Ações ao nível dos Processos do SGGQ para 2018-19

Os Coordenadores de Curso, os Coordenadores das UI (a criar ou em que o IPVC já participe em

consórcio) e os Gestores Institucionais de Processo devem ter em consideração que a definição de indi-

cadores e de propostas de melhoria deve ser coordenada com os órgãos de gestão, devendo estar en-

quadrados com o Plano Estratégico, Plano de Atividades e do Orçamento, sendo encarados pelos gesto-

res como instrumentos da gestão global da instituição. Esta coordenação e articulação implicam uma

análise transversal pela Gestão de Topo de todos os Planos de Melhoria (dos RAC e dos RAP e de BQ) e

em 2018 com a nova Matriz de Riscos e Oportunidades em implementação. No ponto seguinte apresen-

tam-se as ações específicas no SGGQ para 2018/2019.

NOTA: Verificar necessidade de ajustamentos resultantes de passagem da ESCE para novas instalações

ao nível da implementação eficiente das atividades e desempenho dos processos na nova Escola (parti-

cular atenção a GEI, AHS e ALI)

CIN:



Aprovação da candidatura ao Programa ICM – International Credit Mobility, do qual decorrem,

candidaturas na ON.IPVC, para a realização de mobilidades de docentes e estudante, as quais

tiveram início no segundo semestre de 2016/2017 a partir de fevereiro de 2017 e decorrerão

até junho de 2018 - parcerias apresentadas em http://internacional.ipvc.pt/pt/node/886



Criação de um procedimento mais seletivo para o estabelecimento de protocolos, dependendo

do tipo de interesse dos mesmos, a sua abrangência e durabilidade.



Previsão de duplos graus ou graus conjuntos com a Europa e países terceiros.



Promoção da Semana Internacional do IPVC em larga escala.



Continuação de parcerias com instituições não Europeias, nomeadamente, com o Cáucaso, Bal-

cãs, Brasil e China.



Desenvolvimento de melhorias na plataforma para a inscrição e seleção de UC disponíveis para

estudantes Erasmus, nomeadamente, impressão direta de Learning Agreements, Changes to Le-

arning Agreements e Transcript of Records diretamente da plataforma online, a partir do final

do 1.º semestre de 2017/18, com o apoio dos Serviços de Informática.

139

De acordo com as ações definidas no Plano Estratégico 2015-2019 do IPVC, a OTIC participará dire-

ta ou indiretamente nas seguintes ações:



elaborar e implementar, um regulamento que enquadre a participação dos docentes do IPVC

em ID&I e transferência;



elaborar um plano que, articulando de forma transversal as competências instaladas, as neces-

sidades da sociedade e as oportunidades de financiamento, defina projetos prioritários de ID&I

e transferência;



transformar as atividades próprias de valorização económica do conhecimento em produção

técnico-científica;



reformular a estrutura organizativa da OTIC;



construir, e/ou reforçar a utilização, de ferramentas que permitam a divulgação das compe-

tências humanas e materiais existentes, bem como dos trabalhos/projetos realizados e em

execução;



integrar e dinamizar “Fórum” envolvendo os representantes das empresas e instituições;



criar lobbies que promovam o IPVC junto das empresas;



definir “projetos âncora” dos cursos (licenciatura/mestrados) com as atividades de ID&I envol-

vendo estudantes, docentes e, sempre que possível, outros parceiros;



implementar / consolidar a prática de divulgação anual aos alunos da atividade de ID&I dos do-

centes na área do curso;



incrementar o número de projetos de iDI&T em parceria com outras instituições.

FOR:



Criar um mecanismo para se proceder à auscultação formal das entidades recetoras de estágios

(LiC, Mestrados) (final de maio);



Ajustar/rever o indicador de taxa de conclusão de curso em estudantes regulares de Lic. e de

Tesp (final de março);



Criar um inquérito/impresso para avaliar a satisfação com a qualidade da formação continua

ministrada em todas as UO do IPVC. (final de maio)



Definir mecanismos/procedimentos no sentido de uniformizar a informação pública relativa aos

CE do IPVC (ex. resumo do PUC, comissão curso, etc.) e a sua adequação à política de interna-

cionalização do IPVC (final julho);



Finalização do plano de formação pedagógica de docentes (junho 2018) e sua implementação

(setembro 2018): aquisição de serviços especializados no domínio (formadores, consultores)



Em articulação o subprocesso EAR - Expediente e Arquivo, clarificar os procedimentos de arqui-

vo de provas de avaliação (final de março).



