Abordagem de Abecker, Bernardi, Hinkelmann, Kühn e Sintek

Para Abecker et al. (1998, p. 40), a memória organizacional serve como assistente inteligente e lida com elementos do conhecimento formal e informal, pensamento também apresentado por Conklin (1997, p. 3). O reconhecimento, pelas organizações, que o conhecimento é o ativo mais importante influencia decisivamente sua competitividade, desperta o interesse da gestão do conhecimento em suas de funções básicas de “[...] identificação, aquisição, desenvolvimento, divulgação, utilização e preservação do conhecimento” (ABECKER et al., 1998, p. 40), essa interação está apresentada na Figura 19.

Desta forma a organização passa a preocupar-se com o uso do conhecimento de seus colaboradores e da adaptação qualitativa e quantitativa deste conhecimento em um ambiente de mudança. Os autores também defendem que a gestão do conhecimento eficaz envolve uma solução híbrida entre pessoas e tecnologia, consideram que a memória corporativa ou organizacional está no núcleo de uma organização que aprende, apoiando o compartilhamento e a reutilização do conhecimento individual e corporativo, além de serviços ativos de gestão inteligente do conhecimento, proporcionando ao usuário, trabalhar em uma tarefa de conhecimento intensivo operacional com toda a informação necessária e útil para cumprir sua missão.

Figura 19 - A Memória Organizacional interage com todas as atividades básicas da Gestão de Conhecimento

Fonte: Abecker et al. (1998, p. 41)

Para estes autores a memória organizacional surge das experiências práticas do trabalho diário, com a função o de proporcionar o crescimento da competitividade organizacional e aperfeiçoar a gestão do conhecimento, este é alcançado com a preservação de conhecimento baseado na explicitação do conhecimento tácito, apoiado por sistemas especialistas, sistemas de informações temáticos, melhores práticas, bancos de dados e lições aprendidas. Alertam ainda que, a mem ria organizacional não pode ser “[...] simplesmente um sistema de informação passivo, mas deve agir como um assistente inteligente para o usuário”. (ABECKER et al., 1998, p. 41), destacando que os requisitos fundamentais para o sucesso de uma memória organizacional são:

 Coleta e organização sistemática das informações em várias fontes: prevenir ou evitar a perda do conhecimento disperso na organização e melhorar o acesso a todo tipos de conhecimento corporativo, fornecendo um repositório informacional centralizado e bem estruturado.

 Minimização dos requisitos de engenharia do conhecimento: as organizações ainda relutam em investir tempo e dinheiro em uma nova tecnologia inovadora, cujos benefícios ainda são incertos. A memória organizacional, neste caso, deve explorar as informações facilmente disponíveis (principalmente em bancos de dados e documentos eletrônicos ou em papel), fornecer benefícios rápidos, e ser adaptável às necessidades decorrentes das novas exigências.

 Valorizar o feedback do usuário para a manutenção e evolução: é importante ouvir o feedback dos usuários para garantir a qualidade das informações armazenadas e minimizar esforços com a manutenção da memória organizacional que lida com incertezas, informações incorretas, incompletas e mudanças constantemente.

 Integração com o ambiente de trabalho: para obter aceitação do usuário é necessário observar o fluxo de informação existente na organização, interagindo diretamente com a interface de ferramentas de trabalho - processadores de texto, planilhas eletrônicas, sistemas CAD (Computer Aided Desing), simuladores, e sistemas de gestão de fluxo de trabalho.

 Apresentação ativa das informações relevantes: a memória organizacional ativa deve propiciar aos trabalhadores informações úteis e ser um parceiro competente para solução de problemas cooperativos.

A principal função da memória organizacional para Abecker et al. (1998, p. 41) é “[...] fornecer o conhecimento sempre que for necessário”, isso deve ocorrer de forma proativa através da disseminação do conhecimento, fornecendo de maneira automática conhecimentos úteis para solução de tarefas diárias de trabalho, por meio de sistemas inteligentes.

