UFF- UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE IACS- INSTITUTO DE ARTE E COMUNICAÇÃO SOCIAL GCI- DEPARTAMENTO DE CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO
CURSO DE ARQUIVOLOGIA
GESTÃO DE DOCUMENTOS: TRATAMENTO DE MASSA DOCUMENTAL E VARIAÇÃO DE COMPETÊNCIA EM FURNAS CENTRAIS ELÉTRICAS
VALDINEIDE DOS SANTOS DO AMARAL
Niterói 2013
UFF – UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE IACS – INSTITUTO DE ARTE E COMUNICAÇÃO SOCIAL
GCI- DEPARTAMENTO DE CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO CURSO DE ARQUIVOLOGIA
VALDINEIDE DOS SANTOS DO AMARAL
GESTÃO DE DOCUMENTOS: TRATAMENTO DE MASSA DOCUMENTAL E VARIAÇÃO DE COMPETENCIA EM FURNAS CENTRAIS ELÉTRICAS
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Universidade Federal Fluminense como requisito parcial para obtenção do grau de Bacharel em Arquivologia.
ORIENTADOR: Prof. Antônio Victor Botão
Niterói 2013
A485 .Amaral, Valdineide dos Santos do.
Gestão de documentos: tratamento de massa documental e variação de competência em Furnas Centrais Elétricas / Valdineide dos Santos do Amaral. – 2013.
56 f.
Orientador: Antônio Victor Botão.
Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação em Arquivologia) – Universidade Federal Fluminense, 2013.
Bibliografia: f. 55-56.
1. Gestão de documentos. I. Botão, Antônio Victor. II. Universidade Federal Fluminense. Instituto de Arte e Comunicação Social. III. Título.
VALDINEIDE DOS SANTOS DO AMARAL
GESTÃO DE DOCUMENTOS:TRATAMENTO DE MASSA DOCUMENTAL E VARIAÇÃO DE COMPETÊNCIA EM FURNAS CENTRAIS ELÉTRICAS
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Universidade Federal Fluminense como requisito parcial para obtenção do grau de Bacharel em Arquivologia.
Aprovada em, ___________________________________________
BANCA EXAMINADORA
_________________________________________________________________ Profº. M.Sc. Antônio Vitcor Botão (Orientador)
UFF – Universidade Federal Fluminense
_________________________________________________________ Profª. Doutora Joice Cleide Cardoso Ennes de Souza
UFF – Universidade Federal Fluminense
_________________________________________________________ Profº.M.Sc. José Mauro da Conceição Pinto
À minha mãe, com todo o carinho.
AGRADECIMENTOS
A Deus por mais esta conquista porque se não fosse a sua graça, nada eu teria conseguido; por colocar em meu caminho, sempre, as pessoas certas e por me fazer estar nos lugares certos; por todas as oportunidades de crescer intelectualmente; pela minha vida e pela vida de todas as pessoas que direta ou indiretamente contribuíram para que hoje eu pudesse realizar este sonho.
ÀMarcella Regina Wanderley, minha amiga e madrinha de graduação, por ter me orientado e encorajado a dar o primeiro passo para alcançar esta conquista. À minha mãe, grande incentivadora; por todas as noites que ficou esperando eu chegar para que, então, pudesse dormir depois de me abençoar; por me auxiliar nos meus afazeres domésticos para que eu tivesse mais tempo para estudar; por todas as palavras de encorajamento e afeto.
Ao meu amado filho Egon; meus irmãos José Nilton, Maria Dalva e Cintia, todos sempre torcendo pela minha vitória e conquista. Vocês fazem parte de tudo isto! Às minhas amigas Camila Veloso Barreto e Jéssica Justino Soares, companheiras em todos os momentos, tanto nos difíceis como nos momentos de alegria e descontração; por cada atitude de fidelidade e confiança. Vocês fazem parte deste maravilhoso momento e farão parte das boas e melhores lembranças. Amo vocês!
Ao meu orientador, Prof. M.Sc. Antonio Victor Botão, meu reconhecimento e sincero agradecimento por sua paciência e excelente didática. Eu aprendi muito! A todo corpo docente do Departamento de Ciência da Informação – GCI, especialmente ao quarteto fantástico: Profª Dra. Joice Cardoso, Profº. Vitor Manoel Marques da Fonseca, Profª. Margareth da Silva e Profª Ana Célia Rodrigues, verdadeiros ícones da Arquivologia no Brasil.
Ao meu chefe Luiz Antônio Cabral Monteiro; pelo encorajamento e disponibilidade em fornecer dados preciosos para a realização da minha pesquisa. Sem a sua ajuda não teria sido possível concluí-la.
Enfim, a todos que contribuíram para que eu pudesse vencer todas as dificuldades e não tirasse os olhos do alvo. A vitória!
Com efeito, grandes coisas fez o Senhor por nós; por isso estamos alegres. SL 126:3
RESUMO
A aplicação das teorias e práticas arquivísticas consiste num poderoso instrumento para que o Brasil alcance através de sua utilização no tratamento de toda documentação produzida ou recebida nos organismos públicos brasileiros, a efetivação do devido tratamento às informações contidas nos documentos. Entretanto, vários obstáculos precisam ser vencidos, principalmente pelo falo de que cada organismo produtor possui peculiaridades em suas atividades que influenciam para a decisão de qual seja o melhor programa de gestão de documentos a ser aplicado. Uma realidade observada nas instituições públicas no Brasil consiste nas recorrentes variações de competências tendo comoconsequência a transmissão de fundos documentais, dificultando quanto aotratamento melhor indicado a estes fundos assim como a definição a quem cabe a administração dessa documentação.
Palavras-chave: gestão de documentos, variação de competência, fundo arquivístico.
ABSTRACT
The application of archival theory and practice is a powerful instrument for Brazil to achieve through its use in the treatment of all documents produced or received in Brazilian public organizations, the effectiveness of the treatment due to information contained in the documents. However, several obstacles must be overcome, mainly by the phallus that each agency producer has peculiarities in its activities that influence the decision of which program is the best document management to be applied. An reality in public institutions in Brazil consists of recurring variations of skills resulting in the transmission of documentary collections, complicating treatment as best indicated these funds as well as defining who is responsible for the administration of this documentation.
Keywords: document management, change of jurisdiction, the accumulated mass of documents, archival fonds.
LISTA DE ILUSTRAÇÕES
FIGURA 1: Organograma da Coordenação de Organização e Informática -OI.G ... 39 FIGURA2: Organograma da Superintendência de Organização e Tecnologia da Informação – TI.G ... 42 FIGURA 3: Organograma da Superintendência de Tecnologia da Informação – ST.A ... 47
SUMÁRIO INTRODUÇÃO... 12 1 GESTÃO DE DOCUMENTOS... 19 1.1 Fases... 20 1.2 Avaliação... 22 1.3 As idades documentais... 24
1.4 Aplicação em instituições públicas no Brasil ... 26
2 O ARQUIVO DE FURNAS: UMA PROPOSTA METODOLÓGICA ... 30
2.1 Histórico da Instituição ... 31
3 FUNDO: ASSESSORIA DE PLANEJAMENTO E PROJETOS ... 34
3.1 Origem do arquivo da Assessoria de Planejamento e Projetos – APP.G.. 37
3.2 Metodologia aplicada aos arquivos da Assessoria de Planejamento Projetos – APP.G ... 48
3.3 A gestão de documentos da Assessoria de Planejamento e Projetos – APP.G ... 50
CONSIDERAÇÕES FINAIS ... 53
INTRODUÇÃO
Os primeiros sistemas de escrita surgiram a partir da necessidade de o homem primitivo registrar de modo permanente suas ideias e ações. Para tanto recorreu, então, à utilização de objetos, sinais, desenhos, enfim tudo que possuísse uma forma física que pudesse proporcionar um registro. Tais materiais serviram de base para estes sistemas.
