1. A organização física e intelectual
3.2. A Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística – ISAD(G)
A ISAD(G) estabelece orientações gerais para a descrição arquivística. Inspirada nas precedentes APPM2, MAD2, Manual of Archival Description e na RAD, norma canadiana, adaptação da AACR2; tem como objectivo assegurar a criação de descrições consistentes e apropriadas, facilitar a recuperação e troca de informação, permitir a partilha de dados de autoridade e tornar possível a integração de descrições provenientes de diferentes entidades138.
A descrição arquivística parte de uma técnica de descrição chamada descrição multinível. A ISAD(G) estabelece cinco unidades de descrição básicas, correspondentes aos níveis de descrição: fundo, subfundo, série, processo e unidade documental. Chama- se nível de descrição à «posição de uma unidade de descrição na hierarquia de um fundo139». A existência de cada nível de descrição, bem como a sua relação, depende da própria estrutura do fundo documental.
Segundo o Manual de descripción multinivel, a descrição multinível é o conjunto coerente de descrições relacionadas entre si como parte de uma estrutura descritiva que, baseada no princípio da proveniência, organiza a informação em diferentes níveis140.
A descrição deve começar nos níveis superiores (fundo) e ir descendo até aos inferiores (documento). Em primeiro lugar, é apresentado o nível mais alto, o fundo, e depois as diferentes partes que o compõem, de forma a conseguir uma representação exacta e fiel do arquivo. O fundo constitui, assim, o nível mais elevado numa relação hierárquica, podendo existir descrição ao nível do fundo, da série, da unidade de instalação, do processo ao documento simples, além dos níveis intermédios, como subfundos ou subséries.
Segundo a ISAD(G), no nível do fundo deve ser dada informação sobre o fundo como um todo, e nos seguintes, informação sobre cada um sucessivamente, de forma a
137 Idem – Ibidem.
138 CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS – ISAD(G), p. 11-12. 139 Idem – Ibidem, p. 15.
representar a estrutura hierárquica de um fundo e das partes que o integram141. Jacques Ducharme refere que não é uma regra nova, dado que o princípio da universalidade exige que o arquivista descreva primeiro, de forma geral, o conteúdo global antes de proceder à descrição detalhada de cada um dos fundos ou séries142.
A norma também sugere a regra da informação adequada para o nível que se está a descrever. Não há regras definidas que determinem quais os elementos mais apropriados para cada nível de descrição, uma vez que depende de diversos factores: da quantidade e qualidade da informação disponível sobre o produtor, estrutura e conteúdo informativo; de que a informação de um nível hierárquico seja comum a todos os níveis inferiores143; e de que a informação de carácter textual – nome do produtor e história institucional – seja registada numa base de dados diferente144. De qualquer forma, os níveis mais altos correspondem a uma menor profundidade descritiva.
Além da descrição de cada uma das partes que integram um fundo documental, é necessário inter-relacioná-las hierarquicamente, o que supõe a representação da estrutura da classificação através da descrição. Daí a necessidade de desenvolver o plano de classificação do fundo antes de o começar a descrever, uma vez que este estabelece cada uma das unidades que serão objecto de descrição. Desta forma, o plano de classificação pode ser considerado como o primeiro instrumento de descrição de um arquivo145.
Esta relação hierárquica é proposta pelas regras de descrição multinível, que estabelecem a necessidade de vinculação das descrições, sendo necessário definir a posição de cada unidade de descrição, identificar cada nível de descrição e relacionar cada nível ou o nível imediatamente superior. A norma não estabelece a forma de relacionar as descrições, mas é possível inter-relacionarem-se os níveis incluindo no nível inferior elementos que identifiquem a unidade de descrição superior. No fundo
Administração do Concelho de Torres Vedras, os diferentes níveis estão inter- relacionados através do código de referência (ver Quadro 2).
141 A ISAD(G) propõe quatro regras gerais para a descrição multinível: do geral para o particular,
informação pertinente para cada nível de descrição, vinculação das descrições e não repetição da informação. CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS – ISAD(G), p. 18.
142 Apud BONAL ZAZO, José Luis – op. cit., p. 193-194.
143 Em cujo caso, os dados comuns serão apenas indicados no nível superior. 144 Numa base de dados de autoridade: ISAAR(CPF).
Quadro 2.
Fragmento da árvore hierárquica retirada do fundo Administração do Concelho de Torres Vedras146 ACTVD – Administração do Concelho de Torres Vedras (F)
ACTVD/ADM – Administrativa (SC) ACTVD/ADM/EXP – Expediente (SSC)
ACTVD/ADM/EXP/RGC – Registo de correspondência recebida do Governo Civil (SR)
ACTVD/ADM/EXP/RGC/liv01 – Registo de correspondência recebida do Governo Civil (UI)
Apesar de a ISAD(G) considerar desnecessária a repetição da informação nos diferentes níveis da descrição147, tal apresenta alguns inconvenientes. No fundo
Administração do Concelho de Torres Vedras, optou-se por não considerar esta regra, uma vez que através da ARQBASE148 é possível fazer a duplicação do registo149 e, deste modo, a informação do nível de descrição estará sempre completa, sem haver necessidade de ver o registo superior. Como refere Hugo Stibbe, o nível de descrição inferior apresentado de forma independente estará sempre incompleto150. Nesse caso, é necessário que toda a documentação esteja relacionada com o nível superior de que depende.
A norma é composta por vinte e seis elementos de descrição, susceptíveis de serem combinados para constituir a descrição de uma unidade arquivística, organizados em sete zonas de informação descritiva: zona da identificação (informação essencial para identificar a unidade de descrição), contexto (informação sobre a origem e custódia da unidade de descrição), conteúdo e estrutura (sobre o assunto e organização), condições de acesso e de utilização (sobre a acessibilidade/disponibilidade), documentação associada (documentação com uma relação importante com a unidade de descrição), zona das notas (informação especializada ou qualquer outra que não possa ser incluída em nenhuma das outras zonas) e zona do controlo da descrição (destinada à informação sobre como, quando e por quem foi elaborada a descrição arquivística)151.
Contudo, dos vinte e seis elementos que constituem a norma só seis são essenciais para garantir a descrição e a troca de informação arquivística entre países:
146 Permite exemplificar a inter-relação dos níveis de descrição através dos códigos de referência. 147 É, aliás, a quarta regra da descrição multinível. Cf. nota 142.
148 A propósito da funcionalidade da parametrização ARQBASE, ver Organização de arquivos
definitivos: Manual ARQBASE de Júlio Rafael António e Carlos Guardado da Silva.
149 Fazendo a duplicação do registo, a informação do nível anterior ficará automaticamente no seguinte. 150 Apud BONAL ZAZO, José Luis – op. cit., p. 202.
código de referência, título, produtor, data, dimensão da unidade de descrição e o nível de descrição.
3.3. A Norma Internacional de Registo de Autoridade Arquivística para Pessoas