As Relações Públicas são responsáveis pelo gerenciamento da comunicação nas organizações além de ser uma ferramenta estratégica, onde se planeja, age e executa as ações organizacionais, desenvolvendo o conhecimento, atitude e compromisso dos gestores. Sendo, portanto, a comunicação essencial para que ocorra a tomada de decisão, fazendo com que todas as informações sejam direcionadas a todos os níveis hierárquicos da empresa.
No contexto atual, o secretário executivo também está imerso a um universo de informações e cabe a este profissional a gestão das mesmas, de forma a identificar o que deve ser levado em consideração e o que pode ser descartado, o que representa um risco ou uma oportunidade de negócio. Dessa maneira, se faz necessário que a sua formação contemple conhecimentos que remetam aos processos de comunicação, informação e interação com os públicos, que se encontram no domínio de conhecimento das Relações Públicas.
O presente trabalho teve por finalidade analisar a relevância dos conhecimentos de Relações Públicas para a atuação do Secretário Executivo. Foram identificadas as atividades que fazem parte da rotina de trabalho do secretário executivo, a necessidade de conhecimentos da área de Relações Públicas para o desenvolvimento das atividades secretariais e a aquisição de conhecimentos de Relações Públicas na formação acadêmica de Secretariado Executivo.
Com o presente estudo foi possível compreender a importância dos conhecimentos em Relações Públicas pelos profissionais de Secretariado e pelos futuros profissionais na medida em que contribuem para o desenvolvimento de habilidades e competências necessárias para a realização de suas atividades e a superação de desafios impostos pela alta competitividade com que convivem as organizações.
Ficou evidente o papel da comunicação nas rotinas secretarias e na organização e que a partir dela ocorre a transmissão de informações entre os públicos. O secretário executivo possui atribuições que podem ser consideradas de Relações Públicas, principalmente, no que tange a interação entre os diferentes
públicos e que visam à constituição de uma imagem institucional positiva, evidenciando sua atuação estratégica.
Reconheceu-se que os alunos vêm buscando ampliar seus conhecimentos, onde os conhecimentos em Relações Públicas ensina-os sobre a importância da imagem da organização e que a interação entre os públicos internos e externos são essenciais para o sucesso da organização.
Conclui-se, portanto que tanto os profissionais quanto os alunos consideram relevante o domínio dos conhecimentos de RP para o desempenho profissional, dando ao secretário uma atuação em nível estratégico, destacando a comunicação como essencial nas rotinas secretarias. Espera-se que o presente estudo contribua para futuras pesquisas que explorem mais os conhecimentos de Relações Públicas como relevantes para o desenvolvimento secretarial.
A limitação do estudo está no número de profissionais acessados na coleta de dados. Devido ao baixo retorno dos profissionais não foi possível conhecer com maior amplitude a inserção das relações públicas no trabalho secretarial. Com um número maior de respondentes a pesquisa teria maior variedade de respostas, possibilitando maior exploração do assunto. Por isso, sugere-se a realização de futuras pesquisas sobre o tema, adotando outros métodos de pesquisa e de coleta de dados que possam aprofundar a temática.
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WERNER, Adriane; OLIVEIRA, Vanderleia Stace. Secretariado Executivo e
APÊNDICE A – Quadro construído para auxiliar na construção do questionário destinado aos profissionais atuantes na área secretarial Perfil dos sujeitos
(Continua) Perguntas
1. Possui registro profissional de secretário (a) executivo (a)? Se possuir, qual o ano do registro? 2. Qual seu cargo registrado na carteira profissional?
