Aplicações da digitalização

A digitalização de documentos arquivísticos reproduz objetos digitais que podem ser usados para distintas finalidades, dentre as quais se destacam: acesso às informações arquivísticas no desempenho de tarefas administrativas, visualização de documentos com caráter histórico e cultural em websites ou repositórios digitais, e muito frequentemente, para a preservação de documentos em suportes físicos deteriorados. Cada uma dessas categorias exige características específicas no momento de captura do objeto (profundidade de cores, formato, compactação, etc.).

Ao se elaborar um projeto de digitalização deve-se levar em consideração os aspectos mencionados, para que os objetos resultantes cumpram as finalidades a que são destinados.

Valle e Araújo (2005a) acrescentam que a primeira consideração a se fazer na determinação de parâmetros de qualidade das imagens digitais é o seu propósito, pois esta definição repercute em todas as decisões subsequentes, desde a resolução, até o formato de armazenamento.

Para destacar as características a que se destinam as imagens digitais, considera-se a proposição de Valle e Araújo (2005a) que definem quatro propósitos: índice, acesso, reprodução e preservação.

2.3.3.1 Imagens digitais com propósito de índice

São imagens de baixa qualidade e tamanho reduzido, utilizadas como miniaturas (também conhecidas como thumbnails) em resultados de pesquisa. Seu propósito é a identificação e visualização rápida do conteúdo do documento. Esta característica de imagem também é muito aplicada em bancos de dados fotográficos e websites que promovem ações de difusão de acervos audiovisuais.

De acordo com as recomendações do CONARQ (2010) para a visualização de imagem a título ilustrativo em sítios da internet, deve-se utilizar um representante digital com baixa resolução, do tipo thumbnail. Nesta modalidade os formatos de arquivos digitais mais comuns são o GIF, BMP, PNG e JPEG. O documento do CONARQ acrescenta que esta configuração apresenta uma resolução final que não é recomendada para textos ou desenhos com linhas muito finas ou caracteres muito pequenos, tornando-os, por vezes, pouco legíveis.

2.3.3.2 Imagens digitais com propósito de acesso

Constituem-se em imagens de média qualidade que permitem a visualização razoavelmente detalhada do conteúdo do documento. O propósito dessas imagens é reduzir o acesso ao documento original, mas não substituí-lo. Valle e Araújo (2005a) destacam que as imagens de acesso podem ser pré-tratadas para permitir melhor visualização do documento.

O CONARQ (2010) caracteriza estas imagens como derivadas de acesso, destinadas aos usuários finais – para visualização em tela, impressão, download ou cópia por demanda.

Podem receber tratamento a fim de proporcionar melhorias na visualização ou impressão, desde que sejam observados critérios éticos para que as imagens não se tornem dissociadas, não representando corretamente o documento original que as gerou. Recomenda-se a adoção dos formatos JPEG e PNG. Além destes, o formato PDF ou PDF/A também são recomendados, embora possuam uma taxa de compressão menor. Esse formato (PDF) permite dar acesso ao usuário final uma representação fiel do documento original em um único arquivo digital, especialmente quando esse é formado por múltiplas páginas.

2.3.3.3 Imagens digitais com propósito de reprodução

São imagens de alta qualidade que permitem a duplicação do documento em impressora ou outro equipamento de imagem. Seu propósito é capturar a aparência do documento original em grau suficiente para permitir uma reprodução satisfatória tão próximo do original quanto possível.

Esta opção pode ser aplicada em ambientes administrativos para desempenho das atividades, pois tendo-se a imagem digital do documento fiel à original, todas as informações podem ser rapidamente recuperadas. Ao mesmo tempo, os originais devem permanecer armazenados em locais adequados para prolongar sua durabilidade, sendo consultados apenas quando estritamente necessário.

2.3.3.4 Imagens digitais com propósito de preservação

Constituem-se em imagens da mais alta qualidade possível, capturando todos os detalhes do documento. Estas imagens não devem sofrer tratamentos de melhoria como contraste, retoques, alisamentos, marcas d'água, acréscimos de texto, nem outros tipos de alterações comuns nas imagens de acesso.

O CONARQ (2010) denomina estas imagens como Matrizes Digitais (MD), sendo que deverão ter alta qualidade de captura (resolução óptica em dpi e profundidade de bit) e serem armazenados e gerenciados por profissionais altamente qualificados em tecnologia da informação. Acrescenta-se que deve haver controle de acesso, e em hipótese alguma

autorizado a usuários não credenciados. O armazenamento deverá ser feito em ambiente altamente protegido, fora dos sistemas e redes de dados para acesso remoto.

Um terceiro argumento que corrobora com os anteriores é destacado por Nascimento et al. (2006), que definem estas imagens como Arquivo Mestre, devendo ser de alta qualidade, visto que preserva o conteúdo informacional do original possibilitando variados usos e formatos alternativos para atendimento às várias demandas, evitando re-trabalho de digitalização.

Neste sentido é importante observar a citação de Valle e Araújo (2005a).

É recomendável ser o mais conservador possível no sentido da alta qualidade, considerando não apenas os usos presentes, mas os possíveis usos futuros das imagens. O custo mais expressivo do processo de reformatação consiste na tarefa de separar e preparar o materiais para serem reformatados e posteriormente devolvê-los aos seus depósitos permanentes.[...] Uma certa extrapolação da qualidade de escaneamento evita incorrer no ônus inaceitável de passar por sucessivos processo de digitalização, à medida que surgem novas aplicações e necessidades. (VALLE e ARAÚJO, 2005a, p.05).

A citação de Valle e Araújo (2005a) demonstra que representantes digitais com alta qualidade são utilizados prioritariamente para preservação, mas por meio de compactação e compressões, em situações específicas, podem servir à finalidade de reprodução, acesso e índice. Complementando, Valle e Araújo (2005a, p.05) afirmam que “o contrário, entretanto, não é possível – nenhum procedimento é capaz de aumentar a resolução real de uma imagem, e a compressão é frequentemente irreversível.”

Com relação ao formato utilizado para as imagens com propósito de preservação, destaca-se o formato TIFF, por apresentar uma elevada definição de cores e ser amplamente conhecido, auxiliando na sua acessibilidade. O CONARQ (2010) cita que “pode ser apreciado o uso de outros dois formatos digitais: o formato PNG e o formato JPEG 2000.”

Reiterando as características de aplicação das imagens digitais, pode-se observar a figura 2, onde Nascimento et al. (2006) organizam as características das imagens de acordo com sua finalidade.

Figura 2 – Características dos arquivos de imagens

Fonte: Nascimento et al. (2006).

Dessa forma, a digitalização pode ser utilizada para diversos fins - desde preservação, acesso ou mesmo como índice a determinado conjunto documental -, a partir das características de sua composição.

Ao se abordar as características de cada propósito não se analisaram medidas exatas de resolução, profundidade de cor, dimensões, etc, pois cada acervo documental apresenta especificidades que poderiam não adequar-se às definições estipuladas neste estudo.