A primeira parte desse questionário, compreende 9 questões que versam sobre a participação dos gestores em capacitações de planejamento estratégico e monitoramento de indicadores. Na sequência, as perguntas irão relacionar a prática do fazer do gestor, se realizam o monitoramento, se suas ações são balizadas pelo PDI, se participou e colaborou com a criação do PDI, se conhece as ações institucionais sob sua responsabilidade. Essas informações irão subsidiar os argumentos para verificar se os gestores monitoram suas atividades.
Gráfico 1: Participação em curso de capacitação. Fonte: Dados da pesquisa, 2018.
O Gráfico 1 demonstra que existe um número razoável de gestores que não participaram de cursos de capacitação sobre planejamento estratégico e treinamento sobre atividades de gestão, o que exigirá da instituição avanços nessas capacitações, tendo em vista que, segundo a entrevistada, “o próximo PDI (2019-2023) reforçará uma gestão de resultados”. Para uma administração eficiente e eficaz, demandará gestores comprometidos com a causa e dispostos e motivados para mudança da cultura de mensuração nas organizações públicas.
6 4
Você participou de curso de capacitação sobre planejamento estratégico?
sim não
Gráfico 2: O curso de capacitação abordou avaliação e monitoramento. Fonte: Dados da pesquisa, 2018.
O Gráfico 2 revela que a maioria dos gestores não foram capacitados em avaliação e monitoramento, o que significa reforçar mais uma vez a importância da administração em capacitar os gestores e demais servidores para mensurar suas atividades de gestão para que a organização pública possa conhecer o estágio em que se encontra a execução do seu planejamento.
Gráfico 3: Setor possui monitoramento e avaliação das ações e metas Fonte: Dados da pesquisa, 2018.
O Gráfico 3 evidencia que grande parte dos gestores fazem monitoramento e avaliação das suas atividades em seus setores, tendo a instituição de se concentrar e conhecer quais os gestores não participam desse processo de monitoramento, saber as dificuldades e integrá-los
4
2 4
O curso de capacitação sobre planejamento estratégico abordou a temática avaliação e monitoramento do
planejamento/PDI? sim não não participei de curso de capacitação 8 2
O seu setor de trabalho possui monitoramento e avaliação para as ações e metas dos planos de ação do
PDI?
sim
não
aos demais que fazem o trabalho de coleta de dados e análises. A entrevistada informou que o “gestor monitora as ações, mas não registra em relatórios ou documentos”, o que pode indicar falta de interesse de alguns gestores para a mensuração, o que reforça a importância dos treinamentos de capacitação.
Gráfico 4: Qualidade da avaliação do processo de monitoramento Fonte: Dados da pesquisa, 2018.
O Gráfico 4 demonstra a qualidade da avaliação do processo de monitoramento ainda não está adequado, pois grande parte informou que seus processos de monitoramento estão regulares, significando que precisa de melhorias, enquanto outros informaram que não pode avaliar porque não fazem processos de monitoramento.
Gráfico 5: Participação na elaboração do PDI Fonte: Dados da pesquisa, 2018.
1
3
4
1 1
Como você avalia o processo de monitoramento e avaliação em seu setor de trabalho?
excelente bom regular insuficiente desconheço 9 1 sim não
Você participou da elaboração das ações estratégicas do PDI?
O Gráfico 5 comprova que os gestores participaram da elaboração das ações estratégicas do PDI e se envolveram com a prática de elaboração do planejamento, sendo um parâmetro positivo para a gestão, que segundo Mintzberg (2000), gestores que participaram da elaboração do planejamento enquanto ferramenta de gestão são considerados gestores proativos.
Gráfico 6: Conhecimento dos planos de ação do PDI Fonte: Dados da pesquisa, 2018.
O resultado do Gráfico 6 confirma o anterior ao indicar que os gestores participaram das atividades de elaboração do plano e que conhecem os planos de ação sob sua responsabilidade, corroborando mais uma vez que os gestores da Reitoria do IFRN conhecem o planejamento e os planos de ação. A instituição também precisa conhecer os gestores que desconhecem as metas e planos de ação dos seus respectivos setores e integrá-los ao esforço de concretização das ações institucionais.
8
1 1
sim não mais ou menos
Você tem conhecimento sobre os planos de ação do PDI sobre sua responsabilidade?
Gráfico 7: Ações/atividades balizadas pelo PDI Fonte: Dados da pesquisa, 2018.
