A Classificação e a Ordenação de Documentos

A informação acumulada, apenas tem valor, no contexto em que é gerada, devendo ser tratada em função do âmbito da sua produção. Considera-se proveitoso para a compreensão da temática, a descrição das várias unidades arquivísticas, partindo a preceito do geral para o particular.

Figura 2 – Unidades Arquivísticas

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Existem vários tipos de unidades de instalação, tais como: caixa (cx.), maço (mç.), livro (liv.), pasta (pt.), disquete (disq.), compact disk (CD), etc.

 Processos

 Colecções

 Registos

 Dossiers

 Unidades mínimas com significado arquivístico

 Originam com o passar do tempo Unidades máximas com significado arquivístico

  Séries e Sub-séries

A figura 2 esquematiza as várias unidades arquivísticas, definidas como grupos de documentos reunidos por uma entidade produtora, unidos de acordo com a sua própria estrutura40_{. São compostas por: (i) fundo - que corresponde à mais ampla unidade orgânica, é}

constituído por um conjunto orgânico de documentos de arquivo de uma única proveniência; (ii) secção - é uma unidade arquivística estabelecida pela subdivisão orgânica funcional de um fundo, determinada pela sua organização original; (iii) série - é um agregado de documentos, organizados mediante um procedimento administrativo, produto de uma mesma actividade ou procedimento. Esta unidade arquivística é composta por documentos simples ou compostos a que, originalmente, foi-lhe atribuída uma ordenação sequencial, de acordo com o sistema de recuperação da informação aplicado; (iv) subsérie - provém da divisão de uma série de forma a particularizar as várias acções decorrentes da actividade institucional; (v) processos - são unidades arquivísticas respeitantes à resolução de um assunto concreto, resultantes da acção administrativa da instituição; (vi) colecção - é um conjunto de documentos com a mesma tipologia, reunidos artificialmente, com o propósito de se recuperar e consultar a informação (como por exemplo facturas, mapas de assiduidade, faxes, recibos e ofícios); (vii) documento - é a mais básica unidade arquivística, constituída pela informação e respectivo suporte físico independentemente da sua tipologia; (viii) dossier - congrega vários documentos essenciais à compreensão de um determinado processo, como por exemplo, resumos de processos, cópias de legislação ou recomendações comunitárias sobre um determinado assunto, ou ainda artigos de jornal (Manoel, Colen e Antão, 2009).

É no arquivo corrente que se devem classificar os documentos, para que o funcionamento do arquivo seja optimizado. A classificação é um processo mental, que consiste em agrupar o que é semelhante e em separar o que é distinto. Esta técnica permite abreviar procedimentos, maximizar espaço físico, reduzir duplicações documentais, garantir respostas eficientes aos utilizadores internos e externos de um arquivo.

O plano de classificação está, naturalmente implícito, de forma intuitiva na lógica organizativa da informação, visa a organização metódica da documentação, do geral para o particular e de forma hierarquizada. Possibilita uma maior capacidade de resposta em tempo útil, obrigando a que os documentos produzidos sejam, criteriosamente acondicionados nas suas unidades de instalação, diminuindo a dispersão dos mesmos. A elaboração do plano de classificação deve ser realizada a par da implementação do arquivo, e em todas as organizações devem existir funcionários responsáveis pela classificação documental, preferencialmente da área técnica de arquivo, para que haja uma maior uniformidade nos procedimentos. O plano de classificação permite: (i) a organização e a recuperação dos documentos através de critérios temáticos; (ii) recuperar conjuntos de documentos com relações funcionais; (iii) agrupar os assuntos de forma lógica, uma vez que, possui uma estrutura hierárquica, onde as classes gerais se desdobram sucessivamente noutras mais

específicas. A cada classe e subclasse são atribuídos códigos numéricos, alfabéticos ou alfanuméricos (Picado, 2002).

