A reflexão sobre o acervo das experiências adquiridas na GIPPD

Ao relatar a reflexão sobre acervo da experiência da GIPPD, destacam-se dois aspectos: gestão do conhecimento e memória técnicos, havendo ligação direta entre ambos. Na memória técnica há acumulação de informações e na gestão do conhecimento, há o processamento das informações pelos envolvidos na GIPPD. O processo de aprendizagem durante a execução dos projetos é destacado por PELLEGRINELLI & BOWMAN (1994), ao considerarem que o bom emprego deste conhecimento é um desafio da GIPPD.

Neste sentido, PETERS & HOMER (1996), analisam o aprendizado para a liderança, geração de qualidade e influência de mudanças nos projetos. Abordam que o que se aprende deve ser primeiro aplicado, para depois ser adotado efetivamente. Assinalam que o aprendizado no ambiente de trabalho encoraja a experimentação e promove a aplicação das lições aprendidas a situações reais. Nesse modelo, PETERS & HOMER (1996), afirmam que projeto é um negócio de pessoas, em que os relacionamentos são a chave do seu sucesso. Entre os fatores que contribuem para o sucesso do projeto, estão: logísticos, contratos, prazos, custos, conhecimentos, aceitação, lideranças, aprendizado e melhorias. Absorção das experiências obtidas em projetos realizados é fundamental para a capacitação dos gerentes de projeto, permitindo o dimensionamento adequado de novos projetos de acordo com desenvolvimento gerencial dos GPs.

GATTONI (2001) ao tratar da gestão do conhecimento cita Sveiby que considera que os ativos intangíveis constituem-se de competências, relacionamentos e informações, considerando as experiências adquiridas no gerenciamento. Experiências estas capazes de tornar a GIPPD mais efetiva, pelo aprendizado de acertos e erros. Nos fatores apontados sobre a aplicação de experiências adquiridas pela instituição de P&D na execução de projetos, a absorção dessas experiências é essencial para a sobrevivência da instituição, sendo um dos desafios da GIPPD a criação de mecanismos que possibilitem a absorção desses conhecimentos em novos projetos. Particularizando a questão da gestão do conhecimento voltada para projetos, MENDES, TAPAJÓS & CONTE (2003) apresentam sistema de gestão de talentos de equipe de projeto, a qual trata do mapeamento de competências tendo como foco os aspectos do conhecimento

intangível.

A gestão do conhecimento é abordada por SYLVESTRE, ALCÂNTARA & NOBRE (2002), ao enfatizarem que mais importante que gerenciar projetos é saber que não há ferramenta pronta e acabada para GIPPD, ela é adaptada pelas experiências adquiridas. RIBEIRO (2000) afirma que não há uma forma definida que garanta a melhor prática para gestão dos projetos de um centro tecnológico. Aponta para a necessidade da contribuição de competências, permitindo a construção de um sistema de informações adequado à realidade da instituição.

No contexto da América Latina, não é vista como importante na gestão institucional de projetos, a formação de memória técnica e administrativa (o histórico) na gestão de projetos executados pelas instituições de P&D. Isso resulta em repetir erros cometidos no passado na não utilização de experiências bem sucedidas. A existência dessa ferramenta gerencial deve constituir um dos elementos da gestão dos projetos de P&D, como fonte de informações gerenciais para obtenção de bons resultados em novos projetos (SKROBOT, 1997).

A importância do sistema de memória técnica é apontada por RAW (1998), ao alertar que os institutos tecnológicos sofrem mutações no quadro de pesquisadores, sobretudo com os mais competentes, e sem os quais o futuro dos jovens admitidos seria comprometido. O relatório WAITRO (1996), sobre institutos tecnológicos, aponta que este tipo de organização além do esforço de marketing e planejamento deve treinar os seniores para identificarem oportunidades e estabelecerem programas e projetos de P&D no mercado em geral e na indústria.

A validação da absorção de experiências anteriores na GIPPD é destacada por SALVE (1995), ao ressaltar que para o desenrolar do projeto é necessário um arquivo bem gerenciado. Classificam-se estes documentos em três partes: documentos de gestão do projeto, documentos técnicos, documentos para aprender e aplicar o aprendido à gestão de novos projetos. Os documentos do arquivo devem estar classificados e ser de fácil recuperação. A informática proporciona funções adequadas à gestão desses tipos de arquivos. Deve-se lembrar que é necessário dispor de pessoal encarregado dessa tarefa, bem como a existência de documentos necessários para a concretização da memória técnica/administrativa/gerencial. SALVE (1995) destaca a importância da memória do projeto (incluindo descrição, objetos, planejamento e

orçamento), de informações de seguimento, das informações técnicas, atas de reuniões, procedimentos adotados, correspondências emitidas e recebidas, entre outros.

A estruturação teórica apresentada aponta para a complexidade da GIPPD na integração com a gestão institucional nos aspectos de planejamento estratégico, recursos humanos, financeiros, coordenadorias, administração geral, qualidade e o acionar institucional sobre seus programas e projetos de P&D. Associados ao contexto da comunicação e da estrutura organizacional que afetam a organização e suas formas de gestão, demonstram que deve haver responsabilidade dos envolvidos com o trabalho via projetos de P&D. Pois o negligenciamento da GIPPD, através de suas dimensões pode comprometer a sobrevivência da instituição. Nesta direção, vale lembrar o perigo que correm este tipo de instituição, ao se voltar à prestação de serviços tecnológicos e consultorias, em busca de autosustentação financeira.

Após o levantamento da literatura e reflexão sobre os temas da gestão de projetos de P&D estruturou-se uma das possíveis GIPPD conforme mostrado na Figura 2.4. Centros de P& D G estão Institucional Ambiente Institucio- nal Estrutura Organiza- cional Adm. Geral RH Planej. Estraté- gico Progra- ma de Qualida de Ativida- des Ligadas à Gestão Institu- cional de Projetos

G estão Institucional de Projetos de P& D

Planejamen- to de Programas e Projetos Adminis- tração Geral dos Projetos Acompa nhamen- to dos Projetos Acionar sobre os GPs Reflexão sobre os Programas e Projetos Divulga- ção de Programas e Projetos Sistema Financeiro

Nesta estrutura teórica apresenta-se organizada em grandes áreas da Gestão Institucional - GI ( Ambiente institucional, estrutura organizacional, administração geral/sistema financeiro, recursos humanos, planejamento estratégico e programa de qualidade). Gestão Institucional de Projetos (GIPPD) foram considerados temas e seus elementos (Planejamento de programas e projetos, administração geral dos projetos,

acompanhamento dos projetos, acionar sobre os GPs, reflexão sobre programas e projetos e divulgação de programas e projetos).

A GI com suas áreas e a GIPPD com seus temas escolhidos, foram consideradas por influenciarem e serem influenciados diretamente ou indiretamente, entre si, na gestão do dia a dia de uma instituição tecnológica.