Capítulo 5 – Apresentação e Discussão dos Resultados
5.1. A Série Informacional “Processos Individuais”
A avaliação da ideia de integração de todos os PI’s da Universidade do Porto na UGRH localizada na Reitoria, e a recolha de dados referentes à quantidade de processos através das entrevistas e deslocações realizadas às Entidades Constitutivas para estimar as necessidades de armazenamento, mostram que se torna impraticável a incorporação de todos os PI’s neste depósito. Acresce que se tem tornado corrente a prática de deixar o Processo Individual no organismo em que o trabalhador tem o seu posto de trabalho.
Tabela 10: PI's por Unidade Orgânica
Processos Individuais por Unidade Orgânica
SPUP/Reitoria 2765 FBAUP 107 FAUP 113 FLUP 272 FFUP 123 FMDUP 92 ICBAS 377 FEUP 776 SASUP 179 FADEUP 109 FMUP 508 FEP 189 FCUP 379 FPCEUP 132 FDUP 65 CDUP 7 FCNAUP 54 TOTAL 6247
Este é um aspeto que reflete duas opções que se sucederam no tempo e que requer uma revisão urgente. O elevado número de PI’s nos SPUP/Reitoria deve-se ao facto de na UGRH existirem PI’s de trabalhadores de todas as Entidades Constitutivas, possuindo, em muitos casos, processos duplicados nos SPUP e no organismo onde o trabalhador exerce. Caso os PI’s estivessem completamente unificados, estima-se que o número fosse igual ao do número de trabalhadores no ativo: 3957.
A fim de colmatar outra necessidade, foi desenvolvido o procedimento para a Gestão Física dos PI’s que devem estar conformes ao GRH e devidamente atualizados nas folhas de cálculo Excel. Para fazer cumprir o regulamento do CRSCUP, os procedimentos desenvolvidos tentam elaborar uma grelha de passos ou tarefas a desenvolver no que
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concerne ao tratamento e gestão eficaz e eficiente da série informacional, em formato físico, de Processos Individuais.
Estes procedimentos são definidos pelo serviço e devem ser mantidos para todos de forma semelhante. Podem e devem sofrer alterações por forma a melhorar o desempenho do serviço e dos trabalhadores, e, como tal, devem ser facilmente percebidos por todos os afetos ao serviço.
A implementação destes procedimentos tem como objetivos gerais:
Uniformização do Processo Individual de Trabalhador em toda a Fundação; Agilização no acesso à informação;
Arquivamento correto e simplificado da documentação de suporte à informação do trabalhador;
Potenciar o trabalho no Serviço de Recursos Humanos.
Tendo como alvo de aplicação a série informacional já referida (em todas as localizações físicas) foram utilizadas nas tarefas desenvolvidas as normas e orientações de Gestão de Informação na U.Porto49, tendo estas como destinatários os serviços e unidades da
Fundação e o objetivo de fortalecer e facilitar o desempenho de funções através de uma organização estruturada da informação. Estas normas U.Porto deverão ser, acima de tudo, seguidas com intuito de harmonizar as práticas entre Unidades Orgânicas, o que se concretizou, desde já, com as unidades referentes à Gestão de Informação de RH e no que diz respeito à informação sobre Processos Individuais.
1º Novo Processo
O novo processo desenhado consiste na abertura do processo individual de um trabalhador, com intuito de registar toda a sua atividade no decorrer da sua permanência na U.Porto.
a) Abertura de Processo: Registo do nome completo e do número mecanográfico do
titular do processo na unidade física (capa) utilizada para acondicionar os documentos que o irão integrar.
Nome completo: registado de modo visível no lado exterior da capa, por extenso,
com carateres legíveis manuais ou digitalmente elaborados e, preferencialmente, em maiúsculas.
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Normas e Orientações – Recursos Humanos [em linha] – TIC: Tecnologias de Informação e Comunicação – U.Porto, 2013. [Consult. 11 nov. 2014]. Disponível na Internet <URL
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Número mecanográfico: registado de modo visível no lado interior da capa, com
carateres legíveis manuais ou digitalmente elaborados.
b) Criar separador: Mantendo a ordenação alfabética deve-se inserir um novo separador
na gaveta onde se vai armazenar o novo processo (ter cuidado com o tipo de separador, cada tipo de ficheiro de quatro gavetas suporta separadores diferentes):
Etiqueta: cada separador tem uma etiqueta para identificar o processo individual ali
presente. A etiqueta deve possuir a forma de ordenação presente no arquivo, neste caso o nome do trabalhador, completo e por extenso, com carateres legíveis manuais ou digitalmente elaborados e, preferencialmente, em maiúsculas.
