A identificação do uso das imagens resultantes da digitalização nos SE, pautou-se nos quatro principais propósitos definidos pelo referencial teórico para o processo de captura digital: índice, acesso, reprodução e preservação. É recomendável que de acordo com cada propósito, as instituições adotem matrizes e derivadas digitais quando na realização da captura digital, fator este, mencionado no questionário aplicado às unidades.
Dessa forma, no quadro 5 apresenta-se o contexto dos SE frente ao uso dos representantes digitais e a adoção de matrizes e derivadas digitais.
Quadro 5 – Uso dos representantes digitais e adoção de matrizes e derivadas digitais
Serviço de Expedição Uso dos representantes
digitais Adoção de matrizes e derivadas digitais SE-A Acesso Reprodução Não são utilizadas matrizes digitais.
SE-B Acesso Não são utilizadas matrizes digitais.
SE-C
Acesso Não são utilizadas matrizes digitais.
SE-D Acesso Reprodução Não são utilizadas matrizes digitais.
SE-E
Acesso Reprodução
Não são utilizadas matrizes digitais.
SE-F Acesso Não são utilizadas matrizes digitais.
Conforme se constata no quadro apresentado, nos SE os representantes digitais propõem-se a duas finalidades: acesso e reprodução. As imagens para acesso devem ser de média qualidade, visualizadas em dispositivos como monitores e sistemas eletrônicos de informações, ou seja, a recuperação e leitura das informações é o seu principal objetivo. Enquanto isso, as imagens de reprodução, além de permitir o acesso às informações por meio de monitores, possibilitam que o documento seja reproduzido por meio de impressão, garantindo a qualidade de visualização das informações impressas no papel. De acordo com a UNESCO (2002) incrementar o acesso é a principal e mais óbvia finalidade dos projetos de digitalização, quando se sabe que há busca das informações pelos usuários.
Como os representantes digitais na UFFS servem, primordialmente, à consecução de atividades administrativas, o acesso à informação mostra-se como o objetivo principal da digitalização. Nascimento et al. (2006) argumentam que no desenvolvimento e planejamento do processo de digitalização é necessário identificar o público alvo. Isto possibilita que as decisões quanto aos itens que serão digitalizados, a tecnologia que será utilizada, os mecanismos para acesso, entre outros parâmetros possam ser adequadamente adotados. Nunes, Araújo e Souza (2008, p.26) afirmam que “é muito importante que a utilização dos documentos esteja definida, quer seja para simples visualização ou para um uso mais complexo. Além disso, deve-se considerar que muitos dos usos podem ainda não ter sido identificados.”
A identificação dos usos das imagens digitais vai de encontro à constatação de que os SE não adotam matrizes digitais. A partir das matrizes (imagens de alta qualidade) é possível criar derivadas (de acesso e navegação) ou mesmo reproduzir em suporte papel, documentos com qualidade suficiente para visualização adequada das informações. Entretanto, na ausência de imagens de alta qualidade essas possibilidades se extinguem. No caso dos SE, a criação de imagens estritamente para acesso (média qualidade) impossibilita, futuramente, ações que necessitem de qualidade elevada.
Esta questão pode ser analisada com mais detalhes conforme definição do CONARQ (2010), ao explicar que as matrizes digitais têm alta capacidade de captura (resolução óptica em dpi e profundidade de cores), e são armazenadas por profissionais qualificados, mantendo o acesso sob rigoroso controle. A partir da matriz digital (MD) produz-se a matriz digital com processamento de imagem (MDPI), que por sua vez dará origem a derivada de acesso (DA) e derivada de navegação (DN), estas duas últimas, elementos primordiais para favorecer o acesso e compartilhamento às informações. Lopes et al. (2004) comentam que as imagens digitais de preservação devem ter alta resolução e nenhuma compressão ou criptografia, enquanto que as imagens de acesso devem ser pequenas e não necessitam de tão alta resolução. Para dirimir a dualidade entre preservação e acesso, utiliza-se um sistema de diferentes cópias digitais de um mesmo documento, cada uma para atender um propósito específico. Primeiro gera-se um máster digital de alta qualidade, e as imagens de acesso são geradas a partir desse máster.
