5.1 Resultados da pesquisa
5.2.1 Análise das variáveis referentes à seção Institucional
Questão 1: A TI, como órgão de Tecnologia da Informação da Petrobras, reconhece a necessidade da gestão de projetos
Figura 21. Gráfico de distribuição das respostas da questão 1
Questão 1 - Reconhecimento da organização
2% 5% 2% 47% 44% Discordo totalmente Discordo
Não concordo nem discordo
Concordo
O alto percentual (91%) de respostas positivas (Concordo e Concordo totalmente) na variável Reconhecimento da organização indica uma percepção da importância do gerenciamento de projetos para a TI. Esta importância pode ser confirmada na própria política da organização e na participação da TI como patrocinadora em diversos eventos ligados a gerenciamento de projetos, como por exemplo, os eventos coordenados pela seção PMI-Rio de Janeiro entre outros. A organização estimula a participação de funcionários e contratados nestes eventos.
5.2.2 Análise das variáveis referentes à seção Suporte Gerencial
Questão 2: A necessidade da gestão de projetos é reconhecida em todos os níveis da gerência, incluindo a gerência executiva
Figura 22. Gráfico de distribuição das respostas da questão 2
Questão 2 - Reconhecimento do corpo gerencial
0% 7% 21% 41% 31% Discordo totalmente Discordo
Não concordo nem discordo Concordo
O alto número de respostas positivas (Concordo e Concordo totalmente) na variável Reconhecimento do corpo gerencial indica a percepção do corpo gerencial da importância do gerenciamento de projetos para a TI. Este resultado está em conformidade com o resultado apresentado na questão 1, demonstrando desta forma, o alinhamento das percepções do corpo gerencial e da organização como um todo.
Questão 3:Meu gerente/coordenador conhece os princípios de gerenciamento de projetos Figura 23. Gráfico de distribuição das respostas da questão 3
O percentual (77%) de respostas positivas (Concordo e Concordo totalmente) nessa variável indica que o corpo gerencial da TI conhece os conceitos de gerenciamento de projetos.
O percentual de respostas neutras (Não concordo nem discordo) em ambas as variáveis, 21% e 16% respectivamente, indicam que o trabalho de conscientização do corpo gerencial em relação à importância do gerenciamento de projetos ainda não está completo, sendo um ponto de atenção para a TI.
Questão 3 - Conhecimento da gerência intermediária
2% 5%
16%
41%
36% Discordo totalmente
Discordo
Não concordo nem discordo
Concordo
5.2.3 Análise das variáveis referentes à seção Treinamento e Desenvolvimento Questão 4:Existe uma carreira específica para gerente de projeto na TI.
Figura 24. Gráfico de distribuição das respostas da questão 4
As respostas desta variável mostram uma contradição quanto à percepção da carreira de gerente de projeto na TI. Apesar de haver uma percepção positiva da existência do cargo de gerente de projeto na TI, existe um alto índice de respostas neutras e de respostas que discordam da afirmação apresentada.
Entende-se como carreira específica, a existência de um plano de carreira específico com benefícios, salários e treinamentos exclusivos para a carreira. Na TI, o cargo de gerente de projeto, nomeado como líder de projeto, apesar de poder ser exercido tanto por funcionários quanto por empregados de empresas terceirizadas, não possui uma carreira específica. No caso de funcionários que exercem o cargo, podem ser incluídas em suas metas a serem alcançadas durante o ano, metas específicas ao seu desempenho como líder de projeto. O resultado do cumprimento das metas é um dos fatores que habilitam o funcionário
Questão 4 - Existência do cargo de gerente de projeto 16% 31% 35% 10% 8% Discordo totalmente Discordo
Não concordo nem discordo
Concordo
concorrer a uma promoção. Mas não existem salários ou benefícios específicos por exercer o cargo. No caso de empregados de empresas terceirizadas, estes são contratados para exercerem o cargo de líder de projeto não havendo plano de carreira específico.
Podemos supor então que o alto índice de respostas neutras e respostas negativas são de respondentes que apesar de exercerem perante a organização o cargo de gerente de projeto, não se sentem reconhecidos como tal., o que vem ao encontro a não existência de uma carreira específica. É interessante notar que as respostas negativas foram tanto de contratados quanto de funcionários.
Questão 5a: Existe na Companhia um programa de treinamento em gerenciamento de projetos acessível a todos os funcionários.