c) Inserir e numerar páginas: os documentos que são inseridos no PI de um trabalhador
devem ser numerados por data de chegada ao processo, desta feita, existindo uma numeração cronológica ascendente:
A numeração dos documentos é sequencial, sendo o número 1 atribuído à primeira folha;
A numeração deverá ser registada no canto superior direito de cada folha;
A numeração não deverá sobrepor-se a qualquer informação anteriormente registada na folha;
d) Erro de Numeração: o erro de numeração pode ocorrer por omissão de registo
numérico ou por um registo não sequencial da numeração:
Omissão de registo: este erro colmata-se se a cada folha não numerada for
atribuído um número igual à folha anterior, acrescido da primeira letra do alfabeto e sucessivas, no caso de ser mais do que uma folha;
Registo não sequencial: este erro pode dever-se à duplicação ou à não utilização
de um número sequencial:
o Duplicação: o erro colmata-se da mesma forma que uma omissão de registo;
o Não utilização: o erro colmata-se pela introdução de uma folha onde se
explicite com clareza o erro de numeração cometido.
e) Atualizar dados: os processos individuais criados devem ser devidamente atualizados
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2º Integração de Processo/Documento e Novo Volume
Os trabalhadores da U.Porto, desenvolvendo funções em mais do que uma UO, por vezes acumulam processos individuais em vários locais. Esses processos devem ser devidamente integrados nos processos individuais dos vários arquivos.
f) Integração:
PI’s Ativos: Dependendo do volume de informação:
o Folha(s)/documento(s): avaliar informação e seguir linhas de orientação
dadas em c);
o Processos/Volumes: avaliar informação e arquivar no processo individual
seguindo a numeração anteriormente atribuída.
PI’s desativados: Igual ao anterior
PI’s aposentados: Dependendo da localização do mesmo:
o Arquivo aposentados (2007 - ):
avaliar a informação e adicionar ao processo;
alterar informação no ficheiro “Aposentados a partir de 2007.xls” disponível na pasta partilhada.
o Gestão de informação (até 2006): enviar para a Gestão de Informação
g) Abertura de novo volume: o número de folhas por volume (capa) recomenda-se a um
máximo de 200.
Se um processo contiver menos de 200 folhas e for necessário incluir um documento que ultrapasse esse número, deve ser aberto um novo volume com esse documento, seguindo a numeração do volume precedente;
A abertura de um novo volume deve conter informação sobre o volume precedente, devendo estes estar devidamente numerados.
3º Não Ativo
O Processo Individual de um trabalhador que acabou a sua relação jurídica com a U.Porto mas não por motivos de aposentação deve ser guardado em local próprio e conservado de forma permanente.
h) Prazos de Conservação e Destino Final:
Conservação temporária de PI’s desativados: o processo de um trabalhador
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conservado no arquivo ativo. A sua instalação deve ser separada dos processos em estado ativo.
i) Transferência de PI’s: a transferência dos processos de localização ativa para não ativa
deve ocorrer uma vez por ano e quando tiver ocorrido um ano sobre a inatividade desse trabalhador.
4º Morte ou Aposentação
O Processo Individual de um trabalhador que cessou a sua relação jurídica com a U.Porto por motivos de morte ou aposentação deve ser guardado em local próprio e conservado pelo Serviço de RH até envio para digitalização na Unidade de Gestão de Informação da Reitoria da Universidade do Porto.
j) Prazos de Conservação e Destino Final:
Conservação temporária de PI’s: quando um funcionário cessa funções por
morte ou aposentação, o processo deve ser devidamente sinalizado como tal (referência na capa do processo) e transferido do arquivo ativo para o arquivo aposentados;
Transferência Arquivo Aposentados: a transferência dos processos de
localização ativa para aposentada deve ocorrer quando sair em Diário da República informação sobre Aposentação de trabalhador;
Atualizar dados: os processos individuais de trabalhadores que faleceram ou se
aposentaram devem ser devidamente atualizados nos ficheiros Excel disponíveis na pasta partilhada com os nomes: PI’s Ativos e Não Ativos.xls, de onde devem ser retirados e Aposentados a partir de 2007.xls, onde devem ser inseridos;
Transferência de Ficheiros para Caixas: sempre que não houver espaço
suficiente para armazenamento de PI’s nos ficheiros disponíveis no Arquivo Aposentados, os Processos com a data mais antiga podem ser transferidos para caixas devidamente numeradas e completas com um índice disponível na pasta partilhada com o nome Template índice caixa aposentados.doc. Essas caixas serão armazenadas em estantes nesse mesmo arquivo.