A evolução destes materiais de registros ocorreu principalmente à medida que houve a evolução cultural do homem e pela convivência com civilizações mais culturalmente adiantadas com as quais havia um relacionamento comercial. Com o passar do tempo os materiais utilizados como forma de registro foram sendo aperfeiçoados e novos suportes foram sendo adotados.
Gradativamente, conforme os povos atingiam uma maturidade organizacional da vida social, foram compreendendo a importância da reunião, guarda e conservação dos materiais em que estivessem registradas suas ideias e ações e principalmente o valor das informações registradas nestes materiais.
Ocorreu, então, o surgimento dos arquivos que além de depósito de guarda e tesouros culturais, serviam também como lugares de proteção à guarda dos documentos legais da época, bem como dos registros da história.
Os primeiros suportes de registros de escrita entre outros foram o mármore, o cobre, o marfim, tábuas, blocos de pedras, argila. Percebeu-se então, a necessidade da adoção de materiais mais práticos para escrita e que ocupassem menos espaço. Surgem, então, o papiro e o pergaminho até chegarmos ao papel, tornando mais prática a reunião deles em arquivo.
Documentos são informações registradas com significado próprio e também funcionam como instrumento básico para registro das atividades e ações das organizações, acondicionando suas atividades, normas, metodologias de administração, decisões, atos, enfim, toda atividade inerente ao funcionamento administrativo organizacional, isso não somente na atualidade, mas pelas diversas sociedades e civilizações, épocas e regimes, servindo como forma de comprovação de direitos, exercício do poder, bem como para registro de memória.
Schellenberg (2006, p.41) define documentos como:
Todos os livros, papéis, mapas, fotografias ou outras espécies documentárias, independentemente de sua apresentação física ou características, expedidos ou recebidos por qualquer entidade pública ou privada no exercício de seus encargos para preservação por aquela entidade ou por seus legítimos sucessores como prova de suas funções, sua política, decisões, métodos, operações ou outras atividades, ou em virtude do valor informativo dos dados neles contidos.
A comunidade arquivística brasileira vem definindo documento arquivístico como aquele que, produzido e/ou recebido por uma instituição pública ou privada, no exercício de suas atividades, constitua elemento de prova ou de informação, como também, aquele produzido e/ou recebido por pessoa física no decurso de sua existência.
O homem sempre pensou em uma forma de se conservar os documentos produzidos, pois desde a antiguidade essa preocupação de perder o registro era vista como algo problemático; quando surgiu a escrita, foram se acumulando documentos que pudessem expressa o que hoje nós sabemos sobre o passado.
A utilização dos arquivos munidos de seus documentos serve para um melhor desenvolvimento funcional, seja ele de qualquer instituição, e também como forma de desenvolver um futuro melhor.
O arquivo acaba sendo a memória registrada, então, a importância de um arquivista devidamente capaz é fundamental para uma melhor administração dos documentos que são direitos dos cidadãos e de importância social.
Ao definir arquivos modernos, Schellenberg (2006) afirma que, tendo em vista as diferentes opiniões sobre a definição do termo arquivo entre vários arquivistas de diversos países, o termo pode ser definido de acordo com as peculiaridades e necessidades de cada país, sendo assim, pode divergir entre elas, mas que tal definição deve fornecer base para que o arquivista possa lidar com os documentos produzidos e recebidos. Porém, desde o surgimento do conceito de gestão de documentos até agora, o maior problema do arquivista consiste em como administrar as massas documentais produzidas pelas organizações públicas ou privadas, bem como, definir os documentos que serão destinados à preservação permanente.
PAES (2004, p.20) afirma que a principal finalidade dos arquivos é servir à administração, constituindo-se aqueles, com o decorrer do tempo, como base do conhecimento da história, sendo sua função básica tornar disponível as informações contidas no acervo documental sob sua guarda.
A Lei 8.159, de 08/01/1991 nos seus artigos 2º e 7º traz as definições estabelecidas para os conceitos de arquivos e arquivos públicos:
Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. (LEI FEDERAL nº 8.159, de 08/01/1991).
Art. 7º Os arquivos públicos são o conjunto de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. (LEI FEDERAL nº 8.159, de 08/01/1991).
Nos dias atuais, praticamente é inconcebível falar de arquivologia sem entrar no conceito de gestão de documentos, principalmente levando-se em consideração os benefícios que poderão ser obtidos através da execução dos procedimentos e operações técnicas contidas nela, às organizações públicas ou privadas.
Como vimos anteriormente, a gestão documental abrange todo o ciclo de vida dos documentos que vai desde a produção até eliminação ou guarda permanente, sendo assim, torna-se necessária para qualquer organização que haja a definição de uma política documental eficiente. Entende-se como política documental eficiente, aquela capaz de, depois de adotada, mudar a realidade do gerenciamento dos documentos produzidos e recebidos pela organização.
Essa base política deve estabelecer os métodos e normas que devem ser seguidos por todos os níveis da organização, ou seja, estratégico, tático e operacional. A participação da cúpula administrativa torna-se essencial para que haja uma disseminação das normas estabelecidas, promoção da aceitação e participação de todos os colaboradores da organização, pois estes são atores de
todo o processo da rotina documental. Uma participação desidiosa destes poderá acarretar danos ao escopo da gestão documental.
Como base para a definição da política documental é preciso que o arquivista, a partir do estudo dos documentos constitutivos, estatuto, como também da legislação e normas referentes à organização, tenha conhecimento de qual é a missão e a visão adotadas. De posse deste conhecimento poderá, então, fazer uma levantamento de toda a documentação inerente às atividades jurídico-administrativas desempenhadas pela organização.
A implantação de um programa de gestão de documentos em qualquer tipo de organização deve ser realizada a partir de um planejamento, no qual o arquivista deve realizar um levantamento da atual estrutura organizacional, dos recursos disponíveis para sua realização, sejam eles materiais, financeiros ou humanos e da tipologia documental produzida.
Munido de tais informações fica o profissional apto a traçar um diagnóstico da organização, seus pontos fortes e fracos, quais áreas devem ser reestruturadas e de acordo com a particularidade do campo de atuação, definir os métodos e práticas mais adequados para a implantação da gestão documental.
Para que seja possível alcançar os objetivos almejados, um programa de gestão de documentos precisa ser minuciosamente trabalhado. Além disso, é preciso que haja um perfeito conhecimento da organização a qual servirá o programa. As pesquisas iniciais sobre a situação real da organização devem levar em consideração todas as particularidades. As funções desempenhadas por cada setor ou departamento precisam estar bem definidas para que seja possível compreender as rotinas administrativas e toda documentação produzida.