Figura 25. Gráfico de distribuição das respostas da questão 5a
Questão 5a - Existência do programa de treinamento em gerenciamento de projetos 11% 11% 33% 39% 6% Discordo totalmente Discordo
Não concordo nem discordo Concordo
A questão 5 do formulário foi subdividida em três questões a serem respondidas separadamente por funcionários e empregados de empresas terceirizadas. As respostas da variável 5a indicam tendência positiva (45%) no reconhecimento por parte dos funcionários da existência de um programa de treinamento de gerenciamento de projetos.
Estas respostas demonstram o conhecimento do programa de treinamento de gerenciamento de projetos existente na empresa, em sua unidade denominada Universidade Petrobras. Este programa é exclusivo para funcionários do sistema Petrobras e abrange vários níveis desde conhecimentos básicos em gerenciamento de projetos, preparação para a certificação
Project Management Professional (PMP) até cursos de pós-graduação lato-sensu em Gerenciamento de Projetos.
O percentual (33%) de respostas neutras (Não concordo nem discordo) indica que a TI deve investir na comunicação interna dos programas de treinamento existentes .
Questão 5b: A TI incentiva a participação de seus funcionários no programa de treinamento em gerenciamento de projetos.
Figura 26. Gráfico de distribuição das respostas da questão 5b
Questão 5b - Participação dos funcionários no programa de tre inamento
7% 7%
41% 31%
14%
Disc ordo totalmente Disc ordo
Não c oncordo nem dis c ordo Conc ordo
Como foi solicitado que somente respondessem a questão 5b aqueles que concordassem com a questão anterior, o número de respostas das duas questões não foi o mesmo, apresentando uma pequena diferença mas não significativa no resultado final devido ao alto índice de respostas positivas na questão 5a.
O número de respostas positivas, 45%, na questão 5b indica a percepção da importância para a gerência da participação dos funcionários nos programas de treinamento. Segundo dados da gerência de Recursos Humanos da TI, durante o ano de 2004, foram treinados 110 funcionários em cursos de gerenciamento de projetos.
O percentual (41%) de respostas neutras (Não concordo nem discordo) indica que apesar de terem conhecimento da existência do programa de treinamento, os respondentes não se sentem incentivados a participar do mesmo. Este é um ponto de atenção para TI, pois segundo Kerzner (2001b) a não percepção pelo funcionário da importância para a gerência de sua participação nos treinamentos pode acarretar em resistência ao uso de gerenciamento de projetos.
Questão 5c:Existe um programa de treinamento em gerenciamento de projetos na empresa pela qual sou contratado
Figura 27. Gráfico de distribuição das respostas da questão 5c
O alto índice (64%) de respostas negativas (Discordo e Discordo totalmente) indica a não existência na maior parte das empresas terceirizadas de um programa de treinamento em gerenciamento de projetos.
Questão 5c - Existência do programa de treinamento em gerenciamento de projetos na empresa contratada
32% 32% 20% 12% 4% Discordo totalmente Discordo
Não concordo nem discordo
Concordo
Questão 13: Os líderes de projetos demonstram ter conhecimento adequado para exercer seu papel
Figura 28. Gráfico de distribuição das respostas da questão 13 respondidas por funcionários
Figura 29. Gráfico de distribuição das respostas da questão 13 respondidas por contratados
Questão 13 - Conhe cime nto dos gerentes de proje tos Re spondida por contratados
7%
13%
20%
27%
33% Dis cordo totalmente
Dis cordo
Não c onc ordo nem dis cordo
Conc ordo
Conc ordo totalmente
Questão 13 - Conhecime nto dos gerente s de projetos Respondida por funcionários
3% 22% 56% 19% 0% Discordo totalmente Discordo
Não concordo nem discordo
Concordo
É interessante notar que a grande parte dos respondentes que se posicionaram de forma neutra e de forma negativa a esta afirmação são funcionários (gráfico 28), um resultado discrepante em relação aos resultados obtidos nas questões 5a e 5b, Podemos supor que apesar de perceberem a existência de treinamento em gerenciamento de projetos e o incentivo pela TI na participação dos funcionários nos mesmos, os respondentes ou não realizaram o treinamento ou apesar de terem sido treinados não se sentem com conhecimento suficiente para exercer o cargo de gerente de projeto. Para um melhor entendimento desta discrepância seria necessário um maior aprofundamento nos resultados obtidos nos treinamentos em gerenciamento de projetos, o que está fora do escopo deste trabalho. Porém é necessário ressaltar que esta evidência poderá servir como indicador para pesquisas futuras.
