποθηκευτικός χώρος όπου να φυλάσσονται τα υλικά αποθέματα και να ταξινομούνται ανά είδος και κωδικό.
Είχε γίνει μια προσπάθεια να δημιουργηθεί οργανωμένη αποθήκη αλλά αυτή η προσπάθεια απέτυχε. Ένας από τους λόγους είναι γιατί ο Δήμος δεν έχει κάνει χρήση του διπλογραφικού συστήματος και τους ήταν πιο δύσκολη η παρακολούθηση της, χωρίς πλήρης μηχανογράφησης και αυτόματης ενημέρωσης της Αναλυτική Λογιστικής.
Έ τσι κατέληξαν σε τελείως διαφορετικό τρόπο να προμηθεύονται τα υλικά τους.
Μετά τον διαγωνισμό και την συμφωνία που γίνεται με τους προμηθευτές για τις τιμές των υλικών, γίνεται και μια άλλη συμφωνία.
Αφού ο Δήμος δεν έχει τον επαρκή αποθηκευτικό χώρο που χρειάζεται για την φύλαξη τον υλικών που του χρειάζονται για ολόκληρο το έτος, κάνει συμφωνίες με τους προμηθευτές, που να του εξασφαλίζει σταθερές τιμές για όλο το έτος.
Με αυτό τον τρόπο ο Δήμος κάνει τις προμήθειες των υλικών σε τακτά χρονικά διαστήματα μέσα στο έτος, και όταν έχει τις ανάλογες ανάγκες από το κάθε είδος.
Συνήθως ανά δεκαπενθήμερο ελέγχον τις ποσότητες των υλικών και ενημερώνουν τους προμηθευτές τους για καινούργια παραγγελία.
Δεν υπάρχει κάποιος αρμόδιος αποθηκάριος για τον έλεγχο των υλικών που εξάγονται από αυτήν, αλλά δεν γίνεται και έλεγχος του τι καταναλώνει το κάθε τμήμα ξεχωριστά.
Αρμόδιοι για τα υλικά που εισέρχονται και εξέρχονται από την αποθήκη είναι το τμήμα προμηθειών και συγκεκριμένα ο προϊστάμενος του τμήματος.
Όταν ένας υπάλληλος ζητήσει από τον προϊστάμενο της αποθήκης να του δοθεί κάποιο υλικό από την αποθήκη και αυτό υπάρχει, θα του δοθεί, χωρίς να το χρεωθεί ο συγκεκριμένος υπάλληλος και κατά επέκταση το τμήμα στο οποίο ανήκει.
Με αυτόν τον τρόπο δεν γνωρίζουν και δεν ελέγχουν τι καταναλώνει κάθε τμήμα, αλλά και αν γίνεται αυθαίρετη κατανάλωση των υλικών.
Λόγο μη τήρησης μηχανογραφημένης αποθήκης γίνεται διπλή δουλεία στο να δημιουργούν το ισοζύγιο της αποθήκης και να ελέγχουν τις ποσότητες που τους απομένουν στην αποθήκη τους.
Τα στάδια που ακολουθούν για την προμήθεια ενός υλικού είναι τα ίδια με τον Δήμο Αμαρουσίου, μόνο που διαφέρουν στην παραλαβή των υλικών.
ΠΙΝΑΚΑΣ ΣΥΓΚΡΙΣΗΣ :
Δ .
ΑΜΑΡΟΥΣΙΟΥ
Δ .ΚΑΛΑΜΑΤΑΣ
ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΔΙΠΛΟΓΡΑΦΙΚΟΥ
ΝΑΙ ΟΧΙ
ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΑΠΟΘΗΚΗΣ ΠΛΗΡΩΣ ΕΝ ΜΕΡΗ
ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΣΗ ΑΠΟΘ. ΝΑΙ ΟΧΙ
ΕΛΕΓΧΟΣ ΕΞΑΓΩΓΗΣ ΥΛΙΚΩΝ
ΝΑΙ ΟΧΙ
ΑΠΟΘΗΚΑΡΙΟΣ ΝΑΙ ΟΧΙ
ΚΩΔΙΚΟΠΟΙΗΣΗ ΥΛΙΚΩΝ ΝΑΙ ΟΧΙ
ΤΗΡΗΣΗ ΒΙΒΛΙΩΝ ΑΠΟΘΗΚΗΣ
ΝΑΙ ΟΧΙ
ΚΟΣΤΟΣ ΑΠΟΘΕΜΑΤΩΝ ΜΙΚΡΟΤΕΡΟ ΜΕΓΑΛΥΤΕΡΟ
ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑ :
Από την σύγκριση των δύο Ο.Τ.Α. μπορούμε να διαπιστώσουμε ότι τα θετικά αποτελέσματα που προσφέρει η χρήση της αποθήκης είναι πολλά και σημαντικά.
Εύκολα και ανά πάσα στιγμή, μπορούμε να κάνουμε έλεγχο των αποθεμάτων μας, αλλά και να τα παρακολουθούμε με μεγαλύτερη ευκολία.
Αυτόματα ενημερώνεται το ισοζύγιο μας, με την μηχανογράφηση της αποθήκης μας και με αυτό τον τρόπο αποφεύγονται οι διπλές καταγραφές. Μειώνεται το κόστος των υλικών που προμηθευόμαστε γιατί δεν γίνεται αυθαίρετη κατανάλωση τους.
Γίνεται ευκολότερη η απογραφή στο τέλος κάθε έτους, γιατί τα υλικά είναι ταξινομημένα στην αποθήκη μας ανά κωδικό και δεν γίνεται μπέρδεμα με πανομοιότυπα είδη.