A partir disso, será possível estabelecer as normas, manuais e práticas administrativas que deverão ser seguidas, assim como, a melhor maneira de utilização dos recursos materiais, financeiros e humanos disponíveis. Todo zelo que deve o arquivista adotar para a elaboração do programa, deve ser desempenhado objetivando sempre alcançar eficácia, eficiência e efetividade para o bem da organização.
Outro ponto imprescindível para que os resultados desejados sejam alcançados, está na preparação e treinamento periódico de pessoal e colaboradores que atuarão diretamente com o programa e seus usuários. Disseminar uma conscientização sobre suas responsabilidades e sobre como seu
trabalho é indispensável para o bom empenho do programa, pode produzir atitudes de maior responsabilidade, despertando neles, até mesmo o ímpeto de superação.
Uma vez em atividade a gestão de documentos, a organização estará munida de toda uma estrutura necessária para embasamento das tomadas de decisões, para atendimento a quaisquer solicitações de acesso às informações contidas nos documentos, como também para cumprimento do seu papel administrativo e social.
Contudo, infelizmente no Brasil não tem havido a devida adoção, pela grande maioria das organizações públicas, da implantação da gestão de documentos. Porém, recentemente com o estabelecimento da Lei de acesso à informação, cria-se a expectativa principalmente por parte dos profissionais da área, de uma maior aceitação tanto da arquivologia como ciência, da adoção das práticas arquivísticas, como da valoração e reconhecimento do profissional arquivista.
Os objetivos principais deste trabalho consistem em contribuir para a divulgação de possíveis métodos alternativos e auxiliares na gestão de documentos em meio às peculiaridades das diferentes organizações. Sendo possível para o profissional atuante na áreaidentificar as várias etapas que devem ser concluídas para a efetivação da prática da gestão de documentos numa organização, analisar as dificuldades encontradas no momento de implantação da gestão de documentos, tendo, a partir disso, segurança para sugerir possíveis aprimoramentos para otimização da gestão de documentos em organizações públicas.
Trata-se de uma pesquisa aplicada como estudo de caso, que partirá de um contexto histórico organizacional em que será feita uma avaliação de como, ao longo do tempo, foram realizados os procedimentos para o controle documental da instituição, quais foram as influências recebidas para que se procurasse efetivar a prática de procedimentos que trouxessem uma efetiva recuperação da informação. Serão adotados métodos de procedimentos estatísticos, comparativos, estruturais e funcionais.
Serão coletados dados relativos a todo processo de produção documental, tecnologias adotadas ao longo do tempo desde a instituição do órgão produtor. Através de pesquisas e entrevistas, será feito um levantamento do organograma
da empresa, suas modificações, bem como criação e extinção de departamentos. O objetivo deste levantamento é identificar como foi tratada a documentação relativa aos referidos departamentos, como foi migrada e qual departamento foi o receptor.
Os instrumentos para efetivação da pesquisa a serem utilizados, de acordo com o contexto da empresa, serão questionários e entrevistas. Poderão ser utilizados também, fotos comparativas dos ambientes de arquivo vislumbrando uma comparação pós-implantação da gestão de documentos.
A partir do levantamento histórico administrativo de Furnas, no que se refere às motivações, bem como a origem delas para a implantação da gestão de documentos. Verificaremos se suas motivações foram por necessidades econômicas, administrativas, jurídicas ou por determinações políticas internas ou externas.
Este levantamento histórico administrativo ocorrerá através da análise departamental da organização. Através de entrevistas será feito outro levantamento objetivando coletar dados referentes aos disponibilizados para a prática do trabalho: recursos humanos, tecnológicos e disponibilização de cursos práticos para capacitação dos funcionários e qual a reação deste diante da responsabilidade recorrente.
Verificaremos as possíveis reestruturações pelas quais a organização possa ter passado, assim como elas ocorreram e se houve criação, supressão ou transferência de competências entre departamentos.
Será feito um levantamento quanto ao tratamento recebido pelos arquivos referentes aos departamentos extintos ou modificados.
A partir dos dados coletados será feito um mapeamento do estágio atual da implantação da gestão de documentos. Serão apresentados, caso ocorram, os organogramas do departamento analisado para que seja possível compreender o trânsito pelo qual percorreram os documentos.
Com base no exposto acima, este trabalhado tratará sobre o conceito de gestão de documentos abordando sobre suas fases, idades bem como a aplicação em Instituições públicas no Brasil. Como estudo de caso será apresentada a Sociedade de Economia Mista Centrais Elétricas – Furnas. Conheceremos seu histórico, a origem do arquivo que será tratado, assim como a
metodologia aplicada ao arquivo da Assessoria de Planejamento e Projetos – APP. G.
Para que haja compreensão do assunto tratado, abordaremos a partir do capítulo um a definição de gestão de documentos, quando surgiu o conceito bem como o objetivo principal dessa prática e os benefícios que produz. Abordaremos também sobre suas fases, as quais compreendem o fluxo da documentação dentro da organização, a importância e imprescindível prática da avaliação de documentos a qual definirá a destinação final dos documentos avaliados, as idades documentais que compreendem o ciclo de vida dos documentos que é a base das práticas da gestão documental. Verificaremos a aplicação da gestão de documentos nas instituições públicas no Brasil de acordo com a legislação arquivística nacional.
A partir do capítulo dois abordaremos sobre o arquivo de Furnas, assim como a proposta metodológica de organização, conheceremos também o histórico da instituição, assim como o papel fundamental dessa instituição para o desenvolvimento do país.
No capítulo três entenderemos sobre a definição de fundo arquivístico, quais requisitos devem ter um organismo para que seja considerado um produtor de fundo, abordaremos sobre a problemática que consiste em administrar fundos oriundos das variações de competências consequência das reestruturações organizacionais, que no caso do Brasil são recorrentes. Conheceremos a origem do arquivo da Assessoria de Planejamento e Projetos – APP.G, entenderemos as diversas variações de competências pelas quais passou toda a documentação administrada, assim como a atual estrutura do departamento encarregado de administrar a documentação referente aos contratos de licitação de Furnas.
Enfim, será possível compreender quais as alternativas que melhor se adequaram à realidade das atividades realizadas pelo departamento, objetivando a efetivação da gestão de documentos.
1 GESTÃO DE DOCUMENTOS
A noção de documentos como instrumentos de valor de testemunho para reconstituição histórica surgiu no século XIX. Foi pelo aumento da produção documentalocorrida em meados do século XX, em especial no final da segunda guerra mundial que as organizações viram-se desafiadas a administrar uma imensa massa documental produzida e acumulada nos arquivos, principalmente em virtude do avanço tecnológico e científico alcançado na época. Assim, houve a necessidade de desenvolver um método que possibilitasse organizar, administrar, gerir, tratar e disponibilizar o acesso a estes documentos de forma eficiente. Para suprir essa necessidade surge a teoria das três idades e o novo conceito de gestão de documentos.
Podemos considerar que cada órgão governamental ao longo de sua existência produz um valioso patrimônio, seus documentos, essenciais para fundamentar as decisões administrativas. Através dos documentos produzidos podem-se identificar características do órgão que os produziu, suas atividades, estrutura organizacional e suas funções.
PAES (2004) considera que para que os arquivos possam desempenhar suas funções, torna-se indispensável que os documentos estejam dispostos de forma a servir ao usuário com precisão e rapidez. A metodologia a ser adotada deverá atender às necessidades da instituição a que serve, como também, a cada estágio de evolução por que passam os arquivos.
