A categoria execução foi dividida em sete subcategorias. São elas: documentação necessária, padronização de relatórios, controle paralelo, contrapartida, licitação, registro de documentos e pagamento de fornecedores. Cada subcategoria possui um código para sua melhor visualização no trabalho e o número da questão da entrevista a que ela se relaciona.
Tabela 15 - Categoria Execução
Categoria Subcategoria Código Nº Pergunta
Execução Documentação necessária 61 100 Padronização de relatórios 62 101 Controle paralelo 63 102;103 Contrapartida 64 104;105;106;107;108 Licitação 65 110;111 Registro de documentos 66 113;114;115 Pagamento de fornecedores 67 116;117 Fonte: Elaborado pela autora (2014)
4.6.1 Subcategoria documentação necessária
Ao serem questionados sobre a documentação necessária para a celebração de convênios, que incluem certidões e declarações exigidas pela Portaria nº 507/2011, todos os entrevistados disseram obtê-la sem dificuldades:
4.6.2 Subcategoria padronização de relatórios
Em relação à padronização de relatórios de encaminhamento de informações de convênios entre os setores, seis entrevistados contaram não haver essa uniformização em suas secretarias, mas acreditam que existe essa necessidade. Contudo duas secretarias relataram a iniciativa de uma padronização de relatórios de encaminhamento de informações de convênios entre os setores:
“Temos relatórios padronizados para na utilização do SICONV”. (62.E9);
4.6.3 Subcategoria controle paralelo
Na que tange o controle paralelo das informações inseridas no SICONV, apenas uma secretaria relatou não realizá-lo por achar que não existe essa necessidade, caso tudo seja feito de maneira correta durante todo o processo. As demais secretarias acham importante e fazem esse controle paralelo de informações inseridas, de saldos e despesas. Algumas utilizam planilhas nesse monitoramento:
“Nós fazemos um controle. O que nós produzimos é uma tabela que o Leandro vai te mostrar e eu faço esse acompanhamento de mês em mês, mas geralmente eles vão fazendo atualização quase que diariamente, fazendo o acompanhamento do que tá pra vencer e o que não tá pra vencer, até porque sessenta dias antes tem que pedir alteração”. (63.E1);
4.6.4 Subcategoria contrapartida
Sobre a contrapartida, sua disponibilidade e liberação, todas as secretarias relataram realizar a uma análise da disponibilidade da contrapartida antes de elaborar os projetos junto à área financeira ou de planejamento dos órgãos. Já sobre a liberação dos recursos, ela somente ocorre quando existe a autorização expressa dos secretários para o depósito do dinheiro:
“O controle de disponibilidade de recursos é realizado antes de fazer o projeto. O repasse ou contrapartida são liberados com o aval do secretario”. (64.E1).
Em relação à licitação, em apenas uma secretaria ela é responsabilidade do setor encarregado dos convênios. Em outra secretaria, o primeiro processo licitatório ainda foi realizado. Nos outros órgãos, a licitação é desenvolvida pelos setores financeiro, de licitação ou de compras. Esses setores recebem dos responsáveis pelos convênios as informações necessárias para o processo:
“É responsabilidade da gerencia de compras, que elabora o edital de acordo com o que foi pedido pela área específica”. (65.E5). 4.6.6 Subcategoria registro de documentos
No que diz respeito ao registro de documentos contábeis, de liquidação e de contratos, três entrevistados relataram realizar esta função junto ao SICONV. Entretanto em outras cinco secretarias essa responsabilidade é de outros setores da organização, como as áreas específicas dos convênios ou as áreas financeiras:
“A tesouraria registra”. (66.E8). 4.6.7 Subcategoria pagamento de fornecedores
A última subcategoria analisada foi o pagamento de fornecedores. Em seis secretarias esse pagamento é realizado pelo setor financeiro do órgão. Já em outras três secretarias, os entrevistados relataram serem eles mesmos os são responsáveis pelo pagamento dos fornecedores:
“Agora com a OBTV, nós realizamos o pagamento dos fornecedores”. (67.E2).
4.6.8 Síntese dos relatos
O Quadro a seguir apresenta os apontamentos da pesquisadora em relação às respostas dos entrevistados para cada subcategoria relacionada à dimensão execução:
Tabela 16 - Síntese Execução
Categoria Subcategoria Apontamentos Documentação
Execução
Padronização de
relatórios • Apenas possuem; duas secretarias
• Todos ressaltaram a necessidade.
Controle paralelo • Apenas uma secretaria não realiza;
• Utilizam planilhas e tabelas. Contrapartida • É verificada antes da elaboração
do projeto;
• Necessita da liberação do secretário.
Licitação • Quase todas as secretarias possuem uma área específica para realizar o processo licitatório.
Registro de
documentos • Em metade das secretarias cabe a área financeira o registro. Pagamento de
fornecedores • Na maioria das secretarias é responsabilidade do setor financeiro.
Fonte: Elaborado pela autora (2014)
Segundo Vargas (1998), o projeto é caracterizado por atividades encadeadas logicamente de modo a permitir que, durante a execução, o acompanhamento e o controle sejam precisos.
Para o mesmo autor a fase de execução é onde se observa a materialização de tudo que foi planejado anteriormente. Qualquer erro cometido ficará evidente nessa fase. É um momento delicado do projeto, pois os problemas e percalços naturais começam a surgir no momento em que o planejamento é colocado em prática, cabe ao gestor buscar o envolvimento da equipe na execução, assegurando a qualidade do desenvolvimento. (VARGAS, 1998)
Nota-se que a fase da execução é realizada sem muitos problemas pelas secretarias. Entretanto existe uma demanda pela padronização de relatórios.
Para Vargas (1998) a fase de controle acontece paralelamente à execução do projeto. Tem como objetivo controlar e acompanhar o que está sendo realizado pelo projeto, de modo a propor ações corretivas e preventivas no menor espaço de tempo possível, após a detecção da
anormalidade. A finalidade do controle é comparar o programado com o realizado, corrigindo possíveis desvios através de ações corretivas.
Para Coutinho (2006), 70% dos casos de fracassos têm seu problema maior na execução e não na definição das estratégias. Com isso, pode-se concluir o grau de importância do gerenciamento de projetos no controle da execução das estratégias.
Observa-se que como existe necessidade de alimentar o SICONV com muitas informações sobre o processo (licitação, documentos de liquidação, documentos contábeis) o controle das ações é executado permanentemente pelo próprio sistema. Vale ressaltar que o controle paralelo das atividades é realizado em quase todas as secretarias, o que também facilita a execução dos projetos.