Serviços Partilhados da
Universidade do Porto
Serviço de Recursos Humanos
Unidade de Gestão de Recursos
Humanos
Guia para gestão de Processos Individuais
Processo(s): Gestão de Informação
Data: 09 de junho de 2015
Versão: 1.5
Autor: André Miguel Alves Pinto Verificado por: Ana Luísa Marques Aprovado por:
Serviços Partilhados da Universidade do Porto Guia Estrutural para Arquivo em Processos Individuais
Data: 09-06-2015 Versão: 1.5
Processo de Gestão de Informação Autor: André Pinto
Serviço de Recursos Humanos – Unidade de Gestão de Recursos Humanos 150
Sumário
1 Âmbito ... 151
2 Aplicação ... 151
3 Objetivos ... 152
4 Guia... 152
4.1 Normas e Orientações de Gestão de Informação na U.Porto ... 152
4.2 Descrição do Procedimento ... 152
Serviços Partilhados da Universidade do Porto Guia Estrutural para Arquivo em Processos Individuais
Data: 09-06-2015 Versão: 1.5
Processo de Gestão de Informação Autor: André Pinto
Serviço de Recursos Humanos – Unidade de Gestão de Recursos Humanos 151
1
ÂMBITO
O presente guia refere-se aos Processos Individuais que se enquadram dentro do Serviço de Recursos Humanos dos Serviços Partilhados da Universidade do Porto. Segundo o regulamento de Centro de Recursos e Serviços Comuns da Universidade do Porto, aprovado por deliberação do Conselho Executivo de 19 de setembro de 2013, no seu Anexo III – Estrutura Organizacional, Finalidades e Competências dos Serviços, ponto C. Serviço de Recursos Humanos, no que confere às competências na sua alínea d), este serviço deve “Assegurar a gestão administrativa dos recursos humanos da U.PORTO, no que respeita a processamento de remunerações, outros abonos e descontos, elaboração de mapas de horários, controlo da assiduidade, declarações de rendimentos, benefícios sociais de trabalhadores e familiares, trabalho extraordinário, deslocações em serviço e gestão dos processos individuais;” e no que confere à Unidade de Gestão de Recursos Humanos, na sua alínea o), tem como função “Gerir o arquivo, mantendo-o devidamente organizado e atualizado”.
Para fazer cumprir este regulamento, o guia aqui apresentado elabora uma grelha de passos ou tarefas a desenvolver no que concerne ao tratamento e gestão eficaz e eficiente do arquivo físico de Processos Individuais.
Os modelos de procedimentos e guias são definidos pelo serviço e devem ser mantidos para todos de forma semelhante. Estes modelos, procedimentos e guias não são balizados, podem e devem sofrer alterações por forma a melhorar o desempenho dos serviços e dos trabalhadores, como tal devem ser facilmente percebidos por todos os trabalhadores afetos ao serviço(s) onde estes se inserem.
O Processo Individual de Trabalhador, gerido pela Unidade de Gestão de Recursos Humanos, refere- se à documentação relativa aos atos da vida funcional do trabalhador, tratando-se de informação de natureza diversificada que resulta da relação jurídica de emprego do trabalhador.
2
APLICAÇÃO
O presente guia, cumprindo o âmbito e objetivo da Fundação, pretende a uniformização da organização dos Processos Individuais de Trabalhador, neste caso, no que concerne aos documentos em suporte papel.
O Guia para Arquivamento em Processos Individuais estabelece as linhas de orientação para a definição da estrutura de cada Processo Individual, sua subdivisão por assuntos, execução, atualização e forma de arquivo.
Com o intuito de padronizar todos os Arquivos de Processos Individuais de Trabalhador ao nível da Universidade do Porto, são aqui definidos os documentos de suporte relativos a cada trabalhador que devem estar num Processo Individual, por forma a agilizar o acesso à informação neles contida.
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Data: 09-06-2015 Versão: 1.5
Processo de Gestão de Informação Autor: André Pinto
Serviço de Recursos Humanos – Unidade de Gestão de Recursos Humanos 152 Este guia aplica-se a toda a U.Porto e normaliza as atividades a adotar face a um Processo Individual em todos os seus blocos constitutivos. A responsabilidade da sua organização e atualização está a cargo da Unidade de Gestão de Recursos Humanos.
O fornecimento de informação e atualização de dados está a cargo de todos os trabalhadores da U.Porto.
3
OBJETIVOS
A implementação deste guia tem como objetivos gerais:
Uniformização do Processo Individual de Trabalhador em toda a Fundação
Agilização no acesso à informação
Arquivamento correto e simplificado da documentação de suporte à informação do trabalhador
Potenciar o trabalho no Serviço de Recursos Humanos
4
GUIA
4.1
Normas e Orientações de Gestão de Informação na U.Porto
As normas e orientações de Gestão de Informação na U.Porto têm como destinatários os serviços e unidades desta Fundação, tendo como objetivo fortalecer e facilitar o desempenho de funções através de uma organização estruturada da informação.
