A profissão secretarial nas atividades de comunicação e de RP

A relação do secretariado com a comunicação existe desde o surgimento da profissão, que se deu nas civilizações antigas, através dos escribas, que possuíam na época, características hoje ainda fundamentais aos secretários executivos como confiança, profissionalismo e competência. De acordo com Nonato Júnior (2009, p.81), o marco principal do escriba era a assessoria aos seus líderes, eles possuíam papel de confiança, que faziam do sigilo das informações, o sucesso de seus líderes. Os escribas possuíam um alto nível de intelectualidade e conhecimento cultural que os fazia ser respeitados por toda sociedade da época, além de propagar o conhecimento por meio da escrita (DURANTE, 2012, p.9).

A partir dos escribas, foram surgindo outros personagens importantes na história do secretariado como François Champollion, que “como um dos maiores secretários de todos os tempos [...], Champollion realizou a interpretação de diversos símbolos e escritas desconhecidas a partir de leituras interdisciplinares e histórico- culturais”. Champollion, então, começara a ser intitulado ora como “o último escriba”, ora como “o pioneiro secretário”. Para o Secretariado Executivo, esse grande assessor deixa a mensagem de sempre se aprofundar e buscar uma ampla visão sobre a realidade, através da interação com os públicos e utilizando a linguagem com o intuito de dinamizar e buscar novos direcionamentos na organização. (NONATO JUNIOR, 2009, p.88).

Seiblitz (2000, p. 49) compara o secretário executivo hoje a um assessor de imprensa, pois ele precisa conhecer a empresa em que trabalha e estar consciente sobre quais os objetivos que ela almeja atingir, qual é a sua área de atuação e quais seus produtos, fornecedores, concorrentes. A função do secretário executivo é cada vez mais gerencial. Dessa forma, ele necessita desenvolver habilidades de percepção estratégica do negócio aonde atua. Da mesma forma, o profissional de Relações Públicas precisa estar engajado e comprometido com a organização em que representa, bem como conhecer profundamente a gestão da

organização e as estratégias do negócio para poder prestar os aconselhamentos necessários na intermediação dos contatos da empresa com os clientes internos e externos (WERNER; OLIVEIRA, 2014, p.8).

Em se tratando das atividades atuais do secretário executivo, no período de 2007- 2009 foi realizada uma pesquisa com profissionais de secretariado atuantes no Rio Grande do Sul, em que se levantaram as atividades cotidianas desses profissionais. Observou-se um significativo diferencial entre o secretário atual e o de meados de 1950 “demostrando que as atividades secretariais continuam sendo ampliadas e aprimoradas” (DURANTE; SANTOS, 2010, p.25). No quadro 5 é exposta a evolução das atividades secretariais.

Quadro 5 – Atividades secretariais O que se fazia

antes

Atividades realizadas meados de 2000

Atividades atuais levantadas na pesquisa

Datilografia Gerenciamento de sistemas de informação por meio do controle de rotinas automatizadas multimídia (editores de texto, agendas e planilhas eletrônicas, bancos de dados, etc.).

Aquisição, armazenamento, distribuição,

tratamento e disponibilização de informações por meio de sistemas de informações gerenciais (SIG) e sistemas de apoio à decisão (SADs). Uso de editores de textos, planilhas, apresentações gráficas, correios eletrônicos, pesquisas virtuais. Envio e recebimento

de correspondências Coordenação de fluxo de informações e de papéis no departamento, muitas vezes encaminhando-os para uma equipe de apoio.

Coordenação do fluxo das informações e dos documentos, assegurando a circulação adequada das informações.

Provisão de material Coordenação de compras, cotação de materiais com fornecedores alternativos e administração dos custos do

departamento.

Gerenciamento do estoque e dos custos.

Levantamento de preços e efetuação de compras.

Coordenação de

viagens (Incluído do segundo item) Planejamento de viagens, organização da documentação para a viagem. Atendimento de

telefones e visitas Atendimento com enfoque de qualidade total a clientes internos e externos. Atendimento aos diversos públicos, conciliando os interesses e visando a satisfação. Faz a ligação entre a empresa e os clientes e entre os superiores e funcionários.

Manutenção de

arquivos Organização de sistemas de dados e informação em arquivos físicos e eletrônicos.

Gestão documental em arquivos físicos e eletrônicos. Gerenciamento eletrônico de documentos (GED).

Agendamentos de

reuniões Apoio a reuniões, já que os próprios executivos marcam seus compromissos utilizando sistemas informatizados de comunicação interna.

Planejamento, acompanhamento, registro e apoio em reuniões.

Gerenciamento da agenda da empresa e dos

superiores, buscando otimizar o tempo.

Controles diversos que orientam a tomada de

decisão dos superiores.

Planejamento, execução e avaliação de eventos

internos e externos.

Identificação e solução de problemas.

Planejamento, organização, direção e controle

das suas práticas Fonte: Durante e Santos (2010, p. 39).