O Gráfico 7 aponta que os gestores ora seguem o planejamento, ora seguem ou se orienta pelas demandas do dia-a-dia. Para Mintzberg (2000), essas diferenças de perfis dos gestores na execução de suas atividades, devem ser analisadas pela organização, para traçar alternativas que promovam o melhor equilíbrio, para que as atividades cotidianas não se sobreponham as do planejamento. A entrevistada informa que “a execução do monitoramento e o acompanhamento do PDI conforme está descrito no documento e o que acontece na prática, de fato não acontece”.
Gráfico 8: Planejamento participativo Fonte: Dados da pesquisa, 2018.
1 4 2 3 0 Sim, sempre sigo o PDI às vezes, sigo o PDI, outras vezes, a pauta do dia Na maioria das vezes, o PDI Na maioria das vezes, a pauta do dia Não me balizo pelo PDI Suas ações/atividades são balizadas pelo PDI?
4 0 6 às vezes não sim
As ações e metas são discutidos entre todos os servidores do setor, de forma a tornar o Planejamento
O Gráfico 8 informa que um número razoável de gestores às vezes discute o plano com os subordinados, o que pode revelar centralização das informações, acarretando falta de delegação das atividades. Para o processo de monitoramento, a colaboração dos servidores é fundamental, pois o processo de compartilhamento das ideias e estratégias com os subordinados as metas, empodera os servidores, torna o setor mais independente e aumenta a eficiência.
Gráfico 9: Frequência com que se discute as ações e metas Fonte: Dados da pesquisa, 2018.
O Gráfico 9 demonstra que a frequência dessas discussões de planejamento para alguns gestores varia de mensal, semestral e anual. Segundo o PDI da instituição, não existe uma periodicidade padronizada, podendo ser diária, semanal, quinzenal, mensal, trimestral ou anual, ocorre que para apresentação do relatório de gestão, os gestores devem apresentar os resultados de suas atividades anualmente. Outros gestores, trabalham essas discussões semestralmente, tendo em vista que, conforme entrevista, planos parciais devem ser apresentados pelos gestores, o que estimularia nos semestres as discussões de planejamento nos setores. E outros 3 gestores realizam essas discussões ao mês. Para a entrevistada, “o ideal é que o acompanhamento do planejamento ocorresse constantemente, semanal, mensal, etc, conforme as atividades fossem acontecendo, porém não existe uma regra a ser seguida quanto ao número ou frequência de revisões de planejamento”.
A segunda parte do questionário, compreende as 4 questões seguintes que versam sobre indicadores, se os setores possuem indicadores de gestão, se utilizam, qual a utilidade, assim como as dificuldades encontradas na sua utilização.
0 3 3 4 0 não se discute anual semestral mensal semanal
As ações e metas são discutidos com que frequência dentro do setor de trabalho?
Gráfico 10: Setor possui indicadores de monitoramento Fonte: Dados da pesquisa, 2018.
O Gráfico 10 informa que a maioria dos gestores não possuem indicadores para monitoramento dos seus processos administrativos, mas que tem intensão de adotar. Ao comparar com os Gráficos 3 e 4, em que a maioria dos gestores realizam monitoramento, denota-se que o acompanhamento das ações institucionais são realizadas pelos gestores em seus setores, mas sem o intermédio de indicadores, deixando evidente a necessidade de incluir essas informações nas atividades dos gestores para melhor gerenciamento, reforçando aqui a importância de racionalizar as atividades de planejamento, coletando, catalogando, calculando, embutindo maior rigor aos dados, que segundo Kaplan e Norton (2001), “o que não é medido, não pode ser gerenciado”
Gráfico 11: Utilidade dos indicadores na rotina de trabalho Fonte: Dados da pesquisa, 2018.
1 1
6 2
possui indicadores, mas não os monitora.
possui indicadores e os monitora não, mas planejamos adotar não possui indicadores
O seu setor de trabalho possui indicadores definidos e monitorados para seus processos?
6
1
3
sim não às vezes
Os indicadores de gestão possuem utilidade na sua rotina de trabalho?
O Gráfico 11 indica que a maioria dos gestores utilizam os indicadores nas suas atividades de gestão, reforçando o espectro de que alguns gestores fazem uso do monitoramento para auxiliar nas análises e tomada de decisão.
Gráfico 12: Dificuldades de coleta de dados Fonte: Dados da pesquisa, 2018.
