Proposta de criação de instrução de trabalho (it) para atividades

A partir da utilização dos instrumentos mapeamento de processos e entrevista com roteiro semiestruturado foi possível apresentar as propostas de criação do fluxograma padrão e de um Procedimento Operacional Padrão (POP) para o processo de compra da Universidade Federal de Viçosa.

Porém, com o uso destes dois instrumentos, percebeu-se que algumas atividades requerem maior atenção por parte dos servidores, conforme relato dos participantes desta pesquisa. Devido ao maior detalhamento de tais atividades, as informações necessárias para a execução destas não são comportadas no POP apresentado anteriormente.

Algumas atividades carecem de um maior grau de detalhamento do que aquelas presentes no POP. Desta forma, fez-se necessário a elaboração da Instrução de Trabalho (IT) para as duas atividades que foram descritas, tanto pelos servidores dos departamentos como os da Diretoria de Materiais, como cruciais para a conclusão com sucesso dos pedidos de compras.

Na Instrução de Trabalho foram apresentados os detalhamentos das atividades “Providenciar a especificação detalhada do item desejado” e “Providenciar 3 orçamentos do item desejado”, destacadas como fundamentais pelos servidores entrevistados. Portanto, nas duas ITs estão descritas as tarefas necessárias para a realização dessas atividades

Os quadros 15 e 16 apresentam as Instruções de Trabalho para as duas atividades citadas, visando dotar o servidor da UFV de instruções que possibilitem executá-las da melhor maneira possível. As tarefas foram descritas numa linguagem acessível para os usuários, com base nas sugestões apontadas pelos servidores entrevistados, neste estudo, envolvidos diretamente com o processo de compras da instituição.

Quadro 15: Proposta de Instrução de Trabalho para a atividade de especificar produtos

Fonte: Elaborado pelo autor.

Nome da Pró-

Reitoria Instrução de Trabalho Brasão da UFV

CÓDIGO I T R U F V 0 0 0 REVISÃO (0)

RESPONSÁVEL Líder do processo de compras

TÍTULO Elaboração de especificação de produtos

OBJETIVO

Definir procedimentos para a elaboração de especificação de materiais de consumo e permanente para solicitações de compras.

DOCUMENTOS NECESSÁRIOS  Lei 8.666/1993

 Nome do item que será descrito  Recursos disponíveis

INSTRUÇÕES

Pesquisar sobre o material ou produto que será especificado com o objetivo de providenciar o maior número de informações que estarão presentes na especificação, ou seja, saber o que vai ser pedido.

Pesquisar produtos de marca com qualidade reconhecida no mercado, a fim de verificar as características que são comuns e que possam fazer parte da especificação, lembrando que a legislação não permite a indicação de marca de referência e nem que a especificação induza para uma determinada marca.

Além de catálogos impressos e busca em sítios eletrônicos, recomenda-se fazer uma pesquisa no catálogo de materiais no Portal de compras do Governo Federal (Comprasnet) no endereço abaixo:

http://comprasnet.gov.br/acesso.asp?url=/Livre/Catmat/Conitemmat1.asp

Atentar para as informações: material que é fabricado, altura, comprimento, largura, espessura, volume, peso, diâmetro, unidade, cor, embalagem, potência, voltagem, validade, garantia, normas técnicas, consumo de energia, consumo de água, emissão de ruído, sistema operacional, se há necessidade de instalação no local, se há necessidade de treinamento para a utilização, entre outras.

Após elaborar a especificação, faça uma leitura rigorosa para checar se não há informações contraditórias e sempre pedir que alguém, com conhecimento técnico sobre o material ou produto, confira a especificação elaborada.

Ao ler a especificação, tente colocar-se na posição do possível fornecedor a fim de refletir como ele compreenderá o que está descrito. Lembre-se que ele poderá ofertar algo com qualidade inferior e que atenda a especificação, visando obter maior lucro. Sempre colocar na especificação que o item deverá ser entregue na Universidade Federal de Viçosa sem custo adicional de frete.

Quadro 16: Proposta de Instrução de Trabalho para a atividade de pesquisa de preço

Fonte: Elaborado pelo autor.

Nome da Pró-

Reitoria Instrução de Trabalho Brasão da UFV

CÓDIGO I T R U F V 0 0 1 REVISÃO (0)

RESPONSÁVEL Líder do processo de compras

TÍTULO Realização de pesquisa de preços

OBJETIVO

Definir procedimentos para a realização de pesquisa de preços de especificação de materiais de consumo e permanente para solicitações de compras.

DOCUMENTOS NECESSÁRIOS  Demanda do Material

 Recurso disponível

INSTRUÇÕES

Verificar se a empresa que você fará o orçamento participa de licitações públicas e se possui cadastro no Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores (SICAF). Caso ela tenha interesse em participar e não seja cadastrada, informe que ela pode se cadastrar no endereço http://sicafnet.com.br/

Faça a pesquisa de preço, preferencialmente, com empresas que participem de licitações. Isso reduz as chances de pregões desertos ou que os valores cotados estejam muito acima ou muito abaixo dos lances ofertados no momento do pregão eletrônico, fato que pode indeferir a compra pelo pregoeiro.

Informar todos os detalhes da especificação do produto ou equipamento que será solicitado para que a empresa tenha condições de realizar o orçamento. Lembrar-se de sempre informar que a compra será feita via licitação pública e por isso, o ideal é que o orçamento tenha validade de no mínimo 60 dias.

Outra informação relevante, para o orçamento, é informar para a empresa que o produto ou equipamento deverá ser entregue no Campus da Universidade Federal de Viçosa e que o orçamento deve conter o valor do frete.

Caso seja necessário a instalação do equipamento ou treinamento para a utilização, fornecido pela empresa ganhadora da licitação, os valores referentes a tais serviços devem fazer parte do orçamento que será fornecido.

Informar que a empresa será avisada, por você, da data de agendamento do pregão eletrônico para que ela possa ofertar um lance no Comprasnet. Esta ação contribui para que os pregões tenham interessados, aumentando a possibilidade de concluir com êxito o pedido de compra para o seu setor.

De posse de, no mínimo 3 orçamentos, encaminhá-los para a Diretoria de Materiais após a aprovação deste órgão do pedido lançado no Sistema SIM.