2.3.3 Conclusão

O objetivo de analisar algumas das diversas abordagens sobre memória organizacional foi compreender aspectos relevantes para responder às questões levantadas no início da pesquisa e, comprovar a relevância da implantação da memória organizacional nas organizações públicas e privadas.

Dentre de aspectos observados nas abordagens está a estreita relação entre o aprendizado organizacional e a memória organizacional, sendo referenciada por diversos autores como (HUBER, 1990; WALSH; UNGSON, 1991; CONKLIN, 1997; ABECKER et al., 1998; LEHNER; MAIER, 2000; POLLITT, 2000; ATWOOD, 2002), que consideram ser esta uma de suas funções, ampliar o conhecimento existente na organização, que ocorre a partir da disseminação e do compartilhamento do conhecimento gerados internamente.

A aprendizagem organizacional pode ser entendida como “[...] processo contínuo e sistêmico em inter-níveis (individual, grupal, inter-áreas e organizacional)" (ANTONELLO, 2007, p. 223) que proporciona a criação de novos conhecimentos que envolvem todas as formas de aprendizagem (formais e informais), tem que ser disseminado e compartilhado para

que transcenda o individuo, como mencionado por Walsh e Ungson (1991, p. 1) em um processo cíclico que é retroalimentado.

A memória organizacional contribui para o crescimento da competitividade, incrementa o conhecimento individual e coletivo, reduz a amnesia organizacional, auxilia a tomada de decisão, promove um ambiente de compartilhamento e de trocas de experiências, auxilia a organização a tirar proveito de soluções passadas na resolução de problemas presente e futuros e preserva a história organizacional, este último, é uma característica relevante para as organizações públicas, que tem o compromisso de preservar a história administrativa brasileira.

Para que esses objetivos sejam alcançados, a memória organizacional requer que sejam estabelecidas práticas para retenção e disseminação de conhecimentos, é certo que, o conhecimento tácito ou informal é os mais difícil de ser capturado e mantido pelas organizações, nesse sentido, alguns sistemas de Groupware, QuestMap, Benchmarking entre outras, podem auxiliar para que estes não sejam perdidos. O conhecimento formalizado ou explicito deve compor a bases de dados e repositórios organizacionais, estruturados para facilitar a pesquisa e o acesso quando requerido.

Outro aspecto importante é a questão que a memória organizacional pode causar danos à organização, quando utilizada como “desculpa” para impedir mudanças organizacionais importantes. A organização que se prende a preceitos e funções arcaicas impede que inovações relevantes aconteçam. É importante olhar o passado, mas para aprender com os erros e acertos.

Em relação às organizações públicas, objeto desse estudo, observou-se que os problemas levantados por Pollitt(2000) confirmam o que foi levantado na formulação do problema de pesquisa, assim, as organizações públicas brasileiras têm encontrado dificuldades em criar mecanismo de retenção da memória, com o também, de localizar ou recuperar as informações armazenadas ao longo do tempo. Destacam-se as constantes reestruturações organizacionais provocadas por mudanças de governo a cada período eletivo, as mudanças tecnológicas que se não forem bem administradas acarretam perda de informação e a questão da rotatividade dos servidores que, no caso do Brasil, é causada principalmente pela valorização de algumas carreiras que se torna mais atraente pelos altos salários. As consequências desses fatores, como apontado por Pollitt(2000), resultam na manutenção de problemas sociais importantes e recorrentes como criminalidade, pobreza, saúde e congestionamento urbano, confirmando o que foi dito por George Santayana (1954), na obra

The life of reason: or, the phases of human progress, “Aqueles que não podem lembrar o passado estão condenados a repeti-lo”.

Desta forma, consideramos que os aspectos observados no referencial teórico formam um conjunto de conhecimentos, que traz a certeza da importância desse acervo para uma organização pública e privada. Mas é relevante apresentar formas que o conhecimento organizacional possa ser retido, para isso, é necessário o planejamento de ações que permitam a sua implantação nas organizações públicas, foco do estudo, que será apresentado na próxima seção.