O arquivo é conjunto de documentos produzidos pela clínica no decurso da sua atividade e conservados organicamente (nome do autor, data).
O ato de arquivar significa reunir de forma organizada toda a documentação que é produzida, guardar de modo seguro os documentos (protegidos da luz, humidade, etc.) e permitir que o material esteja rapidamente disponível quando necessário.
A Clínica tem um tipo de arquivo privado, devido a representar um conjunto de documentos produzidos pela instituição privada de acordo com atividade específica.
O arquivo encontra-se sempre em fase ativa (arquivo corrente), fase durante a qual o documento é utilizado de uma forma regular pela entidade produtora para fins administrativos. Conservam-se junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência e frequência de uso.
Nesta fase, os documentos estão arquivados em dossiês, colocadas em armários junto às secretárias de trabalho das funcionárias.
Competia-me arquivar processos dos utentes, atualiza-los, selecionar, recolher e organizar.
Todo o arquivo se situa em local de fácil acesso, limpo e bem cuidado. A iluminação é ampla mas difusa, isto é, sem que tenha incidência direta do sol. Arejamento com ventilação natural, constante e regulável.
Possui um espaço livre para locomoção, fácil consulta e conservação do arquivo. Todo este está incluído em mobiliário adequado.
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2.9.1 Organização do arquivo
O arquivo encontra-se em sistema centralizado, existe apenas um registo de processos de entrada e saída de documentos, assegurado por um único serviço e os processos encontram-se arquivados no mesmo espaço físico.
É arquivado com sistema numérico, que consiste na atribuição de um número sequencial aos documentos, relativos a utentes com quem se estabelece relações. Os processos arquivam-se de modo a que cada número corresponda um nome do utente.
A série de números é infinita e por esse motivo este sistema é considerado o mais flexível, podendo o arquivo ser alargado indefinidamente.
Todo este é um arquivo ativo, porque mantém arquivados os documentos, consulta e referência constante e atuais.
Diariamente trabalhava com o arquivo.
Arquivo geral
Está organizado numericamente (disposição de acordo com a sequência numérica atribuída aos documentos), em dossiês em posição lateral. Os dossiês empilham-se uns ao lado dos outros, tal como os livros de uma biblioteca, em armários de alumínio.
O número do arquivo é colocado na lombada (apresenta o numero do processo inicial e o número do processo em que termina o dossiê).
O facto do arquivo se encontrar em posição lateral traz algumas vantagens: Economiza espaço;
Permite que as pastas sejam retiradas e recolocadas facilmente; Pode ser consultado por mais do que uma pessoa ao mesmo tempo. As desvantagens:
A consulta é mais difícil nas prateleiras mais elevadas;
Há desperdício de espaço porque as pastas podem não estar cheias mas ocupam sempre o mesmo espaço.
Diariamente são arquivados todos os processos clínicos utilizados no dia anterior, para não haver um acumular de processos utilizados, primando por uma ótima organização.
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Arquivo de psiquiatria
Este ficheiro é independente devido à afluência de utentes a esta especialidade. Encontra-se organizado numericamente em posição vertical, os documentos são armazenados em pastas separadas, em gavetas de alumínio, contendo cada gaveta sensivelmente 500 processos.
As vantagens do arquivo estar em posição vertical: Rápida visibilidade dos documentos; Fácil extração e reposição de documentos. As desvantagens:
Pode ser complicado abrir as gavetas em alguns locais; Só pode ser utilizado por uma pessoa de cada vez.
Arquivo eletrónico
O suporte eletrónico é muito útil pela sua grande capacidade de armazenamento de informação. Contudo, é tecnicamente frágil e levanta novos problemas relativos ao acesso à informação, requerendo, por isso, medidas apropriadas de conservação.
Vantagens:
Redução do volume e compactação dos documentos;
Localização quase instantânea de qualquer documento/informação;
Transmissão imediata da informação para qualquer canal conectado (ex.: e- mail);
Uniformização e atualização da informação, fazendo-a aceder a todos os departamentos;
Obtenção de cópias de boa qualidade a qualquer momento.
O arquivo eletrónico está incluído no programa Dentoral 5 que contém todos os processos dos utentes por ordem numérica ou alfabética.
A pesquisa no programa pode ser feita de várias formas, sendo pelo nome ou apelido, número de processo ou por as restantes informações dos dados pessoais que contém o processo do utente (anexo I).
Diariamente trabalhei com o sistema informático, fiz pesquisa, criei e atualizei processo dos utentes.
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Conclusão
É neste relatório que consigo espelhar tudo o que efetuei durante o estágio, e quais as funções de um profissional de secretariado clínico.
O secretariado é uma função essencial numa instituição, contribuindo para o funcionamento eficaz através do seu trabalho discreto, organizado e metódico.