Κάτι που είναι πιο δύσκολο να εφαρμοστεί σε κάποιο Δήμου που δεν κάνει χρήση της αποθήκης. Και ο λόγος είναι γιατί όταν δεν εφαρμόζεται αποθήκη δεν είναι εύκολη η παρακολούθηση των αναλώσιμων υλικών που εξέρχονται καθημερινά από αυτήν.
Δεν υπάρχει αποθηκάριος για να καταγράφει τις εξαγωγές των υλικών από την αποθήκη, αλλά κάποιος υπεύθυνος που απλός ταξινομεί με κάποια σειρά τα υλικά στην αποθήκη και όποιος υπάλληλος του ζητήσει κάποιο υλικό του το δίνει, χωρίς να τον χρεώνει για τις ποσότητες που παίρνει.
Για τον έλεγχο το ποσοτήτων των υλικών που υπολείπονται στην αποθήκη πρέπει να γίνεται συχνός έλεγχος, γιατί μηχανογραφικά δεν μπορούν να ελέγχουν πόσες ποσότητες υπολείπονται από το κάθε είδος και να προβούν σε νέα προμήθεια.
Το Ισοζύγιο δεν βγαίνει αυτόματα και έτσι απαιτείται επιπλέον εργασία για το φτιάξιμο του.
ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΕΙΣΑΓΩΓΗΣ ΤΩΝ ΥΛΙΚΩΝ ΠΟΥ ΑΚΟΛΟΥΘΟΥΝ ΟΙ ΔΗΜΟΙ :
Αρχικά συντάσσεται ένα πρόγραμμα προμηθειών το οποίο περιλαμβάνει τις προμήθειες που εκτιμά το κάθε τμήμα ότι θα χρειαστεί κατά την διάρκεια του έτους, παραγγέλλονται αυτές οι ποσότητες και φυλάσσονται στην αποθήκη του Δήμου (αν φυσικά τα υλικά αυτά δεν αλλοιώνονται και μπορούν να φυλαχθούν στις αποθήκες του Δήμου). Αν οι προμήθεια είναι κάτω από 8.800 € τότε γίνεται με απευθείας ανάθεση, ενώ αν το ποσό υπερβαίνει τότε διενεργούμε διαγωνισμό.
Ακόμη αν γίνει συμφωνία με τον προμηθευτεί μας για σταθερές τιμές στις ποσότητες που προμηθευόμαστε για όλο τον χρόνο, τότε προμηθευόμαστε λίγες, λίγες ποσότητες ανάλογα με τις ανάγκες που μας προκύπτουν.
Ακολούθως προβαίνουιιε στα ακόλουθα βήιιατα :
1) Με την έκθεση ανάληψης δαπάνης δίδεται παραγγελία για την προμήθεια κάποιου υλικού από τον Δήμο.
2) Ο αποθηκάριος με την παραλαβή του υλικού θα πρέπει να μετρήσει τα υλικά και να τα καταχωρήσει στα βιβλία του.
3) Παράλληλα με την παραλαβή των υλικών από τον αποθηκάριο θα πρέπει να γίνει η παραλαβή των υλικών από την επιτροπή παραλαβής.
4) Το γραφείο προμηθειών καταχωρεί τις αξίες δίπλα από τις ποσότητες και τέλος συγκρίνει τις ποσότητες και τις αξίες που αναγράφονται στο τιμολόγιο με εκείνες που έχουν συμφωνηθεί με τον προμηθευτή.
ΚΑΘΟΡΙΣΜΟΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ ΕΙΣΑΓΩΓΗΣ
ΔΗΜΑΡΧΕΙΟ
ΚΑΘΑΡΙΟΤΗΤΑ
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2
ΑΝΑΓΚΕΣ ΠΟΥ ΥΠ ΑΡΧΟΥΝ ΣΤΗΝ
Π ΑΡΑΚ Ο ΛΟΥΘΗ ΣΗ ΤΩΝ ΑΠΟ Θ ΕΜ ΑΤΩ Ν ΚΑΙ ΠΩΣ ΘΑ ΤΙΣ ΑΝΤΙΜ ΕΤΩΠΙΣΟ ΥΜ Ε
Προκειμένου να οργανώσουμε την αποθήκη με τρόπο που να ανταποκρίνεται στις ανάγκες του Διπλογραφικού Συστήματος και να υπάρχει σωστός εσωτερικός έλεγχος, πρέπει να εξετάσουμε τα εξής :
1) Τι υλικά παρακολουθούιιε στην αποθήκη.
Στην αποθήκη παρακολουθούμε τα αποθέματα, δηλαδή τις πρώτες ύλες, τα αναλώσιμα υλικά και τα ανταλλακτικά των παγίων που χρησιμοποιούμε και έχουν κύκλο ζωής μικρότερο από ένα χρόνο.
2) Αν θα παρακολουθήσουν κινητά περιουσιακά στοιγεία ιιέσα από την αποθήκη.
Μερικές φορές υπάρχει η ανάγκη να παρακολουθήσουμε κινητά περιουσιακά στοιχεία στην αποθήκη. Είναι γνωστό ότι αυτά τα παρακολουθούμε μέσα από το μητρώο παγίων.
Για μερικά από τα κινητά περιουσιακά στοιχεία, θέλουμε όμως να γνωρίζουμε ανά πάσα στιγμή ποιος το έχει και το χρησιμοποιεί, πότε το πήρε, πότε το επέστρεψε και ποιος άλλος το χρεώθηκε. Τέτοιες δυνατότητες δεν τις έχει το μητρώο παγίων, γι' αυτό το λόγο ανοίγουμε μία κατηγορία στα είδη της αποθήκης και παρακολουθούμε δια της αποθήκης τις χρεώσεις και ξεχρεώσεις των εργαλείων.