Criar um mecanismo opcional que possibilite na bibliografia dos PUCs (on-line) importar a refe-

rência diretamente do catálogo das bibliotecas do IPVC (final de julho);

140

140



Incluir na plataforma ON. IPVC notificação por e-mail ao coordenador de curso para validação

de PUC e RUC, bem como a notificação ao CTC para validação de novo PUC (final de março).



Incluir na plataforma ON. IPVC notificação por e-mail aos docentes da não aprovação de PUC e

RUC (final de julho);

CRC/FOR:

 Submissão de PERA e ACEF 2017/2018 até março 2018 (19 CE) e PERA e ACEF 2018/2019 (3 CE)

até dez. 2018; acompanhar NCE submetidos em out.2017 e implementação dos 6 NCE submetidos

em 2016

RHU:

Tendo em conta o Plano Estratégico 2015-2019 os Recursos Humanos têm em vista para 2018 as

seguintes ações:



Concluir processo de avaliação do desempenho em atraso (ADD) e garantir que objetivos são

definidos com devida antecedência e comunicados aos colaboradores (SIADAP); garantir comu-

nicação de resultados nos prazos previstos; rever regulamento de ADD



Reestruturação dos Procedimentos inerentes à Formação do Pessoal Docente e Não Docente;



Alargamento das áreas de formação organizadas internamente às áreas de informática;



Alargamento da formação de Língua Inglesa ao pessoal docente;



Formação no âmbito do SGGQ (RS, Gestão de Riscos, Auditorias, ISO 9001)



Reestruturação do portal do IPVC na área de recursos humanos;



Proceder à numeração, por ordem cronológica, dos documentos em suporte papel nos proces-

sos individuais dos colaboradores do IPVC.

BIB:

Para 2018 estão a ser planeadas um número de projetos que irão ser essenciais para melhorar a

eficiência das bibliotecas, ao qual damos destaque:



Elabora Carta de compromisso das Bibliotecas do IPVC, tendo presente a constituição da Rede

de Bibliotecas Universitárias



Definição da Politica de Acesso aberto do IPVC



Necessidade de definir responsável pela validação de conteúdos do repositório científico do

IPVC



Atualizar repositório cientifico produzido no IPVC



Definir objetivos estratégicos no âmbito do processo Biblioteca



Clarificar /alterar o procedimento ( ACA e BIB) que define tipologia/suporte de documento para

disponibilização de documentos no repositório



Melhoras as infraestruturas informáticas :Plataforma de recursos de apoio à formação



Disponibilização das tutoriais para a formação dos utilizadores e plano de formação;

141



Disponibilização na intranet do Catalogo on-line de Normas;



Instalação e divulgação do software selecionado pra a deteção de plágio;



Instalação e divulgação do software Mendeley

1

_{para as referências bibliográficas.}



Integração na Rede de bibliotecas Universitárias



Regulamentar o funcionamento das bibliotecas do IPVC



Avaliar as coleções/acervo das bibliotecas do IPVC

ACA:

Os ACA, para o ano de 2018 têm em vista o término das ações que foram definidas para 2017 e que

estão em fase de conclusão e novas ações tendo em conta o Plano Estratégico 2015-2019:



Implementar um plano anual de formação de todos Técnicos ACA, que garanta uma perma-

nente atualização ao nível específico/técnico, como das boas práticas de atendimento ao

público – a implementar em articulação com o RH na definição do plano de formação;



Estudar a centralização dos serviços ACA das escolas da cidade, numa perspetiva integrado-

ra, de resposta única e economia de escala dos recursos humanos existentes – a implemen-

tar durante o ano de 2018, em articulação com a Presidência;



Implementar a Unidade Funcional Académicos – a implementar durante o ano de 2018, em

articulação com a Presidência;



Criar uma plataforma de comunicação interna, com permanente atualização, não só de da-

dos referentes a todo o processo ACA (nº de alunos por curso e ano, legislação, ...), mas,

do "help desk" - linha de apoio aos seus utilizadores, onde se procura informar, aconselhar

e resolver problemas... – a implementar durante o ano de 2018, em articulação com os SI;