A manutenção do arquivo é responsabilidade do setor orgânico-funcional que a produziu e é aos serviços produtores que compete a conservação, organização e eliminação da mesma. A transferência da informação para arquivos inativos para conservação permanente ou definitiva é também da responsabilidade dos serviços produtores.
4.2
Descrição do Procedimento
A subdivisão dos Processos Individuais de Trabalhador deve ser uniforme em todas as Unidades Orgânicas da Universidade do Porto, devendo estas orientações ser implementadas à documentação a incorporar no Processo Individual. A documentação já presente no mesmo processo deve ser incorporada nos assuntos de forma gradual.
A documentação presente num Processo Individual deve ser simplificada ao máximo e deve ter impacto na carreira e relação jurídica de emprego do trabalhador. A documentação que nada acrescenta a um processo individual e que não surtiu efeito na carreira e relação jurídica do trabalhador não deve ser adicionada a esse processo.
A informação que seja necessária ao trabalho administrativo dos trabalhadores pode ser duplicada durante um período de tempo definido. Essa duplicação ocorre quando existe informação que deve
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Data: 09-06-2015 Versão: 1.5
Processo de Gestão de Informação Autor: André Pinto
Serviço de Recursos Humanos – Unidade de Gestão de Recursos Humanos 153 estar no PI do trabalhador e que, ao mesmo tempo, deve estar toda reunida num só local (arquivo administrativo) por assunto. Ao fim de dois anos a informação do arquivo administrativo, visto já não ter utilidade a sua reunião e estar duplicada deve ser eliminada.
A subdivisão dos Processos Individuais deve respeitar a seguinte estrutura:
Contrato/Carreira
Rescisão de contrato Despacho de reafetação
Contrato de trabalho celebrado com a U.Porto Declaração de início de funções
Termo de posse em órgão de governo da U.Porto Processo de atribuição de bolsa de investigação Processo de aposentação
Contagem de Tempo de Serviço Comissões de serviço
Ata de Classificação final (procedimento concursal)56 Louvor
Assiduidade e Férias
Horário de Trabalho Férias
Falta injustificada
Informação sobre alteração de horário praticado pelo trabalhador Autorização de prestação de horas extraordinárias
Processo de estatuto de trabalhador-estudante Falta justificada
Atestado médico
Dados Biográficos57
56
Não criar PI para trabalhador que não ganhou concurso e não possui qualquer tipo de relação jurídica com a U.Porto – Informação fica no Arquivo Administrativo.
Adicionar Ata de Classificação final unicamente ao PI do vencedor do concurso.
57
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Processo de Gestão de Informação Autor: André Pinto
Serviço de Recursos Humanos – Unidade de Gestão de Recursos Humanos 154 Nota biográfica
Comprovativo de dados civis Comprovativo de dados fiscais Comprovativo de dados bancários Comprovativo de dados familiares Comprovativo de situação militar
CV
Habilitações
Certificado de habilitações académicas
Certificado de habilitações profissionais/Formação/Ações de Formação
Proteção Social/Seguros
Comprovativo de inscrição/reinscrição/desistência na Segurança Social Comprovativo de inscrição/reinscrição/desistência na ADSE
Processo de Junta Médica
Requerimento de pensão de sobrevivência Processo de acidente em serviço
Cartão ADSE (próprio e familiares)58
Avaliação de desempenho
Ficha de avaliação de desempenho Prémio de desempenho
Processo de reapreciação de avaliação de desempenho
Vencimento/Outros Abonos
Abono Benefício Perdido59
Processo de penhora de vencimento
Autorização de pagamento de abono por cessação de funções Autorização de processamento de descontos facultativos Autorização de recebimento de abono para falhas
Declaração para efeitos de pedido de subsídio de desemprego Declaração IRS
58
Deve-se manter unicamente a informação atualizada, eliminando a informação substituída.
59
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Data: 09-06-2015 Versão: 1.5
Processo de Gestão de Informação Autor: André Pinto
Serviço de Recursos Humanos – Unidade de Gestão de Recursos Humanos 155 Alteração Remuneratória
Licenças, dispensas de serviço, acumulação de funções
Processo de acumulação de funções Júris
Licença sabática
Licença de regime geral sem retribuição/sem vencimento Requerimento de equiparação a bolseiro
Dispensa de serviço docente
Autorização de colaboração com Unidade Orgânica da U.Porto Autorização de colaboração com o exterior
Mobilidade Processo de mobilidade Assuntos Jurídicos Processo disciplinar Sentenças judiciais
5
OBSERVAÇÕES
Como referido na Introdução do procedimento, estes não são balizados e devem sofrer alterações e melhorias para se adaptarem às constantes mudanças. Como tal, melhorias ao mesmo devem ser sempre comunicadas ao(s) responsável(eis) e por este(s) avaliadas e potencialmente implementadas.
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