5º Requisição: Sempre que um Processo Individual é levantado do arquivo deve ser
preenchida uma ficha de identificação desse Processo e da pessoa que o levantou.
k) Modelo de Requisição (no Serviço): Dentro do Serviço, qualquer trabalhador pode
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l) Modelo de Requisição (fora Serviço): Fora do Serviço, o trabalhador que requer o
Processo Individual deve ser acompanhado até ao arquivo por um responsável para o efeito que acompanhe o processo e que o informe do preenchimento do modelo apresentado.
Ambas as grelhas estarão disponíveis no arquivo, numa pasta devidamente identificada perto da porta de entrada.
6º Prazos de Conservação e Destino Final
As requisições que tiverem sido completadas, isto é, em que o processo já foi devolvido, podem ser eliminadas ao fim de um ano. A verificação do estado das devoluções de processos deve ser feita antes de qualquer eliminação
7º Os processos individuais dos trabalhadores da U.Porto podem ser cedidos para consulta a autoridades judiciais
O pedido de consulta e cedência temporária de processo deverão ser autorizados pelo responsável máximo da instituição ou em quem ele delegar;
O processo a ceder ao exterior deverá ser reproduzido na íntegra em formato PDF/A;
O processo devolvido deverá ser conferido e verificada a sua integridade e estado de conservação.
REQUISIÇÃO PROCESSO INDIVIDUAL
Sigla Nome: Requisição Devolução Processo(s): ___ /___ /___ ___ /___ /___
Dia Mês Ano Dia Mês Ano
REQUISIÇÃO PROCESSO INDIVIDUAL
Nome: Requisição Devolução
Serviço: ___ /___ /___ ___ /___ /___
Processo(s): Dia Mês Ano Dia Mês Ano (assinatura requerente) (assinatura requerente) (assinatura responsável
SRH)
(assinatura responsável SRH)
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8º Saída de Processo Individual de trabalhador da U.Porto para outra Instituição
A cessação de funções na U.Porto por parte de um trabalhador pode conduzir à necessidade de ceder a outra instituição o respetivo Processo Individual.
A área funcional RH deverá arquivar no processo a informação que documenta a cessação da relação jurídica de emprego;
O processo deverá ser reproduzido na íntegra em formato PDF/A.
9º Consulta do processo pelo titular
A consulta do processo deverá ser autorizada pelo dirigente da Unidade de Gestão de RH;
A consulta do processo deverá ser presencial, isto é, acompanhada por um trabalhador da Unidade de Gestão de RH.
10º Transferência de PI’s para Gestão de Informação
Quando possível, e quando o processo estiver devidamente finalizado, este deve ser transferido para a Unidade de Gestão de Documentação e Informação da UPdigital.
Modelo de Transferência: o modelo de transferência de documentos do Serviço de RH para a Unidade de Gestão de Documentação e Informação está disponível na pasta partilhada com o nome Transferência PI.doc, e deve ser acompanhado do modelo Transferência PI.xls.
Anexo ao procedimento para a gestão física dos processos individuais, e para simplificar o acesso à informação dentro do processo individual, foi desenvolvido um Guia para gestão do conteúdo dos processos individuais. Este guia estabelece as linhas de orientação para a definição da estrutura de cada Processo Individual e a sua subdivisão por assuntos. Com o intuito de padronizar todos os Arquivos de Processos Individuais de Trabalhador ao nível da Universidade do Porto, são aqui definidos os documentos de suporte relativos a cada trabalhador que devem estar num Processo Individual, por forma a agilizar o acesso à informação neles contida.
Este guia visa a aplicação a toda a U.Porto e normaliza as atividades a adotar face a um Processo Individual em todos os seus blocos constitutivos. A responsabilidade da sua organização e atualização está a cargo da Unidade de Gestão de RH. A subdivisão dos Processos Individuais de Trabalhador deve ser uniforme em todas as Unidades Orgânicas da
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Universidade do Porto, devendo estas orientações ser implementadas à documentação a incorporar no Processo Individual. A documentação já presente no mesmo processo deve ser incorporada nos assuntos de forma gradual.
