Aprovisionamento

A aquisição de todos os produtos farmacêuticos utilizados em âmbito hospitalar é da responsabilidade do farmacêutico e deve ser feita pelos SF, em estreita coordenação com o Serviço de Aprovisionamento de cada Hospital.2

Garante-se assim que todos os doentes a receber tratamento no CHTMAD tenham acesso aos medicamentos/equipamentos que lhes permitam receber uma adequada prestação de cuidados de saúde, em qualidade e quantidade suficientes, no menor tempo possível e ao custo mais baixo.

3.1.1. Gestão de finanças e existências

Como já foi referido, apesar de possuírem autonomia técnica, os SF dependem de orientações do Conselho de Administração (CA) do Hospital onde se inserem, inclusive a nível financeiro. Assim sendo, e ainda mais nos dias que correm, plenos de cortes e restrições orçamentais, é de extrema importância a existência de uma gestão de finanças e stocks controlada e equilibrada, para que haja rentabilização financeira dos SF.

O principal objetivo desta atividade é garantir que não haja stocks em excesso (que implicam um empate de capital e espaço) nem tão pouco falta de determinados produtos (o que obviamente pode levar à prestação de cuidados de saúde potencialmente insatisfatórios). A gestão de stocks é feita atendendo a vários fatores, entre os quais: prazos de validade,

processo deve ser feito através do sistema informático existente nos SF (GHAF). Este programa permite atualizações automáticas das quantidades dos produtos e, se pré-definido para o efeito, pode emitir avisos caso os níveis mínimos necessários dos stocks, previamente definidos, sejam atingidos. Contagens manuais estão também preconizadas para a deteção de possíveis discrepâncias entre os stocks físicos e informáticos.1,2,3

3.1.2. Seleção e aquisição de medicamentos

A seleção de medicamentos a utilizar no Hospital deve ter por base o Formulário Hospitalar Nacional do Medicamento (FHNM), que se considera possuir uma seleção de medicamentos com valor terapêutico acrescentado, relação custo-efetividade aceitável e considerados abrangentes para a resolução da maioria das patologias que possam ocorrer a nível hospitalar. Este deve também compreender as necessidades terapêuticas específicas de cada doente, sem nunca esquecer também os fatores fármaco-económicos.2,6,7

Caso surja a necessidade do uso de um medicamento que não conste do FHNM, procede-se à elaboração de uma adenda a este catálogo. A inclusão da adenda só é possível após parecer favorável da Comissão de Farmácia e Terapêutica (CFT) e posterior autorização por parte do CA. O pedido de introdução de um novo medicamento deve ser efetuado pelo Diretor de Serviço, através do preenchimento de um impresso próprio para o efeito disponível no INFARMED (anexo X), que requer que sejam analisadas as indicações terapêuticas propostas, os critérios de prescrição e a justificação para a sua introdução (vantagem terapêutica relativamente aos outros fármacos já existentes, em termos de eficácia, segurança e farmacoeconomia).6

O uso de medicamentos extra-formulário é de carácter excecional e deve obedecer às regras definidas pela CFT aquando da sua introdução. O medicamento recém-introduzido poderá ser inserido numa de duas categorias: Uso Livre ou Uso Restrito. Sempre que se pretender utilizar um medicamento classificado como sendo de uso restrito, é obrigatório o preenchimento de uma Justificação de Utilização de Medicamento Extra-Formulário (anexo XI), sendo que cada caso é analisado isoladamente pela CFT e CA.6 _{Há situações específicas em que a análise do}

pedido/autorização é apenas efetuada pelo Diretor Clínico do Serviço requisitante.