3. Há quanto tempo você atua na área secretarial? ( ) Até 1 ano ( ) mais de 1 a 3 anos ( ) mais de 3 a 5 anos ( ) mais de 5 a 7 anos ( ) mais de 7 a 10 anos ( ) mais de 10 anos
4. Qual o ramo de atividade econômica da organização em que atua? ( ) Administração pública ( ) Agricultura e afins ( ) Comércio atacadista ( ) Comércio varejista ( ) Construção civil ( ) Educação ( ) Indústria ( ) Saúde ( ) Serviços ( ) Outro. Qual? ________
5. Há quanto tempo você trabalha nesta organização? ( ) Até 1 ano ( ) mais de 1 a 3 anos ( ) mais de 3 a 5 anos ( ) mais de 5 a 7 anos ( ) mais de 7 a 10 anos ( ) mais de 10 anos
Perguntas 6. Qual o setor em que você trabalha? (Se for o caso, marque mais de uma alternativa): ( ) Administrativa ( ) Comercial ( ) Contábil ( ) Financeira ( ) Fiscal ( ) Jurídico ( ) Marketing ( ) RH ( ) Outro___________
7. Quantos funcionários trabalham na organização?
Objetivo: Identificar as atividades que fazem parte da rotina de trabalho do secretário executivo
(Continua)
Fundamento teórico Perguntas
Werner e Oliveira (2014, p. 22), informam que a área de relações públicas abriga uma grande variedade de funções, como: as várias formas de comunicação dirigida; as diversas alternativas de relacionamento com a comunidade; a comunicação com clientes, investidores, fornecedores e parceiros de negócios; o gerenciamento de crises; as relações com a mídia (assessoria de imprensa e formação de porta-vozes); as pesquisas de opinião e de mercado; o planejamento de eventos, entre outras. O autor divide as relações públicas cinco áreas: Pesquisa: O profissional promove pesquisa de sondagem de opinião pública e audiência, analisar os resultados obtidos para poder traçar diagnósticos e prever ações, definir e entender os públicos estratégicos da empresa e detectar situações que envolvem a imagem da empresa perante
a opinião pública.
8. Quais são suas atividades /responsabilidades? (Você pode marcar mais de uma alternativa).
( ) Assessoria aos gestores/ superiores / diretores ( ) Cogestão/ gestão secretarial
( ) Agendamentos
( ) Atendimentos a clientes internos e externos
( ) Transmissão e difusão das informações, através da gestão de informações e de documentos;
( ) Elaboração de documentos
( ) Manutenção de arquivos (arquivística) ( ) Planejamento e execução de reuniões ( ) Planejamento e organização de viagens
( ) Planejamento, execução e avaliação de eventos ( ) Coordenação de pessoas ou equipes
(Conclusão)
Fundamento teórico Perguntas
Assessoria e consultoria: O profissional age sugerindo e definido as políticas de comunicação da empresa. Planejamento: O profissional participa do planejamento estratégico, elaborando e planejando campanhas institucionais e de operações de relações públicas. Execução: O profissional de interagir com os públicos internos e externos favorecendo a comunicação da empresa. Avaliação: O profissional deve avaliar se a qualidade da comunicação entre relacionamento organização-públicos está satisfatória para a manutenção da boa imagem da organização.
Kunsch (2003, p.126), informa que as atividades de relações públicas são: realizar pesquisas e auditorias de opinião e imagem; diagnósticos de pesquisas e de auditoria de opinião e imagem; planejamento estratégico de comunicação institucional; pesquisa de cenário institucional; Estabelecer programas que caracterizem a comunicação estratégica para criação e manutenção do relacionamento das instituições com seus públicos de interesse; planejar, coordenar e executar programas de interesse comunitário; de informação para a opinião pública; comunicação dirigida; utilização de tecnologia de informação aplicada à opinião pública; esclarecimento de grupos, autoridades e opinião pública sobre os interesses da organização; dedicar-se ao ensino de disciplinas de teoria e técnicas de relações públicas; avaliar os resultados dos programas obtidos na administração do processo de relacionamento das entidades com seus públicos. Kunsch (2009, p. 204), destaca que “as relações públicas devem gerenciar a comunicação nas organizações e têm de ser encaradas como uma função estratégica, como valor econômico, não periférico, cosmético e dispensável”. O RP deve administrar estrategicamente a comunicação das organizações com seus públicos, atuando com total sintonia com as demais modalidades da comunicação integrada que são: a administrativa, interna, institucional e mercadológica.
