To achieve this, a public sector organization needs some sort of management accounting tool. However, the use of management accounting tools in public sector organizations has proven problematic as a public sector organization includes both politicians and administrative managers, who essentially have different views of what is important to the organization.
Inledning
Problemdiskussion
Till skillnad från politisk logik syftar administrativ logik till att skapa samsyn utifrån effektivitet, vilket innebär att resurser måste förvaltas och fördelas för att uppnå en väl fungerande kommunal verksamhet (Jonsson & Arnell, 2006). Någon form av ledning kan därför behövas för att lösa problemet.
Syfte
Syftet med kommunalt agerande blir därmed, ur ett politiskt perspektiv, att tillhandahålla tjänster på ett optimalt sätt för att generera maximal nytta för medborgarna, men också att uppnå välstånd och ekonomisk tillväxt (Petersson, 2007). Våra insamlingsmetoder för att nå vårt mål bestod av studier av tidigare forskning och litteratur, samt en fallstudie med intervjuer.
Metodsynsätt
Undersökningsansats
Litteraturstudie
Val av fallstudieorganisation
Empirisk insamling
- Genomförandet
Alla intervjuer använde ljudinspelningar för att få fram fullständig dokumentation som underlättade sammanställningen av det empiriska materialet. Det uppstår nämligen en diskussion som inte på något sätt kan förberedas av aktörerna för att få så uppriktiga och spontana svar som möjligt.
Tolkning och analys av insamlad empiri
En komplett lista över de ämnen som ska behandlas och frågor som ska besvaras används av forskaren (ibid). Intervjuguiden som användes i dessa intervjuer hade samma design för varje intervju och skickades inte ut till aktörerna i förväg.
Metodproblem
- Validitet
- Reliabilitet
Utgångspunkten för intervjuerna var intervjuguiden, men öppna följdfrågor ställdes också kontinuerligt för att skapa en öppen dialog. Dessutom ställde en av oss frågorna och den andra gjorde stödanteckningar för att skapa en så trovärdig bild som möjligt.
Institutionell teori
- De institutionella pelarna
- Ideologier
Scott (2001) menar att den reglerande pelaren består av de regler och lagar som gäller i den miljö som organisationen verkar i. Tillsynsprocessen inom en institutionell miljö innefattar möjligheten att skapa nya regler, etablera en funktion som kan övervaka att reglerna följs och anpassar straff och incitament som främjar efterlevnad (ibid). I den kommunala verksamheten kan en tydlig koppling påvisas till främst den reglerande och den normativa pelaren (Scott, 2001).
Regelpelaren förklarar vilka lagar och förordningar som en kommun ska följa och utgör ett underlag för dess agerande och styrning. Innebörden av regelpelaren kan tydligare iakttas i den administrativa logiken när arbetet och styrningen i kommunal verksamhet bedrivs utifrån lagar och regler utan värderingsunderlag.
Offentlig verksamhet
- Styrning av offentlig verksamhet
- New public management
Ledningen av offentlig verksamhet övergår i allt högre grad från administrativ styrning till styrning, vilket gör att kommunala tjänstemän börjar imitera mer chefer för privata företag, där fokus ligger på att öka effektiviteten och kvaliteten (Van Gramberg & Teicher, 2000). Den offentliga sektorns styrning skulle tidigare vara tydligt separerad från den privata när det gäller verksamhetsdrift och organisationsstruktur. Den offentliga sektorn började kritiseras och ifrågasättas mer och mer på grund av sin bristande effektivitet, vilket ledde till förändringar i funktionssätt och till nya organisatoriska idéer och former.
Bolagsstyrningen påverkades av den privata sektorn och ledningsmodeller och metoder som ursprungligen utformades för privata organisationer började användas. Organisationsstrukturen i den offentliga sektorn har gått från centraliserad till decentraliserad, vilket innebär att ansvaret har flyttats längre ner i organisationen och ett större fokus har skett på mätning av output (Hood, 1995).