3) Να κωδικοποιησούιιε τα είδη που θα παοακολουθύσουιιε
Με την κωδικοποίηση είναι πιο εύκολη η παρακολούθηση των ειδών που τηρούμε στην αποθήκη μας και γίνεται ευκολότερος ο έλεγχος.
4) Να οργανώσουαε την απογραφή και να απογράνι/ουαε ticποσότητες και ne αζίες των υπαργόντων υλικών.
Κάνοντας απογραφή των ήδη υπαρχόντων ειδών στην αποθήκη μας θα γνωρίζουμε στο τέλος κάθε έτους τις ποσότητες που μας έχουν απομείνει και αναλόγως θα κάνουμε τις καινούργιες προμήθειες για το τρέχον έτος.
5) Να οργανώνουαε την καταγώοηση των παραστατικών
Η οργάνωση της φυσικής διακίνησης των υλικών της αποθήκης και η λογιστική απεικόνιση της όλης διαδικασίας.
ΤΙ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΟΥΜΕ ΣΤΗΝ ΑΠΟΘΗΚΗ
Τα θέιιατα που έγουιιε να διευθετήσου ιιε στην προσπάθεια αυτή είναι:
1. Τρόπος και η διαδικασία για την εισαγωγή των υλικών στις αποθήκες.
Αν θα προμηθευόμαστε όλα τα υλικά μας μαζί, στην αρχή του έτους ή αν θα τα προμηθευόμαστε σε τακτά χρονικά διαστήματα ανάλογα με τις ανάγκες που θα μας προκύπτουν. Ποιος θα τα παραλαμβάνει, θα κάνει τον έλεγχο και την καταγραφή τους;
2. Διαδικασία σύμφωνα με την οποία θα εγκρίνεται η εξαγωγή υλικού, θα ελέγχεται, και τέλος θα εξάγεται το υλικό από την αποθήκη.
Αν θα υπάρχει κάποιος αποθηκάριος που θα τα ελέγχει όλα αυτά για να μπορεί να γνωρίζει τι ελλείψεις που θα υπάρχουν και τι ανάγκες έχει ο Δήμος για μια νέα προμήθεια.
3. Λογιστική αποτύπωση της όλης διαδικασίας, ο καθορισμός δηλαδή των εντύπων που θα εκδίδουμε σε κάθε βήμα της διαδικασίας που προηγουμένως θα έχουμε καθορίσει.
Όπως έκθεση ανάληψης δαπάνης, τιμολόγιο προμηθευτή για την παραλαβή των υλικών όπου θα αναγράφονται τα είδη και οι ποσότητες, απόφαση δημαρχιακής επιτροπής ή απόφαση αντιδημάρχου, πρωτόκολλο παραλαβής και τέλος συγκεντρωτική κατάσταση.
Διαδικασίες εισαγωγής και εξαγωγής των υλικών που είναι απαραίτητες για την παρακολούθηση της αποθήκης:
1. Καταγραφή των αποθηκευτικών χώρων που χρησιμοποιούνται σήμερα και καθορισμός των απαραίτητων χώρων : αν χώρος είναι ικανοποιητικός για τις ανάγκες που έχει ο Δήμος και αν θα μπορούμε να τον διαμορφώσουμε ανάλογα με τα υλικά που σκοπεύουμε να προμηθευόμαστε κάθε χρόνο.
2. Καταγραφή των υλικών που διακινούνται και επανακαθορισμός των υλικών που θα διακινεί ο κάθε αποθηκευτικός χώρος : στο τέλος κάθε χρόνου να γίνεται καταγραφεί των αποθεμάτων που θα έχουμε στην αποθήκη μας. Ενώ στην αρχή κάθε έτους το κάθε τμήμα να καταγράφει τις ανάγκες που πιστεύει ότι θα χρειαστεί για το τρέχον έτος και συνολικά να φτιάχνεται ένα πρόγραμμα προμηθειών που θα καταγράφει τις ποσότητες και τα είδη συνολικά που πιστεύει το γραφείο προμηθειών ότι θα χρειαστούν για το τρέχον έτος.
3. Διαμόρφωση των χώρων : ώστε να χωρίζονται τα υλικά ανάλογα με τον κωδικό που θα χρησιμοποιούμε στον προϋπολογισμό. Ο χώρος αυτός να μην είναι προσβάσιμος από όλους και να υπάρχει κάποιος υπεύθυνος που θα ελέγχει τι ποσότητες παρελήφθησαν και τι εξήλθαν από αυτή.
4. Στελέχωση με το απαραίτητο προσωπικό : να υπάρχει ένα αποθηκάριος, αλλά και μια επιτροπή παραλαβής, έτσι ώστε να γίνεται διπλός έλεγχος παραλαβής. Η ’ ακόμη αν η επιτροπή θα είναι υπεύθυνη για να ελέγχει την παραλαβή, αλλά και την διενέργεια τις προμήθειας, ο αποθηκάριος θα είναι αυτός που θα τακτοποιεί τις ποσότητες στην αποθήκη και θα τα χωρίζει ανά κωδικό.
5. Μηχανοργάνωση της αποθήκης ιαυτόματα με την παραλαβή τον ποσοτήτων των υλικό να καταγράφονται ανάλογα κατηγορίας και ποσότητας τα υλικά, έτσι ώστε να μπορούμε πιο εύκολα να ελέγχουμε τις ποσότητες που υπάρχουν στην αποθήκη μας και να είμαστε σε θέση να προμηθευόμαστε καινούργια υλικά πριν αυτά τελειώσουν.
6. Αξιοποίηση του αναλυτικού οδηγού για την λειτουργία των αποθηκών που θα αποσταλεί στους Δήμους από το ΥΠ.ΕΣ.Δ.Δ.Α.
ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΥΑΙΚΩΝ ΣΤΗΝ ΑΠΟΘΗΚΗ :
Κ Α Θ Ο ΡΙΣΜ Ο Σ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ ΕΞΑΓΩΓΗΣ
ΤΙ ΠΡΟΚΥΠΤΕΙ ΑΠΟ ΤΗΝ ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΤΗΣ ΑΠΟΘΗΚΗΣ
ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΑΠΟΘΗΚΗΣ
Ξεχωριστοί αποθηκευτικοί χώροι ανάλογα με τον κωδικό των υλικών
Καταγραφή των αναγκαίων αποθηκευτικών χώρων
Σχεδιασμός των εντύπων για την καταγραφή &
την παρακολούθηση της διακίνησης των υλικών Παρακολούθηση των
αναλώσεων των υλικών
( Στελέχωση Σ.
I των αποθηκών J
Οργάνωση της φυσικής και λογιστικής παρακολούθησης
ΞΕΧΩΡΙΣΤΟΙ ΑΠΟΘΗΚΕΥΤΙΚΟΙ ΧΩΡΟΙ : μας βοηθά στην κατηγοριοποίηση των υλικών στον χώρο της αποθήκης και την ταξινόμηση τους κατά είδος, χωρίς το μπέρδεμα τους. Ακόμη μας βοηθάει στην καταμέτρηση των υλικών, αλλά και στον έλεγχο τους. Τα υλικά μας βρίσκονται όλα σε ένα ενιαίο χώρο και έτσι γνωρίζουμε τις ποσότητες των ειδών που έχουμε σαν αποθήκη =>
Γνωρίζοντας τι ποσότητες θα προμηθευόμαστε κάθε χρόνο μπορούμε να καταγράψουμε και να ταξινομήσουμε τα υλικά μας στον αποθηκευτικό μας χώρο.
ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΤΩΝ ΑΝΑΛΩΣΙΜΩΝ ΥΛΙΚΩΝ : για να μπορέσουμε να παρακολουθήσουμε τα αναλώσιμα υλικά θα πρέπει να γνωρίζουμε τις ποσότητες που εισέρχονται στην αποθήκη, αλλά και τις ποσότητες που εξέρχονται από αυτήν. Να χρεώνονται αυτοί που παίρνουν υλικά από την αποθήκη έτσι ώστε να μην γίνεται αυθαίρετη κατανάλωση των υλικών =>
Για να το καταφέρουμε θα πρέπει να διορίσουμε ένα αρμόδιο άτομο (αποθηκάριος), που θα είναι υπεύθυνος για τις ποσότητες των υλικών που εισέρχονται, αλλά και να χρεώνει τις ποσότητες που εξέρχονται σε αυτούς που τις παραλαμβάνουν.
ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΕΝΤΥΠΩΝ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΤΩΝ ΥΑΙΚΩΝ : θα πρέπει να υπάρχει ένα έντυπο στο οποίο να συμπληρώνει το κάθε τμήμα αναλυτικά τις ποσότητες που θέλει από την αποθήκη ανά είδος, να το υπογράφει ο προϊστάμενος του τμήματος και αυτή η κίνηση να καταχωρείται ως χρέωση του συγκεκριμένου τμήματος. Με αυτό τον τρόπο μπορούμε ανά πάσα στιγμή να ελέγξουμε τις ποσότητες που καταναλώνει το κάθε τμήμα ξεχωριστά .=>
Βοηθάει στον καλύτερο καταμερισμό των υλικών στα διάφορα τμήματα, στην μη αυθαίρετη κατανάλωση των υλικών και στην απογραφή των υλικών.
ΠΩΣ ΜΠΟΡΕΙ ΝΑ ΓΙΝΕΙ ΟΙ ΚΩΔΙΚΟΠΟΙΗΣΗ ΤΩΝ ΕΙΔΩΝ ΤΗΣ ΑΠΟΘΗΚΗΣ
Σταδιακή ανάπτυξη της κωδικοποίησης
■ Γενικότερες κατηγορίες σαν αρχικό στάδιο
■ Προοπτική ανάπτυξης της κωδικοποίησης σε αναλυτικό επίπεδο.
ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ
Η λογιστική βοηθά στην απεικόνιση των οικονομικών πράξεων του Δήμου η οποία οργανώνεται στη βάση της λειτουργίας του. Εάν αυτή η λειτουργία είναι χαμηλού επιπέδου, θα είναι και η λογιστική απεικόνιση. Επιπλέον κάποιες λειτουργίες είναι απαραίτητες για την εφαρμογή του Διπλογραφικού (άμεση καταχώρηση των παραστατικών εξόδων και προμήθειας υλικών).
Έ τσι ορισμένες αλλαγές είναι απαραίτητες στην οργάνωση και λειτουργία των υπηρεσιών, όπως:
1. Τήρηση των διαδικασιών προμήθειας αγαθών και υπηρεσιών (έκθεση ανάληψης δαπάνης, τιμολόγιο προμηθευτή, απόφαση δημαρχιακής επιτροπής, πρωτόκολλο παραλαβής, παραλαβή των αγαθών κλπ.)
2. Πύλες εισόδου και κέντρα συγκέντρωσης των παραστατικών : εύρεση υπεύθυνων για την παραλαβή των υλικών και που θα φυλάσσονται τα υλικά.
3. Δομημένο γραφείο προμηθειών : να υπάρχει ξεχωριστό γραφείο προμηθειών όπου θα γίνεται έλεγχος των παραστατικών και ποσοτήτων κάθε παραλαβής.
4. Δημιουργία και λειτουργία αποθηκών : ένας κλειστός χώρος όπου θα αποθηκεύονται τα υλικά που προμηθευόμαστε. Θα υπάρχει κάποιος υπεύθυνος ο οποίος θα καταχωρεί τις ποσότητες ανά κωδικό και θα ελέγχει τι εξάγεται και σε ποιες ποσότητες.