Art.3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. (LEI FEDERAL nº 8.159, de 08/01/1991).
Segundo Jardim (1987), a gestão de documentos cobre todo o ciclo de vida dos documentos, ou seja, desde a sua produção, uso, tramitação, avaliação até sua eliminação ou envio para guarda permanente, o que correspondem às atividades existentes nas idades corrente e intermediária.
Indolfo (2007) afirma que não é possível falar de gestão de documentos como um conceito único e de aplicabilidade universal, isso porque a tradição arquivística e administrativa, bem como o contexto histórico variam de uma instituição para outra, ou seja, cada uma delas possui suas peculiaridades, não
podendo dessa forma haver um padrão único de gestão de documentos. Ela afirma não haver um modelo de gestão de documentos, mas a utilização de práticas arquivísticas que foram sendo adaptadas de acordo com as necessidades de cada país, porém o objetivo comum a todos consiste na produção, utilização e conservação e destinação dos documentos arquivísticos, que são as fases necessárias para se alcançar economia e eficácia na gestão de documentos.
1.1 Fases
A partir da definição de gestão de documentos podemos entender que há três fases pelas quais passam os documentos de uma organização. Estas fases são: produção, utilização e destinação.
De acordo com Paes (2004), é nessa fase que os documentos são elaborados, isso de acordo com as especificidades do órgão produtor e em decorrência das atividades organizacionais. O arquivista deve participar dessa fase contribuindo para que sejam produzidos apenas documentos essenciais à administração. É preciso que seja empreendida atenção especial quanto à emissão de vias desnecessárias de documentos, bem como que sejam evitadas duplicações dos mesmos. Nessa fase a influência do profissional arquivista deve ser constante, pois, através das orientações dadas por ele a respeito de gestão de informes e diretrizes, fomento de sistemas de informação, aplicabilidade de tecnologias modernas, equipamentos a serem adquiridos e seleção de recursos humanos serão asseguradas as práticas adequadas para uma produção de bons documentos. O arquivista deve executar um papel fundamental nessa fase no que se refere à orientação sobre a padronização dos documentos que rotineiramente são produzidos pela organização nas suas atividades administrativas.
Schellenberg (2006 pg.76) afirma que “documentos pertinentes a operações repetitivas são, de modo geral, passíveis de padronização.”
Dessa forma é possível evitar versões diversas de documentos para tratar sobre uma mesma atividade. Ou seja, preservam-se as características preestabelecidas pelo profissional competente, possibilitando que inclusive os usuários possam identificar com facilidade a pertinência do documento e do que trata.
Rodrigues (2008) afirma em Gestão de documentos: uma abordagem conceitual:
A incorreta aplicação dos procedimentos administrativos resulta, necessariamente, na falta de homogeneidade da produção documental. Ainda observa-se no âmbito das administrações o registro de procedimentos casuísticos que acabam se transformando em regra, determinando uma proliferação de formulários criados em função da necessidade de administrar de acordo com critérios pessoais.
Na fase de utilização e conservação de documentos são aplicadas atividades de protocolo que consistem em recebimento, classificação, registro, distribuição e tramitação. Ocorrem também nessa fase atividades de expedição de correspondências, organização, controle de tramitação interna e arquivamentos de documentos em fase corrente e intermediária, bem como elaboração e aplicação de normas de acesso aos documentos e principalmente métodos de recuperação da informação.
Nessa fase ocorre de forma recorrente e praticamente diária a solicitação de documentos para consulta ou análise. Os usuários diretamente ligados às atividades desempenhadas pelo órgão produtor são os que se utilizam dessa prática para que possam atuar nas tomadas de decisões. A intensidade de solicitação de empréstimos e consultas dependerá do volume de trabalho desempenhado, mas fato é que a tramitação dos documentos nessa fase é constante. Cabe aos arquivistas e pessoal destinado para trabalhar na disponibilização do acesso aos documentos solicitados utilizar-se de métodos de controle dessa tramitação que viabilize manter a organização estabelecida, assim como se utilize de métodos de arquivamento que melhor se adequem às especificidades do órgão produtor.
Como a função primordial dos arquivos consiste em disponibilizar os documentos, ou seja, disponibilizar as informações neles contidas de forma rápida, torna-se tão importante quanto localizá-los, mantê-los localizáveis.
Os métodos de arquivamento são os meios pelos quais os arquivistas poderão cumprir a função primordial dos arquivos, sua utilização através de empréstimo e consulta.
As classes em que se dividem os métodos de arquivamento são os básicos que consistem em alfabético geográfico, numéricos e ideográficos, como os
padronizados (variadex, automático, soundex, mnemônico e rôneo). Os métodos de arquivamento seguem dois sistemas: direto e indireto. Como já explicitado anteriormente, depende da atividade precípua do produtor o método a ser adotado para atendimento às suas necessidades.
A fase de destinação dos documentos possivelmente seja a mais importante para a efetivação do objeto da gestão de documentos, ou seja, é nessa fase em que são feitas as avaliações dos documentos acumulados no arquivo, há a aplicação dos prazos de guarda estabelecendo assim quais documentos serão eliminados e quais serão preservados tendo em vista seu valor probatório e de informação.
O valor dado ao documento, assim como sua frequência de uso é que definirá sua destinação. O valor documental é definido a partir das suas possíveis finalidades, assim como da vigência dessas finalidades.
Primários e secundários, assim são determinados os valores dados aos documentos. Define-se como valor primário aquele referido ao documento que foi produzido para atender a uma determinada atividade, a uma necessidade organizacional imediata, ou seja, o valor que lhe foi atribuído primariamente. Já o valor secundário é dado aos documentos que já cumpriram com o seu papel inicial e atendem a necessidades de prova ou históricas, sendo consideradas mediatas.
Na fase de destinação são desenvolvidas atividades de identificação e descrição das séries documentais. Também são realizadas atividades de avaliação para definição dos documentos pertinentes para recolhimento para guarda permanente ou transferência, assim como definição dos que serão eliminados.
1.2 Avaliação
A grande quantidade de documentos produzidos a partir dos anos 50 tornou a avaliação e seleção dessa massa documental completamente necessária, pois, em um sentido até mesmo lógico, o armazenamento de papéis que não possuem grande importância funcional ou até mesmo histórica, se torna completamente desnecessária, isso sem contar a conservação e o espaço que demandaria todo este armazenamento.
A avaliação de documentos consiste num processo em que são adotados procedimentos e normas através das quais se estabelece o valor dos documentos de arquivo. Este processo é realizado através de dois conceitos: valor primário e valor secundário; o primeiro refere-se à demanda de uso que este recebe por conta da administração que o produziu; já o segundo refere-se às possibilidades de utilização do documento por usuários que o procuram por razões diferentes e posteriores àquelas do seu produtor. Um documento secundário é sempre de valor informativo, ou seja, documento utilizado como informação para outros sem ser necessariamente utilizado pelo próprio produtor, tornando-se assim um documento de “memória coletiva”, podendo ela com suas características contribuir até mesmo para a reconstituição da memória nacional. As práticas realizadas na avaliação visam identificar os documentos que devem ser preservados e os que podem ser eliminados.
