Pode-se dizer qu e existem três co rrente s de pensa mento arquivístico. Os m étodos trad icionais de arqu ivamento , com suas origens p rincipalm ente na Franç a, Itá lia e Espanha, desenvo lve ram princípios teó ricos e práticos pa ra o tratamento de arquivo s finais, cuja p rincipal funçã o é disponib iliza r d ocumentos custod iados .
De acordo com Lopes (1998) a arquivística trad icional ,
perante a visão co ntemporânea, ―se recusa a questionar a origem,
isto é, a criação, a utilização administrativa, técnica e jurídica dos
arquivo s, dos documentos reco lhido s aos a rquivos definitivos‖
(p.61). Essa visão s e deve ao fato de que o aumento da produção de documentos ex plicitou a falha dos conceito s e métodos da arquivística tradicional em dar conta da nova demanda.
No vos métodos , co m interesses tota lm ente diferentes dos da
arquivística trad icional foram criados, como o Records
Manage ment, surgido nos Estados Un idos no pós -gue rra , que , com
visão admin istrativa, bu sca va ap licar métodos de economia e eficácia na gestão documental . Entretanto, para Lopes (1998), tal
método se trata de um ―conjunto de regras práticas, por vezes
muito efica zes, m as que não possuem fundamentos científico s rigo rosos, abrindo a porta à improvisação‖ (p.61).
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No sentido de ate nder às no vas de mandas da arqu ivística, não contempladas pelas metodolo gias trad iciona is, o Manual da escola canadense de Arqu ivística de Carol Couture e Jean-Yve s Rousseau tem um número de diferen ças na forma de classificação e descrição.
Desde o final d e 1970, esses arquivista s canad enses
procura ram no va s maneira s de entender a organiza ção
arquivística . Rousseau é a grand e responsá ve l p or essa s mudanças, por meio da publicação d e artigos sobre a gestão de documentos, buscando unificá -los e m uma única base teórica. Professora na Escola de Bibliotecon omia e Ciência da Informação da Unive rsidad e de Montreal , Ca rol Couture dedicou-se aos novos conte xtos de prod ução documental e seus fundamentos teóricos , sendo a autora d e muitos trabalho s nesta á rea . (BARROS e ERNESTO, 2009)
Para Barros e Erne sto (2009 ),
Enten der os arq uivos como integ rado s , é perce ber q ue não e xist e separaç ão ente o s arq uivos admin istrat ivos e h istórico s e q ue os v alor es da dos em primeir a e seg unda instâ nc ia ao s documento s estão inter -relac ion a dos e se c omplemen tam. (p.98)
A arqu ivística in tegrada desen volvida por Rousse au e Couture, propõe um arqu ivamento que se p reocu pa com o processamento de informação desde o seu nascimen to até sua destinação fina l. O arquivo é tratado como a discip lina que reúne todos os princíp io s, normas e té cnicas que re gem as funções de ge renciamento de arqu ivos, ta is como a criação, ava lia ção, aquisição, cla ssificação, descrição, comunicação e con serva ção. De aco rdo com Rousseau e Coutu re, são trê s os ob jetivo s da arquivística in tegra da:
33 [...] g arantir a unida de e a cont in uid ade da s inter ve nçõ es do arq uivista nos d ocume ntos de um org anismo e p ermitir ass im uma p erspectiva do princ íp io das três idades e d as n oçõ es de va lor primário e s ecu ndá rio; perm itir a artic ula ção e a estruturaçã o das ativida des arq u ivís ticas n uma polít ica de org aniza ção d e arq uivos; int eg rar o va lor primário e o valo r secund ário num a def inição alarg ada d e arq uivo (RO US SE AU e COUT URE, 1998, p.7 0).
Segundo as pa la vras do s dois a utores, a a rquivística inte grada acaba por constituir a ve rdadeira e única ciência dos arquivo s. A idéia de uma política de organiza ção de arquivo s implica na busca de uma filosofia de trabalho e m que as
informações passam a constituir redes orgânica s que se
apro ximem de maneira mais objetiva do escopo dos pesquisadore s. Por isso, usam a expressão ―a largada de arquivo‖, somando o va lor primário e o valor secundário da s diferentes informações.
De aco rdo com os autores, todo docu mento passa po r u m ou mais período s, qu e são ca racte rizad os tanto pe lo tipo, como pela freqüência com qu e são utilizados. Um documento possui um ciclo de vida de três pe ríodos , as idades que o compõe possibilita ndo a repartição em gra ndes conjuntos , formando o arqu ivo de uma pessoa ou organ iza ção. A isto cham a m de teoria das trê s idades.