5. Σύσταση ταμειακής υπηρεσίας.
ΑΝΑΛΟΓΕΣ Μ Ε ΤΟ ΜΕΓΕΘΟΣ TOY A H M O YΕΙΝΑΙ ΚΑΙ ΟΙ ΑΠΛΙΤΟΥΜΕΝΕΣ ΑΛΛΑΓΕΣ:
Στους νέους "Καποδιστριακούς" Δήμους είναι αναγκαία η ύπαρξη γραφείου προμηθειών και η τήρηση των διαδικασιών προμήθειας αγαθών και υπηρεσιών (έκθεση ανάληψης δαπάνης κλπ.).
Στους Δήμους μεσαίου μεγέθους είναι αναγκαία η ύπαρξη κέντρου υποδοχής και καταχώρησης των παραστατικών δαπανών προμήθειας αγαθών και υπηρεσιών (τιμολόγια κλπ)
Στο βραχυπρόθεσμο μέλλον είναι απαραίτητο ο κάθε Δήμος να οργανώσει τις διαδικασίες λειτουργίας των υπηρεσιών του. Στην προσπάθεια αυτή πρέπει να αξιοποιηθεί το οργανόγραμμα του Δήμου και η εμπειρία του προσωπικού του.
Με το τρόπο αυτό και με την ολοκληρωμένη εφαρμογή του Διπλογραφικού Συστήματος , θα δοθεί η δυνατότητα στον Δήμο, να παρακολουθεί οργανωμένα εκείνα τα οικονομικά στοιχεία που του είναι απαραίτητα για την κοστολόγηση των δραστηριοτήτων του και να αναπτύξει ένα πλήρες πληροφοριακό σύστημα διοίκησης.
Το πληροφοριακό σύστημα διοίκησης με την εξαγωγή οικονομικών στοιχείων προς επεξεργασία, με την αξιοποίηση των οικονομικών αριθμοδεικτών, με την παρακολούθηση του κόστους αλλά και της ωφέλειας ανά κέντρο ευθύνης και επίπεδο διοίκησης, απαιτεί "τάξη".
Για να υπάρξει δομημένη λειτουργία στο μέλλον, χρειάζεται να ξεκινήσουμε από πολύ απλά θέματα τάξης (λειτουργία διαδικασιών Λογιστικού των Ο.Τ.Α., άμεση συγκέντρωση των παραστατικών δαπάνης, τάξη στην προμήθεια και διακίνηση των υλικών κλπ).
ΚΟΣΤΟΣ ΑΠΟΘΕΜΑΤΩΝ
Με την προμήθεια των προϊόντων που κάνει ο Δήμος, τα υλικά αποθηκεύονται και από την στιγμή που δεν αναλωθούν τότε αυξάνουν την περιουσία του Δήμου. Αν όμως τα υλικά αυτά αναλωθούν για την παραγωγή δημοτικού έργου ή για την κατασκευή δημοτικών έργων, τότε η αξία τους αυξάνει το κόστος και τα έξοδα του Δήμου.
ΑΞΙΑ ΚΤΗΣΗΣ ΑΠΟΘΕΜΑΤΩΝ
Η α£ία κτήστκ των αποθεμ,άτων περιλαιιβάνει : 1) την τιμολογιακή αξία,
2) τα ειδικά έξοδα αγοράς,
3) την αξία κτήσης που προσδιορίζεται στην ιδιοπαραγωγή αποθεμάτων (κόστος παραγω γής).
Οι οφειλές των Ν.Π.Δ.Δ. από φόρο προστιθέμενης αξίας που αντιστοιχεί στις διαθέσεις υλικών αγαθών που τυχόν καταβάλλονται δεν συμψηφίζονται.
Ένα πρόβλημα όμως που παρουσιάζεται στο διαχωρισμό της καθαρής αξίας και του Φ.Π.Α. αφορά τον υπολογισμό του ποσού που θα υποβάλλει ο Δήμος στην Δ.Ο.Υ.
Αυτό συμβαίνει επειδή η συγκεντρωτική κατάσταση προμηθευτών η οποία υποβάλλεται από τον Δήμο, αναφέρει τα στοιχεία του προμηθευτή, τον αριθμό των στοιχείων και την καθαρή αξία της συναλλαγής. Ο προμηθευτής από την πλευρά του υποβάλλει συγκεντρωτική κατάσταση πελατών περικλείουσα τα στοιχεία του Δήμου, τον ίδιο αριθμό στοιχείων και την ίδια αξία συναλλαγής.
Εάν κατά την διασταύρωση των στοιχείων που θα κάνει η αρμόδια Δ.Ο.Υ. υπάρχει απόκλιση στις αξίες, οφείλει η ίδια να πραγματοποιήσει έλεγχο και στον Δήμο και στον προμηθευτή.
Έ να πρόβλημα το οποίο υφίσταται είναι το αν ένα υλικό θα το καταχωρήσουμε στην αποθήκη ή στα έξοδα καθώς και θα το καταχωρήσουμε και ως ποσότητα και ως αξία ή ως αξία μόνο.
Λόγω του πάρα πάνω προβλήματος δημιουργούμε κατηγορίες στις οποίες κατατάσσουμε τα υλικά τα οποία προμηθευόμαστε, αυτό έχει ως σκοπό την ρεαλιστική παρακολούθηση τους και την εύκολη λογιστική και κοστολογική πληροφορία.