Em determinadas unidades dos SE se identificou o propósito (além do acesso) de reprodução (em meio físico), o que repercute na necessidade de configurações mais elevadas na captura digital. Entretanto, cada documento apresenta diferentes características na disposição e registro das informações (letras em tamanho reduzido, riqueza de cores, linhas,
legendas e detalhes, etc.) que, por vezes, somente através de uma matriz digital teriam condições de serem impressas em suporte papel sem perder ínfimos detalhes da informação. Silva (2005) argumenta que não se deve desperdiçar resolução utilizando-se fontes de captura inadequadas. Devemos sempre proceder à captura de alta qualidade, já que usualmente são geradas múltiplas versões derivadas de uma imagem de alta resolução.
Kenney e Chapman (2001) comentam que no caso de uma imagem ter o propósito de servir apenas como uma referência, sem a intenção de usá-la para substituir o original, então os requisitos de qualidade não precisam ser tão severos. Contudo, há boas razões para que a especificação de um nível de resolução seja suficiente para a reprodução de todos os detalhes presentes no documento fonte. Assim, pode ser mais eficaz em termos de custos escanear os documentos uma vez a uma resolução elevada, ao invés de reescaneá-lo posteriormente, quando aplicações futuras venham a exigir uma qualidade superior da imagem.
Frente a isso, é fundamental a adoção de matrizes digitais independente do propósito imediato dos representantes digitais serem o acesso ou a reprodução. Nascimento et al. (2006) complementam que no processo de digitalização recomenda-se a criação de três versões da imagem: a imagem mestra, a imagem de acesso e a imagem em miniatura. Os autores acrescentam que dependendo da necessidade de detalhes detectada numa imagem, deve-se criar uma imagem de acesso com uma resolução mais alta do que sugerida.
Ao mesmo tempo em que as matrizes digitais são recomendáveis pela sua versatilidade na obtenção de derivadas, os recursos e infraestrutura necessários ao seu gerenciamento devem ser previstos antes do processo de captura digital. Dentre as implicações suscitadas pelas matrizes digitais citam-se: a capacidade de armazenamento (as matrizes demandam maior espaço de armazenamento do que as derivadas), controle do acesso (apenas determinados profissionais devem ter acesso às matrizes), e a qualificação profissional dos responsáveis pela gestão desses acervos digitais. O CONARQ (2010) acrescenta que as matrizes digitais com processamento de imagem (MDPI) devem ser armazenadas em locais diferentes das Matrizes Digitais (MD) que lhe deram origem, e isso repercute na manutenção de dois ambientes tecnológicos.
Silva (2005) explica que diversos fatores interferem na captura e na exibição dos conteúdos informacionais, e que as instituições adotam critérios distintos umas das outras. As escolhas frente às formas de digitalização podem ser limitadas em função de tempo e dinheiro: converter poucos itens em alto nível ou uma quantidade mais elevadas com reduzida qualidade? Fidelidade ou alta produtividade a baixos custos? Segundo o autor, é necessário considerar a totalidade dos custos, pois a capacidade elevada pode ser mais onerosa
inicialmente, mas os custos podem cair radicalmente em processamento de imagem e longevidade do arquivo.
No contexto dos SE a adoção de matrizes digitais atenderia tanto ao propósito de acesso, através da criação das derivadas de acesso, como também garantiria a qualidade dos documentos com propósito de reprodução, uma vez que as matrizes apresentam alta qualidade, capazes de representar os documentos com todos os seus detalhes e variações, inclusive quando impressas em meio físico. Além disso, com a criação de matrizes digitais, os documentos que se encontram na fase corrente futuramente não necessitariam ser submetidos novamente ao processo de captura digital, caso fossem necessários para propósitos e usos distintos dos atuais. Com as matrizes digitais os distintos propósitos, seja preservação, reprodução, acesso ou índice/navegação, teriam condições de serem atendidos.
Silva (2005) argumenta que a disseminação de conteúdo digital vem trazendo mudanças revolucionárias de procedimentos institucionais, e que a urgência da proliferação da representação digital de acervos implica numa necessária e inevitável transformação de responsabilidades, respostas, técnicas e interpretações institucionais. Estendendo este entendimento ao caso dos SE, estas unidades que não são responsáveis estritamente pela gestão e preservação de documentos e informações teriam de rever e, possivelmente, modificar e ampliar as atribuições e rotinas que desenvolvem atualmente frente à digitalização.
Como orientam os preceitos do planejamento da digitalização, todos os elementos que envolvem a captura digital de um acervo devem ser previstos (recursos, treinamento de pessoal, análise dos acervos, unidades administrativas oficialmente responsáveis por tal processo, etc.) para que se alcancem os benefícios possibilitados pelos representantes digitais.