A coleta dos dados, as entrevistas realizadas e a análise da empresa foram fundamentais para que houvesse o entendimento do seu processo e estrutura organizacional, bem como do funcionamento de seus controles financeiros. Tudo com o intuito de elaborar o sistema de fluxo de caixa de forma real e segura.
3.1.1 Estrutura organizacional
A empresa em estudo trabalha no ramo agroindustrial há cinco anos e suas atividades são a industrialização de produtos, a revenda de mercadorias, além da prestação de serviços em equipamentos agroindustriais. A empresa está situada no noroeste do Rio Grande do Sul, porém ela vende para todas as regiões do Brasil.
O aumento da capacidade produtiva no campo e as exigências da população expandem o mercado agrícola, que demanda de máquinas e equipamentos cada vez melhores. Devido a isso, a empresa está em constante desenvolvimento de produtos com maior tecnologia, se diferenciando dos concorrentes e conquistando ainda mais o mercado em que atua. Deste modo, a empresa possui juntamente com seu setor de produção, uma área de desenvolvimento de produtos novos e de melhorias em produtos já existentes.
A concorrência no mercado agroindustrial é grande, por isso a empresa utiliza algumas políticas de marketing que impulsionam as vendas. Os vendedores
atendem os clientes nas suas empresas, cooperativas, cerealistas e propriedades rurais para expandir mercado e estar à frente dos concorrentes. Além disso, tornam a empresa conhecida com as participações em feiras e eventos, bem como utilizam como propaganda o meio eletrônico e o malote.
Os serviços prestados pela empresa são de reparos feitos em equipamentos agroindustriais. Os serviços podem ter origem devido a algum problema detectado em equipamentos usados, como também podem ser feitas manutenções periódicas, como prevenção para os períodos de safra.
O quadro de colaboradores é composto por dois vendedores, três ajudantes de produção e um auxiliar financeiro e administrativo. Além disso, são utilizados serviços terceirizados para a fabricação de produtos, já que a empresa produz nos últimos dois anos cerca de 60% dos equipamentos vendidos.
3.1.2 Sistemas de controle interno
Atualmente a organização está em processo de implantação de um sistema informatizado para controlar os estoques, as vendas e os custos. Além disso, a empresa possui um controle de contas a receber para que seja possível a cobrança dos inadimplentes, bem como um controle de contas a pagar, que serve de base para os pagamentos que são efetuados semanalmente.
Observou-se através dos dados coletados que a empresa ainda está em transição entre o sistema informatizado e as planilhas de controle, porém em pouco tempo a empresa conseguirá controlar todos os recursos e setores da empresa. Além disso, verificou-se a necessidade de desenvolver o fluxo de caixa, já que a empresa não dispõe desta ferramenta atualmente.
Os lançamentos das notas fiscais de entrada são realizados pelo setor financeiro, que gera o contas a pagar, bem como realiza a entrada no estoque. As emissões das notas fiscais de saída são feitas a partir do pedido aprovado pelo cliente, que é interligado pelo sistema. No faturamento, também é gerado o contas a receber e a saída de estoque das mercadorias ou produtos vendidos.
Desde 2010 o financeiro da empresa faz os relatórios financeiros das entradas e saídas do caixa e dos bancos. Em 2012 iniciou-se o processo de implantação de um sistema informatizado para a indústria, portanto os lançamentos financeiros de recebimentos e pagamentos começaram a ser realizados através desta ferramenta.
Feito os lançamentos, ocorre a emissão dos relatórios diários de caixa, que são anexados aos documentos correspondentes a movimentação financeira. Após isso, a documentação é enviada para o escritório contábil.
A controladoria é feita através de escritório de contabilidade, que é auxiliado pelo setor financeiro tanto no subsidio de informações e documentos como na conciliação contábil mensal.
O sistema fornece as informações referente aos inadimplentes para que possa ser realizada a cobrança, portanto são gerados relatórios para essa finalidade. Além disso, também é feito o controle dos orçamentos e pedidos de venda a partir do sistema e dos relatórios disponíveis para consulta.
O controle dos custos dos produtos vendidos é feito através de tabelas dos custos da matéria prima, dos materiais de consumo, da mão de obra, da embalagem e do frete. A partir disso, é calculada a margem de lucro para que seja feito o preço de venda dos produtos industrializados. Já na atribuição dos preços de venda das mercadorias revendidas, é calculado o custo da compra do produto, do frete e o percentual de lucro. Na prestação de serviço é calculada a mão de obra, mais os insumos utilizados nos reparos e, se for o caso, o frete para envio do equipamento.
Atualmente o controle de estoque utilizado pela organização é o método periódico, mas após a finalização de implantação do sistema será utilizado o método permanente. Em função da empresa estar em constante crescimento, torna-se necessário um gerenciamento efetivo do estoque, a fim de manter um controle eficaz sobre as matérias primas, produtos e mercadorias.
Os recebimentos geralmente ocorrem através de boleto bancário, mas também trabalham com cheque pré-datado, dinheiro, transferência bancária e cartão BNDES. Os pagamentos são realizados através da conta bancária online, com cheque, cartão de crédito ou dinheiro. A realização dos pagamentos é semanal, pelo sistema online, no qual são feitos os agendamentos para débito no dia do vencimento dos boletos e faturas, ou então, são realizados com cheque ou transferência bancária, conforme negociado com os fornecedores. Já as despesas de viagem e demais despesas de menor valor são pagas através de cartão de crédito ou dinheiro.
Os prazos e descontos concedidos nas vendas ocorrem conforme negociação feita com os clientes, já que depende de vários fatores: consulta de crédito do cliente, valor da venda, produto ou mercadoria vendida (considerando que alguns
fornecedores concedem um prazo maior de pagamento e outros pagamentos são efetuados a vista).
A empresa faz um controle de caixa manual a cada semana, no qual são utilizados os saldos de caixa vigentes e calculado os valores a receber atualizados e os desembolsos para o período de um mês. Porém, faz-se necessário um sistema de fluxo de caixa mais abrangente, com período maior de visão da situação financeira, já que a empresa não utiliza previsões de recebimentos com base em períodos anteriores e com base no mercado atual.
Percebe-se que a empresa não possui dificuldades de caixa, porém pretende fazer investimentos que demandam um fluxo de caixa projetado para tomar as decisões com maior segurança.