Κάποιες κατηγορίες είναι :
• τα υλικά όπως γραφική ύλη για άμεσες-έκτακτες ανάγκες, τα οποία προμηθευόμαστε σε μικρές γενικά ποσότητες και διατίθενται απευθείας για τις ανάγκες του Δήμου
• τα υλικά που δεν ανήκουν στην προαναφερθείσα κατηγορία, τα χωρίζουμε σε 3 υποκατηγορίες στην κατηγορία Α ’ ανήκουν τα υλικά τα οποία πρέπει να παρακολουθήσουμε αναλυτικά κατά ποσότητα και αξία δηλ. είδος-είδος, αυτά είναι υλικά αξίας τα οποία πηγαίνουν στην αποθήκη και εξάγονται από αυτή ανά είδος.
Κατηγορία Β’ είναι η κατηγορία των υλικών τα οποία μπορούν εύκολα να τα παρακολουθούμε ανά είδος, ποσότητα και αξία κατά την εισαγωγή τους στην αποθήκη αλλά σχεδόν αδύνατη ή πολύ ακριβή η παρακολούθηση τους κατά ποσότητα και αξία κατά την έξοδο τους από την αποθήκη π.χ. φωτοτυπικό χαρτί. Η Γ ’ κατηγορία είναι τα υλικά τα οποία είναι δύσκολο να τα παρακολουθήσουμε κατά ποσότητα και αξία και κατά την εισαγωγή τους στην αποθήκη και κατά την εξαγωγή τους από αυτή π.χ. πρόκες, βίδες και μικρά ανταλλακτικά.
ΠΩΣ ΜΠΟΡΟΥΜΕ ΝΑ ΟΡΓΑΝΩΣΟΥΜΕ ΤΗΝ ΑΠΟΘΗΚΗ
Είναι ο χώρος και η οργάνωση του και ιδιαίτερα για τους Ο.Τ.Α. στην πρώτη φάση λειτουργεί καθοριστικά, γιατί ήδη οι περισσότεροι Δήμοι πάσχουν πρωτογενώς από την ανυπαρξία και οργάνωση του χώρου.
Η ασφάλεια της αποθήκης : αν ο χώρος είναι κλειστός και αν θα ελέγχεται με κλειστό σύστημα παρακολούθησης. Έτσι ώστε να μην είναι εύκολη η ανάληψη υλικών από την αποθήκη χωρίς να γνωρίζουμε ποιος τα πήρε.
Η διοίκηση της αποθήκης και η ομάδα των ανθρώπων που καλούνται να υλοποιήσουν την οργάνωση και την λειτουργία της πρέπει να είναι άτομα υπεύθυνα και να αναπτύσσουν πρωτοβουλίες για την καλύτερη λειτουργία της αποθήκης.
Ο αποθηκάριος είναι το πρόσωπο κλειδί στην λειτουργία της αποθήκης.
Απαιτείται να είναι άνθρωπος με ικανότητα, να επιβάλλει την τάξη και να έχει μεθοδικότητα.
Η υπηρεσία προμηθειών που εμπλέκεται ως εποπτεύουσα τις αποθήκης και παρακολουθεί την ποιότητα των λαμβανομένων υλικών, οργανώνει τις παραγγελίες και παρακολουθεί το σύστημα λειτουργίας των αποθεμάτων
Ο ορισμός επιτροπής παραλαβών των υλικών
Η οργάνωση του διαχειριστικού σκέλους της αποθήκης : πως θα ελέγχονται τα υλικά που βγαίνουν από την αποθήκη και τον μηχανογραφικό τρόπο παρακολούθησης τους.
ΛΟΓΙΣΤΙΚΟ ΜΕΡΟΣ ΤΗΣ ΑΠΟΘΗΚΗΣ
Παραγγελία αγαθών και η παρακολούθηση των αποθεμάτων : από ποιους θα γίνεται η παραγγελία των υλικών και ποιοι θα είναι υπεύθυνοι για την παρακολούθηση και τον έλεγχο των αποθεμάτων.
- Παραλαβή των αγαθών :από ποιους θα παραλαμβάνονται τα υλικά και ποιοι θα ελέγχουν αν τα παραστατικά για την παραλαβή είναι σωστά.
- Διακίνηση των υλικών : πως θα διακινούνται τα υλικά στα κατά μέρους τμήματα.
- Απογραφή των αγαθών : στο τέλος κάθε έτους πρέπει να καταγράφονται τα υλικά που έχουμε στην αποθήκη μας, για να ελέγχουμε αν έχουν βγει οι σωστές ποσότητες και ανάλογα να κάνουμε τις καινούργιες προμήθειες το επόμενο έτος.
ΒΙΒΛΙΑ ΤΗΡΗΣΗΣ ΑΠΟΘΗΚΗΣ
■ Αναλυτικό Καθολικό του είδους κατά ποσότητα και αξία
■ Το μηνιαίο θεωρημένο ισοζύγιο των ειδών της αποθήκης
■ Στην περίπτωση αποθηκευτικού χώρου εκτός του κεντρικού ή του υποκαταστήματος δεν τηρούμε βιβλίο αποθήκης.
ΑΝΑΛΥΤΙΚΟ ΚΑΘΟΛΙΚΟ ΜΗΝΙΑΙΟ ΙΣΟΖΥΓΙΟ ΒΙΒΛΙΟ ΑΠΟΘΗΚΗΣ
ΛΟΓΟΙ ΤΗΡΗΣΗΣ ΤΟΥ ΒΙΒΛΙΟΥ ΑΠΟΘΗΚΗΣ
Έ χει σαν σκοπό :
α) Να προκύπτει το μικτό κέρδος κάθε εμπορεύματος και παραγόμενου είδους για τις εμπορικές και μεταποιητικές επιχειρήσεις του ιδιωτικού τομέα,
β) Να υπάρχει εύκολη πρόσβαση στον έλεγχο από τα ελεγκτικά όργανα, γ) Να βοηθά στη χρηστή παρακολούθηση των υλικών.