Criação de FAQ (Frequently Asked Questions), para alunos, docentes, técnicos e comuni-

dade externa – a implementar até julho 2018;



Contínuo esforço de estreitar a proximidade dos ACA com a comunidade educativa, concre-

tamente alunos, no sentido de agilizar processos e informatizar em pleno toda a comunica-

ção – a implementar durante o ano de 2018, num trabalho contínuo;



Contínuo simplificar de todo o processo ACA – a implementar durante o ano de 2018;



Contínua envolvência de toda a equipa do processo ACA, com realização periódica de reu-

niões de análise e trabalho – a implementar durante o ano de 2018, num trabalho contínuo

GEI:



Auditoria energéticas às instalações; Continuação da Regularização registral dos prédios de

acordo com as recomendações do TC e tendo e conta as instruções dadas pela Unidade Ministe-

rial da Secretaria Geral do Ministério da Educação e Ciência; Desmaterialização da atividade de

142

142

reserva e autorização de viaturas do IPVC e registo de informação. Manutenção preventiva das

instalações de AVAC; Manutenção preventiva das Instalações elétricas. Manutenção preventiva

de SADI; Manutenção preventiva dos equipamentos de combate a incêndios; Manutenção pre-

ventiva dos PT’s; Organização da contratação de serviços de manutenção de viaturas; Proposta

de impresso de controlo mensal do estado geral das viaturas; Registo dos equipamentos com

mais de 3kg de gases fluorados na APA; Reimplementação do impresso GEI-04/01; Substituição

da iluminação de emergência



ESA - Continuação da adaptação das instalações a PPMC com remodelação de uma IS;

Continuação da manutenção corretiva da autobomba do grupo de incêndios; Execução da rede

de abastecimento de água da rede pública aos lavatórios; obras para criação de uma sala de

aulas no complexo zootécnico para Enfermagem Veterinária; Ligação do saneamento à rede

pública, esperando que seja executada em 2018 pela CMPL; Remoção de peça de tubo em

fibrocimento;



ESE - Melhoria dos SADI da ampliação da ESE e estender à Cave; substituição de Estores;



ESS – Implementação de controlo da entrada de viaturas; Substituição Cobertura (parte ainda

contém amianto); Substituição de caixilharia de vidro simples



ESTG - Avaliação de risco sobre a necessidade de concentração dos diversos tipos de gases

laboratoriais em recinto exterior e execução de nova rede de distribuição; Climatização do

Auditório Francisco Sampaio; Alteração do local de realização dos eventos da Federação

Académica; Implementação do reordenamento do Parque de estacionamento (35.000€);

Intercomunicador entrada principal; Manutenção e higienização do reservatório de água

potável; Mobilidade no Auditório Francisco Sampaio mediante recurso a projeto financiado;

Operacionalização do controlo de acessos auto (8.000 euros); Remodelação do anfiteatro A 1.1,

incluindo recuperação do mobiliário (18.500€); Reparação Caixilharias de acesso à cave e

Atomizador; Reparação da iluminação exterior; Reparação das fachadas; Substituição da

Cobertura com amianto; 1ª Fase – sobre a cantina – 20%; Substituição das alcatifas dos

Gabinetes de alcatifa por PVC (1000 m

2

_{) 30.000,00€; Substituição dos Estores; do campo de}

jogos; Pintura do gradeamento exterior; Pintura das escadas de emergência; Reparação da

caixilharia;



SAS - Execução Divisória do ginásio do CA

AHS:



Avaliação dos meios de extinção existentes. Na ESTG colocar uma caixa de incêndio no espaço

usado como garagem e central produtora de energia do edifício das oficinas.

143



2Identificar a quantidade e comprar e distribuir coletes de elevada visibilidade para as equipas

das estruturas de segurança das UO’s/UF’s (AHS + GT, 12 meses, Todas UO’s/Serviços).



Garantir e melhorar o sistema de registos de segurança previstos no PSI de cada edifício (AHS,

12 meses, Todas UO’s/UF’s).



Realização dos simulacros em cada UO/serviço do IPVC (AHS+ Bombeiros+ Proteção Civil, 12

meses, Todas UO’s/UF’s).