As atividades realizadas ao longo do estágio desempenhei-as da melhor maneira possível, algumas delas tiveram que ver com situações inesperadas. Esses momentos são muito importantes, na medida em que, assim, são desenvolvidas estratégias para o futuro, ao mesmo tempo que se reflete sobre o trabalho que se leva a cabo. Penso que contribuí para o bom funcionamento da Clínica.
No início, na realização das atividades, senti dificuldade em tudo que fazia devido a falta de adaptação dos funcionários e espaço, que ao longo do tempo foi desaparecendo. Senti medo em realizar as atividades de forma errada, prejudicando assim o funcionamento da clínica. Custou-me fazer os primeiros telefonemas, achando que tinha pouca informação para transmitir aos utentes. Senti algumas dificuldades na organização das agendas.
Umas das atividades que mais gostei de realizar foi o atendimento ao público, porque encontrei pessoas de todo o tipo, tive que adaptar o atendimento ao tipo de pessoas e por vezes deparava-me com situações estranhas e outras engraçadas.
Reconheci que a minha dificuldade de concentração afetou o decorrer de algumas atividades. Tentei concentrar-me ao máximo, mas muitas vezes as informações e tarefas que surgiam ao mesmo tempo na receção eram “esquecidas”. Posteriormente, optei por anotar em papel todas as informações que me eram dadas.
Sentia receio nos dias de maior stresse, porque eram propícios a surgir enganos. Temia enganar-me a fazer os pagamentos dos utentes ou trocar os nomes dos processos.
Gostei de ter oportunidade de observar e ser assistente da médica dentista, durante a consulta.
A oportunidade de usufruir desta experiência profissional prepara-me para o mundo do trabalho, onde poderei colocar em prática os conhecimentos adquiridos ao longo do curso. Ensinou-me e corrigiu pequenos aspetos que eu não empregava no meu dia-a-dia, melhorando a minha maneira de ver a realidade.
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É essencial refletir sobre o que faz um profissional de secretariado, pois engloba inúmeras tarefas e responsabilidades. As tarefas são tanto mais diversificadas quanto mais pequena for a Clínica, sendo este o caso. Para que o secretariado possa eficazmente assegurar as tarefas que lhe são atribuídas, necessita de possuir determinadas competências pessoais e técnicas. As competências pessoais estão relacionadas com a personalidade, postura, e as técnicas com a aquisição de conhecimentos ao longo do curso.
Através desta experiência, tomei consciência que, efetivamente, as dificuldades, as dúvidas, a reflexão e a interrogação frequentes, são aspetos inerentes à vida do ser humano, fazem parte da profissão, pois é com base na procura do saber agir melhor, que vou aperfeiçoando o meu modo de ser, estar e pensar, estando mais preparada para lidar com o imprevisível.
Olhando para trás consigo dizer que trabalhei de um modo organizado, flexível e competente podendo mesmo afirmar que me sinto capaz de ocupar o lugar de um profissional de secretariado clínico.
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Bibliografia
Men Martins; “O guia da Secretária de A a Z”. Edições CETOP.
Grion, Laurinda da Silva (1996); “Dicas e estratégias para o desenvolvimento da Secretária”. Editora: Érica.
Apontamentos das aulas de Técnicas de arquivo e documentação.
Referências eletrónicas: Http://iro.com.br/exames-oferecidos/radiografia-extrabucal.php; Http://cmlo.com.pt/index.php?option=com_content&view=article&id=154&cati d=1; Http://carlosmdsm.wix.com/clineve-html5; Http://carlosmdsm.wix.com/clineve-html5#!exames/c1vw1; Http://pt.wikipedia.org/wiki/.
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Anexo I
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Figura A – Programa Dentoral 5, menu principal.
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Figura B – Criar ficha/processo de novo utente.
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41 | P á g i n a
Figura C – Emissão de recibo do utente, passos para emitir recibos.
Fonte: prtsc sysrq do programa da Clínica
1º Passo
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Figura D – Conclusão da emissão de recibo do utente, pesquisa do nome do utente.
Fonte: prtsc sysrq do programa da Clínica
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Figura E – Pesquisa da ficha/processo do utente pelos dados pessoais.
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Anexo II
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Figura F – Questionário, ficha de identidade do paciente.
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Figura G – Ficha da história clínica do utente da respetiva especialidade.
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Anexo III
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Figura H – Agenda eletrónica/Calendário on-line.
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Anexo IV
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Figura I – Tabela informática para o registo de pagamentos.
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Data Nº de Recib. Espc. Médico (%) Clínica (%)
12-ago 1556 Ginc. x € x €
Figura J – Tabela manual para o registo dos pagamentos.
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Figura L – Tabela informática para o registo da retenção de cada médico.
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Anexo V
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Figura M – Logotipo.