O Gráfico 12 demonstra que em relação as maiores dificuldades encontradas no setor para a coleta de dados para geração de um indicador, a falta de tempo e a dependência de outros atores/setores foram as mais citadas pelos gestores, em seguida vem a pouca colaboração dos servidores envolvidos. A leitura que se faz é que os gestores ao organizar as informações para construção de dados para o monitoramento esbarram na falta de tempo para estas atividades e quando necessita de ajuda, choca com a pouca colaboração dos colegas de trabalho. Como os outros setores também possuem estas mesmas dificuldades, as informações não se cruzam e a coleta das informações ficam prejudicadas.
A entrevistada revelou que “alguns gestores a frente de setores mais dispersos, diretorias grandes, com setores espalhados pelo prédio, têm maiores dificuldades de levantar e integrar as informações para o monitoramento, pois precisam reunir os servidores destes setores, o que demandaria maior coordenação e colaboração”.
3 0 2 1 3 1 falta de tempo hábil planilha/tabela pouco práticas pouca colaboração dos servidores envolvidos falta de continuidade do sistema de medição dependência de outros atores/setores não utilizamos indicadores Quais as maiores dificuldades encontradas no seu setor para
Gráfico 13: Finalidade do emprego de indicador Fonte: Dados da pesquisa, 2018.
O Gráfico 13 vem ao encontro com o que mais ocorre nas organizações públicas, que os gestores públicos estão mais preocupados com os órgãos de fiscalização TCU/AGU para prestarem as informações dos relatórios de gestão, onde são obrigados a responderem sob pena de se responsabilizarem com multa e outras penalidades (OLIVEIRA, 1998; SILVA, 2004). Diante desses resultados, a maioria dos gestores tem como principal finalidade a utilização dos indicadores para a prestação de contas aos órgãos de controle e enquanto outros gestores, estão mais preocupados com a melhoria e gestão de seus processos, o que vem a pressupor que uma vez seus instrumentos de gestão estejam bem avaliados e monitorados, poderá ser condição suficiente para responder de pronto aos órgãos de controle, que parece ser uma estratégia mais acertada.
A terceira parte do questionário, compreendida com mais 4 questões, versam sobre a prática da coleta de dados rotineiramente, compreender se os setores adotam a sistemática de monitoramento, se o sistema de coleta dessas informações é eficiente, se é possível conhecer o estágio de conclusão das atividades e qual a ferramenta utilizada para coleta e análise dos dados.
5 4 0 1 prestação de contas aos órgãos de controle instrumento de gestão/melhoria de processos cumprir determinação interna superior não utilizo indicadores Qual a finalidade do emprego de indicadores em seu
Gráfico 14: Se existe monitoramento das ações e metas dos planos Fonte: Dados da pesquisa, 2018.
O Gráfico 14 demonstra que o processo de sistematização do monitoramento não está institucionalizado, evidenciando que a maior parte dos gestores ao realizar o monitoramento o fazem quando se aproxima o período de entrega do relatório de gestão semestral e anual. Isso provoca uma descontinuidade no processo de monitoramento nos meses que estejam mais distantes da apresentação dos relatórios. Já outros gestores ainda não possui uma sistemática monitoramento, carecendo de intervenção da instituição para auxiliar a desenvolver uma gestão mais em prol do monitoramento. (MONTEIRO, ROJO, 2010).
Gráfico 15: Eficiência do monitoramento Fonte: Dados da pesquisa, 2018.
4
1
5
sim não às vezes
Existe sistemática de monitoramento das ações e metas dos planos de ação em seu setor?
0
2
4
2 2
muito eficiente eficiente medianamente eficiente
ineficiente não se aplica
O sistema de monitoramento do seu setor de trabalho é considerado eficiente?
O Gráfico 15 evidencia que a maioria dos sistemas de monitoramento que os gestores utilizam está na categoria medianamente eficiente, reforçando a problemática do monitoramento na organização.
Gráfico 16: Frequência de monitoramento da execução dos planos Fonte: Dados da pesquisa, 2018.