O período de a tividade diz respeito ao período em qu e os documentos constituem os arquivos correntes essencia is pa ra a manutenção dos propósitos dos pesqu isadore s , e de ve p ermanecer o mais p ró ximo dos usuá rios. É indispensáve l que os a rquivo s se tornem basta nte ligados aos intere sses dos consu lto res. Essa pro xim idade favo rece a implicação de no vas alte rn ativas para aquele s que consu ltam. Assim, os lim ites das pesqu isas podem ser bastante ampliado s. Não esquecer que cada documento envolve um va lor p rimá rio, e portanto, insubstituíve l .
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Cabe analisar tam bém os arqu ivos in termediários. Trata m -se de um período de atividade s mais moderadas, que mantém os documentos por ra zões mais práticas de ca ráte r lega l ou econômico. Não a contece que os d ocumentos percam seu valo r primário, mas não se prestam por su a pro xim idade para assegu ra r os inte resse s dos p esqu isado res.
Finalmente, há qu e pensar em uma fase conhecida co mo de inatividade, ou seja, o va lor do s re gistro s não pode s er adequadamente dimensionado. Ne sta última fase, documentos podem ser deletados ou, se for conven iente co nservá -lo s, assumirão o papel de arqu ivos definitivo s. Este é o papel dos arquivo s permanen tes que constam d e documentos cuja eficiência depende do grau d e testemunho que eles podem oferecer. É o que, em muitos casos, se designa de va lor secundário dos documentos. Pelo expo sto até aqui, se pode inferir a importância da teoria das trê s idades. Essa teo ria p rivile gia a documentação como uma base de análise científica de grande s consequên cias. Introdu z a idéia da pesqu isa retro spectiva, joga ndo com as informações de uma forma muito mais ampla. A informação adquire uma organicidade que pode ser de e xtre ma eficácia. O valor primário, mas também o va lor secu ndá rio aparecem em sua totalidade, e permitem inte rferir até mesmo em medidas tomadas ante riormente.
Quanto à aproxim ação entre as razõe s que justifica m a
viabilidade dos do cumentos e sua in serção num campo de fundo de caráte r amplo e permanente, Rousseau e Couture fazem a segu inte co locação :
O princ ípio da pro veniênc ia é a ba se teóric a, a le i q ue reg e todas as inter ve nçõ es arq uiv íst icas. O respe ito deste pr inc ípio, n a org an ização e no tratamento dos ar q uivos q ua lq uer q ue seja su a orig em, id ade, nat ure za ou suporte, g arante a constit uiç ão e a p len a existê nc ia da un id ade de ba se
35 em Arq uivíst ica, a saber, o f und o de arq uivo. O princ íp io da pro ven iênc ia e o seu resu lt ado, o f undo de arq uivo, impõ em -se à Arq uivíst ica, uma ve z q ue esta tem por ob jetivo g erir o co njunto das inf ormações g erada s por um org anismo ou por uma pesso a n o âmb itos das ativid ades lig ad as a miss ão, ao man dato e ao f uncionament o d o dito org anismo ou f uncio namento e a vida da ref erida pess oa. (ROUS SEA U e CO UT URE, 199 8 , p .79)
É inte ressante a ssina lar como a arquivística inte grada procura trabalha r com uma idéia de fundo, ou seja, e xiste sempre uma preocupação de os a rquivos se mostra rem organ izado s em função de objetivos maiores.
Trabalhar sob o ângulo da idé ia de integração oferece oportunidade de pensar as aplicações de caráter concreto da moderna arquivística . Tudo pode ser analisado em seu s detalhes, envo lvendo a ssim os p roblemas a nterio rmente come ntados da classificação, a valiação e descrição dos documentos.
A concepção ade quada de classificação a in sere em uma dimensão inte lectual que consiste em distribuir de forma inteligente se gmentos contínuos de in formação, criando a idéia de classes, que somadas, acabam por constitu ir u m conjunto orgânico.
De aco rdo co m o Dicioná rio de Terminolo gia Arquivística (2005), a primeira etapa conhecida como cla ssificação de documentos favore ce a recuperação das informações , agilizando -a e disciplinando su a estocagem. Dessa forma, a conservação das mensagens origina is se torna viá ve l e permite sua utiliza ção em inúmeras situaçõe s.
36 Qualq uer pr oced ime nto re lat ivo à c las sif icação tem repercus sões so br e as dema is ativid ades d e tratamento d as inf ormações. A c lass if ic ação prod u z a pos sibilida de de uma a va liação pr of unda e o alc ance do s o bjetivos estrat ég icos de se manter as inf ormações esse nc ia is e des cartar a s supérf lua s, bem como perm ite dar in íc io a um prog rama de descr ição. (p.7 8)
Consolidada a fase de classificação, cabe conferir o papel da ava lia ção. Nesse momento, transp arece o grande alcance do profissiona l de Arquivística. O documento só faz sentido se devidamente analisado e colocado em condições de imediata utilização pelo p úblico consu lto r. Esta aná lise m inucio sa e aprofundada permite distin gu ir entre os arqu ivo s de caráter mais científico, da queles que se ap ro ximam mais da ideia de arma zenamento. A análise documental também permite uma administração mais racional dos a rquivos, uma ve z qu e detalhes secundários passa m a ser e xclu ídos das informações essencia is.
