No exercício das competências e responsabilidades legais, estatutárias e regulamentares que lhe estão cometidas, em 2012 a Comissão de Auditoria acompanhou regularmente a evolução da actividade da Sociedade e das suas subsidiárias em Portugal e no estrangeiro e a sua gestão, através designadamente da participação dos seus membros nas reuniões do Conselho de Administração, das reuniões específicas e contactos com a Comissão Executiva e da verificação das actas das suas reuniões, da análise sistemática da informação operacional e financeira periodicamente disponibilizadas e ainda dos contactos que considerou apropriados com os diversos responsáveis no Grupo e com o Revisor Oficial de Contas e Auditor Externo.
Esta actividade fiscalizadora teve em vista verificar, designadamente:
↘ Que a actuação da administração se pauta sempre pela defesa do interesse da sociedade e pela observância da lei e dos estatutos;
↘ A exactidão dos documentos de prestação de contas e a regularidade dos livros, registos contabilísticos e documentos que lhes servem de suporte;
↘ Que as políticas contabilísticas e os critérios valorimétricos adoptados conduzem a uma correcta avaliação do patrimó- nio e dos resultados;
↘ A eficácia dos sistemas de gestão de riscos e de controlo interno.
A Comissão de Auditoria apreciou as principais decisões executivas tomadas no seio do Grupo relacionadas designadamente com participações em sociedades, reestruturações de serviços, financiamentos e racionalização de custos, não tendo ocor- rido transações que, nos termos do Regulamento Interno sobre negócios da Sociedade com entidades relacionadas, exigis- sem a emissão de parecer específico da Comissão.
Também não chegou ao conhecimento da Comissão de Auditoria qualquer comunicação de irregularidades - prevista em regulamento interno da sociedade - apresentada por accionistas, colaboradores da sociedade ou outros.
Em matéria de políticas contabilísticas, regularidade dos livros de registo e prestação de contas, a Comissão de Auditoria procedeu ao regular acompanhamento do processo da preparação da informação financeira periódica trimestral, semestral e anual objecto de divulgação nos termos regulamentares, tendo para este efeito os seus membros, individual ou colectiva- mente, mantido reuniões e outros contactos considerados apropriados, quer com a administração executiva e com os res- ponsáveis dos departamentos envolvidos, quer com o Revisor Oficial de Contas e Auditor Externo.
Relatório e Parecer da Comissão de Auditoria do Conselho de Administração | Informação Financeira 03 157
A Comissão procedeu, em especial, à fiscalização do trabalho de revisão de contas pelo ROC e Auditor Externo, nas suas diversas fases desde o planeamento à emissão de parecer, tendo ainda verificado a independência do Revisor Oficial de Contas, designadamente no tocante à prestação de serviços adicionais.
Neste âmbito analisou e apreciou especificamente a prestação de outros serviços que não de revisão, incluindo serviços de assessoria fiscal, ainda que de limitada expressão, pela rede a que pertence o Revisor Oficial de Contas, designadamente quanto aos objectivos, às condições concretas em que os serviços foram prestados e às salvaguardas adoptadas, bem como em termos da razoabilidade do nível dos respectivos honorários, termos que considerou apropriados à preservação da independência do referido Revisor.
Continuaram também a ser objecto de especial atenção pela Comissão os principais riscos a que a Sociedade e o Grupo estão sujeitos e a eficácia dos respectivos sistemas de gestão e controlo interno existentes.
Neste particular a Comissão de Auditoria apreciou as medidas de reestruturação tomadas no âmbito dos serviços partilha- dos e do desenvolvimento das plataformas informáticas de sustentação das operações, comuns para as diversas sociedades operativas do Grupo.
Continuou também a acompanhar a evolução dos trabalhos de formalização sistematizada dos dados e elementos relevan- tes que compõem os sistemas da gestão de riscos e controlo interno de INAPA IPG e das sociedades que integram o Grupo, bem como o exercício da função de auditoria interna.
Durante o ano de 2012, para além dos seus membros terem participado em todas as reuniões do Conselho de Administração, no âmbito das suas responsabilidades e competências próprias a Comissão de Auditoria realizou 9 (nove) reuniões e efectuou outras diligências que entendeu necessárias e apropriadas.
No âmbito do acompanhamento dos negócios e actividade das sociedades subsidiárias, a Comissão de Auditoria efectuou uma visita de trabalho à Inapa France, tendo em vista um conhecimento mais próximo da organização, operação e condições de funcionamento dessa subsidiária.
Tendo em vista propor à assembleia anual da Sociedade a eleição do revisor oficial de contas para o próximo triénio, a Comissão desenvolveu para o efeito, já em 2013 e de acordo com “Termos de referência” por si previamente estabelecidos, um processo de consulta ao mercado e seleção de firma de auditoria.
No sentido de melhorar constantemente as condições do seu próprio funcionamento e desempenho, designadamente atra- vés da adopção das melhores práticas, a Comissão de Auditoria acompanhou as principais alterações do enquadramento normativo aplicável e, especialmente em matéria de governo societário e através do seu presidente, beneficiou de ações de informação sobre uma “agenda anual para uma eficiente supervisão”.
No exercício da sua actividade fiscalizadora, de que foram elaboradas as correspondentes actas, a Comissão de Auditoria contou sempre com a disponibilidade e colaboração de todos com quem contactou, especialmente a administração execu- tiva e os dirigentes da Sociedade, bem como o Revisor Oficial de Contas e Auditor Externo.
03 Informação Financeira | Relatório e Parecer da Comissão de Auditoria do Conselho de Administração 158 Arma z ém In a p a P o rt u g a l
Relatório e Parecer da Comissão de Auditoria do Conselho de Administração | Informação Financeira 03 159