O Gráfico 16 informa que a periodicidade de monitoramento da execução dos planos de ação indicou que a maioria dos gestores realizam monitoramento mensal, o que é o ideal tendo em vista que a prática mais rotineira do planejamento conduz a resultados melhores para a organização. (SANVICENTE, 2000; GIACOBBO, 1997; MONTEIRO, ROJO, 2010). Outros gestores indicaram semestral e anual, inferindo por estes dados que o monitoramento nestes períodos se deve pela obrigação de apresentar relatórios parcial no meio do ano e no final do ano. Cabe destacar que 4 gestores realizam monitoramento mensal, o que é o ideal tendo em vista que a prática mais rotineira do planejamento conduz a resultados melhores para a organização. (SANVICENTE, 2000; GIACOBBO, 1997; MONTEIRO, ROJO, 2010).
A operacionalização dos objetivos, metas e indicadores de desempenho se dará através de planos de ação estruturados anualmente. Cada plano de ação deverá conter a descrição dos objetivos e das respectivas metas a serem alcançadas, seus respectivos responsáveis, o desdobramento em ações ou atividades, o prazo de realização da execução, os gastos relacionados à execução dessas ações e a justificativa da meta (INSTITUTO [...], 2017a, p. 188). 0 0 4 2 3 1
diário semanal mensal semestral anual não se
aplica Qual a frequência de monitoramento da execução dos
Gráfico 17: Conhecer o estágio de execução das atividades dos planos Fonte: Dados da pesquisa, 2018.
O Gráfico 17 traz informação de que a maioria dos gestores não sabem informar em que estágio/andamento se encontram as metas e planos de ação do seu setor, o que indica por meio dessas informações que a sistematização do monitoramento não acontece continuamente, mas em momentos próximo da produção dos relatórios de gestão. A entrevistada comenta que “os servidores se envolvem intensivamente no início do ano com o planejamento para decidir quais serão as atividades que deverão ser feitas e cadastradas no SUAP, mas como esse processo é um longo e cansativo, as pessoas assim que terminam de registrar o plano no SUAP, esquecem, ficam um tempo deixando isso de lado e é normal de rever o que foi planejado algum tempo mais tarde”. Para contornar isso, a entrevista informa que “a instituição estabeleceu dois momentos formais de prestação de contas para acompanhamento, de entrega do relatório parcial no meio do ano e no final”. Portanto, esse momento de monitoramento e análise das informações fica concentrados nesses dois momentos, não é uma ação contínua.
O IFRN tem adotado e aprimorando as ferramentas tecnológicas de gestão de TI para as atividades de gestão e planejamento, utilizando-se para isso a plataforma SUAP (Sistema Unificado de Administração Pública). É um sistema próprio, desenvolvido pela equipe da Diretoria de Gestão de Tecnologia da Informação do IFRN para a gestão dos processos administrativos. (INSTITUTO [...], 2018f)
Figura 3: Plaforma SUAP
8 2
não sim
É possível conhecer o estágio/andamento em que se encontra a execução das atividades planejadas em seu
Fonte: suap.ifrn.edu.br (2018)
O sucesso de uma organização está atrelado não somente a boa gestão, mas também às ferramentas que os gestores utilizam para auxiliá-los nesta tarefa. A adoção de recursos tecnológicos tem permitido aos governos ter informações abrangentes sobre os avanços de cada programa, reduzindo a possibilidade de fraudes e acompanhar o desempenho online através da tecnologia da informação (DAVENPORT, 1995). Para o autor, utilizar tecnologia promove a melhoria dos processos, fonte de criação de novas estratégias e de novas estruturas organizacionais, pois permite que as diversas áreas e processos sejam interligados e coordenados.
Diversas iniciativas de inovação dessas tecnologias no serviço público têm contribuído para o surgimento do governo eletrônico e suas leis de transparência das informações. Tais instrumentos permitem trabalhar com qualidade, eficiência e inteligência, modificando o modo como são estruturados e administrados os processos nos serviços públicos (GONTIJO, 2016). Esta qualidade esperada pelo contribuinte somente torna-se possível quando há investimentos em tecnologia, inovação e inteligência incorporada ao valor dos serviços oferecidos.
Figura 4: Ambiente interno da plataforma SUAP e os módulos de trabalho
Fonte: suap.ifrn.edu.br (2018)
O rápido crescimento do IFRN, decorrente da expansão da Rede Federal de Educação Profissional, Científica e Tecnológica no Brasil, culminou com problemas e desafios de uma estrutura burocrática mais ampla, diversa e complexa Fernandes (2018, p. 259). Diante disso, observa-se a relevância da adoção das novas tecnologias para promover mudanças e inovações nos processos e gerenciamento de resultados.
