Apresentação dos resultados

No decorrer desta pesquisa foi apresentado que, na Universidade Federal de Viçosa, os pedidos de compras são lançados, pelos vários setores, em um sistema informatizado de compras denominado SIM. Nesta instituição, as compras são feitas, de forma centralizada, por um órgão denominado Diretoria de Materiais (DMT), responsável pelo recebimento dos pedidos, abertura dos processos licitatórios e pela operação dos pregões eletrônicos.

Durante este processo, os pedidos com algum tipo de falha, às vezes, não são percebidos pela DMT, trazendo como resultados a não efetivação de compras ou a aquisição de itens com baixa qualidade e, geralmente, ofertados por fornecedores com valores elevados.

Foi demonstrado que as compras praticadas por esta universidade possuem relação direta com o campo educacional, já que a não concretização de pedidos ou a aquisição de produtos e insumos de baixa qualidade trazem impactos para as atividades acadêmicas em seus cursos de graduação.

Pôde-se entender que problemas na aquisição de produtos prejudicam o cumprimento da missão da universidade em suas atividades de ensino, de pesquisa e de extensão e cabe lembrar que a excelência, a presteza, a eficiência e a inovação são alguns dos valores defendidos pela instituição.

Como hipóteses levantadas para a origem do problema a ser pesquisado estariam a ausência de treinamento para os servidores que realizam compras, a ausência de procedimentos padronizados para realização dos pedidos, falhas de comunicação e a legislação vigente.

A pesquisa de campo destinou-se a obter informações sob a perspectiva dos setores solicitantes e do órgão responsável pelas compras, que evidenciassem as causas que estariam prejudicando a eficiência das compras da instituição para fomentar a análise e proposição de um plano de intervenção para a correção dos problemas detectados.

A utilização dos instrumentos de pesquisa mapeamento de

processos e a entrevista com roteiro semiestruturado foram os meios que

trouxeram à luz evidências que auxiliaram na verificação das hipóteses levantadas e se elas estavam ou não coerentes e se estariam prejudicando a conclusão com êxito dos pedidos de compras.

Cabe frisar que a utilização de entrevistas proporcionou uma análise crítica dos mapeamentos dos processos de compras realizados nos quatro departamentos, enriquecendo a análise, já que novas evidências, impossíveis de serem identificadas somente através do mapeamento de processos, foram encontradas.

Os dados oriundos da pesquisa de campo evidenciaram que não existe uma política institucional para treinar e capacitar seus servidores em relação à realização dos pedidos de compras, nem mesmo os servidores que atuam no órgão central de compras recebem uma atenção especial neste quesito.

Um ponto que foi destacado por muitos entrevistados foi que o início da falha se daria na seleção dos servidores, pois, a partir de 2009, os editais de

concurso para técnico-administrativos deixaram de incluir legislação, fato considerado negativo por todos os entrevistados. Felizmente, a UFV em seu último concurso, realizado em 2015, voltou a incluir legislação em seu edital.

Porém, nenhum marco legal relativo a compras públicas constou deste edital, demonstrando que a instituição ainda não está conscientizada da importância da função compras para o andamento de suas atividades e no alcance de sua missão institucional.

A pesquisa de campo também evidenciou a ausência de procedimentos padronizados para a realização de pedidos de compras, cada um dos setores que tiveram seus processos mapeados, adota rotinas diferentes, obviamente algumas atividades ocorrem de maneira similar.

Nos mapeamentos de processos realizados, foram identificadas três fases relativas ao processo de compras, apesar de, muitas vezes, os servidores não terem a percepção de que elas compõem o processo de compras do setor.

Nos fluxogramas apresentados, no capítulo 2, pôde ser observado que as atividades descritas, em cada etapa, influenciam no processo como um todo e que a presença ou ausência de determinada atividade interfere no resultado final do processo, podendo agilizar ou retardar a conclusão dos pedidos, assim como, pode refletir na aquisição de produtos de boa ou má qualidade, de acordo com os entrevistados.