Realização de ação de formação com meios de primeira intervenção em combate a incêndios

(AHS + Formadores + GP, 9 meses, Todas UO’s/UF’s).



Realização de ação de formação em socorrismo (AHS +Formadores, 9 meses, Todas UO’s/UF’s).



Participação no exercício anual promovido pela ANPC “A terra treme”.

Segurança/Instalações



Promover a melhoria das condições de segurança dos edifícios IPVC. (AHS + GT, 12 meses).



Verificar o plano de manutenção dos sistemas de ar condicionado (limpeza, substitui-

ção/limpeza de filtros, desinfeção) em todos os edifícios do IPVC (AHS + GT, 6 meses, Todas

UO’s/Serviços), elaboração de um plano de manutenção dos sistemas de aquecimento existen-

tes de forma a efetuar pelo menos a manutenção preventiva



Verificar a funcionalidade dos sistemas de combate a incêndio instalados.



Verificar a funcionalidade dos SADI instalados bem como a ligação ao posto de comando do

IPVC e dotar os espaços físicos em falta de uma central de deteção de incêndios (ESE-Edifício

Novo).

Ambiente



Manter a divulgação e aplicação do Guia de Boas Práticas Ambientais do IPVC (AHS , 9 meses,

Todas UO’s/UF’s)



Dar continuidade à recolha de resíduos de lâmpadas, tonners e pilha em local centralizado

(ESTG)



Manter o registo na Siliamb dos resíduos recolhidos por empresas certificadas.

Geral



Prever a distribuição de brochura de instruções de segurança e emergência aos alunos do 1º

ano, em edição impressa (AHS + Direções + Coordenações de Curso, 9 meses, Todas UOs/UF’s).



Colocar instruções de segurança e avisos em vitrine/espaço dedicado ao processo AHS em todas

as UO’s/UF’s (AHS + Direções + GT, 9 meses, Todas UOs/UF’s).



Realização de formação especializada no SGGQ do IPVC para o grupo coordenador deste pro-

cesso (AHS + Formadores + GP, 9 meses, Todas UO’s/UF’s).

144

144

O Expediente e Arquivo-EAR tem 4 ações para 2018 que requerem especial atenção da Gestão Topo:



Realização do RADA- Prevista conclusão do levantamento da documentação respeitante aos SAC

no final de 2018, e início do levantamento da documentação do Serviço de Expediente



Projeto de gestão documental comum para as Instituições de ensino superior- Ação que depen-

de da Publicação do Projeto ASIA, em Diário da República



ASIA- Avaliação Suprainstitucional da Informação Arquivística - Ação que depende da Publica-

ção do Projeto ASIA, em Diário da República



Implementação de workflow no expediente- Ação que depende do apoio dos Serviços e Infor-

mática para a sua realização



Implementação do Arquivo Digital - Ação que depende do apoio dos Serviços e Informática para

a sua realização

O GCP vai ainda realizar formação sobre atendimento e sobre o Manual de boas práticas de aten-

dimento juntos dos colaboradores, sempre que possível.

GEF:

Para o ano de 2018 define-se como objetivo concluir todas as ações que estavam previstas para

2017 e cuja implementação/finalização não foi possível nesse ano, assim como, pretende-se desenvol-

ver outras ações consideradas relevantes para o processo.

Neste sentido, salienta-se a seguir as ações a desenvolver previstas para 2018:

 Dado que o processo de transição para SNC-AP irá decorrer a partir de 1 de janeiro de

2018, serão tomadas todas as ações necessárias ao cumprimento das exigências consubstancia-

das nos diplomas legais aplicáveis;

 Iniciar o desenvolvimento de testes substantivos de auditoria às contas correntes de alu-

nos, no sentido de contribuir para a garantia das asserções contidas nas demonstrações finan-

ceiras;

 Controlo dos contratos formalizados com fornecedores relativamente à aquisição de bens e

serviços;

 Proceder à emissão de pagamentos a fornecedores através do upload de ficheiro no siste-

ma de homebanking - exportação através do Esig-Educ;

 Criar mecanismos de controlo das existências de material de escritório e limpeza para to-

das as unidades orgânicas, garantindo a fiabilidade da informação contabilística relativa a exis-

tências;

 Desenvolvimento do sistema de workflow na on-ipvc no âmbito da transferência e abate de

bens do património, dependendo o cumprimento desta ação da definição dos responsáveis pe-

las localizações e do desenvolvimento necessário por parte dos Serviços de Informática;

145

 Melhorar os mecanismos de controlo que permitam assegurar que todos os custos e provei-

tos do exercício económico têm correspondência ao nível de centros de custo e proveito, no-

meadamente no que respeita a gastos com pessoal.

