ANÁLISE E INTERPRETAÇÃO DO FLUXO DE CAIXA

O Fluxo de Caixa recebe informações das movimentações financeiras de toda a empresa, como: projeções de vendas, contas a receber, contas a pagar, folha de pagamento, taxas, tributos, financiamentos, entre outros. Todas estas informações são unidas e criam um relatório que consta as informações da geração de caixa, assim, é possível verificar a situação e a capacidade que a empresa teve de geração de caixa num determinado período através de uma análise dos dados. Uma maneira utilizada para visualizar a geração de caixa é através de gráfico de área, conforme modelo abaixo.

Gráfico – 1 Apresentação gráfica do Fluxo de Caixa Fonte: Elaborado pela autora

Através do exemplo demonstrado neste gráfico, pode-se visualizar de maneira clara o período trabalhado com falta de recursos em caixa, onde neste período recorreu-se ao capital próprio ou a capital de terceiros. O exemplo apresenta um período com escassez de recursos em caixa que compreendeu os treze primeiros dias do mês, logo após tiveram entradas que, além de cobrirem todas as despesas geraram saldos positivos que permaneceram ociosos em caixa.

As informações apresentadas através da demonstração gráfica são utilizadas como suporte a decisões, principalmente quando considera-se as contas a receber e a pagar. A partir desta visualização é possível definir as datas de pagamento de

despesas para evitar situações como a apresentada no gráfico e permitir a definição de um saldo mínimo em caixa, de maneira que não falte nem sobre muito valor em caixa.

Dessa forma, é possível identificar com facilidade se a empresa está trabalhando com escassez ou folga financeira no período avaliado, ou seja, se os recursos financeiros são suficientes para manter o negócio em determinado período ou se há necessidade de obter empréstimos. Assim, o intuito é auxiliar o administrador a tomar decisões antecipadas sobre a falta ou sobra de dinheiro na empresa, de modo que possa planejar melhores prazos de pagamentos, recebimentos e analisar a capacidade de pagamentos antes de assumir compromissos. Outra maneira de controlar as despesas é através das contas conforme é abordado no próximo item.

5.3.1 Análise das contas da empresa

Uma maneira para monitorar as despesas é conhecer quais as contas representam maior percentual das saídas, para isso é preciso classificá-las em uma planilha.

A tabela 7, apresenta as subcontas referente as saídas e os respectivos valores. Essas informações foram coletadas através da planilha livro caixa, e somadas pela tabela dinâmica, do mesmo modo que o FC foi desenvolvido.

Selecionou-se apenas as saídas do período determinado e diferindo na etapa 3 do “assistente de tabela dinâmica”, onde utilizou-se recurso arrastar e soltar, apenas levou-se para o campo “Linha”, o item “Subconta” e o item “Valor pago” para o campo “Dados”, em seguida clicou-se em concluir, desse modo obteve-se a soma dos valores de cada subconta, conforme a tabela 7.

Tabela 7 - Subcontas Ordenadas por Subcontas

Subcontas Valor

ca - Saídas Administrativas -5,48

cb - Aluguel Comercial -1100

cd – Luz -279,84

ce – Telefone -721,79

cf - Material de Escritório e Limpeza -75 cg - Material de Informática -459,8 ci - Despesas de Postagem -3,6 cj- ACIT -103,75 cl- água -290,51 Db - Material de Embalagem -224 Dc – Transporte -134,5 dd- Tecido -36324,23 De- Aviamentos -21,6 ee – Diversos -9 fb - Folha de Pagamento -15440,74 fg- Vale funcionários -2833,29 fh- Diversos -648 gb - INSS -2303,38 hb - Contabilidade Externa -813 jd- DARE -2887,54

Fonte: Elaborado pela autora

Mas isso não foi o suficiente, foi necessário melhorar a interpretação desses dados. Para isso, as subcontas foram classificadas por ordem decrescente de valor, assim como na tabela 8.

Tabela 8 - Percentual das Subcontas Ordenadas por Subcontas

Subcontas Valor Acumulado Porcentagem % acumulado

dd- Tecido -36324,23 -36324,23 56% 56% fb - Folha de Pagamento -15440,74 -51764,97 24% 80% jd- DARE -2887,54 -54652,51 4% 84% fg- Vale funcionários -2833,29 -57485,8 4% 89% gb – INSS -2303,38 -59789,18 4% 92% cb - Aluguel Comercial -1100 -60889,18 2% 94% hb - Contabilidade Externa -813 -61702,18 1% 95% ce – Telefone -721,79 -62423,97 1% 97% fh- Diversos -648 -63071,97 1% 98% cg - Material de Informática -459,8 -63531,77 1% 98% cl- água -290,51 -63822,28 0% 99% cd – Luz -279,84 -64102,12 0% 99% db - Material de Embalagem -224 -64326,12 0% 99% dc – Transporte -134,5 -64460,62 0% 100% cj- ACIT -103,75 -64564,37 0% 100%

cf - Material de Escritório e Limpeza -75 -64639,37 0% 100%

de- Aviamentos -21,6 -64660,97 0% 100%

ee – Diversos -9 -64669,97 0% 100%

ca - Saídas Administrativas -5,48 -64675,45 0% 100%

ci - Despesas de Postagem -3,6 -64679,05 0% 100%

Após as classificações das subcontas, verificou-se o quanto cada uma representou no total das despesas da empresa, pode-se ver o valor acumulado das subcontas por meio da soma, saber também qual o percentual cada subconta representou e o somatório delas, conforme o exemplo apresentado na Tabela 08. Na mesma, observou-se que apenas quatro subcontas representaram 89% das despesas da empresa, desse modo merecem mais atenção em relação as outras contas.

Em decorrência desse acompanhamento e da interpretação dos dados, foi possível identificar quanto a empresa possuia em caixa, assim como, possibilitou a realização de previsões de saldo para um período futuro. A partir da determinação de um saldo mínimo em caixa baseado nas projeções que podem ser realizadas a partir das contas a receber e das contas a pagar, pode-se minimizar o risco de erro, impedindo que a empresa tivesse a necessidade de captar recursos, ou mantivesse saldos ociosos em caixa.

Para impedir a perda dos dados, foi recomendado a realização um backup num CD, para armazenar os arquivos que realmente precisavam ser guardados, de maneira que não sofreriam danos com o passar do tempo, da mesma forma que poderiam ser armazenados em DVD, Pen drive ou até mesmo ser armazenados online.