Capítulo 2 – A Arquivística
4. A Recuperação da Informação
4.1. Descrição Arquivística: Procedimentos e Normas
É a descrição arquivística que permite ao arquivista realizar o controlo intelectual e material de toda a documentação. As operações intelectuais englobam a análise documental quanto à sua origem, forma e conteúdo. As operações materiais compreendem a higiene, o acondicionamento e a disposição dos suportes documentais57. Este processo inicia-se com a
classificação, desenvolve-se com a avaliação documental (apreciação e aplicação da portaria de gestão de documentos) e termina com a elaboração dos instrumentos de pesquisa (guias, inventários, catálogos e índices). Pauta-se por seis princípios fundamentais: (i) a descrição depende da classificação (é gerada das unidades de descrição definidas pelo quadro de classificação. Mantém ligações orgânicas entre si: fundo, subfundo, secção, subsecção, série, subsérie, documento composto, documento simples e unidade de instalação); (ii) o respeito pelos fundos, representado na hierarquia que se estabelece entre os vários níveis de um mesmo fundo; (iii) deve ser realizada do geral para o particular (as partes e o todo relacionam-se hierarquicamente); (iv) a informação deve estar adequada ao nível a descrever; (v) a existência de relação entre as descrições; (vi) a não repetição de informação nos diferentes níveis de descrição (Gavilán, 2009).
A ISAD (G), General International Standard Archival Description, é uma norma internacional que visa o estabelecimento de regras gerais aplicadas à descrição arquivística. A normalização facilita não só a permuta entre instituições, mas também o acesso e a consulta ao utilizador externo. Para que o intercâmbio de informações entre os utilizadores seja satisfatória é crucial que se padronize a linguagem utilizada. Apresenta campos específicos, hierarquizados numa estrutura multinível, organizados em sete áreas de informação descritiva: (i) área de identificação (determina a informação essencial à unidade a ser descrita, nomeadamente quanto ao volume, datas, códigos e títulos); (ii) área de contexto (fornece informação acerca do produtor, origem e história do fundo); (iii) área de conteúdo e
57É através da descrição arquivística que o arquivista conhece o conteúdo, a caixa e o lugar onde está
estrutura (resume as principais características do documento a descrever e a sua forma de organização); (iv) área de condições de acesso (informa o utilizador sobre a acessibilidade da unidade de descrição, as formas legais de reprodução, o idioma e os instrumentos de pesquisa relacionados com o documento a descrever); (v) área de fontes relacionadas (refere os vários documentos relacionados entre si, quer sejam no próprio fundo, como noutros arquivos ou fundos); (vi) área de notas (destinada a informações que não podem ser incluídas noutras áreas); (vii) área de controlo, responsável por informar quem elaborou a descrição (Lopez, 2002).
A norma ISAAR (CPF)58, International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families, uniformiza os registos de autoridade arquivística relativos a entidades produtoras de documentos de arquivo (instituições, pessoas singulares e famílias). Os elementos desta norma agrupam-se em três zonas: (i) zona do controlo de autoridade (designa a entrada de autoridade e relaciona-se a outras entradas); (ii) zona de informação (fornece toda a informação necessária relativa às instituições, pessoas singulares e famílias); (iii) zona de notas (informa sobre a criação e a actualização do registo de autoridade). (CIA, 1995)
A ODA, Orientações para a Descrição Arquivística, é um instrumento de trabalho que vai uniformizar os procedimentos dos arquivistas portugueses. Foi concebido para ser aplicado à descrição das séries de conservação permanente e não contempla os documentos de formato digital. Deve ser usado em conjunto com a ISAD (G) e a ISAAR (CPF) de forma a maximizar a actividade de descrição e a recuperação da informação. Encontra-se estruturado em três partes: (i) orientações para a descrição da documentação de arquivo; (ii) orientações para a descrição de autoridades arquivísticas (pessoas colectivas, pessoas singulares e famílias); (iii) orientações para a escolha e construção de pontos de acesso normalizados (ODA, 2007).
O Conselho Internacional de Arquivos disponibilizou também uma primeira versão da ISDF, International Standard for Describing Functions (norma internacional para a descrição de funções dos produtores de documentos) e uma versão provisória da ISIAH, International Standard for Institutions With Archival Holdings (norma internacional para a descrição das entidades detentoras de documentação de arquivo). A ISIAH visa a descrição de instituições que custodiem documentos para os disponibilizar ao público em geral (bibliotecas, museus, empresas, famílias e indivíduos).
58A ISAAR (CPF) é uma norma internacional aplicada aos registos de autoridade arquivística relativos a
4.2. Descrição Arquivística: Instrumentos de Pesquisa
Os instrumentos de recuperação da informação mais básicos e frequentemente utilizados são: os guias, os inventários, os catálogos e os índices. Os guias oferecem uma perspectiva geral dos fundos existentes, o objecto de trabalho dos inventários são as secções, subsecções, séries e subséries, os catálogos e os índices ocupam-se das unidades arquivísticas de uma série.
O guia é o primeiro instrumento de pesquisa a ser produzido num arquivo histórico, deve dar orientações sumárias e claras da totalidade dos fundos, incluindo informações relacionadas com o atendimento (horários, equipamentos, preçário, reprodução documental e restrições legais de acesso) e com acervo a disponibilizar ao utilizador (fundos, colecções, nível de organização e condições físicas). Um guia divide-se em duas partes distintas, a primeira parte é composta por informações gerais (história do arquivo, bibliografia, serviços que presta, equipamento, recursos humanos, localização, acesso e horário de funcionamento) e a segunda parte informa acerca dos fundos e colecções existentes (breve descrição de cada fundo, história da instituição produtora, tipologia documental, volume ou metragem das unidades de instalação, datas extremas de cada fundo documental, condições de acesso, instrumentos de pesquisa, bibliografia e ilustrações). (Lopez, 2002)
O inventário é o instrumento de pesquisa que hierarquicamente e segundo os níveis de classificação sucede ao guia. Fornece três tipos de dados ao utilizador: (i) os que localizam a série; (ii) os que identificam e caracterizam a série; (iii) os que veiculam as séries à sua origem. Descrevem as séries que engobam as unidades arquivísticas segundo a sua disposição no quadro de classificação, no que concerne aos campos de preenchimento obrigatório destacam-se o fundo, o código e nível de classificação, as datas extremas, a designação da série, a tipologia documental, a descrição do conteúdo e o autor (Gavilán, 2009).
O catálogo é o instrumento que descreve ordenadamente e de forma individualizada as unidades arquivísticas de uma série surgindo, normalmente, após a conclusão do inventário. Por se considerar um instrumento de descrição minucioso que exige uma análise exaustiva dos documentos, apenas se aplica a séries de conservação permanente. O catálogo deverá conter os seguintes elementos: (i) esclarecimento sobre a sua importância e descrição individualizada das peças documentais; (ii) contextualização das séries; (iii) critérios utilizados na classificação e descrição dos documentos; (iv) tipologia documental; (v) título do documento; (vi) resumo; (vii) destinatário; (viii) datas extremas; (ix) localização do documento; (x) notas do arquivista (Lopez, 2002).
O índice é um instrumento de consulta independente que decompõe os documentos em descritores de vários tipos: onomásticos, toponímicos, cronológicos, temáticos, entre
outros. Permite uma localização rápida das unidades de instalação e serve de complemento aos restantes instrumentos. Recomenda-se na sua elaboração a utilização de vocabulários controlados e de tesauros (Deleón, 2011).