Por um outro lado, a maior parte das respostas positivas foram respondidas por contratados (gráfico 29) apesar das respostas da questão 5c indicarem a não existência de um programa de treinamentos em gerenciamento de projetos na maior parte das empresas contratadas.
5.2.4 Análise das variáveis referentes à seção Metodologia e Processos
Questão 6:Existe uma metodologia única de gerência de projetos, conhecida por todos e efetivamente utilizada
Figura 30. Gráfico de distribuição das respostas da questão 6
A maioria (52%) de respostas negativas (Discordo e Discordo totalmente) mostra uma tendência em não concordar com a existência de uma única metodologia de gerência de projetos na TI. Isto pode ser explicado pelo fato de diversas áreas incorporadas pela TI em sua reestruturação possuírem padrões próprios. Existe um forte investimento na implantação na TI de uma metodologia única com padrões, procedimentos e ferramentas que suportem a mesma. A implantação da metodologia teve início em setembro de 2004, mas ainda existem áreas que não a utilizam, o que confirma o resultado apresentado.
O alto índice (30%) de respostas neutras (Não concordo nem discordo) indica a falta de percepção da existência de uma metodologia única e deve ser um ponto de atenção para a
Questão 6 - Metodologia única
10% 42% 30% 15% 3% Discordo totalmente Discordo
Não concordo nem discordo
Concordo
TI podendo ser um subsídio para a avaliação da implantação da metodologia, o que está fora do escopo deste trabalho.
Questão 7:Para todo o projeto é construída uma WBS (Work-Breakdown Strucuture). Figura 31. Gráfico de distribuição das respostas da questão 7
Os resultados desta questão, ao apresentarem uma forte tendência de respostas que não concordam com a afirmativa (57%), incluindo o alto índice de respostas neutras (30%), demonstram a pouca utilização dos conceitos de planejamento de projetos.
Não efetuar um planejamento das atividades que serão realizadas em um projeto inviabiliza a correta alocação dos recursos, tanto humanos quanto materiais, que serão utilizados e uma previsão dos custos e prazos que serão realizados. Somado a isso, a falta de planejamento acarreta dificuldade de acompanhamento do projeto pois não se consegue comparar o que foi realizado como o que foi planejado e com isso realizar os ajustes que possam vir a serem necessários. A falta de planejamento é um dos principais aspectos que pode comprometer o sucesso de um projeto
Questão 7 - Existência de planejamento
21% 36% 30% 11% 2% Discordo totalmente Discordo
Não concordo nem discordo
Concordo
Não podemos inferir que este resultado se complementa ao resultado da questão anterior pois a não existência de uma metodologia única não inviabiliza a existência de padrões e procedimentos.
Questão 8: A gerência de riscos na TI é suportada por processos para identificação, qualificação e quantificação dos riscos.
Figura 32. Gráfico de distribuição das respostas da questão 8
Questão 8 - Gerência de riscos
15% 31% 34% 15% 5% Discordo totalmente Discordo
Não concordo nem discordo
Concordo
Questão 9: Existe um processo formal de controle de mudanças sendo utilizado e respeitado
Figura 33. Gráfico de distribuição das respostas da questão 9
Os resultados destas duas questões estão coerentes com os resultados apresentados nas questões anteriores. Existem padrões e procedimentos para quantificação e acompanhamento dos riscos e para controle de mudanças de escopo que possam surgir durante ao desenvolvimento do projeto. Estes procedimentos e padrões fazem parte da metodologia de gerenciamento de projetos que começou a ser implantada em setembro de 2004. A não percepção da existência destes padrões, ou em outras palavras, a não percepção da existência do processo de gerência de riscos e de controle de mudanças de escopo ratifica o resultado encontrado na questão 6 da não percepção da existência de uma metodologia única.
Assim como na questão 6, o significativo índice de respostas neutras (Não concordo nem discordo) nas questões 8 e 9, 34% e 34% respectivamente, ratifica a falta de percepção da
Questão 9 - Controle de mudanças
5% 33% 34% 21% 7% Discordo totalmente Discordo
Não concordo nem discordo Concordo
existência de processos e padrões sendo mais um subsídio para a avaliação da implantação da metodologia.
Questão 10:Existem critérios formais e bem-definidos para a seleção dos projetos a serem desenvolvidos.
