Análise das proposições e da questão de investigação

Em função das proposições enunciadas no capítulo 1, os resultados obtidos levam-nos às conclusões seguintes:

A insularidade atrasa o processo de compra de produtos farmacêuticos do HSEAH, E.P.E. nos casos em que os fornecedores dos produtos estão localizados em Portugal Continental e enviam a carga por via marítima, ou quando os fornecedores, mesmo sendo locais, não possuem a quantidade pedida e aguardam o seu envio, também por via marítima.

Quando os produtos são enviados para a Ilha por avião este atraso é minorado, quer se tratem de fornecedores locais ou não.

Neste sentido, confirma-se a proposição 1, ou seja, que a insularidade atrasa o processo de compra de produtos farmacêuticos no HSEAH, E.P.E..

Embora nos processos mapeados não se tenha verificado, de acordo com entrevistas informais com colaboradores da farmácia e do serviço de aprovisionamento, quando nos concursos centralizados pela ACSS, I.P., são identificados mais do que um fornecedor com as características idênticas para a compra do produto, a farmacêutica necessita de esclarecimentos adicionais para seleccionar o fornecedor. Assim, o “pedido de compra” é enviado para o serviço de aprovisionamento para que a administrativa contacte os fornecedores acerca das informações em falta e contacte novamente a farmacêutica.

82 Esta escassez de informação disponível por parte da farmácia, acerca do fornecedor seleccionado para a compra, leva a que seja a administrativa do aprovisionamento a obter os dados adicionais necessários, atrasando o processo. Neste sentido, confirma-se a proposição 2, ou seja, que a escassez de informação atrasa o processo de compra de produtos farmacêuticos no HSEAH, E.P.E..

Não se verificaram, nos processos mapeados, erros nos processos de compra que condicionassem atrasos na sua realização.

Podemos, no entanto, acrescentar que, aquando da recolha de dados para a caracterização dos produtos farmacêuticos no programa informático do serviço de aprovisionamento, alguns nomes dos produtos tinham sido introduzidos incorrectamente, com erros, levando a que o mesmo produto aparecesse mais do que uma vez com mais do que um código. Uma razão para que isto aconteça é o facto de os pedidos de compra serem feitos manualmente, daí que possam surgir dificuldades de interpretação da caligrafia por parte das administrativas do aprovisionamento, que não possuem conhecimentos ao nível de todos os nomes dos fármacos. Esta duplicação de códigos e denominações pode levar ao registo errado do produto quando este é recepcionado, atrasando a sua disponibilidade, ou então pedidos adicionais de esclarecimento por parte dos fornecedores. Neste sentido, confirma-se a proposição 3, ou seja, que os pedidos de compra com erros atrasam o processo de compra de produtos farmacêuticos no HSEAH, E.P.E..

O mapeamento dos processos permitiu verificar que há avaliação sucessiva dos pedidos de compra em vários pontos do processo. Estas verificam-se nas várias autorizações dos “mapas gerais de adjudicação” (no caso das consultas) e das “notas de encomenda”. Esta duplicação volta a registar-se na confirmação e introdução das facturas na farmácia e depois no serviço de aprovisionamento. Assim, o tempo consumido no processo é bastante superior ao necessário. Neste sentido, confirma-se a proposição 4, ou seja, que a avaliação sucessiva dos pedidos de compra em vários pontos atrasa do processo de compra de produtos farmacêuticos no HSEAH, E.P.E..

O constante transporte de documentos entre a farmácia, o serviço de aprovisionamento e, por vezes, entre o conselho de administração, consome tempo no processo, não acrescenta valor ao cliente e poderia ser reduzido como se mostra nas propostas de processo efectuadas. Neste sentido, confirma-se a proposição 5, ou seja, que o transporte dos pedidos de compra entre 82

83 vários pontos dentro do hospital atrasa do processo de compra de produtos farmacêuticos no HSEAH, E.P.E..

Uma vez que são realizados pedidos de compra através de várias modalidades de concurso, em algumas etapas do processo os documentos ficam a aguardar disponibilidade para que lhes seja dado seguimento. Estes períodos de espera atrasam do processo de compra de produtos farmacêuticos do HSEAH, E.P.E., confirmando, assim, a proposição 6.

A movimentação de documentos inerentes ao processo de compra, dentro da área das compras, entre as três administrativas que participam no processo, a chefe de secção, a directora do Serviço de Aprovisionamento e a sala de reuniões leva ao consumo desnecessário de tempo e não se reflecte em valor para o cliente. Neste sentido, confirma-se a proposição 7, ou seja, que a movimentação desnecessária dos pedidos de compra dentro da área de compras atrasa o processo de compra de produtos farmacêuticos no HSEAH, E.P.E..

Não se verificaram diferenças na realização dos processos de aquisição de produtos farmacêuticos, tendo em conta a sua classificação baseada na Regra de Pareto, relativa aos consumos em valor, ou seja, não há maior celeridade nos processos de compra dos produtos A, em detrimento dos B e C. Neste sentido, não se confirma a proposição 8, ou seja, que os processos de compra de produtos farmacêuticos no HSEAH, E.P.E. são mais céleres quando envolvem produtos A e menos céleres quando envolvem produtos B e C.

Das oito proposições levantadas no capítulo 1, foram validadas sete e não validada apenas uma.

A questão de investigação formulada, é a qual se procura responder ao longo desta tese, foi: QI: De que forma se poderá tornar mais célere o processo de aquisição de produtos farmacêuticos no HSEAH, E.P.E.?

As propostas de melhoria apresentadas no capítulo 4 demonstram que é possivel reduzir o número de actividades incluídas nos procedimentos efectuados para a aquisição de produtos farmacêuticos, e consequentemente, o tempo necessário para a sua realização. Desta forma, a compra de produtos farmacêuticos nesta unidade hospitalar poderá tornar-se mais célere e, assim, disponibilizar maior valor para o cliente.

84 Tendo-se identificado um potencial elevado de melhoria no processo de compra de produtos farmacêuticos, caso as propostas aqui desenvolvidas venham a ser implementadas, este potencial será ainda mais expressivo se for tido em consideração que estes produtos representavam 70% dos materiais consumidos em 2007 no HSEAH, E.P.E. (conferir Gráfico 1.3).