( ) Coordenação de projetos
( ) Auxílio na comunicação estratégica da organização com seus públicos de interesse
( ) Realização de pesquisa de opinião pública sobre serviços, produtos ou imagem da empresa
( ) Analise de indicadores
( ) Realização de diagnósticos e planejamento de ações que envolvem a imagem da empresa.
( ) Auxílio na definição de políticas de comunicação empresarial ( ) Participação na elaboração do planejamento estratégico ( ) Participação no cumprimento do planejamento estratégico
( ) Desenvolvimento de ações com o público interno ou externo que envolvem a imagem da empresa
( ) Avaliação de resultados obtidos com programas de relacionamento com os públicos.
( ) Planejamento e acompanhamento de ações da empresa com a comunidade (ações comunitárias)
( ) Outro_____________
9. Sua empresa desenvolve ações com a comunidade visando promover a imagem institucional?
10. Quais ações são desenvolvidas com a comunidade visando promover a imagem institucional?
11. Qual o seu envolvimento nessas ações?
12. Sua empresa costuma divulgar interna e externamente ações desenvolvidas?
13. Quais meios a sua empresa usa para divulgar interna e externamente as ações desenvolvidas?
14. Qual o seu envolvimento no processo de divulgação das ações desenvolvidas?
15. A comunicação é considerada uma ferramenta estratégica para as organizações. Na sua empresa como é gerenciada a comunicação?
(Continua)
Fundamento teórico Perguntas
Kunsch (2003, p. 128), informa que para que o profissional de relações públicas desempenhe sua missão são necessárias algumas habilidades como o domínio da língua portuguesa; conhecimento de pelo menos um idioma estrangeiro; conhecimento de administração; marketing; visão estratégica de negócios; saber planejar e planejar-se; capacidade administrativa e de articulação política e equilíbrio emocional.
O mesmo autor destaca que “as relações públicas devem gerenciar a comunicação nas organizações e têm de ser encaradas como uma função estratégica, como valor econômico, não periférico, cosmético e dispensável”. O RP deve administrar estrategicamente a comunicação das organizações com seus públicos, atuando com total sintonia com as demais modalidades da comunicação integrada que são: a administrativa, interna, institucional e mercadológica.
O profissional de RP deve buscar sempre a capacidade de aprimorar seus conhecimentos a fim de se adaptar a diversas mudanças que possam ocorrer na organização. Segundo Junior (2006, p. 128) “O profissional de Relações Públicas da atualidade é o gestor dos processos de comunicação da organização, trabalha com as práticas modernas da administração e, principalmente, com as ferramentas de planejamento”.
Seiblitz (2000, p. 49) compara o secretário executivo a um assessor de imprensa, pois precisa conhecer a empresa em que trabalha e estar consciente sobre quais os objetivos que ela almeja atingir, qual é a sua área de atuação e quais seus produtos, fornecedores, concorrentes. A função do secretário executivo é cada vez mais gerencial. Dessa forma, ele necessita desenvolver habilidades de percepção estratégica do negocio aonde atua. Da mesma forma, o profissional de relações públicas precisa está engajado e comprometido com a organização em que representa, bem como conhecer profundamente a gestão da organização e as estratégias do negocio para poder prestar os aconselhamentos necessários na intermediação dos contatos da empresa com os clientes internos e externos (WERNER; OLIVEIRA, 2014, p.8).