Segundo Camargo (2001 pg.1): “O processo de avaliação deve ser desenvolvido com base nos princípios, conceitos e procedimentos da arquivística...”
No que se refere às funções arquivísticas, a questão da preservação da memória social relaciona-se diretamente à avaliação documental. Com o desenvolvimento social e o consequente crescimento da produção documental nas sociedades, a arquivística chamou para si a tarefa de garantir a organização e o acesso aos estoques informacionais que crescem exponencialmente. Cabe ressaltar que, a avaliação de documentos, foi concebida em função da demanda administrativa e não científica.
Como parte de uma racionalidade e eficiência da gestão de documentos, a avaliação objetiva possibilitar pronta recuperação da informação, redução de massa documental acumulada, orientar o processo de produção documental, um melhor planejamento e utilização dos recursos materiais e humanos, bem como possibilitar a preservação do patrimônio arquivístico institucional.
Para uma efetiva avaliação faz-se necessário conhecer as competências atribuídas aos organismos produtores de documentos, também como as atividades que justifiquem a tipologia documental produzida, possibilitando dessa forma uma correta atribuição de valores aos documentos; sejam fiscais, administrativos, jurídicos ou históricos.
É necessário que a avaliação seja feita por uma equipe multidisciplinar designada como comissão de avaliação que pode variar de acordo com a complexidade da documentação. Recomenda-se que essa comissão seja instituída em caráter permanente, podendo nas instituições de grande porte contar com subcomissões, sendo indispensável a contribuição dos gestores dos documentos.
O principal instrumento de destinação é a tabela de temporalidade na qual vêm determinados os prazos para transferência, recolhimento e eliminação dos documentos. Na configuração da tabela devem conter informações básicas sobre conjuntos documentais, prazos de guarda, destinação final e observações. Ela só deve ser aplicada após aprovada pela autoridade competente. Nela os documentos a serem eliminados são descritos de forma clara para evitar más interpretações e consequentemente eliminações indevidas.
A avaliação deve ser realizada na fase corrente em intervalos regulares, porém poderá ser realizada em qualquer das fases de arquivamento. O processo de avaliação é considerado concluído após o cumprimento das ações estabelecidas na tabela de temporalidade.
Para proceder à avaliação de documentação acumulada sem tratamento arquivístico, quando não é possível aplicar a tabela de temporalidade é preciso obedecer entre várias etapas, a convocação da comissão permanente de avaliação, limpeza e organização mínima do ambiente em que se encontram os documentos, formação de uma equipe para identificação dos documentos e posterior cumprimento de determinações estabelecidas.
A avaliação de documentos deve seguir às normas e procedimentos que viabilizem para a instituição produtora uma produção documental que possibilite um melhor aproveitamento das informações produzidas e uma melhor otimização dos recursos humanos e materiais disponíveis.
1.3 As idades documentais
O ciclo de vida dos documentos é a base das práticas de gestão de documentos, ele cobre desde a produção, uso, tramitação, avaliação até sua guarda permanente ou eliminação. No conceito de gestão arquivística de
documentos está a teoria das três idades. Os documentos passam por três idades, que são: corrente, intermediária e permanente.
Os arquivos em idade corrente compreendem o momento em que os documentos estão ativos, ou seja, são indispensáveis à manutenção das atividades cotidianas de uma administração. Sendo utilizados frequentemente, devem permanecer o mais perto possível do produtor. Podem ser conservados de forma centralizada e descentralizada.
Nessa idade são adotadas atividades de protocolo indispensáveis para que haja um controle dos documentos que tramitam no órgão. Através das operações desempenhadas pelo protocolo pode-se garantir a imediata localização e recuperação destes, logo, o acesso à informação desejada.
A idade intermediária dos arquivos caracteriza-se pelo fato de que os documentos que o formam, já não são objeto de consultas frequentes, mas devem ser conservados por razões administrativas, legais ou financeiras, mas não têm de ser utilizados para assegurar as atividades cotidianas de uma administração. Os documentos aguardam o cumprimento do prazo da tabela de temporalidade para a destinação final. É vantajoso conservá-los de forma centralizada.
Os arquivos em idade permanente devem ser definitivamente preservados devido ao seu valor histórico, probatório ou informativo.
De acordo com a Lei Federal 8.159/91 no Art. 1º:
É dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elemento de prova e Informação.
Analisando a origem dos documentos, a função dos arquivos e considerando a importância da gestão de documentos numa organização seja ela pública ou privada, inclusive no tratamento de arquivos pessoais, e fazendo uma aplicabilidade de acordo com a legislação brasileira pode-se concluir sobre o importante papel das instituições públicas na preservação e gestão da documental no Brasil.
1.4 Aplicação em instituições públicas no Brasil
No Brasil é grande a precariedade em que se encontram os arquivos públicos, há pouco interesse e investimento na conservação documental dos arquivos nacionais, como: a falta de estruturas que comportem de forma adequada todos os papéis produzidos; falta de verba suficiente para a manutenção dos arquivos; falta de mão de obra especializada para o tratamento devido aos arquivos e principalmente a grande intervenção política. O acesso dos cidadãos aos documentos, na realidade, é limitado.
Tal como em outros espaços sociais, no momento de atribuição de valor aos documentos de arquivo, nas organizações do poder público são confrontadas diferentes perspectivas, em especial a dos administradores, que tendem a uma postura essencialmente pragmática de liberação de espaço físico e economia de recursos, e a dos pesquisadores, que alegam a possibilidade de realizar pesquisas a partir de qualquer peça documental.
Ao apresentar seus fundamentos teóricos, seus métodos e critérios de avaliação, o arquivista participa deste processo não apenas como um técnico, mas também como agente social que, ao se posicionar, defende determinada concepção de memória, mesmo que o faça sem ter isso claro.
No Brasil, a avaliação dos documentos produzidos e acumulados pelos órgãos públicos está regulada pela legislação específica da área, em especial pelos atos normativos decorrentes da atuação do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), órgão responsável pela elaboração da política pública de arquivos. Os órgãos da administração pública federal devem, por força de lei, instituir comissões permanentes de avaliação de documentos e submeter à aprovação do Arquivo Nacional o resultado do processo de avaliação de seus acervos.
JARDIM (1987), faz uma comparação histórica com relação à gestão de documentos e sua configuração institucional em arquivos de países de Primeiro Mundo relacionando as considerações da Unesco com a realidade brasileira.
Ele afirma que segundo a atuação, tanto as instituições em nível federal, estadual ou municipal possuem características comuns.
São instituições que de maneira quase que exclusiva empenham-se na guarda de documentos distinguindo sem critérios consideráveis o valor de histórico dos de valor administrativo.
Ele apresenta também uma postura de passividade por parte das instituições no que tange às iniciativas para solucionar problemas relacionados a recursos humanos, legislação e espaço físico. Infere-se, portanto, que a devida percepção dos documentos produzidos e acumulados está aquém do desejado.
Segundo JARDIM (1987), o modelo de instituição arquivística pública em vigor no Brasil está mais próximo do século XIX do que do XXI.
Além dos aspectos já apontados, ele ressalta que por motivos histórico-culturais a informação governamental seja mal produzida, mal utilizada, mal disseminada, sendo eliminada ou conservada pela própria administração pública sem a adoção de nenhum critério.