Η τήρηση βιβλίου αποθήκης στους ΟΤΑ είναι υποχρεωτική για καθαρά διαχειριστικούς λόγους.
Το Βιβλίο Αποθήκη μας βοηθά να ελέγχουμε τις ποσότητες των υλικών που έχουμε στην αποθήκη, πόσες προμηθευτήκαμε και πόση ποσότητα καταναλώσαμε.
Με την βοήθεια του βιβλίου αποθήκης μπορούμε να δούμε τι ξοδέψαμε ανά υπηρεσία και έργο.
Το διαχειριστικό σύστημα των αποθεμάτων μας βοηθά να δούμε ποιος προμηθευτής είναι πιο φθηνός, σε πόσο χρόνο αναλώνεται το κάθε υλικό ξεχωριστά και πότε πρέπει να κάνω καινούργιες παραγγελίες υλικών.
Σ Τ Ο ΙΧ Ε ΙΑ Ε Ν Η Μ Ε Ρ Ω Σ Η Σ Α Π Ο Θ Η Κ Η Σ
--- Δ Ε Λ Τ ΙΟ Α Π Ο Σ Τ Ο Λ Η Σ
--- Τ ΙΜ Ο Λ Ο Γ ΙΟ Π Ω Λ Η Σ Η Σ
--- Δ Ε Λ Τ ΙΟ Ε Σ Ω Τ Ε Ρ ΙΚ Η Σ Δ ΙΑ Κ ΙΝ Η Σ Η Σ
--- Δ Ε Λ Τ ΙΟ Π Ο Σ Ο Τ ΙΚ Η Σ Π Α Ρ Α Λ Α Β Η Σ !
ΟΙ ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΑΠΟΘΕΜΑΤΩΝ ΠΟΥ ΤΙΣ ΤΗΡΟΥΝΤΑΙ ΣΤΟ ΒΙΒΑΙΟ ΑΠΟΘΗΚΗΣ
■ Εμπορεύματα
■ Πρώτες ύλες, βοηθητικές ύλες
■ Υλικά συσκευασίας
■ Έ τοιμα προϊόντα
■ Ημιτελή προϊόντα
■ Υποπροϊόντα (μόνο όταν έχουν εμπορευματική αξία)
■ Στους ΟΤΑ ο κύριος όγκος των αποθεμάτων που χρησιμοποιεί είναι τα αναλώσιμα υλικά για τα οποία οι διατάξεις του ΚΒΣ δεν υποχρεώνουν σε παρακολούθηση μέσω του βιβλίου αποθήκης. Παρόλα αυτά είναι επιβεβλημένη η παρακολούθηση τους.
ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΜΗ ΤΗΡΗΣΗΣ ΒΙΒΛΙΟΥ ΑΠΟΘΗΚΗΣ
1) Για τα ημιτελή προϊόντα και υποπροϊόντα
2) Για τις πρώτες ύλες που χρησιμοποιούνται για την παραγωγή παγίων στοιχείων του Δήμου
3) Για τα παραγόμενα πάγια για ίδιες ανάγκες
4) Για τα ανταλλακτικά που είναι αναλώσιμα και προορίζονται αποκλειστικά για αποκατάσταση βλαβών μη ιδιόκτητου μηχανολογικού εξοπλισμού
5) Για τα παραγόμενα είδη προς δοκιμή και πειραματισμό 6) Για τα δείγματα αγαθών
ΑΠΟΓΡΑΦΗ ΚΑΙ ΑΠΟΤΙΜΗΣΗ ΤΩΝ ΑΠΟΘΕΜΑΤΩΝ
Απογραφή είναι η ποσοτική καταμέτρηση των αποθεμάτων και η καταγραφή τους στο βιβλίο απογραφών ή σε καταστάσεις στο τέλος της διαχειριστικής περιόδου και γίνεται διακεκριμένα για κάθε αποθηκευτικό χώρο.
Η απογραφή των αποθεμάτων απαιτείται για τον προσδιορισμό του κόστους των πωλήσεων, στην απεικόνιση των αποθεμάτων λήξης στον ισολογισμό και με τον τρόπο της επιδρά στο κόστος των πωλήσεων.
Η απογραφή πρέπει να καταχωρείται σε συγκεκριμένο βιβλίο σε συγκεκριμένη προθεσμία (μέχρι την 20η μέρα του μεθεπόμενου από την απογραφή μήνα).
Για να μπορέσουμε να κάνουμε αποτίμηση και να μπορέσουμε να προσδιορίσουμε τις αξίες που έχουν τα αγαθά μέχρι το τέλος τις διαχειριστικής χρήσης χρησιμοποιούμε διάφορες μεθόδους.
Οι μέθοδοι αυτοί είναι :
1) Η μέθοδος του κυκλοφοριακού μέσου όρου ή των διαδοχικών υπολοίπων.
2) Η μέθοδος του μέσου σταθμικού κόστους.
3) Μέθοδος FIFO (First in First Out) με την μέθοδο αυτή θεωρείται ότι τα προϊόντα που εισάγουμε πρώτα εξάγονται πρώτα και ότι τα αποθέματα απογραφής λήξης προέρχονται από τις τελευταίες αγορές της χρήσης.
4) Μέθοδος LIFO (Last In First Out) με την μέθοδο αυτή θεωρείται ότι η πρώτη εξαγωγή προέρχεται από την τελευταία λήξης προέρχονται από τις παλαιότερες αγορές της χρήσης.
5) Μέθοδος του μέσου σταθμικού, που επιλέγεται από τους ΟΤΑ.
ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΣΗ ΑΠΟΘΗΚΗΣ
Η μηχανογράφηση της αποθήκης μας δίνει την δυνατότητα για καλύτερη λειτουργία του συστήματος και καλύτερη ενημέρωση των στοιχείων της αποθήκης, σε ποσότητες, αξίες, είδη κ.λ.π.