O profissiona l da arquivística lo go h á de perceber que já no momento da classificação do docu mento existe uma ava lia ção básica do mesmo. O próprio ato de classificar é con duzido por princípios de ju lga mento e comparação. Ou seja, trata -se de um processo a va liativo . Como se ve rá a seguir, também a descrição , a terce ira etapa da p reparação dos do cumentos, já se in icia na fase dos proce ssos classificató rios.
Como o Dicionário de Terminologia Arquivística (2005) d efine
a descrição de documentos : ―consiste no co njunto de
procedimentos que , a partir dos elem entos formais e de conteúdo, permitem a identificação de documentos e a elaboração de instrumentos de pesquisa‖ (p.23).
Dentro de uma pesquisa da busca de arqu ivos definitivo s ou permanentes, também pouco pre va lece a ideia de inte gração ve rtical das informações , apro xima ndo de uma teoria única as
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etapas de classificação, a valiação e descrição dos documentos. Nessa linha de p ensamento, assim se exp rime Lopes (1998): ―dentro da perspectiva da arquivística integrada, a descrição começa no processo de classificaçã o, continua na ava liação e se aprofunda nos instrumentos de busca mais específico‖ (p.101).
O que o profissio nal da arquivística deduzirá finalmente é que a documentação só pode ser tra balhada numa linh a integrada. A etapa de classificação que marca o início fundamental da arquivística assum e o significado de uma perspectiva intelectual distingu indo as p artes de um todo e começando o processo arquivístico como tal. No momento da cla ssifica çã o, se to rna possíve l uma ava liação rigo rosa, p ermitindo sepa rar aspectos essencia is e se cun dários, assim como, possib ilitando um programa de descrição que será a d ispon ibilização dos a rquivo s de forma definitiva. Desde o momento d a classificação, já se pod e começar a construir uma tabela de temporalidade, permitind o que os
sistemas a rquivísticos se estabe leçam como um serviço
permanente.
Quanto mais sofisticada a metodolo gia de cla ssificação a ser adotada, tanto mais se pode pensa r numa arqu ivística integrada a serviço de muitos o bjetivo s.
38 CONCLUS ÃO
Chegando ao final do presente estudo, é válido con statar que seus objetivos foram adequadamente atingidos. O trabalho se desenvo lveu a pa rtir de uma descrição histó rica da arquivística, desde seus p rimórdios, até os dias atuais.
Em seguida, o trab alho apresentou aspectos fundamentais da organiza ção a rquivística , de modo a permitir acre scenta r a lgumas contribuiçõe s de caráter a vançado da arquivística mode rna. Assim, a estrutu ra e scolhida para este estudo foi prepa rando os fundamentos para descrição de uma linha teórica da maior importância, qual seja a Arqu ivística Integrada .
A idéia de a rquivística inte grada pode ser entendida em duas linhas. Numa lin ha vertic a l, a in tegração se dá na melhor articulação entre três etapas de tratamento dos documentos: classificação, a valiação e descrição. Tais etapas não podem ser estanque s. Desde o le vantamento inicial do docu mento, a arquivística de ve visualiza r a descrição fu tura do mesmo, passando pela a va liação. Os consu ltores e usuários de arqu ivos, que são pesquisa dores de diferentes áreas, espe ram indica ções segu ras sob re a utilidade do do cumento em seu campo de trabalho.
Mas, a arqu ivística inte grada ta mbém apresenta u ma dimensão horizontal. Os documentos não são arquivad os apenas pelo seu va lo r i ndividua l. É indispensáve l a lo ca liza ção dos documentos em função de uma política inte gradora. O usuário, em
39 sua pesqu isa, é confrontado imediatamente com informações precisas sobre o âmbito de abra ngência dos docu mentos. O arquivo lhe oferece de imediato todas as informações da aplica ção dos documentos, poupando o pesqu isado r de u ma análise individual pa ra definir o s arqu ivos que lhe con vém.
Habitua lmente, os processos de le vantamento de arquivos caminham em direções opostas. A seleção traba lha com a pesqu isa individu al de documentos a vulsos e blocos de documentos. Já a consulta e a pesquisa constituem um processo aberto ao grande p úblico. A efici ência de um arquivo se mede pela prestação de sse se rviço.
Como última mensagem, cabe ressalta r a vitalidad e da arquivística como o ramo ciência que se encontra em plena expansão , desafiando novo s pesquisa dores.
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