Mas devemos valorizar as conquistas obtidas na Administração Pública, atualmente, a partir da Constituição Federal de 1988. Nela os arquivosestão associados à conquista de direitos civis e ao exercício pleno da cidadania. No título II que trata sobreos direitos e garantias fundamentais, a Constituição Federal, assegurou a todos o direito ao acessoà informação e o direito de receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo geral (art. 5º, incisos XIV, XXIX) valorizando assim a importância dos arquivos como auxiliar nas ações de governo, sendo este responsável pela formulação de política pública de gestão de documentos, de acordo com a Lei federal nº 8.159/91, que regulamentou o artigo 216 da Constituição Federal.
A Lei 8.159/91 estabelece em seu art. 1º:
É dever do Poder público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elemento de prova e informação.
De acordo com o disposto no artigo citado, cabe ao Poder público a formulação de uma política pública de gestão de documentos, porém para tanto é preciso que haja uma interação do Poder público com os produtores de documentos públicos.
Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar a implementar a política nacional de arquivos.
O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) foi criado (art.26) como órgão vinculado ao Arquivo nacional, que definirá a política nacional de arquivos e definido também como órgão central do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR).
O Decreto nº 4.073/02 estabelece que, cabe ao CONARQ definir a política nacional de arquivos públicos e privados, além de exercer orientação normativa objetivando a gestão documental e a proteção especial aos documentos de arquivo.
O CONARQ disponibiliza resoluções que instruem a cerca dos procedimentos que devem ser adotados pelas instituições públicas para efetivação da gestão de documentos. Contudo, é factual que não há uma maneira de fiscalização do cumprimento dessas normas, o que torna, muitas vezes, ineficaz as determinações estabelecidas.
De acordo com o estabelecido no Art. 13 do Decreto 4.073/02 nos incisos II e III, compete ao SINAR:
Disseminar, em sua área de atuação, as diretrizes e normas estabelecidas pelo órgão central (CONARQ), zelando pelo seu cumprimento;
Implementar a racionalização das atividades arquivísticas, de forma a garantir a integridade do ciclo documental;
Em 2003, a instituição do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – SIGA veio reforçar a importância do Arquivo Nacional junto aos órgãos da administração pública federal. O objetivo do SIGA é organizar, de forma sistêmica, as atividades de gestão de documentos, nas quais se inclui a avaliação documental. Um dos objetivos dessa configuração sistêmica é facilitar a realização coordenada, integrada e padronizada das atividades de gestão de documentos.
O Decreto 4.915/03 cria o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – SIGA, tendo como uma de suas finalidades:
I – garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da administração pública federal, de forma ágil e segura, o acesso aos documentos de arquivo e às informações neles contidas, resguardando os aspectos de sigilo e as restrições administrativas ou legais;
O SIGA reafirma o Arquivo Nacional como instância final de aprovação das tabelas de temporalidade elaboradas pelos órgãos da administração pública federal ao estabelecer que os órgãos setoriais devem:
v- elaborar, por intermédio da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e de que trata o art. 18 do Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, e aplicar, após aprovação do Arquivo Nacional, a tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-fim.” (BRASIL, Dec. nº 4.915, de 12 de dezembro de 2003)
Assim sendo, uma vez atendido o disposto na legislação, nenhum órgão da administração pública federal poderá aplicar sua tabela de temporalidade sem a aprovação prévia do Arquivo nacional.
A posição e as competências delegadas ao Arquivo Nacional o transformam em elemento de análise indispensável, em qualquer estudo que pretenda vincular a formação dos acervos de caráter permanente da administração pública brasileira à construção da memória social.
De acordo com o que foi citado tanto na Lei 8.159/91 como nos Decretos 4.073/0 e 4.915/03, verificamos que mesmo sem citarmos outras Leis e Decretos existentes, há no Brasil uma legislação arquivística consistente com atributos e competências suficientes para que a realidade brasileira no que se refere a uma política arquivítica eficiente seja efetivada. Cabe, porém, a quem for devido a efetivação da legislação vislumbrando-se a eficiência e eficácia desejadas na prática da gestão documental nos arquivos da administração pública federal brasileira.
Em conformidade com o exposto anteriormente faremos um estudo técnico e comparativo relacionando todas as práticas que envolvem a implantação da gestão de documentos dentro de um produtor de arquivo da administração pública. Furnas Centrais Elétricas a partir da Assessoria de Planejamento e Projetos – APP.G será a nossa base de estudos.
2 O ARQUIVO DE FURNAS: UMA PROPOSTA METODOLÓGICA DE ORGANIZAÇÃO
Cada instituição seja pública ou privada possui suas peculiaridades, características e áreas de atuação distintas, por isso não há uma única estratégia de ação quanto à organização dos arquivos, ou seja, não há um método único a ser utilizado. Cabendo, portanto, a estrutur ação de métodos exclusivos que atendam às necessidades organizacionais. Porém, os pilares estabelecidos pela gestão de documentos devem e precisam ser obedecidos.
Como os documentos produzidos e recebidos pelas instituições refletem os processos organizacionais e são imprescindíveis para, a partir das tomadas de decisões, garantir uma administração eficaz, eficiente e efetiva, é de suma importância que estes estejam bem classificados e organizados para uma rápida recuperação da informação desejada. Justamente é essa a maior dificuldade encontrada pelas instituições governamentais. Mantê -los conservados de maneira ordenada e acessível consiste num grande obstáculo a ser vencido.
Segundo Gonçalves (1998) a classificação e a ordenação estão a serviço da organização dos documentos e ambas precisam estar bem articuladas para uma eficiente atuação da organização. O ato de classificar objetiva, principalmente, tornar explícita as funções e atividades do organismo produtor, promovendo dessa forma uma nítida visibilidade da relação orgânica entre os documentos.
Para Schellenberg (2006) tanto os documentos relativos a assuntos de política considerados importantes quanto aos relativos às atividades rotineiras precisam ser agrupados em relação ao seu uso, ou seja, classificados. Dessa maneira torna-se possível a partir do grupo documental analisado, perceber-se a função executada pela instituição produtora:
Refletirão a função do órgão, no amplo sentido do termo, e, no sentido mais restrito, as operações específicas individuais que integram as atividades do mesmo órgão.
2.1Histórico da Instituição
Furnas é uma empresa de geração e transmissão de energia, de economia mista, subsidiária das Centrais Elétricas Brasileiras S.A. – Eletrobrás, vinculada ao Ministério de Minas e Energia.
Foi criada pela necessidade de resolução da crise energética ocorrida na década de 50, crise esta que surgia como grande ameaça ao abastecimento dos três centros socioeconômicos brasileiros: São Paulo, Rio de Janeiro e Belo Horizonte.
Em 28 de fevereiro de 1957, através do Decreto Federal n 41.066, a empresa Central Elétrica de Furnas foi criada em com o objetivo de construir e operar no rio Grande a primeira usina hidrelétrica de grande porte do Brasil – a Usina Hidrelétrica de Furnas, com capacidade de 1.216 MW, porém efetivamentecomeçou a funcionar somente em 1963 em Passos (MG).
A sede de Furnas é localizada na Rua Real Grandeza, 219 no Bairro de Botafogo no Rio de Janeiro (RJ) e a empresa está presente em Minas Gerais, Goiás, Mato Grosso, Espírito Santos, Distrito Federal, Tocantins, Paraná, Rio Grande do Sul, Santa Catarina, Rondônia, São Paulo e mais recentemente no Rio grande do Norte.