Για μια σωστή μηχανογράφηση απαιτούνται τα εξής :
1) Η κωδικοποίηση των ειδών : πρέπει να γίνεται με σταθερό τρόπο και να εφαρμόζεται ενημέρωση των στοιχείων του κάθε είδους.
2) Η κωδικοποίηση των κινήσεων της αποθήκης : πρέπει να γίνεται με τέτοιο τρόπο που να καλύπτει όλες τις πιθανές κινήσεις που πραγματοποιούνται από την αποθήκη του Δήμου.
3) Η σύνδεση της διαχείρισης της αποθήκης με τη γενική λογιστική : α) μέσω τις παραμετροποίησης του είδους της αποθήκης. Σε ξεχωριστό πεδίο του κάθε είδους θα καταχωρείται ο κωδικός της γενικής λογιστικής και ο κωδικός της αναλυτικής λογιστικής, β) με την αντιστοίχιση του είδους με τους κωδικούς της γενικής και αναλυτικής λογιστικής, ενημερώνεται ο λογαριασμός της γενικής και της αναλυτικής λογιστικής κατά την αγορά ή την διακίνηση του κάθε συγκεκριμένου υλικού.
4) Καθορισμός των εντύπων διακίνησης των υλικών της αποθήκης : α) έντυπα εισαγωγής - εξαγωγής, β) έντυπα έγκρισης διακίνησης υλικών κ.λ.π.
5) Έλεγχος ανάμεσα στην εμπορική και τη λογιστική εφαρμογή.
Για να απορέσουιιε να οργανώσουιιε την αποθήκη, στους Aiiiiooc σιίαεοα απαιτούνται τα εό ίς βήιιατα :
1) Να διευκρινίσουμε ποια υλικά παρακολουθούμε στην αποθήκη (δηλ. τις πρώτες ύλες, τα αναλώσιμα υλικά και τα ανταλλακτικά των παγίων).
2) Να εξετάσουμε αν θα παρακολουθήσουμε κινητά περιουσιακά στοιχεία μέσα στην αποθήκη.
3) Να κωδικοποιήσουμε τα είδη που θα παρακολουθούμε.
4) Να οργανώσουμε την απογραφή και να απογράφουμε τις ποσοτικές και τις αξίες των υπαρχόντων υλικών.
5) Οργανώνουμε την καταχώρηση των παραστατικών.
ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ - ΕΙΣΑΓΩΓΗΣ ΤΩΝ ΥΛΙΚΩΝ ΣΤΗΝ ΑΠΟΘΗΚΗ
Η παραλαβή των υλικών γίνεται από επιτροπή παραλαβής η οποία συγκροτείται με απόφαση του Δημοτικού Συμβουλίου για τη συγκεκριμένη κάθε φορά προμήθεια. Η επιτροπή αποτελείται από τρεις υπαλλήλους του Δήμου και εφόσον απαιτούνται ειδικές γνώσεις, ένα μέλος της τουλάχιστον, πρέπει να έχει αντίστοιχη ειδικότητα.
Εάν ο Δήμος δεν διαθέτει τέτοια ειδικότητα, μπορεί να ζητήσει τη διάθεση υπαλλήλου από άλλον ΟΤΑ, ή από το Γ.Γ. της περιφέρειας τη διάθεση υπαλλήλου από τις υπηρεσίες του δημόσιου τομέα.
Η παραλαβή συνίσταται στη διενέργεια ποσοτικού και ποιοτικού ελέγχου του υλικού, όπως προβλέπει η σύμβαση.
Το πρωτόκολλο παραλαβής εγκρίνεται από το Δημοτικό Συμβούλιο. Θεωρείται όμως ότι η παραλαβή έχει συντελεστεί αυτοδικαίως, έχουν παρέλθει 30 ημέρες από την ημερομηνία υποβολής του πρωτοκόλλου και το Δημοτικό Συμβούλιο δεν έχει αποφανθεί επ ’ αυτού. Η συμμετοχή των υπαλλήλων στις επιτροπές παραλαβής είναι υποχρεωτική, οποιαδήποτε δε διαφωνία κάποιου μέλους, διατυπώνετε στο πρακτικό, το οποίο πρέπει να υπογραφεί από όλα τα μέλη.
ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΕΙΣ ΤΩΝ ΕΡΓΑΛΕΙΩΝ :
ΤΡΟΠΟΙ ΠΛΗΡΩΜΗΣ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗ
Η πληρωμή του προμηθευτή μπορεί να γίνει με έναν από τους τρόπους που ορίζονται στο άρθρο 36 του ΕΚΠΟΤΑ ή με άλλο τρόπο που έχει οριστεί με τη διακήρυξη. Οι τρόποι πληρωμής που προβλέπει ο ΕΚΠΟΤΑ είναι:
α) Εξόφληση του 100% της συμβατικής αξίας μετά την οριστική παραλαβή των υλικών,
β) Χορήγηση προκαταβολής μέχρι ποσοστού 50% της συμβατικής αξίας, χωρίς Φ.Π.Α., έναντι ισόποσης εγγύησης και το υπόλοιπο είτε με την οριστική παραλαβή των υλικών είτε με πληρωμή ποσοστού 20% της συμβατικής αξίας, χωρίς Φ.Π.Α., με το μακροσκοπικό πρωτόκολλο παραλαβής και εξόφλησης της υπόλοιπης συμβατικής αξίας με τον συνολικό Φ.Π.Α., μετά την οριστική παραλαβή των υλικών,
γ) Προθεσμιακός διακανονισμός για το 100% της συμβατικής αξίας ή για μέρος αυτής,
δ) Κάθε άλλος τρόπος που καθορίζεται απαραίτητα στη διακήρυξη.