Figura 34. Gráfico de distribuição das respostas da questão 10
O percentual (43%) de respostas negativas (Discordo e Discordo totalmente) acrescentado ao percentual (37%) de respostas neutras (Não concordo nem discordo) indicam a falta de percepção da existência de um processo formal de seleção dos projetos a serem desenvolvidos. Este resultado era esperado pois conforme apresentado anteriormente no capítulo 4, apesar da TI reconhecer a necessidade de critérios formais para seleção de projetos, optou-se por inicialmente concentrar a centralização de todos os projetos desenvolvidos e partir da visibilidade dos projetos a serem atendidos, desenvolver critérios para priorização dos mesmos.
Questão 10 - Seleção dos projetos
18% 25% 37% 13% 7% Discordo totalmente Discordo
Não concordo nem discordo Concordo
Em agosto de 2005 teve início a implantação de uma ferramenta chamada de Necessidades de Tecnologia da Informação (NTI) que tem como objetivo suportar o processo de seleção e priorização dos projetos a serem realizados e uma correta previsão dos recursos que devem estar disponíveis para atendimento dos mesmos. Esta ferramenta tem a previsão de ser implantada em toda a TI.
Questão 11:Ao final de cada projeto, as lições aprendidas são discutidas e documentadas. Figura 35. Gráfico de distribuição das respostas da questão 11
A maioria das respostas (60%) com tendência negativa incluindo as respostas neutras (26%) está de acordo com o resultado esperado pois atualmente não existe na TI a obrigatoriedade de documentar as lições aprendidas ao final de cada projeto.
Na metodologia de gerenciamento de projetos, que começou a ser implantada em setembro de 2004, existe a obrigação da confecção de um relatório ao final do projeto onde são informadas as lições aprendidas, mas não existe uma forma de consulta a estas lições.
Questão 11- Documentação das lições aprendidas
16% 44% 26% 11% 3% Discordo totalmente Discordo
Não concordo nem discordo Concordo
Como a metodologia ainda não foi implantada em todas as áreas da TI, este relatório não é confeccionado para todos os projetos desenvolvidos.
5.2.5 Análise das variáveis referentes à seção Autoridade e Responsabilidade
Questão 12: Os líderes de projetos possuem plena autonomia na condução de seus projetos, incluindo equipe, recursos materiais, etc.
Figura 36. Gráfico de distribuição das respostas da questão 12
O índice (56%) de respostas negativas (Discordo e Discordo totalmente) incluindo o índice (26%) de respostas neutras indicam a falta de autonomia dos gerentes de projetos na condução de seus projetos. Uma das principais funções do gerente de projeto é, segundo Gareis & Huemann (2000), coordenar a equipe do projeto para que os objetivos estabelecidos para o projeto sejam alcançados. Sem a possibilidade de poder alocar os recursos necessários que serão utilizados nas atividades do projeto, o gerente de projeto não
Questão 12 - Autonomia dos gerentes de projetos
18% 38% 26% 18% 0% Discordo totalmente Discordo
Não concordo nem discordo Concordo
consegue planejar adequadamente os custos e prazos que serão realizados, prejudicando com isso a realização do projeto podendo comprometer o seu resultado final.
5.2.6 Análise das variáveis referentes à seção Benchmarking
Questão 14: Os projetos da minha área são medidos, controlados e comparados com os demais projetos da área.
Figura 37. Gráfico de distribuição das respostas da questão 14
As respostas negativas (48%) incluindo as respostas neutras (34%) indicam a não realização de comparações entre os projetos desenvolvidos pelas diversas áreas da TI. Esta resposta corrobora com a resposta da questão 11 que informa que as lições aprendidas não são discutidas e documentadas. Documentar as lições aprendidas com os projetos realizados é um dos passos para realizar a comparação entre os mesmos.
Outro fator que dificulta a realização de benchmarking interno é a inexistência de indicadores aplicados a todos os projetos realizados.
Questão 14 - Benchmarking interno
11% 37% 34% 16% 2% Discordo totalmente Discordo
Não concordo nem discordo Concordo
Questão 15:Os projetos da minha área são medidos, controlados e comparados com outros projetos de outras áreas ou empresas
Figura 38. Gráfico de distribuição das respostas da questão 15
A resposta quanto à inexistência de comparação entre os projetos realizados pela TI e projetos realizados por áreas da Petrobras ou por outras empresas é esperada ao se verificar na questão anterior que não são realizadas comparações internas. Cabe ressaltar que a realização de comparações tanto internas quanto externas ocorre em empresas com um alto nível de maturidade em gerenciamento de projetos.