Diversas instituições de ensino superior vêm informatizando suas atividades de planejamento, dando mais eficiência e agilidade ao processo de monitoramento da execução das metas. Merece destaque a criação do sistema ForPDI, que consiste em uma plataforma aberta de gestão e monitoramento do PDI, desenvolvido no âmbito da Comissão de Planejamento do Fórum Nacional de Pró-Reitores de Planejamento e Administração, o Forplad, pelas Universidades de Brasília, de Alfenas e de Lavras. É um sistema público capaz de promover a integração do planejamento institucional com o PDI, otimizar o monitoramento dos resultados dos indicadores e das metas. Sendo uma ferramenta que possui um ambiente interativo de análise dos dados em tempo real utilizando gráficos, tabelas e outros elementos visuais. Cabe as gestões dessas instituições públicas que ainda não possuem sistemas de monitoramento das metas e indicadores buscar meios para viabilizar essas tecnologias em seus processos de trabalho. (ForPDI, 2018)
Para Saur (1997), “a utilização da tecnologia da informação na gestão pública, privilegia a melhoria de atendimento ao cidadão, tonando a organização mais confiável, fiscalizável e eficiente, com capacidade de renovar-se tecnologicamente, com conduta transparente”.
A quarta parte do questionário, compreendida com mais 4 questões, versam sobre as ferramentas de suporte informacional para a prática das atividades de monitoramento, compreender a situação do suporte de informática, dos equipamentos, software e sistema de gerenciamento dessas informações.
Gráfico 18: Ferramenta utilizada para monitoramento Fonte: Dados da pesquisa, 2018.
O Gráfico 18 demonstra que em relação a ferramenta de monitoramento utilizada, a maioria utiliza planilha eletrônica para monitoramento e cálculo de indicadores de gestão, inexistindo o uso de ferramentas mais elaboradas de gestão do planejamento, enquanto a segunda opção ficou para software de TI corporativo, que poderia indicar a utilização do SUAP como ferramenta de consulta dos dados do planejamento.
8 0 1 0 0 1 planilha eletrônica documentos de texto/tabela software de TI corporativo aplicativo de gestão
lousa/quadros não utilizo ferramenta Qual a ferramenta utilizada para registro do monitoramento?
Gráfico 19: Ferramenta de monitoramento permite gestão da informação Fonte: Dados da pesquisa, 2018.
O Gráfico 19 demonstra que a ferramenta de monitoramento utilizada pela maioria dos gestores não permite a gestão da informação, indicando que as planilhas utilizadas para monitoramento são para trato simples de informações, para gerar indicadores e registro de dados. Para Davenport (1995), as organizações devem se cercar de recursos tecnológicos que deem possibilidades para melhor fazer uma leitura do ambiente, reduzindo a possibilidade de fraudes e acompanhar o desempenho online das ações institucionais.
A entrevistada informou que “existe plano de agregar no SUAP o monitoramento para o novo PDI (2019-2023), diante do qual foi criado um comitê de gerenciamento estratégico específico para implementação”. Os usuários entrarão na plataforma SUAP para analisarem os seus planos de ação, poderão inserir dados, que serão calculados automaticamente para formação dos indicadores de gestão, acadêmicos, financeiros e também facilitará a leitura das informações pelos gestores, pois o sistema atualizará o estágio de conclusão das atividades em tempo real, tornando o sistema semelhante a um painel de desempenho. A entrevistada informou ainda que “o comitê deverá trabalhar em tempo ágil para poder implementar esse novo PDI, pois o novo plano deverá funcionar mutuamente com o sistema de monitoramento. Essa questão do monitoramento é prioridade absoluta para a instituição”.
3
4 2
0
1
não temos ferramenta de monitoramento não trabalhamos com gestão da
informação
não, apenas gerar indicadores sim, mas apenas análises simples sim, gerar relatórios, gráficos, indicadores,
previsões, etc.
A ferramenta de monitoramento utilizada permite a gestão da informação?
Gráfico 20: Situação do suporte de informática para o planejamento Fonte: Dados da pesquisa, 2018.
O Gráfico 20 traz a informação que a situação do suporte informacional para realização das atividades de monitoramento é boa e razoável, indicando que a infraestrutura de internet, equipamentos e softwares tem permitido realizar as tarefas de monitoramento apropriadamente. É necessário a aprimorar os sistemas de gestão das informações, pois um dos entraves a