Os consumos dos medicamentos e de outros produtos farmacêuticos são analisados, recorrendo--se, para o efeito, a stocks de alerta e pontos de encomenda gerados pelo GHAF (anualmente, tendo em conta os consumos prévios) e ainda a faltas detetadas pelos colaboradores. Esta análise resulta na elaboração de uma “lista comum” em cada Unidade Hospitalar do CHTMAD. Toda a informação é posteriormente avaliada em Vila Real, pela Diretora do Serviço, que pondera todas as variáveis passíveis de condicionar a efetivação de uma encomenda que não corresponda às reais necessidades dos serviços (sazonalidade, custos da encomenda, da posse e conservação do produtos ou de uma possível rutura de stocks). A

existente e da urgência do pedido, optando-se pela realização de uma transferência interna de armazém ou de uma Nota de Encomenda (NE).8

Caso se opte pela realização de uma transferência interna, esta é aviada, registada e conferida, sendo depois enviada à respetiva Unidade através de um motorista do Centro Hospitalar. As transferências internas são realizadas maioritariamente em situações de emergência, ou quando o produto necessário numa determinada Unidade está disponível noutra, em quantidade suficiente para permitir a transferência sem comprometer a disponibilidade no serviço de origem.8

No que respeita às NE, estas são elaboradas automaticamente pelas AT responsáveis a partir das “listas comuns”, através do programa informático GHAF. As NE só podem ser elaboradas se o produto a encomendar constar do Catálogo de Aprovisionamento Público de Saúde dos Serviços Partilhados do Ministério da Saúde (CAPS-SPMS) ou outro processo de compra. Neste recurso constam os contratos públicos de aprovisionamento em vigor e é através dele que as AT conseguem efetuar comparações entre os vários produtos necessários (quais as condições de aquisição mais vantajosas para os produtos a comprar). As informações disponibilizadas incluem os vários fornecedores disponíveis, o preço unitário dos produtos, o prazo de entrega e algumas informações mais específicas (por exemplo, se o produto está adaptado à dose unitária).9 _{As NE elaboradas são enviadas por modem para os fornecedores escolhidos e são}

posteriormente arquivadas.8 _{Existe uma exceção a este procedimento, concretamente no caso}

de estupefacientes, psicotrópicos e benzodiazepinas, onde com a via original da NE devem ser enviados por correio aos fornecedores, o original e o duplicado do Anexo VII (portaria nº981/98), devidamente carimbados e assinados pela Diretora do Serviço. O original permanece na posse do fornecedor, sendo que o duplicado é, depois de carimbado, devolvido aos SF juntamente com a encomenda ou posteriormente, por correio.8,10

Pontualmente, pode ainda recorrer-se a uma outra forma de aquisição, denominada de “ajuste direto”. Este processo interno de aquisição é utilizado quando há necessidade de adquirir um produto que não consta dos contratos públicos disponíveis no Catálogo, quando o fornecedor habitual não está disponível ou é o único a facultar o produto necessário, numa situação de emergência ou quando a quantidade que se pretende adquirir é demasiado pequena para ser encomendada pelas vias tradicionais. O serviço de aprovisionamento, com base no “Caderno de Encargos” onde estão definidos os critérios a que os fornecedores devem obedecer, abre um novo concurso. São apenas admitidos os fornecedores que cumpram com os critérios pré-definidos e, entre estes, é escolhido aquele que apresenta mais vantagens, com o qual o Serviço de Aprovisionamento inicia diretamente as negociações.8

Os medicamentos sem Autorização de Introdução no Mercado (AIM) em Portugal ou com AIM mas sem avaliação fármaco-económica também se regem por um processo de aquisição

uma Autorização de Utilização Especial (AUE) que é concedida pelo INFARMED. O pedido de AUE deve ser apresentado pelo Diretor Clínico, após aprovação da CFT e do CA. Quando se efetuar a primeira encomenda após aprovação, o original da autorização emitido pelo INFARMED deve também ser enviado ao fornecedor.8

Ainda que sejam grandes os esforços encetados pelos SF, por vezes pode acontecer que haja ruturas de stock inesperadas. Assim, em casos pontuais, o CHTMAD pode efetuar um pedido de empréstimo de medicação a outras Instituições Hospitalares ou até mesmo recorrer a um Armazém de Distribuição ou Farmácia Comunitária.8