4 ANALISE DE RESULTADOS OBTIDOS

Para entendimento do comportamento do usuário de SAC na resolução de uma ocorrência, foi aplicada uma entrevista de descrição de cargo, onde foi possível observar os dados informados no quadro abaixo.

Vanessa Ellwanger, Leticia Schramm Arend

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Serviço de atendimento ao cliente (SAC)...

Quadro 1 – Resultado da entrevista

Fonte: Elaborado pelo autor, 2018.

A entrevista consistia no detalhamento das atividades desenvolvidas pelo usuário desde o recebimento da ocorrência ao momento em que o atendimento é encaminhamento ao próximo setor, assim como o período de tempo que é destinado para a resolução do atendimento. O objetivo da pesquisa buscava verificar o conhecimento do usuário no desenvolvimento da atividade, o comprometimento do mesmo para a agilidade da resolução e organização da empresa.

As ocorrências são um dos indicadores e fator de análise dos atendimentos de SAC, são oriundas de uma falha no processo que compreende desde o atendimento ao cliente até a entrega da mercadoria, buscam padronizar as divergências relatas pelos clientes ao SAC a fim de que se possa identificar os setores que mais ocasionam atendimentos, através da estratificação por situações, assim como os responsáveis pelos mesmos. Em seguida, a tabela 1, apresenta as dez principais ocorrências

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registradas no SAC da distribuidora durante o ano de 2017.

Tabela 1 – Principais ocorrências registradas no SAC em 2017 PRINCIPAIS ATENDIMENTOS SAC POR OCORRÊNCIAS - ANO 2017

CASO TOTAL

OCORRÊNCIAS ÍNDICE

PEDIDO DIFERE DA NOTA FISCAL 600 23,28%

VALIDADE CURTA 161 6,25%

RECALL 156 6,05%

AVARIA 142 5,51%

COBRANÇA TAXA DE BOLETO 141 5,47%

SUPOSTO DESVIO QUALIDADE 129 5,01%

FATURADO DIFERE DO FISICO 122 4,73%

FALTA DE PRODUTO 110 4,27%

SUPOSTA AVARIA 106 4,11%

PRAZO PAGAMENTO INCORRETO 87 3,38%

Fonte: Fornecido pela empresa.

Realizando a análise dos dados adquiridos com a entrevista aos usuários, foi possível perceber que todos possuem demandas setoriais diárias e mais as demandas SAC, onde esta última não consta no fluxo diário de tarefas e é vista como uma atividade aleatória incorporada à função, não há um modelo ou manual a seguir para a resolução de um atendimento, a complexidade para a resolução de um atendimento varia consideravelmente de um setor a outro e um atendimento pode retornar várias vezes ao mesmo usuário. Também foram percebidos fortes pontos positivos, como a pró atividade dos colaboradores que informalmente criaram rotinas, originando um fluxo a ser seguido desde a abertura do atendimento até o encerramento, um sistema próprio para armazenamento e controle dos atendimentos, de fácil acesso e manuseio e a relação de cooperação da equipe.

Referente às principais ocorrências, pode-se perceber que são originárias dos mais diversos setores, do comercial até os parceiros externos como laboratórios e transportadoras, merecendo destaque para a ocorrência “pedido difere da nota fiscal”

que somou 600 casos no ano de 2017 representando alguma falha entre o pedido do cliente e nota fiscal faturada. Esta ocorrência é oriunda dos setores comerciais, vendas e licitação que são responsáveis pela montagem do pedido em que informam ao sistema dados do cliente, a mercadoria solicitada, quantidade, valor, prazo de pagamento e data de entrega.

Considerando os dados levantados, podemos verificar que a estrutura do SAC pode ser formalizada e organizada via fluxograma e instituída a hierarquia via organograma, eliminando os gargalos e sobrecarga de atividades via descrição de cargo, evidenciando o comprometimento dos colaboradores através da divulgação em mídia interna e realizando trabalhos de treinamentos periódicos com os setores mais suscetíveis a ocorrências. Essas medidas tornariam o desempenho do SAC mais efetivo e ágil, reduzindo o número de ocorrências na distribuidora.

Vanessa Ellwanger, Leticia Schramm Arend

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5 CONCLUSÃO

Esta pesquisa teve como principal objetivo analisar o papel do colaborador na existência de ocorrências no setor de atendimento ao cliente da distribuidora Medlive.

Com este trabalho pode-se concluir que foi possível alcançar os objetivos propostos, por meio da observação da pesquisadora, aplicação da entrevista de descrição de cargo e do questionário aos colaboradores do SAC.

Os objetivos específicos propostos no início deste trabalho, também podem ser considerados atingidos, identificados pontos muito positivos no relacionamento da equipe SAC, como o comprometimento, participação e influência nos atendimentos, o que é primordial para o funcionamento de um setor que é composto de diversos colaboradores em setores distintos dentro da empresa. Assim como o entendimento dos casos registrados no SAC, que são oriundos dos mais diversos setores da empresa, destacando os setores comerciais (vendas e licitação), que possuem um índice que implica maior atenção da gerência.

Como pontos a serem melhorados, para proporcionar redução de atendimentos e agilidade na resolução, conforme apontamentos dos colaboradores de SAC, seria a falta de treinamento e de atenção dos demais colegas na execução das atividades, a dificuldade da equipe de SAC conciliar as demandas setoriais com a demanda SAC e não ter como rotina a resolução diária dos atendimentos.

Apesar das dificuldades na realização da pesquisa, devido a empresa já ter proporcionado algumas mudanças na estrutura do SAC, estas não prejudicaram o andamento do trabalho, pelo contrário, demonstraram realmente este ser um setor de atenção da empresa. Para a empresa, é recomendado que seja realizada, dentro de determinado espaço de tempo, uma nova pesquisa de comprometimento dos colaboradores do SAC, visto que melhorias já foram constatados por parte da gerência da empresa e, principalmente, pelo diagnóstico, que identificou os pontos de melhoria e gargalos que permitirão analisar e realizar a implantação de meios facilitadores para ampliar o desempenho do colaborador, proporcionando satisfação ao cliente e melhores resultados à empresa.

Também se aconselha outros modelos de estudo, como uma pesquisa de qualidade de vida no trabalho e um estudo do perfil de cargo das demais funções da empresa, para poder conhecer e agir na origem da ocorrência, compreendendo a situação na qual o colaborador está inserido e o que beneficia ou atrapalha seu desempenho.

Enfim, o estudo realizado na distribuidora Medlive proporcionou um grande aprendizado, possibilitando a oportunidade de entender as situações, estudar os problemas, sugerir melhorias e pôr em prática os conhecimentos adquiridos ao longo do curso. O ganho obtido com a realização deste trabalho, para a empresa, se resume na diminuição do valor de devoluções e automaticamente aumento de faturamento, uma vez que o valor faturado desconta o valor devolvido, maior acerto na execução das tarefas e satisfação do bem maior da empresa, o colaborador.

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