Pôde-se destacar que boas práticas estão sendo utilizadas pelos setores analisados com o intuito de melhorar o desempenho de suas compras, auxiliando no alcance de um dos propósitos deste estudo: disseminar estas novas rotinas para os demais setores da universidade com o intuito de melhorar também o desempenho de suas compras e, consequentemente, dar uma destinação mais eficiente aos recursos públicos.

No quadro 12 é apresentada uma síntese dos principais achados da pesquisa de campo deste estudo e, no Quadro 13, a apresentação de alguns mitos, sobre compras públicas, que foram derrubados, com base nas respostas dadas pelos servidores que foram entrevistados.

Quadro 12 _{– Principais achados da pesquisa de campo} Os setores pesquisados adotam boas práticas para melhorar o desempenho de suas compras, porém são ocultas para os demais setores;

Ausência de treinamento para os servidores realizarem compras;

Ausência de procedimentos padronizados para a realização das compras; Ausência de planejamento para os pedidos de compras;

Falhas de comunicação entre os setores e o órgão central de compras; Insatisfação dos usuários com o atual processo de compras;

Necessidade da figura de um líder do processo de compras em cada setor.

Fonte: Elaborado pelo autor.

Quadro 13 _{– Derrubando alguns mitos}

A rigidez da legislação é tida como necessária para a maior parte dos entrevistados; Alguns fatores justificam que os preços praticados com o setor público sejam mais caros em relação ao setor privado, segundo os entrevistados;

O setor público não estaria preparado para práticas adotadas pelo setor privado, como negociações e compras diretas na visão dos entrevistados;

Refutar a ideia de que no setor público compra-se somente produtos de baixa qualidade;

Os gestores públicos não estão preocupados em melhorar o desempenho das compras públicas.

Fonte: Elaborado pelo autor.

Com base nas discussões feitas ao longo deste estudo, destacando a revisão dos marcos legais e a revisão bibliográfica sobre as compras do setor público e, principalmente, com os achados da pesquisa de campo realizada em alguns setores da instituição, chegou o momento de apresentar um plano de ação visando divulgar as rotinas que estão sendo adotadas para melhorar o desempenho das compras da instituição.

Além dessas boas práticas em relação às rotinas para solicitações de compras, serão feitas algumas sugestões para atacar os problemas que foram apontados como os principais causadores de falhas no processo de compras da universidade.

Visando padronizar os procedimentos internos relativos às solicitações de compras, será elaborado um fluxograma padrão, resultado das análises dos mapeamentos realizados, com o intuito de que as atividades sejam realizadas da mesma forma nos diversos setores da UFV. A construção do fluxograma baseou-se no relato dos entrevistados e no entendimento de que são as mais propensas a aumentar a eficácia e a eficiência das compras da instituição.

Além do fluxograma padronizado será proposto um Procedimento Operacional Padrão (POP) para solicitações de compras que poderá ser adotado pelos servidores da UFV. Com este POP, pretende-se padronizar as rotinas, minimizando as variações na execução de cada atividade relacionada ao processo de compras, permitindo que todo servidor da UFV consiga realizar compras independentemente de sua experiência na função.

Paralela à elaboração do Procedimento Operacional Padrão foi necessário propor a adoção de dois documentos de Instrução de Trabalho (IT) para duas atividades identificadas como fundamentais na primeira etapa do processo de compras da instituição, segundo o relato dos servidores entrevistados. As ITs são importantes para a execução das atividades que requerem um maior detalhamento de suas tarefas e fazem parte da proposta de padronização das rotinas para compras na UFV.

Através da adoção de um Procedimento Operacional Padrão, os setores da universidade poderão buscar, primeiramente, a eficácia e, posteriormente, assegurar a eficiência em seus processos de compras, atingindo a efetividade, conforme defendem os autores Pavani Júnior e Scucuglia (2011).

Por fim, será apresentado um cronograma para a implementação das ações de intervenção no processo de compras da instituição e, acatando outro achado da pesquisa, será proposto a indicação de servidores que ficariam responsáveis pelas compras de cada setor da instituição, recebendo treinamento adequado e, evidentemente, sendo gratificados por isso, para atuarem como líderes do processo de compras e propagadores das boas práticas em cada setor da universidade.

3.2 Proposta para melhoria no processo de compras da Universidade