Balanserade styrkort i offentlig verksamhet
Ursprungligen utformades balanserade styrkort för att söka balans mellan olika perspektiv och mått där målet är att främja långsiktig överlevnad och lönsamhet (Olve, Roy & Wetter 1999). Däremot kan andra organisationer använda balanserade styrkort och deras perspektiv för att utforma åtgärder som dock inte har något samband med strategierna (ibid). Därför är det av största vikt att arbetet med balanserade styrkort kontinuerligt följs upp och utvärderas för att skapa förståelse för dess syfte.
2003) konstaterar vidare att om det saknas kunskap och förståelse för balanserade styrkort och deras användning är risken stor att de kasseras. För att bedöma om verksamhetsmodellen hade någon positiv effekt för företaget fann Olve et al 2003) att en längre livslängd är nödvändig.
Politisk och administrativ logik
- Den politiska logikens särdrag
- Den administrativa logikens särdrag
Radnor & McGuire (2004) menar att balanserade styrkort i vissa organisationer inte används på avsett sätt, det vill säga som ett verktyg för att styra företaget, utan istället blir en symbol utan mening. Den politiska logiken kännetecknas av att den har sin legitimitetsbas i demokrati och demokratiska processer, där företrädare för politiska intressen möts för att diskutera, besluta och formulera regler utifrån värderingar. Den kommunala verksamheten ska tillhandahålla tjänster på ett optimalt sätt för att skapa största möjliga nytta för bland annat medborgare, företag och andra organisationer inom givna ekonomiska ramar.
För att genomföra organisatoriska förändringar krävs lyhördhet i kombination med stark beslutsförmåga och förmåga att tolka externa signaler. Tydligt ansvar och gott samarbete inom organisationen är viktiga egenskaper för att uppnå effektivitet.
Sammanfattning av teori
Luleå kommun och dess nämnder och förvaltningar
Förvaltning A
För chefen som behöver spara inom något område som har prioriterat politiken säger jag att det är ingen idé att ta upp det." Kund/medborgarperspektivet ska alltid stå i fokus, men inte på ett sådant sätt att det påverkar de andra perspektiven. Det går att effektivisera utan att det kommer i konflikt med samhällsnyttan och man försöker jämföra och dra nytta av andra kommuner för att få en effektivare verksamhet.
Förvaltningschefen menar att det är stor variation bland politikerna i hur bekanta de är med balanserade styrkort, men understryker att det egentligen inte är meningen att alla politiker ska ha fullständig kompetens kring detta. Han anser att det är uppenbart att syftet med balanserade styrkort är konsekvens, eftersom det annars skulle leda till svårigheter att kontrollera.
Förvaltning B
Om inte detta engagemang är tillräckligt starkt försvåras arbetet för resten av styrelsen och frågor uppstår om vem som egentligen leder det balanserade styrkortsarbetet i styrelsen. Vid användning av balanserade indikatorer påverkas ledningen av visioner, ideologier och strategier, som måste överensstämma med målen. Balanced Scorecards är ett bra underlag för budgetdiskussioner och ska också fungera som ett politiskt styrmedel och han menar att förvaltningschefen använder styrkorten mer än han själv som ett verktyg för verksamhetsstyrning i sitt dagliga arbete. .
Förvaltningschefen anser att balanserade indikatorer är ett bra ytterligare instrument med vilket vi kan säkerställa strävan efter politisk vilja. Slutligen menar styrelsens ordförande att det i dagsläget inte finns några konflikter mellan politiker och tjänstemän i användningen eller skapandet av balanserade indikatorer, men han ser att detta kan förändras i framtiden, när det ekonomiska läget förvärras.
Förvaltning C
Det finns dock motsättningar i alla system, men han menar att det kan bli tydligare i andra kommissioner där det är mer lagreglerat. Medborgarna har förväntningar på kommunen och dess styrning, därför är det av stor vikt att de deltar i resultattavlan. Det är viktigt att politikerna får säga sitt då tjänstemän inte får styra från början till slut då politikerna har det yttersta ansvaret.
