Apresentação do Gabinete de Compliance e do Programa de Compliance

“A gestão de topo da entidade é responsável pela criação de uma função de Compliance permanente e efectiva, constituindo parte integrante da política de Compliance definida e é responsável pela eficaz gestão de risco de Compliance.” (Morais & Martins, 2013:115).

À semelhança da Auditoria Interna, para que a função de Compliance tenha o sucesso necessário, é igualmente determinante o êxito da sua implementação, o que envolve uma adequada mentalização de todos os intervenientes, o adequado posicionamento no organograma, transparência da sua esfera de actuação e o recurso aos canais mais adequados para divulgar a mensagem da actividade.

É importante que se dê a conhecer a todos os intervenientes a função de Compliance, os seus objectivos, atribuições, responsabilidades e motivos que estiveram na base da implementação do GC.

Para que a função de Compliance alcance o sucesso no cumprimento da sua missão, é necessário a implementação de um bom programa de Compliance de forma a comprometer todos os colaboradores.

Este programa apresenta 4 fases:

1. Fase Um (Diagnóstico) a. Mapeamento de risco

b. Elaboração e apresentação do Relatório

2. Fase Dois (Implementação)

a. Criação do Gabinete de Compliance

b. Elaboração dos documentos e processos da área

3. Fase Três (Consolidação)

a. Apresentação do programa de Compliance aos colaboradores b. Apresentação do Canal de Denúncias

c. Formação para a equipa do GC

d. Elaboração de uma agenda anual de comunicação com a equipa de Compliance

4. Fase Quatro (Avaliação e Melhorias)

a. Monitorização das medidas implementadas e a sua eficácia

b. Análise das acções levadas a cabo pela gestão para as eventuais ocorrências c. Avaliação dos resultados obtidos pela equipa de Compliance com a finalidade de

eventuais medidas correctivas

Em seguida apresentaremos em pormenor cada uma das etapas acima mencionadas.

2.7.1. Programa de Compliance 2.7.1.1.Fase Um - Diagnóstico

A primeira etapa do programa de Compliance é uma das fases mais sensíveis, uma vez que se refere ao Mapeamento de Riscos da organização, também denominada Matriz de Riscos. No caso do Município de Mourão, esse mapeamento já está espelhado no Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infracções Conexas, contudo, haverá, com certeza, espaço para actualizações e melhorias.

2.7.1.2.Fase Dois – Implementação do Programa de Compliance Identificados os riscos, o seu potencial lesivo e propostas as medidas de correcção para eliminação e/ou mitigação desses riscos, após a aprovação do programa de Compliance pelo Executivo, inicia-se a fase dois do programa de Compliance: a implementação.

O primeiro passo é a criação de um gabinete de Compliance, que implementará e acompanhará os processos de perto, com o objectivo de advertir o Executivo sobre a legislação aplicável, normas e regras, informar sobre as consequências e divulgar as melhores práticas.

Este gabinete inclui também o Encarregado de Protecção de Dados.

A criação de um canal de denúncias nesta fase reveste-se de primordial importância para o sucesso do programa de Compliance. Um canal de denúncias que assegure o anonimato do denunciante e que, no final, apresente resultados efectivos à organização e aos seus membros, inibem a prática de acções irregulares pelos seus colaboradores e stakeholders, trazendo um valor inquestionável à organização.

É também nesta fase que se elaboram os documentos e processos da área. Através desses instrumentos, serão criados os documentos como o Código de Ética, Código de Conduta, Manuais de Processos e Procedimentos de cada um dos serviços do Município, modelos de Formulários e requerimentos adequados aos processos da entidade.

Concomitantemente com os instrumentos, esta é a oportunidade para que os processos internos do Município sejam revistos ou criados a partir do zero, a fim de representarem com a maior fidelidade possível o programa de Compliance.

2.7.1.3.Fase Três – Consolidação do Programa de Compliance Nesta terceira etapa estão contempladas fases importantes para o reconhecimento do programa de Compliance dentro do Município. É nesta etapa que serão realizadas as seguintes medidas:

a) Apresentação do programa de Compliance para todos os colaboradores do Município;

b) Apresentação do Canal de Denúncias e do seu funcionamento;

c) Formação da equipa de Compliance;

d) Elaboração de uma agenda anual de comunicação da equipa de Compliance.

