A gestão de documentos da Assessoria de Planejamento e Projetos –

A realidade da gestão documental em Furnas não difere da maioria dos organismos públicos do Brasil produtores de documentos. Devido às alterações organizacionais, há uma dificuldade de manter a organicidade administrativa dos documentos, ou seja, independentemente de qual tenha sido a necessidade ou motivação para uma reestruturação organizacional, surge uma problemática quanto ao devido tratamento que devem receber os documentos administrativos pelos setores, divisões ou órgãos de origem.

Duchein (1986) em seu clássico O respeito aos fundos em arquivística: princípios teóricos e problemas práticos destaca a importância do princípio de respeito aos fundos. Considerado este o princípio fundamental da Arquivística, temos a seguinte definição:

Consiste em manter grupados, sem misturá-los a outros, os arquivos (documentos de qualquer natureza) provenientes de uma administração, de uma instituição ou de uma pessoa física ou jurídica: é o que se chama de fundo de arquivos dessa administração, instituição ou pessoa.

De acordo com os critérios estabelecidos no texto citado anteriormente, podemos considerar que a Assessoria de Planejamento e Projetos – APP.G pode ser definida como um organismo produtor de arquivos, pois a referida assessoria preenche todos os critérios que serão relacionados a seguir:

a) Para produzir um fundo de arquivos, no sentido atribuído ao termo da Arquivística (isto é, um conjunto indivisível de arquivos), um organismo, seja público ou privado, deve assumir denominação e existência jurídica próprias, resultantes de um ato (lei, decreto, resolução, etc.) preciso e datado.

b) Deve possuir atribuições específicas e estáveis, legitimadas por um texto dotado de valor legal ou regulamentar.

c) Sua posição na hierarquia administrativa deve estar definida com exatidão pelo ato que lhe deu origem; em especial sua subordinação a outro organismo de posição hierárquica mais elevada deve estar claramente estabelecida.

d) Deve ter um chefe responsável, em pleno gozo do poder decisório correspondente a seu nível hierárquico. Ou seja, capaz de tratar os assuntos de sua competência sem precisar submetê-los,

automaticamente, à decisão de uma autoridade superior. (Isto não significa, evidentemente, que ele deva gozar de poder de decisão em relação a todos os assuntos, certos assuntos importantes podem ser submetidos à decisão do escalão superior da hierarquia administrativa. Entretanto, para poder produzir um fundo de arquivos que lhe seja próprio, um organismo deve gozar de poder decisório, pelo menos, no que disser respeito a determinados assuntos).

e) Sua organização interna deve ser, na medida do possível, conhecida e fixada num organograma.

Conforme é possível observar Furnas passou desde o ano de 1994 por duas reestruturações em seu organograma, havendo com isso variações de competências em vários setores da empresa.

Com relação ao ocorrido com a Assessoria de Planejamento e Projetos – APP.G, percebemos casos de criação de competências, supressão de competências e caso misto.

Duchein (1986) define da seguinte maneira cada um destes casos:

a) Supressão de competências: Todo organismo produtor de arquivos pode, no curso de sua existência, ter suprimida uma de suas atribuições, por não mais corresponder de uma necessidade (por exemplo, as atribuições relativas à aplicação de uma legislação abolida).

b) Caso de criação de competências: De modo inverso, novas competências podem se atribuídas a um organismo (correspondendo a novas necessidades, especialmente para a aplicação de uma nova legislação).

c) Caso misto: Transferência de competências. Pode dar-se o caso de atribuições serem transferidas de um organismo a outro; tais transferências equivalem à supressão de competência de um organismo, ainda, ser internas, isto é: a atribuição passa de uma divisão para outra no interior do próprio organismo (este caso é particularmente frequente). Nesses casos as competências podem, além de modificadas, ser diminuídas ou ampliadas.

Em 1994 a OI.G era a responsável pela organização da documentação da AOM.G, do DUS.G, do DDS.G e do DPD.G. Quando em 2012 fora criada a Assessoria de Planejamento e Projetos – APP.G, ocorre a transferência de parte das competências dos DDS.G e DPD.G para a APP.G, como também toda a documentação administrada.

Percebemos que houve uma combinação de casos relacionados à competência, reproduzindo-se na variação dos serviços da estrutura organizacional. Ocorreram, portanto, criação ou supressão de seções ou divisões, criação de novos organismos vinculados ou subordinados a organismos já existentes, como transferência de competência de um organismo para outro.