GSI:



Valorizar a on.ipvc.pt, passo fundamental na melhoria do sistema, coletora de todos os im-

pressos produzidos no âmbito da implementação do SGGQ, através da definitiva implementação

do Sistema de WorkFlow que esteve em fase de teste em 2012/2013, da webização de todos

os formulários, permitindo finalmente desmaterializar toda a parte burocrática do sistema,

particularmente relacionada com o preenchimento e circulação de papéis e principalmente im-

plementar as ferramentas informáticas fundamentais para a monitorização continuada dos in-

dicadores; entre 2013 e 2017 foi possível implementar vários destes mecanismos/formulários

online, como sejam os PUC, RUC, IASQE, o controlo da assiduidade/sumários, a ficha de ocor-

rências, requerimentos dos SAC, candidaturas online (incluindo Erasmus), pedidos do aprovisio-

namento e do processo de contratações de colaboradores

o Nos RH ainda faltam alguns formulários como sejam pedidos de deslocação/férias/ e

um mecanismo automático de atualização de processo individual

o No processo FOR é urgente criar um modelo online de RAC tal como já se fez para PUC

e RUC) passível de ser implementado no ano letivo 19/20



Criar uma ferramenta de Gestão de Espaços Educativos e de “Visita Virtual” aos espaços do

IPVC, com possibilidade de fazer reservas on-line (o recurso de uma plataforma com a possibi-

lidade de visualização das reservas) (existe capacidade interna no IPVC para desenvolver este

projeto) até final de 2019



Aumentar funcionalidades do RHU e ligá-lo a informação de software de DSD



Melhorar Bolsa de Recrutamento com base na experiência dos últimos 2 anos;



continuar desenvolvimento de gestão de Património e de funcionalidades de Gestão Académica

ainda em falta;



Consolidar sistema de elaboração de horários e controlo de assiduidade



Consolidar processos integrados no Âmbito da certificação ISO 9001 e melhorar gestão de indi-

cadores, e gestão de ocorrências



Continuar o processo de Interoperabilidade das diferentes plataformas informáticas ao dispor

da comunidade académica (SAS-on/E-Learning/on.ipvc/Académicos/RH), no sentido de tornar

a informação mais acessível, e valorizar a eficiência de registos dos processos (no caso dos do-

centes, por exemplo o preenchimento RUC e do RAC, que necessita de informação sobre n.º

alunos inscritos, características desses alunos, taxas de aprovação/ reprovação/ diplomados/

abandono/ resultados IASQE)

146

146

GEE (ELIMINADO): Como se reviu a estrutura do SGGQ-IPVC, houve necessidade incorporar a informa-

ção/procedimentos/planos de melhoria/indicadores do processo Gestão de Espaços Educativos-GEE no

processo GEI.

Necessidades específicas de Recursos

De referir algumas limitações da UO/Serviços, nomeadamente a nível da disponibilização de meios

materiais e humanos. Na maioria dos processos auditados foram identificados nos planos de melhoria a

necessidade de investimentos, nomeadamente recursos informáticos e em alguns casos a nível de in-

fraestruturas. Os Balanços da Qualidade fazem referência a necessidades específicas de Recursos em

cada Escola.

Deve ser dado especial enfase ao cumprimento de condições e recomendações da A3ES (no âmbito

da avaliação aos cursos e SIGQ) respeitantes a recursos físicos e humanos. Deve ser garantido o cum-

primento dos critérios de qualificação do pessoal docente para cada curso (rácios por curso, em termos

de doutores e especialistas, rácios por escola, considerando no mínimo um doutor para 15 alunos),

conforme legislação em vigor.

No documento REVISÃO DO SISTEMA. ELABORADO POR: Gabinete de Avaliação e Qualidade. DATA: 28 março APROVADO POR: Presidente IPVC. DATA: 30 março 2018 (páginas 138-147)