Tendo como base as necessidades das UO’s/SA’s e a estruturação definida em cada uma, - recolhidas através de entrevistas e análise dos arquivos – (Tabela 11), foi definida uma estrutura que abarca os assuntos identificados em PI’s, isto é, um classificador que visa organizar por assunto/tipologia documental e data de chegada a informação dos PI’s, que foi posteriormente validado, que orientará a organização interna dos PI’s, evitando-se secções como “Outros” ou “Diversos”, geradores quer de ruído, quer de silêncio nos processos de recuperação de informação. Para a definição destas categoriastentou-se, também, incorporar o esquema global de subdivisões presentes no GRH, fomentando a aproximação entre a gestão física e a digital.
Tabela 11: Tratamento Processos Individuais nas UO's
UO Estrutura Atualização Digital
SPUP/Reitoria Ordem chegada Sim Não
FAUP Ordem chegada Sim Não
FFUP Ordem chegada Sim Não
ICBAS Categorias Sim Não
SASUP Categorias Sim Sim
FMUP Ordem chegada Sim Não
FCUP Categorias Sim Não
FDUP Categorias Sim Não
FBAUP Ordem chegada Sim Sim
FLUP Ordem chegada Sim Não
FMDUP Ordem chegada Sim Não
FEUP Ordem chegada Sim Não
FADEUP Categorias Sim Não
FEP Ordem chegada Sim Não
FPCEUP Ordem chegada Sim Não
FCNAUP Ordem chegada Sim Não
CDUP Ordem chegada Sim Não
A subdivisão dos Processos Individuais deve respeitar a seguinte estrutura (estrutura completa em Anexo 7 – Guia para gestão de processos individuais):
103 Assiduidade e Férias Dados Biográficos Habilitações Proteção Social/Seguros Avaliação de desempenho Vencimento/Outros Abonos
Licenças, dispensas de serviço, acumulação de funções
Mobilidade
Assuntos Jurídicos.
Desta forma, a estruturação do PI deixa de ser de base cronológica (ordem de chegada), e passa a ser sistemática, com uma estrutura de assuntos que, a um segundo nível, são organizados cronologicamente. No caso da incorporação dos Processos Individuais, a Unidade de Gestão de Documentação e Informação fornece o Guia de transferência de processos individuais de pessoal (Anexo 2 – Guia de Transferência de Processos Individuais de Pessoal), que orientará a transferência dos PI’s de aposentados para essa Unidade.
Para finalizar, além das necessidades estabelecidas, e pensando no desenvolvimento futuro, definiram-se os passos a seguir para a digitalização dos PI’s, não só de aposentados, mas também ativos e desativados, passando a consulta aos processos individuais a estar disponível via web e não necessitando da deslocação ao arquivo para obter essa informação.
A digitalização do Processo Individual fomenta a eficácia e eficiência do serviço pois, com critérios de pesquisa e com uma estrutura para o processo individual bem definida, qualquer informação sobre um trabalhador ficaria rapidamente acessível e passível de preservação no conjunto informacional em que se insere. Um dos objetivos principais da opção de digitalização de PI’s é a sua disponibilização via web independentemente do local físico em que se encontre, fomentando o trabalho em equipa e a existência de um efetivo serviço partilhado, em que a informação está disponível e pode ser trabalhada em meio digital.
Os passos a dar para a sua concretização são:
Estruturação física do PI por categorias e subcategorias;
Higienização e harmonização da documentação do PI;
Digitalização com OCR, possibilitando uma indexação “full text” e dando origem a um PDF/A;
Para além da metainformação descritiva dos registos, garantir a possibilidade de capturar metainformação técnica aquando do processo de digitalização e gerar metainformação estrutural, administrativa e de preservação, para
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garantir a autenticidade, integridade e inteligibilidade da informação, a preservação e o acesso continuado no longo termo;
PDF devidamente categorizado e subcategorizado;
Possibilidade de inserção/edição/eliminação de metainformação e categorias;
Possibilidade de inserção de novos documentos e datação dos mesmos;
Definição de critérios de pesquisa;
Possibilidade de pesquisa em “full text”;
Garantir a gestão digital da metainformação e objetos digitais que integram o PI (Sistema de Gestão Documental, Sistema de Gestão Arquivo, Repositório Digital ou outro).
Além destes requisitos, e após a digitalização dos processos estes devem:
Estar sempre disponíveis, para acesso, ao trabalhador a que pertence;
Estar sempre disponíveis, para acesso e edição, ao trabalhador da UGRH em qualquer Entidade Constitutiva.