A apresentação do Gabinete de Compliance deve ser efectuada pelo Responsável do Gabinete (Coordenador) e pelo Presidente da Câmara Municipal para que fique claro que a função está implementada e apoiada ao mais alto nível.

É também muito importante a apresentação do Canal de Denúncias. Nesta apresentação devem ser informados os aspectos técnicos e funcionais do sistema, assim como o propósito a que se destina esta estrutura do programa de Compliance e como serão

tratadas internamente as denúncias que forem recebidas por este novo meio de comunicação. A apresentação deve assegurar um tempo apropriado para a realização de perguntas e esclarecimento de dúvidas dos colaboradores, para que todos sejam estimulados e incentivados a utilizar de forma responsável este canal.

Além disso, é necessário ter o cuidado de esclarecer que o Município terá o cuidado de investigar toda e qualquer denúncia recebidas por este canal, não somente com o intuito de punir e coibir a prática de acções irregulares ou ilegais, mas também de aperfeiçoar o próprio programa de Compliance da Instituição, mediante a introdução de novas medidas que venham a compelir a prática e proliferação desses actos.

Ainda nesta etapa é fundamental que o Município forme e capacite todos os profissionais mediante acções de formação, palestras, workshops, divulgação de avisos e programas de conscientização.

É sabido que o termo Compliance é muito pouco familiar para as pessoas, pelo que compete ao Gabinete de Compliance e à Gestão de Topo promover um ambiente de educação e difusão do conhecimento das normas de conformidade e os seus objectivos.

É recomendável que todos os funcionários do Município recebam formação periódica acerca de temas relacionados com o programa de Compliance e que essa formação seja acompanhada de uma avaliação que comprove a absorção dos conhecimentos adquiridos.

Por fim, é importante que o Município guarde registos dessas formações e que desenvolva uma agenda anual de comunicação do Gabinete de Compliance, de forma a que todos os colaboradores não deixem de ter contacto com o programa de Compliance, através de e-mails, avisos, ampla divulgação do canal de denúncias, acções e campanhas que promovam a cultura de conformidade.

2.7.1.4.Fase Quatro – Avaliação do Programa de Compliance e Melhorias

Consideramos este a quarta e última fase do programa de Compliance.

Após o mapeamento dos riscos e entrega de relatório de diagnóstico com todas as propostas de anulação/mitigação dos riscos (fase um), depois da criação de um estrutura de Compliance e dos instrumentos e processos que nortearão a acção do Município (fase dois), seguindo-se a apresentação do programa de conformidade com a participação do Executivo Municipal, do Canal de Denúncias e as suas especificidades (fase três), chega-se ao momento de avaliar os resultados obtidos por meio do programa de Compliance (fase quatro).

A avaliação do programa e proposta de melhoria é um momento importante para reflectir sobre a importância do programa propriamente dito, do impacto (positivo ou negativo) das acções por ele implementadas e quais as acções necessárias para torná-lo melhor e mais eficiente.

Este processo de avaliação deverá monitorizar as medidas que foram implementadas e a sua eficiência para a finalidade a que foram destinadas. É preciso identificar se as medidas propostas foram capazes de eliminar ou mitigar os riscos que foram mapeados.

No caso da mitigação, deve avaliar-se a possibilidade de algum ajuste que possa vir a reduzir esse risco.

Para além do que se disse, nesta quarta fase é importante que se verifiquem quais as acções levadas a cabo pelo Executivo no que diz respeito a eventuais ocorrências durante o período em análise e se tais acções produziram os resultados pretendidos, se a avaliação dessas medidas foi positiva ou negativa e se existem novas situações que necessitem de ser revistas pelo Executivo, assim como se há alternativas que possam ser apresentadas.

Daqui decorre uma provável adaptação do programa de Compliance e, portanto, será necessário rever todas as fases do programa para que seja averiguado se as novas medidas propostas serão capazes de gerar um novo e potencial risco a ser enquadrado no programa, para que sejam efectuadas todas as adaptações e ajustes necessários à estrutura de Compliance e os seus respectivos documentos (códigos, manuais, processos

internos, etc) e também para que as novas directrizes sejam comunicadas e ensinadas a todos os funcionários do Município.

2.8. Cronograma previsível para a implementação do Gabinete e