Como missão Furnas visa atuar com excelência empresarial e responsabilidade socioambiental no setor de energia elétrica, contribuindo para o desenvolvimento da sociedade.
Seu objetivo social é realizar estudos, projetos, construção, operação e manutenção de usinas produtoras, subestações, linhas de transmissão e de distribuição de energia elétrica, bem como a celebração de atos de comércio decorrentes dessas atividades, de acordo com legislação vigente; participar de pesquisas de interesse do setor energético, ligadas à geração, transmissão e distribuição de energia elétrica, bem como de estudos de aproveitamento de reservatórios par fins múltiplos;contribuir para a formaçãodo pessoal técnico necessário ao setor de energia elétrica; participar de entidades destinadas à coordenação operacional de sistemas elétricos interligados.
Outros objetivos são: prestar serviços de laboratório, telecomunicação, operação e manutenção do sistema de geração e transmissão de energia elétrica além de apoio técnico, operacional e administrativo às empresas concessionárias, às autorizadas e às permissionárias de serviço público de energia elétrica; participar de associações ou organizações de caráter técnico, científico ou empresarial de âmbito regional, nacional ou internacional, de interesse para o setor de energia elétrica. Colaborar para a preservação do meio ambiente, no âmbito de suas atividades; colaborar com a Eletrobrás nos programas relacionados com a promoção e incentivo da indústria nacional de materiais e equipamentos destinados ao setor de energia elétrica, bem como para a sua normalização técnica, padronização e controle de qualidade; comercializar direitos de uso ou de ocupação de torres, instalações eletroenergéticas e prediais, equipamentos e instrumentos e demais partes que possam constituir recurso de infraestrutura de telecomunicações da empresa; associar-se, mediante prévia e expressa autorização do Conselho de Administração da Eletrobrás, para constituição de consórcios empresariais ou participação em sociedades, com ou sem poder de controle, no Brasil ou noexterior, que se destinem direta ou indiretamente à exploração da produção ou transmissão de energia elétrica sob regime de concessão, autorização ou permissão.
Furnas possui um complexo de empreendimentos responsável por 10% da geração de energia elétrica do país. São 16 usinas hidrelétricas, duas termelétricas, aproximadamente 20 mil km de linhas de transmissão e 54 subestações. De toda energia consumida no Brasil, mais de 40% passam pelo Sistema Eletrobrás Furnas.
A empresa garante o fornecimento de energia em uma área onde estão situados 63% dos domicílios brasileiros, que reponde por 81% do PIB nacional.
Atualmente a empresa segue seu plano de expansão e constrói quatro novas usinas hidrelétricas – Santo Antonio (RO), Simplício (RJ/MG), Batalha (GO/MG) e Teles Pires (MT/PA) – 28 linhas de transmissão e 15 subestações, com recursos próprios ou em parceria com outras empresas. Todos estes empreendimentos geram milhares de postos de trabalho e levarão energia para mais de 13 milhões de brasileiros, ampliando para 41 milhões o número de pessoas que recebem energia gerada ou transmitida com a marca Furnas. A
capacidade instalada aumentará em mais de 50%, passando de 11mil MW para 16,5 mil MW. (Fonte: http://www.furnas.com.br/)
Furnas investeem fontes alternativas de energia, além da geração hídrica e termelétrica. Em parceria com outros grupos empresariais, comercializou a energia e obteve a autorização para construir 17 parques eólicos no Ceará e no Rio Grande do Norte, totalizando 427 MW de potência instalada.
Furnas éadministrada por um Conselho de Administração, órgão colegiado de funções deliberativas, com atribuições previstas na lei por seu Estatuto, e uma Diretoria Executiva que é órgão de administração e representação, cabendo-lhe, dentro da orientação traçada pela Assembleia Geral e pelo Conselho de Administração, assegurar o funcionamento regular de Furnas.
Há também o Conselho Fiscal que tem como funções zelar e preservar pelo funcionamento de Furnas de maneira regular e dentro das normais legais e administrativas.
Diante das já mencionadas atividades nas quais Furnas está envolvida e como toda instituição pública em atividade, a mesma apresenta-se como uma fonte produtora de uma gama de documentações, as quais são imprescindíveis para execução de suas atividades e para as tomadas de decisões.
Como parâmetro para os estudos sobre a prática da gestão de documentos em Furnas Centrais Elétricas, analisaremos a Assessoria de Planejamento e Projetos–APP.G.
Sob o aspecto do fundo documental recebido pela assessoria em questão, de suas antecessoras, assim como da transmissão do fundo agora pertencente à APP.G, verificaremos além da estrutura física, os procedimentos e práticas que foram utilizados para uma implantação da gestão de documentos.
3 FUNDO: ASSESSORIA DE PLANEJAMENTO E PROJETOS
Segundo Duchein (1986) o princípio de respeito aos fundos desde meados do séc. XIX é considerado como o princípio fundamental da Arquivística.
De acordo com Duchein, respeito aos fundos “consiste em manter grupados, sem misturá-los a outros, os arquivos (documentos de qualquer natureza) provenientes de uma administração, de uma instituição ou de uma pessoa física ou jurídica.”
Segundo Bellotto (2007), podemos definir como fundo:
O conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos acumulados por determinada entidade pública ou privada, pessoa ou família, no exercício de suas funções e atividades, guardando entre si relações orgânicas, e que são preservados como prova ou testemunho legal e/ou cultural, não devendo ser mesclado a documentos de outro conjunto, gerado por outra instituição, mesmo que esta, por quaisquer razões, lhe seja afim.
Duchein (1986) chama a atenção quanto à dificuldade da definição de fundo em relação à hierarquia dos organismos produtores de arquivos. Torna-se mais fácil essa definição quando o organismo produtor constitui -Torna-se de forma bem definida com personalidade jurídica precisa e estável.
A complexidade de uma organização funcional juntamente aos vínculos de subordinação torna a tarefa de identificação do fundo árdua e minuciosa. Para o autor, a solução dessa dificuldade pode estar na adoção de duas posições intelectuais: maximalista e minimalista.
A posição maximalista consiste na definição de fundo a partir da produção documental da cúpula administrativa, em que toda documentação produzida, independente de qual área a tenha produzido, dentro da empresa, relaciona-se a um único fundo.
Já a posição minimalista atribui a produção do fundo a menor “partícula funcional possível”.
Segundo Duchein, o atendimento ao princípio do respeito aos fundos, independente de qual posição seja adotada torna o trabalho do arquivista
árduo, pois para o devido atendimento ao princípio, torna-se essencial saber com exatidão os limites do que deve ser mantido intacto.
Quando um organismo produtor passa por algum tipo de variação de competência, a documentação resultante de todas as atividades desempenhadas passa a ser administrada pela área que a substitui ou caso o organismo produtor tenha sido extinto, a documentação é transferida a um arquivo intermediário ou até eliminada.
Exporemos, para uma melhor compreensão do que foi tratado acima, a definição de fundo fechado e fundo aberto:
Segundo Duchein (1986), quando um organismo é extinto, a documentação por ele gerada é automaticamente encerrada ou fechada. Ou seja, não há mais uma sequência de atividades orgânicas. Porém, para o autor, na administração moderna torna-se difícil identificar quando um organismo foi extinto ou simplesmente tem sua denominação alterada.