Det är viktigt att använda någon form av styrverktyg, oavsett vad modellen heter, då det skapar en röd tråd genom hela verksamheten. Genom att använda balanserade styrkort är det möjligt att mäta helheten och inte bara fokusera på ekonomin.
Förvaltning D
Engagemanget för arbetet med det balanserade styrkortet kan variera och han ser sin roll som en drivkraft för arbetet så att det så småningom når hela företaget. Förvaltningschefen menar att han använder det balanserade styrkortet mer i sitt dagliga arbete än politikerna, eftersom det är han som ska utforma mål och aktiviteter som uppfyller styrkortet. Syftet med att använda det balanserade styrkortet skiljer sig inte särskilt mycket mellan honom och förvaltningschefen och menar att kontrollmodellen troligen inte hade fungerat om så varit fallet.
Det innebär att andra aspekter av Balanced Scorecard kommer att påverkas, men bara i viss utsträckning, eftersom det finns lagar och regler som måste följas. Administrationen gör den största delen av arbetet genom att skapa och utforma det balanserade styrkortet, som sedan rapporteras till den policy som bestämmer det slutliga genomförandet.
Politisk logik
Användningen av ett kontrollverktyg eller en kontrollmodell såsom balanserade styrkort syftar till att effektivisera företaget och dess kontroll, vilket kräver tydliga mål och riktlinjer (Hood, 1995). Eftersom detta inte uppnås fullt ut i alla förvaltningar kan användningen av balanserade styrkort ha en mer symbolisk funktion. En styrelseordförande förklarade att om konflikt, mellan tjänstemän och politiker, uppstår när balanserade styrkort används, är det politikens uppgift att kliva fram.
Syftet med att använda en styrmodell som till exempel balanserade styrkort i en kommunal verksamhet är, förutom den ständiga strävan efter samhällsnytta, att skapa optimal kontroll inom verksamheten. Eftersom användningen av balanserade styrdiagram inte görs på avsett sätt uppstår frågor om det verkligen finns ett behov av denna styrmodell.
Administrativ logik
I kommunala organisationer är balanserade styrkort lämpliga för företagsledning då ledningsmodellen är flerdimensionell vilket ger verksamheten möjlighet att fokusera på alla perspektiv (Olve, Roy, Roy & Petri, 2003). Kan en annan typ av styrning eller styrmodell fungera på ett mer optimalt sätt? Detta kan anses vara en naturlig fråga eftersom administrativa chefers huvuduppgift är att styra och leda verksamheten för att uppnå effektivitet.
En av de administrativa cheferna betonade att användningen av balanserade styrkort ytterst beror på administrativa chefers engagemang och kunskap om området. När det stod klart att vissa administrativa chefer inte är så engagerade och kunniga kring användandet av balanserade styrkort och trots att det är dessa aktörer som använder styrkortet mest, i sitt dagliga arbete, ledde detta troligen till att styrkortet inte når sitt optimum. fungera.
Samspelet mellan den politiska och administrativa logiken
En styrelseordförande ansåg att användningen av balanserade styrkort kan uppnå både effektivitet tillsammans med den givna nyttan för medborgarna, eftersom han ansåg att de inte var "motsatser". Eftersom politiker och tjänstemän har olika åsikter om vad som är viktigt med företaget kan det leda till problem med ledningen och därmed till användning av balanserade styrkort. Däremot anser en administrativ chef att total enighet inom en styrelse inte är något att sträva efter eftersom det innebär att verksamheten blir "lös".
Han menar att tjänstemännen vet hur otroligt komplicerat styrning och ledning är, eftersom det finns ett stort antal mänskliga relationer som måste hanteras och arbetas fram, så det krävs djupa och pågående diskussioner. Å andra sidan kan det betyda att du inte är tillräckligt bekant med företagsledning och balanserade styrkort.
Återkoppling till syfte
Avslutande diskussion
Förslag till fortsatt forskning