16.Que conhecimentos você julga necessários para você desenvolver as suas atividades de forma competente. (Você pode marcar mais de uma alternativa):
( ) Administração da produção
( ) Administração e Assessoria de Relações Públicas ( ) Auditoria ( ) Cerimonial e protocolo ( ) Comercial ( ) Comunicação organizacional ( ) Contábil ( ) Desenvolvimento organizacional ( ) Empreendedorismo ( ) Engenharia de desenvolvimento ( ) Estatístico ( ) Gestão ambiental ( ) Gestão de conflitos ( ) Gestão de pessoas ( ) Gestão de negócios ( ) Gestão do conhecimento ( ) Gestão tributária ( ) Língua portuguesa ( ) Língua inglesa ( ) língua espanhola ( ) Logística ( ) Orçamentos e custos ( ) Organização de eventos ( ) Ouvidoria ( ) Planejamento estratégico ( ) Psicologia social
( ) Redação oficial e empresarial ( ) Relações governamentais
Fundamento teórico Perguntas ( ) Relações humanas
( ) Responsabilidade , saúde e segurança do trabalho ( ) Responsabilidade social
( ) Suprimentos
( ) Técnicas de secretariado ( ) Tecnologia da informação ( ) Treinamento e seleção ( ) Visão estratégica de negócios ( ) Outros: __________________
disciplina de relações públicas (2014.2) da UFC
Perfil dos sujeitos
(Continua) Perguntas
1.Atualmente você trabalha na área secretarial? Não ( )
Sim ( )
2. Quais são suas atividades /responsabilidades? (Você pode marcar mais de uma alternativa). ( ) Assessoria aos gestores/ superiores / diretores
( ) Cogestão/ gestão secretarial ( ) Agendamentos
( ) Atendimentos a clientes internos e externos
( ) Transmissão e difusão das informações, através da gestão de informações e de documentos; ( ) Elaboração de documentos
( ) Manutenção de arquivos (arquivística) ( ) Planejamento e execução de reuniões ( ) Planejamento e organização de viagens
( ) Planejamento, execução e avaliação de eventos ( ) Coordenação de pessoas ou equipes
( ) Coordenação de projetos
( ) Auxílio na comunicação estratégica da organização com seus públicos de interesse
( ) Realização de pesquisa de opinião pública sobre serviços, produtos ou imagem da empresa ( ) Analise de indicadores
( ) Realização de diagnósticos e planejamento de ações que envolvem a imagem da empresa. ( ) Auxílio na definição de políticas de comunicação empresarial
( ) Participação na elaboração do planejamento estratégico ( ) Participação no cumprimento do planejamento estratégico
( ) Desenvolvimento de ações com o público interno ou externo que envolvem a imagem da empresa ( ) Avaliação de resultados obtidos com programas de relacionamento com os públicos.
( ) Planejamento e acompanhamento de ações da empresa com a comunidade (ações comunitárias) ( ) Outro_____________
Perguntas
3. Que conhecimentos você julga necessários para você desenvolver as suas atividades de forma competente. (Você pode marcar mais de uma alternativa): ( ) Administração da produção
( ) Administração e Assessoria de Relações Públicas ( ) Auditoria ( ) Cerimonial e protocolo ( ) Comercial ( ) Comunicação organizacional ( ) Contábil ( ) Desenvolvimento organizacional ( ) Empreendedorismo ( ) Engenharia de desenvolvimento ( ) Estatístico ( ) Gestão ambiental ( ) Gestão de conflitos ( ) Gestão de pessoas ( ) Gestão de negócios ( ) Gestão do conhecimento ( ) Gestão tributária ( ) Língua portuguesa ( ) Língua inglesa ( ) língua espanhola ( ) Logística ( ) Orçamentos e custos ( ) Organização de eventos ( ) Ouvidoria ( ) Planejamento estratégico ( ) Psicologia social
( ) Redação oficial e empresarial ( ) Relações governamentais ( ) Relações humanas
( ) Responsabilidade , saúde e segurança do trabalho ( ) Responsabilidade social
( ) Suprimentos
( ) Técnicas de secretariado ( ) Tecnologia da informação
(Conclusão) Perguntas
( ) Treinamento e seleção ( ) Visão estratégica de negócios