Uma característica capaz de identificar quando um fundo está aberto está no fato de haver uma evidente e total continuidade de competência do organismo anterior ao novo, podemos inferir que houve apenas uma troca de nome ou ínfima modificação do organismo precursor.
Transcreveremos a seguir, para um maior entendimento, exemplos de hipotéticas situações quanto ao tratamento da documentação oriunda de variações de competência, Duchein (1986):
Caso haja uma evidente e total continuidade de competência entre o organismo extinto (organismo A) e o novo organismo (B) que o sucede, podemos concluir que se trata, na realidade de simples troca de nome e/ou de uma pequena modificação do organismo (A) e que, por conseguinte, o fundo de arquivos do organismo (A) não está fechado mas muda simplesmente de nome.
Se um organismo extinto (C) transfere suas competências a um organismo (D), o qual já existia antes da supressão de (C), o fundo do organismo (C) fica, então, encerrado; o fundo do organismo (D) lhe dá continuidade, permanecendo, entretanto, distinto daquele.
Se, enfim, um organismo novo (E) é criado para exercer as competências de vários organismos extintos, os fundos dos organismos extintos estão encerrados, e o fundo do organismo E os sucede, diferenciando-se deles.
Uma postura melhor indicada no tratamento de arquivos de órgãos produtores de estrutura complexa; entenda-se como estrutura complexa aquela possuidora de pessoal numeroso e múltiplas atribuições, geralmente distribuídas em divisões, diretorias ou assessorias, etc., seria conservar as divisões funcionais do órgão produtor como base da classificação do fundo. Em seguida dividir o fundo em cortes cronológicos seguindo as mudanças estruturais, classificando os documentos referentes a cada um destes cortes cronológicos como um todo.
De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística do Arquivo Nacional, fundo aberto consiste o fundo ao qual podem ser acrescentados novos em documentos função do fato de a entidade produtora continuar em atividade. Defini fundo fechado como fundo que, não recebe acréscimos de documentos, em função de a entidade produtora não se encontrar mais em atividade.
Uma alternativa para lidar com a organização da massa documental proveniente das áreas que passaram por essas transformações de competência está na administração dos documentos a partir da tipologia documental, atividade ou assunto organizando-os em séries.
A definição para o termo série no Dicionário Brasileiro de terminologia Arquivística é a seguinte:
Série é a subdivisão do quadro de arranjo que quadro de arranjo corresponde a uma seqüência de documentos relativos a uma mesma função, atividade, tipo documental tipo documental ou assunto.
Bellotto (2006, pg. 166) afirma que:
Revelando o perfil do fundo como conjunto documental procedente das atividades de determinado órgão, passemos a entender sua divisão interna. Esta corresponde às subdivisões desse órgão (formando grupo e subgrupos) e, dentro destas, as séries documentais, havendo casos em que, pelas características peculiares da entidade é possível passar diretamente às séries na classificação interna do fundo. As séries constituem a realidade palpável e concreta com que o arquivista vai trabalhar, uma vez que os níveis superiores correspondem ao órgão maior e as suas subdivisões, representando, na verdade, aglutinações de séries.
Sendo assim, como as séries são formadas por documentos do mesmo tipo documental, evidentemente não podem ser dispersas ou desarticuladas, mas devem permanecer agrupadas. Também não devem ser ordenadas por critérios diversos à suja especificidade documental; são formadas por documentos individuais também denominados peças documentais ou menor unidade material arquivística. Já as séries são consideradas como a menor unidade orgânica, devido à relação entre os documentos que a compõe.
O tipo documental é caracterizado pela fusão entre a espécie documental e a atividade jurídica ou administrativa a ele vinculada. Espécie documental, conforme o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivísitca consiste na divisão de gênero documental que reúne tipos documentai s por seu formato. São exemplos de espécies documentais ata, carta, decreto, disco, filme, folheto, fotografia, memorando, ofício, planta, relatório.
3.1 Origem do arquivo da Assessoria de Planejamento e projetos – APP.G
Em 14 de junho de 1994 foi criada a Coordenação de Orgnização e Informática – OI.G, Superintendência subordina a Diretoria de Gestão corporativa – DG. A Coordenação de Organização e Informática – OI.G possuía as seguinte atribuições:
Planejar, coordenar, controlar e propor planos e metas para as atividades de organização e informática abrangendo os seguintes departamentos:
o Organização e Métodos;
o Desenvolvimento de Sistemas de Informação; o Processamento de Dados;
o Apoio aos Usuários de Recursos de Informática.
Promover, junto aos órgãos competentes, a contratação de equipamentos, de serviços e produtos aplicáveis a sistemas, organização e processamento de dados, bem como promover a administração dos respectivos contratos.
Sua estrutura constituía-se das seguintes divisões:
o Assessoria de Organização e Métodos – AOM.G o Departamento de Apoio aos Usuários – DUS.G
o Departamento de Desenvolvimento de Sistemas – DDS.G o Departamento de Processamento de Dados – DPD.G
Para uma melhor visualização da estrutura departamental, segue o organograma da OI.G. Dessa forma será possível compreender toda a hierarquia dessa Superintendência.
Organograma da Coordenação de Organização e Informática -OI.G
Figura 1: Organograma da Coordenação de Organização e Informática -OI.G Fonte: Assessoria de Organização e Processos – AOP.A
Não iremos detalhar as atribuições da assessoria e departamentos citados acima tendo em vista que o objetivo principal desta explanação é explicar, somente, a estruturação funcional da Coordenação antecessora à Assessoria de Planejamento e Projetos – APP.G, objeto empírico deste trabalho. Cabe ressaltar, para uma melhor compreensão da origem documental gerida pela APP.G que parte do legado documental originou-se do Departamento de Processamento de Dados – DPD.G, departamento responsável pela gestão dos contratos de licitação referentes a aquisições de serviços e materiais de tecnologia e informação.
Em 01 de janeiro de 2012, a Coordenação de Organização e Informática – OI.G, superintendência subordinada à Diretoria de Gestão Corporativa – DG recebe uma nova denominação, Superintendência de Organização e Tecnologia da Informação – TI.G
A partir dessa reestruturação foi crida a Assessoria de Planejamento e Projetos – APP.G, criada exclusivamente para administração dos contratos de licitação realizados pela TI.G, primando sempre por obedecer ao que determina a Constituição Federal de 1988, fundamentando-se na Lei 8.666 de 21 de junho de 1993 obedecendo ao art. 37, inciso XXI da Constituição Federal que institui normas para licitações e contratos da Administração Pública:
XXI - ressalvados os casos especificados na legislação, as obras, serviços, compras e alienações serão contratados mediante processo de licitação pública que assegure igualdade de condições a todos os concorrentes, com cláusulas que estabeleçam obrigações de pagamento, mantidas as condições efetivas da proposta, nos termos da lei, o qual somente permitirá as exigências de qualificação técnica e econômica indispensáveis à garantia do cumprimento das obrigações.
As atribuições da Superintendência de Organização e Tecnologia da Informação – TI.G consistiam em:
Planejar, coordenar e propor planos e metas para as atividades de organização e tecnologia da informação, abrangendo:
o Desenvolvimento Organizacional; o Gestão Orientada por Processos;