No curso de todas as reestruturações sofridas por Furnas, em particular, pela Assessoria de Planejamento e Projetos – APP.G, ocorreu exatamente o que afirma Duchein (1989):

Tendo presente que o fundo é constituído pelo conjunto de documentos produzidos pela atividade desenvolvida por um organismo qualquer, o fundo de um organismo que experimentou sucessivamente adições, supressões ou transferências de competência, constituir-se-á de documentos que reflitam todas essas variações, tornando difícil a reconstituição da continuidade administrativa ou mesmo, simplesmente da sequência cronológica e lógica dos assuntos [...]

Tendo em vista essa realidade, a saída encontrada para uma melhor gestão dessa documentação foi substituir a noção de fundo pela de séries que consiste em uma “sucessão de documentos independentes do contexto administrativo”. Formando dessa maneira um reagrupamento dos documentos formando uma sequência cronológica e lógica.

Através deste procedimento adotado a documentação foi organizada de forma seriada a partir das espécies e tipos documentais. Outro procedimento adotado foi fazer essa seriação observado o departamento produtor da documentação.

A partir da adoção de manuais de identificação e localização física das séries tem sido possível efetivar uma localização rápida e satisfatória da documentação solicitada para a tomada de decisões e análises nas rotinas das atividades departamentais.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

De acordo com o exposto neste trabalho verifica-se que no contexto atual vivido no Brasil no que se refere à valoração da informação contida em documentos sejam públicos ou privados, mas também levando em consideração o avanço tecnológico pelo qual passa todo o seguimento mundial. Há uma emergência para uma adequação quanto à prática de gestão de documentos em todo o universo administrativo brasileiro.

Normas têm sido estabelecidas para o tratamento documental. Além do que determina a Constituição Federal, a legislação referente aos arquivos como também de acesso à informação, o CONARQ tem estabelecido normas, diretrizes e instruções para que os organismos públicos ponham em prát ica a gestão documental e principalmente que se cumpra o direito de acesso à informação de documentos públicos.

Porém é possível verificar um vácuo entre o que está estabelecido nessas diretrizes para a implantação e funcionamento do que tem sido determinado. Talvez ocorra uma falta de comunicação ou até mesmo de presença dos órgãos encarregados de orientar e implantar a gestão documental nas instituições públicas brasileiras.

Por outro lado, os produtores de documentação pública oriunda das atividades que constituem suas rotinas administrativas não têm dado uma devida atenção ao que tem sido determinado. Fato é que há conhecimento dessas diretrizes, mas percebe-se certo descaso no que se refere à observância delas e ao tratamento deste precioso legado, seus documentos.

Infelizmente uma cultura não muito sábia vem sendo praticada no âmbito territorial brasileiro. Muitas vezes diretrizes que visam um crescimento nacional que tem como escopo produzir benefícios para toda a sociedade, precisam ser muitas vezes estabelecidas através de sanções. Melhor proveito haveria para a máquina pública se houvesse uma naturalidade em obedecer ao que estabelecem as leis e normas. Afinal, se não houvesse a necessidade da efetivação delas, não haveria motivo então para que fossem criadas.

O exemplo analisado neste trabalho deixa evidente que os organismos produtores de arquivos públicos não têm cumprido o seu papel e muitas vezes têm agido com desídia no tratamento documental. Temos visto como o

profissional arquivista ainda encontra-se desvalorizado e não compreendido na execução de suas atividades profissionais.

Não há uma interação interdisciplinar nas instituições, menos ainda a participação dos gestores para um desenvolvimento de planos de implantação da gestão documental.

A cultura da “adaptação” ainda tem sido comum nas instituições públicas, ou seja, cada um trata seus documentos da maneira que acha melhor. Práticas contrárias ao que determina a arquivística continuam sendo utilizadas e até mesmo impostas como ideais.

Não tem havido um investimento da contratação de profissionais capacitados e em quantidades satisfatórias que possam desenvolver, nas instituições, o conhecimento das teorias e práticas arquivísticas.

O cenário da arquivologia no Brasil ainda não alcançou o devido patamar de imprescindibilidade para o crescimento de um país que visa estar entre as grandes potências mundiais. Que se abram os olhos dos governantes, que haja responsabilidade por parte dos produtores de documentos, ousadia e presença dos profissionais arquivistas.

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