Percebe-se que a comunicação e a informação fazem parte da maioria das atividades atuais do secretário, mostrando a importância destas para o desenvolvimento estratégico da organização. Através do envolvimento do secretário nos processos de comunicação na empresa que se evidencia a aproximação com as Relações Públicas que, segundo Kunsch (1999, p. 140) tem a função essencial de “administrar e gerenciar, nas organizações, a comunicação com os diversos públicos, com vistas à construção de uma identidade corporativa e de um conceito institucional positivo junto à opinião pública e à sociedade em geral”.

Para Motta (1973, p. 49), embora o secretário executivo não atue profissionalmente como um Relações Públicas, em algumas empresas na ausência do profissional de Relações Públicas quem executa as suas tarefas tende a ser o secretário. O secretário desempenha algumas funções de Relações Públicas que compreendem contatos com o público, com o objetivo de influenciá-lo favoravelmente, como: obter confiança, conseguir apreciação, buscar compreensão, esclarecer dúvidas e manter entendimentos (MEDEIROS; HERNANDES, 2010, p. 15).

A comunicação ineficiente torna-se um problema nas organizações e dificultam o trabalho do secretário; pois geram conflitos exigindo do secretário habilidades para contorná-los. O código de ética do profissional de secretariado, no capítulo VI – Das relações com a Empresa, Art.10º, traz essa perspectiva:

Compete ao Profissional, no pleno exercício de suas atividades: a) identificar-se com a filosofia empresarial, sendo um agente facilitador e colaborador na implantação de mudanças administrativas e políticas; b) agir como elemento facilitador das relações interpessoais na sua área de atuação; c) atuar como figura-chave no fluxo de informações desenvolvendo e mantendo de forma dinâmica e contínua os sistemas de comunicação. (BRASIL,1989, p.2)

O secretário possui atribuições que muito se assemelham as Relações Públicas, principalmente, no que tange a interação entre os meios. A forma de se comunicar entre os públicos, faz com que as organizações se tornem mais dinâmicas no competitivo mercado de trabalho. Artico (2013, p.130) diz que o secretário executivo e as Relações Públicas possuem em comum tarefas semelhantes no que se refere a comunicação interna e externa de uma organização,

mantendo “a eficiência e eficácia da comunicação e harmonia das informações entre todos os níveis da empresa”.

Sendo assim, o Secretário Executivo exerce seu papel de gestor e articulador de processos administrativos, adotando a responsabilidade da comunicação ao zelar pelas relações do seu cargo com os demais dentro da empresa e assim se responsabilizando pelas relações da empresa com todo seus

stakeholders, e ainda observando a imagem da empresa que representa junto ao

público externo (BÍSCOLI; LOTTE, 2006, p. 169).

Outra análise é a partir das atribuições do secretário executivo elencadas na Lei 7.377, de 30 de setembro de 1985, alterado em 10 de janeiro de 1996 pela Lei 9.261, em que a maioria das atribuições se relacionam com a comunicação, pois para que haja interação entre os meios é necessário que eles se comuniquem.

I - planejamento, organização e direção de serviços de secretaria; II - assistência e assessoramento direto a executivos; III - coleta de informações para a consecução de objetivos e metas de empresas; IV - redação de textos profissionais especializados, inclusive em idioma estrangeiro; V - interpretação e sintetização de textos e documentos; VI - taquigrafia de ditados, discursos, conferências, palestras de explanações, inclusive em idioma estrangeiro; VII - versão e tradução em idioma estrangeiro, para atender às necessidades de comunicação da empresa; VIII - registro e distribuição de expedientes e outras tarefas correlatas; IX - orientação da avaliação e seleção da correspondência para fins de encaminhamento à chefia; X - conhecimentos protocolares. (BRASIL, 1985, p.1).

Observando os itens da Lei 7.377, existem três (I, II e X) que não citam diretamente a comunicação, porém para que a execução dessas atividades se concretize é necessário que haja comunicação. Através dessa analise entende-se que a base da profissão secretarial é a comunicação. O ato de comunicar-se está diretamente associado ao secretário executivo. De acordo com Durante (2012, p.56), “A comunicação é intrínseca ao trabalho secretarial, visto que praticamente todas as atividades envolvem o ato de comunicar”. Desde as atividades mais rotineiras como organizar reuniões até as mais elaboradas, como assessorar projetos, apresentar relatórios e pareceres, representar o executivo em negociações e eventos. Sendo assim, este profissional posiciona-se junto à cúpula decisória da organização, sendo cercado pelos sistemas gerenciais da organização bem como por todas as modalidades da comunicação organizacional (BÍSCOLI; LOTTE, 2006, p. 158).

Portanto, se percebe que a comunicação rodeia todas as atribuições do Secretário Executivo, o que permite a ele o desenvolvimento de uma visão abrangente do comportamento organizacional no seu ambiente interno e externo e potencializa seu auxilio na constituição de uma imagem positiva do negocio perante seus públicos.