Podemos destacar dentre todos os resultados apresentados que:
• Existe uma tendência geral dos respondentes em não concordarem com as afirmações apresentadas com exceção das três primeiras afirmações que discorrem sobre o reconhecimento da importância da gerência de projetos tanto pela organização quanto pela gerência executiva;
Questão 15 - Benchmarking externo
18% 46% 26% 8% 2% Discordo totalmente Discordo
Não concordo nem discordo
Concordo
• Identificou-se na percepção dos respondentes que seus gerentes imediatos ou coordenadores possuem conhecimentos dos conceitos de gerenciamento de projetos;
• Identificou-se na percepção dos respondentes que apesar de exercerem o cargo de gerente de projeto, nomeado como líder de projeto, os mesmos não se sentem reconhecidos como tal;
• A existência de um programa de treinamento em gerenciamento de projetos e o incentivo pela gerência para a participação neste são reconhecidos por uma grande parte dos funcionários da Petrobras que exercem o cargo de líder de projeto na TI. Mas estas questões tiveram um alto índice de respostas neutras o que deve ser um ponto de atenção para a TI;
• A maior parte das empresas terceirizadas não oferece programa de treinamentos em gerenciamento de projetos para seus funcionários embora os mesmos se sintam capacitados a exercerem o cargo de líder de projeto na TI;
• Existe uma percepção positiva pelos respondentes do conhecimento em gerenciamento de projeto dos líderes de projeto, sendo esta percepção maior no caso dos respondentes que são contratados;
• A existência de uma metodologia única de gerenciamento de projetos com procedimentos e padrões para gerência de riscos e controle de mudanças de escopo não está sendo percebida pelos líderes de projeto;
• Existem projetos que estão sendo desenvolvidos sem o planejamento inicial de suas atividades e alocação de recursos, comprometendo com isso a previsão dos prazos e custos que serão realizados;
• Não existem critérios para seleção e priorização dos projetos o que leva a dificuldade de previsão dos recursos que devem ser disponibilizados para atendimento dos mesmos;
• A autonomia dos líderes de projeto quanto à condução de seus projetos não foi percebida pelos respondentes;
• Os processos de benchmarking tanto internos quanto externos não são executados de acordo com os respondentes;
Face ao que foi apresentado e comparando os resultados com o modelo de maturidade de Kerzner, utilizado como base para a pesquisa, podemos concluir que a TI ao apresentar o reconhecimento tanto pela organização quanto pelos todos os níveis da gerência da importância do gerenciamento de projetos e ao desenvolver processos e padrões para o efetivo uso de gerenciamento de projeto possui características identificadas pelo modelo como pertencentes ao nível 2 – Processos Comuns.
Mas apesar de possuir características do nível 2 (Processos Comuns) do modelo de Kerzner, a TI ainda encontra uma grande resistência aos conceitos de gerenciamento de projetos nos níveis operacionais. Vários fatores apresentados nos resultados da pesquisa nos levam a esta conclusão. Dentre eles: a falta de autonomia dos gerentes de projetos na condução de seus projetos, a falta de planejamento dos projetos, a percepção por partes dos respondentes da falta de conhecimento adequado para exercer o cargo de líder de projeto apesar da existência de programas de treinamento.
A resistência do nível operacional quanto à utilização do gerenciamento de projetos vem da falta de visibilidade do suporte do corpo gerencial. Os respondentes apesar de perceberem o reconhecimento da importância do gerenciamento de projetos tanto pela a organização quanto pelo corpo gerencial, não percebem o suporte para a utilização do gereciamento de projetos. O alto índice de respostas negativas e neutras nas questões que dizem respeito a utilização da metodologia e de seus processos e padrões nos levam a concluir que os investimentos que estão sendo realizados quanto a implantação do gerenciamento de projetos não estão sendo percebidos pelo corpo operacional.
Kerzner (2001b) destaca que o nível 2 do modelo pode e deve sobrepor o nível 1. Para o autor, uma organização pode apresentar características de um nível superior sem obrigatoriamente apresentar todas as características de um nível inferior. Segundo ele, não existe razão para esperar treinar todos aqueles que utilizarão gerenciamento de projetos para depois desenvolver processos e metodologias. Quanto mais cedo a metodologia for desenvolvida maior a possibilidade de apresentá-la no treinamento. Mas ressalta que uma
organização somente pode ser avaliada como pertencente a um nível superior se ela apresentar todas as características do nível inferior.