Dos vários sistemas de classificação existentes, a classificação funcional é, hoje em dia, a mais vantajosa. Baseia-se nos assuntos e nas funções dos serviços, inerentes aos fins da instituição e às acções administrativas dela decorrentes. O critério classificador é o conteúdo do documento, tornando-a por isso vantajosa, já que permite, juntar distintas espécies documentais, que tratam do mesmo assunto, numa mesma unidade de instalação, independentemente da proveniência do documento. A classificação orgânica não se aconselha, devido à instabilidade económica que assola algumas das empresas e instituições portuguesas, obrigando-as a recorrer a restruturações e extinções, alterando as suas designações e competências, implicando uma constante actualização do plano de classificação orgânico. A classificação orgânico-funcional é mista por combinar os dois sistemas. Apesar de ser de difícil concepção, considera-se mais completa e proveitosa que as anteriores (Manoel, Colen e Antão, 2009).

Os planos de classificação dividem-se em classes genéricas (TT-Top Terms), intermédias (BT-Broader Terms) e menores (Narrower Terms) e para que sejam funcionais devem ser frequentemente testados, possuir um índice alfabético para facilitar a consulta dos mesmos. O índice consiste num documento que alista, mediante uma ordenação sequencial ou sistemática, descritores ou designações documentais, auxiliados pelas correspondentes referências ou cotas. É um sistema de codificação que permite a distinção das rubricas do plano de classificação. A codificação selecionada deve ser de fácil acesso e identificação (Picado, 2002).

Não se deve adoptar um sistema específico de codificação, mas a combinação de vários, na recuperação da informação de acordo com os critérios estabelecidos pela organização. Os principais sistemas de codificação são: (i) alfabético, é um sistema prático, simples e bastante utilizado. Baseia-se no alfabeto, a partir do qual se criam grupos que intercalam continuamente novos elementos no lugar correspondente. É um sistema aberto, a ordenação é determinada pela sucessão de letras do alfabeto. Apela à uniformização de critérios: entradas por apelidos, não considera artigos, contracções e títulos académicos como unidades de classificação. Considera os títulos nobiliárquicos, as denominações das instituições, as abreviaturas que precedem os nomes e os algarismos por extenso, também o nome geográfico composto, deve figurar pelo primeiro nome geográfico da denominação; (ii) numérico, classifica os documentos pela ordem de entrada, utiliza a sequência natural dos números inteiros, permite uma rápida arrumação dos processos e possibilita a detecção da falta de um processo pela ausência do número correspondente. É um sistema fechado por não permitir intercalar no meio de uma ordenação novos documentos41_{; (iii) alfanumérico, resulta}

da combinação do sistema numérico com o alfabético; (iv) cronológico, organiza os documentos de acordo com a sucessão natural do tempo, sendo muito usado em

41 _{As notas de encomenda, os guias de remessa, as facturas e os recibos são alguns exemplos de}

conservatórias e notários; (v) geográfico, a documentação é organizada conforme a origem ou o destino geográfico; (vi) temático, este sistema parte da análise de um determinado assunto, divide-o em grupos e subgrupos, através de um plano, possibilitando uma visão conjunta dos vários assuntos e das relações estabelecidas entre si; (vii) classificação decimal, consiste na aplicação da CDU à documentação de arquivo, resulta da combinação da classificação numérica com a temática. Divide os ramos do conhecimento em dez grupos, que são, subdivididos inúmeras vezes, até possibilitar grupos específicos de assuntos. A cada subdivisão corresponde um número decimal (Abruzzi, 2013).

Um plano de classificação requer revisões periódicas, adaptáveis a mudanças que podem acontecer. Deve reunir a relação hierárquica das áreas temáticas, das actividades, funções, procedimentos de classificação alusivos a cada documento, a definição de cada classe, assim como, dos documentos que nela deverão ser incluídos. Este procedimento implica um estudo da entidade produtora da documentação, um levantamento exaustivo das suas competências e das acções que empreende para atingir os seus fins regulamentares.

Em Janeiro de 2014, foi publicada a segunda versão de um “Plano de Classificação da Informação Arquivística para a Administração Local”, aplicável não à documentação já produzida, mas à que virá integrar o arquivo corrente, após a sua implantação. Este instrumento visa a uniformização de critérios de classificação adaptáveis à documentação produzida pelas autarquias locais42_.